Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
техническими нормативными правовыми актами.
За единицу учета и хранения НТД в ведомственном архиве
принимаются:
для проектной документации - основной комплект, лист чертежа,
имеющий самостоятельное значение, текстовой документ;
для конструкторской и технологической документации - один лист
чертежа или несколько листов текста под одним инвентарным номером,
сброшюрованных в том;
для научной документации - отчет по теме (этапу) НИР либо
другой вид документа, сброшюрованного в том (техническое задание или
описание), руководящие и методические материалы, разработанные в
процессе научно-исследовательской или опытно-конструкторской
работы.
ГЛАВА 13
ФОРМЫ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ПОРЯДОК
ИХ ВЕДЕНИЯ (ЗАПОЛНЕНИЯ)
65. Каждая единица учета регистрируется и учитывается под
отдельным номером. Регистрация документов производится в инвентарных
книгах и карточках регистрации архивных документов согласно
приложению 6. Целям учета НТД служат также перечни разработок,
подлежащих передаче на государственное хранение.
66. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной
надписи чертежей, титульных листов.
67. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской,
технологической документации, состоящих из нескольких листов,
инвентарный номер проставляется на каждом листе.
68. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе
документации (проектная, конструкторская, технологическая,
научно-исследовательская, патентная).
69. Регистрация подлинников проектной документации производится
по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.
Отдельные инвентарные книги ведутся на:
подлинники проектной документации;
копии проектных документов других организаций;
типовые проекты.
Регистрация копийной проектной документации производится по
сброшюрованным томам в карточках учета.
70. Для конструкторской и технологической документации
инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от
других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и
вспомогательного производства.
Принятые подлинники конструкторской и технологической
документации регистрируются полистно по узлам.
Копии конструкторских и технологических документов,
изготовленные организацией-разработчиком, могут регистрироваться в
карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам,
привлеченным подлинникам.
Копии конструкторских и технологических документов, полученные
от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге
и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом
или отдельный документ.
71. Для учета научно-исследовательской документации ведутся
отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов
научных документов, отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу
по мере поступления согласно приложению 7.
72. Патентная документация регистрируется в журналах
регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно
приложению 8.
РАЗДЕЛ VII
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ СНТД
ГЛАВА 14
ОПРЕДЕЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
И ЕГО ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ
73. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) к
научно-технической документации - это единая система справочников и
автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС),
взаимодополняемых, взаимосвязанных и взаимодействующих друг с
другом, которые служат средством информации о наличии и содержании
НТД.
74. НСА создается в СНТД для обеспечения сохранности, поиска и
эффективного использования документов.
75. Создание НСА осуществляется на основе преемственности
учетно-справочного и поискового аппарата организаций и
государственных архивов, основывающейся на единстве требований и
принципов его построения.
76. Состав НСА определяется СНТД организаций и зависит от
объема, состава и содержания документов, характера и задач их
поиска, а также интенсивности использования.
ГЛАВА 15
ВИДЫ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИМ ДОКУМЕНТАМ
77. Основными видами НСА по составу и содержанию документов
являются:
инвентарные книги;
перечни разработок;
описи единиц хранения (дел);
каталоги;
картотеки;
историко-архивные справки;
указатели и иные виды, выполняющие функции справочников базы
данных.
78. Инвентарная книга - справочник, ведущийся в процессе учета
НТД, в котором регистрируются все документы архива, их движение и
поисковые данные.
79. Перечни разработок составляются на первом этапе экспертизы
ценности научно-технической документации и отбора ее на
государственное хранение. Перечни содержат информацию о реально
существующих комплексах документов, обеспечивают их поиск, учет и
сохранность.
80. Описи - справочники, которые создаются в результате
описания и научно-технической обработки документов, включенных в
перечни НТД.
Описи в краткой форме раскрывают состав и содержание единиц
хранения, закрепляют их систематизацию внутри фонда и выполняют
учетные функции.
Описи как один из самых сложных видов системы НСА имеют свой
справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления,
списка сокращений, указателей, предисловия.
81. Историко-архивная справка - самостоятельный вид
научно-справочного аппарата; составляется при первой передаче
документов на государственное хранение.
При последующих передачах документов на государственное
хранение историко-архивная справка только дополняется необходимыми
сведениями.
