Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ЦЕНТРАЛЬНЫХ И МЕСТНЫХ
ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ,
ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь 30.04.1997 № 5
Содержание
1. Правовые основы деятельности архивов центральных и
местных органов государственной власти и управления,
учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь
2. Виды, задачи и функции архивов
3. Номенклатура дел. Формирование дел
3.1. Виды номенклатуры дел
3.2. Порядок составления, согласования и утверждения
номенклатуры дел организации
3.3. Схема построения номенклатуры дел организации
3.4. Состав и оформление номенклатуры дел организации
3.5. Формирование дел
4. Экспертиза ценности документов
4.1. Принципы и критерии ценности документов
4.2. Организация экспертизы ценности документов
4.3. Проведение экспертизы ценности документов в
делопроизводстве организации
4.4. Проведение экспертизы ценности документов в архиве
4.5. Порядок уничтожения документов и дел временного
хранения
5. Подготовка дел к передаче в архив и порядок передачи дел
5.1. Оформление дел
5.2. Составление и оформление описей дел структурных
подразделений организации
5.3. Передача дел в архив
6. Обеспечение сохранности документов архива
6.1. Требования к помещению архива
6.2. Электро- и противопожарное оборудование архива
6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве
6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве
6.5. Оборудование архива
6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование
6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ. Транспортировка и
упаковка дел
6.8. Проверка наличия и состояния дел
6.9. Организация и оформление результатов розыска дел
7. Классификация документов архива
7.1. Классификация документов в пределах архива
7.2. Классификация документов в пределах фонда
8. Составление и оформление сводных и законченных описей дел
8.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи
дел постоянного хранения
8.2. Составление и оформление законченной описи дел
постоянного хранения
8.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи
дел временного (свыше 10 лет) хранения
8.4. Оформление описи дел по личному составу
9. Учет документов в архиве
9.1. Книга поступления и выбытия документов
9.2. Список фондов
9.3. Лист фонда
9.4. Описи и номенклатуры дел как учетный документ
9.5. Дело фонда
9.6. Книга выдачи дел во временное пользование
10. Научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива
10.1. Описи дел как часть НСА архива
10.2. Каталоги (картотеки)
10.3. Указатели
10.4. Обзоры документов
10.5. Историко-архивная справка к фонду
11. Использование документов архива
11.1. Исполнение запросов организаций и граждан
11.2. Выдача документов во временное пользование
11.3. Культурно-просветительная работа архива
11.4. Работа архива с исследователями
12. Работа с документами личного происхождения
12.1. Порядок приема-передачи частных архивов
12.2. Порядок передачи документов частных архивов на
государственное хранение
13. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (ЭД)
14. Организация работы архива
15. Передача документов на государственное хранение
15.1. Предельные сроки хранения документов в архиве
15.2. Порядок передачи документов на государственное
хранение
16. Порядок приема-передачи документов при смене руководителя
организации или заведующего архивом (лица, ответственного за
архив)
16.1. Порядок приема-передачи документов при смене
руководителя организации
16.2. Порядок приема-передачи документов при смене
заведующего архивом (лица, ответственного за архив)
Приложения
1. Список организаций-источников комплектования архива
2. Номенклатура дел организации
3. Номенклатура дел структурного подразделения
(общественной организации) организации
4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению
5. Лист-заверитель дела
6. Внутренняя опись документов дела
7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения
8. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
(общественной организации) организации
9. Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных
приборов для измерения температуры и влажности воздуха
10. Карточка постеллажного топографического указателя
11. Карточка пофондового топографического указателя
12. Акт выдачи дел во временное пользование
13. Книга выдачи дел из хранилища
14. Карта-заместитель дела
15. Лист проверки наличия и состояния дел фонда
16. Акт проверки наличия и состояния дел фонда
17. Акт о неисправимых повреждениях дел
18. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
19. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
20. Лист-заверитель описи дела
21. Титульный лист описи
22. Годовой раздел сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
23. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
24. Книга учета поступления и выбытия документов
25. Список фондов
26. Лист фонда
27. Книга выдачи дел во временное пользование
28. Тематическая карточка каталога
29. Архивная справка
30. Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий и
выписок
31. Журнал регистрации посещений исследователями читального
зала (архива)
32. Сдаточная опись документов личного происхождения
33. Акт приема-передачи дел на государственное хранение
34. Ведомость учета электронных документов структурного
подразделения
35. Ведомость учета электронных документов организации
36. Акт о выделении к уничтожению электронных документов,
не подлежащих хранению
37. Годовой план работы архива
38. Карточка учета работы архива с подведомственной
организацией
39. Акт приема-передачи архива при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
40. Примерное положение об архиве учреждения, организации,
предприятия
41. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии
(ЦЭК) министерства, госкомитета, центрального органа
управления Республики Беларусь
42. Примерное положение о постоянно действующей экспертной
комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия
43. Нормы времени и выработки на основные виды работ,
выполняемые в архивах
Список нормативно-методической литературы
"Основные правила работы архивов центральных и местных органов
государственной власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий Республики Беларусь" являются нормативным документом,
регламентирующим деятельность ведомственных архивов и архивов
негосударственных учреждений, организаций и предприятий республики.
