Стр. 5
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
документов, то сначала записывается заголовок текстового документа,
затем чертежа.
Если внутренняя опись состоит из нескольких листов, листы
внутренней описи нумеруются отдельно от листов, включенных в единицу
хранения.
В конце внутренней описи составляется итоговая запись, в
которой указываются цифрами и прописью количество листов внутренней
описи и количество чертежей, находящихся в единице хранения,
наименование должности, подпись, расшифровка подписи составителя и
дата составления описи.
При соответствии ведомости рабочих чертежей основного комплекта
или спецификации наличию и наименованию рабочих чертежей внутреннюю
опись можно не составлять.
Если единица хранения состоит только из текстовой документации
(спецификации, ведомости покупных изделий, таблицы, расчеты,
паспорта), то внутренняя опись на ее не составляется.
154. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель
согласно приложению 14, в котором цифрами и прописью указываются
количество пронумерованных листов единицы хранения, наименование
должности, подпись, расшифровка подписи составителя, дата
составления. Отдельно в заверительной надписи оговариваются все
особенности нумерации (литерные, пропущенные, графические,
текстовые, фото) и физического состояния (поврежденные,
трудночитаемые) листов.
При перенумерации листов составляется новая заверительная
надпись, а старая зачеркивается. Заверительная надпись должна быть
составлена аккуратно и разборчиво. Исправления и зачеркивания не
допускаются.
Лист с заверительной надписью подшивается или подклеивается за
левый край к внутренней стороне обложки, если единица хранения
подшита без листа-заверителя. Запрещается выносить заверительную
надпись на обложку или на оборотную сторону чистого листа.
155. Обложки должны быть светлыми. Надписи на обложках
выполняются четко, разборчиво, светлостойкими чернилами, тушью или
шариковой ручкой. Если обложка темная, то на нее наклеивается белый
лист бумаги со всеми реквизитами, предварительно отпечатанными на
пишущей машинке, компьютере или написанными, при этом рекомендуется
применять качественный клей.
Данные на обложку единицы хранения переносятся с карточки:
полное и сокращенное название вышестоящей организации и
организации-разработчика в тот период, к которому относятся
документы, находящиеся в единице хранения; ее местонахождение;
заголовок единицы хранения, состоящий из наименования проекта, марки
основного комплекта (сборочной единицы), стадии проектирования;
номера тома; фамилии автора; номера объекта (производственного
индекса); даты окончания разработки; количества листов; архивного
шифра дела (проставляется в госархиве в установленных местах).
Обложки оформляются согласно приложению 15.
ГЛАВА 32
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ
156. Сформированные, оформленные и отсистематизированные
единицы хранения включаются поединично в опись.
Описи составляются на каждую группу НТД (проектная,
конструкторская, технологическая, научно-исследовательская
(научная), патентная) и имеют самостоятельный номер, к которому
добавляется буквенный индекс, определяющий вид документов, например:
опись № 1-ПД, опись № 2-КД.
157. Опись содержит титульный лист, оглавление, предисловие,
список сокращенных слов, указатели, описательные статьи, итоговую
запись, лист-заверитель:
157.1. в составление описи входит составление описательных
статей.
Описательные статьи описи - это совокупность сведений о единице
хранения. Описательные статьи состоят из 9 граф. Единицы хранения
вносятся в опись согласно их систематизации за своим порядковым
номером, присвоенным в процессе обработки (графа 1). В графе 2
проставляется шифр объекта (производственный индекс, номера темы
НИР, охранного документа, заявки). В графу 3 с карточки без
изменений переносится заголовок единицы хранения. В этой же графе
указывается номер тома, если единицы хранения состоят из нескольких
томов. В этом случае в опись вносится полностью заголовок первого
тома единицы хранения, а все последующие обозначаются словами "То
же" с добавлением всех особенностей каждого заголовка. На каждый
новый лист описи заголовок переносится полностью. Для НИР в графе 3
указывается фамилия автора или руководителя темы до названия темы
или после в зависимости от систематизации. В графе 4 указывается
название организации-разработчика. Если организация-сдатчик является
одновременно и организацией-разработчиком, о чем указывается в
предисловии, то графу 4 можно не заполнять. В графе 5 указывается
год окончания разработки проекта, отчета по теме, получения
охранного документа, подачи заявки и др. В графах 6, 7 проставляется
количество текстовых и графических листов, в графе 8 - количество
фотографий. Графа 9 предназначена для примечаний. В ней указываются
все особенности единицы хранения;
157.2. на первом листе описи слева указываются название
организации и подчиненность на момент передачи документов в
госархив, номера фонда и описи, справа - гриф "УТВЕРЖДАЮ",
наименование должности, подпись, расшифровка подписи руководителя
организации согласно приложению 16.