Историко-архивная справка состоит из двух разделов: истории
организации (первый раздел) и описания особенностей и значимости
научно-технической документации, подлежащей передаче на
государственное хранение (второй раздел);
81.1. первый раздел справки в хронологическом порядке содержит
следующие сведения:
основания к созданию, преобразованию и ликвидации организации;
крайние даты деятельности организации;
изменения названий, функций, структуры и подведомственности с
указанием основных причин, вызвавших их;
наименования организаций-соразработчиков (если таковые
имеются);
перечень наиболее важных научно-исследовательских,
конструкторских, технологических, проектных разработок и их
авторов;
81.2. во втором разделе указываются:
время разработки;
состав и содержание НТД, ее новизна и значение для истории
науки и техники, степень сохранности документов;
особенности экспертизы ценности и категории выделенных к
уничтожению документов;
наличие в фонде различных групп документов, их количество и
крайние даты;
факты передачи подлинников документов в другие организации;
наличие уникальных и особо ценных документов;
факты утраты отдельных категорий документов и их причины;
81.3. историко-архивная справка печатается в двух экземплярах
на бланке организации, подписывается руководителем организации с
указанием исполнителя.
Один экземпляр поступает в госархив, другой хранится в СНТД.
При последующей передаче документов на государственное хранение
представляются дополнительные сведения об изменениях в истории
организации и составе документов.
82. Каталог - справочник, в котором информация о содержании
документов СНТД представлена в детализированном виде и расположена в
соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации
документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов
СНТД.
Система каталогов, в свою очередь, определяется составом и
содержанием научно-технической документации, характером ее
использования, материально-техническими возможностями СНТД.
Каталоги НТД в зависимости от схемы построения подразделяются
на систематические, тематические, предметные и их разновидности
(именной, географический, объектный, инвентарный, номерной).
Каталоги могут создаваться по видам НТД (каталоги
научно-исследовательской, проектной, конструкторской,
технологической документации, каталоги карт);
82.1. в систематическом каталоге документная информация
группируется по отраслям деятельности, с которыми связано содержание
документов, внутри - по темам, комплексам или группам. В карточке
систематического каталога отражается содержание документа,
техническая характеристика, основные технические показатели, степень
внедрения в производство, а также то новое, что было применено при
разработке данного проекта или научной темы;
82.2. в предметно-тематическом каталоге документная информация
группируется по видам объектов, темам научных работ.
Предметно-тематические каталоги на конструкторскую и проектную
документацию должны строиться по объектам проектирования и видам
изделий и далее - по их техническим характеристикам, на
научно-исследовательскую - по наименованиям тем, внутри - по
наименованиям вопросов;
82.3. объектный каталог рекомендуется составлять на объекты
капитального строительства и объекты конструирования.
Аннотация - основа описания карточки объектного каталога.
Карточки объектного каталога систематизируются по номерам
объектов, по алфавиту, по наименованиям географических пунктов;
82.4. в алфавитном или именном каталоге документная информация
группируется по фамилиям авторов или наименованиям работ.
Такой каталог необходимо иметь при интенсивном использовании
документов по признаку принадлежности определенным лицам - авторам
научных тем, архитектурных разработок;
82.5. в географическом каталоге документная информация
группируется по алфавиту географических пунктов, которые в свою
очередь являются основными рубриками этого каталога.
Внутри основной рубрики карточки систематизируются по номерам
или названиям объектов.
Каталоги (картотеки) могут создаваться и на другие виды
документов (фотографии, карты, микрофильмы, серийные изделия,
типовые проекты).
Каталоги создаются как в традиционном карточном варианте, так и
в автоматизированном.
Примерная каталожная (учетная) карточка для системы каталогов
СНТД ведется согласно приложению 9.
РАЗДЕЛ VIII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 16
ЦЕЛИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
83. Научно-техническая документация используется при выполнении
научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных
работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации
памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации
объектов, при повторном проектировании, при разработке новых
стандартов, для наведения справок, изготовления копий и выписок и в
других случаях.
84. Организация процесса использования документов предполагает
создание для этого оптимальных условий: выделения помещений для
СНТД, оснащение их специальным оборудованием, множительной техникой,
освещением и иным оборудованием и средствами.
ГЛАВА 17
ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
85. Порядок использования НТД, хранящейся в СНТД,
устанавливается организацией в соответствии с техническими
нормативными правовыми актами.
86. Все пользователи НТД несут ответственность за ее
сохранность и правильность использования содержащейся в ней
информации.
87. Подлинники НТД, хранящейся в СНТД, выдаются:
для государственной регистрации;
для изготовления копий, дубликатов, микрофильмов документов;
для восстановления документов при их износе;
для внесения изменений при наличии оформленных извещений об
изменениях;
при передаче документов на государственное хранение и при
других исключительных обстоятельствах и только с разрешения
руководства организации.
В остальных случаях выдаются копии НТД.
88. Для информационного обслуживания пользователей в СНТД
оборудуются специально отведенные для этого помещения (читальные
залы).
89. СНТД предоставляет пользователям научно-справочный аппарат
и документы по тематике, обеспечивая при этом консультирование по
всем возникающим вопросам.
90. Допуск пользователей из других организаций к работе с
документами осуществляется на основании письма направившей их
организации с указанием темы исследования, ее цели, должности,
фамилии, имени и отчества пользователя информации.
