Стр. 8
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
указателе осуществляется путем применения общих («см.») и частных
(«см. также») ссылок (отсылок).
182. Географический указатель включает названия государств,
административно-территориальных единиц, морей, рек и других
географических объектов.
Если географический объект был переименован и в тексте указан
под старым и новым названием, за основное принимается название,
являющееся по хронологии последним. При этом старое название
указывается рядом с новым в скобках, а также вносится в указатель в
соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое
название.
Пример.
Дзержинск (Койданово).
Койданово см. Дзержинск.
Географические названия, состоящие из двух или нескольких слов
(например, Брест-Литовск, Новый Быхов), вносятся в указатель по
первому слову.
Наименования обобщающих географических или административно-
территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в
том виде, в каком они названы в тексте.
Пример.
Кавказ.
Дальний Восток.
183. В именном указателе предметными понятиями служат фамилии,
имена, клички, прозвища лиц, встречающиеся в тексте справочника.
Именной указатель может быть глухим или аннотированным.
Пример.
Карамзин Н.М.110.
Хмельницкий Б.256.
Сапега, канцлер 307.
Скарга Петр, церковный и политический деятель Речи Посполитой
196, 200.
Если одно и то же лицо упоминается под несколькими именами
(фамилия, псевдоним, прозвище), первым указывается основное, а
остальные даются за ним в скобках. В соответствующих местах
указателя делаются ссылки на основное предметное понятие.
Пример.
Колас (Мицкевич К.М.).
Мицкевич К.М. см. Колас.
Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову
(без инверсии).
Пример.
Плятер-Зиберги - включены в раздел на букву «П».
Мусин-Пушкин А.А. - включен в раздел на букву «М».
Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а
частицы фон, дер, ле, де и другие приводятся после фамилии и
инициалов:
Пример.
Ришелье А.Ж., де, герцог, кардинал.
Рейхели, фон, барон.
184. В хронологическом указателе даты событий или документов
располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется
глухим.
Пример.
1917 г. - оп. 1, дд. 2-8.
оп. 2, дд. 1-7.
1918 г. - оп. 1, дд. 1-5.
оп. 4, дд. 4-7.
185. Переработка описи представляет собой составление новой
описи взамен старой, не отвечающей необходимым требованиям в
качестве поискового и учетного документа.
Переработка описей включает в себя: изучение дел в ходе
проведения экспертизы их ценности; уточнение фондовой принадлежности
дел; составление или редактирование заголовков дел; определение или
уточнение датировки дел; систематизацию дел по вновь разработанной
схеме.
При переработке допускается объединение нескольких описей в
одну новую опись, что целесообразно при наличии ряда небольших по
объему описей за близкие хронологические периоды или для однородных
по содержанию описей, каждая из которых нуждается в переработке.
При переработке описей бывших архивов КПБ, содержащих
документы по личному составу (персональные дела, дела по приему в
члены партии, личные дела партийных, комсомольских, номенклатурных
работников), новая опись составляется на каждую разновидность дел по
личному составу в пределах каждого года по алфавиту. При этом
сохраняется особенность датировки персональных дел - на их обложках
так же, как и в описях, не указывается время заведения дел,
проставляется только год их рассмотрения в конечной инстанции.
Отметка о времени заведения каждого персонального дела делается в
графе «Примечание» вновь составленной описи.
При переработке описей составляется переводная таблица шифров
дел. Старые описи после их пересоставления сохраняются и учитываются
по новым описям на правах дел и помещаются в конце описи за
последним номером под своим заголовком с отметкой: «Опись
пересоставлена. См. оп. № ___».
186. Усовершенствование описей представляет собой комплекс
работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня.
Усовершенствование описей включает проверку правильности
фондирования, пересоставление и редактирование заголовков,
составление необходимого справочного аппарата к описи, оформление и
перепечатку описей.
Категория фонда обусловливает очередность работы с описями,
определяет степень необходимого повышения информационно-поискового
уровня описи, состав справочного аппарата к ней.
Пересоставление и редактирование заголовков проводится с
просмотром дел (полным или выборочным). Необходимость просмотра
определяется при предварительном анализе качества заголовков. При
редактировании заголовков проводится установление корреспондента,
места события, уточнение содержания дел, датировки, фондовой и
структурной принадлежности дел.
В целях повышения информативности описей проводится
составление указателей. Выбор необходимых указателей и методика их
составления те же, что и при составлении описи. Для вошедших в
научный оборот фондов, включающих материалы других
фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов
определенного фондообразователя допускается составление указателей
фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и
перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам. Соответствующие
указания делаются и в историко-архивных справках к описям фонда, в
котором находятся эти дела, и фонда, к которому они относятся.
