Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 |
65. Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:
акт приема-передачи аудиовизуальных документов организаций на государственное хранение по форме согласно приложению 69;
акт приема-передачи аудиовизуальных документов, находящихся у их собственников, на государственное хранение по форме согласно приложению 70;
акт приема-передачи страховых копий аудиовизуальных документов на специальное хранение;
акт о выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 71;
акт о необнаружении аудиовизуальных документов, пути розыска которых исчерпаны;
акт о неисправимых повреждениях аудиовизуальных документов;
акт о технических ошибках в учетных документах;
акт об обнаружении неучтенных аудиовизуальных документов;
акт об обнаружении повреждений аудиовизуальных документов.
66. Для первичного учета предназначаются книги учета поступлений аудиовизуальных документов и описи аудиовизуальных документов постоянного хранения.
В книги учета поступлений последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление получает очередной порядковый номер. На 1 января каждого года в книгах учета поступлений аудиовизуальных документов подводится общий итог количества документов, поступивших в архив в течение года.
Описи аудиовизуальных документов постоянного хранения создаются отдельно на каждый вид аудиовизуальных документов. Единицам учета и единицам хранения присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Полному комплекту документов присваивается один номер единицы учета. Если единица учета кинофоновидеодокументов состоит из нескольких единиц хранения, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы учета. Если единица хранения фотофоновидеодокументов состоит из нескольких единиц учета, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы хранения.
67. Для централизованного учета предназначаются книги учета и описания аудиовизуальных документов, реестры книг учета и описания и листы учета аудиовизуальных документов.
Книга учета и описания аудиовизуальных документов состоит из титульного листа, описательных статей, итоговой записи и листа-заверителя.
После каждого поступления и выбытия документов составляется новая итоговая запись. Если книга состоит из нескольких годовых разделов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу. К каждому последующему годовому разделу составляется сводная запись с нарастающим итогом.
Архив должен иметь не менее двух экземпляров книг учета и описания аудиовизуальных документов. Первый экземпляр книг хранится в отделе, осуществляющем централизованный учет аудиовизуальных документов, второй - в отделе, осуществляющем первичный учет.
Книги, относящиеся к определенному виду аудиовизуальных документов, хранятся по порядку присвоенных им номеров. Уничтожение книг после их пересоставления запрещается. На заглавном листе пересоставленной книги делается отметка: "Книга пересоставлена.". Указывается дата пересоставления, должность и подпись работника, пересоставившего книгу. Пересоставленные книги аудиовизуальных документов хранятся отдельно от новых книг.
По реестру книг учета и описания аудиовизуальных документов ведется поединичный и суммарный учет книг учета и описания.
Листы учета ведутся отдельно по каждому виду аудиовизуальных документов. В графе "Номера книг учета и описания" фиксируются порядковые номера книг учета и описания. Если принятые документы присоединяются к уже имеющейся и учтенной по листу учета книге, то в этой графе делается отметка: "К книге N ...".
Листы учета составляются на каждую книгу учета и описания аудиовизуальных документов и располагаются по порядку номеров книг учета и описания документов внутри каждого вида документов. В графах "Количество единиц учета, единиц хранения" проставляется объем единиц учета, единиц хранения по каждой книге отдельно.
При выбытии документов в графе "Основание" указываются документ, на основании которого выбыли документы, номер и дата выбытия и количество выбывших единиц хранения и единиц учета.
В графе "Наличие (остаток)" при каждой записи указывается количество единиц учета, единиц хранения по книге, по которой произведена запись, и по виду документов в целом.
Глава 16
УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
68. Учет особо ценных аудиовизуальных документов ведется:
по книгам учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов;
по реестрам книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов;
по листам учета особо ценных аудиовизуальных документов.
В книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов за документами каждого вида сохраняются их прежние архивные номера. Сведения об особо ценных аудиовизуальных документах вносятся в книгу в валовом порядке или по мере выявления. Сведения о копировании особо ценных аудиовизуальных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие книги по мере проведения их страхового копирования. Номера единиц учета страхового фонда переносятся в книгу учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов в соответствующую графу. В итоговых записях к книгам указывается объем изготовленного страхового фонда с нарастающим итогом.
Книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов учитываются в реестре книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов.
Листы учета составляются раздельно на каждый вид особо ценных аудиовизуальных документов. Порядок составления и ведения листов учета аналогичен общему порядку.
В учетных документах, на ярлыках упаковок, в топографических указателях к номерам особо ценных единиц хранения, единиц учета проставляется буквенное обозначение "ОЦ".
Глава 17
УЧЕТ КОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
69. Единицы учета и единицы хранения страхового фонда и фонда пользования идентичны единицам учета и единицам хранения аудиовизуальных документов. Страховые копии и копии фонда пользования аудиовизуальных документов учитываются раздельно.
Учет страхового фонда и фонда пользования осуществляется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, описям страхового фонда и реестру описей страхового фонда.
По книгам учета поступлений страхового фонда каждой единице учета копий присваивается очередной порядковый номер, который является учетным номером копии. В книге учета поступлений страхового фонда указывается номер и дата акта приема-передачи документов, составленного изготовителем страховых копий на основании заказа на изготовление страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов.
На каждый вид копий аудиовизуальных документов составляется опись, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений страхового фонда. Опись страхового фонда имеет годовые итоговые записи о количестве включенных единиц учета страхового фонда и количестве скопированных единиц хранения документов с нарастающим итогом.
Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых (рабочий) хранится в отделе обеспечения сохранности кинодокументов и фондов, два экземпляра - в отделе государственного учета и научно-справочного аппарата.
На обложке и титульном листе описи проставляется буквенный индекс "СФ".
Учетные номера страхового фонда проставляются в книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов в графе "Номер единицы учета страхового фонда" и в книгах учета и описания аудиовизуальных документов в графе "Примечание".
На упаковках страховых копий аудиовизуальных документов проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений, с добавлением буквенных индексов "СФ" - для страхового фонда и "ФП" - для фонда пользования.
