Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
нарушениях режима хранения - один раз в сутки.
Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов
(термометров, гигрометров, психрометров, электронных
термогигрометров), а также порядок измерения и регистрации
параметров воздуха в хранилищах определяется действующими
нормативными и методическими документами.
Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке,
размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и
вентиляционных систем (контрольная точка). Устанавливают приборы в
каждом хранилище по нормам: при комнатной системе - одна контрольная
точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в
специальном журнале регистрации показаний контрольно-измерительных
приборов для измерения температуры и влажности воздуха согласно
приложениям 1, 2*. В журнале регистрации показаний контрольно-
измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха
также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры,
принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях
его нарушения.
______________________________
*Приложения 1-92 не приводятся.
53. Санитарно-гигиенический режим обеспечивает предохранение
документов от биоповреждений и загрязнения. Помещения архива должны
содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления
насекомых, грызунов, плесени и пыли.
В помещениях хранилищ производится систематическая влажная
уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание
пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок,
упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы,
подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина -
2 %-м, катамина АБ - 5 %-м).
В помещениях хранилищ запрещаются пребывание в верхней одежде,
мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов,
пищевых продуктов, а также курение и применение нагревательных
приборов.
В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная
циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон
устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом
отношении. Не допускается размещение документов на полу,
подоконниках, в неразобранном виде.
Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года,
следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в
стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных
систем.
С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых
грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны два раза в
год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться
обязательному энтомологическому и микологическому обследованию.
При обнаружении в хранилище биологических вредителей должны
приниматься немедленные меры по обработке документов, средств
хранения, помещений:
пораженные плесневыми грибами или насекомыми документы
заворачивают в пленку или бумагу, изолируют в отдельном помещении
(изоляторе) для решения вопроса о последующей передаче их на
дезинфекцию, дезинсекцию или другую обработку;
стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесневыми
грибами документы, протирают водными растворами антисептиков и
просушивают;
местную дезинсекцию хранилищ производят водными растворами
антисептиков или аэрозольными препаратами, обрабатывая пол,
плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;
при массовом поражении документов проводят дезинфекцию,
дезинсекцию и (или) дератизацию хранилищ силами санитарно-
эпидемиологических или карантинных служб под контролем работников
архива;
при плесневении стен (полов, потолков) удаляют штукатурку и
краску, обрабатывают поверхность водным раствором антисептика,
проводят ремонт с добавлением в строительные материалы раствора
антисептика.
Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах в
плановом порядке предусматриваются санитарные дни.
54. Охранный режим обеспечивает предохранение документов от
хищений и утрат. Охрана архива обеспечивается оборудованием здания
средствами охранной сигнализации, организацией поста охраны,
опечатыванием помещений, соблюдением пропускного режима и порядка
доступа в хранилища.
Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной
сигнализации, вид охраны и размещение постов охраны определяются
руководством архива.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и
опечатыванию подлежат хранилища и помещения, в которых временно
хранятся документы, материальные ценности, размещены множительная и
другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из здания
архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Опечатыванию подлежат также находящиеся в неопечатываемых
помещениях сейфы, в которых временно хранятся выданные из хранилищ
документы, учетный и научно-справочный аппарат.
Ответственность за сохранность фондов несет заведующий
хранилищем. Хранилища принимаются по акту, который составляется в
двух экземплярах. Один экземпляр акта остается у заведующего
хранилищем, второй - у заведующего отделом обеспечения сохранности.
Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи
от дверей хранилища в рабочее время находятся у ответственных за
хранилище.
В хранилища имеют право доступа заведующий и работники данного
хранилища для проведения работ, связанных с организацией хранения
документов. Другие лица допускаются в хранилища в исключительных
случаях только по разрешению руководства архива и в сопровождении
заведующего хранилищем или лица, его замещающего.
Вынос документов и материальных ценностей из архива
осуществляется только по специальным пропускам, выдаваемым в
установленном порядке.
