Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие
специальных положений, следует располагать в предусмотренном этими
положениями месте.
При наличии одного грифа согласования его следует располагать
от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном
уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или
листе согласования двумя вертикальными рядами.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа
осуществляется в следующей очередности:
с подведомственными, однородными и сторонними организациями,
когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях,
возникающих вследствие издания документа, или когда издание
документа затрагивает их интересы;
с общественными организациями - в случае необходимости или в
случаях, предусмотренных актами законодательства;
с органами, осуществляющими государственный межведомственный
контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный
и т.п.);
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с разрешения этих органов.
2.3.13. Утверждение документа.
Утверждение - один из способов удостоверения документа после
его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает
юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждаются уставы организаций, положения о структурных
подразделениях, Положение о коллегии, отчеты и балансы, структуры и
штатные расписания, инструкции, графики и другие документы
(приложение 4).
Устанавливаются два способа утверждения документов:
утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг
вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным
актом (приказом, указанием); оба способа имеют одинаковую
юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в
случае, когда введение утверждаемого документа требует
дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого
документа не предусмотрено действующим законодательством.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который
располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от
способа утверждения гриф может иметь следующие формы:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
и продовольствия
Республики Беларусь
02.03.96 В.С.Леонов
УТВЕРЖДЕНО
приказ Министерства сельского
хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
19.02.96 № 54
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами
(совместные документы организаций). В этом случае документ
оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном
уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование
организации - автора документа". Наименование организации включается
в наименования должностных лиц, утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется
должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается
печатать на машинке.
2.3.14. Печать на документе.
На документах, требующих удостоверения их юридической силы,
ставится гербовая печать. Проставление печати необходимо во всех
случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и
юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств
и материальных ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть
наименования должности и личной подписи лица, подписавшего
(утвердившего) документ.
2.3.15. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения
или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут
в именительном падеже. Например:
Министерство образования и науки
Республики Беларусь
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство образования и науки
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Ефремову И.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору Брестского
областного объединения
"Брестоблагроснаб"
Тимошенко А.Т.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их
названия следует указывать обобщенно:
Облсельхозпродам
Райсельхозпродам
Организациям Минсельхозпрода
Республики Беларусь
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
Например:
Федерация профсоюзов
Республики Беларусь
220126, ГСП, Минск,
пр.Машерова, 21
При адресовании документа частному лицу первым указывается
почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя:
220086, г.Минск
пр.Ф.Скорииы, 32, кв.40
Свиридович Е.В.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или
организациям своей системы; в этих случаях целесообразно применять
конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен
содержать больше четырех адресов: каждый экземпляр такого документа
должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре
адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре
указывается только один адресат или обобщенное наименование
адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более
четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все
адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все
экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом,
первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне
зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату
направляется первый экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в
тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В
конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания
не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата
допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть),
обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп., кв. В
обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставится,
при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой
(25а).
2.3.16. Регистрационный индекс документа.
Регистрационный индекс присваивается документу при его
регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа,
как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового
номера документа (№ 03-3-1/127) (приложение 5).
Индексами распорядительных документов (постановлений коллегии,
приказов и др.) и протоколов являются их порядковые номера (№ 1, 2,
3 ...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются
предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются
первой буквой фамилии автора документа (К-127).
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата
подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные
номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.
Номера пишутся через косую черту. Например: 124/75/81.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и
дату, указанные на документе, на который дается ответ.
2.3.17. Оформление копий документа.
Минсельхозпрод может засвидетельствовать копии (выписки) только
тех документов, которые создаются в самом министерстве. Снятие копий
с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих
организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии
(выписки) документов, выданных другими организациями, при решении
вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых,
жилищных и других прав, при формировании личных дел работников
(копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и
др.).
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все
реквизиты этого документа, ее следует оформлять на бланке или
обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.
На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается
слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется
отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о
местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку,
проставляемую под реквизитом "подпись"; отметка оформляется по
образцу:
Верно
Главный специалист Управления кадров Личная подпись З.Б.Жилинская
30.04.96
При пересылке копии документа в другие организации или передаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
На копиях исходящих документов, оставляемых в деле
Минсельхозпрода, текст бланков не воспроизводится, проставляется
дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.
Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие
факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью общего
отдела Управления делами; на экземплярах указывается номер заказа на
размножение, тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах
документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать
не ставится.
2.3.18. Регистрационный штамп документа.
Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого
листа поступившего документа справа.
2.3.19. Резолюция.
Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения или использования документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и
инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения
(при необходимости), подпись, дата.
Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно.
Например: "Иванову Г.В. Прошу подготовить заключение к 10.04.96
Подпись. Дата".
Не допускаются так называемые предварительные резолюции: "Прошу
переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.д.
В резолюции не следует повторять содержание документа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно
дублироваться; каждая последующая резолюция необходима только для
конкретизации предыдущей.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей,
должностное лицо, указанное первым, как правило, является
ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в
целом.
Срок исполнения устанавливается руководителем, исходя из
содержания документа, либо используются действующие типовые сроки
исполнения определенных категорий документов (приложение 6).
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым
способом: 19.04.96.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть
указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения
(ответственный за контроль).
Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные
пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ,
поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа, на письмах - под реквизитом "адресат".
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а
также нескольких резолюций и невозможности их размещения в
отведенном для резолюции месте, допускается написание резолюций на
любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не
затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на
документе места допускается прилагать к документу отдельный лист
резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.
2.3.20. Отметка о контроле.
Отметка о контроле содержит букву "К" или слово "Контроль" и
выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным)
карандашом или краской. Отметка располагается на левом поле лицевой
стороны первого листа документа, на уровне реквизита "заголовок к
тексту" (на бланках документов площадь проставления отметки
ограничена прямоугольником).
2.3.21. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа
слева. Отметка включает: номер дела, в которое подшивается документ
(определяется исполнителем), личная подпись исполнителя или
руководителя подразделения-исполнителя и дата направления документа
в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в
состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер); при
отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении
(подробные справки составляются отдельно и прилагаются к документу).
Например:
В дело 05-4
Протокол согласования от 03.09.93 № 74
30.04.96 Личная подпись
или
В дело № 12-17
17.08.95 передано по телефону
30.05.96 Личная подпись
2.3.22. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
Отметка о переносе данных документа (информации, содержащейся
в документе) на машинный носитель проставляется на нижнем поле
последнего листа документа, подлежащего машинной обработке
(например, при постановке документа на автоматизированный контроль).
Отметка включает запись "Информация перенесена на машинный
носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату
переноса.
2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов.
2.4.1. Приказ, указание, постановление.
Приказ - правовой акт, издаваемый Министром для разрешения
основных задач, стоящих перед Минсельхозпродом.
Отдельно от приказов по основной деятельности Минсельхозпрода
издаются приказы по личному составу: о приеме на работу,
перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении
отпусков, наложении взысканий, поощрениях, о командировках и др.
Составление вместо приказов записок о приеме на работу,
увольнении, переводах не допускается.
Указание - правовой акт, издаваемый единолично Министром или
его заместителем для решения оперативных вопросов основной
деятельности.
Постановление - правовой акт, принимаемый коллегией
Минсельхозпрода.
Приказ (указание, постановление коллегии) должен содержать
следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей
документ; код организации - автора документа; название вида
документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок;
текст; визы; подпись.
Текст приказа (указания, постановления коллегии) состоит из
констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием
для издания распорядительного документа. Если документ издается на
основании (в развитие) распорядительного документа вышестоящего
органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот
документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.
Если распорядительная часть приказа (указания, постановления
коллегии) не нуждается в обосновании, констатирующая часть
отсутствует.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ
(прописными буквами без кавычек), указания - ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ,
постановления коллегии - ПОСТАНОВЛЯЕТ и разбивается на пункты и
подпункты.
Распорядительная часть приказа (указания, постановления
коллегии) заканчивается, как правило, указанием должностного лица,
отягощенного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов
документа.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может
означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять
руководитель, от имени которого он издается.
Если приказ (указание, постановление коллегии) отменяет,
изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или
какие-то его положения, последний пункт приказа (указания,
постановления коллегии) должен содержать ссылку на отменяемый
документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и
заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать
утратившим силу приказ Минсельхозпрода от ... № ... .
В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ
довести до сведения...". Структурные подразделения, должностные
лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке
рассылки, прилагаемом к документу.