Копии фонда пользования, изготовленные на носителях, отличающихся от оригиналов, учитываются по формам книг учета и описания соответствующего вида аудиовизуальных документов.
Раздел V
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Глава 18
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ АРХИВА
АУДИОВИЗУАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
70. Источниками комплектования архива аудиовизуальными документами в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11) являются организации всех форм собственности, физические лица, основной деятельностью которых является создание аудиовизуальных документов. Возможными источниками комплектования архива аудиовизуальными документами являются организации всех форм собственности, основной деятельностью которых не является создание аудиовизуальных документов.
71. В целях планомерного комплектования аудиовизуальными документами в архиве составляется список N 1 организаций - источников комплектования государственного архива (далее - список N 1) по форме согласно приложению 72 и список N 2 организаций - возможных источников комплектования государственного архива (далее - список N 2) по форме согласно приложению 73.
Список организаций - источников комплектования архива аудиовизуальными документами и список организаций - возможных источников комплектования архива аудиовизуальными документами утверждаются директором архива и согласовываются один раз в пять лет с Департаментом. Ежегодно в список N 1 организаций - источников комплектования и список N 2 организаций - возможных источников комплектования вносятся изменения и дополнения, которые после рассмотрения на ЭМК архива представляются в Департамент.
72. Документы государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ) до передачи на постоянное хранение находятся на временном хранении в организациях.
Для хранения аудиовизуальных документов и обеспечения их сохранности, учета, создания научно-справочного аппарата и научного использования создаются ведомственные архивы: для кинодокументов - фильмотеки, для фотодокументов - фототеки, для фонодокументов - фонотеки, для видеодокументов - видеотеки. В организации назначается лицо, ответственное за учет, описание и обеспечение сохранности аудиовизуальных документов до момента передачи их в архив.
Собственники архивных фондов и архивных документов негосударственной части НАФ могут передавать свои документы по согласованию с архивом на временное хранение или в собственность государства. Отношения между архивом и собственником документов оформляются договором с указанием в случае необходимости условий хранения и порядка использования документов и регулируются действующим законодательством Республики Беларусь.
В результате инициативного документирования архив может сам создавать аудиовизуальные документы (фотографии, фильмы, записи воспоминаний, бесед, интервью). На такие документы составляется опись, которая утверждается ЭМК архива.
73. Прием аудиовизуальных документов в архив осуществляется в следующих комплектах:
73.1. кинодокументы:
фильмы и спецвыпуски черно-белые - негатив, негатив фотографической (оптической) записи, монофонический оригинал перезаписи, магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная), промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив), позитив;
фильмы и спецвыпуски цветные - негатив, негатив фотографической (оптической) записи, монофонический оригинал перезаписи, магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная), промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив), позитив, установочные ролики и паспорта;
киножурналы черно-белые - негатив, негатив фотографической (оптической) записи, промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив), позитив;
киножурналы цветные - негатив, негатив фотографической (оптической) записи, промежуточный позитив или контратип (дубль-позитив), позитив, установочные ролики и паспорта.
В исключительных случаях вместо позитива на государственное хранение в архив может приниматься видеофонограмма.
Черно-белые и цветные кинодокументы, не использованные в фильме, спецвыпуске, киножурнале или прекращенные производством и не выпущенные на экран, а также отдельные киносюжеты принимаются в архив в следующем комплекте: негатив, негатив фотографической (оптической) записи (при наличии), монофонический оригинал перезаписи (при наличии), промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив) (при наличии), позитив, установочные ролики и паспорта (при наличии).
Отдельные телесюжеты на 16-миллиметровой пленке принимаются в архив в следующем комплекте: позитив на обращаемой пленке и при наличии - контратип (дубль-негатив) или негатив и при наличии - позитив.
Все соответствующие элементы комплекта кинодокумента должны быть тождественны между собой по содержанию и по монтажу.
Текстовая сопроводительная документация к фильмам, спецвыпускам, киножурналам включает:
государственное регистрационное свидетельство;
аннотацию;
режиссерский монтажный лист (покадровое описание законченного кинопроизведения с указанием плана кадра, метража);
акт отдела технического контроля сдающей организации о фотографическом и техническом качестве элементов комплекта кинодокумента на момент его передачи;
записи цветовых паспортов на цветные кинодокументы;
рекламу, рецензии.
Текстовая сопроводительная документация к отдельным киносюжетам и кинодокументам, не использованным в фильме, спецвыпуске, киножурнале, включает:
аннотацию;
машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов);
операторский монтажный лист (описание произведенной кинооператором съемки с указанием следующих данных: автора, места и даты съемки, цветности, сведений о действующих лицах);
рецензии, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в архив кинодокументам.
Текстовая сопроводительная документация к отдельным телесюжетам включает:
аннотацию;
дикторский текст (в случае отсутствия дикторского текста в архиве составляется опись телесюжета);
машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов).
Неполный комплект кинодокументов может приниматься на государственное хранение в исключительных случаях;
73.2. фотодокументы принимаются в архив в виде фотонегатива с приложением контрольного отпечатка, фотопозитива (при отсутствии фотонегатива), фотопластинки, диапозитива (слайда), голограммы, стереослайда, фотодокумента в цифровом формате;
текстовая сопроводительная документация к фотодокументам включает:
аннотации;
очерки;
статьи;
базы данных и другие материалы, дополняющие принимаемые в архив фотодокументы;
73.3. фонодокументы принимаются в архив в следующих комплектах: граммофонные оригиналы (I и II), грампластинка или запись на магнитной ленте; фонодокументы на дисковых носителях;
для фонодокументов всех систем записи в целях обеспечения их сохранности в архиве создаются копии;
текстовая сопроводительная документация к фонодокументам включает:
технические паспорта граммофонных оригиналов;
заключение отдела технического контроля архива на фонодокументы магнитной и цифровой записей;
машинописные тексты фонодокументов;
каталоги грампластинок;
списки выступающих;
программы вечеров, концертов и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в архив фонодокументам;
73.4. видеодокументы принимаются на хранение в архив в виде видеофонограмм в следующем комплекте: оригинал (мастер) и копия.
