Стр. 10
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ № ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
об необнаружении дел, пути подписи
розыска которых исчерпаны Дата
В результате _______________________________________________________
установлено отсутствие в фонде № _______ перечисленных ниже дел.
Предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов
не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
----------T--------T--------------T-------------------T------------¬
¦ Опись № ¦ Дело № ¦Заголовок дела¦Дата (крайние даты)¦ Причины ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ отсутствия ¦
+---------+--------+--------------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L---------+--------+--------------+-------------------+-------------
Итого __________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ № ___________ архивного учреждения
_____________ № ______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 19
к подразделу 8.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ______________
Опись № _____________
дел постоянного хранения
за _________________ год
----T------T----------------------T---------T----------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦ Название раздела ¦Дата дела¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ (структурного ¦ (тома, ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подразделения), ¦ части) ¦ деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заголовок дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+----------------------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+------+----------------------+---------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения _____________ № _____________
_________ № _________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 20
к п.8.1.10
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ № _______________ (Ф. № _____________________)
Всего в описи пронумеровано ________________________________________
____________________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя описи дела
Приложение 21
к пп.8.2.6, 8.2.7, 8.4.9
____________________________________________________________________
(название государственного архива)*
____________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд № ____________
Опись № ___________
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ___________________
_______________________________
*Указывается название государственного архива, источником
комплектования которого является организация. Заполняется в
государственном архиве.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма титульного листа описи
Приложение 22
к подразделу 8.3
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ___________________
Опись № ___________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения за _____________ год
----T------T----------------T-------T--------T----------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦Название раздела¦Дата ¦Срок ¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ (структурного ¦дела ¦хранения¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подразделения),¦(тома, ¦дела ¦ деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заголовок дела ¦части) ¦(тома, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦части) ¦ ¦ ¦
+---+------+----------------+-------+--------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------+----------------+-------+--------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
___________ № ___________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 23
к подразделу 8.4
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ______________
Опись №______________
дел по личному составу
за _______________ год
----T------T---------T---------T--------T-------------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦ Срок ¦ Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ (тома, ¦хранения¦листов в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, ¦ части) ¦ дела ¦(томе, части)¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ (тома, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦
+---+------+---------+---------+--------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------+---------+---------+--------+-------------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
___________ № ___________ архивного учреждения
___________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 24
к п.9.1.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
____________________________________________________________________
(название, № фонда и описи, крайние даты
____________________________________________________________________
поступивших и выбывших документов)
----T----T---------------T----------------T----------------T--------T------¬
¦ № ¦Дата¦ Наименование ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦Неопи- ¦Приме-¦
¦п/п¦пос-¦ организации, ¦ описанных ¦ описанных ¦санных ¦чание ¦
¦ ¦туп-¦ структурного ¦ документов ¦ документов ¦дел ¦ ¦
¦ ¦ле- ¦подразделения, +----------------+----------------+ ¦ ¦
¦ ¦ния ¦лица, архива, ¦ количество дел ¦ количество дел ¦ ¦ ¦
¦ ¦или ¦ от которой +-----T-----T----+-----T-----T----+----T---+ ¦
¦ ¦вы- ¦поступили или в¦пост.¦врем.¦по ¦пост.¦врем.¦по ¦пос-¦вы-¦ ¦
¦ ¦бы- ¦которую выбыли ¦хра- ¦хра- ¦лич-¦хра- ¦хра- ¦лич-¦туп-¦бы-¦ ¦
¦ ¦тия ¦ документы; ¦нения¦нения¦ному¦нения¦нения¦ному¦ле- ¦тие¦ ¦
¦ ¦ ¦название, номер¦ ¦ ¦сос-¦ ¦ ¦сос-¦ние ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ и дата ¦ ¦ ¦таву¦ ¦ ¦таву¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ документа, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦подтверждающего¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦поступление или¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ выбытие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----+---------------+-----+-----+----+-----+-----+----+----+---+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦11 ¦ 12 ¦
L---+----+---------------+-----+-----+----+-----+-----+----+----+---+-------
Итого в _________ году поступило _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
(документов, листов), в том числе:
постоянного хранения ________ дел, временного хранения _________ дел
