Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
крайними датами документов фонда, если отсутствуют документы
начального или завершающего этапа деятельности организации; если в
составе фонда организации находятся более ранние документы. Крайние
даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с
хронологическими рамками жизни фондообразователя из-за возможного
наличия в фонде более ранних документов, собранных
фондообразователем, документов, связанных с откликами на его смерть,
с посмертными изданиями его произведений, проведением памятно-
юбилейных мероприятий.
34. Основанием для корректировки хронологических границ
архивного фонда могут стать: изменение конституционных основ
государства, государственной принадлежности, административно-
территориального деления, формы собственности фондообразователя, его
реорганизация и ликвидация.
35. Документы ранее существовавших высших органов
государственной власти и центральных органов управления и их
правопреемников могут составлять объединенные архивные фонды.
Пример.
Документы Министерства народного образования БССР и Министерства
народного образования Республики Беларусь.
Документы Советов депутатов и исполнительных комитетов
областного и базового уровней составляют объединенные архивные
фонды.
Документы Советов депутатов и исполнительных комитетов районов
города и документы администраций районов города составляют единые
архивные фонды.
Документы государственных организаций, продолжающих
осуществлять свои прежние функции, составляют единые архивные фонды.
36. Документы органов государственной власти и управления,
воинских частей, соединений и учреждений армии, других организаций
периода Великого княжества Литовского и периода Российской империи
до Февральской революции 1917 года, не подвергшихся коренным
преобразованиям до момента их ликвидации, составляют единые архивные
фонды.
Документы органов власти и управления, воинских частей и
соединений, созданных Временным правительством, Советской
Социалистической Республикой Литвы и Белоруссии, учреждений
Белорусской Народной Республики, оккупационных органов управления,
функционировавших на территории Беларуси во время гражданской войны
и иностранной военной интервенции 1918-1920 годов и Великой
Отечественной войны 1941-1945 годов, составляют отдельные архивные
фонды.
Документы органов государственной власти и управления,
воинских частей и соединений Красной Армии и Флота, созданных после
7 ноября (25 октября) 1917 г., составляют отдельные архивные фонды.
Документы промышленных, финансовых, научных, учебных,
общественных (политических, культурных, научных, религиозных)
организаций Великого княжества Литовского, Российской империи и
Российской республики (период Временного правительства) за весь
период их деятельности до национализации, реорганизации или
конфискации составляют единые архивные фонды.
Документы промышленных, сельскохозяйственных, торговых,
учебных, общественных и иных организаций, созданных оккупационными
властями в период Великой Отечественной войны на оккупированной
территории Беларуси, а также партизанских формирований и подпольных
организаций, действовавших на оккупированной территории Беларуси в
период Великой Отечественной войны, составляют отдельные архивные
фонды.
37. При введении нового административно-территориального
деления документы вновь образованных органов местного управления и
самоуправления составляют новые архивные фонды.
Если при изменении границ административно-территориальных
единиц сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы, то
документы их органов власти и управления составляют единые архивные
фонды.
При переименовании или преобразовании административно-
территориальной единицы без изменения ее внутреннего деления
документы органов власти и управления до и после переименования или
преобразования составляют единые архивные фонды.
Документы органов власти и управления (в том числе
самоуправления) города, поселка, села и других населенных пунктов за
все время их существования независимо от изменений административно-
территориального деления составляют единые архивные фонды.
Документы территориальных объединений общественных организаций
и органов их управления до и после изменения административно-
территориального деления фондируются так же, как документы органов
власти и управления.
Документы промышленных предприятий, коммунальных, банковских,
хозяйственных, культурных, медицинских организаций, учебных
заведений, колхозов, совхозов до и после изменения административно-
территориального деления составляют единые архивные фонды.
Документы органов административно-хозяйственного управления
специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков
(военных, горных, путей сообщения, почтовых, учебных), образование и
ликвидация которых не зависят от изменения административно-
территориального деления, составляют единые архивные фонды.
38. Документы предприятий, сельскохозяйственных имений,
банков, учебных заведений, транспортных и других организаций с
момента их национализации или конфискации после 7 ноября (25
октября) 1917 г. составляют новые архивные фонды.
Документы государственных организаций, перешедших после 1991
года в негосударственную собственность, составляют новые архивные
фонды. Документы, созданные в процессе деятельности государственной
организации и хранящиеся в архиве негосударственной организации, при
поступлении в архив включаются в фонд государственной организации.
Смена собственника организации без изменения формы собственности не
влечет за собой создания нового архивного фонда. При передаче новым
собственником документов негосударственной части НАФ бывшей
государственной организации в архив в государственную собственность
архив вправе присоединить их к уже хранящемуся фонду или создать
ОАФ.
