Стр. 5
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
хронологической последовательности.
Для ОАФ, созданного из документов личного происхождения,
перечисляются фамилии, имена, отчества, псевдонимы, титулы, род
деятельности, служебное положение и звание каждого члена семьи.
В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата в
соответствии с записью в книге учета поступлений документов. Для ОАФ
или архивной коллекции в этой графе указывается дата их поступления
в архив или дата их создания в архиве.
Раздел «Учет неописанных документов» включает сведения о
неописанных документах фонда. После научно-технической обработки
неописанных документов, утверждения описи на ЭМК архива документы на
основании актов снимаются с учета как неописанные и учитываются по
общепринятым учетным формам, что отражается в соответствующих графах
листа фонда.
Раздел «Учет описанных документов» включает характеристику
описей фонда. При приеме документов на хранение в графе «Дата
записи» указывается дата записи номеров описей, в графе
«Поступление» указываются номер описи, год поступления, название
описи и аннотация документов с указанием хронологических рамок,
количество дел по каждой описи. Если дела описи микрофотокопированы,
то в графе «Название описи и аннотация документов» проставляются
буквенный индекс «МФК» (микрофотокопия) и количество скопированных
дел.
При выбытии документов из архива в графе «Выбытие» листа фонда
указываются номера соответствующих описей, номер и дата акта выбытия
документов и количество выбывших дел. В случае выбытия всех
документов описи ее номер другим описям не присваивается.
В графе «Наличие (остаток) дел» указывается количество дел,
оставшихся по описи отдельно и по фонду в целом.
В тех случаях, когда в листе фонда не остается места для
очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части
которого указывается: «Продолжение: ф. …, л. 2». Внизу заполненного
листа фонда делается отметка: «См. продолжение, л. 2 (3, 4 и т.д.)».
Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда.
Лист фонда пересоставляется при неисправимых повреждениях и в
тех случаях, когда вновь созданному ОАФ присвоен номер одного из
фондов, вошедших в его состав. В случае пересоставления старый лист
фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и
нового листов фонда делается отметка: «Лист пересоставлен».
Указываются дата пересоставления, должность и подпись работника,
пересоставившего лист фонда.
Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папках с
клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, в котором
указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество
фондов, листы которых находятся в папках.
Для установления наличия в архиве того или иного фонда ведется
карточный указатель фондов. Карточки указателя составляются на
каждое наименование организации-фондообразователя. На карточке
проставляются номер и название фонда, крайние даты существования
организации-фондообразователя и крайние даты имеющихся документов.
Карточки размещаются в картотеке в соответствии с принятой
классификационной схемой.
92. Опись дел постоянного хранения является учетным
документом, отражающим поединичный и суммарный учет дел описи.
Учетные номера описям присваиваются по листу фонда. К номеру описи
может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид
документов описи («ЛС» - личный состав, «УД» - управленческая
документация, «НТД» - научно-техническая документация, «НД» -
научная документация, «ПатД» - патентная документация).
Сведения об общем количестве дел в описи закрепляются в
итоговой записи к описи, которая пересоставляется при каждом
изменении в объеме дел описи. Если опись состоит из нескольких
разделов, итоговая запись составляется к каждому из них. К каждому
последующему разделу оформляется сводная итоговая запись с
нарастающим итогом.
При выбытии описанных дел в соответствующей описи в графе
«Примечание» против каждого выбывшего дела ставится отметка:
«Выбыло».
93. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет
описей архива. Каждой описи кроме порядкового номера в пределах
фонда присваивается номер по реестру описей, который проставляется в
верхнем левом углу обложки описи. Общий объем описей, количество
поступивших и выбывших в течение года описей закрепляются итоговой
записью на 1 января каждого года.
При выбытии всех документов описи ее номер по реестру описей
другим не присваивается, в соответствующей графе реестра делается
отметка с указанием основания и даты выбытия.
94. Карточки фондов заполняются на основании листов фондов на
каждый впервые поступивший на хранение фонд в количестве,
необходимом для представления вышестоящим органам управления по
архивам и делопроизводству.
