Стр. 11
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
единых требований при выполнении работ работниками архива, имеющими
различный уровень профессиональной подготовки.
Схема классификации представляет собой методическое пособие по
классификации документов или сведений из них в виде перечня
классификационных делений, расположенных в определенной
последовательности.
Подготовка методического пособия включает следующие этапы:
разработку плана, составление проекта пособия, рецензирование и
обсуждение проекта пособия ЭМК архива, доработку и утверждение
пособия руководством архива.
Архив в соответствии с решением ЭМК может использовать в
работе методические пособия, подготовленные другими архивами.
294. Внедрение результатов научно-исследовательской и
методической работы подразделяется на экспериментальное (в рамках
разработки научной темы) и практическое.
Экспериментальное внедрение является первоначальной стадией
внедрения, обеспечивающей проверку и подтверждение основных
положений разрабатываемой темы до ее завершения. Экспериментальное
внедрение может предусматриваться в планах работ как один из этапов
разработки темы.
Практическим внедрением является полное или частичное
применение положений и выводов научных и методических разработок в
практической деятельности архива.
При необходимости для разъяснения основных положений
внедряемых документов и разработок и сферы их применения проводятся
методические совещания, занятия по повышению квалификации, семинары,
практические занятия.
ГЛАВА 52
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД АРХИВА
295. СИФ архива - совокупность опубликованных и
неопубликованных научно-методических и других документов по
проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других
смежных с ними научных дисциплин, справочно-поискового аппарата к
ним.
СИФ архива функционирует на основании утверждаемого директором
архива положения о нем в составе одного из структурных подразделений
архива.
296. Основными направлениями работы СИФ архива являются
комплектование фонда, учет, научная обработка и систематизация
материалов фонда, создание справочно-поискового аппарата,
организация использования материалов фонда, создание оптимальных
условий хранения и обеспечение сохранности материалов фонда.
СИФ архива комплектуется нормативными документами, научными и
методическими разработками архива.
Для обеспечения поиска информации по материалам СИФ
разрабатывается и ведется справочно-поисковый аппарат, включающий
картотеки, справочно-информационные издания. Основу справочно-
поискового аппарата составляет главная справочная картотека.
Основными формами использования материалов СИФ архива являются
выдача в установленном порядке материалов СИФ пользователям, подбор
материалов по тематике работ, проводимых в архиве, регулярное
информирование работников архива о новых поступлениях.
РАЗДЕЛ XІ
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ CИСТЕМА АРХИВА
ГЛАВА 53
СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ АРХИВА
297. Автоматизированная информационная система (далее - АИС)
архива представляет собой централизованную базу данных и набор
взаимосвязанных типовых и специализированных программных модулей
(структурных единиц АИС, выполняющих заданный набор
автоматизированных функций), каждый из которых автоматизирует один
или несколько процессов (технологий) в деятельности архива.
298. АИС архива создается с целью более эффективного и
качественного осуществления процессов, связанных с комплектованием,
государственным учетом, обеспечением сохранности, созданием научно-
справочного аппарата и использованием документов, а также
интегрирования документальных потоков в единое информационное
пространство. Автоматизация архивных технологий осуществляется на
основе отраслевой концепции, утверждаемой республиканским органом
государственного управления по архивам и делопроизводству.
299. Архивное учреждение, осуществляющее автоматизацию
архивных технологий и изучение возможностей применения новых
информационных технологий в архивной отрасли, определяется приказом
руководителя республиканского органа государственного управления по
архивам и делопроизводству. Указанное учреждение осуществляет
разработку и сопровождение программного обеспечения (далее - ПО),
предназначенного для автоматизации архивной отрасли, собственными
силами или с привлечением специализированных организаций.
Разработка и внедрение АИС проводится в соответствии с
действующими нормативными документами с участием специалистов
Государственной архивной службы.
300. Архив может осуществлять собственные программные
разработки с учетом принципов создания АИС архива. Указанные
разработки подлежат обязательному согласованию с республиканским
органом государственного управления по архивам и делопроизводству и
должны предусматривать:
включение в структуру информационных массивов обязательного
перечня полей БД с их спецификациями;
обязательные процедуры обработки данных и представления
результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям
деятельности архива в традиционной или электронной форме.
Собственная программная разработка архива должна состоять из
собственно ПО; исходного комментированного текста программы;
комплекта документации, в который входят инструкция по инсталляции,
руководство пользователя, инструкция по вводу данных. Архив хранит
постоянно копии дистрибутивов используемого ПО и сопутствующую
документацию.
Сопровождение ПО, созданного архивом, включает в себя:
усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными
обстоятельствами, возникшими в ходе эксплуатации;
адаптацию (приспособление) ПО к изменяющимся условиям работы,
установление связей с другими программами;
коррекцию (исправление) ошибок в программах, выявленных на
стадии эксплуатации.
ГЛАВА 54
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
301. Архив при выполнении своих задач и функций использует
АИС, организация применения которой включает в себя:
планирование применения АИС, а также других информационных
технологий (в том числе представление сведений об архиве и его
документах в сети Интернет) в деятельности архива;
организацию получения (приобретения, создания) ПО и
компьютерной техники;
сопровождение ПО;
организацию санкционированного доступа работников и
пользователей к централизованной БД;
обеспечение безопасности баз данных и ПО;
организацию обучения и повышения квалификации работников в
области применения информационных технологий в архивном деле.
302. Использование АИС в архиве организует директор или его
заместитель. В работе по применению модулей АИС участвуют работники
основных структурных подразделений архива.
303. Структурное подразделение (работник) архива,
ответственное за решение вопросов, связанных с организацией работы
по использованию информационных технологий в работе архива,
определяется приказом директора архива.
304. В архиве разрабатывается инструкция по работе с
компьютерной техникой и ПО, которая утверждается приказом директора
архива. Инструкция должна содержать основные требования к режиму
работы работников (в том числе санитарному), комплекс мер по
поддержанию работоспособности компьютерной техники и ПО и
обеспечению информационной безопасности архива.
305. Для эффективного использования АИС в архиве создается
локальная компьютерная сеть.
В архиве организуется работа по своевременному
профилактическому и ремонтному обслуживанию компьютерного парка,
учету компьютерной техники.
306. Доступ работников архива к централизованной БД АИС
обеспечивается в соответствии с их функциональными обязанностями и
полномочиями с помощью специальных программных средств разграничения
доступа. Доступ пользователей к централизованной БД АИС
осуществляется в установленном порядке.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11
|
