Стр. 9
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
205. Основной задачей издания архивных справочников является
научное информирование о документах архивов в целях расширения их
использования.
Архивными учреждениями могут готовиться к изданию:
справочники, дающие общее представление об архивах Республики
Беларусь (путеводители, краткие справочники, очерки, обзоры);
справочники, содержащие информацию об архивных фондах
(путеводители, краткие справочники о фондах одного или нескольких
архивов);
справочники, раскрывающие состав и содержание дел архивных
фондов (описи, указатели, обзоры);
справочники, информирующие о содержании отдельных документов,
групп документов (каталоги, указатели, обзоры).
Обязательным справочно-информационным изданием для архива
любого уровня, постоянно хранящего документы НАФ, является
справочник, дающий общее представление о составе и содержании
документов архива на уровне фондов (путеводитель).
206. При подготовке архивных справочников к изданию
соблюдается следующая схема расположения структурных элементов
справочника: титульный лист, оглавление, предисловие, список
сокращений, основная часть, приложения, указатели. Состав элементов
справочника может быть различным в зависимости от его вида и
целевого назначения.
На титульном листе размещаются следующие информационные
сведения:
надзаголовочные данные (наименование организации, от имени
которой выпускается издание, и ее вышестоящей организации);
заглавие издания;
подзаголовочные данные (сведения о виде повторности или
периодичности издания);
выходные данные (сведения об издательстве, месте и годе
издания).
На обороте титульного листа указываются состав редакционной
коллегии, составители, совещательный орган, рекомендовавший
справочник к изданию, знак охраны авторского права, дается аннотация
издания.
207. Предисловие содержит следующие сведения: цель и
назначение издания; обоснование важности и актуальности тематики;
краткие исторические сведения об объекте (объектах) описания;
тематические и хронологические границы; общая характеристика
структуры издания и распределения информации между отдельными
разделами; критерии отбора и способы описания первоисточников в
издании; состав и особенности справочного аппарата; методические
указания о пользовании изданием; взаимосвязь с другими изданными
архивными справочниками.
208. Приложения размещаются перед указателями. Приложениями
могут являться материалы, дополняющие информацию об архивных фондах,
терминологический словарь, переводная таблица архивных шифров,
библиографический список, материалы рекламно-справочного характера.
Каждое приложение должно иметь правильно оформленный заголовок и
порядковый номер.
Издаваемые архивные справочники могут снабжаться
иллюстрациями, в качестве которых используются текстовые и
изобразительные документы. Каждая иллюстрация должна сопровождаться
подписью (аннотацией), в которой указываются вид и содержание
иллюстрации.
209. К справочнику могут составляться предметные указатели, в
том числе именные и географические. К небольшому по объему
справочнику может составляться один общий указатель, в который
включаются понятия всех перечисленных выше указателей.
210. Для подготовки издания определяются коллектив
исполнителей, состав редакционной коллегии и научный редактор.
Подготовка межархивных изданий координируется вышестоящим органом
управления по архивам и делопроизводству.
Для правильного определения объема работ, контроля за сроком
исполнения для каждого издания составляется план-график, в котором
последовательно фиксируются все этапы работы: подготовка плана-
проспекта; составление рабочей инструкции; подготовка, отбор и
систематизация сведений, включаемых в основную часть; составление
справочного аппарата; редактирование и рецензирование рукописи;
подготовка рукописи к сдаче в издательство. Кроме того, в плане-
графике указываются исполнители отдельных видов работ и сроки
исполнения.
211. В плане-проспекте отражаются целевое назначение издания,
его название, объем, структура.
В рабочей инструкции излагается методика отбора, анализа и
обобщения информации при подготовке описательных статей, их
систематизации, подготовке разделов основной части, справочного
аппарата издания.
Подготовленная и отредактированная рукопись проходит
внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-
совещательным органом, обладающим правом рекомендовать ее к изданию.
Рукопись, подготовленная к передаче в издательство, должна быть
оформлена в соответствии с действующими нормативными документами.