Карточки фондов являются основой для формирования фондовых
каталогов: в республиканском органе государственного управления по
архивам и делопроизводству - Государственного фондового каталога
(далее - ГФК), в областных органах управления по архивам и
делопроизводству - областных фондовых каталогов.
95. Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов,
произошедших в архиве в течение года, представляются один раз в год
в установленные сроки (по состоянию на 1 января наступившего года) в
вышестоящие органы управления по архивам и делопроизводству для
внесения изменений в фондовые каталоги.
ГЛАВА 20
УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ
96. Учет особо ценных дел ведется:
по списку фондов, содержащих особо ценные дела;
по описям особо ценных дел;
по реестрам описей особо ценных дел.
Во всех учетных формах особо ценных дел сохраняются прежние
архивные шифры.
Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список
фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами,
содержащими особо ценные документы, сохраняются номера по общему
списку фондов архива. К списку фондов составляется итоговая запись
по состоянию на 1 января каждого года.
Описи особо ценных документов составляются на дела одной или
нескольких описей каждого отдельного фонда в необходимом для архива
количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.
Если большинство дел по описи являются особо ценными,
отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется
имеющаяся опись. К ней составляются новый титульный лист и
переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой
копии. Сведения о копировании особо ценных дел в целях создания
страхового фонда вносятся в соответствующие описи по мере проведения
их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее
количество особо ценных дел, включенных в опись. По завершении
копирования всех дел данной описи в итоговой записи указывается:
«Все дела по данной описи микрофотокопированы», дата, должность,
подпись.
Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо
ценных дел, содержащем сведения о порядковых номерах записей,
номерах фондов и описей, количестве дел и листов, количестве
экземпляров описей. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись,
в которой указывается общее количество особо ценных описей, дел.
97. В учетных документах, на обложках особо ценных дел, на
ярлыках коробок и связок, в топографических указателях к номерам
фондов и описей, содержащих особо ценные документы, проставляется
буквенный индекс «ОЦ».
На фонды, по которым начато выявление особо ценных дел,
составляются карточки фондов, которые представляются в фондовые
каталоги вышестоящих органов управления по архивам и
делопроизводству. На карточке фонда проставляется буквенный индекс
«ОЦ», указываются название фонда, количество особо ценных дел,
аннотация и крайние даты документов. При дальнейшем выявлении по
фонду особо ценных дел данные о них включаются в сведения об
изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 1
января каждого года.
ГЛАВА 21
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
98. Особенности учета документов личного происхождения связаны
с их поступлением в архив в неописанном виде. Первичный учет таких
документов ведется в книге учета поступлений неописанных документов,
в которой указываются условное название и номер фонда, источник
поступления, дата поступления, количество документов.
99. После первичной обработки документов, составления
сдаточной (расценочной) описи и утверждения ее ЭМК архива
оформляются договор дарения (купли-продажи), акт приема-передачи
документов личного происхождения на государственное хранение,
который служит основанием для внесения записей в учетные документы
архива. В листе фонда заполняется раздел «Учет неописанных
документов».
При последующей обработке документов, составлении архивной
описи дел личного происхождения и акта описания документов документы
снимаются с учета как неописанные и вносятся в раздел «Учет
описанных документов» листа фонда.
100. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о
возвращении документов собственнику личного архива или акт о
выделении к уничтожению документов (в случае смерти
фондообразователя, отказа наследников или иных обстоятельств).
ГЛАВА 22
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
101. Учет поступивших в архив документов по личному составу
осуществляется на общих основаниях.
Для определения количества хранящихся в архиве документов по
личному составу проводится целевая работа по их подсчету на
основании листов фондов, при необходимости - описей дел с фиксацией
результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета
документов по личному составу, составленной в произвольной форме.
102. Учету документов по личному составу в фондах структур КПБ
и ЛКСМБ подлежат: дела по приему в члены КПБ, персональные дела
членов КПБ, личные (кадровые) дела партийных и комсомольских
работников, личные дела номенклатурных советских, хозяйственных и
других категорий работников, утверждавшихся в должностях
постановлениями партийных органов. Выявление таких документов может
осуществляться при проведении проверки наличия дел, сверки учетных
документов и других видов работ.
По мере изменения объемов дел по личному составу в учетные
документы вносятся соответствующие изменения.