ГЛАВА 11
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
55. Документы в хранилищах располагаются в порядке,
обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск. Порядок
расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их
размещения, утвержденным руководством архива. План (схема)
предусматривает распределение фондов по хранилищам с указанием при
необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема)
находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива,
копии разделов плана (схемы) - в подразделениях, хранящих документы.
Обособленному хранению подлежат документы: секретные; особо
ценные; имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним
материальные ценности; на разных носителях; пораженные
биологическими вредителями; пораженные радионуклидами; принятые на
временное, в том числе депозитарное, хранение; не учтенные в
качестве документов НАФ.
Место расположения и площадь для размещения документов
обособленного хранения определяются исходя из реальных возможностей,
объема и перспектив комплектования архива.
Размещение секретных документов осуществляется в соответствии
с требованиями нормативных документов. Временное совместное хранение
секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов
допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных
площадей для размещения рассекреченных дел.
Документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним
материальные ценности, изымаются из состава фондов и подлежат
хранению в сейфах.
На место изъятых документов подкладывается карта-заместитель
согласно приложению 3.
56. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы,
хранилища, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В
каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются
самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах
нумеруются сверху вниз.
Для закрепления места хранения и поиска документов в хранилище
составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели.
Топографические указатели составляются в карточной, листовой или
электронной формах. При этом один экземпляр хранится в
подразделении, осуществляющем учет документов архива (у лица,
ответственного за учет), второй - в соответствующем подразделении,
хранящем документы.
Карточки пофондового топографического указателя согласно
приложению 4 составляются отдельно на каждый фонд и располагаются в
порядке номеров фондов.
Карточки постеллажного топографического указателя согласно
приложению 5 заводятся на каждый стеллаж и располагаются в порядке
номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.
Изменения в размещении документов своевременно отражаются во
всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме)
размещения фондов.
Каждое первичное средство хранения документов снабжается
ярлыком, на котором указываются наименование архива и номера фонда,
описи, дел, а также порядковый номер средства хранения.
57. Для документов личного происхождения требуется соблюдение
следующих условий хранения:
документы не переплетаются и не подшиваются;
каждое дело заключается в мягкую обложку с клапанами,
соответствующую размеру документов;
каждый особо ценный документ заключается во внутреннюю обложку
из микалентной бумаги;
документы малого формата и фотографии вкладываются в конверты;
документы хранятся в коробках только в горизонтальном
положении;
крупноформатные документы заключаются в мягкие обложки с
клапанами, а затем помещаются в папки большого формата и размещаются
отдельно от основного фонда на специально оборудованных стеллажах;
произведения изобразительного искусства хранятся на полках в
развернутом виде в твердых папках большого формата или коробках;
произведения изобразительного искусства с лицевой стороны
прокладываются микалентной бумагой, а поверх рисунков в папке
кладется защитный лист - картон;
рисунки при хранении лежат лицевой стороной вверх;
произведения изобразительного искусства, написанные углем или
пастелью, хранятся в застекленном виде в вертикальном положении.
ГЛАВА 12
ВЫДАЧА ДЕЛ И ОПИСЕЙ ИЗ ХРАНИЛИЩ
58. Дела и описи выдаются из хранилищ:
пользователям в читальный зал архива;
организациям-фондообразователям во временное пользование;
работникам архива в рабочие помещения для проведения архивных
работ с документами;
в лабораторию архива для проведения работ по созданию
страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки с
целью улучшения физического состояния документов.
Исходя из конкретных условий (пропускная способность
читального зала, удаленность от него хранилищ, наличие необходимых
штатов, подготовленность документов к выдаче) архив устанавливает
нормы выдачи дел.
Выдача дел из хранилищ и прием их обратно, в том числе
поединичная (полистная) проверка дел перед выдачей из хранилищ и при
возврате от пользователя (кроме дел, возвращаемых из читального
зала), производятся работниками хранилища. Полистную проверку дел
при возврате от пользователей в читальном зале осуществляет работник
читального зала.
Обязательной полистной проверке перед выдачей дел из хранилищ
и при возврате от пользователя подлежат:
дела, содержащие особо ценные документы;
дела, содержащие документы, имеющие во внешнем оформлении или
приложении к ним материальные ценности;
несброшюрованные дела.
