Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
Типовой перечень (перечень типовых документов) включает
документы, образующиеся при документировании однотипных
управленческих функций, а также в результате научно-технической и
производственной деятельности организации. Он составляется
государственной архивной службой и утверждается Госкомархивом. С
использованием этого перечня центральные органы управления
Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни
документов с указанием сроков хранения.
Ведомственные перечни включают документы, отражающие
специфические функции организаций, присущие определенной
ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются
Госкомархивом.
При отсутствии в действующих перечнях вида или разновидности
какого-либо документа срок его хранения устанавливается ЦЭМК
Госкомархива.
4.2.3. Экспертиза ценности документов в организации
проводится:
в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при
формировании дел и их подготовке к последующему хранению;
в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное
хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.
4.2.4. В центральных органах государственной власти, управления
и общественных объединений для проведения экспертизы ценности
документов, осуществления контроля и оказания методической помощи в
проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли
(системы, объединения) создаются постоянно действующие центральные
экспертные комиссии (ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности
документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные
комиссии (ЭК).
4.2.5. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, работающим в
контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) или
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архивного
учреждения, соответствующим отделом госархива и (или) ЦЭМК
Госкомархива.
Государственный архив осуществляет методическое руководство и
оказывает консультативную помощь ЦЭК (ЭК), службе ДОУ и архиву в
проведении экспертизы ценности документов.
4.2.6. ЦЭК (ЭК) осуществляет свою деятельность на основании
положения о ЦЭК (ЭК), которое утверждается руководителем организации
по согласованию с соответствующим учреждением государственной
архивной службы Республики Беларусь. Нормативно-методической основой
для разработки положения о ЦЭК (ЭК) служит типовое положение о ЦЭК
(ЭК), утвержденное Госкомархивом.
4.2.7. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из
числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек.
Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются
руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер,
работник государственной архивной службы (если организация является
источником комплектования государственного архива)*. Председателем
ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации (как
правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК)
оформляется протоколом.
______________________________
*Норма о включении работника государственной архивной службы в
состав ЭК носит рекомендательный характер для архивов
негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом.
4.2.9. ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:
участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел,
инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;
определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и
уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);
рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному
составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК
(ЭПК) государственного архивного учреждения;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на
утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК)
предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий
документов, определенных действующими перечнями, или установлении
сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;
осуществление методического руководства и контроля за работой
ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;
принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы
архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.
4.3. Проведение экспертизы ценности документов в
делопроизводстве организации
4.3.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится
ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под
методическим руководством архива. При этом определяется ценность
документов в процессе их образования, устанавливаются сроки хранения
различных категорий дел на основании действующих перечней документов
и изучения документирования управленческих функций организации. В
ходе экспертизы составляется и уточняется номенклатура дел;
определяется правильность оформления документов, формирования и
оформления дел; даются директивные указания и рекомендации
структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.
4.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в
структурных подразделениях организации в ходе формирования и
оформления дел осуществляется отбор документов:
постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в
архив;
временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего
хранения в структурных подразделениях;
временного хранения, сроки хранения которых истекли для
выделения к уничтожению.
4.3.2.1. Экспертиза ценности документов осуществляется в
обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом
изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные
копии документов, документы с временными сроками хранения.
4.3.2.2. Из дел с отметкой ЭПК*, срок хранения которых истек,
выделяются документы постоянного хранения. Они формируются в
отдельные дела и включаются в опись дел постоянного хранения
соответствующего структурного подразделения. Остальные документы в
делах с отметкой ЭПК выделяются к уничтожению.
______________________________
*ЭПК - (экспертно-проверочная комиссия) постоянно действующий
совещательный орган в государственных архивных учреждениях по
вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими
госархивов. В большинстве учреждений государственной архивной службы
объединена с методической комиссией и носит название ЭМК
(экспертно-методическая комиссия). В перечне документов со сроками
хранения отметка ЭПК означает, что среди документов временного
хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно
хранить постоянно. Дела с отметкой ЭПК подлежат полистному просмотру
после истечения срока хранения.