ГЛАВА 23
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, ИМЕЮЩИХ ВО ВНЕШНЕМ ОФОРМЛЕНИИ ИЛИ В ПРИЛОЖЕНИИ К
НИМ МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ
103. Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в
приложении к ним материальные ценности, ведется в инвентарной книге
учета дел.
Инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или
в приложении к ним материальные ценности, составляется и ведется в
трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении архива,
осуществляющем учет документов; второй - у материально
ответственного лица; третий - в бухгалтерии архива.
Документы вносятся в инвентарную книгу в порядке учетных
номеров фондов и описей, а внутри каждой описи - в порядке номеров
дел. На обложке каждого дела, внесенного в инвентарную книгу,
указывается инвентарный номер, под которым оно учтено в этой книге.
Инвентарный номер проставляется через дробь с архивным шифром.
Пример.
Инв. № 1
____________________________ .
НАРБ. Ф. 3500. Оп. 3. Д. 75
К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой
цифрами и прописью указываются количество дел, внесенных в книгу,
дата составления итоговой записи, должность и фамилия ответственного
работника.
Инвентарная книга должна быть прошнурована, пронумерована и
скреплена печатью. К книге составляется лист-заверитель.
104. Инвентаризация документов, имеющих во внешнем оформлении
или приложении к ним материальные ценности, проводится ежегодно.
ГЛАВА 24
УЧЕТ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ
105. Учет музейных предметов осуществляется работником,
ответственным за учет документов архива, на основании перечней
музейных предметов. Данные перечни составляются к фондам, в составе
которых поступают музейные предметы, и пополняются по мере их
поступления.
Поступления музейных предметов вносятся в книгу учета
поступлений документов.
Учет музейных предметов ведется в инвентарной книге, в которой
каждому музейному предмету присваивается инвентарный номер,
указывается его название и дается краткое описание.
106. На каждый музейный предмет заводится инвентарная карточка
согласно приложению 68.
Инвентарный номер музейного предмета вносится в перечень,
инвентарную книгу музейных предметов и проставляется на каждом
музейном предмете.
ГЛАВА 25
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, ВКЛЮЧЕННЫХ В ДЕЛО
107. Все документы, включенные в дело, подлежат учету.
Индивидуальный учет документов в каждом деле осуществляется
посредством полистной нумерации. В листе-заверителе дела указывается
общее количество листов в деле, оговаривается наличие
непронумерованных или ошибочно пронумерованных листов, отмечаются
внешние особенности носителя и текста, которые определяют их
палеографическую, художественную и иную ценность:
документы, имеющие физические дефекты (надорванные, склеенные,
с угасающими текстами);
конверты с вложениями и количество вложенных в них листов и
предметов;
фотодокументы, рисунки, карты, планы, чертежи;
автографы деятелей государства, науки, культуры;
печати и их оттиски;
средства почтового обращения (марки, конверты, открытки,
бланки, штемпели, пломбы);
документы, представляющие собой типографские оттиски или
печатные издания, имеющие самостоятельную нумерацию;
картографические документы.
Для учета документов в деле может быть составлена внутренняя
опись согласно приложению 69.
108. Нумерация листов и учет документов в делах закрепляют
порядок их расположения и способствуют созданию условий для
обеспечения лучшей сохранности каждого архивного документа.
ГЛАВА 26
УЧЕТ МИКРОФОТОКОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
109. Учет микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования
на рулонной пленке и микрофишах, отснятых с документов на бумажной
основе, ведется раздельно.
Учет ведется по книгам учета поступлений микрофотокопий
страхового фонда и фонда пользования, описям микрофотокопий
страхового фонда.
Учет поступления микрофотокопий осуществляется на основании
заказов на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда
пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное
хранение.
К книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и
фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись о количестве
поступивших за год страховых копий.
Описи микрофотокопий страхового фонда составляются в трех
экземплярах, один из которых передается в специальное хранилище, а
два - остаются в архиве (один - контрольный, второй - рабочий).
По мере копирования документов и передачи микрофотокопий в
специальное хранилище к описям микрофотокопий страхового фонда
составляются новые итоговые записи с указанием включенных в них дел
страхового фонда, скопированных дел и отснятых кадров.