по личному составу _________ дел, неописанных __________________ дел
выбыло постоянного хранения ____ дел, временного хранения ______ дел
по личному составу _______ дел, неописанных ____________________ дел
Наименование должностного лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение 25
к п.9.2.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
СПИСОК ФОНДОВ
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
--------T--------------T----------------T-------------------------¬
¦№ фонда¦Название фонда¦ Дата первого ¦ Отметка о выбытии фонда ¦
¦ ¦ (коллекции) ¦ поступления ¦ (дата, место выбытия, ¦
¦ ¦ ¦документов фонда¦подпись работника архива)¦
+-------+--------------+----------------+-------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L-------+--------------+----------------+--------------------------
На 01.01.________ года в архиве хранится ___________________________
____________________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 26
к подразделу 9.3
ЛИСТ ФОНДА № __________
____________________________ __________________________________
(наименование организации, (дата первого поступления
в которой хранится фонд) документов фонда)
---------------------T----------------------------------------------¬
¦Крайние даты каждого¦ Название фонда ¦
¦ названия фонда ¦ ¦
+--------------------+----------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L--------------------+-----------------------------------------------
1. Учет неописанных документов
------T-----------T-------------------T-------------------T---------¬
¦Дата ¦ Название, ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦ Наличие ¦
¦запи-¦ № и дата ¦ ¦ ¦(остаток)¦
¦си ¦документа, +-----------T-------+-----------T-------+---------+
¦ ¦по которому¦Кол-во дел,¦Крайние¦Кол-во дел,¦Крайние¦Всего ¦
¦ ¦поступили ¦документов,¦даты ¦документов,¦даты ¦дел, до- ¦
¦ ¦или выбыли ¦ листов ¦дел и ¦ листов ¦дел и ¦кументов,¦
¦ ¦документы ¦ ¦доку- ¦ ¦доку- ¦листов ¦
¦ ¦ ¦ ¦ментов ¦ ¦ментов ¦ ¦
+-----+-----------+-----------+-------+-----------+-------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L-----+-----------+-----------+-------+-----------+-------+----------
2. Учет описанных документов
* &
----T----T-----T-----T----T---------------------T----------------------------------T------------¬
¦Да-¦Но- ¦Край-¦Наи- ¦Пос-¦ Выбыло ¦ Наличие (остаток) ¦Микрофильми-¦
¦та ¦мер ¦ние ¦мено-¦ту- +---T-----T-----------+----T-------------------T---------+ровано дел ¦
¦за-¦опи-¦даты ¦вание¦пи- ¦дел¦осно-¦в том числе¦все-¦ ¦ ¦постоянного ¦
¦пи-¦си ¦дел ¦описи¦ло ¦ ¦вание¦по описям, ¦го ¦ постоянного ¦ ¦хранения ¦
¦си ¦дел ¦описи¦дел ¦ ¦ ¦выбы-¦утвержден- ¦дел ¦ хранения ¦ по л/с ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦или ¦ ¦ ¦тия, ¦ным ЭМК ¦в ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦анно-¦ ¦ ¦(наз-¦(ЭПК) ¦фон-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦тация¦ ¦ ¦ва- +---T-------+де +---T-----T---------+---T-----+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦доку-¦ ¦ ¦ние, ¦дел¦крайние¦ ¦дел¦край-¦из них по¦дел¦край-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мен- ¦ ¦ ¦дата,¦ ¦ даты ¦ ¦ ¦ние ¦описям, ¦ ¦ние ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦ ¦№ до-¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦утверж- ¦ ¦даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦денным ¦ ¦дел ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ЭМК (ЭПК)¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦та) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---T-----+ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дел¦край-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дел ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----+-----+-----+----+---+-----+---+-------+----+---+-----+---+-----+---+-----+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11¦ 12 ¦13 ¦ 14 ¦15 ¦ 16 ¦ 17 ¦
L---+----+-----+-----+----+---+-----+---+-------+----+---+-----+---+-----+---+-----+-------------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 27
к пп.6.7.5, 9.6.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
выдачи дел во временное пользование
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
----T--------------T-----------T-------------T----------T----------¬
¦ № ¦ Название и ¦Кому выдано¦Подпись лица,¦Отметка о ¦Примечание¦
¦п/п¦архивный шифр ¦дело и дата¦ принявшего ¦ возврате ¦ ¦
¦ ¦выданного дела¦ выдачи ¦ дело во ¦ дела ¦ ¦
¦ ¦ с указанием ¦ ¦ временное ¦ ¦ ¦
¦ ¦ количества ¦ ¦ пользование ¦ ¦ ¦
¦ ¦ листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-----------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+--------------+-----------+-------------+----------+-----------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел во временное пользование
Приложение 28
к п.10.2.4
Индекс ___________________ ¦ Рубрика _______________________________
Дата события _____________ ¦ Подрубрика ____________________________
Место события _________________________
____________________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________
____________________________________________________________________
----------------T----------------T----------------T----------------¬
¦Ф. № _________ ¦Оп. № ________ ¦Д. № __________ ¦Л. ____________ ¦
L---------------+----------------+----------------+-----------------
Язык документа. Способ воспроизведения. Составитель и дата сост.
Формат А6 (148х105 мм)
Форма тематической карточки каталога
Приложение 29
к пп.11.1.2-11.1.18
Наименование 225320 г.Барановичи
организации Брестской области,
ул.Широкая, д.10, кв.2
АРХИВНАЯ СПРАВКА Петруковичу Б.И.
20.06.1997 № 04-05/173
г. Минск
на № 150 от 10.06.97
В документах архивного фонда Института биоорганической химии
Академии наук Беларуси в ведомостях на выдачу заработной платы
сотрудникам за апрель-декабрь 1985 г. значится Петрукович Борис
Иванович в должности научного сотрудника.
Основание: Ф.25. Оп.2. Д.3. Л.15-16
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя (структурного подписи
подразделения, в состав
которого входит архив)
организации
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив подписи
организации)
Гербовая печать организации
Формат А4 (210х297 мм)
или А5 (148х210 мм)
Образец архивной справки
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
|