В них изложены правовые основы деятельности, задачи и функции
архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам дел; методика
проведения экспертизы ценности документов; порядок формирования и
оформления дел, уничтожения документов временного хранения,
составления научно-справочного аппарата к документам архива, учета,
обеспечения сохранности и использования документов, а также другие
вопросы, связанные с работой указанных архивов. В случаях, не
предусмотренных настоящими правилами (при проведении работы по
выявлению и учету особо ценных дел, созданию и учету страхового
фонда, фонда пользования и др.), архивы центральных и местных
органов государственной власти и управления, учреждений, организаций
и предприятий Республики Беларусь обязаны руководствоваться
действующими правилами работы государственных архивов.
В целях обеспечения преемственности работы архивов, учета
особенностей формирования и структуры Национального архивного фонда
Республики Беларусь в настоящих правилах сохранен ряд положений,
формулировок и форм ранее действовавших "Основных правил работы
ведомственных архивов СССР" (М., 1987).
Пункты и отдельные формулировки (предложения) правил, не
являющиеся обязательной нормой для архивов негосударственных
учреждений, организаций и предприятий, которые не имеют договорных
отношений с учреждениями государственной архивной службы, помечены
звездочкой*.
______________________________
*Звездочки (*) располагаются в начале пункта или в конце
соответствующих предложений и реквизитов форм документов.
Правила не распространяются на архивы, хранящие
научно-техническую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-,
видеодокументацию, а также другие виды специальной документации.
1. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ
ЦЕНТРАЛЬНЫХ И МЕСТНЫХ ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ,
УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1.1. Деятельность архивов центральных и местных органов
государственной власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется
Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах
в Республике Беларусь", Законом Республики Беларусь "Об охране
историко-культурного наследия", настоящими правилами,
нормативно-методическими документами государственной архивной
службы*, положениями об архивах.
______________________________
*См. Список нормативно-методической литературы.
1.2. Документы органов государственной власти и управления,
учреждений, организаций и предприятий (далее - организаций)
независимо от формы собственности и характера деятельности входят в
состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и хранятся
в вышеназванных архивах. Национальный архивный фонд включает в себя
государственную и негосударственную части.
1.2.1. Государственную часть Национального архивного фонда
составляют архивные фонды и документы:
государственных органов, органов местного самоуправления,
государственных предприятий, организаций, учреждений, штабов,
объединений, мобильных сил, соединений и воинских частей Вооруженных
Сил, штабов соединений и воинских частей пограничных войск,
внутренних войск МВД, войск КГБ и железнодорожных войск,
военно-учебных заведений, находящихся на территории Республики
Беларусь;
государственных предприятий, организаций, учреждений, воинских
частей Республики Беларусь, находившихся или находящихся за
пределами республики;
объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных
форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля
государственной собственности;
общественных объединений и их предприятий, образовавшихся до
момента регистрации этих объединений и предприятий в установленном
законом порядке и принятые на государственное хранение;
юридических и физических лиц, поступившие в собственность
государства, в том числе и из-за рубежа, на основаниях,
предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
художественные, мультипликационные, документальные,
научно-популярные фильмы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы,
статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая,
проектная, конструкторская, патентная, картографическая,
геологическая, телеметрическая, коммерческая и машиночитаемая
документация, научные, литературные, живописные, музыкальные и
др. рукописи, рисунки, дневники, мемуары и иные виды документов,
изготовленные или разработанные на предприятиях, в организациях,
учреждениях, редакциях газет и журналов за счет государственных
средств*.
______________________________
*В п.1.2.1 не перечислены виды архивных фондов, входящих в
состав Национального архивного фонда, но не имеющих
непосредственного отношения к деятельности архивов органов
государственной власти и управления, организаций, учреждений и
предприятий Республики Беларусь - фонды дореволюционных организаций
и др.
1.2.2. Негосударственную часть Национального архивного фонда
составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности:
общественных объединений с момента их регистрации в
установленном законом порядке;
религиозных организаций;
иных негосударственных объединений, предприятий, организаций,
учреждений;
физических лиц (документы личного происхождения, семейные
архивы, коллекции документов и др.).