В описях в графе «Примечание» напротив заголовков
скопированных дел проставляется буквенный индекс «СФ». Если
скопированы все дела, включенные в опись, индекс «СФ» проставляется
только на обложке и титульном листе описи.
Общий объем страхового фонда и фонда пользования указывается в
паспорте архива, а объем созданных за год страхового фонда и фонда
пользования - в сведениях об изменениях в составе и объеме архивных
фондов, направляемых в вышестоящие органы управления по архивам и
делопроизводству.
Хранение и учет страхового фонда, созданного на особо ценные
документы, осуществляются в специальном хранилище по установленным
формам учета. Паспорт специального хранилища ведется по форме
паспорта хранилища архива. Микрофотокопии страхового фонда
размещаются в специальном хранилище по архивам в порядке номеров
единиц учета. Для облегчения их поиска составляются топографические
указатели по архивам и постеллажные указатели.
110. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда на
рулонной пленке принимается физически обособленный рулон
микрофильма, за единицу измерения страхового фонда - кадр
микрофильма.
Каждая единица хранения страхового фонда вносится в валовом
порядке в книгу учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и
фонда пользования на рулонной пленке (независимо от фондовой
принадлежности) с присвоением ей учетного номера.
На все микрофотокопии страхового фонда вне зависимости от
фондовой принадлежности составляется опись микрофотокопий страхового
фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда
в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге
учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда
пользования.
Архивный шифр единиц хранения страхового фонда включает
наименование архива, номер описи страхового фонда, номер учета
единицы хранения страхового фонда с добавлением буквенного индекса
«СФ».
Архивный шифр проставляется на контрольных кадрах страховой
копии, на этикетке верхней крышки коробки, в которой хранится копия,
а также на боковых стенках.
В качестве вспомогательной формы учета микрофотокопий
страхового фонда архивы могут вести лист (карточку) учета
микрофотокопий по каждому фонду, документы которого копировались.
111. За единицу учета страхового фонда на микрофишах
принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и
помещенных в один конверт, изготовленный из химически инертной
бумаги. Съемка нескольких дел на одну микрофишу не допускается.
За единицу хранения страхового фонда на микрофишах принимается
микрофиша, за единицу измерения - кадр.
В книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и
фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается
порядковый номер.
Описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах
составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда,
на одну или несколько архивных описей.
Учетным номером единицы учета страхового фонда на микрофишах
является учетный номер отснятого дела.
В каждом конверте размещается одна единица учета страхового
фонда на микрофишах. Архивным шифром единицы учета соответственно
является архивный шифр отснятого дела, который проставляется в
верхнем правом углу конверта.
В левом углу конверта проставляется порядковый номер,
присвоенный единице учета по книге учета поступлений с добавлением
буквенных индексов «СФ» - для страхового фонда и «П» (позитив), «Д»
(диазокопия) - для фонда пользования.
Конверты с микрофишами размещаются в специальных ящиках в
порядке номеров фондов, описей, дел.
РАЗДЕЛ VІ
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 27
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА, СОСТАВА ДОКУМЕНТОВ,
ПОДЛЕЖАЩИХ ПРИЕМУ, И ФОРМ ПРИЕМА
112. Комплектование архива - это систематическое пополнение
архива документами НАФ в соответствии с его профилем. Под профилем
архива следует понимать установленный для каждого архива состав
документов, определяющий его специализацию в соответствии с
признаками классификации документов НАФ. Основной задачей
комплектования архива является наиболее полная концентрация
документов, относящихся к профилю архива.
Комплектование архива включает:
определение источников комплектования;
определение состава документов, подлежащих приему;
прием-передачу документов в архив.
Комплектование архива осуществляется в порядке, определенном
законодательством Республики Беларусь.