4.3.3. По итогам экспертизы ценности документов в
делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел
постоянного хранения структурных подразделений, временного (свыше 10
лет) хранения, а также дел по личному составу (приложение 8).
4.4. Проведение экспертизы ценности документов в архиве
4.4.1. При передаче документов на хранение в архив проводится
контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в
структурных подразделениях.
4.4.2. Поступившие в архив документы временного (свыше 10 лет)
хранения по мере истечения сроков их практического использования
выделяются к уничтожению. Осуществляется отбор документов и дел для
передачи в государственный архив, а в негосударственных
организациях, не передающих свои документальные фонды в госархивы,
для их постоянного хранения в архиве.
4.4.3. Экспертиза ценности проводится постоянно по мере
поступления дел от структурных подразделений, а также при
необходимости упорядочения документов и дел, диктуемой их физическим
состоянием.
4.4.4. При экспертизе ценности документов в архиве
осуществляется комплексный анализ состава документов организации,
начиная с ее руководящих структур. В результате изучения
распорядительной и планово-отчетной документации выявляются
документы с повторяющейся информацией для того, чтобы выделить их к
уничтожению или обосновать хранение.
Экспертиза ценности документов в архиве предполагает полистный
просмотр дел. Дела с отметкой ЭПК подлежат обязательному полистному
просмотру после истечения срока их хранения.
4.4.5.* Проведение экспертизы ценности документов при отборе и
передаче их на государственное хранение, выявление документов с
повторяющейся информацией осуществляется под методическим
руководством государственного архива.
4.4.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности
обнаруживается недостача документов, то должны быть приняты меры по
их розыску.
4.4.7. С учетом экспертизы ценности документов составляются
сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения,
а также опись дел по личному составу.
4.5. Порядок уничтожения документов и дел временного хранения
4.5.1. После проведения экспертизы ценности документов, на дела
с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к
уничтожению (приложение 4). Акт может составляться как на дела всей
организации, так и на дела отдельного структурного подразделения.
Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются ЦЭК (ЭК)
организации одновременно с описями дел, а затем утверждаются
руководителем организации. На документы с отметкой ЭПК составляется
отдельный акт, который представляется вместе с описями дел на
согласование ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и после
этого утверждается руководителем организации.
4.5.2. В организациях, не создающих в своей деятельности
документов, которые подлежат передаче на государственное хранение*,
а также в негосударственных организациях, не передающих документы в
госархивы, акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются ЦЭК
(ЭК) вместе с описями дел и затем утверждаются руководителем
организации.
4.5.3. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные
дела (т.е. заголовки на несколько дел одного вида);
Пример. Переписка с гражданами о разъяснении жилищного
законодательства и разборе конфликтов по жилищным вопросам.
дата или крайние даты дел;
Пример. 1985-1993 гг.
номера описей дел временного хранения, в которые были включены
выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10
лет), или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные
дела; номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их
усовершенствования (переработки) отдельные дела или документы
выделены к уничтожению**;
индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи (указываются
для дел, срок хранения которых свыше 10 лет, а также дел, выделенных
к уничтожению в ходе усовершенствования описей дел постоянного
хранения);
количество дел;
сроки хранения дел и номера статей по перечню.
Пример. 3 г., ст.335.
______________________________
*Перечень организаций, документы которых передаются на
государственное хранение, определяется государственной архивной
службой.
**Проведение усовершенствования описей дел постоянного хранения
проводится только с разрешения и под контролем учреждения
государственной архивной службы*. Старые описи при этом не
уничтожаются, а помещаются в дела фонда.
4.5.4. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения
истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с
трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996
году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 г.
4.5.5. Организациям всех форм собственности запрещается
уничтожение документов, сроки хранения которых не истекли.
