Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
31 мая 1996 г. № 142
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНСЕЛЬХОЗПРОДА
В целях установления единых требований к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
центральном аппарате Минсельхозпрода приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в центральном
аппарате Минсельхозпрода.
2. Руководителям структурных подразделений центрального
аппарата Минсельхозпрода организовать изучение сотрудниками
указанной Инструкции и обеспечить ее выполнение.
3. Считать утратившим силу приказ Госагропрома БССР от 21
октября 1986 г. № 494 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Госагропроме БССР".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
Управление делами Минсельхозпрода.
Министр В.С.ЛЕОНОВ
Приложение
к приказу Минсельхозпрода
31.05.1996 № 142
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в центральном аппарате Минсельхозпрода
Республики Беларусь
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.2. Бланки документов
2.3. Оформление реквизитов документов
2.3.2. Изображение государственного герба
2.3.3. Наименование организации-автора документа
2.3.4. Название документа
2.3.5. Дата документа
2.3.6. Заголовок к тексту документа
2.3.7. Место составления документа
2.3.8. Текст документа
2.3.9. Приложения к документу
2.3.10. Отметка о составителе документа
2.3.11. Подпись документа
2.3.12. Согласование документа
2.3.13. Утверждение документа
2.3.14. Печать на документе
2.3.15. Адресование документа
2.3.16. Регистрационный индекс документа
2.3.17. Оформление копий документа
2.3.18. Регистрационный штамп документа
2.3.19. Резолюция
2.3.20. Отметка о контроле
2.3.21. Отметка об исполнении документа
2.3.22. Отметка о переносе данных на машинный носитель
2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов
2.4.1. Приказ, указание, постановление
2.4.2. Протокол
2.4.3. Акт
2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы
2.4.5. Докладные записки, справки, сводки
2.5. Порядок внесения вопросов на рассмотрение коллегии
2.6. Подготовка и оформление документов Верховного Совета,
Кабинета Министров
2.7. Правила оформления машиночитаемых документов и
машинограмм
2.8. Требования к рукописному и машинописному оформлению
документов
2.9. Выполнение копировально-множительных работ
3. Организация работы с документами
3.1. Организация документооборота
3.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов
3.3. Регистрация и отправка исходящих документов
3.4. Учет объема документооборота
4. Порядок работы исполнителя с документами
5. Контроль за исполнением документов
6. Составление номенклатуры дел
7. Формирование дел
8. Экспертиза ценности документов
9. Оформление дел
10. Составление описей дел
11. Оперативное хранение документов
12. Передача дел в архив и на государственное хранение
13. Учет, хранение печатей, штампов и удостоверений
14. Приложения
1. Перечень основных нормативных документов, государственных
стандартов, которые необходимо использовать при ведении
делопроизводства
2. Бланк приказа
3. Бланк письма
4. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
5. Индексы структурных подразделении Минсельхозпрода
6. Перечень типовых сроков исполнения документов
7. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
8. Форма регистрационно-контрольной карточки предложений,
заявлений и жалоб граждан
9. Примерная форма сводки об исполнении документов и
поручений
10. Форма номенклатуры дел
11. Форма итоговой записи к номенклатуре дел
12. Форма листа-заверителя дела
13. Форма внутренней описи документов дела
14. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения
15. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного
хранения
16. Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
17. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
18. Форма описи дел структурного подразделения
19. Форма титульного листа законченной описи дел постоянного
хранения
20. Форма листка-заместителя документа
21. Форма карты-заместителя дела
22. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к
документированию управленческой деятельности и организации работы с
документами в центральном аппарате Минсельхозпрода, соответствующие
основным положениям Примерной инструкции по делопроизводству в
министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления,
учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь,
ГОСТам и другим действующим нормативным документам (приложение 1).
1.2. Основные положения Инструкции распространяются на
организационно-распорядительную документацию.
На организационно-распорядительные документы с грифами "Особой
важности", "Совершенно секретно", "Секретно", письма, заявления и
жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе
организационно-распорядительной документации (плановая,
отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др. системы
документации), действие Инструкции распространяется в части,
касающейся общего порядка работы с документам и подготовки их к
сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных
документов регламентируются специальными инструкциями.
1.3. Соблюдение требований Инструкции обязательно для каждого
работника Минсельхозпрода.
1.4. Ответственность за соблюдение порядка работы с документами
в структурных подразделениях аппарата Минсельхозпрода,
установленного настоящей Инструкцией, несут их руководители.
1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных
ответственными за эту работу, в соответствии с их должностными
инструкциями.
