Стр. 6
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
вид и разновидность документа;
повторяемость информации документа в информации других
документов.
К критериям внешних особенностей относятся:
подлинность документа;
юридическая достоверность документа;
особенности передачи текста документа;
особенности материальной основы документа;
физическое состояние документа.
120. Экспертиза ценности документов осуществляется органами и
учреждениями Государственной архивной службы в соответствии со
следующими полномочиями:
республиканский орган государственного управления по архивам и
делопроизводству определяет принципы и критерии формирования НАФ,
состав документов, относящихся к НАФ, сроки хранения документов,
утверждает перечни типовых документов и ведомственные перечни
документов с указанием сроков хранения, согласовывает примерные и
типовые номенклатуры дел, акты о выделении к уничтожению документов,
отложившихся до 1945 года включительно, решает спорные вопросы по
отбору документов на хранение или для уничтожения;
областные органы управления по архивам и делопроизводству
определяют состав документов, относящихся к НАФ и подлежащих
хранению в соответствующих архивах, утверждают описи дел постоянного
хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов
архивов, согласовывают описи дел по личному составу и временного
(свыше 10 лет) хранения, примерные номенклатуры дел и номенклатуры
дел организаций - источников комплектования архивов, решают в
пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на
постоянное хранение;
архив организует отбор и своевременную передачу на постоянное
хранение документов организаций - источников комплектования,
рассматривает списки фондов, документы которых подлежат экспертизе
ценности, проводит в установленном порядке экспертизу ценности
документов, рассматривает составленные, переработанные описи дел,
хранящихся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из
фондов архива, описи дел организаций - источников комплектования*.
______________________________
*Республиканские архивы рассматривают и утверждают на ЭМК
описи дел постоянного хранения, описи документов личного
происхождения; согласовывают описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения, описи дел по личному составу, номенклатуры дел.
121. Организационно-методическое руководство и контроль за
проведением экспертизы ценности документов осуществляют ЦЭМК
республиканского органа государственного управления по архивам и
делопроизводству, ЭПК областных органов управления по архивам и
делопроизводству и ЭМК архивов.
122. При проведении экспертизы ценности документов архивы
руководствуются решениями ЦЭМК республиканского органа
государственного управления по архивам и делопроизводству, ЭПК
областных органов управления по архивам и делопроизводству, ЭМК
архивов, перечнями документов с указанием сроков хранения,
номенклатурами дел, научно-справочным аппаратом архива,
опубликованными историческими источниками и справочными пособиями.
123. Экспертиза ценности документов начинается с изучения
истории фондообразователя и фонда, состава и содержания документов.
124. В ходе экспертизы ценности документов каждое дело
подлежит полистному просмотру. При этом документы временного
хранения изымаются. Документы, срок хранения которых истек,
выделяются к уничтожению. В результате экспертизы ценности
документов архивом составляются описи дел и научно-справочный
аппарат к ним, акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению. Акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, представляются на рассмотрение и согласование
ЭМК архива одновременно с описями дел постоянного хранения и по
личному составу. После согласования акты о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению, утверждаются директором архива.
При выделении к уничтожению документов, отложившихся до 1945 года
включительно, акты утверждаются ЦЭМК (ЭПК) вышестоящего органа
управления по архивам и делопроизводству. Описи дел постоянного
хранения утверждаются ЭПК областного органа управления по архивам и
делопроизводству, ЭМК республиканского архива. Документы, подлежащие
уничтожению, в установленном порядке передаются на утилизацию и
снимаются с учета.
ГЛАВА 29
ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
125. Архив принимает на государственное хранение документы
государственной части НАФ после истечения предельных сроков их
ведомственного хранения, определенных Законом Республики Беларусь от
6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь» (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі
Беларусь, 1994 г., № 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11).
126. Все работы, связанные с подготовкой и передачей
документов на постоянное хранение, выполняются за счет организации,
сдающей документы.
127. Прием на государственное хранение документов НАФ
осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения.
Дела принимаются в архив поединично по описям, утвержденным в
установленном порядке. На всех экземплярах описей делаются отметки о
приеме документов в архив. Вместе с делами в архив передаются три
экземпляра описи дел постоянного хранения и три экземпляра историко-
архивной справки к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной
справки остается в организации-фондообразователе.