Другие виды и категории дел, подлежащих и не подлежащих
полистной проверке перед их выдачей из хранилищ и при возврате от
пользователей, определяются решением ЭМК архива.
На место выдаваемых дел и описей подкладывается карта-
заместитель.
59. Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:
один месяц - для пользователей в читальный зал и работникам
архива;
три месяца - во временное пользование организациям;
шесть месяцев - для экспонирования документов.
Срок выдачи дел для проведения архивных работ и работ по
созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки
с целью улучшения физического состояния документов определяется
планами работы архива и договорами на проведение соответствующих
работ.
Продление установленных сроков выдачи дел и описей допускается
с разрешения руководства архива, выдачи во временное пользование -
по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и
соблюдения нормативных условий их хранения.
Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, для
использования не выдаются, вместо них выдаются копии. В
исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы
по письменному разрешению руководства архива.
Особо ценные документы, имеющие фонд пользования в виде микро-,
фото-, ксеро- и электронных копий, для использования из хранилищ
не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях
подлинники таких документов могут быть выданы по письменному
разрешению руководства архива. Подлинники особо ценных документов
для экспонирования выдаются только при наличии их страховой копии и
после страховой оценки.
Документы, не прошедшие научного описания и технического
оформления, для использования и проведения работ по созданию
страхового фонда и фонда пользования, а также для специальной
обработки с целью улучшения их физического состояния не выдаются.
Дела, выдаваемые из хранилищ, должны быть зашифрованы и
пронумерованы, иметь лист-заверитель дела согласно приложениям 6, 7
и лист использования документов согласно приложению 8.
60. Дела выдаются из хранилищ с письменного разрешения:
руководства архива - при выдаче особо ценных документов, во
временное пользование, в том числе для экспонирования, в лабораторию
на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;
заведующего отделом обеспечения сохранности документов - при
выдаче работникам архива для работы в рабочих помещениях,
пользователям в читальный зал.
Выдача дел оформляется заказами согласно приложению 9 и
регистрируется в книге выдачи дел из хранилища. Исполненные заказы
пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными делами
и хранятся в личных делах пользователей. Исполненные заказы
работников архива находятся у исполнителя заказов до истечения срока
их хранения.
Выдача дел в лабораторию оформляется заказами на выполнение
работ по улучшению физического состояния дел согласно приложению 10
и на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда
пользования согласно приложению 11. Заказ составляется в
соответствующем подразделении архива в необходимом количестве
экземпляров и содержит требования заказчика, которые должны быть
учтены при выполнении заказа. После регистрации заказа в книге учета
заказов в лаборатории и проставления его номера на всех экземплярах
заказа один из них возвращается в подразделение архива и является
документом, по которому контролируется ход работ, другие экземпляры
заказа остаются в лаборатории и сопровождают документы на всех
этапах работы.
61. Выдача дел организациям во временное пользование
оформляется актами согласно приложению 12.
Решение о выдаче дел во временное пользование в зависимости от
целей выдачи принимается при наличии:
гарантийного письма организации;
договора о проведении выставки и условиях экспонирования
документов;
договора о проведении работ по копированию документов;
договора о проведении реставрационных работ, при этом
заключение договора на реставрацию архивных документов допускается
только со специализированными реставрационными организациями.
Выдача дел из хранилищ регистрируется в книгах:
выдачи дел работникам архива;
выдачи дел в читальный зал;
выдачи дел в лабораторию;
выдачи дел во временное пользование.
Книги выдачи дел ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду
выдачи согласно приложениям 13, 14.
Выдача копий фонда пользования оформляется заказами и
регистрируется в книге выдачи копий фонда пользования (по форме
книги выдачи дел), ведущейся централизованно или раздельно по
каждому хранилищу.
62. Описи выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача
описей, имеющихся только в одном экземпляре и хранящихся
централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения
руководства архива сроком на один день.
Выдача описей оформляется заказами на выдачу дел и
регистрируется в книге выдачи описей (по форме книги выдачи дел), в
которой расписывается получивший опись работник архива.