В целях обеспечения сохранности видеодокументов всех систем записи в архиве могут создаваться их копии. Текстовая сопроводительная документация к видеодокументам включает:
государственное регистрационное свидетельство;
аннотацию;
монтажный лист;
акт о техническом состоянии.
Все работы, связанные с передачей аудиовизуальных документов в архив (изготовление комплекта контрольных отпечатков, подготовка текстовой сопроводительной документации, перезапись фоно- и видеодокументов, устранение выявленных в процессе первичного контроля в архиве дефектов, транспортировка), проводятся силами и за счет средств юридических и физических лиц, сдающих аудиовизуальные документы.
Глава 19
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
74. Экспертиза ценности аудиовизуальных документов проводится в организации или в архиве (при поступлении документов в неупорядоченном состоянии). При проведении экспертизы ценности кинофотовидеодокументы просматриваются, а фонодокументы прослушиваются.
75. Экспертиза ценности аудиовизуальных документов предполагает комплексное использование общих и специфических критериев экспертизы.
К общим критериям относятся:
общие критерии происхождения: время и место создания аудиовизуальных документов; авторство; обстоятельства появления документов; значение организации, лица, создавших документ; оригинальность (подлинность) документа;
общие критерии содержания: значение объекта, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;
общие критерии внешних особенностей: физико-химическое состояние документов и степень их сохранности.
К специфическим критериям относятся:
критерии содержания аудиовизуальных документов, определяющие ценность аудиовизуальных документов как произведений искусства: художественные достоинства аудиовизуальных документов, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность аудиовизуальных документов;
специфические критерии внешних особенностей аудиовизуальных документов: своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.
При экспертизе ценности аудиовизуальных документов решаются вопросы повторяемости информации в аудиовизуальных документах: дублетности, поглощенности и вариантности документов.
Дублетные аудиовизуальные документы - документы, размноженные в нескольких экземплярах.
Поглощенные кинофоновидеодокументы - одни и те же киновидеокадры и фрагменты фонодокументов, в различном объеме и интерпретации входящие в состав фильмов, теле- и радиопередач.
Вариантные фотофонодокументы - два (или более) документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа.
При отборе дублетных, поглощенных и вариантных документов необходимо обращать внимание на следующие общие моменты:
значение информации, повторяющейся в аудиовизуальных документах;
степень полноты повторяемости информации в аудиовизуальных документах;
периодичность создания аудиовизуальных документов;
физико-химическое и техническое состояние аудиовизуальных документов.
Из дублетных аудиовизуальных документов отбираются на государственное хранение документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, носителя, располагающие необходимым комплектом (для кинофонодокументов).
Поглощенные кинофоновидеодокументы не рассматриваются обособленно, так как киновидеокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в монтажной взаимосвязи со всем остальным материалом конкретного документа.
Из вариантных фотофонодокументов на государственное хранение принимаются документы, отличающиеся наиболее полным содержанием, лучшими композиционными решениями и техническим состоянием.
76. Документы организаций - источников комплектования могут поступать на хранение в архив в полном объеме или выборочно.
Полный прием документов - это поступление в архив всех ценных документов от каждой конкретной организации - источника комплектования архива;
выборочный прием подразделяется на групповой выборочный прием и повидовой выборочный прием.
Групповой выборочный прием - это поступление в архив всех ценных документов от отдельных организаций определенного вида (группы).
Повидовой выборочный прием - это поступление в архив части ценных документов из числа неповторяющихся в составе документов других организаций от конкретной организации - источника комплектования архива.
77. Определение формы приема документов от организаций - источников комплектования осуществляется архивом, фиксируется в списках N 1 и 2.
Отбор аудиовизуальных документов на государственное хранение в организациях осуществляется работниками кинофотофоновидеоархивов организаций или лицами, ответственными за аудиовизуальные документы, при методической помощи работников архива.
Глава 20
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
78. Аудиовизуальные документы, отобранные на государственное хранение, включаются в описи кинодокументов постоянного хранения, описи фотодокументов постоянного хранения, описи фонодокументов постоянного хранения, описи видеодокументов постоянного хранения.
Описи составляются в трех экземплярах, согласовываются экспертной комиссией (далее - ЭК) и утверждаются руководителем организации. После утверждения ЭМК архива два экземпляра описей остаются в архиве, а один возвращается в организацию.
В соответствии с утвержденной описью организация обязана не позднее установленных действующим законодательством сроков передать в архив внесенные в нее документы.
При приеме аудиовизуальных документов в архив на этапе проведения первичного контроля и экспертизы ценности осуществляется проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой сопроводительной документации, сверка с научно-справочным аппаратом архива и в случае необходимости определение стоимости. При обнаружении устранимых дефектов документы возвращаются передающей организации для устранения дефектов.
79. Прием аудиовизуальных документов в архив оформляется актом приема-передачи аудиовизуальных документов на государственное хранение, который составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта приема-передачи аудиовизуальных документов на государственное хранение находится в архиве, второй - в организации, сдавшей документы. Акт подписывается работниками архива и организации, передающей аудиовизуальные документы, утверждается их руководителями и заверяется печатями.
80. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, отбираются к уничтожению. Отбор документов к уничтожению оформляется актом о выделении документов к уничтожению, который рассматривается ЭК организации, утверждается руководителем организации, после чего направляется в архив для согласования.
81. Результаты проведения экспертизы ценности аудиовизуальных документов рассматриваются на заседании ЭМК архива.
Раздел VI
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ АРХИВА
ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ ВЕДОМСТВЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 21
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО РАБОТОЙ
ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
82. Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке и внедрении нормативных правовых актов и методических документов по работе кинофотофоновидеотек организаций.
Архив проводит консультации, совещания и семинары по внедрению технических нормативных правовых актов, нормативных правовых актов и методических документов, по обмену опытом и другим вопросам деятельности кинофотофоновидеотек организаций.
83. Архив осуществляет контроль за организацией работы с документами в кинофотофоновидеотеках организаций - источников комплектования в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок.
