Стр. 4
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
5.2.7. При составлении описи дел структурного подразделения
необходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером;
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела,
количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном
соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в
опись под самостоятельным номером;
при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а
все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом
листе описи заголовок воспроизводится полностью);
Пример. Переписка с фирмой "Спектр" о поставке оборудования.
То же с фирмой "Технология".
графа описи "Примечание" используется для отметок об
особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим
структурным подразделениям организации, наличии копий и т.п.
5.2.8. В конце описи на отдельном листе составляется итоговая
запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел,
включенных в опись, первый и последний номера дел по описи,
оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и
пропущенные номера).
5.2.9. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается
руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения
(при ее наличии) и утверждается руководителем структурного
подразделения организации.
5.2.10. Опись дел структурного подразделения организации
составляется в двух, а при наличии ЭК - в трех экземплярах. Один
экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в
архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.
5.2.11. По согласованию с архивом на обложках дел, внесенных в
опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом
производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел
структурного подразделения.
5.2.12. Описи структурных подразделений служат основой для
составления годового раздела сводной описи дел организации,
подготовка которого возлагается на архив.
5.2.13. После передачи дел в архив описи дел структурных
подразделений хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в
госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда,
хранятся в структурных подразделениях.
5.3. Передача дел в архив
5.3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится
только по описям.
5.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованно службой
ДОУ или в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут
передаваться в архив только в исключительных случаях по решению
руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре
дел.
5.3.3. Дела в архив передаются по графику, составленному
архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений
(организаций - источников комплектования) и утвержденному
руководителем организации.
5.3.4. Сотрудником архива предварительно проверяется
правильность формирования и оформления дел, соответствие количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке
недостатки устраняются работниками структурных подразделений. В
случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации,
составляется справка (см. п.5.2.6).
5.3.5. Дела передаются по описи заведующему архивом или лицу,
ответственному за архив, в присутствии сотрудника структурного
подразделения. В обоих экземплярах описи против каждого заголовка
дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра
описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых
в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а
также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
5.3.6. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в
архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию
номеров корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив
сотрудниками структурных подразделений.
6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Организации, являющиеся собственниками (создателями) архивных
документов, обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном
порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану,
поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных
документов, создавать страховые копии документов и фонды
пользования.
Юридические и физические лица, являющиеся источниками
формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не
имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов
государственной архивной службы Республики Беларусь.
Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо:
создание оптимальных условий для хранения документов;
размещение дел в хранилище и их топографирование;
учет дел и документов, проверка их наличия и состояния;
соблюдение порядка выдачи дел из архива;
обеспечение физико-химической сохранности документов.
6.1. Требования к помещению архива
6.1.1. Архиву предоставляется специально построенное здание или
часть здания, приспособленная для хранения документов организации.
6.1.2. Архив состоит из комплекса помещений, в который входят:
хранилища для документов;
рабочие кабинеты для сотрудников;
читальный зал (кабинет) для работы исследователей, сотрудников
организации и прочих пользователей.
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
желательно размещать в разных хранилищах.
Хранилища должны быть изолированы. Посторонние лица допускаются
в них только с разрешения заведующего архивом и в присутствии
сотрудника архива.
6.1.3. Хранилища архива должны быть безопасны в пожарном
отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В
помещениях архива не должно быть газовых, водопроводных,
канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб
немагистрального характера допустима при их изоляции в специальных
приспособлениях. Запрещено размещать хранилища рядом с пищеблоком.
Нежелательно размещение архива в чердачных помещениях и в подвалах.
6.1.4. Наружные двери хранилищ должны быть обиты металлическим
листом и иметь надежные замки. В нерабочее время они опечатываются
или пломбируются. Печать, пломбир и ключ хранятся у дежурного по
организации или в месте, установленном правилами внутреннего
трудового распорядка.
Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, окна
защищаются распашными решетками.
6.1.5. Помещения архива до размещения документов принимаются
комиссией, которая проверяет соответствие его требованиям и
составляет акт, который утверждается руководителем организации. В
дальнейшем осмотр проводится один раз в 5 лет или, при
необходимости, по требованию заведующего архивом.
6.2. Электро- и противопожарное оборудование архива
6.2.1. В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая
электропроводка. Применяется полугерметическая осветительная
арматура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства
должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими
рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранительные
устройства и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. Все
электрооборудование обеспечивается заземлением.