Отдельные граждане могут допускаться к работе с НТД по их
заявлениям и с разрешения руководителя организации.
91. На каждого пользователя архивной информацией заводится
абонентская карточка.
При этом учет пользователей может вестись как в обычном, так и
в автоматизированном режиме.
Всем пользователям выдаются дела, относящиеся только к теме
исследования.
Пользователь обязан ежедневно возвращать выданные ему для
работы документы.
92. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений
составляется акт.
В случае хищения или умышленной порчи документов виновные
привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
93. Копирование документов СНТД по заказам пользователей
производится по разрешению руководителя организации на основании
письма заинтересованной организации, отдельных граждан и только по
теме исследования.
94. Негативы фотокопий и микрофильмов, подготовленных с
документов организации-разработчика, безвозмездно поступают в
распоряжение СНТД и выдаются лишь в исключительных случаях по
разрешению руководителя организации.
ГЛАВА 18
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ НТД
95. СНТД по заданию руководства организации принимает участие в
информационном обеспечении пользователей путем составления и
направления им информационных документов (информационных писем,
тематических обзоров), издания информационных бюллетеней, перечней
поступлений документов, выдачи копий, предоставления дел во
временное пользование.
96. Информационное письмо - это информация, которая содержит
сведения о документах по определенной теме, готовится она СНТД по
инициативе организации или в ответ на запрос пользователя.
97. Тематический обзор - развернутое описание отдельных
тематически взаимосвязанных групп документов, их
научно-исторического, технико-экономического и практического
значения, возможностей их использования различными пользователями.
Обзор подписывается исполнителем.
98. Для информирования пользователей о составе и содержании
своих документов используются такие формы работы, как:
организация и проведение выставок документов;
подготовка подборок документов и сообщений для средств массовой
информации.
Выставка документов - это художественно оформленная подборка
документов на определенную тему. Выставки организуются СНТД
совместно с другими службами организации.
На выставках документы экспонируются, как правило, в виде
копий. Макеты и планы выставок утверждаются руководителем
организации.
99. Использование документов СНТД в средствах массовой
информации представляет собой подготовку информационных материалов
(статей, подборок документов, корреспонденций, сценариев, интервью,
репортажей) для периодической печати, радио и телепередач,
кинофильмов.
100. На основе документов СНТД сторонними организациями могут
готовиться рекламные издания: плакаты, буклеты, проспекты, карты,
схемы.
Один экземпляр подготовленных материалов в обязательном порядке
предоставляется СНТД организации - держателю документов.
101. Тематика всех материалов, подготовленных по
научно-техническим документам, утверждается руководством организации
или структурных подразделений, в состав которых входит СНТД.
ГЛАВА 19
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
102. Учету подлежат все формы использования документов в
установленном настоящими Правилами порядке.
103. Прием, выдача и использование документов ведутся на
карточках учета движения НТД.
104. Учет применяемости и использования проектной,
конструкторской, технологической и программной документации ведется
в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
РАЗДЕЛ IX
ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 20
ПОНЯТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
105. Одним из важнейших направлений работы государственных и
ведомственных архивов является обеспечение передачи в
государственные архивы научно-технических документов, представляющих
научно-историческую ценность, в объеме, достаточном для получения
реального представления о существе и характере исследований и
разработок.
Экспертиза ценности документов - это всесторонний и комплексный
анализ научно-технической документации с целью определения научной,
народнохозяйственной, исторической и практической ценности
документов.
106. Целями экспертизы ценности научно-технической документации
являются: выявление документов, имеющих научно-историческую ценность
и подлежащих передаче на государственное хранение; выявление
документов, имеющих практическое значение, с целью использования их
в деятельности организации; выявление научно-технической
документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей
практическое значение и не подлежащей дальнейшему хранению.
107. Методологическими принципами экспертизы ценности
документов являются историзм и всесторонняя комплексная оценка
документов.
Исторический метод позволяет дать оценку разработкам на момент
их осуществления с учетом реальной исторической обстановки, уровня
организации научно-технических работ и развития науки и техники,
исходя из характера научно-технических разработок и исторических
особенностей их документирования.
Всесторонняя комплексная оценка предполагает анализ
документации не по единичному объекту экспертизы, а по целому
комплексу родственных или аналогичных объектов исследования.