Комплексная проверка предполагает анализ основных направлений деятельности (обеспечение сохранности, учет, создание научно-справочного аппарата, организация использования документов и подготовка к передаче на государственное хранение) организации по работе с аудиовизуальными документами и проводится не реже одного раза в пять лет.
Перед проверкой на основании изучения наблюдательных дел или баз данных, хранящихся в архиве, а также нормативных правовых актов, которыми руководствуются в своей работе организации, определяются сроки проведения проверки и ее задачи, которые доводятся до сведения руководства организации.
При проверке необходимо обращать внимание на порядок приема документов кинофотофоновидеотекой организации или лицом, ответственным за работу с аудиовизуальными документами, на условия хранения документов и их соответствие нормативам, техническое состояние аудиовизуальных документов, наличие средств хранения и обеспечения длительной сохранности аудиовизуальных документов (стеллажей, сейфов, шкафов), оборудование хранилищ (установки искусственного климата, средства пожарно-охранной сигнализации и пожаротушения), на порядок учета и описания аудиовизуальных документов, состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата. В ходе проверки выясняется порядок организации использования документов (наличие читального зала, комнат прослушивания, аппаратуры); соблюдение порядка выдачи аудиовизуальных документов пользователям; анализируется состояние работы по отбору аудиовизуальных документов на государственное хранение; определяется полнота комплектов аудиовизуальных документов; проверяется правильность оформления описей и актов о выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих хранению; выявляются случаи утраты документов, факты их незаконного уничтожения.
Результаты проверки доводятся до сведения руководства архива, осуществляющего контроль за деятельностью кинофотофоновидеотек организаций и руководства организации.
Итоговым документом проверки является справка, акт или предписание, которые составляются в двух экземплярах и подписываются их составителем. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации. Первый экземпляр остается в архиве, второй направляется руководству организации.
Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям деятельности архива организации по мере надобности, но не чаще одного раза в год.
Контрольная проверка проводится в целях контроля выполнения замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной или тематической проверки, по мере необходимости.
Проверки организаций, в деятельности которых образуются аудиовизуальные документы, входящие в состав НАФ, осуществляются в соответствии с законодательными актами Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее - Госархивнадзор).
84. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из списков N 1 или N 2 вносятся в картотеку ликвидированных организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на постоянное хранение.
85. Архив может оказывать организациям платные услуги по отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела, консультированию работников кинофотофоновидеотек.
Глава 22
КОНТРОЛЬ ЗА ОБЕСПЕЧЕНИЕМ СОХРАННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ И ОТБОРОМ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ
НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
86. В целях осуществления контроля за обеспечением сохранности аудиовизуальных документов и отбором аудиовизуальных документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, архив:
участвует в подготовке нормативных правовых актов и методических документов по организации работы кинофотофоновидеотек организаций, обеспечению сохранности документов, их отбору на постоянное хранение, предложений по совершенствованию работы кинофотофоновидеотек организаций;
рассматривает и согласовывает положения о кинофотофоновидеотеках организаций и их ЭК;
оказывает методическую и практическую помощь в подготовке и передаче аудиовизуальных документов на постоянное хранение;
разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы кинофотофоновидеотек организаций;
контролирует совместимость и преемственность создаваемого кинофотофоновидеотеками организаций научно-справочного аппарата к документам НАФ, в том числе совместимость программного обеспечения баз данных.
87. В работе с ЭК организаций архив:
оказывает помощь в разработке положений об ЭК;
участвует в работе ЭК организаций - источников комплектования и возможных источников комплектования;
заслушивает отчеты председателей ЭК организаций - источников комплектования об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов, обеспечении их сохранности и по другим вопросам.
88. Архив ведет учет документов, хранящихся в кинофотофоновидеотеках организаций - источников комплектования, по паспорту кинофотофоновидеотеки организации по форме согласно приложению 74 по состоянию на 1 декабря отчетного года, представляемому в архив к 10 декабря отчетного года.
Паспортизация кинофотофоновидеотек организаций проводится один раз в четыре года и предусматривает рассылку бланков паспортов кинофотофоновидеотек организаций в двух экземплярах, оказание практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения, обобщение и анализ результатов паспортизации.
89. Архив совместно с органами Государственной архивной службы Республики Беларусь в областях и г.Минске, другими организациями или самостоятельно проводит совещания (семинары) по повышению квалификации работников кинофотофоновидеотек организаций, председателей и членов ЭК.
90. Архив взаимодействует с негосударственными организациями на основании договора. В этом случае организация включается в список N 1 организаций - источников комплектования архива.
Договор с негосударственной организацией может заключаться на комплексное выполнение работ и услуг по научно-технической обработке, учету и описанию аудиовизуальных документов в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь.
Глава 23
УЧЕТ РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ
91. В архиве ведется картотека учета работы с организациями. На каждую организацию списков N 1 организаций - источников комплектования и N 2 организаций - возможных источников комплектования заполняется карточка учета работы государственного архива с организацией по форме согласно приложению 75 и ведется наблюдательное дело. По мере необходимости в карточку вносятся изменения и дополнения. Карточки и наблюдательные дела имеют единую индексацию согласно спискам N 1 и 2. Новые организации - источники комплектования и организации - возможные источники комплектования включаются в карточку организации по форме согласно приложению 76 под литерным номером. Перенумерация карточек и наблюдательных дел осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списков N 1 и 2.
При ликвидации организации или исключении ее из списка организаций - источников комплектования либо организаций - возможных источников комплектования карточка из картотеки действующих организаций перемещается в картотеку ликвидированных организаций. При этом на карточке указываются причина, дата и номер протокола заседания ЭМК архива, на котором было принято решение об исключении организации из списка N 1 или списка N 2, распорядительный документ, который послужил основанием для исключения организации из списков, а также местонахождение документов организации.
В наблюдательное дело организации - источника комплектования и организации - возможного источника комплектования архива включаются документы, образующиеся в результате взаимодействия данной организации и архива: положение о кинофотофоновидеотеке организации, положение об ЭК организации, контрольные экземпляры описей документов, отобранных на государственное хранение, акты о выделении документов к уничтожению, материалы о проведении проверок, копии приказов и устава (положения) организации.