РАЗДЕЛ ІX
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
ГЛАВА 40
ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
212. Использование документов - применение пользователями и
архивом архивных документов и (или) информации, в них содержащейся,
в целях удовлетворения информационных потребностей граждан,
общества, государства.
213. Основными формами использования документов в архиве
являются:
информационное обеспечение пользователей (государственных
органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами,
а также в инициативном порядке;
предоставление документов пользователям для исследований в
читальном зале;
организация выставок документов;
использование документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с
общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций,
докладов, уроков для студентов и школьников, читательских
конференций) с использованием архивных документов;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов в различных формах.
214. Основными принципами использования архивных документов
являются общедоступность и открытость документной информации,
законность ее поиска, получения и использования.
ГЛАВА 41
ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПРОСОВ
215. Информационными документами архива являются:
информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей
инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение
об архивных документах по определенной теме, проблеме;
архивная справка согласно приложению 81 - документ, содержащий
(подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по
предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на
основании которых он составлен;
архивная копия - документ, дословно воспроизводящий
машинописным, электрографическим, фотографическим или иным способом
текст документа с указанием его поисковых данных;
архивная выписка - заверенное архивом дословное
воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному
факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа;
тематический перечень документов согласно приложению 82 -
систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков
документов, дел, единиц учета по определенной теме (вопросу) с
указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе
архива или по запросу пользователя;
тематическая подборка копий документов - систематизированный
комплект копий документов или их частей по определенной теме
(вопросу) с указанием поисковых данных, составленный архивом по
запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая
подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при
необходимости историческую справку по теме запроса.
216. Запросы, поступающие в архив, подразделяются на
тематические, генеалогические и запросы социально-правового
характера.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по
определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью
тематического запроса является биографический запрос, по которому
устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного
лица, уточнения фактов его биографии.
Генеалогический запрос - запрос об архивной информации, с
помощью которой можно установить родственные связи двух или более
лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица
или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов
граждан.
ГЛАВА 42
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
217. Информационное обеспечение пользователей предусматривает
выявление архивом запрашиваемых организациями сведений и
предоставление им соответствующих информационных документов.
Информационное обеспечение организаций осуществляется в плановом или
оперативном порядке.
218. Архив организует прием и рассмотрение запросов
организаций. В запросе указываются полное наименование организации,
почтовый адрес, тема (вопрос), хронологические и географические
рамки запрашиваемых сведений.
219. При поступлении непрофильного запроса архив направляет
его по месту хранения документов, содержащих запрашиваемую
информацию, или дает заявителю соответствующие рекомендации.
220. При отсутствии в архиве необходимых для наведения справки
документов архив запрашивает организацию, в которой хранятся
документы, содержащие сведения, интересующие заявителя. После
получения необходимой информации архив в установленном порядке
извещает об этом заявителя.
221. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения
по запрашиваемой теме (вопросу), запросы исполняются на основании
имеющихся в архиве печатных изданий, относящихся к предмету запроса.
222. Архив проводит работу по исполнению тематических запросов
пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе и на
основе договора). Пользователи могут провести самостоятельное
исследование в читальном зале архива.
Тематические запросы государственных органов, органов местного
управления и самоуправления, связанные с исполнением ими своих
функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в
установленные законодательством Республики Беларусь сроки или в
сроки, обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов
осуществляется на безвозмездной основе.
При необходимости проведения поиска по значительному
количеству документов и организации их копирования архив информирует
заявителя о промежуточных результатах работы.
По итогам проведенной работы архив направляет пользователям
информационные письма, тематические перечни и подборки копий
документов, архивные справки, копии и выписки. К тематическим
перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные
письма.
223. Генеалогические запросы, поступающие от юридических лиц,
исполняются в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с
заключенными с ними договорами.
Информация по генеалогическому запросу может предоставляться в
виде родословного древа, генеалогической схемы, архивных справок,
выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.
