Стр. 4
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
3.2.1. Поступающая в Минсельхозпрод корреспонденция принимается
и обрабатывается централизованно общим отделом Управления делами.
3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как
правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежит
обработке в первую очередь.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность
ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению,
при невозможности установления адресата возвращается отправителю с
пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения
корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт,
один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется
отправителю, второй остается в общем отделе.
Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в
адрес общественных организаций и с пометкой "лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "дата документа";
если дата документа существенно отличается от даты его
получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В
указанных случаях конверт присоединяется к документу и после
использования документа подшивается вместе с ним в дело.
Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов,
присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в
бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др.
отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на
документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты
запроса.
3.2.3. На всех без исключения документах ставится
регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу
первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп
следует ставить на конвертах (пакетах).
На стадии первоначальной обработки входящих документов
необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно
перечню нерегистрируемых документов (приложение 7).
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в
структурные подразделения, предварительно на них проставляется
регистрационный штамп с отметкой даты поступления.
3.2.4. Регистрация производится на регистрационно-контрольных
карточках, пригодных для обработки средствами ВТ. Карточка
используется для учета, контроля исполнения и поиска документов.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на
регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой
корреспонденции (приложение 8).
3.2.5. Из регистрационно-контрольных карточек формируются
справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется
справочная работа по документам и контроль за сроками исполнения.
Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ,
определяется числом справочных и контрольных картотек.
3.2.6. После регистрации документы из общего отдела должны
передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным
исполнителям в день поступления с двумя экземплярами
регистрационно-контрольной карточки. Руководитель рассматривает
документы, как правило, в день их поступления.
Телеграммы и другие срочные документы следует передавать по
назначению по мере их поступления.
После рассмотрения руководством документы возвращаются в общий
отдел для переноса резолюции в регистрационно-контрольную карточку.
Документ с одним экземпляром карточки направляется исполнителю,
при наличии нескольких исполнителей - общий отдел размножает
документ по числу исполнителей и подлинник передается ответственному
исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр карточки
остается в общем отделе. Если документ согласно резолюции требует
контроля исполнения, один экземпляр карточки передается в
контрольную службу.
Если размножение документа не разрешается особыми правилами,
его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе
его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в
справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки общего
отдела.
Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются
и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство,
назначаемым руководителем подразделения.
Документы, зарегистрированные в общем отделе (поступившие с
регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в
подразделениях не подлежат.
3.2.7. Документы передаются на рассмотрение руководителю
структурного подразделения или его заместителю согласно
установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие
решения руководства, передаются непосредственно исполнителям
согласно их компетенции.
От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения
документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не
помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об
исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса.
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об
исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка
помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.
Документы, подлежащие хранению в общем отделе, направляются по
назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Подлежит
возврату в общий отдел".
3.3. Регистрация и отправка исходящих документов.
3.3.1. Все исходящие документы регистрируются в общем отделе на
регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их
подписания Министром, его заместителями или руководителями
структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
3.3.2. Исходящему документу присваивается регистрационный
индекс.
Индекс исходящего документа содержит индекс дела, где будет
храниться копия отправляемого документа (проставляется в
подразделении, составившем документ) (приложение 5), и через дробь -
порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года
(проставляется в момент регистрации документа), например,
13-1-2/1220. На исходящем документе-ответе делается ссылка на
исходящий номер документа-запроса.
3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и
отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов;
исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую
очередь.
Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью
средств ВТ, осуществляется общим отделом в соответствии с
действующими Почтовыми правилами Министерства связи и информатики
Республики Беларусь.
Отправляемые документы передаются в общий отдел в
незаконвертированном виде полностью оформленные, с отметкой
составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль) - при
необходимости.
В общем отделе проверяется правильность оформления документов:
наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты
отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителям.
3.3.4. Документы, отправляемые разными подразделениями, но в
один адрес, могут быть вложены в один конверт.
3.3.5. На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие
дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов)
либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более
дней к отправке не принимаются.
3.3.6. Доставка корреспонденции внутри аппарата Минсельхозпрода
осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в
структурных подразделениях в течение дня.
3.3.7. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки,
в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки.
Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело общего отдела.
Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно
номенклатуре дел.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке,
соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и
записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается
в дело на общих основаниях.
3.4. Учет объема документооборота.
Под объемом документооборота понимается количество документов,
полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих)
Минсельхозпродом за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Результаты учета документов обобщаются общим отделом и
представляются руководству Минсельхозпрода для выработки мер по
совершенствованию работы с документами.
4. Порядок работы исполнителя с документами
Исполнитель получает документы в день регистрации (или на
следующий день) в соответствии с указанием руководителя
структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей,
квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Не
рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома
руководителя структурного подразделения.
В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения
исполнителя неисполненный документ по указанию руководителя
структурного подразделения передается другому исполнителю с
обязательным указанием его фамилии в регистрационно-контрольной
карточке.
Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для
документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев)
исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля
(если они не являются типовыми) и сообщает их службе контроля.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично на
исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке
исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении,
например:
Вопрос решен по телефону 29-03-94 с нач.отдела № 4 Васильевым
Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов
Н.П. (Дата. Личная подпись исполнителя).
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект
документа. При подготовке проекта документа исполнитель должен
учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и
действующих нормативных актов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с
действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает
с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и
организациями.
После согласования проект документа передается на подписание
(утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на
регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет
номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет
отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащего
отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ
- запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель
готовит список на рассылку, определяет тираж документа и после
регистрации передает документ на размножение.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам,
ответственный исполнитель, указанный первым в пункте
распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва
остальных исполнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное
и качественное исполнение документа и представление ответственному
исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов
(проектов документов, справок, сведений).
Если исполняемый документ не может быть одновременно
предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются
экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для
предварительного извещения о задании или поручении.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать
изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия
выполнения задания, делать пометки на документе о времени его
поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения
(телефонных и письменных запросах), о дате и результате
окончательного исполнения.
Исполнитель заводит для документов папки с надписями "срочно",
"на исполнение", "на доклад" (подпись), "на отправку" с указанием
своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в
папке "на исполнение" делают прокладки с обозначением сроков
исполнения и наименований групп документов.
Документы, адресованные в Администрацию Президента Республики
Беларусь, Кабинет Министров Республики Беларусь, Президиум
Верховного Совета Республики Беларусь, подписывает Министр, а в его
отсутствие - первый заместитель Министра.
В министерства, ведомства и другие организации документы
подписывают заместители Министра, начальники главных управлений и
управлений в пределах своей компетенции.
5. Контроль за исполнением документов
5.1. Объектами контроля являются качество и сроки исполнения
документов.
Начальники главных управлений, других самостоятельных
структурных подразделений Минсельхозпрода несут личную
ответственность за организацию систематического и действенного
контроля за исполнением постановлений Верховного Совета Республики
Беларусь, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь,
решений Кабинета Министров Республики Беларусь, постановлений
коллегии, приказов и поручений руководства, указаний
Минсельхозпрода, касающихся деятельности их подразделений.
Непосредственный контроль в центральном аппарате
Минсельхозпрода осуществляют:
заместитель начальника общего отдела, лица, ответственные за
делопроизводство в главных управлениях и самостоятельных структурных
подразделениях;
Управление делами, помощники Министра и его первого заместителя
- за своевременным и качественным исполнением структурными
подразделениями Минсельхозпрода постановлений Верховного Совета
Республики Беларусь, указов и распоряжений Президента Республики
Беларусь, решений Кабинета Министров Республики Беларусь,
постановлений коллегии, приказов и указаний Минсельхозпрода,
поручений Министра и его заместителей;
заместители Министра - за постановлениями коллегии, приказами и
указаниями Минсельхозпрода, содержащими им поручение и документами,
поступающими в их адрес;
руководители структурных подразделений - за поручения,
адресованные им в постановлениях коллегии, приказах и указаниях
Минсельхозпрода, а также за документами, поступающими
непосредственно в структурное подразделение.
5.2. Срок исполнения документа исчисляется с момента его
получения Минсельхозпродом.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными
(приложение 6).
Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных
категорий и видов документов: переписка с вышестоящими органами
государственной власти, хозяйственными, плановыми, финансовыми и
административными органами; переписка с подведомственными
учреждениями, организациями, обращения граждан; телеграммы,
телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны, как правило,
превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений
и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм - от
двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.
Если индивидуальный срок отличается от типового данной
категории документов, то временем исполнения считается
индивидуальный срок. Индивидуальный срок исполнения определяется в
самом документе или резолюции руководства.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки
исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за
контроль, устанавливаются в резолюции руководства или в тексте
документа.
Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть
исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения,
согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального
срока. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут
быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.
Для документов, требующих более длительного исполнения, срок
может быть увеличен, но не более чем в два раза первоначально
установленного срока. Продлевает этот срок лицо, которое его
установило. Срок может быть продлен сразу, по получении документа
исполнителем, или за два-три дня до истечения срока исполнения.
Иначе документ считается неисполненным в срок.
5.3. Исполнение документа (поручения) может быть поручено
нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является
ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и
качественное исполнение задания и целом. Ответственному исполнителю
предоставляется право координировать и контролировать действия
исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы,
давать поручения и др.
Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное
доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с
контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся
на базе регистрационных данных: регистрационных карточек и
автоматизированном банке регистрационных данных.
Контрольная (сроковая) картотека формируется из дополнительных
экземпляров регистрационных карточек. Карточки в контрольных
картотеках, как правило, располагаются по срокам исполнения. Такая
картотека имеет разделы: дни текущего месяца, месяца текущего года,
для карточек на просроченные документы.
Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах
исполнения осуществляется общим отделом.
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько
контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий
или различными сроками исполнения.
При нескольких исполнителях, один из которых назначается
ответственным, карточка заполняется только на ответственного
исполнителя.
Устное поручение руководства, поставленное на контроль, также
фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в
необходимом количестве экземпляров контрольной службой
Минсельхозпрода.
