Стр. 4
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
в ходе проверки наличия и состояния дел;
при подготовке дел к выдаче из хранилища, а также при всех
других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром
документов.
Целевая проверка физического состояния документов проводится
дифференцированно с учетом ценности документов. Независимо от
ценности документов целевой проверке физического состояния подлежат
комплексы документов, пострадавших в результате экстремальных
ситуаций.
По итогам контроля делается заключение о необходимости
проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния
документов устанавливаются сроки проведения следующего контроля.
При организации контроля физического состояния документов
подлежат выявлению:
влажные документы;
документы, пораженные биологическими вредителями (плесень,
насекомые);
документы с дефектами бумаги и текста.
В ходе контроля выявлению и удалению подлежат все посторонние
предметы, находящиеся в делах (металлические, картонные, бумажные и
другие закладки, скобы, скрепки).
Выявленные при проверке физического состояния влажные
документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению,
внеочередной обработке (сушка, акклиматизация) и возвращению в сухом
состоянии на хранение. При массовом увлажнении документов
принимаются меры по осушению хранилища, нормализации режима
хранения, а в необходимых случаях - по просушиванию отдельных дел,
групп дел, отдельных массивов документов.
Выявленные при проверке документы, пораженные биологическими
вредителями, подлежат немедленному перемещению в изолятор.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при
полистном просмотре дел.
72. Учет физико-химического и технического состояния
документов осуществляется:
в листе-заверителе дела;
в листе и акте проверки наличия и состояния дел фонда;
в картотеке учета физического состояния дел фондов.
На неисправимо поврежденные дела (документы) составляется
заключение реставраторов и специалистов отдела обеспечения
сохранности документов архива о полной невозможности восстановления
их основы и использования текстовой и изобразительной информации, а
также акт о неисправимых повреждениях дел (документов), которые
представляются в вышестоящий орган управления по архивам и
делопроизводству для принятия окончательного решения о снятии с
учета неисправимо поврежденных дел (документов).
В архиве решение о снятии неисправимо поврежденных дел
(документов) с учета оформляется приказом директора архива на
основании письменного разрешения вышестоящего органа управления по
архивам и делопроизводству.
73. Специальная физико-химическая и техническая обработка
документов производится в специализированных лабораториях архивной
отрасли, в технических подразделениях архивов и в других
организациях, осуществляющих специальную обработку документов.
Основными видами специальной обработки документов являются:
дезинфекция, дезинсекция, дератизация как совокупность мер
биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в
хранилищах и на документах;
реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как
комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств
и долговечности оригиналов документов;
воспроизведение документов с целью создания страхового фонда и
фонда пользования; фотореставрация документов с угасшим и
слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или
разрушенными носителями копиями для сохранения и передачи во времени
документной информации;
обеспыливание документов как вспомогательный вид работ,
осуществляемый при поступлении, хранении, использовании документов,
а также при выполнении консервационно-реставрационных, санитарно-
гигиенических, технических операций различного назначения;
специальная обработка документов в режиме аварийно-
спасательных работ, в том числе с применением средств и способов
сушки, дезинфекции, замораживания, реставрации, воспроизведения,
дезактивации и других видов целевой обработки.
74. Работы по специальной обработке документов подразделяются
по срочности их выполнения на внеочередные и плановые.
К внеочередным относятся работы, выполняемые в аварийно-
спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым
поражением документов огнем, водой, химическими или радиоактивными
веществами.
Внеочередные, срочные меры по выделению, изоляции, санитарной
обработке документов и мест хранения предпринимаются также при
поражении документов биологическими вредителями. В зависимости от
масштабов поражения внеочередной обработке подвергаются отдельные
дела, группы дел, отдельные массивы документов хранилища и
соответственно отдельные средства хранения и места хранения
документов или все хранилища целиком.
Порядок проведения и технология этих работ определяются
отраслевыми нормативными и методическими документами.
Плановая специальная обработка документов проводится в порядке
очередности с учетом ценности, видовых особенностей, физического
состояния документов и возможностей архива. К приоритетным относятся
особо ценные документы с ослабленной физической основой.