6.2.2. По пожарной безопасности помещения архива относятся к
категории "В", размещаются в зданиях не ниже 2 степени
огнестойкости.
6.2.3. Основным противопожарным оборудованием архивов являются
углекислотные огнетушители новейших конструкций, не оказывающие
побочного действия. Они устанавливаются из расчета один на 50 кв.м
площади, но не менее двух на каждое помещение.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением.
Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках.
Протяженность прорезиненного рукава достигает крайней точки
хранилища.
6.2.4. Архивохранилища и помещения для работы с документами
должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
6.2.5. В архиве должны быть: инструкция о мерах пожарной
безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов и
имущества. Занятия по мерам пожарной безопасности и практическим
действиям во время пожара проводятся один раз в год или при смене
сотрудников архива.
В хранилищах запрещается:
курение;
применение электронагревательных приборов;
хранение легковоспламеняющихся веществ, взрывоопасных
предметов, продуктов питания.
6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве
6.3.1. Температурно-влажностный режим хранения документов на
бумажной основе должен соответствовать следующим данным:
---------------------------------T---------------------------------¬
¦ Помещения с регулируемым ¦ Помещения с нерегулируемым ¦
¦ климатом ¦ климатом ¦
+---------------T----------------+----------------T----------------+
¦температура, С°¦ влажность, % ¦ температура, С°¦ влажность, % ¦
+---------------+----------------+----------------+----------------+
¦ +17 - +19 ¦ 50-55 ¦ +14 - +20 ¦ 45-60 ¦
L---------------+----------------+----------------+-----------------
Режим хранения кино-, фото-, фонодокументов, а также
машиночитаемых документов регулируется специальными правилами.
6.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов
контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не
реже двух раз в неделю в одно и то же время*. Показания
измерительных приборов (термометр, психрометр) фиксируются в
регистрационном журнале (приложение 9).
______________________________
*При нарушениях режима хранения - ежедневно.
6.3.3. Приборы устанавливаются в главных проходах на стеллажах
на одном щитке на расстоянии 1,4+-0,1 метра от пола вдали от
отопительных и вентиляционных систем.
6.3.4. Не допускается освещение документов прямым солнечным
светом. Рекомендуется хранилища располагать в здании окнами на
северную сторону.
Защита дел от действия света обеспечивается:
хранением документов в коробках, папках, переплетах, а также в
шкафах и на стеллажах закрытого типа;
применением на окнах светозащитного оборудования.
6.3.5. В качестве источников искусственного света применяются
лампы накаливания и люминесцентные лампы в закрытых плафонах с
гладкой наружной поверхностью.
6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве
6.4.1. Условия содержания и хранения документов должны
исключать возможность появления плесени, насекомых, грызунов и
накопления пыли более 0,15 мг/кв.м.
6.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ;
не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с
документами, стеллажей и помещений электропылесосом;
проводить систематическую влажную уборку хранилищ;
периодически проветривать хранилища (целесообразность
проветривания решается с учетом влажности наружного и внутреннего
воздуха).
6.4.3. При обнаружении в хранилищах насекомых и грызунов
немедленно принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение проводит
служба санитарно-эпидемиологического надзора. Пораженные документы
изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного
количества документов необходима дезинсекция всего хранилища.
6.4.4. При обнаружении в хранилищах документов и коробок,
пораженных плесенью, они изолируются и подвергаются дезинфекции.
Стеллажи, коробки, шкафы протираются водным раствором формалина
(3-5%) и просушиваются. При плесневении стен, потолков, полов
производится поверхностная обработка пораженных мест раствором
формалина (3-5%).
6.5. Оборудование архива
6.5.1. Хранилища должны быть оборудованы стационарными
стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения:
ширина главных проходов между рядами стеллажей - 120 см;
ширина проходов между стеллажами - 75 см;
расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене -
75 см;
расстояние между полками по высоте - 40 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, в
цокольных этажах - не менее 30 см.
Конструкция и размеры стеллажей и шкафов для документов особого
формата определяются размерами этих документов.
При оборудовании хранилищ деревянными стеллажами необходима
обработка их огнезащитным составом.
6.5.2. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам,
имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы. Расстояние
до окна или источника тепла не менее 60 см. В помещении без окон
стеллажи устанавливаются с учетом особенностей помещения.
6.5.3. Для работы у стеллажей используются лестницы-стремянки,
перемещаются документы на библиотечных тележках (ТБ-1 и др.).