224. К запросам социально-правового характера относятся
запросы, касающиеся подтверждения трудового стажа и размера
заработной платы, прохождения воинской службы, участия в Великой
Отечественной войне, партизанском и подпольном движении, проживания
на оккупированной территории, пребывания в эвакуации, нахождения в
созданных нацистами местах принудительного содержания,
насильственного вывоза в Германию и другие страны Европы в период
Второй мировой войны, состояния здоровья и нахождения на излечении,
награждения и присвоения ученых степеней и званий, творческой
деятельности и охраны авторских прав, образования и учебы, избрания
на выборные должности, применения репрессий, реабилитации,
гражданского состояния, имущественных и наследственных прав граждан,
и иные, касающиеся защиты прав и законных интересов граждан.
225. В архивную справку о подтверждении трудового стажа
включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в
документах архива.
Имеющиеся в личных делах собственноручно составленные
заявителем листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, на которых
отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании
представленных подлинных документов или справок, не могут служить
основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При
необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются
заявителю. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для
составления справки при отсутствии приказов по личному составу
используются приказы по основной деятельности, лицевые счета,
расчетные книжки, членские профсоюзные билеты, учетные карточки
членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок об уплате членских взносов
с заработной платы или стипендии).
226. В справку о заработной плате включаются сведения не
только о размере заработной платы, но и обо всех видах доплат,
полученных заявителем, в том числе об оплате за сверхурочную работу,
работу в выходные дни, за совместительство, а также сведения о
выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной
плате, если такие сведения есть в документах архива.
Сведения о заработной плате включаются в справку так, как они
изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый
год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и
среднегодового заработка архивом не производится.
В справке о размере заработной платы колхозников приводятся
сведения о денежной и натуральной оплате труда.
В справку о заработной плате при наличии месяцев, в течение
которых работник фактически не работал или проработал неполное
количество рабочих дней (независимо от причины), включаются данные о
зарплате за другие непосредственно предшествующие месяцы.
При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад
может быть установлен на основании штатного расписания организации
за соответствующие годы; другие выплаты - на основании приказов по
личному составу или по основной деятельности.
Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с
масштабами цен, действовавших в период, за который запрашиваются
сведения.
227. В справке об образовании при отсутствии в документах
сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, на
каком курсе или в каком классе он учился.
228. В справку о награждении в соответствии с решением местных
исполнительных и распорядительных органов включаются сведения,
содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством
организации и официально утвержденных местным исполнительным и
распорядительным органом, а также сведения о соответствующем приказе
вышестоящей организации.
229. В справку о подтверждении фактов получения травмы,
несчастном случае на производстве, нахождении на излечении
включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях,
книгах учета и регистрации аварий, катастроф и несчастных случаев,
делах по расследованию причин аварий и катастроф на этих
предприятиях, а также в документах областных комитетов, городских
комитетов профсоюзов и профсоюзных комитетов соответствующих
организаций.
230. При исполнении повторных запросов или составлении по
просьбе заявителя справки, аналогичной ранее выданной, архив
проверяет соответствие сведений, имеющихся в документах, тем,
которые изложены в ранее выданной справке, и в случае обнаружения
дополнительных данных включает их в повторно выдаваемую архивную
справку.
231. Архивные справки, архивные выписки и машинописные
архивные копии составляются на бланке архива с указанием названия
документа: «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная
копия».
Текст справки излагается в хронологической последовательности
событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается
цитирование документов. Наименование организации, в которой работал
или учился заявитель, при первом упоминании приводится полностью,
при повторных упоминаниях допускается применение официальных
сокращений.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями,
изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в
справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не
оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых
говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так,
как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и
неточные названия, отсутствие имени, отчества и инициалов,
невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них
оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в
тексте оригинала»).
Сведения о работе в нескольких организациях или об учебе в
разных учебных заведениях включаются в одну справку. В случае, если
сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном
листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором
и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется
печатью архива.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии,
собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на
основании которых составлена справка.