128. Прием документов оформляется актом приема-передачи дел на
государственное хранение. Акт приема-передачи дел на государственное
хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в
организации-фондообразователе.
129. Если при приеме выявлена утрата документов постоянного
хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к
их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в
справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к
фонду. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их
копиями.
При обнаружении расхождений между итоговой записью в описи и
фактическим наличием принимаемых дел в описи делается новая итоговая
запись. Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи
дел на государственное хранение в графе «Примечание».
130. Негосударственные организации передают свои документы на
государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в
соответствующем договоре. В зависимости от условий договора
документы могут передаваться архиву:
на постоянное хранение с передачей права собственности
государству;
на временное хранение с последующим переходом права
собственности государству;
на временное (с указанием срока) хранение с сохранением права
собственности за организацией.
131. Документы представительств Республики Беларусь при
международных организациях, совместных предприятий с долей
собственности Республики Беларусь в их уставном фонде передаются на
хранение в архив, если иное не предусмотрено международными
договорами Республики Беларусь, ратифицированными и вступившими в
силу на территории Республики Беларусь.
132. При ликвидации государственной организации ее документы,
включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В случае
отсутствия правопреемника документы постоянного хранения передаются
в архив, источником комплектования которого являлась организация, а
документы по личному составу, сроки ведомственного хранения которых
не истекли, - в архив вышестоящей организации по принадлежности или
в городские и районные архивы. При приватизации государственной
организации архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся в
процессе ее деятельности до приватизации, остаются в составе
государственной части НАФ и передаются в архив.
133. При ликвидации негосударственной организации - источника
комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы
постоянного хранения передаются в архив, а документы по личному
составу, сроки ведомственного хранения которых не истекли, - в
городские и районные архивы. Документы негосударственной
организации, не являющейся источником комплектования архива,
передаются в районный (городской) архив.
134. Архив осуществляет прием на хранение документов личного
происхождения, отнесенных к составу НАФ.
Документы личного происхождения поступают в архив:
по договору дарения;
по завещанию;
по договору купли-продажи;
по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов,
признании документов бесхозными.
135. Архив осуществляет инициативный поиск документов,
выявление источников комплектования архива документами личного
происхождения и их учет. Все сведения о личных архивах вносятся в
учетную карточку личного архива согласно приложению 73.
136. По месту хранения документов личного происхождения
производится их предварительный просмотр, в результате которого
экспертом составляется заключение о ценности документов. Работник
архива или собственник документов составляет сдаточную опись.
Документы личного происхождения поступают в архив от граждан по их
заявлению. Работник архива, ведущий переговоры с собственником
документов, обязан проверить правильность составления заявления.
При заключении договора купли-продажи составляется проект
расценочной описи с указанием стоимости документов.
Прием документов личного происхождения в архив осуществляется
на основании решения ЭМК по результатам рассмотрения сдаточной или
расценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема-
передачи на государственное хранение документов личного
происхождения, договором дарения или купли-продажи.
137. При отрицательном решении вопроса о приеме или
приобретении архивом документов, а также в случае возврата части
документов после проведения экспертизы ценности составляется акт в
двух экземплярах о возвращении документов собственнику архива. Один
экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами
передается собственнику.
ГЛАВА 30
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ АРХИВАМИ
138. Распределение документов между архивами, определение
профиля архива, передача архивных фондов, их частей и отдельных дел
из одного архива в другой осуществляются на основании решения
республиканского органа государственного управления по архивам и
делопроизводству.
139. При передаче документов из одного архива в другой
составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух
экземплярах. При передаче всего фонда передаются три экземпляра
описей и дело фонда.
РАЗДЕЛ VІІ
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ
АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ И ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ГЛАВА 31
МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ И КОНТРОЛЬ ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТОВ
В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
140. Организационно-методическое руководство и контроль за
работой архивов организаций и организацией документов в
делопроизводстве осуществляются в целях формирования и обеспечения
сохранности документов НАФ, находящихся на ведомственном хранении,
по следующим направлениям:
методическая помощь и контроль за организацией документов в
делопроизводстве*;
контроль за отбором документов, подлежащих передаче на
постоянное хранение, и обеспечением их сохранности в архивах
организаций;
методическая и практическая помощь организациям в разработке и
внедрении нормативных и методических документов по вопросам
архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
взаимодействие с центральными экспертными (экспертными)
комиссиями (далее - ЦЭК (ЭК) организаций;
учет документов НАФ, находящихся на ведомственном хранении;
проведение паспортизации архивов организаций;
повышение квалификации работников архивных и
делопроизводственных служб.