Первый экземпляр контрольной карточки остается в контрольной
службе, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением)
передается исполнителю вместе с документом.
При контроле исполнения приказов, указаний Министра на каждый
пункт приказа заводится отдельная карточка и помещается в
контрольную картотеку в разделы по дням, соответствующим их
исполнению.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна
стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле
первого листа документа параллельно заголовку документа).
5.4. Контрольная служба может признать исполненными и снять с
контроля только те документы, которые имеют типовые сроки. Документы
с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по
указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Карточки
на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку
исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по
вопросам. Это позволит проследить фактический ход исполнения
документа, обнаружить повторяющиеся трудности, носящие
организационный характер, определить загрузку и исполнительность
отдельных сотрудников, установить средние сроки исполнения
однотипных документов.
Направление писем-запросов в другие организации для выяснения
каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных, необходимых
для исполнения, не является основанием для снятия документа с
контроля.
Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении
(истечении) сроков исполнения информировать исполнителей
(руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как
правило, за 2-3 дня до истечения установленных сроков. При
автоматизированном контроле исполнителям направляются
машинограммы-предупреждения.
Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с
заинтересованными должностными лицами и передает на подпись
Министру, его заместителям или руководителю структурного
подразделения. Дата подписи ответного документа является датой
исполнения входящего документа. На лицевой стороне первого листа
документа исполнитель делает пометки, указывающие, когда и каким
образом исполнен документ, и заверяет их своей подписью. Если
ответный документ не составляется, то исполнитель излагает на
входящем документе существо выполненных действий и их результат. Без
этих отметок документ не должен приниматься для снятия с контроля.
Снимает с контроля документ только то должностное лицо, которое
поставило его на контроль, при наличии на документе отметки об
исполнении. В структурном подразделении снятие документа с контроля
производит руководитель при подписании ответного документа.
Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся
в контрольную карточку: дата исполнения, пометка о снятии с
контроля, индекс документа, фамилия подписавшего документ, фамилия
исполнителя.
Исполненные документы с пометкой "В дело..." должны
своевременно группироваться в дела, а изъятые из контрольной
картотеки карточки помещаются в массив карточек на исполненные
документы и систематизируются по исполнителям.
Информация о результатах исполнения документов (поручений)
обобщается общим отделом по состоянию на первое число каждого месяца
и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении
документов и поручений (приложение 9).
Автоматизированый контроль исполнения строится на базе данных
автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное
информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии
исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также
предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов,
анализ исполнительской дисциплины.
6. Составление номенклатуры дел
6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, образующихся в процессе деятельности
Минсельхозпрода с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и
определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой
построения справочной картотеки на исполненные документы и основой
для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел Минсельхозпрода составляется на основе
номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел Минсельхозпрода составляется архивом
Минсельхозпрода, подписывается руководством, согласовывается
экспертной комиссией (ЦЭК) Минсельхозпрода и экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) Национального архива, в который поступают документы
на хранение, а затем утверждается руководством не позднее
ноября-декабря текущего года.
Первый экземпляр сводной номенклатуры хранится в общем отделе
Минсельхозпрода, второй используется архивом Минсельхозпрода в
качестве рабочего экземпляра, третий находится в государственном
архиве.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является
документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке,
установленном для регистрации внутренних документов) и включается в
раздел номенклатуры дел архива общего отдела.
6.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся
необходимые изменения, утверждается руководством Минсельхозпрода и
вводится в действие с 1 января следующего года.
6.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения
следует начинать с определения состава включаемых в нее документов;
при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами
и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел за прошлые
годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми
перечнями документов с указанием сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным,
временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком
хранения, кроме того, в нее должны входить документы, образующиеся в
деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к
документам.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания
(брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени,
реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты,
указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную
деятельность структурного подразделения.
В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных
структурных подразделений, следует включать также документы,
образующиеся в деятельности временно действующих органов и
общественных организаций (профсоюзного комитета).
6.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с
установленной формой (приложение 10).
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела
состоит из условного обозначения (индекса) структурного
подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения
(например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах
различных структурных подразделений присваиваются одинаковые
порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы
Минсельхозпрода по основной деятельности. Копии" в номенклатурах дел
структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2
и т.д.
Дела, в которых откладываются документы по проблемам,
разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный
экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует
оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в
течение года.
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов
номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных
подразделений и наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать
смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав
заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода
заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности
документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.).
Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных
видов документов по одному вопросу, но не связанных
последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках)
перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о
строительстве механического завода (приказы, финансовый отчет,
сметы, акты приема работ, переписка)". Термин "Документы" используют
также при объединении в одном деле документов-приложений к
какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам
заседаний коллегии министерства за 1996 год".
Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных
видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью
делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов,
командированных за границу".
При формулировании заголовков дел не следует использовать
термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и
т.д.
В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название
корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем
переписка. Например: "Переписка с Министерством внешних
экономических связей о составлении отчетов по загранкомандировкам".
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их
названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например:
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
|