По завершении описания неописанных документов или переработки
описей составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий
основанием для внесения необходимых изменений в учетную
документацию. Составленные в результате описания документов или
переработанные описи рассматриваются на ЭМК архива или ЭПК
вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.
ГЛАВА 36
АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ
187. Архивный каталог (далее - каталог) - межфондовый архивный
справочник, в котором информация о содержании документов архива
сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в
соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации
документной информации.
В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на
систематические, тематические и их разновидности (по истории
учреждений, по истории административно-территориального деления),
предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов
архива.
При определении системы каталогов архива учитываются профиль
архива, статус архива, структура, состав и содержание документов,
степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования
документов, наличие и качественный уровень других типов архивных
справочников, кадровые и материально-технические возможности. Основу
системы каталогов архива составляют систематический и именной
каталоги.
Каталоги могут быть внутриархивными и (или) межархивными.
Объектом описания в каталоге может выступать документ (часть
документа, группа документов), опись, фонд (группа фондов),
содержащие информацию по определенной теме (вопросу).
188. В систематическом каталоге документная информация
классифицирована по отраслям знаний и направлениям деятельности
общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются
связи между событиями и явлениями.
Систематические каталоги организуются на основании схемы
единой классификации документной информации в систематических
каталогах архивов.
К систематическому каталогу или его подразделам могут быть
составлены предметный, географический и именной указатели.
189. В тематическом каталоге документная информация по теме
группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической
последовательности.
Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том
случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку,
отсутствующему в систематическом каталоге.
В каталоге по истории учреждений (разновидность тематического)
документная информация классифицируется по отраслям, затем по
подведомственности, а далее по типам организаций в алфавитном
порядке.
В каталоге по истории административно-территориального деления
(разновидность тематического) документная информация
классифицируется по видам административно-территориальных единиц в
алфавитном порядке.
190. В предметном каталоге документная информация
классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов,
событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация
проводится в логической или хронологической последовательности.
В именном каталоге (разновидность предметного) документная
информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в
документах или являющихся их авторами.
Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов
осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому
признакам.
В географическом каталоге (разновидность предметного)
документная информация классифицируется по алфавиту географических и
топографических названий. Основой классификации может являться
административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация
осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.
191. Каталогизация архивных документов - совокупность работ по
созданию и ведению каталогов. Каталогизация может проводиться как
самостоятельный вид работы (тематическая разработка, целевая
каталогизация) и при проведении других работ, связанных с выявлением
и описанием документов (попутная каталогизация).
192. При каталогизации применяется дифференцированный подход,
заключающийся в определении очередности выбора архивных фондов, их
структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них;
применении соответствующих приемов описания документной информации
(подокументный, поединичный, групповой).
В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй
категории.
Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную
информацию по нескольким вопросам. Каждый документ или его часть
описывается на отдельной карточке.
Поединичный прием описания применяется при каталогизации дел,
сформированных по одному вопросу. Заголовок дела вносится на одну
карточку.
Групповым способом описываются однотипные дела или группа
документов одного дела по одному вопросу (предмету). На них
составляется одна карточка.
193. В каталог включаются сведения, содержащие информацию о
сущности событий и фактов, отраженных в документах, раскрывающие
закономерности их развития, показывающие характерные особенности их
проявления. Отобранные сведения описываются на каталожных карточках
(для автоматизированных каталогов - в описательных статьях) согласно
приложениям 75, 76.
194. При составлении каталожной карточки не допускается
пересказывать содержание документа. Карточка должна содержать
основные сведения, дающие представление о первичной информации.
Нецелесообразно применять сложные синтаксические конструкции,
затрудняющие понимание смысла. Текст не должен сокращать или
увеличивать объем информации, содержащейся в документе.
Для систематического и предметного каталогов основой при
описании является вопрос или тема, предмет (графа «Содержание»
каталожной карточки). В графе «Содержание» кратко излагается суть
вопроса, затем с новой строки приводятся вид документа, автор,
адресат, дата, указывается подлинность или копийность документа.
Пример.
О выступлении крестьян против реформы 1861 г.
Рапорт пружанского земского исправника от 22 марта 1861 г.
Подлинник.
В тех случаях, когда такой способ описания нельзя применить,
информация о содержании дела или документа дается по форме его
заголовка.
Если вид документа является составной частью содержания, то
описание начинается с указания этого вида.
Пример.
Положение о губернских и уездных землеустроительных комиссиях,
принятое Советом Министров Российской империи 4 марта 1906 г.
В графе «Место события» каталожной карточки дается название
местности или пункта, в которых происходили описываемые в документах
события, в соответствии с административно-территориальным делением
того времени, от мелкого к крупному.