63. При транспортировке документов в целях их охраны и защиты
от воздействия вредных факторов окружающей среды применяются
специальные виды упаковок. Внутригородские перевозки документов
производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении
работника архива. Транспортировка документов на дальние расстояния
производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в
соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для
данного вида транспорта. Для внутриархивных перемещений используются
передвижные тележки.
64. В целях контроля за соблюдением режима хранения
документов, своевременным возвращением выданных из хранилищ дел, а
также для выявления отсутствующих дел проводятся проверка
сохранности дел, выдававшихся из хранилищ в течение года, и сверка
книг выдачи дел.
Сверка книг выдачи дел проводится не реже одного раза в
квартал. Если в результате сверки установлен факт нарушения сроков
выдачи дел, работник хранилища выясняет причины и принимает меры к
их возврату. При задержке возвращения дел без уважительных причин
должны быть предприняты меры для немедленного возврата их в
хранилище.
В книгах выдачи дел делается отметка о возврате документов в
присутствии возвративших их работников архива или организации.
При возвращении дел в хранилище осуществляется проверка их
физического состояния. В случае выявления их повреждения
составляется акт произвольной формы, который подписывается
работником хранилища и пользователем.
Пользователи несут ответственность за сохранность и соблюдение
правил работы с документами. В случае хищения или умышленного
повреждения документов, внесения в их текст изменений виновные
привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством
Республики Беларусь.
65. Временный вывоз документов за пределы Республики Беларусь
осуществляется архивами в порядке, установленном законодательством
Республики Беларусь.
ГЛАВА 13
КОНТРОЛЬ ЗА НАЛИЧИЕМ ДЕЛ В АРХИВЕ
66. Проверка наличия и состояния дел производится в целях
установления соответствия фактического наличия дел их количеству,
числящемуся по описям. В процессе проведения проверки наличия и
состояния дел также выявляются документы, подлежащие различным видам
реставрационной, консервационно-профилактической и технической
обработки.
Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом
порядке, а также в случае чрезвычайных ситуаций.
Плановые проверки наличия и состояния дел фондов, содержащих
особо ценные документы, проводятся один раз в 5 лет; фондов первой
категории - один раз в 10 лет; фондов второй категории - один раз в
15 лет; фондов третьей категории - один раз в 20 лет; секретных
документов - в соответствии с требованиями соответствующих
нормативных документов.
Сроки проверки наличия могут меняться по решению ЭМК архива.
В случае стихийного бедствия, массового перемещения документов
и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или
повреждены документы, проводятся внеочередные единовременные
проверки наличия и состояния всех дел или их отдельных частей
(групп).
67. В начале проверки наличия и состояния дел осуществляется
сверка учетных документов, которая включает установление полноты
учетных документов, сверку их сопоставимых показателей, уточнение
порядка нумерации дел по описи, проверку правильности составления
итоговых записей описи.
Сверка учетной документации и проверка ее наличия проводятся и
как самостоятельные виды работы.
Проверку наличия и состояния дел проводит группа работников
(не менее двух человек).
При проверке наличия и состояния дел осуществляются сверка
описательных статей описи с заголовками дел на обложках и сверка
фактического наличия дел с итоговыми записями в описях. Физическое
состояние документов определяется путем визуального просмотра дел.
В делах, документы которых учитываются по внутренним описям,
проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также
сверка наличия листов в делах, подлежащих хранению в
несброшюрованном виде. Дела с особо ценными документами проверяются
полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях дел.
Дела, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива,
проверяются на общих основаниях (их номера устанавливаются по картам-
заместителям и книгам выдачи дел из хранилищ).
Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книгам
выдачи дел из хранилища и актам о выдаче дел во временное
пользование и считаются имеющимися в наличии.
При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных
средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки
неправильно подложенные дела проверяемого фонда;
изымать из проверяемого фонда и передавать заведующему
хранилищем неправильно подложенные дела других фондов;
сообщать заведующему хранилищем о делах, пораженных плесенью
или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
изымать документы, не внесенные в опись, и помещать их в конец
фонда.
В ходе проверки наличия и состояния дел не допускается:
вносить в опись неучтенные дела;
делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях или
других учетных документах.