______________________________
*Организациям, не являющимся источниками комплектования,
оказывается методическая помощь и осуществляется контроль за
сохранностью документов по личному составу.
141. Архив может оказывать организациям платные услуги по
отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение,
разработке нормативных и методических документов по вопросам
архивного дела и организации документов в делопроизводстве,
консультированию работников архивных и делопроизводственных служб.
142. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из
списка № 1 или № 2 вносятся в картотеку ликвидированных организаций,
которую ведет архив, осуществляющий прием документов на постоянное
хранение.
143. Архив оказывает методическую и практическую помощь
организациям в подготовке и внедрении нормативных и методических
документов по работе архива и организации документов в
делопроизводстве.
Архив совместно с организациями:
рассматривает и готовит к согласованию вышестоящими органами
управления по архивам и делопроизводству или согласовывает в
соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по
ведению делопроизводства, типовые, примерные и конкретные
номенклатуры дел, положения об архивах организаций и другие
нормативные и методические документы;
проводит совещания, семинары и консультации по обмену опытом,
внедрению государственных стандартов и другим вопросам деятельности
архивов организаций и ведения делопроизводства.
При согласовании инструкций по ведению делопроизводства,
номенклатур дел, положений об архивах организаций проверяется
соответствие их требованиям государственных стандартов, типовых
инструкций по ведению делопроизводства, правил работы архивов
организаций, перечней типовых документов и отраслевых перечней
документов с указанием сроков хранения.
Номенклатуры дел представляются на согласование по мере
необходимости (в случае существенного изменения функций, задач и
структуры организации), но не реже чем один раз в пять лет.
144. Архив осуществляет контроль за организацией работы с
документами в делопроизводстве организаций - источников
комплектования в ходе проведения комплексных, тематических и
контрольных проверок.
Комплексная проверка осуществляется по следующим основным
направлениям:
соблюдение требований нормативных и методических документов по
вопросам архивного дела и делопроизводства;
наличие инструкции по ведению делопроизводства, номенклатуры
дел, положений об архиве организации и ее ЦЭК (ЭК);
численность работников архива организации и службы
документационного обеспечения управления (далее - ДОУ);
соблюдение сроков и правил хранения и уничтожения документов,
передачи их на постоянное хранение;
состояние сохранности, учета документов и наличие научно-
справочного аппарата к документам архива организации;
состояние работы по отбору документов и подготовке их к
передаче на государственное хранение;
организация работы ЦЭК (ЭК) по отбору документов, подлежащих
передаче на постоянное хранение, и выделению документов к
уничтожению;
организация работы по использованию документов.
Комплексная проверка проводится не реже одного раза в пять
лет.
Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям
деятельности архива организации и состоянию делопроизводства.
Тематическая проверка проводится по мере надобности, но не чаще
одного раза в год.
Контрольная проверка проводится в целях контроля выполнения
замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной или
тематической проверки. Контрольная проверка проводится по мере
необходимости, после проведения комплексной или тематической
проверки.
Результаты проверки оформляются справкой. В ней указывается:
кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки,
излагаются результаты проверки состояния архивного дела и
организации документов в делопроизводстве, отмечаются выявленные
недостатки, формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и
организации документов в делопроизводстве в проверяемой организации
и предложения по устранению имеющихся недостатков, устанавливаются
сроки устранения замечаний.
Результаты проверки доводятся до сведения руководителя
организации.
