Стр. 11
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
Образец архивной справки
Приложение 30
к пп.11.1.22, 11.4.9
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
----T---------T----------T---------------T--------------T----------¬
¦ № ¦Название ¦Количество¦ Количество ¦ Кому выдан ¦Примечание¦
¦п/п¦выданного¦ листов ¦ экземпляров ¦ документ и ¦ ¦
¦ ¦документа¦ ¦ ¦ дата выдачи ¦ ¦
+---+---------+----------+---------------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+---------+----------+---------------+--------------+-----------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Приложение 31
к п.11.4.10
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Начат ______________
Окончен ____________
------T--------------T---------------------------------------------¬
¦ № ¦Дата посещения¦Фамилия, инициалы исследователя* (разборчиво)¦
¦ п/п ¦ ¦ ¦
L-----+--------------+----------------------------------------------
Итого в __________ году число посещений читального зала (архива)
исследователями составило __________________________________________
(цифрами)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника архива подписи
Дата
______________________________
*Графа заполняется исследователем.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Приложение 32
к п.12.1.1
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов _________________________________________________________
(Ф.И.О. владельца)
Фонд № ____________________
-------T-------------------T-----------------------T---------------¬
¦ № ¦ Заголовки дел или ¦ Количество документов ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦названия документов¦ в деле ¦ ¦
+------+-------------------+-----------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L------+-------------------+-----------------------+----------------
Итого в сдаточной описи учтено _____________________________________
(цифрами и прописью)
документов, составляющих _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего опись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения ______________ № _____________
_________ № __________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма сдаточной описи документов личного происхождения
Приложение 33
к подразделу 12.2
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Печать Дата Гербовая печать
организации организации
АКТ №
приема-передачи дел на
государственное хранение
Основание: Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде
и архивах в Республике Беларусь"
В связи с __________________________________________________________
(истечением срока хранения документов в организации,
____________________________________________________________________
ликвидацией, банкротством
____________________________________________________________________
организации)
____________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
________________ годы и научно-справочный аппарат к ним
----T------------T-----------T------T---------T-------T----------¬
¦ № ¦ Название и ¦ Кол-во ¦Кол-во¦ Кол-во ¦Крайние¦Примечание¦
¦п/п¦ № описи ¦экземпляров¦ дел ¦страховых¦ даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ копий ¦ ¦ ¦
+---+------------+-----------+------+---------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------------+-----------+------+---------+-------+-----------
Итого принято ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел и страховых копий
В государственном архиве фонд № ______________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должности лица, Наименование должности лица,
производившего передачу производившего прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи дел на государственное хранение
Приложение 34
к п.13.4
ВЕДОМОСТЬ
учета электронных документов (ЭД) __________________________________
(место составления)
№ ___________ на ____________год
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения организации)
----T------------T--------------T------------T---------------T----------¬
¦ № ¦Наименование¦Информационная¦ Имя файла ¦ Программные ¦ Срок ¦
¦п/п¦ЭД (файла, ¦ технология ¦пользователя¦ средства (ПС) ¦хранения и¦
¦ ¦ комплекса ¦ ¦ ¦ и технические ¦ номер по ¦
¦ ¦файлов) или ¦ ¦ ¦ средства (ТС) ¦ перечню ¦
¦ ¦ группы ЭД ¦ ¦ ¦ для ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦воспроизводства¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ЭД ¦ ¦
+---+------------+--------------+------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+------------+--------------+------------+---------------+-----------
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя подразделения подписи
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица,
ответственого за архив)
СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ № ___________
Председатель ЭК Подпись Расшифровка
подписи
______________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов
структурного подразделения
Приложение 35
к п.13.4.2
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Ведомость учета Подпись Расшифровка
электронных подписи
документов (ЭД) Дата
____________ № _____________
____________________________
(место составления)
на _____________________ год
----T------------T--------------T------------T---------------T----------¬
¦ № ¦Наименование¦Информационная¦ Имя файла ¦ Программные ¦ Срок ¦
¦п/п¦ЭД (файла, ¦ технология ¦пользователя¦ средства (ПС) ¦хранения и¦
¦ ¦ комплекса ¦ ¦ ¦ и технические ¦ номер по ¦
¦ ¦файлов) или ¦ ¦ ¦ средства (ТС) ¦ перечню ¦
¦ ¦ группы ЭД ¦ ¦ ¦ для ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦воспроизводства¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ЭД ¦ ¦
+---+------------+--------------+------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+------------+--------------+------------+---------------+-----------
Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав.архивом
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ № _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов организации
Приложение 36
к п.13.4.6
___________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
_____________ № ____________
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Основание __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
----T--------------T------------------T-------------T--------------¬
¦ № ¦ Заголовок и ¦ Дата ¦Количество ЭД¦Сроки хранения¦