Если передача документов негосударственной части НАФ в архив
осуществляется без изменения права собственности на документы,
создается новый или объединенный архивный фонд.
Документы организаций смешанных форм собственности, в уставном
капитале которых преобладает доля государственной собственности,
образованных на основе государственных организаций, составляют с их
документами единые архивные фонды.
Документы организаций смешанных форм собственности без
преобладания в уставном капитале доли государственной собственности
составляют новые архивные фонды.
39. Переименование организации, передача ее из одного
ведомства в другое, изменение подчиненности, местонахождения,
структуры, не сопровождающиеся изменениями первоначальных функций,
не являются основанием для разделения ее документов на разные
архивные фонды.
Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или
территориальных границ деятельности организации без изменения ее
первоначального назначения и положения в данной ведомственной или
административно-территориальной системе не является основанием для
разделения ее документов на разные архивные фонды.
Выделение из организации одной или нескольких новых
организаций с передачей им ряда функций первой не является
основанием для создания нового фонда.
Расширение или сужение прав организации, которое влечет за
собой коренное изменение ее компетенции, функций и создание новой
организации, является основанием для создания нового архивного
фонда.
Документы эвакуированной во время войны или стихийного
бедствия, а затем реэвакуированной организации составляют единый
архивный фонд. Если эвакуированная организация не была
реэвакуирована, а восстановлена на прежнем месте ее нахождения, то
документы организации, действующей по месту эвакуации, составляют
новый архивный фонд.
При ликвидации организации с передачей всех или части ее
функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы
каждой новой организации составляют отдельный архивный фонд.
Документы организации, прекратившей свою деятельность
вследствие ликвидации, объединения, разделения, в результате войны
или стихийного бедствия, а затем восстановленной с теми же
функциями, составляют единый архивный фонд.
40. Архивные фонды (обособленные части архивных фондов) в
зависимости от их информационной значимости условно подразделяются
на три категории.
Принадлежность фонда к той или иной категории определяется
исходя из его научно-исторической ценности, многоаспектности
документной информации, степени полноты документов фонда, значения
организации-фондообразователя в сфере общественной и государственной
деятельности, исторического периода, в котором создавались
документы, экономико-географических и других факторов.
ГЛАВА 9
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА
41. Под классификацией документов в пределах архивного фонда
понимается их группировка и расположение в фонде. Учетно-
классификационной единицей в пределах архивного фонда является
единица хранения (далее - дело).
Дело представляет собой совокупность документов (или
документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов,
вопросам, корреспондентам и т.д.) и помещенных в отдельную обложку.
Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны,
систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке,
обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Под систематизацией дел архивного фонда понимается их
группировка и расположение в пределах фонда согласно схеме
систематизации. Систематизация документов фонда осуществляется в
делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к
передаче в архив. В архиве систематизация производится при
составлении и переработке описей архивных фондов.
42. Схема систематизации дел является основанием для
внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется
описью (описями) дел фонда.
Схема систематизации архивного фонда организации может
отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его
функции, состав фонда (виды и разновидности документов), важнейшие
темы (вопросы), отраженные в документах фонда.
Распределение дел внутри фонда по делениям схемы
систематизации проводится на основе следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью дел к
структурным подразделениям);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-
вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности
организации, тем или вопросов, отраженных в документах);
номинального (по родам дел, видам и разновидностям
документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались документы);
географического (по территории, населенным пунктам и другим
географическим наименованиям, с которыми связаны содержание
документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц,
которые являются авторами документов).
Как правило, дела группируются последовательно, на основе
признака (признаков), применение которого является наиболее
целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
43. Сочетание структурного и хронологического признаков
предполагает использование хронологически-структурной и структурно-
хронологической схем систематизации.
Хронологически-структурная схема применяется при
систематизации дел фондов действующих и ликвидированных организаций
с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются
прежде всего по времени их создания (годы, периоды), а в пределах
каждой хронологической группы - по структурным подразделениям
организации.
Структурно-хронологическая схема применяется при
систематизации дел фондов действующих и ликвидированных организаций,
имеющих стабильную структуру. При систематизации по этой схеме дела
группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в
пределах каждой структурной группы - по времени их создания.
Хронологически-функциональная или функционально-
хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов
организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме
их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а
затем по функциям (виды, направления деятельности)
фондообразователя.
При систематизации дел по функционально-хронологической схеме
дела группируются вначале по функциям деятельности
фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.
Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая
схема применяется при систематизации дел небольших по объему фондов,
а также отдельных архивных коллекций.
Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая
схема применяется для систематизации дел фондов бесструктурных
организаций.
44. Выделяются в особые группы, систематизируются обособленно
и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, истории
болезней в медицинских учреждениях, акты проверок в контрольных
органах, а также при необходимости отчеты по научным темам в научно-
исследовательских организациях, рукописи в издательствах.
При систематизации дел фондов личного происхождения
используются тематический, номинальный и авторский признаки, а также
признаки, специфические для данных фондов (например, группировка
рукописей по жанрам произведений).
Документы, вошедшие в ОАФ, располагаются по значимости
фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В
пределах каждого фонда, вошедшего в ОАФ, могут применяться разные
схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности
организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных
организаций используется общая схема систематизации.
Систематизация документов архивных коллекций определяется их
тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов
одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому
признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий
авторов в алфавитном порядке. В пределах коллекции документов,
созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по
наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их
значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы
могут быть объединены по различным признакам исходя из объема и
состава документации.
45. При распределении дел в соответствии со схемой
систематизации необходимо учитывать следующие особенности:
дела относятся к тому году, в котором они начаты
делопроизводством или в котором поступили в данную организацию
(структурное подразделение) из другой организации (структурного
подразделения);
планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году,
на который или за который они составлены, независимо от даты их
составления; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к
начальному году их действия, а отчеты - к последнему году отчетного
периода;
дела, начатые делопроизводством в одном структурном
подразделении и продолженные в другом, относятся к тому
подразделению, в котором они были закончены;
в пределах года или хронологического периода дела
располагаются по значимости структурных частей фонда.
Группы дел в пределах нижних ступеней систематизации
распределяются по их значимости или хронологии.
Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи,
осуществляется в следующем порядке:
определяется фондовая принадлежность документов россыпи и
структурные части фондов, к которым они относятся;
документы включаются в ранее сформированные дела, к составу
которых они относятся (если такие дела сохранились в россыпи и есть
возможность их восстановить);
при отсутствии ранее сформированных дел или невозможности их
восстановления формируются новые дела, которые систематизируются и
описываются в установленном порядке;
заверительные надписи в делах, в состав которых включены
дополнительные документы, уточняются.
Перед началом работы со значительным количеством документов,
находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая
инструкция по их описанию и систематизации.
РАЗДЕЛ ІV
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
ГЛАВА 10
СИСТЕМА МЕР ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
46. Обеспечение сохранности документов - это комплекс
взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных
условий и соответствующей организации хранения документов.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются
строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
оборудованием рабочих помещений и хранилищ средствами пожаротушения,
охраны и сигнализации; применением технических средств для создания
оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-
гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива;
применением специальных средств хранения и перемещения документов
(стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).
Под организацией хранения документов понимается система
проводимых архивом мероприятий, обеспечивающих рациональное
размещение документов, контроль за их движением и физическим
состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда
и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к
первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся
повреждению либо разрушению.
47. Для создания оптимальных условий хранения документы архива
размещаются в специально построенных или приспособленных для их
постоянного хранения обособленных зданиях или отдельных помещениях
зданий.
Здание архива по своей планировке и оснащению должно
обеспечивать выполнение функциональных задач архива по хранению,
обработке, использованию документов и вспомогательных задач
административно-хозяйственного, технического, бытового характера.
Размещение документов в приспособленных зданиях и помещениях
производится в установленном порядке после проведения их экспертизы.
Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания,
долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных
перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений
здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние
отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится
представителями архивных, пожарных, охранных, строительных,
санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По итогам
экспертизы составляется акт.
Не допускается прием в эксплуатацию ветхих строений,
деревянных построек, зданий с сырыми основными, подвальными,
чердачными помещениями, печным отоплением, а также не имеющих
естественной вентиляции воздуха.
Здания, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям,
принимаются в эксплуатацию только после проведения ремонтно-
профилактических работ и дезинфекции помещений.
Отдельные помещения зданий, приспособленные для хранения
документов, должны быть изолированы от остальных помещений здания.
Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого
службами общественного питания, пищевыми складами и организациями,
хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими
пожароопасные и химические технологии.
Основными помещениями архива являются: хранилища; помещения
для работников архива (рабочие кабинеты); помещения для приема,
обеспыливания и временного хранения документов; помещения для
дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета документов;
помещения для хранения учетных документов; комплекс читального зала
(читальный зал, участок выдачи, участок информационно-поисковых
систем, временное хранилище); помещения для размещения справочно-
информационного фонда (далее - СИФ) и библиотеки; выставочный зал.