1.3. Государственное управление Национальным архивным фондом и
архивами в Республике Беларусь возлагается на Государственный
комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (далее -
Госкомархив), отделы по архивам и делопроизводству исполнительных
комитетов областных и Минского городского Советов депутатов.
Органы государственной архивной службы Республики Беларусь
осуществляют контроль за безусловным соблюдением на территории
республики всеми юридическими лицами независимо от форм
собственности, их ведомственной подчиненности, а также гражданами
законодательства Республики Беларусь по вопросам ведения
делопроизводства и архивного дела. Решения и указания органов
управления архивным делом по вопросам работы архивов и организации
делопроизводства являются обязательными для всех юридических и
физических лиц.
1.4. Государственный контроль за обеспечением сохранности,
учета и использования документов осуществляется Советами депутатов,
исполнительными и распорядительными органами. Государственный надзор
за соблюдением законодательства по делопроизводству и архивному делу
в Республике Беларусь, соблюдением норм и принципов работы с
документами, установленных стандартами специальными правилами и
инструкциями, возлагается на Государственную инспекцию архивов и
делопроизводства.
1.5. Организации обязаны обеспечивать накопление, учет,
хранение и использование документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь в соответствии с требованиями, изложенными в
законах и других нормативных актах Республики Беларусь.
Руководители организаций обеспечивают контроль за соблюдением
установленного порядка накопления, обеспечения сохранности, учета,
использования документов до их передачи на государственное хранение
и несут ответственность за полноту и сохранность документальных
материалов.
1.6. Согласно Закону "О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь" архивы центральных и местных органов
государственной власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий (далее - архивы) разделяются на ведомственные архивы и
архивы негосударственных организаций, учреждений и предприятий.
1.6.1. Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение
государственной организации (организаций) или структурное
подразделение государственной организации, хранящее документы на
протяжении определенного срока в своей организации. Под архивом
негосударственной организации, учреждения или предприятия понимается
негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение
негосударственной организации, осуществляющее прием и постоянное
хранение архивных документов, зарегистрированное в установленном
законом порядке.
1.6.2. Ведомственные архивы до передачи документов в
государственные архивы на постоянное хранение имеют право на
владение, пользование и распоряжение архивными документами.
Документы ведомственных архивов являются собственностью государства,
не могут быть объектом купли-продажи и иных сделок по их отчуждению
и должны по истечении сроков ведомственного хранения бесплатно
передаваться в государственные архивы в упорядоченном состоянии с
соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями.
1.6.3. Архивные документы, являющиеся собственностью
негосударственных организаций, находятся в их владении, пользовании
и распоряжении. Собственники названных документов имеют право
передать на добровольных началах бесплатно или за определенную плату
в собственность государства принадлежащие им архивные документы либо
поместить их на временное хранение в государственные архивы с
заключением соответствующего договора. При передаче документов на
хранение в государственные архивы за собственником архивных
документов сохраняется право собственности на них, если иное не
оговорено в договоре.
Собственник документов, отнесенных к негосударственной части
Национального архивного фонда, обязан предоставлять в
соответствующие государственные архивы сведения о своих фондах и
документах с целью их учета, а также сообщать этим органам о смене
владельца названных документов и об изменении места их хранения.
Уничтожение документов их собственником может быть произведено
только с письменного разрешения государственного архива,
обслуживающего соответствующую зону.
1.7. При реорганизации либо ликвидации государственных
организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы
передаются правопреемникам. В случае отсутствия правопреемника
документы, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в
соответствующий государственный архив, а архивные документы,
подлежащие временному хранению, и документы по личному составу - в
архив вышестоящей организации.
При преобразовании государственных организаций в организации
иных форм собственности их архивные документы передаются на хранение
в государственные архивы. По просьбе вновь созданных
фондообразователей органы государственной архивной службы имеют
право передать им эти документы на временное хранение на основании
лицензий.
В состав комиссий, создаваемых для передачи документов и
имущества, включаются представители государственной архивной службы.
При ликвидации негосударственных организаций, не имеющих
правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять по
описям на хранение документы этих юридических лиц.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение
ведомственных архивов осуществляется за счет средств
государственного бюджета. Архивные учреждения негосударственных форм
собственности содержатся за счет средств создавших их организаций,
граждан и иных источников.
1.9. Юридические и физические лица, виновные в нарушении
нормативных актов Республики Беларусь по вопросам делопроизводства и
архивного дела, несут ответственность в соответствии с
законодательством Республики Беларусь.
Имущественный вред, нанесенный в результате повреждения либо
уничтожения архивных документов, подлежит взысканию с виновных
физических либо юридических лиц в размере, определенном судом с
учетом заключения органов государственного управления архивным
делом.
