Стр. 5
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например:
"Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных
корреспондентов могут быть названы обобщенно, например: "Переписка с
предприятиями о поставке оборудования".
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре
дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются
заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов,
затем располагаются группы организационных документов (уставы,
положения); распорядительные документы Минсельхозпрода, планы,
отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп
документов заголовки дел также располагаются по степени их важности.
Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем
квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет,
квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале
располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними
организациями.
Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных
подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной
структурой Минсельхозпрода. После основных структурных подразделений
в порядке значимости следуют общественные организации и временно
действующие органы.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в
конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно
действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков
хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отражаемых в перечнях,
определяются экспертной комиссией Минсельхозпрода.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о
переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую
организацию для продолжения и др. Названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, указываются в
конце номенклатуры дел.
6.5. По окончании календарного года архивом Минсельхозпрода в
конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и
количестве заведенных дел (приложение 11).
7. Формирование дел
7.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица,
ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в Минсельхозпроде
осуществляется архивом Минсельхозпрода.
7.2. Группировка документов в дела производится согласно
отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело № ..." и в
строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется
правильность оформления документов: наличие подписей, даты, отметок
об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются
в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы
и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты,
приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют
различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с
различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По
окончании делопроизводственного года такие документы следует
расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их
хранения.
Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату,
черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные
копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются
в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к
которым они относятся.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года,
за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщины). При большем объеме документов дело делят на
самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением
следующего.
7.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки
документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип,
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный
документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая
систематизация совпадает, как правило, с хронологическим
расположением документов (по датам их поступления, исполнения,
подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы
формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из
их содержания по алфавиту фамилий, названию корреспондентов,
административно-территориальных единиц, объектов и др.
Распорядительные документы (приказы, указания, решения)
группируются в дела по видам к хронологии вместе с относящимися к
ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа,
то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу
группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному
составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении;
приказы о предоставлении отпусков, премировании, назначении
дежурных, взысканиях.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на
основании которых протокол готовится (повестка дня, доклады, проекты
решений и др.). При значительном объеме таких документов их
формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в
последовательности решения вопросов).
Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются
отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.
Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они
относятся по своему содержанию, независимо от времени их
составления. Например, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году,
или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены
к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к
начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов
относятся к последнему году действия плана.
Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета,
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие
документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о
местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других
документов второстепенного значения, которые группируются отдельно
от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении
взысканий, поощрениях, изменениях фамилий в личное дело не
подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному
листку по учету кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные
дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри
структурных подразделений).
Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно:
предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного
срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5
лет).
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению
составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления
повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов.
Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в
порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
8. Экспертиза ценности документов
8.1. Экспертиза ценности документов - это определение
народнохозяйственного, социально-культурного, исторического и иного
значения документов в целях их отбора на государственное хранение и
установления сроков хранения.
8.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующей экспертной комиссией (ЭК). В Минсельхозпроде создается
постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЦЭК назначается приказом Министра в составе не менее 3-5
человек под председательством одного из руководящих работников. ЦЭК
работает на основе положения, которое согласовывается с
Национальным архивом и утверждается руководством Минсельхозпрода.
ЦЭК Минсельхозпрода осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел Министерства и его
структурных подразделений;
проводит ежегодным отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному
составу и выносит решение о представлении их на утверждение
экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Национального архива;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих дальнейшему хранению, и представляет их одновременно с
описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК Национального
архива;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на
рассмотрение ЭПК Национального архива;
участвует в подготовке методических пособий по
делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных
номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за
деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете
архивных учреждений.
ЦЭК является совещательным органом. Ее решения утверждаются
руководством Минсельхозпрода. Заседания комиссии проводятся не реже
двух раз в год и оформляются протоколами.
8.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и
временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению
производится сотрудниками структурных подразделений Минсельхозпрода.
Методическую помощь и контроль осуществляет архив общего отдела.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур
дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием
сроков хранения, путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
9. Оформление дел
9.1. Дела Минсельхозпрода подлежат оформлению при их заведении
и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по
технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
ведомственного архива.
9.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых
случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых
уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования
организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в
деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором;
каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на
отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 12), в
которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных
листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются
особенности физического состояния документов и проставляется подпись
лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а
также дата.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет
которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные
дела, дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание документов и т.д.)
составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле
(приложение 13). Внутренняя опись помещается в начале дела и
подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются
отдельно от листов документов, их количество указывается в
заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком
плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... + 20 листов внутренней
описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
9.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляются по установленной форме (приложение 14).
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование
организации и структурного подразделения, индекс дела по
номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата
(год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных
категорий документов (постановлений коллегии, приказов, протоколов,
переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи и дела по
описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с
номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название Минсельхозпрода или
структурного подразделения изменилось, на обложке указывается его
последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами
вносятся их номера, а также указывается их подлинность или
копийность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты
документов;
если в деле имеются документы-приложения за более ранний
период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается
пометка: "Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество
листов в деле;
при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер
фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
10. Составление описей дел
10.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является
учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к
документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
10.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
ежегодно составляются описи (приложения 15, 16, 17). На дела
временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на
дела по личному составу: личные дела, дела временного (свыше 10 лет)
хранения, дела со специальной документацией (научные отчеты по
темам, рационализаторские предложения и т.п.).
