Стр. 12
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
подписей
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи архива при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Приложение 40
к подразделам 2.2-2.3
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве учреждения, организации, предприятия
1. Общие положения
1.1. Документы учреждений, организаций, предприятий независимо
от форм собственности, имеющие историческое, культурное, научное,
социальное, экономическое и политическое значение, составляют
Национальный архивный фонд Республики Беларусь.
1.2. Учреждения, организации и предприятия обеспечивают
(накопление) прием, учет, хранение и использование документов
Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в
учреждениях, организациях и предприятиях создаются архивы.
1.3. Ведомственный архив - это государственное архивное
учреждение или структурное подразделение, хранящее документы на
своем предприятии, в учреждении, организации на протяжении
определенного срока, установленного Законом о Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь.
Архив негосударственного предприятия, организации и учреждения
осуществляет прием и постоянное хранение архивных документов своего
предприятия, организации, учреждения.
1.4. Архив учреждения, организации и предприятия создается как
самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом,
либо его функции распорядительным документом возлагаются на лицо,
ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения, организации, предприятия
руководствуется законодательством Республики Беларусь,
законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями
вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации,
предприятия, правилами и другими нормативно-методическими
документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству
и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве учреждения, организации, предприятия
разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается
руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с
соответствующим государственным архивом.
1.7. Архив учреждения, организации, предприятия работает по
планам, утверждаемым руководством учреждения, организации,
предприятия и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство
учреждения, организации, предприятия.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью
архива учреждения, организации, предприятия осуществляет
соответствующий государственный архив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного
хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений
учреждения, организации, предприятия, документы временного (свыше
10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности,
документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу
учреждений-предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной
организации;
2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в
архив;
2.5. научно-технические, кино-, фото-, фоно- и машиночитаемые
документы, видеофонограммы и другие виды специальных документов*;
______________________________
*Для хранения этих документов создаются, как правило,
специальные архивы.
2.6. служебные и ведомственные издания;
2.7. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Примерного положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание
научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в
архиве;
3.1.3. осуществление контроля за формированием дел в
делопроизводстве учреждения, организации, предприятия;
3.1.4. подготовка и своевременная передача документов, входящих
в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на
государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых
Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь*.
______________________________
*Архивные документы организаций негосударственных форм
собственности принимаются на государственное хранение при оформлении
соответствующего договора с государственным архивом.
3.2. Функции архива.
Выполняя свои функции архив:
3.2.1. Составляет и ежегодно уточняет список структурных
подразделений и других организаций, документы которых передаются в
архив.
3.2.2. Принимает (не позднее чем через 2 года после завершения
в делопроизводстве) на хранение документы структурных подразделений,
а также других организаций, являющихся источниками комплектования
архива.
3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 1 год
после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел
постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной
комиссии учреждения, организации, предприятия и
экспертно-проверочной (экспертно-методической) комиссии
государственного архива.
3.2.4. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве
документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы
ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;
участвует в работе экспертной комиссии.
3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность
документов в соответствии с действующими правилами.
3.2.6. Осуществляет фондирование документов и дел.
3.2.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его
преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего
государственного архива.
3.2.8. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в
делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую
помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел.
3.2.9. Организует использование документов:
информирует руководство и работников учреждения, организации,
предприятия о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования, для работы в
помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об
установлении трудового стажа и по другим вопросам
социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии
документов, выписки из документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения,
организации, предприятия.
3.2.11. Представляет в соответствующий государственный архив
сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на
государственное хранение в соответствующий государственный архив
документы Национального архивного фонда Республики Беларусь.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях учреждения, организации,
предприятия;
4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения,
организации, предприятия сведения, необходимые для работы архива с
учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и
функций;
4.3. вносить руководству учреждения, организации, предприятия
предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. Ответственность заведующего архивом
(лица, ответственного за ведение архива)
5.1. Заведующий архивом (лицо, ответственное за ведение архива)
несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и
функций в соответствии с действующим законодательством Республики
Беларусь.