232. В конце справки приводятся поисковые данные документов,
послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей,
дел и листов документов). Допускается включение поисковых данных
документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
В случае необходимости дополнительные сведения и рекомендации
приводятся в архивной справке после указания поисковых данных или в
сопроводительном письме.
233. Архивная справка подписывается руководителем архива и
заведующим отделом (или исполнителем), заверяется печатью архива.
Копия архивной справки остается в деле и заверяется исполнителем.
К архивной справке могут прилагаться копии документов или
выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в справке.
234. При отсутствии в архиве документов, необходимых для
исполнения запроса, на бланке архива (без указания названия
документа «Архивная справка») составляется ответ с изложением причин
отсутствия документов и даются соответствующие рекомендации.
235. В архивной выписке название документа, его номер и дата
воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста должны быть
исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность
содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться.
Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в
тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки или машинописной копии
неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся
прочтению вследствие повреждения документа части текста оригинала
могут быть оговорены словами «Так в тексте оригинала» или «В тексте
неразборчиво». При необходимости указываются внешние особенности
оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр,
печатей, водяных знаков.
Идентичность выданных по запросам архивных выписок и
машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и
печатью архива.
При изготовлении ксеро- и фотокопий документов бланк архива не
используется.
На обороте каждого листа копии документа проставляются
поисковые данные документа, на обороте последнего листа копии
документа - заверительная надпись и печать архива.
236. Подлинные личные документы могут изыматься из дел с
разрешения руководства архива. С изымаемых документов
изготавливаются копии, которые помещаются на место изъятых
документов. Изъятие подлинных личных документов, а также замена их
на копии отражаются в листах-заверителях, описях.
Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них
паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.
237. Инициативное информирование государственных органов, иных
организаций осуществляется путем направления им информационных
документов. Формы и тематика инициативных информационных документов
архива должны быть направлены на обеспечение приоритетных
направлений деятельности государственных органов, иных организаций и
соответствовать профилю деятельности возможного пользователя
(заказчика) архивной информации.
Планирование работы архива по инициативному информированию
осуществляется на основе изучения перспективных программ развития,
планов работы возможных пользователей информации, полученных в
пресс-службах и соответствующих структурах этих организаций,
календарей знаменательных и памятных дат.
238. Рассмотрение запросов граждан осуществляется в порядке,
установленном законодательством Республики Беларусь.
ГЛАВА 43
РАБОТА ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА АРХИВА
239. Для информационного обслуживания пользователей в архиве
действует читальный зал, располагающий техническим оборудованием,
необходимым для работы с документами и их копиями.
240. Порядок работы пользователей с документами в читальном
зале, их права, обязанности и ответственность определяются Правилами
работы пользователей в читальных залах государственных архивов
Республики Беларусь, утвержденными приказом Государственного
комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25
ноября 1999 г. № 52 (далее - Правила работы пользователей в
читальных залах).
Архив обязан ознакомить пользователей с Правилами работы
пользователей в читальных залах или документом, разработанным
архивом на их основе.
241. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное
дело, в которое включаются следующие документы: официальное письмо
организации, направившей пользователя в архив, или личное заявление
пользователя с резолюцией руководства архива о разрешении на работу
в читальном зале, анкета пользователя, заказы на выдачу документов,
заказы на копирование документов согласно приложению 83.
Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации
пользователей и их личных дел согласно приложениям 84, 85. Личные
дела хранятся в читальном зале и через год после завершения работы
пользователей передаются на архивное хранение.
Для регистрации посещений пользователями читального зала
архива ведется журнал согласно приложениям 86, 87.
ГЛАВА 44
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ
242. Доступ пользователей к архивным документам и заменяющим
их копиям, базам данных, научно-справочному аппарату осуществляется
в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
243. Архив предоставляет для пользования всем юридическим и
физическим лицам документы НАФ, находящиеся на открытом хранении, и
научно-справочный аппарат к ним.