10.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 18)
составляются ежегодно под непосредственным руководством архива
Минсельхозпрода. По этим описям дела сдаются в архив
Минсельхозпрода.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух
экземплярах. При передаче дел в архив Минсельхозпрода на обоих
экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел.
Описи подписываются заведующим архива Минсельхозпрода и сотрудником
структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи
возвращается в структурное подразделение, второй остается в архиве.
10.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве
составляются годовые разделы сводных описей Минсельхозпрода
(приложение 15).
Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырех
экземплярах, согласовывается экспертной комиссией Минсельхозпрода и
утверждается экспертно-проверочной комиссией Национальною архива.
После этого сводная опись дел постоянного хранения передается на
утверждение руководству Минсельхозпрода. Законченная опись дел
постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 19),
оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной
комиссией Минсельхозпрода и утверждается руководством.
Сводная опись дел по личному составу Минсельхозпрода
составляется в трех экземплярах, согласовывается экспертной
комиссией министерства и экспертно-проверочной комиссией
Национального архива и утверждается заместителем Министра,
курирующим Управление делами.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из
нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в
опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи -
валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям
структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом
Минсельхозпрода; графы заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись
подряд дел с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела,
а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при
этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом
новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел,
содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого
следующего года, за который имеются документы в данном деле,
делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за каждый год
(после интервала за последней описательной статьей каждого
последующего года); графа описи "Примечания" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11. Оперативное хранение документов
11.1. С момента заведения и до передачи в архив Минсельхозпрода
документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов
и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности
поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой
дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней
стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, присланные из вычислительного центра в
структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих
основаниях.
Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегии хранятся у
ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате
заседания и времени записи. Секретарь коллегии несет ответственность
за их сохранность.
11.2. Выдача документов и дел другим структурным подразделениям
или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На
место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель
(приложение 20), по которому контролируется возврат документа. На
выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 21).
Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения
допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего
руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии
изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12. Передача дел в архив Минсельхозпрода и на государственное
хранение
12.1. Документы Минсельхозпрода до передачи на государственное
хранение находятся на хранении и архиве Минсельхозпрода для
использования в служебных, научных и других целях, а также
обеспечения прав и законных интересов граждан.
12.2. В своей практической деятельности архив Минсельхозпрода
руководствуется законодательством Республики Беларусь,
распорядительными актами министерства, нормативно-методическими
документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь, положением об архиве Минсельхозпрода.
12.3. В архив Минсельхозпрода передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача
производится только по описям. Описи дел составляются лицами,
ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при
методической помощи сотрудника архива Минсельхозпрода.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях
для справочной работы, а затем передаются в архив Минсельхозпрода.
12.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив
Минсельхозпрода, как правило, не подлежат. Они хранятся в
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив
Минсельхозпрода только в исключительных случаях по решению
руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению архива,
по описи или номенклатуре дел.
Отбор дел к уничтожению и составлении на них акта (приложение
22) производится после подготовки дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных
подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.
Проверку правильности производственного отбора осуществляет
экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения
документов несет заведующая архивом Минсельхозпрода.
Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности
документов, и рассматривается на заседании ЦЭК Минсельхозпрода
одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК Минсельхозпрода
акт представляется на рассмотрение ЭПК Национального архива и
утверждается руководством министерства только после утверждения ЭПК
Национального архива описи дел постоянного хранения. После этого
Минсельхозпрод имеет право уничтожать дела, включенные в данный
акт.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются
на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной
накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению
документов.
12.5. Передача дел в архив Минсельхозпрода осуществляется по
графику, составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному Управляющим делами.
Вместе с делами в архив Минсельхозпрода передаются
регистрационные карточки на документы.
12.6. При передаче документов на государственное хранение
передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра,
передаваемого в государственный архив после утверждения описи
экспертно-проверочной комиссией.
Прием документов на государственное хранение оформляется актом
приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные
дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех
экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в
государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с
экземпляром акта приема-передачи остается в Минсельхозпроде.
При передаче документов на государственное хранение
Минсельхозпрод обеспечивает картонирование дел и доставку их на
собственном транспорте.
12.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел
постоянного хранения к ней прилагается историческая справка о
Минсельхозпроде, в которой излагается история
организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая
часть).
При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией
архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется
дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в
названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе
переданных на госхранение документов.
13. Учет, хранение печатей, штампов и удостоверений
Минсельхозпрода
13.1. Учет имеющихся, заказ и изготовление новых печатей и
штампов производится общим отделом Управления делами. Выдача их
лицам, ответственным за хранение и использование, производится под
расписку в журнале.
Печати, штампы должны храниться в сейфах или закрывающихся
металлических шкафах.
При утрате печатей, штампов ответственный за их хранение обязан
немедленно сообщить об этом руководству структурного подразделения и
в Управление делами.
13.2. Удостоверения личности выдаются Управлением кадров под
расписку в регистрационном журнале.
13.3. Командировочные удостоверения учитываются в общем отделе
в регистрационных журналах.
Управляющий делами В.С.Синкевич
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
Национального архива
Республики Беларусь
29.05.1996 № 5
Председатель ЭМК
Л.И.Мурмыло
Приложение 1
к п.1.1.
ПЕРЕЧЕНЬ
основных нормативных документов, государственных стандартов,
которые необходимо использовать при ведении делопроизводства
1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Утверждена
приказом Комитета по архивам и делопроизводству от 23 мая 1995 г. №
13.
2. Государственная система документационного обеспечения
управления. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения управления. М.1991.
3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
4. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации.
5. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
|