6.5.4. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожар,
затопление, злоумышленное проникновение) принимаются меры по
спасению документов. Специальной комиссией составляется акт о
происшествии. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также
возникновение ситуаций, которые могут к ним привести,
рассматриваются как чрезвычайные происшествия, и о них немедленно
ставится в известность руководство организации.
6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование
6.6.1. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом
создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел,
оперативного использования документов.
6.6.2. Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы
документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте
и были расположены в порядке ежегодных поступлений.
6.6.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от
документов временного хранения и по личному составу.
6.6.4. Дела постоянного хранения размещаются в коробках или
папках, дела временного хранения формируются в связки. Зазор между
верхней крышкой коробки и стеллажом, обеспечивающий циркуляцию
воздуха, - 5 см, между коробками в ряду - около 2 см. Толщина связки
- не более 20 см.
К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки. На
них указываются порядковый номер, номер фонда и описи, год, крайние
номера дел, включенных в данную коробку (связку).
6.6.5. Не допускается хранение документов на полу, на
подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.
6.6.6. Все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а
полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.
6.6.7. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого
нахождения документов в архиве составляются топографические
постеллажные указатели (приложение 10).
Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и
располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого
отдельного помещения. Изменения, происходящие в размещении
документов, должны своевременно отражаться в топографическом
указателе.
При большом количестве фондов желательно создание пофондового
топографического указателя (приложение 11).
6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ.
Транспортировка и упаковка дел
6.7.1. Дела выдаются из хранилищ для использования
(сотрудникам, исследователям, организациям) и для проведения
архивных работ с документами (дезинфекции, составления
научно-справочного аппарата и т.д.).
6.7.2. Пользователи документной информации (исследователи)
работают в читальном зале. Допускается передача дел во временное
пользование вне архива структурным подразделениям организации,
организациям данного ведомства, а также судебным, следственным,
налоговым и контрольным органам.
6.7.3. Выдача дел исследователям и работникам других
организаций производится на основании письма соответствующей
организации и разрешающей резолюции руководителя.
6.7.4. Дела во временное пользование выдаются на срок, не
превышающий 30 дней.
6.7.5. Выдача дел во временное пользование другой организации
оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение
12) и фиксируется в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и
книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27)*. Выдача
дел в читальный зал исследователям регистрируется в соответствующем
порядке в книге выдачи дел из хранилища.
______________________________
* Если в архиве одно хранилище, то выдача дел во временное
пользование может фиксироваться только в книге выдачи дел из
хранилища.
6.7.6. Акт выдачи дел во временное пользование составляется в 2
экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в
архиве и хранится в деле фонда, другой вместе с делами передается
получателю. Акты подписывают оба руководителя и их подписи
скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в
акте делается соответствующая отметка.
6.7.7. Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть
проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или
повреждения листов составляется акт в 2 экземплярах. Один экземпляр
предъявляется руководителю организации, использовавшей документы,
или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к
ответственности.
6.7.8. При выдаче дел для использования взамен подкладывается
карта-заместитель дела (приложение 14). В ней указывается шифр дела,
дата выдачи, фамилия пользователя (название организации, которой
выдано дело во временное пользование), дата возврата дела. При
возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится
до минования надобности.
6.7.9. При любом перемещении документов соблюдают меры
предосторожности.
6.7.10. За пределы здания документы вывозят только в
упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных
перевозках на большие расстояния документы упаковывают в
водозащитный материал и помещают в ящики.
6.8. Проверка наличия и состояния дел
6.8.1. Проверки наличия и состояния дел проводятся с целью
установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и
выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и
реставрации.
6.8.2. Проверка дел постоянного хранения проводится раз в 5 лет
и перед передачей их на хранение в государственный архив. Проверка
дел по личному составу и дел временного хранения проводится раз в 10
лет.
Единовременные проверки наличия дел проводятся:
после перемещения дел в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий;
при смене заведующего архивом;
при ликвидации организации.
6.8.3. Проверка проводится комиссией в составе 3-5 человек,
назначенной руководителями организации. В ходе проверки изучаются
документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации
дел в описях, соответствие ее итоговым записям и учетным документам.
Проводится сверка описательных статей описей с содержанием
реквизитов на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его
структурных подразделений, делопроизводственных индексов,
заголовков, дат, количества листов).
6.8.4. Физическое состояние дел оценивается визуально с учетом
степени их сохранности и наличия характерных признаков разрушения
основы и текста. В ходе проверки физического состояния подлежат
выявлению:
документы, пораженные плесенью, насекомыми;
документы с повреждением основы;
документы с повреждением текста;
влажные документы.