Согласно Кодексу Республики Беларусь об административных
правонарушениях нарушение установленного порядка и требований
законодательства в ведении делопроизводства, которое проявилось:
в невыполнении требований государственных стандартов, нарушении
дисциплины в оформлении документов;
в отсутствии номенклатуры дел, нарушении порядка ее
согласования и утверждения;
в отсутствии нормативно-методических документов, определяющих
функции, права и обязанности делопроизводственных служб и их
работников, регламентирующих организацию делопроизводства, влечет
наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до
двадцати минимальных заработных плат.
Утрата или незаконное уничтожение дел постоянного или
временного хранения, причинение им непоправимых повреждений в
результате необеспечения их сохранности, оставление документов
бесхозными или неучтенными влечет наложение штрафа на граждан в
размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных
лиц - от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат.
Нарушение администрацией предприятий, учреждений, организаций
независимо от форм собственности законодательства об архивах,
невыполнение законных требований и указаний архивных органов о
выделении приспособленных площадей для размещения документов,
изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению (в
том числе сдача в аренду) или неиспользование их вообще, уклонение
от передачи в установленных законом случаях документов на
государственное хранение, а также необоснованный отказ предприятий,
учреждений, организаций, архивов независимо от форм собственности в
выдаче гражданам справок социально-правового характера влечет
наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до
двадцати минимальных заработных плат.
Рассматривать дела об административных правонарушениях и
налагать административные наказания от имени государственного
управления архивами и делопроизводством Республики Беларусь имеют
право:
председатель Госкомархива;
заместитель председателя Госкомархива;
руководители областных и г.Минска органов государственного
управления архивами и делопроизводством Республики Беларусь.
1.10. Прочие правовые нормы, связанные с деятельностью архивов,
изложены в соответствующих разделах настоящих правил.
2. ВИДЫ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ
2.1. В зависимости от состава документов, которыми
комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и
использования документов Национального архивного фонда Республики
Беларусь могут создаваться архивы следующих видов:
архив организации, хранящий документы только данной
организации*;
центральный архив, хранящий документы центрального аппарата
организации (центрального органа управления, центрального органа
общественного объединения), а также документы организаций
непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников
комплектования, список которых утверждается руководителем
соответствующей отрасли (системы, объединения); центральный
отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив
общественного объединения), хранящий документы организаций отрасли
(системы, объединения) всех уровней подчиненности независимо от их
территориального расположения в соответствии со списком источников
комплектования архива, утвержденным руководителем отрасли (системы,
объединения);
объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких
организаций министерства или другого центрального органа управления,
связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по
профилю деятельности;
объединенный межведомственный архив, хранящий документы
организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;
объединенный архив, созданный несколькими организациями
негосударственной формы собственности и хранящий их документы.
______________________________
* В организациях, создающих технологическую,
нормативно-техническую, проектную, конструкторскую,
картографическую, геологическую, гидрометеорологическую,
телеметрическую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-,
видеодокументацию, могут создаваться специальные архивы для хранения
документов вышеназванных видов.
2.2. Задачами архива являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
обеспечение сохранности и ведение учета документов;
обеспечение использования документов;
подготовка и передача документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с
требованиями, установленными Госкомархивом*;
осуществление методического руководства и проверок состояния
организации документов в делопроизводстве организации, а также
архивного дела и организации документов в делопроизводстве в
подведомственных организациях.
2.3. Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд
функций. Основные функции архива соответствуют основным направлениям
его работы (см. пп.2.3.1-2.3.14).
2.3.1. Архив составляет и ежегодно уточняет список
организаций - источников комплектования**. (Приложение 1).
______________________________
*Для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора
с госархивом, данная норма действует при ликвидации организации и
отсутствии правопреемника.
**Исключение - архив организации.
2.3.2. Принимает на хранение документы структурных
подразделений организации, а также других организаций, являющихся
источниками комплектования архива.
2.3.3. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве
документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы
ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;
участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или
экспертной комиссии (ЭК) организации.
2.3.4. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в
делопроизводстве организации и подведомственных организаций
установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных
организаций.
2.3.5. Осуществляет фондирование документов и дел.
2.3.6. Ведет комплекс учетных документов.
2.3.7. Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в
архиве документам.
2.3.8. Создает страховой фонд копий документов архива (на
фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).
2.3.9. Контролирует условия хранения документов, проверяет
наличие и сохранность документов и дел.
2.3.10. Представляет в соответствующее учреждение
государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов,
хранящихся в архиве.
2.3.11. Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает
копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное
пользование, обеспечивает работу исследователей.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
|