158. В оформление описи входит составление научно-справочного
аппарата к описи, итоговой записи, листа-заверителя и нумерация
листов в описи:
158.1. в конце описи помещается итоговая запись, в которой
цифрами и прописью указываются количество единиц хранения и
чертежей, включенных в опись, первый и последний номер единиц
хранения по описи, оговариваются литерные и пропущенные номера
единиц хранения. Если опись состоит из нескольких разделов, итоговая
запись составляется к каждому разделу. В каждом последующем разделе
делается сводная итоговая запись по всем предыдущим разделам описи.
Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием
должности и даты составления. Опись утверждается руководителем
организации после утверждения на ЭМК государственного архива,
подпись руководителя заверяется печатью.
Затем делается запись о передаче НТД в государственный архив,
указываются наименования должностей, подписи, расшифровки подписей
сотрудников, передавших и принявших документы на государственное
хранение, согласно приложению 17;
158.2. опись и научно-справочный аппарат к ней нумеруются в
валовом порядке.
В конце описи на отдельном листе составляется лист-заверитель
описи. В нем цифрами и прописью указывается количество листов описи.
Заверительная надпись составляется и подписывается составителем
описи согласно приложению 18.
159. Законченная опись переплетается в твердую обложку.
Опись НТД постоянного хранения печатается на пишущей машинке
или на компьютере в 4 экземплярах. Лента пишущей машинки,
копировальная и писчая бумага должны быть высокого качества. Опись
постоянного хранения представляется на утверждение
экспертно-методической комиссии государственного архива. После
утверждения описи и передачи НТД на государственное хранение один
экземпляр описи остается в организации, а три - в государственном
архиве.
ГЛАВА 33
СОСТАВЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ОПИСЯМ
160. К описям постоянного хранения составляется
научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, список
сокращенных слов, предисловие и указатели:
160.1. на титульном листе описи указываются: полное название
государственного архива, полное и сокращенное названия
организации-фондообразователя и ее подчиненность со всеми
переименованиями и изменениями подчиненности, относящимися к периоду
времени, за который документы включены в опись, хронологические
рамки того или иного названия организации, ее местонахождение, номер
фонда и номер описи (присваиваются в госархиве), название описи,
крайние даты единиц хранения, внесенных в опись.
Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами,
то на титульном листе указываются только годы, за которые имеются
документы, согласно приложению 19;
160.2. в оглавлении с указанием соответствующих листов
перечисляются все составные части описи: список сокращенных слов,
предисловие, название всех разделов, подразделов и других
документов, включенных в опись в соответствии со схемой
систематизации единиц хранения, указатели.
Оглавление помещается за титульным листом;
160.3. в список сокращенных слов вносятся в алфавитном порядке
все сокращения, применяемые в тексте описи. Сокращения в списке
помещаются слева, а через тире делается расшифровка.
В список не включаются общепринятые сокращения слов;
160.4. к описи составляется предисловие, в котором излагаются
краткая история организации, история проектирования объектов
строительства, изделий промышленного производства, разработки
научной проблемы и их техническая характеристика, указываются автор,
даты начала и окончания разработки, состав и содержание документов,
особенности формирования, оформления, описания и систематизации
единиц хранения, отмечается полнота состава, физическое состояние. В
предисловии дается список организаций-соразработчиков.
Если опись состоит из нескольких разделов, то предисловие может
составляться как общее ко всей описи, так и к каждому разделу. Общее
предисловие помещается в первом разделе описи. При составлении
отдельных предисловий к каждому разделу описи все общие данные об
истории организации излагаются в предисловии к первому разделу
описи. История организации составляется на основании
историко-архивной справки.
Предисловие подписывается составителем, указывается дата
составления, и помещается оно в начале описи после оглавления и
списка сокращенных слов;
160.5. при необходимости для облегчения пользования описями
рекомендуется составлять указатели: предметный, именной,
географический, тематический, хронологический.
Указатели помещаются в конце описи.