48. Помещения хранилищ должны быть максимально удалены от
лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь
общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от
соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с
пределом огнестойкости не менее двух часов. Не допускается
совмещение хранилищ и рабочих помещений.
В помещениях хранилищ не допускается прокладка труб
водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые
выводы воды. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней
арматуры помещений не должны собирать пыль, быть ее источником или
выделять агрессивные химические вещества.
При размещении хранилищ в проектируемых и приспособленных
зданиях предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон
(при равных тепловых характеристиках помещений). Помещения хранилищ
должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы
кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с
кратностью обмена два-три, стабильность температурно-влажностного
режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Помещения
хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и
лестничным клеткам.
49. Электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой,
штепсельные розетки для переносной аппаратуры - герметичными или
полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь изоляцию.
Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими
рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и
предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение,
устанавливаются вне хранилища. По окончании работы аппаратура,
лампы, электрические розетки в хранилище последовательно
обесточиваются. Все электрооборудование, применяемое в архиве,
должно обеспечиваться заземлением.
Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами
пожаротушения и оповещения о пожаре согласно действующим правилам
пожарной безопасности.
При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения
и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию
веществ, не оказывающих побочного разрушительного действия на
документы (углекислота, фреон). Количество и места размещения
переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с
действующими противопожарными нормами с учетом специфики
применяемого оборудования.
50. Хранилища архива оборудуются стационарными или
передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация
существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных
огнезащитными составами.
В помещениях с оптимальным температурно-влажностным режимом
допускается применение передвижных металлических стеллажей. В
качестве вспомогательного или специального оборудования могут
использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также
стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
В помещениях с нерегулируемым климатом и плохой вентиляцией не
рекомендуется использовать оборудование закрытого типа во избежание
образования локальных застойных зон и биопоражения документов.
Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность
размещения микрофильмов фонда пользования в металлических коробках
на стеллажах типа «елочка».
В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы
открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными
проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с
учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его
размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого
оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам
здания и к источникам тепла.
Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с
соблюдением следующих норм:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
расстояние между полками по высоте - не менее 40 см;
ширина межстеллажных проходов - 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами,
параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) -
50 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее
15 см, а для хранения микрофотокопий на пленочных носителях - не
менее 40 см.
-----------------------------------------------------------
Абзац седьмой части шестой пункта 50 - с изменениями,
внесенными постановлением Комитета по архивам и
делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
от 1 марта 2006 г. № 2
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее
40 см.
-----------------------------------------------------------
Расстояние между оборудованием с выдвижными ящиками
рассчитывается по специальным нормам с учетом типоразмера
оборудования.
Документы размещаются на стеллажах, в металлических шкафах
горизонтально или вертикально в коробках или других первичных
средствах хранения.
51. Для предохранения документов от воздействия света в
хранилищах устанавливается соответствующий световой режим.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте.
Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в
переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа.
Освещение в хранилищах может быть естественным и
искусственным, а хранилища могут размещаться в помещениях с окнами
или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается
при наличии в помещениях искусственной или естественной вентиляции
воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Допускается
естественное освещение хранилищ рассеянным светом при условии
применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов
светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи,
штор, нанесенных на стекло красок.
Для искусственного освещения хранилищ следует применять лампы
накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным
ультрафиолетовым участком спектра.
Защита документов от разрушающего действия естественного и
искусственного света должна предусматриваться и осуществляться не
только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы
с документами.
52. Соблюдение соответствующего температурно-влажностного
режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного
воздействия температуры и влаги.
В помещениях хранилищ, оборудованных системами
кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной
основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный
режим: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55 %.
В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться
мероприятия по оптимизации климатического режима хранения с
применением рационального отопления и проветривания помещений, а
также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие
колебания температуры и влажности в помещении хранилищ не
допускаются.
При длительном стабильном нарушении режима хранения (7-10
суток), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха
до 80-90 %, принимаются меры по нормализации климатических условий
(интенсивное проветривание, осушение хранилища).
В период технологической обработки допускается временное
хранение документов (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым
температурно-влажностным режимом.
Температурно-влажностный режим хранения документов
контролируется путем регулярного измерения климатических параметров
воздуха (температура и относительная влажность) в одно и то же
время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю;
в хранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю; при
нарушениях режима хранения - один раз в сутки.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
|