68. Недостатки, обнаруженные в ходе проверки, фиксируются в
листе проверки наличия и состояния дел фонда согласно приложению 15,
который составляется в ходе проверки отдельно на каждую опись. При
проверке небольших по объему фондов допускается составление одного
листа на все описи.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел
фонда недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а
также при полистной проверке дел в лист вводятся дополнительные
графы. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда
по каждой проверке и подписываются исполнителями.
На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки
наличия и состояния дел фонда согласно приложению 16.
При необходимости одновременно с актом проверки наличия и
состояния дел фонда составляются акты о технических ошибках в
учетных документах согласно приложению 17, об обнаружении
документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и
т.д., - согласно приложению 18, о неисправимых повреждениях дел
(документов) - согласно приложению 19.
По окончании проверки наличия и состояния дел фонда в конце
описи проставляются штамп «Проверено», дата, должность и подпись
работника, проводившего проверку.
В случае обнаружения в описи неучтенных, литерных, свободных,
пропущенных порядковых номеров и выбывших дел итоговая запись описи
пересоставляется.
На не обнаруженные в ходе проверки дела составляются карточки
учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 20.
Результаты проверки физического состояния документов заносятся
в карточки учета физического состояния фонда согласно приложению 21.
В качестве вспомогательной учетной формы в архиве могут
вестись карточки учета физического состояния дел фонда согласно
приложению 22.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после
внесения изменений во все учетные документы.
69. При розыске необнаруженных дел осуществляются:
изучение документов дела фонда, старых описей, книг выдачи
дел;
повторные проверки находящихся рядом фондов с целью
обнаружения неправильно подложенных дел;
поиск необнаруженных дел в организациях;
изучение не внесенных в опись дел, среди которых могут
оказаться необнаруженные дела;
поиск необнаруженных дел в архивах, которым передавались
непрофильные дела.
Розыск дел организуется с момента выявления их отсутствия,
проводится в течение одного года как в архиве, так и в других
организациях. Срок розыска может быть продлен на основании докладной
записки руководителя соответствующего подразделения, но не более чем
на один год.
В целях розыска отсутствующих дел могут проводиться целевые
проверки наличия отдельных фондов, их частей или групп дел.
Дела, найденные в ходе розыска, передаются заведующему
хранилищем, который подкладывает их на место и делает отметку в
картотеке необнаруженных документов об их обнаружении.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена документально,
снимаются с учета. Для этого составляются акт о необнаружении дел
(документов), пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 23
и подробная справка о проведении розыска, которые представляются в
республиканский орган государственного управления по архивам и
делопроизводству для принятия окончательного решения о снятии таких
дел с учета. Решение о снятии дел с учета оформляется приказом
директора архива на основании письменного разрешения
республиканского органа государственного управления по архивам и
делопроизводству. В картотеке необнаруженных дел производится
отметка о снятии дел с учета.
ГЛАВА 14
КОНТРОЛЬ ТЕХНИЧЕСКОГО И ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
ВЫЯВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ НОСИТЕЛЯ И ТЕКСТА
70. При приеме в хранилища поступивших в архив документов
осуществляется проверка их физического состояния, в ходе которой
выявляются документы:
пораженные биологическими вредителями;
с повышенной влажностью;
с повреждениями бумаги и текста;
запыленные.
При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы,
в котором отражаются характер дефектов и необходимые меры по их
устранению. Ликвидацию дефектов проводит организация, сдающая
документы, или архив на платной основе.
Поступившие документы размещают в помещении приема и
временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают
на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших
документов в неразобранном виде. Акклиматизацию проводят в течение
7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной
вентиляции воздуха.
Обеспыливание поступивших документов производят в помещении
обеспыливания с применением вытяжных шкафов и соблюдением санитарно-
гигиенических норм. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки,
папки, обложки, корешки дел. Полистному обеспыливанию подвергаются
документы с высокой степенью загрязнения, следами старой плесени.
71. Контроль физико-химического и технического состояния
документов осуществляется:
целевым порядком;
в ходе проверки наличия и состояния дел;
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
|