92. Периодически проводится экспертиза ценности документов в наблюдательном деле и выделение к уничтожению документов, утративших практическое значение.
Раздел VII
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К АУДИОВИЗУАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Глава 24
СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
93. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к аудиовизуальным документам - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях их эффективного использования.
Основными элементами СНСА являются описи аудиовизуальных документов постоянного хранения, книги учета и описания аудиовизуальных документов, монтажные листы, внутренние описи, путеводители, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели, обзоры документов.
Описи аудиовизуальных документов постоянного хранения, книги учета и описания создаются в процессе описания каждой единицы хранения (единицы учета) аудиовизуальных документов.
Для повышения информационно-поискового уровня книг учета и описания аудиовизуальных документов проводится их усовершенствование. В задачи усовершенствования входят проверка правильности описания, систематизации единиц учета и единиц хранения, устранение обнаруженных ошибок и неточностей, уточнение справочных данных, внесение дополнений в описательную статью книги учета и описания аудиовизуальных документов, литературная правка текста.
94. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с видами документов в зависимости от их информационной значимости, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей.
Для определения путей совершенствования СНСА ведется анализ и учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде (книга, картотека), так и в автоматизированном.
95. Режиссерские и операторские монтажные листы, монтажные листы киновидеодокументов, внутренние описи кино- и телесюжетов создаются в процессе описания планов или монтажных кадров киновидеодокументов. Внутренние описи фотоальбомов создаются в процессе описания фотоотпечатков, входящих в состав фотоальбомов.
96. Описание кинодокументов в монтажных листах и внутренних описях кино- и телесюжетов проводится по позитиву. В случае расхождения в метраже между элементами комплекта кинодокумента описание также проводится по позитиву. В исключительных случаях допускается проведение описания и расшифровка кинодокумента по негативу.
Описанию кинодокументов предшествует их стартовка. Стартовка - это нумерация каждого плана негатива изображения или заменяющей его копии внутри отдельной единицы хранения, закрепляющая порядок расположения планов в фильмах, спецвыпусках, киножурналах, отдельных кино- и телесюжетах и кинодокументах, не вошедших в фильм, спецвыпуск, киножурнал.
Стартовка кинодокументов проставляется арабскими цифрами по порядку расположения планов. Цифры ставятся в межкадровом пространстве после третьего кадра от начала плана.
План (или монтажный кадр) - составная часть кинодокумента, представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного момента события или явления. В зависимости от величины видимого изображения планы могут быть общими, средними или крупными. Каждый план негатива при монтаже кинодокумента соединяется с другим планом при помощи склейки. В отдельных случаях планы разделяются между собой световой просечкой.
При поступлении кинодокументов в архив проверяется правильность стартовки всех элементов комплекта. При обнаружении ошибок или неточностей старые номера зачеркиваются и кинодокумент стартуется вновь. Обнаруженным непростартованным планам присваивается номер предыдущего плана с прибавлением литерного обозначения "а", "б"...
Монтажные листы представляют собой покадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала), внутренние описи кино- и телесюжетов - покадровое описание кинодокументов, не использованных в фильме, спецвыпуске, киножурнале, а также отдельных телесюжетов.
Редактирование ранее составленных монтажных листов и внутренних описей кино- и телесюжетов проводят в тех случаях, когда они не отвечают требованиям обеспечения сохранности кинодокументов и задачам их эффективного поиска.
Поступившие на государственное хранение в архив студийные монтажные листы и аннотации могут быть включены в состав научно-справочного аппарата только после их редактирования.
Монтажный лист кинодокумента составляется в соответствии с первоначальным монтажом всех элементов комплекта кинодокумента.
Монтажный лист кинодокумента состоит из следующих элементов: заглавных надписей, разрешительного удостоверения, описательных статей и итоговой записи.
В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указываются метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности, дата составления или редактирования, занимаемая должность, фамилия и инициалы составителя монтажного листа.
97. Внутренняя опись фотоальбома помещается в начале фотоальбома. Листы внутренней описи фотоальбома нумеруются отдельно, их количество обозначается в итоговой записи к фотоальбому.
98. Составление монтажных листов видеодокументов осуществляется по аналогии с составлением монтажных листов кинодокументов. Описание видеодокументов проводится при просмотре рабочей копии документа на воспроизводящей технике, соответствующей типу записи, позволяющей определить продолжительность записи в секундах.
Если в состав единицы хранения видеодокумента входит несколько единиц учета, описание каждой из них проводится последовательно.
Глава 25
ПОНЯТИЕ, УРОВНИ И ЭЛЕМЕНТЫ ОПИСАНИЯ
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
99. Под описанием аудиовизуальных документов понимается:
процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в аудиовизуальных документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;
собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их техническом и физико-химическом состоянии, условиях доступа.
Описание аудиовизуальных документов проводится на уровне:
вида документов;
единицы учета;
единицы хранения.
При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа вида документов, книга учета описания, комплект, группа документов, часть документа.
Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.
Информация по идентификации включает следующие элементы: наименование (вид документа, источник комплектования, заголовок единицы учета, единицы хранения); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивный номер), объема единицы описания, даты создания документа; вид носителя информации.
Информация по истории образования и хранения содержит сведения об источнике комплектования и дате приема документов в архив.
Информация о составе и содержании включает сведения о составе и содержании документов на уровне единицы учета, единицы хранения.
Информация об условиях доступа и использования состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования, авторские права); условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; научно-справочный аппарат к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность (копийность), степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.
В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически или по происхождению связанных с данной единицей описания.
Описание аудиовизуальных документов на уровне единицы учета, единицы хранения включает: название вида документа, источник комплектования, заголовок, справочные данные, вид носителя информации, информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов.
100. Заголовок киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки.
Пример:
"Беларусь была его судьбой", кинофильм. 1998 г.