¦п/п¦обозначение ЭД¦(крайние даты) ЭД ¦ ¦ ЭД и номера ¦
¦ ¦ (файлов или ¦ ¦ ¦ статей по ¦
¦ ¦группы файлов)¦ ¦ ¦ перечню ¦
+---+--------------+------------------+-------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L---+--------------+------------------+-------------+---------------
Всего отобрано к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение ________________________
_______________________ ЭД за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего подписи
экспертизу ценностей ЭД
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ № _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Приложение 37
к п.14.3
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации*
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПЛАН
работы ______________________________ на ________ год
(название архива)
----T------------T---------T-------T--------T----------T-----------¬
¦ № ¦ Название ¦ Единица ¦ Объем ¦ Бюджет ¦ Срок ¦Исполнитель¦
¦п/п¦ раздела и ¦измерения¦ работы¦рабочего¦исполнения¦ ¦
¦ ¦наименование¦ ¦ ¦ времени¦ ¦ ¦
¦ ¦вида работы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+---------+-------+--------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------------+---------+-------+--------+----------+------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
______________________________
* Или директора архива, если архив является самостоятельной
организацией.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового плана работы архива
Приложение 38
к п.14.4
Карточка учета работы архива
с подведомственной организацией*
______________________________
*Пп.1-3 заполняются карандашом.
1. Общие сведения о подведомственной организации
Наименование организации и ее непосредственная подчиненность
____________________________________________________________________
Адрес организации __________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Адрес архива _______________________________________________________
____________________________________________________________________
Название, дата и № документа
Об образовании организации _________________________________________
О реорганизации организации ________________________________________
____________________________________________________________________
О ликвидации организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, № телефона
Руководителя организации ___________________________________________
Начальника канцелярии ______________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ______________________________________________
Заведующего архивом или лица, ответственного за архив ______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Дата согласования и утверждения нормативно-методических
документов
Положения об архиве ________________________________________________
____________________________________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации ___________________________________
____________________________________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства _____________________________
____________________________________________________________________
Номенклатуры организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (лицевая сторона)
3. Сведения о наличии и упорядочении дел в архиве
подведомственной организации
---------------------------T--------------------------T----------T--------¬
¦ Количество описанных дел ¦Крайние даты описанных дел¦Количество¦Крайние ¦
+--------T-------T---------+--------T-------T---------+неописан- ¦даты ¦
¦постоян-¦по ¦временно-¦постоян-¦по ¦временно-¦ных дел ¦неопи- ¦
¦ного ¦личному¦го ¦ного ¦личному¦го ¦ ¦санных ¦
¦хранения¦составу¦(свыше 10¦хранения¦составу¦(свыше 10¦ ¦дел ¦
¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦
+--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+---------
4. Сведения о проверках
------------T--------------------------T---------------------------¬
¦ Дата ¦ Основные предложения по ¦ Результаты реализации ¦
¦ проверки ¦ итогам проверки ¦ предложений ¦
+-----------+--------------------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
L-----------+--------------------------+----------------------------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (оборотная сторона)
Приложение 39
к п.16.2.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № __________ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
приема-передачи при смене подписи
заведующего архивом Дата
(лица, ответственного за архив)
Основание: Приказ __________________________________________________
(должность автора, дата, № и название)
Составлен комиссией (третьим лицом):
Председатель _______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
3. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: 1. _________________________________________________
(должность передающего, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность принимающего, фамилия, инициалы)
__________________________ сдал, а __________________________ принял
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
документы архива, страховые копии документов и учетно-справочный
аппарат к ним за __________________ годы
-------T----------T------------T----------T-------------T----------¬
¦ № ¦ Название ¦ Количество ¦Количество¦ Количество ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ и номер ¦экземпляров ¦ дел ¦ единиц ¦ ¦
¦ ¦ описи ¦ описи ¦ ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ страхового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ фонда ¦ ¦
+------+----------+------------+----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------+----------+------------+----------+-------------+-----------
Итого принято __________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________ описей в
(цифрами и прописью)
_________________________________________ экземплярах
(цифрами и прописью)
Состояние документов, страхового фонда и описей, помещения,
оборудования и инвентаря ___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ____________________________________________
(виды НСА, их объем и состояние)
Передал: Подпись Расшифровка
подписи
Принял: Подпись Расшифровка
подписи
Председатель Подпись Расшифровка
комиссии (третье лицо): подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка
подписей
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
|