В графе «Дата события» каталожной карточки даты приводятся
полностью в цифровом обозначении.
Пример.
10.09.1772.
17.05.1999.
Графа «Язык документа» каталожной карточки заполняется, если
документ написан на языке, не являющемся государственным.
Графа «Способ воспроизведения» каталожной карточки
заполняется, если способ воспроизведения является необычным для
документов данного периода или имеет значение для их характеристики.
Заполненные каталожные карточки систематизируются по индексам
и рубрикам и размещаются в каталоге.
Для связи с другими разделами каталога или с другими архивными
справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную
отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом), частичную
отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных
понятий. В отсылочных карточках графы «Рубрика» и «Подрубрика»
заполняются в обычном порядке, а в графе «Содержание» указывается
«см. также ___», даются индексы названий соответствующих подразделов
каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка.
195. Ведение каталога представляет собой комплекс работ,
обеспечивающий его функционирование и включающий научно-методическое
обеспечение работы, индексирование, систематизацию каталожных
карточек по индексам и рубрикам, распределение карточек в каталоге,
составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование
каталога, ведение учетных форм работ по каталогизации документов и
использованию каталогов, оформление каталога.
Научно-методическое обеспечение предполагает разработку
методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их
групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически
уточняются и дополняются.
Индексирование представляет собой процесс выбора или
составления индекса (индексов) в соответствии со схемой
классификации и отнесение его к информации каталожной карточки.
Индексирование осуществляется на основе анализа содержания
каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному
подразделению схемы классификации.
Периодически проводится усовершенствование каталога,
включающее в себя совершенствование схемы классификации, принятой
для данного каталога, проверку содержания и оформления каталога,
проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной
информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).
196. В целях учета работы по каталогизации документов в листе-
заверителе дела ставится штамп «каталог» или отмечается: «лл. ___
описаны для каталога». Отметки о завершении каталогизации документов
по отдельным описям делаются в заверительных надписях описей и в
журнале (картотеке) учета и анализа НСА.
В архиве ведется журнал учета работ по каталогизации
документов согласно приложениям 77, 78.
Завершение каталогизации документов архивного фонда
оформляется справкой, которая включается в дело фонда. В справке
указываются номер и название фонда, кто и когда проводил
каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о
включении карточек в каталог архива, проставляются дата, должность
лица, составившего справку, и его подпись.
Если проводилась каталогизация части архивного фонда, в
справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и
названия описей, по которым осуществлялась разработка. В журнале
учета работ по каталогизации документов или картотеке архива ведется
централизованный пофондовый (по каждой описи) учет дел, подвергнутых
каталогизации (с указанием номеров дел).
В предметном каталоге и его разновидностях карточки не
индексируются, а располагаются в алфавитном порядке.
Учет поступлений карточек в каталог следует вести по каждому
каталогу отдельно в специальных журналах, в которые включаются дата
поступления карточек в каталог, название и номер фонда, фамилия
составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.
В архиве ведется журнал учета использования каталога согласно
приложениям 79, 80.
ГЛАВА 37
ПУТЕВОДИТЕЛИ
197. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения
об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в
систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с
составом и содержанием фондов архива (архивов).
В зависимости от наличия информации о фондах одного или
нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные
(внутриархивные) и межархивные.
Различают следующие виды путеводителей: путеводитель по архиву
(архивам); путеводитель по фондам архива (архивов); тематический
путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по
фондам архива (архивов).
Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик
фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного
аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания.
Схема построения путеводителя определяется составом и
содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в
целом и место каждой описательной статьи в нем. В большинстве
случаев наиболее оптимальной для архивных путеводителей является
производственно-отраслевая схема, согласно которой характеристики
фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех сфер
государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с
которыми были связаны фондообразователи. Внутри разделов фонды
группируются в подразделы по отраслям или характеру деятельности
фондообразователя. В пределах подразделов характеристики
объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности
организаций. Внутри этих групп характеристики располагаются по
хронологии, значимости фондов, алфавиту наименований организаций.
198. Основной частью путеводителя являются характеристики
фондов. Характеристика фонда состоит из названия фонда, справочных
данных о нем (номер фонда, количество дел, крайние даты документов),
краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации состава
и содержания документов.
Пример.
Белорусское бюро Всесоюзного совета синдикатов.
Ф.490, 34 ед. хр., 1925-1930 гг.
Образовано в 1926 г. для объединения и руководства деятельностью
отделений Всесоюзных синдикатов и трестов, действовавших в
Белоруссии. Ликвидировано в марте 1930 г.