244. Архив обеспечивает в установленном порядке доступ
пользователей к секретным, частично секретным документам, базам
данных с учетом ограничений, определенных законодательством
Республики Беларусь.
Ознакомление с секретными документами осуществляется в
установленном порядке в специально выделенном помещении под
контролем работника архива, допущенного к работе с секретными
документами.
Частично рассекреченные дела выдаются пользователям в порядке,
установленном для выдачи секретных дел.
Копии рассекреченных документов из состава частично
рассекреченных дел, включенные в фонд пользования, выдаются в
порядке, установленном для документов, находящихся на открытом
хранении.
Сведения, содержащие государственные секреты, ставшие
известными работнику архива в силу его должностных обязанностей, не
подлежат огласке либо незаконному использованию. Руководители,
работники архива, осуществляющие использование документов,
содержащих сведения ограниченного доступа, обязаны обеспечить
исполнение законодательства Республики Беларусь в области защиты
государственных секретов, а также режим доступа к документам,
установленный фондообразователем.
245. Архив обеспечивает доступ пользователей к документам,
содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни, в порядке,
установленном законодательством Республики Беларусь.
246. По запросам правоохранительных, судебных органов, органов
прокуратуры, государственного контроля по делам, находящимся в их
производстве, архив предоставляет для пользования документы,
содержащие коммерческую тайну, которые хранятся в фондах организаций
независимо от их организационно-правовой формы. Документы,
содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы также иным
пользователям на основании письменного разрешения фондообразователя
или его правопреемника.
247. Доступ и использование документов, подпадающих под
действие законодательства Республики Беларусь об авторском праве и
смежных правах, на которые срок действия авторского и смежных прав
не истек, осуществляются с разрешения автора или его наследников
(правопреемников).
Выдача пользователям документов, перешедших по истечении
установленных законодательством Республики Беларусь сроков в
общественное достояние, не ограничивается.
248. Архив по требованию гражданина обязан предоставить ему
для ознакомления все документы, касающиеся его лично, а также
изготовить их копии. Ограничения на доступ гражданина к информации о
нем возможны только в случаях, предусмотренных законодательством
Республики Беларусь.
Архив обеспечивает реабилитированным лицам, а в случае их
смерти - родственникам и наследникам в установленном порядке право
на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных
уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также
получение копий документов, за исключением сведений, касающихся
третьих лиц без их согласия.
Не допускается внесение изменений в документы в случае
обнаружения заинтересованным лицом недостоверных сведений о нем. В
таких случаях по его инициативе или инициативе правоохранительных
органов к делу в установленном порядке могут быть приобщены
документы, уточняющие информацию об этом лице.
ГЛАВА 45
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ПО ПОДГОТОВКЕ ВЫСТАВОК ДОКУМЕНТОВ
249. Выставка архивных документов представляет собой
предназначенную для публичной демонстрации художественно оформленную
подборку документов и (или) их копий на определенную тему.
Выставка документов организуется архивом самостоятельно или
совместно с другими архивами и организациями.
Подготовка или участие в международной выставке осуществляется
на основании договора с зарубежной организацией по согласованию с
республиканским органом государственного управления по архивам и
делопроизводству.
Выставка документов может быть стационарной и передвижной,
размещаться в архиве, в других специально оборудованных или
приспособленных помещениях. По времени функционирования она может
быть постоянно действующей (с использованием копий документов) или
временной.
Выставки проводятся как на некоммерческой, так и на
коммерческой основе.
При организации межархивной или межотраслевой выставки
создается организационный комитет из представителей архивных
учреждений, других организаций - устроителей и участников выставки.
На базе выставки документов могут проводиться экскурсии,
научно-практические конференции, семинары, круглые столы.
250. При организации выставки документов разрабатывается ее
тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план,
составляется смета расходов.
Тематический план (концепция) определяет структуру выставки,
состав и содержание ее разделов. На основании тематического плана
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
|