Это положение не действует при необходимости ознакомления с
содержанием документа всех работников Минсельхозпрода. В этом случае
пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.
Документы, издаваемые в развитие распорядительных актов
вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.
Структурное подразделение центрального аппарата, которому
поручено составление проекта приказа, осуществляет его комплексную
подготовку, включающую:
проработку порученных вопросов, обеспечивающую установление
конкретных заданий и исполнителей с минимальными, но реальными
сроками их выполнения;
редактирование приказов, исключение расплывчатых формулировок;
выверку наименований предприятий, организаций, учреждений;
должностей, фамилий, географических названий, научных терминов,
единиц измерения, цифровых данных, ссылок на другие решения и т.д.;
разграничение поручений между непосредственными исполнителями;
согласование проекта приказа с заинтересованными структурными
подразделениями Минсельхозпрода, а в необходимых случаях - с
заинтересованными министерствами и ведомствами.
В Юридическое управление проекты приказов Минсельхозпрода
представляются лично ответственным исполнителем после согласования
со всеми заинтересованными структурными подразделениями центрального
аппарата для проверки их соответствия действующему законодательству
и визирования.
Проекты приказов должны быть завизированы на обратной стороне
последнего листа первого экземпляра заместителем Министра,
курирующим соответствующую отрасль, заинтересованными начальниками
главных управлений и других самостоятельных структурных
подразделений, а в их отсутствие - заместителями и Юридическим
управлением.
При несоответствии проекта приказа действующему
законодательству работники Юридического управления не визируют
проект, а дают к нему заключение о законном порядке разрешения
рассматриваемых вопросов.
При наличии замечаний к проекту составитель его корректирует.
Приложение к проекту приказа Минсельхозпрода подписывается
начальником соответствующего структурного подразделения.
Согласованный проект приказа (указания, постановления коллегии)
с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания
представляется на подпись Министру, и в его отсутствие - первому
заместителю Министра.
Помощники Министра и первого заместителя Министра при приеме
проекта на рассмотрение руководства проверяют наличие необходимых
согласований (виз), приложений.
Подписанный руководством приказ, указание передается
исполнителем в общий отдел вместе с указателем рассылки. В общем
отделе приказы, указания регистрируются, размножаются и рассылаются
по указателю. Подлинники приказов и указаний Минсельхозпрода
формируются и хранятся в делах общего отдела, кроме приказов по
личному составу.
При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа
отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части
приказа располагаются в определенной последовательности: прием на
работу, перевод, увольнение и т.д.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание
для его составления.
В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".
Приказы по личному составу регистрируются в Управлении кадров,
имеют самостоятельную нумерацию, к их номерам через дефис
добавляется буква "К".
Проекты приказов, указаний оформляются на бланках формата А4;
не на бланках допускается оформлять постановление коллегии.
Изменения и дополнения к приказам, указаниям и приложениям к
ним оформляются приказом, указанием Минсельхозпрода в порядке,
аналогичном изданию приказов, указаний.
2.4.2. Протокол.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегии.
Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило,
приказами (указаниями) Министра либо путем рассылки размноженных
экземпляров протокола совещания или выписок из протокола.
Протокол составляется секретарем совещания (секретарем
коллегии) на основании рукописных, стенографических и магнитофонных
записей хода совещания (заседания), а также документов,
подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или
тезисов докладов, проектов решений и др.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по
вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания
(заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания
(заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы
составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и
выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания.
Текст протоколов делится на вводную и основную часть.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии
председателя и секретаря, а также всех присутствующих на заседании
(совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены
совещательного органа, затем - приглашенные с указанием должностей и
организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих
располагаются в алфавитном порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на
совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений,
информации), название должности докладчика, его инициалы (в
именительном падеже).
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по
схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по
каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается
полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах
краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления
участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый совещательным органом, прилагается к
протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны
иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в работе совещания.
2.4.3. Акт.
Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий
установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев,
приема-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать
выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,
акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются
временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными
лицами или одним должностным лицом с указанием документов,
определяющих их полномочия.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации
(подразделения), составившего акт, название вида документа, место
составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту,
подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.
Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и
проставляться должностным лицом (как правило, председателем
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
|