В путеводителе дается аннотация состава и содержания
документов. В ней приводятся обобщенное описание документов (по
видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим
направление деятельности фондообразователя). Виды документов в
аннотациях указываются в единообразной последовательности, в порядке
их значимости: постановления, решения, приказы, циркуляры,
распоряжения, положения, уставы, протоколы, планы, отчеты.
Пример.
Постановления СНК БССР и совета съезда государственной
промышленности и торговли БССР, протоколы заседаний Всесоюзного
совета синдикатов и его Белорусского бюро, положение о местных бюро
Всесоюзного совета синдикатов.
199. В конце путеводителя помещается список неаннотированных
фондов, в котором указываются: название фонда (группы фондов), номер
(номера или количество) фонда (фондов), объем и крайние даты
документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим
названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних
дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой
построения путеводителя.
200. Путеводитель по архиву предназначается для общего
ознакомления с историей архива, составом и содержанием его
документов. Объектом описания путеводителя по архиву является архив
в целом. Основная часть путеводителя состоит из характеристик
состава и содержания фондов и сведений о научно-справочном аппарате
к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в
предисловии.
Путеводитель по архивам содержит систематизированный перечень
характеристик архивов. Объектом описания в путеводителе по архивам
является архив или другое хранилище документов НАФ. Характеристика
архива в путеводителе по архивам состоит из наименования архива
(полного и сокращенного), адресных данных архива, справочных
сведений по видам документации, исторической справки и аннотации.
Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и
использования документов, библиографией.
Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит
систематизированный перечень характеристик архивных фондов,
состоящих из названия и номера фонда, объема фонда в единицах
хранения по видам документации, крайних дат документов по каждому
виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по
фонду. Перечень характеристик может быть дополнен списком
неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных
данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива
(архивов) является фонд.
Характеристика фонда может быть дополнена информацией об
объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования
документов.
201. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов)
состоит из систематизированного перечня характеристик фондов (частей
фондов), содержащих документы по определенной теме (темам).
Характеристика документов тематического путеводителя по фондам
архива (архивов) состоит из номера и названия фонда; крайних дат
документов фонда; номера описи (описей); аннотации документов фонда
(фондов) и библиографии по теме; указания на наличие внутриархивного
НСА к фонду. Характеристика может быть дополнена сведениями по
истории фондообразователя, об условиях доступа и использования
документов, наименованиями архивов для межархивного путеводителя.
202. Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит
систематизированный перечень характеристик архивных фондов,
включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В
краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах
или об определенной группе фондов.
Краткие справочники подразделяются на аннотированные и
неаннотированные.
Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по
фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми
переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой
аннотации.
Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике
состоит из названия фонда и справочных данных.
Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме
дел по личному составу, об условиях доступа и использования
документов, библиографией и наименованиями архивов для межархивного
справочника.
ГЛАВА 38
ОБЗОРЫ ДОКУМЕНТОВ
203. Обзор документов - архивный справочник, содержащий
систематизированные сведения о составе и содержании отдельных
комплексов архивных документов с элементами источниковедческого
анализа. Обзор состоит из совокупности аннотаций (характеристик)
групп дел, документов и справочного аппарата.
Видами обзора являются: обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и
содержании документов одного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о
составе и содержании документов одного или нескольких фондов по
определенной теме. Тематический обзор может быть архивным
(внутриархивным) и межархивным.
204. Обзоры строятся по следующим основным схемам:
структурной, отраслевой, тематической, хронологической. Для обзоров
фондов личного происхождения используется схема систематизации
документов фондов.
В аннотациях обзора (индивидуальных и групповых) излагается
содержание группы дел, документов с элементами источниковедческого
анализа, указываются основные разновидности документов, их авторы,
хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда
поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел; в
межархивном и архивном (внутриархивном) тематических обзорах
поисковые данные дополняются сокращенными наименованиями архивов,
номерами фондов.
В состав справочного аппарата обзора входят титульный лист,
оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. К
тематическому обзору должны быть составлены список фондов,
информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории
фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов),
структуре обзора, составу справочного аппарата. Предисловие к
тематическому обзору по документам одного архива может быть
дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других
архивах.
При составлении обзоров применяется дифференцированный подход,
заключающийся в выборе фонда и темы, принципа группировки информации
в основной части обзора, применении различной методики представления
информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации) и
описания отдельных видов документов, выявлении оптимального состава
и степени полноты справочного аппарата к обзору.
ГЛАВА 39
ПОДГОТОВКА АРХИВНЫХ СПРАВОЧНИКОВ К ИЗДАНИЮ
205. Основной задачей издания архивных справочников является
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
|