1.6. Контроль за соблюдением требований Инструкции и
методическое руководство по вопросам документирования управленческой
деятельности в аппарате Минсельхозпрода осуществляет общий отдел
Управления делами.
Контроль за соблюдением основных положений Примерной инструкции
по делопроизводству подведомственными организациями и предприятиями,
методическое руководство по вопросам документационного обеспечения
управления осуществляет общий отдел Управления делами
Минсельхозпрода, не ограничивая их прав, предоставленных действующим
законодательством.
1.7. Работники центрального аппарата Минсельхозпрода должны
быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами и
Инструкцией по делопроизводству.
Работники структурных подразделений Минсельхозпрода несут
персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по
делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных
документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю
структурного подразделения и сообщается в общий отдел.
Передача документов и их копий работникам сторонних организаций
допускается с разрешения руководителей структурных подразделений.
При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него
документы по указанию руководителя структурного подразделения
передаются другому работнику по акту передачи.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
Использование их в печати, докладах и выступлениях допускается
только с разрешения руководства Минсельхозпрода.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Документирование управленческой деятельности.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией
Минсельхозпрод издает следующие распорядительные документы:
постановления коллегии, приказы, указания, инструкции.
Решения коллегии Минсельхозпрода вводятся в действие
постановлениями коллегии, приказами и другими распорядительными
документами.
Подготовка документа включает составление и оформление проекта
документа, его подписание, при необходимости - согласование
(визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).
Составитель документа отвечает за правильность его содержания,
оформление, своевременность подготовки.
На общий отдел возлагается проверка правильности оформления
документов.
Проверка соответствия документов действующему законодательству
возлагается на Юридическое управление.
2.2. Бланки документов.
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный
комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их
расположения, установленный ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках
(например, внутренние документы структурных подразделений), но с
обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной
продукции.
В Минсельхозпроде применяются следующие бланки:
бланк приказа (приложение 2);
бланк письма (приложение 3).
Рукописное оформление документов должно соответствовать его
машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов,
нумерация страниц.
Документы, создаваемые Минсельхозпродом совместно с другими
министерствами, ведомствами, оформляются на чистых листах формата
А4 - (210х297) и издаются в соответствующей форме (постановление
коллегии, приказ и др.). В заглавной части этих документов
указывается полное наименование всех организаций, участвующих в
составлении документа, например:
Министерство сельского Министерство финансов
хозяйства и продовольствия Республики Беларусь
Республики Беларусь
ПРИКАЗ
20.03.96 78/36
Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В
наименование должностей лиц, подписавших документ, включается
наименование организаций, участвующих в составлении документа,
например:
Министр сельского Министр финансов
хозяйства и продовольствия Республики Беларусь
Республики Беларусь
(личная подпись) (личная подпись)
В.С.Леонов П.В.Дик
2.3. Оформление реквизитов документов.
2.3.1. Обязательными реквизитами документов являются:
наименование организации - автора документа, код организации,
название вида документа или унифицированной формы документа,
заголовок к тексту, код формы документа, дата документа, индекс,
текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении
его в дело.
2.3.2. Изображение государственного герба помещается на верхнем
поле распорядительных документов и письма.
2.3.3. Наименование министерства и его код указываются в
соответствии с Положением о Минсельхозпроде и Общегосударственным
классификатором предприятий и организаций Республики Беларусь
(ОКПО).
2.3.4. Название документа должно соответствовать содержанию
документируемого управленческого действия. На письмах название
документа не указывается.
Код унифицированной формы документа должен быть, как правило,
напечатан на бланке при его изготовлении и соответствовать коду
Общегосударственного классификатора Республики Беларусь
"Унифицированные документы" (ОКУД).
Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до
подведомственных организаций, структурных подразделений в форме,
установленной автором документа; если эта форма не указана, то
исполнитель решает этот вопрос самостоятельно.
Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегии, советах, на
собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах.
Минсельхозпрод в целях выполнения поставленных перед ним задач
ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними
организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи
информации (по почте, телеграфу, телефону, телефаксу) различают
служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпрограммы,
факсограммы.
Переписка между структурными подразделениями Минсельхозпрода
запрещается.
2.3.5. Датой документа является дата его подписания: для
документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия;
для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также
дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год. Например, дату 29 января 1996
г. следует оформлять 29.01.96.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления
дат: 29 января 1996 г.
2.3.6. Место составления или издания документа указывается на
общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит
отсутствует.
2.3.7. Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту.
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата
А5.