ГЛАВА 15
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
75. Страховой фонд документов представляет собой совокупность
копий особо ценных документов и создается в целях сохранения
документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов
документов, является неприкосновенным и хранится территориально
обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены
страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.
Выявление особо ценных документов осуществляется как в
плановом порядке по документам архива, так и по заявлениям
владельцев особо ценных документов.
Страховой копией документа на бумажной основе является
негативная микроформа (микрофильм, микрофиша) первого поколения,
изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа
методом оптического фотографирования документов.
Очередность страхового копирования определяется информационной
значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования
документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному
копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом
физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются.
Подготовка документов к страховому копированию осуществляется
в соответствии с установленным порядком выдачи документов из
хранилищ. При этом проверяется физическое состояние документов,
выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а
также документы, требующие реставрации и консервационно-
профилактической обработки.
Страховое копирование производится по фондам с соблюдением
последовательности расположения дел в описи, которая копируется
непосредственно перед ними. Страховому копированию подлежат все
документы дела.
При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка
дел производится в исключительных случаях по согласованию с
руководством архива при полной невозможности копировать
переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается
организацией - изготовителем страховых копий заново.
Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых
документов.
Страховое копирование документов осуществляется в соответствии
с типовыми техническими регламентами и другими нормативно-
техническими документами.
76. Одновременно с созданием страхового фонда архив создает
фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность
копий документов НАФ, выполненных на различных материальных
носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения
сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создается:
целевым порядком на наиболее используемые документы;
в результате рассекречивания документов;
в результате копирования подлинных документов, хранящихся в
других государственных хранилищах;
в процессе других видов работ по использованию документов.
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе
фотокопии) хранятся в хранилище на отдельных стеллажах или в шкафах
в порядке номеров фондов и дел.
Копии фонда пользования на пленочной основе хранятся в
отдельном хранилище с соблюдением условий хранения для данного вида
носителя.
77. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как
по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
Все страховые копии должны быть приняты отделом технического
контроля (далее - ОТК) организации-изготовителя и иметь заключение
ОТК об их качестве, зафиксированное в акте технического состояния
страховой копии.
При приеме страховых копий проверяются полнота выполнения
заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность
заполнения актов технического состояния, визуально-техническое
состояние копий.
По согласованию с архивом страховые копии передаются в
специальное хранилище вместе с актами приема-передачи страховых
копий на специальное хранение согласно приложению 24, описями
микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке согласно
приложениям 25, 26, описями микрофотокопий страхового фонда на
микрофишах согласно приложениям 27, 28, актами технического
состояния страховых копий.
В процессе хранения страховые копии подлежат:
проверке наличия для установления их фактического наличия и
соответствия учетным документам;
техническому контролю состояния и своевременному проведению
консервационно-профилактических работ.
Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз
в три года, при этом контролю подлежат 20 % страховых копий
производства каждого года.
Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется
с целью контроля за сохранностью копий документов и организации
работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность проверок наличия и состояния копий фонда
пользования определяются архивом с учетом его общего объема и
состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а
также условий их хранения.
ГЛАВА 16
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЯХ
78. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются
обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме
возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящих
Правил и других нормативных документов, создается угроза жизни и
здоровью людей, сохранности документов архива.
К чрезвычайным обстоятельствам относятся:
объявление режима чрезвычайного положения;
техногенные катастрофы, стихийные бедствия, пожары, аварии
систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
снятие охранной, пожарной сигнализации;
проникновение в архив посторонних людей, повлекшее
исчезновение или порчу архивных документов;
другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять
решение о приостановке деятельности архива.
79. При наступлении чрезвычайной ситуации руководство архива
немедленно сообщает об этом руководству вышестоящего органа
управления по архивам и делопроизводству и по согласованию с ним
принимает решение о работе в чрезвычайном режиме, которое
оформляется приказом директора архива, принимает меры по выходу из
чрезвычайной ситуации и информирует о них вышестоящий орган
управления по архивам и делопроизводству.