"Фрегат Мельпомены", видеофильм. 1995 г.
При аннотировании киновидеодокументов дается краткое содержание отдельных документов, отражающих наиболее значимые события или их эпизоды.
Пример:
О жизненном пути Первого секретаря ЦК КПБ, Героя Советского Союза, Героя Социалистического Труда П.М.Машерова.
О юбилее Национального академического театра им. Я.Купалы.
Заголовок фонодокумента включает название отраженного в фонодокументе события, место и дату события, название, жанр фонодокумента.
Пример:
"Вечно в памяти народной", воспоминания большевиков. Радиопередача.
"Генеральная репетиция (из цикла "Великий образ")". Радиокомпозиция, посвященная деятельности В.И.Ленина в 1905 г.
При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы.
Пример:
Рассказ председателя правления Союза композиторов БССР, народного артиста БССР Г.Р.Ширмы о белорусской симфонической музыке 60-х гг. ХХ века.
Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов или исполнителей обработки, переложения текста, перевода произведения, язык документа.
Пример:
"Травушка, муравушка, зеленый лужок...", русская народная песня.
В целях унификации описания однородных фонодокументов применяются типовые заголовки.
Пример:
Воспоминания сотрудника проектного института "Белпромпроект", бывшего летчика-штурмовика, Героя Советского Союза П.Г.Колесникова о праздновании Дня Победы.
"Л.Берещенко. "Один из многих". Радиоочерк о партизане П.Е.Песоцком.
"Б.Бурьян. "Любiмы пiсьменнiк". Радиокомпозиция к 70-летию народного писателя Белоруссии М.Лынькова".
"Золушка". Музыкальная радиоинсценировка по одноименному балету С.Прокофьева и сказке Ш.Перро.
Аннотация фонодокумента представляет собой краткое изложение сведений о выступающих или исполнителях, а также о содержании выступлений, если оно не отражено в заголовке.
Пример:
Воспоминания Героя Советского Союза, генерал-лейтенанта М.Ф.Панова, бывшего командира Первого гвардейского Донского танкового корпуса, об освобождении Белоруссии от немецко-фашистских захватчиков.
Интервью белорусского корреспондента И.Мильто с дирижером и художественным руководителем Большого симфонического оркестра Всесоюзного радио и телевидения Г.Рождественским о поездках за границу и проблемах эстетического воспитания.
В аннотации фонодокумента указываются: тип голоса исполнителя вокального произведения; название музыкального инструмента (если произведение исполняется одним солистом); название музыкального коллектива (если произведение исполняется несколькими музыкантами); инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера.
Пример:
Г.Вагнер. Концерт для кларнета с оркестром.
Музыка Н.Литвина, сл. А.Прокофьева. "Мое отечество", В.Скоробогатов.
Обработка Н.Сироты, сл. народные. "Скамароўкi". Государственный академический народный хор Республики Беларусь. Дирижер М.Дриневский.
Музыка А.Богатырева. "Белорусский напев". Л.Умнова - скрипка, Л.Малышева - фортепиано.
Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или название фотоальбома, фамилию автора, место и дату съемки.
Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: "второй слева..." или "в центре группы...".
Пример:
Шестиклассница Минской белорусской гимназии, победительница международного конкурса детских сочинений на тему "Гармония - это мой мир", проводившегося миротворческим Фондом имени Гойи в Японии, Анастасия Плахова (на переднем плане слева) со своей мамой, преподавателем английского языка Татьяной Васильевной.
Белорусский художник Е.Е.Красовский за работой над картиной "Адам Мицкевич".
Аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, а затем указать должность, звание.
Пример:
В.Р.Симирский, депутат Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь, полковник, бывший воин-интернационалист, воевавший в Афганистане (портрет).
В целях унификации описания однородных фотодокументов применяется составление типовых аннотаций.
Пример:
Награждение актрисы Государственного академического русского драматического театра Республики Беларусь им. М.Горького, народной артистки СССР А.И.Климовой.
Студентка Пинского гидромелиоративного техникума Г.Г.Шурпик намечает трассу осушительного канала в пойме р. Узлянки во время прохождения производственной практики.
Отборочный матч чемпионата Европы по гандболу между сборными командами Республики Беларусь и Югославии, проходивший в г.Минске.
Общий вид г.Витебска.
Сцена из спектакля "Пакрыўджаныя" по пьесе Л.Родзиевича в Белорусском государственном академическом театре им. Я.Коласа; в ролях: Ульяна - артистка Т.Лихачева, Филипп - артист Г.Шатько.
Вид на здание костела св. Варвары в г.Витебске после реконструкции.
Справочные данные включают: поисковые данные (номер единицы учета и номер единицы хранения по книге учета и описания аудиовизуальных документов), дату создания документа; для аудиовизуальных документов (кроме фотодокументов) - дату записи (перезаписи), количество единиц хранения в единице учета, в зависимости от вида - метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах), язык документа; для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков.
В качестве справочных данных указывается также вид носителя информации: для фонодокументов граммофонной записи - вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель); для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты; для видеодокументов - тип видеопленки; для фото- и кинодокументов - формат пленки, цветопередача, вид основы; для документов в цифровом формате - формат записи диска.
Элементы описания помещаются в соответствующие разделы интегрированной информационной системы архива. Полученная таким образом совокупность данных используется, в том числе, в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других видов архивных справочников.
Глава 26
АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ
101. Архивный каталог (далее - каталог) - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
102. Каталогизация аудиовизуальных документов - это совокупность работ по созданию и ведению каталогов.
В архиве создаются следующие основные виды каталогов: систематический; предметный (фильмовый, журнальный, авторский, исполнительский, именной). Система каталогов может быть определена как совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимосвязанных и дополняющих друг друга.
103. Систематические каталоги на аудиовизуальные документы - информационно-поисковые справочники, раскрывающие состав и содержание документов. Они содержат сведения обо всем комплексе документов архива. Схема классификации закрепляет систему расположения карточек в каталоге аудиовизуальных документов. Для закрепления схемы классификации в целом и каждого понятия в ней применяется система условных обозначений - индексов.