Права и обязанности заведующего архивом (лица, ответственного
за архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
Приложение 41
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК)
министерства, госкомитета, центрального органа управления
Республики Беларусь
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия
(ЦЭК) создается для:
организации и проведения методической и практической работы по
экспертизе ценности и подготовки к передаче на государственное
хранение документов Национального архивного фонда Республики
Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-,
видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию,
находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, госкомитете,
центральном органе управления, их структурных подразделениях*, в
подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;
осуществления методического руководства и координации
деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций и
учреждений.
______________________________
*В структурных подразделениях центрального аппарата
министерства, госкомитета, центрального органа управления могут быть
созданы экспертные комиссии, работающие под методическим
руководством ЦЭК.
1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом.
Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством
министерства, госкомитета, центрального органа управления. В
необходимых случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения ЦЭК вступают в
силу только после их согласования или утверждения соответствующим
архивным учреждением системы Государственного комитета по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь.
1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя
министерства, госкомитета, центрального органа управления из числа
наиболее квалифицированных специалистов основных структурных
подразделений под председательством одного из заместителей
руководителя. В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются:
заведующий ведомственным архивом (секретарь комиссии), руководитель
делопроизводственной службы министерства, госкомитета, центрального
органа управления, представитель соответствующего государственного
архива, на учете которого состоит данное министерство. В состав ЦЭК
могут быть включены представители подведомственных организаций. К
работе ЦЭК в качестве экспертов и консультантов могут привлекаться
специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством
Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах
Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде
Республики Беларусь, распорядительными документами министерства,
госкомитета, центрального органа управления,
нормативно-методическими документами Государственного комитета по
архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ЦЭК
министерства, госкомитета, центрального органа управления.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением
министерство, госкомитет, центральный орган управления разрабатывают
конкретное положение о ЦЭК, которое после согласования с
соответствующим государственным архивом утверждается приказом
руководителя министерства, госкомитета, центрального органа
управления.
2. Функции Центральной экспертной комиссии
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации
состава документов Национального архивного фонда Республики
Беларусь, образующихся в деятельности министерства, госкомитета,
центрального органа управления и подведомственных им организаций.
2.2. Рассматривает и представляет на рассмотрение и утверждение
соответствующего государственного архивного учреждения списки видов
отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся
источниками комплектования Национального архивного фонда Республики
Беларусь, проекты ведомственных перечней документов с указанием
сроков хранения, классификаторов, примерных инструкций по
делопроизводству и номенклатуре дел, а также положений об ЭК
структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального
органа управления и подведомственных организаций, других
нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в
делопроизводстве, экспертизы ценности документов и их подготовки к
архивному хранению.
2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке
представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения
документов, предусмотренных действующими перечнями, а также
предложения об установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими перечнями.
2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК
структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей
отраслевой системы.
2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по
методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.6. Организует и координирует работу по подготовке
нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и
отбору их в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь
(в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, госкомитете,
центральном органе управления и подведомственных им организациях.
2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе
специалистов отрасли:
по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли,
по возможной передаче ими документов личного происхождения
(дневников, записей воспоминаний, переписки и др.) в состав
Национального архивного фонда Республики Беларусь;
по инициативному документированию (записи воспоминаний
старейших работников отрасли) с целью создания истории своей
отрасли.
2.8. Рассматривает и выносит решение о согласовании:
сводных описей дел (годовых разделов) документов постоянного
хранения (в том числе на спецдокументацию) и описей временного
(свыше 10 лет) хранения;
описей дел по личному составу;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической
документации постоянного срока хранения;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов
постоянного срока хранения и по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов на государственное
хранение;
номенклатуры дел министерства, госкомитета, центрального органа
управления;
нормативно-методических пособий по работе с документами
(перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции
по делопроизводству, примерные номенклатуры дел подведомственных
организаций, памятки и правила по работе с документами и др.);
отраслевых списков учреждений, организаций и предприятий,
являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального
архивного фонда Республики Беларусь.
2.9. Обязательному утверждению архивными учреждениями системы
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь подлежат:
описи дел на документы постоянного хранения управленческой и
специальной документации;
перечни проблем (тем) научно-технической документации
постоянного срока хранения;
предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или
изменении сроков хранения документов;
ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;
отраслевые списки подведомственных учреждений, организаций и
предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования
Национального архивного фонда Республики Беларусь.