При наступлении чрезвычайной ситуации работники архива
руководствуются планом работы архива в чрезвычайных ситуациях и
соответствующими нормативными и методическими документами.
РАЗДЕЛ V
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
ГЛАВА 17
ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
80. Учет документов - определение их количества и состава в
установленных единицах учета и отражение этого количества и состава
в учетных документах.
Учет документов НАФ в архивах является средством обеспечения
сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля за
их наличием, состоянием и движением и облегчает поиск документной
информации.
Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том
числе необработанные и непрофильные для данного архива, описи дел,
копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии
документов, поступивших из других источников.
Необработанные документы учитываются подокументно или из
расчета 250 листов в одной условной единице хранения.
Поступление в архив необработанных документов возможно
вследствие возникновения чрезвычайных ситуаций, повлекших за собой
прием документов с неистекшими сроками ведомственного хранения.
81. Основными единицами учета документов в архиве являются:
архивный фонд (объединенный архивный фонд);
архивная коллекция;
единица хранения (дело).
Учет документов строится на принципах:
централизации;
преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в
делопроизводстве, в архивах организаций и архивах);
динамичности (оперативное внесение изменений в учетные
документы и периодическое представление сведений о составе и объеме
фондов в вышестоящие органы управления по архивам и
делопроизводству);
единого методического руководства.
Учет документов в архиве ведется централизованно и возлагается
на специализированное подразделение или на специально выделенного
работника. Кроме централизованного учета ведется учет документов по
каждому хранилищу.
82. Документы фондов, образовавшихся в период вхождения
Западной Белоруссии в состав Польши (1919-1939 гг.), учитываются по
общепринятым учетным формам с добавлением к номеру соответствующего
фонда буквенного индекса «ЗБ» - Западная Белоруссия.
Пример.
Ф.12-ЗБ.
К номерам фондов бывших архивов КПБ, которые утратили
организационную самостоятельность и вошли в состав архивов,
добавляется буквенный индекс «П».
Пример.
Ф.1-П.
К номерам фондов, поступивших из загрязненных радионуклидами
зон и прошедших дезактивацию, добавляется буквенный индекс «Р».
Пример.
Ф.125-Р.
Буквенные индексы проставляются в списке фондов, в карточке
фонда, листе фонда и на обложке дел.
83. С целью правильной организации учета архив составляет
схему учета, в которой в графической форме отражаются основные этапы
работы по учету приема или выбытия документов, закрепляющие
изменения в составе и объеме фондов.
Схема может быть индивидуальной для каждого архива (с учетом
состава и разновидностей документов по носителям), но обязательно
ориентированной на унификацию учета документов в архивах в целом.
ГЛАВА 18
ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
84. Основными учетными документами архива являются:
книга учета поступлений документов согласно приложениям 29,
30 - для учета каждого поступления документов в архив, их количества
и состояния;
список фондов согласно приложениям 31, 32 - для пофондового и
количественного учета принятых на хранение архивных фондов и
архивных коллекций и присвоения им номеров по мере поступления;
лист фонда согласно приложению 33 - для отражения изменений в
названии, составе и объеме архивного фонда в целом и по каждой описи
в отдельности, учета количества описей и их нумерации, учета
документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
опись дел постоянного хранения согласно приложениям 34-36 -
для поединичного и суммарного учета дел по каждому фонду, краткого
раскрытия их состава и содержания, закрепления их систематизации;
опись дел личного происхождения согласно приложениям 37, 38;
реестр описей согласно приложениям 39, 40 - для регистрации
описей дел, учета их количества;
список фондов, содержащих особо ценные дела, согласно
приложениям 41, 42 - для учета фондов, содержащих особо ценные
документы;
опись особо ценных дел согласно приложениям 43, 44 - для
поединичного и суммарного учета особо ценных дел;
реестр описей особо ценных дел согласно приложениям 45, 46 -
для учета количества описей особо ценных дел;
книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и
фонда пользования: на рулонной пленке согласно приложениям 47, 48 и
на микрофишах согласно приложениям 49, 50 - для учета каждого
поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования;
описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке и на
микрофишах - для поединичного и суммарного учета единиц хранения
копий особо ценных документов;
инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или
в приложении к ним материальные ценности, согласно приложениям 51,
52 - для их поединичного и суммарного учета;
инвентарная книга учета музейных предметов согласно
приложениям 53, 54 - для поединичного и суммарного учета музейных
предметов в архиве;
перечень музейных предметов согласно приложениям 55, 56 - для
их поединичного и суммарного учета в фонде;
паспорт архивохранилища согласно приложению 57 - для
суммарного учета фондов, дел и их состояния в хранилище на 1 января
каждого года;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле,
особенностей их физического состояния, а также других элементов
оформления документов дела;
паспорт архива - для отражения состояния архива на 1 января
каждого года;
карточка фонда согласно приложению 58 - для централизованного
учета документов НАФ и создания фондовых каталогов в вышестоящих
органах управления по архивам и делопроизводству;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января
каждого года согласно приложению 59 - для представления в фондовые
каталоги вышестоящих органов управления по архивам и
делопроизводству.