Именной каталог на аудиовизуальные документы - разновидность предметного, содержащий сведения о лицах, информация о которых имеется в документах. Документная информация в карточке каталожной (описательной статьи) именной по форме согласно приложению 77 классифицируется по алфавиту фамилий лиц.
Описание аудиовизуальных документов на каталожной карточке проводится на основании сведений, содержащихся во внутренних описях аудиовизуальных документов. Отметки о проведении каталогизации делаются в заверительных листах книг учета и описания.
Карточка каталожная (описательная статья) кинодокумента по форме согласно приложению 78 составляется на каждый фильм, спецвыпуск, киножурнал, отдельный кино-, телесюжет.
Карточка (описательная статья) фильмового, журнального каталога по форме согласно приложению 79 составляется на каждый хранящийся в архиве фильм, спецвыпуск, киножурнал.
Карточка каталожная (описательная статья) фотодокумента по форме согласно приложению 80 составляется на каждую единицу хранения, отдельный фотоотпечаток, входящий в состав фотоальбома, и снабжается контрольным отпечатком.
Карточка каталожная (описательная статья) фонодокумента по форме согласно приложениям 81, 82 составляется на хроникально-документальные записи, художественные записи, на группу единиц хранения, единицу хранения, отдельное выступление и художественное произведение, входящие в состав единицы хранения.
104. Под ведением каталога следует понимать комплекс работ, обеспечивающий функционирование каталога как информационно-поисковой системы, включающей научно-методическое обеспечение работы, индексирование, составление отсылочного аппарата к каталогу, систематизацию, расстановку карточек в каталоге, ведение учетных форм по каталогизации документов и использованию каталогов.
105. Индексирование проводится путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению по схеме классификации.
Дублирование осуществляется путем составления нескольких экземпляров карточек, тождественных оригиналу, для включения в различные разделы каталога. Дублирование проводится в тех случаях, когда документ отражает две или несколько тем, предусмотренных схемой классификации.
106. Составление отсылочного аппарата к каталогу аудиовизуальных документов проводится для взаимосвязи каталогов.
107. При систематизации карточки с одинаковыми индексами группируются и расставляются в соответствии со схемой классификации. Группировка карточек внутри разделов проводится по хронологическому, географическому и другим признакам.
Карточки в именном, авторском и исполнительском каталогах систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств (инициалов). Карточки, содержащие сведения об одном лице, систематизируются по хронологическому, алфавитному и другим признакам или в логической последовательности.
Карточки в фильмовом и журнальном каталогах систематизируются в хронологическом и алфавитном порядке названий фильмов, спецвыпусков и киножурналов.
Усовершенствование каталога включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование).
Глава 27
ПУТЕВОДИТЕЛИ ПО АУДИОВИЗУАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
108. Путеводитель по аудиовизуальным документам архива представляет собой архивный справочник, содержащий характеристики или краткие сведения об аудиовизуальных документах в систематизированном порядке и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием документов архива.
К путеводителю составляется справочный аппарат: титульный лист, предисловие, указатели, приложения, оглавление, список сокращений, библиография. В предисловии к путеводителю даются сведения об истории создания архива, объеме, составе документов, научно-справочном аппарате к ним, дается характеристика комплектования и возможностей использования документов архива, указываются задачи путеводителя, излагается его структура.
К путеводителю составляется предметный, именной, географический и другие указатели. Указатели могут быть глухими (содержащими понятие и их поисковые данные) и аннотированными (содержащими кроме обозначения понятия и поисковых данных пояснения). В качестве приложений к путеводителю могут быть даны списки фильмов, спецвыпусков, киножурналов, фотоальбомов, хранящихся в архиве, опубликованы фотодокументы и отдельные кадры кинодокументов.
Глава 28
ТЕМАТИЧЕСКИЕ ОБЗОРЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
109. Тематический обзор аудиовизуальных документов - архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании аудиовизуальных документов по определенной теме.
Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.
Объектом описания для тематического обзора по документам архива являются документы, единицы учета, единицы хранения архива. Тематический обзор отдельного вида аудиовизуальных документов включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов.
Межархивный тематический обзор аудиовизуальных документов включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов нескольких архивов по определенной теме.
110. Тематический обзор аудиовизуальных документов состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц учета, единиц хранения и справочного аппарата.
В аннотациях излагается содержание группы единиц учета, единиц хранения с элементами источниковедческого анализа, указываются хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.
В состав справочного аппарата тематического обзора аудиовизуальных документов входят: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели, библиография по теме.
В основу построения тематического обзора могут быть положены отраслевой (функциональный), тематический, хронологический и другие признаки. При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов.
Раздел VIII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Глава 29
ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
111. Основными формами использования аудиовизуальных документов в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей (государственных органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;
организация выставок документов;
использование документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников, читательских конференций, кинолекториев, просмотров кинодокументов, прослушивания фонодокументов, выездных ретроспектив) с использованием архивных документов;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов в различных формах.
Глава 30
ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПРОСОВ
112. Информационными документами архива являются:
информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение об аудиовизуальных документах архива по определенной теме, проблеме;
копия аудиовизуального документа - документ, воспроизводящий электрографическим, фотографическим или иным способом изображение архивного документа с указанием его поисковых данных;
тематический перечень аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 83 - список названий кинодокументов, аннотаций фотодокументов и заголовков фоновидеодокументов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя. Тематический перечень может быть полным (если в его состав войдут все аудиовизуальные документы по данной теме) или выборочным (если он включает документы, наиболее интересные по содержанию, лучшие в композиционном отношении, относящиеся к какому-либо одному периоду);
тематическая подборка копий аудиовизуальных документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (сюжетов) по определенной теме (вопросу) с указанием поисковых данных, составленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
113. Запросы, поступающие в архив, носят, как правило, тематический характер.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Тематический запрос может одновременно являться запросом на изготовление копий архивных документов. В таких случаях архив согласовывает с заявителем (если не указано в запросе) количество, объем, технические требования желаемых копий архивных документов и проводит их копирование в установленном порядке.