113. Комплектование архива документами, созданными на
территории Беларуси, но по различным причинам оказавшимися за ее
пределами, а также документами зарубежного происхождения, имеющими
практическое и научно-историческое значение для Республики Беларусь,
предполагает:
выявление архивных и опубликованных сведений об указанных
документах за рубежом;
составление перечней документов, фондов, коллекций,
соответствующих профилю архива;
изучение обстоятельств попадания за рубеж документов,
созданных на территории Беларуси;
подготовку научных публикаций, содержащих информацию о
документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;
своевременное информирование вышестоящих органов управления по
архивам и делопроизводству о выявленных документах по истории
Беларуси в зарубежных архивах с обоснованием необходимости получения
их подлинников или копий;
осуществление работы по эквивалентному обмену копиями
документов с зарубежными организациями и архивными службами
зарубежных стран в соответствии с заключенными международными
договорами;
прием на постоянное хранение подлинников документов или копий
на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках
межгосударственных или иных договоров;
учет подлинников документов или копий на правах подлинников,
поступивших в архив из-за рубежа.
114. Источниками комплектования архива (фондообразователями)
являются юридические и физические лица, в деятельности которых
образуются документы, имеющие историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое или культурное значение и подлежащие
передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или
на основании договора.
Определение источников комплектования архива - юридических лиц
осуществляется на основании следующих основных критериев:
функционально-целевого назначения организации;
полноты отражения информации о деятельности организации в
архивных фондах других организаций;
вида организации (организационно-правовая форма);
особой роли среди других однородных организаций.
Архив ведет список физических лиц - источников комплектования
архива. Отнесение физических лиц к числу источников комплектования
осуществляется на основании следующих критериев:
роли фондообразователя в государственной деятельности, в
развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;
роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных
событий в жизни общества;
родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;
состава и содержания собранных физическим лицом документов.
115. Комплектование архива осуществляется в соответствиии со
списками юридических и физических лиц - источников комплектования
архива.
Архивом составляется список организаций - источников
комплектования архива (далее - список № 1) согласно приложению 70 и
список организаций, не являющихся источниками комплектования архива
(далее - список № 2), согласно приложению 71.
Включению организаций в список № 1 или в список № 2
предшествует их обследование работником архива. Итоги обследования
обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников
комплектования архива согласно приложению 72. На основании
заключений составляются проекты списков № 1 и 2. Проекты списков
рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и в установленном порядке
представляются на согласование с Центральной экспертно-методической
комиссией (далее - ЦЭМК) республиканского органа государственного
управления по архивам и делопроизводству (республиканскими архивами)
или экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) областного органа
управления по архивам и делопроизводству (областными и зональными
архивами). Согласованные списки № 1 и 2 утверждаются директором
архива. Работа по уточнению списков № 1 и 2 проводится
систематически и предполагает регулярный контроль за созданием,
реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения и дополнения к
спискам № 1 и 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях
ЭМК архива. Списки источников комплектования архива переутверждаются
один раз в пять лет.
Список физических лиц, архивы которых являются источником
комплектования архива, ведется по установленной в архиве форме.
Список физических лиц, архивы которых включены в состав НАФ,
утверждается ЭМК архива один раз в год.
116. Примерный состав документов, подлежащих приему в архив,
определяется перечнем типовых документов и ведомственными перечнями
документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел
организации. Состав документов служит одним из оснований для
избрания наиболее рациональной формы приема.
117. Документы организаций - источников комплектования могут
поступать в архив полностью или выборочно. При полном приеме в архив
поступают все ценные документы конкретной организации - источника
комплектования полного приема. При групповой форме выборочного
приема в архив поступают все ценные документы от отдельных
организаций определенного вида (группы) источников комплектования
группового выборочного приема. При повидовой форме выборочного
приема в архив поступает часть ценных документов из числа не
повторяющихся в фондах других организаций, от конкретной
организации - источника комплектования повидового выборочного
приема.
ГЛАВА 28
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
118. Экспертиза ценности документов - определение научно-
исторической, социально-культурной ценности и практической
значимости документов с целью установления сроков их хранения и
отбора на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве,
в архиве организации, в архиве.
Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;
при переработке описей дел;
при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих
значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая
экспертиза).
119. Экспертиза ценности документов проводится на основе
принципов историзма, комплексности и всесторонности, а также оценки
документов в соответствии с критериями происхождения, содержания и
внешних особенностей.
К критериям происхождения относятся:
функционально-целевое назначение организации;
время и место создания документа.
К критериям содержания относятся:
значимость информации, содержащейся в документе;
вид и разновидность документа;
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
|