Организациям, сдающим документы в госархивы, запрещается уничтожать
дела с истекшими сроками хранения до согласования с ЭМК госархива
описей дел*. Например, документы, срок хранения которых истек в 1996
году, уничтожаются только после согласования с ЭМК госархива описей
дел постоянного хранения организации за 1996 год.
4.5.6. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы
передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.
Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата
сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в
соответствующее дело только после внесения изменений в учетные
документы архива.
5. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а
затем сдаются в архив. Архив принимает от структурных подразделений
только правильно оформленные дела.
5.1. Оформление дел
5.1.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и
по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление
включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится
сотрудниками соответствующих структурных подразделений при
методической помощи архива и под контролем службы ДОУ и архива.
5.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
5.1.3. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу подлежат полному оформлению, которое
предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи;
составление внутренней описи документов дела (в необходимых
случаях);
оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в
скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не
проводится, не составляются внутренние описи и заверительные
надписи.
5.1.4. Документы, включенные в дело постоянного хранения,
подшиваются в четыре прокола в твердую обложку (при объеме дела до
50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения
текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
5.1.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов
особой научно-исторической, художественной и иной ценности или
неформатных документов (чертежи, рукописи и т.п.), хранятся в папках
с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
5.1.6. При наличии в деле невостребованных личных документов
(трудовых книжек, паспортов и т.п.) они вкладываются в конверт,
который подшивается в это дело или подклеивается с обратной стороны
обложки дела.
5.1.7. В конце каждого дела подшиваются бланки форм или чистые
листы для заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых
случаях) - бланки форм для внутренней описи документов дела.
5.1.8. Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов
внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в
правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным
карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных
карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней
описи документов дела нумеруются отдельно.
5.1.9. Если дело имеет несколько томов, то листы каждого тома
нумеруются самостоятельно.
5.1.10. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на
оборотной стороне в левом верхнем углу.
5.1.11. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом
верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется
как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину,
нумеруется как два листа.
5.1.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями,
вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если
документы подклеены одним краем, то каждый из них нумеруется
отдельно.
5.1.13. Имеющиеся в деле конверты с надписями или вложениями
нумеруются самостоятельно: вначале нумеруется конверт, а затем
очередным номером каждое вложение в конверте.
5.1.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ
составляет отдельное дело.
5.1.15. При наличии большого числа ошибок в нумерации листов
дела проводится их перенумерация. При перенумерации старые номера
зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер
листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, а
старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Если обнаруженные
ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера
листов.
Пример. 15а, 15б и т.п.
5.1.16. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на
листе-заверителе дела, который помещается в конце дела (в книге - на
оборотной стороне последнего чистого листа).
5.1.17. Заверительная надпись заполняется по установленной
форме (приложение 5). В листе-заверителе дела по личному составу
допускается исключение из указанной формы граф 1-2, если дело не
имеет конверта с вложениями. Запрещается выносить заверительную
надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего
документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа
заверителя или чистого листа формата А4 (для дел по личному составу,
не имеющих конвертов с вложениями, допускается формат А5), то они
подклеиваются или подшиваются в конце дела.
5.1.18. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью
количество пронумерованных листов дела; количество листов внутренней
описи (при ее наличии); наличие литерных листов и пропущенных
номеров; номера листов с наклеенными фотографиями и документами
(исключение - личные дела); номера конвертов с вложениями и
количество вложенных в них листов; фиксируются результаты проверок
нумерации и физического состояния дела.
5.1.19. Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием должности, расшифровкой подписи и обозначением даты
составления.
5.1.20. В делах постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо
ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении
ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские
свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется
внутренняя опись документов дела (приложение 6).
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации
или специальными инструкциями и положениями.
5.1.21. Во внутренней описи указываются порядковые номера
документов в деле, индексы (при наличии), даты, заголовки
документов, а также номера листов дела, на которых расположен каждый
документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в
которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют
отдельную нумерацию и их количество указывается в заверительной
надписи после общего количества листов. При изменении состава
документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и
т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на
соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая
запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием
должности, расшифровки подписи и обозначением даты составления
описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи
документов, то составленная по установленной форме опись
подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
5.1.22. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляются по установленной форме (приложение 7).