ГЛАВА 34
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
161. В соответствии с Законом Республики Беларусь "О
Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"
научно-техническая документация передается на государственное
хранение по миновании практической надобности, но не позднее
25-летнего срока ведомственного хранения в установленном комплекте,
в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным
аппаратом.
Проектная документация передается через 25 лет после окончания
разработки, конструкторская и технологическая - через 5 лет после
снятия изделия с производства, научно-исследовательская - через 10
лет, патентная - после окончания срока действия охранного
документа.
Конкретные сроки и передача документов согласовываются с
госархивом и включаются в план работы СНТД.
162. При реорганизации или ликвидации организаций
государственной формы собственности научно-техническая документация
передается правопреемнику, а при отсутствии правопреемника - в
государственный архив. В состав ликвидационной комиссии в
обязательном порядке включается представитель госархива.
При преобразовании организаций государственной формы
собственности в негосударственную их документы передаются на
постоянное хранение в государственный архив или же хранятся в
организации до истечения установленных сроков хранения.
163. Список организаций, научно-техническая документация
которых должна передаваться на постоянное хранение в государственный
архив, определяется Государственной архивной службой.
164. Научно-техническая документация передается на постоянное
хранение в виде подлинников по описям, утвержденным ЭМК
государственного архива: переплетенная, отреставрированная, при
необходимости прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию.
165. Прием документов проводится поединично или полистно по
описям с проверкой физического состояния, качества
научно-технической обработки, количества листов, со сверкой
заголовков внутренней описи и чертежей, заголовков единицы хранения
в описи и на обложке.
На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов
в государственный архив. Все экземпляры описи подписывают сотрудник
организации, сдавший документы, и сотрудник государственного архива,
принявший документы.
Три экземпляра описи передаются в государственный архив,
четвертый - в организацию.
166. При обнаружении документов в неудовлетворительном
состоянии составляется акт согласно приложению 20.
Устранение дефектов проводит организация-сдатчик за счет
собственных средств или по договору с Центральной лабораторией
микрофотокопирования и реставрации документов Национального
архивного фонда Республики Беларусь.
167. На неисправимо поврежденные документы, обнаруженные в
процессе подготовки к передаче на государственное хранение и не
подлежащие восстановлению, составляется акт о неисправимых
повреждениях документов согласно приложению 4.
168. Научно-техническая документация, отобранная для передачи в
государственный архив, исключается из соответствующих инвентарных
книг. В графе "Примечание" делается соответствующая запись:
"Передано в госархив. Акт приема-передачи от ______ № __ опись № __
дело № __".
169. Научно-техническая документация, включенная в перечень, до
передачи в государственный архив хранится в техническом архиве
организации отдельно от других документов. К ней создается фонд
пользования, а в необходимых случаях и страховой фонд.
170. Все расходы, связанные с подготовкой документов и
передачей их на государственное хранение, устранением недостатков
при научно-технической обработке, транспортировкой, осуществляются
за счет организаций, сдающих документы.
171. Виновные в утрате, незаконном уничтожении документов
постоянного срока хранения или несоблюдении условий хранения несут
ответственность в соответствии с актами законодательства Республики
Беларусь.
ГЛАВА 35
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
172. Прием документов на государственное хранение оформляется
актом приема-передачи, составленным в 2 экземплярах, согласно
приложению 21. Первый экземпляр находится в государственном архиве,
второй - в организации, сдавшей документы.
Акт подписывается представителями государственного архива и
организации-сдатчика, утверждается их руководителями и заверяется
печатью.
173. При первом приеме документов в государственный архив
организация представляет историко-архивную справку об этой
организации, при последующем - дополнение к историко-архивной
справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре,
подчиненности. Историко-архивная справка и дополнение к ней
составляются на бланке организации и подписываются руководителем с
указанием исполнителя.