Состав и формы основных учетных документов архива определяются
настоящими Правилами, а также составом и содержанием документов
архива.
При автоматизированном учете документов в архиве формы
основных учетных документов определяются требованиями
соответствующего программного модуля.
85. На каждый фонд ведется дело фонда, в которое включаются
документы по истории фондообразователя и фонда: историко-архивная
справка, схема систематизации дел, рабочие инструкции по
усовершенствованию и переработке описей, листы проверки наличия и
физического состояния документов, акты, фиксирующие изменения в
объеме и составе фонда, сведения об использовании документов фонда и
другие материалы, относящиеся к фонду.
Каждому делу фонда присваиваются номер и название данного
фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания их номеров. Все
документы, включенные в дело, нумеруются и подшиваются. На документы
дела фонда составляется внутренняя опись. Документы, фиксирующие
изменения в объеме и составе фонда, включаются в дело фонда только
после соответствующих записей в списке фондов, листе фонда и описях.
При передаче фонда в другой архив передается вся учетная
документация (дело фонда, лист фонда и описи). Акты приема-передачи
на выбывшие фонды помещаются в порядке возрастания номеров фондов в
отдельную папку, которая хранится у работника, осуществляющего
централизованный учет.
86. Вспомогательными учетными документами архива являются:
лицевой счет архива; карточки и книги учета движения фондов, описей,
дел; карточки учета состояния фонда; книга учета документов,
переданных в другие архивы; книга учета фондов и дел, выделенных к
уничтожению; книга учета документов, поступивших из загрязненных
радионуклидами зон и прошедших дезактивацию; книга учета дел по
личному составу. Состав и формы вспомогательных учетных документов
определяются архивом самостоятельно.
87. Основная и вспомогательная учетная документация архива
размещается в изолированном помещении, хранится в сейфах и находится
в ведении работника, ответственного за учет. По окончании работы
помещения и сейфы, в которых находится учетная документация,
опечатываются.
ГЛАВА 19
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
88. Основанием для внесения изменений в учетные документы
являются:
акт приема-передачи дел на государственное хранение согласно
приложению 60;
акт приема-передачи документов личного происхождения на
государственное хранение согласно приложению 61;
акт приема-передачи страховых копий на специальное хранение;
акт о возвращении документов собственнику личного архива
согласно приложению 62;
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, согласно приложению 63;
акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых
исчерпаны;
акт о неисправимых повреждениях дел (документов);
акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду,
архиву, неучтенных и т.д.;
акт о технических ошибках в учетных документах;
акт о создании объединенного архивного фонда согласно
приложению 64;
акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых
документов согласно приложению 65;
акт о рассекречивании документов согласно приложению 66;
акт описания документов, переработки описей согласно
приложению 67.