Заголовок документа должен формулироваться исполнителем.
Текст заголовка должен быть максимально кратким и точно
отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически
согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О
создании предприятия", протокол (чего?) "Заседания секции
научно-технического совета"
В конце заголовка точка не ставится.
2.3.8. Текст документа должен быть кратким, не допускающим
различных толкований. Содержание документа, как правило, должно
касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к
тексту.
Текст принято начинать с указания причины (основания) для
составления документа (вводная часть), затем излагается просьба,
предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть
может отсутствовать.
Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы,
протоколы к др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Например, в инструкции
номер подраздела будет включать номера раздела и подраздела,
разделенные точкой (1.1, 1.2, 2.1, 2.2), номер пункта - номера
раздела, подраздела и пункта (1.1.1, 1.1.2, 2.1.1, 2.1.2).
2.3.9. Приложения к документу.
При наличии приложений к документу после текста (отдельным
реквизитом) помещается отметка о приложении.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте
документа, отметка о приложении оформляется по следующей форме:
Приложение на 3 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложение: 1. Справка о подготовке животноводческих помещений
Витебской области к зимовке скота на 10 л. в
1 экз.
2. Список проверенных хозяйств Витебской области
на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложения,
отметка о приложении оформляется по следующей форме:
Приложение. Протокол согласования от 05.03.96 г. № 75/115 и
приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях)
выделение отметки о приложении после текста не допускается; указание
о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно
приложению", "приложение", "приложение 1", "... представить перечень
документов по прилагаемой форме" и др.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного
документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они
нумеруются арабскими цифрами, например:
Приложение 1
к приказу Минсельхозпрода
07.03.96 № 70
На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о
приложении не ставится; в правом верхнем углу первой страницы
утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых
реквизитов документа (наименования вида документа, заголовка к
тексту, подписи и др.).
2.3.10. Отметка об исполнителе (составителе) документа.
Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа
содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя
(составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату)
выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если
решение вопроса не требует документального закрепления.
Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать
индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее
имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату
печатания, например:
Сивенкова 27 56 33
СИ 7 20.03.96
Примечание: номера телефонов указываются без черточек.
Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа, от границы левого ноля.
2.3.11. Подпись документа.
Проект документа представляется на подпись соответствующему
должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным,
проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями
и материалами, на основании которых он составлен.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы
и фамилия, например:
Заместитель министра Личная подпись Ф.Ф.Минько
При оформлении документа не на бланке в наименование должности
включается наименование организации, например:
Начальник Главного управления
экономики Минсельхозпрода Личная подпись Т.В.Дегтярева
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе
комиссии:
Председатель комиссии Личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Личные подписи И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Управляющий делами Личная подпись В.С.Синкевич
Главный бухгалтер Личная подпись В.К.Косова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Заместитель Министра Заместитель Министра
Личная подпись Ф.Ф.Минько Личная подпись И.П.Шаколо
При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи
с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись
оформляется по образцу:
"И.о." или "Зам." начальника
Главного управления Личная подпись И.О.Фамилия
Замена аббревиатуры "И.о.", "Зам." знаком "/" или предлогом
"за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать
фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической
должности.
2.3.12. Согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Минсельхозпрода
(структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне его
(с подчиненными и неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза документа включает в себя указание
должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату
визирования.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо
исправления в документе, не допускается. Замечания и дополнения к
проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при
визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:
Нач.управления финансов
личная подпись А.П.Бут
06.03.96 Замечания прилагаются
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
министерстве, ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа
документа. Проекты приказов, указаний, постановлений коллегии
визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего
листа документа и при размножении документа на копиях не
воспроизводятся. Письма и другие исходящие документы визируются на
копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз и отсутствии на
документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный
лист согласования.
Перечень согласующих инстанций определяет составитель
документа, исходя из его содержания.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию
документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для
каждой согласующей инстанции); остальные документы следует
рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения
процесса согласования документ может быть размножен и разослан в
копиях.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф
согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа
и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица,
с которым согласовывается документ (включая наименование
организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату
согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра сельского
хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
Личная подпись И.П.Шаколо
05.03.96
Если согласование производится с общественной организацией или
посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Письмо Главка кадров и
профсоюзною комитета аграрного образования
20.03.96 № 5 15.03.96 № 05-1/139
При оформлении согласования документа на титульном листе гриф
согласования располагается на его лицевой стороне ниже реквизита
"заголовок к тексту документа".
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласований", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
|