Приложение 1
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта о выдаче документов во временное пользование
УТВЕРЖДАЮ
__________________________ ______________________________
(наименование вышестоящей (наименование должности
__________________________ ______________________________
организации) руководителя организации)
__________________________ __________ _____________
(наименование организации) (подпись) (И.О.Фамилия)
__________________________ _________
(почтовый индекс, адрес) (дата)
АКТ
_______________ № ________
__________________________
(место составления)
о выдаче документов во временное пользование
_____________________________________
(наименование организации)
_____________________________________
(почтовый индекс, адрес)
Основание: _________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы __________________________________
Выдаются следующие документы: ______________________________________
(название и номер объекта)
-------------T-------------T------------T------------T-------------¬
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ документа ¦ документа ¦ листов ¦ ¦
+------------+-------------+------------+------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------------+-------------+------------+------------+-------------+
Всего выдано __________________________ документов на ______________
(срок)
Документы выданы в упорядоченном и удовлетворительном
состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять документы другим
организациям без разрешения организации-разработчика, вернуть
документы в архив в указанный в акте срок в исправном состоянии.
Выдал ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Принял ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
М.П.
___________________
(дата)
Документы возвращены
в полном объеме и сохранности _____________________
(дата возвращения)
Сдал _______________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Принял _____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Формат А4 (210x297)
Приложение 2
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма карты-заместителя документов
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ
-------------T------------T-----------T--------T-------------------¬
¦Название и ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Дата выдачи и кому¦
¦ номер ¦ документа ¦ документа ¦ листов ¦ выданы документы ¦
¦ объекта ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+------------+-----------+--------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------------+------------+-----------+--------+-------------------+
Формат А4 (210x297)
Приложение 3
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта проверки наличия и состояния документов
УТВЕРЖДАЮ
___________________________ _______________________________
(наименование организации) (наименование должности
___________________________ _______________________________
(наименование СНТД) руководителя организации)
___________________________ __________ _________________
(место составления) (подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
АКТ
_______________ № ________
___________________________
(место составления)
проверки наличия и состояния документов
__________________________________________
(наименование объекта, разработки и т.д.)
Основание: _________________________________________________________
(плановая, перемещение документов и т.д.)
Проверка проводилась с ________________ по ___________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по инвентарной книге _____________________________
(цифрами и прописью)
папок (документов).
2. Не оказалось в наличии ____________________ папок (документов).
(цифрами и прописью)
3. Не учтенных в инвентарной книге __________________________ папок
(цифрами и прописью)
(документов).
4. Не относящихся к данному объекту, разработке ____________________
(цифрами и прописью)
папок (документов).
5. Оказалось в наличии по инвентарной книге _______________________
(цифрами и прописью)
папок (документов).
Из них требуют:
5.1. дезинфекции и дезинсекции ____________________ документов;
(цифрами и прописью)
5.2. реставрации ____________________ (документов);
(цифрами и прописью)
5.3. переплета или подшивки _____________________ документов;
(цифрами и прописью)
5.4. восстановления затухающих текстов ___________________________
(цифрами и прописью)
документов;
5.5. неисправимо поврежденных __________________ документов;
(цифрами и прописью)
5.6. выдано во временное пользование ________________________
(цифрами и прописью)
документов.
6. Характеристика состояния и условий хранения документов.
Отрицательные явления и факторы, влияющие на условия их хранения,
____________________________________________________________________
7. Меры, принятые по розыску недостающих документов: _______________
____________________________________________________________________
Проверку производили:
________________________ _________________
(должность работников, (И.О.Фамилия)
________________________ _________________
подпись)
_________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации
___________ № _______
Председатель ЭК
_________ _____________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Формат А4 (210x297)
Приложение 4
к Правилам работы
с научно-технической документацией
в учреждениях, организациях
и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
___________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование _______________________________
___________________________ (наименование должности
вышестоящей организации) _______________________________
___________________________ руководителя организации)
(наименование организации) _________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
АКТ
_______________ № ________
__________________________
(место составления)
о неисправимых повреждениях документов
В процессе подготовки к передаче на государственное хранение
обнаружены документы, не подлежащие восстановлению:
----T--------T---------T----------T----------T---------T-----------¬
¦ № ¦Название¦ Номер ¦Количество¦Заголовок ¦ Дата ¦ Характер ¦
¦п/п¦объекта ¦документа¦ листов ¦документа ¦документа¦ и причины ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦повреждения¦
+---+--------+---------+----------+----------+---------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------+---------+----------+----------+---------+-----------+
Всего обнаружено неисправимо поврежденных __________________________
(цифрами и прописью)
документов.
Перечисленные документы подлежат списанию.
________________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК Протокол ЭК
Белорусского государственного _________________________
архива научно-технической (сокращенное наименование
документации _________________________
____________ № ________ организации)
_____________ № _________
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
|