После внесения изменений в учетные документы в акте делается
отметка: «Изменения в учетные документы внесены». Ставятся дата,
подпись ответственного работника. Акты помещаются в дело фонда и
нумеруются по видам в пределах каждого фонда в валовом порядке.
Все записи в учетные документы вносятся работниками,
ответственными за учет. Копирование учетных документов с целью
передачи копий в другие структурные подразделения архива
запрещается. Учетные документы (кроме описей) пользователям не
выдаются.
89. В книгу учета поступлений документов вносятся все
первичные и повторные поступления документов в архив. Каждое
поступление получает порядковый номер.
Если документы фондообразователя поступают впервые, то номер
фонда проставляется в книге учета поступлений документов только
после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие в
архив документы являются частью уже находящегося на хранении фонда,
то в соответствующей графе книги учета поступлений документов
указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.
В книгу учета поступлений документов вносятся также
обнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.
В графе «Краткая характеристика состояния и состава
документов» приводятся сведения об описании документов, их видовом
составе (управленческая, научно-техническая, по личному составу,
личного происхождения), возможных особенностях (прошедшие
дезактивацию, дезинфекцию, дезинсекцию), а также о поступивших
музейных предметах.
На 1 января каждого года в книге учета поступлений документов
подводится общий итог количества дел, поступивших в архив в течение
года.
90. В список фондов название фонда вносится при первом
поступлении в архив. Номер, присвоенный фонду по списку фондов,
является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных
документах и является составной частью архивного шифра дел данного
фонда.
Номера утраченных, переданных в другие архивы фондов, а также
номера фондов, включенных в состав ОАФ, документы которых введены в
научный оборот, не могут быть присвоены вновь поступившим фондам.
ОАФ, созданному в архиве, присваивается номер архивного фонда
из его состава, документы которого включены в научный оборот и в
наибольшей степени известны пользователям, или наиболее крупного по
объему дел.
В список фондов вносится последнее наименование
фондообразователя и крайние даты его существования под этим
наименованием.
Название фонда личного происхождения в списке фондов включает
фамилию, имя, отчество и даты жизни фондообразователя.
Для ОАФ, сформированных по признаку преемственности функций
организаций, в списке фондов указываются наименование и даты
существования последней организации. Название ОАФ, созданного из
документов личного происхождения (семейный, родовой фонд), в списке
фондов состоит из перечисления фамилий, имен, отчеств и дат жизни
каждого из членов семьи, рода.
Для архивной коллекции, созданной в архиве, в списке фондов
приводятся обобщенное название и дата ее создания в архиве. Для
архивной коллекции, сформированной коллекционером, в списке фондов
указываются ее название и даты жизни фондообразователя.
При выбытии фонда (передача в другой архив, выделение к
уничтожению всех документов фонда) в графе «Отметка о выбытии»
списка фонда указывается документ, на основании которого выбыли
документы. В графе «Примечание» приводится наименование архива, в
который передан фонд.
На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая
запись.
91. Лист фонда составляется при первом поступлении документов
фонда в архив после внесения сведений о нем в список фондов и книгу
учета поступлений документов.
В верхней части лицевой стороны листа фонда указывается
наименование архива, в котором хранятся документы данного фонда.
Лист фонда состоит из трех основных разделов.
Раздел «Общая характеристика фонда» включает крайние даты
каждого названия фонда, название фонда, дату первого поступления
фонда в архив, дату представления карточки фонда в фондовые каталоги
вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству,
прежние номера фонда, категорию фонда.
В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются
хронологические границы каждого наименования фондообразователя.
В графе «Название фонда» в хронологической последовательности
перечисляются все наименования организации-фондообразователя с
момента ее возникновения вне зависимости от наличия документов за
этот период. Для ОАФ в указанной графе дается обобщенное название
фонда.
Наименования всех организаций-фондообразователей, из
документов которых создан ОАФ, перечисляются в графе «Название описи
или аннотация документов» раздела «Учет описанных документов». Для
ОАФ, созданных из документов последовательно сменявших друг друга
организаций, перечисляются наименования этих организаций в
хронологической последовательности.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
|