Обязательными реквизитами обложки являются:
наименование вышестоящей организации, организации и
структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
дата дела или крайние даты документов, входящих в дело;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
5.1.23. При оформлении обложки дел наименование вышестоящей
организации, организации и структурного подразделения указывается
полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая
организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то
оно указывается после полного наименования.
Пример. Министерство юстиции Республики Беларусь (Минюст).
Если в период формирования дела название организации или
структурного подразделения изменялось, на обложке указывается
последнее название, а старое заключается в скобки.
5.1.24. Индексы и заголовки дел на обложках указываются в
соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовки дел с
распорядительными документами, протоколами вносятся их номера.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их
копийность.
Пример. Приказы №№ 1-30 директора института по основной
деятельности. Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
5.1.25. На обложке дела обязательно указывается дата дела -
год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в деле имеются документы - приложения за более ранний
период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается
помета: "Имеются документы за ... год(ы)".
Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один
документ, отражаются в заголовках дел.
5.1.26. На обложке дел, содержащих ряд разновременных
документов (приказы, протоколы, справки, информации, переписка и
т.д.), указываются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц,
год) регистрации (составления, утверждения) самого раннего и самого
позднего документов, включенных в дело.
5.1.27. Крайними датами личного дела являются даты подписания
приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.
5.1.28. В делах постоянного и временного хранения дата
обозначается на обложке арабскими цифрами.
Пример. 21.09.1997.
Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед
ними следует ставить нули.
Пример. 01.05.1997.
5.1.29. Количество листов в деле выносится на обложку на
основании заверительной надписи дела.
5.1.30. Срок хранения переносится на обложку дела из
номенклатуры дел организации после уточнения его по соответствующему
перечню документов. На делах постоянного хранения помещается
надпись: "Хранить постоянно", а на делах временного хранения -
"Хранить ... лет".
5.1.31. При внесении дела в опись на обложке проставляется
архивный шифр дела, включающий номер фонда (Ф.), номер описи (Оп.) и
номер дела (Д.).
Пример. Ф.4. Оп.1. Д.320.
5.1.32. Надписи на обложках делаются четко светостойкими
чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается предварительное
заполнение формы обложки на пишущей машинке или компьютере с
последующей наклейкой ее на обложку дела.
5.2. Составление и оформление описей дел
структурных подразделений организации
5.2.1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному
составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные
в соответствии с действующими правилами, ежегодно составляются описи
дел.
5.2.2. Опись дел - это информационно-поисковый архивный
справочник, представляющий собой систематизированный перечень
заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия
состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда
и учета дел.
Опись дел является важнейшим справочным и учетным документом,
обеспечивающим оперативный поиск информации.
5.2.3. Описи составляются на дела:
постоянного хранения;
временного (свыше 10 лет) хранения;
по личному составу;
со специальной документацией (судебные и следственные дела,
научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и т.п.).
5.2.4. В структурных подразделениях описи дел составляются по
установленной форме (приложение 8) под методическим руководством
архива. Указанные описи представляются в архив через год после
завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи,
включающий дела, законченные делопроизводством в 1997 году, должен
быть представлен в архив не позднее 31 декабря 1999 г.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей
дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
5.2.5. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые
номера.
5.2.6. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется
соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных
дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при
котором проверяется:
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
правильность оформления и группировки документов, включенных в
дело;
качество подшивки или переплета;
нумерация листов дела;
наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных настоящими
правилами, и правильность ее оформления;
наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.
Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и
оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным
подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела
включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на
искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка
подписывается руководителем структурного подразделения и передается
вместе с описью дел структурного подразделения в архив.
5.2.7. При составлении описи дел структурного подразделения
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
|