ГЛАВА 32
КОНТРОЛЬ ЗА ОТБОРОМ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ
ХРАНЕНИЕ, УПОРЯДОЧЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОБЕСПЕЧЕНИЕМ
ИХ СОХРАННОСТИ
145. В целях осуществления контроля за отбором документов,
подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов
по личному составу и обеспечением их сохранности архив:
участвует в подготовке нормативных и методических документов
по организации работы архивов организаций, отбору документов на
постоянное хранение и обеспечению их сохранности, предложений по
совершенствованию работы архивов организаций;
рассматривает и согласовывает положения об архивах организаций
и их ЦЭК (ЭК);
рассматривает, утверждает на ЭМК архива или готовит к
утверждению ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и
делопроизводству годовые разделы описей дел постоянного хранения,
согласовывает или готовит к согласованию ЭПК вышестоящего органа
управления по архивам и делопроизводству годовые разделы описей дел
по личному составу;
оказывает организационную и практическую помощь в подготовке и
передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям
деятельности архивов организаций;
разрабатывает и организует внедрение методических пособий по
вопросам работы архивов организаций;
контролирует совместимость и преемственность создаваемого
архивами организаций научно-справочного аппарата к документам НАФ, в
том числе совместимость программного обеспечения баз данных.
146. В работе с ЦЭК (ЭК) организаций архив:
оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК);
участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций - источников
комплектования;
заслушивает отчеты ЦЭК (ЭК) организаций - источников
комплектования об отборе документов на постоянное хранение,
проведении экспертизы ценности документов, обеспечении их
сохранности и по другим вопросам.
147. Архив ведет учет документов, хранящихся в архивах
организаций - источников комплектования, по следующим формам:
описи дел постоянного хранения и по личному составу;
паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного
года, представляемый в архив к 10 декабря отчетного года.
Паспортизация архивов организаций проводится один раз в два
года и предусматривает рассылку бланков паспортов архивов
организаций в двух экземплярах, оказание практической помощи в
составлении паспортов, проверку правильности заполнения, обобщение и
анализ результатов паспортизации.
148. Архив совместно с вышестоящими органами управления по
архивам и делопроизводству, другими организациями или самостоятельно
проводит совещания (семинары) по повышению квалификации работников
архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и
членов ЦЭК (ЭК).
149. Архив взаимодействует с негосударственными организациями
на основании договора. В соответствии с условиями договора архив:
оказывает негосударственным организациям на платной основе
необходимую методическую и практическую помощь в постановке
делопроизводства и организации работы архива;
проводит проверки соблюдения требований работы с документами
НАФ, обеспечения их сохранности и учета;
привлекает работников архивных и делопроизводственных служб
негосударственных организаций к участию в семинарах (совещаниях) по
повышению квалификации.
150. На основании договора с негосударственной организацией ее
документы могут поступать на государственное хранение. В этом случае
организация включается в список источников комплектования архива.
В соответствии с законодательством Республики Беларусь архив
принимает меры для сохранения архивов негосударственных организаций
в случае возникновения угрозы их сохранности.
Договор с негосударственной организацией может заключаться на
комплексное выполнение работ и услуг в области архивного дела и
делопроизводства или на отдельные их виды.
ГЛАВА 33
УЧЕТ РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ
151. На каждую организацию - источник комплектования архива
заводятся карточка учета работы государственного архива с
организацией по форме согласно приложению 74 и наблюдательное дело.
Карточки и наблюдательные дела имеют единую индексацию. Новые
организации - источники комплектования включаются в картотеку под
литерными номерами. Перенумерация карточек и наблюдательных дел
осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списка № 1.
В наблюдательное дело организации - источника комплектования
архива включаются документы, характеризующие работу архива
организации и состояние делопроизводства: положение об архиве
организации, положение о ЦЭК (ЭК) организации, инструкция по ведению
делопроизводства, контрольные экземпляры описей дел постоянного
хранения и по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению,
материалы о проведении проверок и другие документы.
152. В целях учета работы архива с организациями могут
создаваться учетно-справочные картотеки и базы данных.
В установленные сроки в архиве проводятся проверка наличия
документов в наблюдательном деле, экспертиза их ценности и выделение
к уничтожению документов, утративших практическое значение.
РАЗДЕЛ VІІІ
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
ГЛАВА 34
СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
153. Система научно-справочного аппарата (далее - СНСА) -
комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и
автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС) о
составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой
научно-методической основе и обеспечивающих поиск документов и
документной информации в целях их эффективного использования.
Основными элементами СНСА являются описи дел, списки фондов,
каталоги, путеводители по фондам архива, АИПС, выполняющие функции
этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются
указатели, обзоры документов.