2.10. Согласованию (перед утверждением руководством
министерства, госкомитета, центрального органа управления) с
архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам
и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:
положения о ЦЭК;
примерные и индивидуальные номенклатуры дел;
описи на документы по личному составу.
2.11. Организует совместно со службами делопроизводства и
кадров консультации для сотрудников центрального аппарата и
подведомственных организаций по вопросам работы с документами и
архивному делу, участвует в подготовке и проведении мероприятий по
повышению их деловой квалификации.
2.12. Оказывает методическую и практическую помощь
подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных
учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования
номенклатур дел, составлению методических пособий по организации,
хранению и учету документов.
3. Права Центральной экспертной комиссии
ЦЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации
структурным подразделениям министерства, госкомитета, центрального
органа управления и подведомственным организациям по вопросам
разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве,
экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного
хранения и по личному составу, порядка упорядочения и оформления
документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений
министерства, госкомитета, центрального органа управления
подведомственных организаций:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, необходимые для определения сроков хранения
документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений министерства, госкомитета, центрального органа
управления, руководителей подведомственных организаций о качестве и
сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях
хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты
документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов
специалистов структурных подразделений, подведомственных
организаций, а также представителей архивных учреждений системы
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь.
3.5. Информировать руководство министерства, госкомитета,
центрального органа управления и подведомственных организаций по
вопросам своей компетенции.
4. Организация работы Центральной экспертной комиссии
4.1. ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа
управления работает в контакте с экспертно-методической
(экспертно-проверочной) комиссией соответствующего государственного
архива и получает от нее необходимые организационно-методические
указания.
4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством
министерства, госкомитета, центрального органа управления.
4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на
ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже
2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины
членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК.
Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного
голоса и в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При
разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.
4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря
комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для
доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность возлагаются на
секретаря комиссии.
Приложение 42
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)
учреждения, организации, предприятия
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в
учреждении, организации, предприятии* (независимо от форм
собственности) создается для организации и проведения работы по
экспертизе ценности документов, включая управленческую,
научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и
другую специальную документацию учреждения и подготовки их к
передаче на архивное хранение.
______________________________
*В дальнейшем вместо слов "учреждение, организация,
предприятие" употребляется слово "учреждение".
1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в
силу после утверждения их руководителем учреждения, а в необходимых
случаях и соответствующего государственного архива.
1.3. ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе
не менее 3-5 человек из наиболее квалифицированных специалистов под
председательством заместителя руководителя (одного из руководящих
работников). В состав комиссии в обязательном порядке включается
работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения
(ответственное за архив лицо), главный бухгалтер, а там, где это
необходимо, также представитель соответствующего государственного
архива. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник
делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо,
ответственное за архив).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством
Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах
в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде
Республики Беларусь, нормативно-методическими документами
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением
об ЭК учреждения.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением учреждение
разрабатывает конкретное положение о своей ЭК, которое в необходимых
случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается
приказом руководителя.
2. Функции экспертной комиссии
ЭК учреждения осуществляет следующие функции:
2.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной
службой и архивом ежегодный отбор документов учреждения для
дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за
организацией документов в делопроизводстве учреждения.
2.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании и
представлении на утверждение в установленном порядке:
номенклатуры дел учреждения;
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел
временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу;
актов о выделении к уничтожению документов учреждения, сроки
хранения которых истекли;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической
документации постоянного хранения;
графиков по подготовке и передаче документов в архив учреждения
и на государственное хранение.
2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении инструкций
по делопроизводству, номенклатуры дел учреждения, методических
пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизы их
ценности и подготовке документов для последующего хранения.
2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных документов, установленных действующими перечнями, и
определении сроков хранения документов, не предусмотренных
перечнями, и выносит решения на утверждение соответствующего
государственного архива.
2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций
работников учреждения по вопросам организации документов в
делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на
дальнейшее хранение.
3. Права экспертной комиссии
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
|