В ходе проверки запрещается делать какие-либо пометы в описях
дел.
6.8.5. Дела, выданные в структурные подразделения, читальный
зал и во временное пользование, проверяются по книге выдачи дел из
хранилища и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
6.8.6. Состояние дел фиксируется в листе проверки (приложение
15), затем в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 16).
В этих документах помещается информация об общем количестве дел,
числящихся по описям, количестве дел, оказавшихся в наличии, о делах
необнаруженных, выданных во временное пользование, неисправных,
поврежденных, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации,
переплета или подшивки, восстановления затухающих текстов.
6.8.7. Лист проверки составляется непосредственно в ходе
проверки наличия дел в фонде. После окончания работы листы проверки
нумеруются. В дело фонда они включаются только при обнаружении
недостатков.
6.8.8. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках,
папках;
подкладывать на соответствующие места обнаруженные неправильно
подложенные дела;
изымать не внесенные в опись дела;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями
дела.
Внесение в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается.
Они передаются заведующему архивом вместе с листом и актом проверки
наличия. После этого дело(а) описывается, а в учетных документах
фиксируются соответствующие изменения.
6.8.9. В ходе проверки дела, имеющие внутреннюю опись,
сверяются подокументно с данными внутренней описи.
6.8.10. После окончания проверки наличия и состояния дел в
конце описи делается запись "Проверено" и указывается дата проверки.
Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов
в архиве.
6.8.11. При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи
литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись
пересоставляется.
6.8.12. Акт проверки наличия и состояния дел (приложение 16)
составляется и подписывается работником, проводившим проверку
наличия, утверждается руководителем организации, согласовывается ЦЭК
(ЭК) организации. В соответствии с актами проводится работа по
устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности
проверок наличия и хранятся в деле фонда.
6.8.13. Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми
повреждениями, об этом составляется акт о неисправимых повреждениях
дел (приложение 17), на основании которого указанные дела выделяются
к уничтожению.
6.9. Организация и оформление результатов розыска дел
6.9.1. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется
их розыск. Для этого необходимо:
изучить документы, на основании которых выдавались дела из
хранилища;
изучить описи, по которым из структурного подразделения дела
передавались в архив;
организовать розыск в структурном подразделении, в деятельности
которого образовались необнаруженные дела;
изучить в деле фонда акты о выделении дел к уничтожению;
просмотреть правильность подкладки дел, номер которых похож на
номер утраченного дела.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после проверки
наличия дел. Итоги розыска фиксируются в графе "Примечание" листа
проверки наличия и состояния дел.
6.9.2. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место
хранения. Если искомые дела не обнаружены, составляется акт о
необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18).
Дела, причина утраты которых подтверждена документами (актами о
выделении дел к уничтожению, о необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях дел, передачи дел в
другие архивы и организации), исключаются из описей и учетных
документов.
6.9.3. Проверка наличия считается завершенной после внесения
изменений в учетные документы.
7. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
7.1. Классификация документов в пределах архива
7.1.1. Весь комплекс документов (независимо от их ценности и
местонахождения), возникший в процессе деятельности организации,
составляет документальный фонд. Из материалов документального фонда
формируется архивный фонд - совокупность документов организации,
имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное,
социально-культурное или историческое значение и подлежащих
постоянному хранению. Организация, документы которой составляют
архивный фонд, называется фондообразователем. Архивный фонд хранится
в архиве фондообразователя и (или) в госархиве. Наряду с архивным
фондом (фондами) в архиве может храниться архивная коллекция
(коллекции) - совокупность отдельных документов, образовавшихся в
процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по
одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому и др.).
7.1.2. Классификация документов архива предполагает их
группировку по фондам на основании определенных признаков, имеющих
существенное значение для учета, хранения и использования
документной информации.
7.1.3. При осуществлении делопроизводства, проведении
экспертизы ценности документов (при формировании дел и отборе их для
передачи в архив, госархив), определяется фондовая принадлежность
документов, т.е. осуществляется отнесение их к архивному фонду
организации-фондообразователя с учетом хронологических границ ее
деятельности. Данный вид работы называется фондированием.
7.1.4. При фондировании по содержанию документов, подписям,
делопроизводственным пометам, оттискам регистрационных штампов и
др. признакам определяется принадлежность документов данной
организации фондообразователю.
7.1.5. Фонд представляет собой основную классификационную и
учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.
7.1.6. Хронологическими границами фонда являются официальные
даты создания и ликвидации организации-фондообразователя.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
|