Глава 31
РАБОТА ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА АРХИВА
114. Для информационного обслуживания пользователей в архиве действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов, располагающие техническим оборудованием, необходимым для работы с аудиовизуальными документами.
115. Порядок работы пользователей с документами в читальном зале архива, их права, обязанности и ответственность определяются Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь, утвержденными приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25 ноября 1999 г. N 52.
Архив обязан ознакомить пользователей с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь или документом, разработанным архивом на их основе.
116. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, которое учитывается в журнале учета работы пользователей с аудиовизуальными документами по форме согласно приложениям 84, 85. Личные дела хранятся в читальном зале и через год после завершения работы пользователей передаются на архивное хранение.
Для регистрации посещений пользователями читального зала архива ведется журнал регистрации посещений пользователями читального зала по форме согласно приложениям 86, 87.
117. Выявление документов в читальном зале проводится пользователем с помощью научно-справочного аппарата архива: каталогов (традиционных и электронных) и всех имеющихся к ним указателей, монтажных листов, внутренних описей фотоальбомов, тематических обзоров, перечней, путеводителей.
Отбор кинодокументов проводится пользователем путем просмотра позитивных копий на звукомонтажном столе, в необходимых случаях - на экране просмотрового кинозала архива.
Отбор фотодокументов проводится путем просмотра пользователем контрольных фотоотпечатков на тематических карточках или в электронном варианте каталогов.
Отбор фонодокументов проводится путем прослушивания пользователем копий фонодокументов на проигрывателе или магнитофоне в зависимости от вида носителей.
Отбор видеодокументов проводится пользователем путем просмотра видеопленки на видеомагнитофоне.
Негативы кинофотодокументов и оригиналы фоновидеодокументов в читальный зал не выдаются.
Глава 32
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ПО ПОДГОТОВКЕ ВЫСТАВОК
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
118. Работа по организации выставок аудиовизуальных документов включает тематический план (концепцию), тематико-экспозиционный план и смету расходов.
Тематический план (концепция) определяет структуру выставки, состав и содержание ее разделов. Тематический план при необходимости согласовывается с заинтересованными организациями, рассматривается на заседаниях ЭМК архива и утверждается руководством архива.
На основании тематического плана проводится выявление и отбор кинофотодокументов для экспонирования. Кинодокументы просматриваются на звукомонтажном столе. При этом учитывается историческая значимость и научная ценность документов, их изобразительные и фотографические качества, композиционная выразительность. При отборе кинофотодокументов следует отдавать предпочтение ранее не использованным документам. С отобранных фотодокументов и отдельных кадров кинодокументов изготавливаются контрольные отпечатки, необходимые для составления тематико-экспозиционного плана.
Тематико-экспозиционный план включает контрольные отпечатки с аннотированным перечнем с указанием их размеров и порядка размещения на стендах в соответствии с разделами выставки. Он рассматривается и утверждается на заседании ЭМК архива.
Контрольные отпечатки и аннотации размещаются в соответствии с тематическим планом на стенде или макете для зрительного представления будущей экспозиции. После этого контрольные отпечатки нумеруются.
Перечень фотодокументов, которые решено включить в состав выставки, должен быть составлен из аннотаций с указанием даты, места и автора съемки.
Размеры экспонируемых фотокопий устанавливаются в зависимости от характера выставки, ее объема, размера стендов, а также композиции и технического качества отобранных документов.
При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки.
Дизайнерский и экспозиционный проекты разрабатываются только на основании тематико-экспозиционного плана фотовыставки.
Наряду с фотодокументами на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается перевод или излагается их содержание.
В целях привлечения посетителей выставка может сопровождаться рекламой. Для рекламы архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию в установленном законодательством порядке.
Глава 33
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В СРЕДСТВАХ
МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
119. Использование аудиовизуальных документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио- и телевизионных передач, кинофильмов.
Для периодической печати архив готовит тематические, научные, научно-популярные статьи, статьи о составе и содержании документов, тематические газетные полосы, фотоподборки документов по определенной тематике, сообщения об архивных находках.
Публикуемые фотодокументы, а также отдельные кинокадры в фотографическом изображении снабжаются аннотациями с указанием даты, места события, автора съемки, названия архива.
Радио- и телепередачи готовятся архивом совместно с радио- и телестудиями. Работа по подготовке радио- и телепередач включает в себя следующие основные этапы: выбор темы передачи, изучение литературы по теме, выявление, изучение аудиовизуальных документов, их отбор и копирование, подготовку сценарного плана и дикторского текста передачи.
Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио- и телепрограмм.
120. Архив может в установленном порядке предоставлять кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям газет и журналов, издательствам документы для подготовки различного рода сценариев, создания художественных, художественно-публицистических, документальных, научно-популярных и учебных фильмов и программ, издания печатной продукции.
Глава 34
ПРОВЕДЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
121. Информационные мероприятия с использованием архивных документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями. Подобные мероприятия сопровождаются выступлениями работников архива, показом кинофильмов и видеофильмов, кинопрограмм, тематических подборок фотодокументов, диапозитивов (слайдов), фотоальбомов, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов.
122. Встречи с общественностью могут быть тематическими (предполагающими выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов) и информационными. Участники таких встреч информируются о составе документов и о новых поступлениях в архив.
123. Экскурсии в архив могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (о документах по определенным темам). Экскурсия проводится на основании плана проведения, в котором указывается тема экскурсии (если экскурсия тематическая), ее содержание, порядок проведения, ответственные за подготовку. При этом определяется целесообразность составления просмотровой киновидеопрограммы, программы прослушивания фонодокументов и ознакомления с фотодокументами.
124. Презентации, дни открытых дверей проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его документов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.
125. Лекции, доклады, кинолектории, выездные ретроспективы с использованием аудиовизуальных документов готовятся как по инициативе архива, так и по запросам организаций.
В зависимости от темы лекции, доклада, кинолектория аудиовизуальные документы могут служить иллюстрацией к текстовой части проводимого мероприятия.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 |
| 