154. К научно-справочному аппарату бывших архивов КПБ
относятся перечни вопросов, рассмотренных на пленумах, заседаниях
бюро и секретариата партийных и комсомольских органов, на собраниях
активов, которые сдавались в архивы одновременно с документами
фондообразователей и предназначались для раскрытия содержания дел и
повышения информативности описи.
Перечни хранятся в архиве в таком виде, в каком формировались
в прежних структурах.
155. Архивные справочники и АИПС в зависимости от уровня,
структуры и объема представленной в них информации подразделяются на
межархивные, общеархивные, межфондовые, пофондовые.
Межархивные справочники и АИПС обеспечивают поиск документов
по материалам группы архивов; общеархивные справочники и АИПС -
поиск документов по материалам архива в целом; межфондовые
справочники и АИПС - поиск документов по нескольким фондам одного
архива; пофондовые справочники - поиск документов по материалам
фонда.
156. В СНСА реализуется преемственность учетно-справочного
аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, научно-
справочного аппарата (далее - НСА) архивов организаций,
территориальных (районных и городских) архивов местных
исполнительных и распорядительных органов и СНСА архивов.
При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный
подход, заключающийся в выборе оптимального состава архивных
справочников и АИПС, определенной методики составления и
усовершенствования справочников, в определении структуры и
наполнения справочного аппарата к ним, в установлении очередности
работ в зависимости от категорий фондов, категорий их обособленных
частей, характера документов, состояния и состава имеющегося
справочного аппарата к каждому фонду.
157. К фондам первой категории относятся фонды, содержащие
ценную в научном отношении, полную, многоаспектную документную
информацию, освещающую важнейшие стороны деятельности общества.
К этой группе фондов составляется НСА, обеспечивающий
разностороннее использование документов в сочетании с быстротой,
полнотой и точностью поиска. Описи таких фондов должны иметь
наиболее полный справочный аппарат, в том числе различные указатели.
Материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом
основной способ описания - подокументный. В путеводителе на них
составляются индивидуальные характеристики.
К наиболее информативным и используемым фондам первой
категории могут создаваться другие архивные справочники,
раскрывающие содержание документов, - обзоры фондов, указатели к
делам и документам.
158. К фондам второй категории относятся фонды, содержащие
ценную в научном отношении информацию, ограниченную рамками одного
направления деятельности или отдельной отраслью этого направления. К
описям фондов этой категории кроме историко-архивной справки, как
правило, составляется глухой указатель (предметный и его
разновидности), история фондообразователя дается кратко. Основной
способ описания при каталогизации - поединичный в сочетании с
подокументным. В путеводителе информация о фондах может быть
включена в групповую характеристику.
159. К третьей категории относятся фонды, содержащие
информацию, ограниченную рамками одного вопроса или темы. К этой
категории фондов составляется минимальный справочный аппарат. Описи
могут не содержать указателей, при каталогизации допускается
составление одной отсылочной карточки на фонд, группу фондов. В
путеводителе информация о фондах может включаться в список
неаннотируемых фондов.
При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда,
имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной
значимости их документов могут быть отнесены к разным категориям
(внутрифондовое категорирование). В ОАФ также применяется
дифференцированный подход к созданию справочного аппарата в
зависимости от уровня информативности входящих в него фондов.
160. Для определения путей совершенствования СНСА архива в
журнале или картотеке ведутся анализ и учет состояния НСА. Журнал
(карточка) включает сведения о номере каждого фонда, его названии;
номере описи; категории, объеме, крайних датах документов; составе и
состоянии НСА; использовании документов; мерах по созданию и
совершенствованию НСА (перечисляются виды работ, их объем,
фиксируются данные об их исполнении). Сведения об изменениях в НСА
фондов вносятся в журнал (картотеку) анализа и учета состояния НСА
ежегодно.
Все архивные справочники, созданные в плановом порядке,
являются собственностью государства и находятся в распоряжении
архива. На опубликованные (депонированные) архивные справочники
распространяется действие законодательства Республики Беларусь по
охране авторских прав.
161. Автоматизированный НСА (далее - АНСА) архива представляет
собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных
(далее - БД) автоматизированных средств поиска информации и
представления результатов поиска.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
|