108. При комплексном подходе в процессе экспертизы ценности
научно-технических разработок наряду с общими критериями применяются
специфические критерии и критерии общественного признания:
108.1. к общим критериям экспертизы ценности относятся:
подлинность, физическое состояние документов, полнота комплекта
документов;
108.2. специфическими критериями являются: значимость
научно-технических разработок для развития народного хозяйства,
степень новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в
конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства;
экономическая эффективность внедрения результатов исследования или
технической идеи; социальная эффективность исследования или
разработки; степень механизации и автоматизации технологических
процессов в строительстве и при изготовлении изделий промышленного
производства; фундаментальность научно-исследовательских работ;
степень отражения уровня развития науки и техники в исследовании,
проекте, объекте капитального строительства или изделия
промышленного производства, а также технологии его изготовления;
количество типовых решений, внедряемых в строительство и
промышленное производство; модификация, максимальная унификация
изделий промышленного производства, их техническая эстетичность,
надежность; массовость или серийность производства, степень
реконструкции объекта строительства, национальные особенности
архитектуры, специфика геологических и гидрологических условий;
108.3. критерии общественного признания: присуждение
разработкам международных, государственных или именных премий;
выдвижение исследований и разработок на соискание премий;
демонстрация их на международных ярмарках; патентно-коммерческая
ценность (патентование разработок, покупка лицензий зарубежными
фирмами);
108.4. таким образом, для определения практической и
исторической ценности научно-технической документации существует
целый ряд критериев, основными из которых являются:
принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения
проблемы, конструкции, технологии, проекта;
степень отражения уровня науки и техники, производства в
определенный период развития общества. Государственному хранению
подлежит научно-техническая документация на разработки и
исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены
впервые в мире, Республике Беларусь, отрасли;
значимость проблемы, проекта, модели конструкции, технологии на
момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного
хозяйства в целом;
экономическая эффективность внедрения результатов исследования
или технической идеи;
социальная эффективность исследования или разработки.
109. Научно-техническая документация передается на
государственное хранение в подлинниках, если подлинник утерян или
имеет повреждения, которые невозможно устранить, то на
государственное хранение передаются копии документов на бумажных
носителях.
110. Экспертиза ценности инновационных проектов (проектов,
которые финансируются инвестором) состоит в оценке научного и
технического уровней проекта возможностей его выполнения и
эффективности. На основании экспертизы ценности принимается решение
о целесообразности и объеме финансирования.
Оценка научно-технического уровня и конкурентоспособности
проектов направлена на информационное обеспечение принимаемых
решений по важнейшим проблемам научно-технического,
производственно-технического и социально-экономического развития
государства.
Приоритетность проекта определяется следующими критериями:
экономичностью, эргономичностью, эстетичностью, уровнем механизации
и автоматизации, надежностью, производительностью,
материалоемкостью, металлоемкостью, энергоемкостью, трудоемкостью
технологического процесса, уровнем токсичности, степенью загрязнения
окружающей среды, прогрессивностью конструктивной базы.
Данные критерии необходимо учитывать при отборе
научно-технической документации на государственное хранение.
В результате всестороннего анализа вариантов решений, связанных
с выбором приоритетов, делается объективная оценка научной и
производственной значимости проектов, что обеспечивает передачу на
государственное хранение научно-технической документации,
представляющей научно-историческую ценность.
ГЛАВА 21
ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
111. Для проведения экспертизы ценности научно-технической
документации в учреждениях, организациях и на предприятиях приказом
руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В
состав ЭК входят ведущие специалисты и представитель
государственного архива. Председателем назначается, как правило,
один из заместителей руководителя или главный инженер, главный
конструктор. Членами комиссии планируется время для работы в составе
комиссии.
Члены экспертной комиссии принимают также участие в оценке
научно-технического уровня и конкурентоспособности инновационных
проектов.
112. В своей работе члены экспертной комиссии руководствуются
Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах
в Республике Беларусь", типовыми и ведомственными перечнями
документов с указанием сроков хранения, положением об ЭК
организации. Работа экспертной комиссии организации регламентируется
положением о постоянно действующей экспертной комиссии, которое
разрабатывается каждой организацией, согласовывается с
государственным архивом и утверждается руководителем организации. К
работе по экспертизе ценности привлекаются специалисты структурных
подразделений, а в необходимых случаях и госархива.
ЭК организации рассматривает и выносит решения о представлении
на согласование и утверждение в государственный архив перечней,
описей, актов о выделении к уничтожению документов.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но
не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов.
Заседания ЭК протоколируются.
ГЛАВА 22
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
113. Проектная документация создается в процессе проектирования
во всех отраслях народного хозяйства. Проектная документация
разрабатывается преимущественно на конкурсной основе, в том числе
через торги подряда (тендер). На основании экспертной оценки
принимаются решения о целесообразности инвестирования проектов. При
экспертизе проектов учитывается потенциальное воздействие
результатов проектирования на социальную, экономическую и
экологическую среду. Значимость определения эффекта от реализации
инноваций возрастает в условиях рыночной экономики. При отборе
проектов на государственное хранение необходимо учитывать значимость
объекта для народного хозяйства определенной отрасли, а также роль
объекта в комплексе сооружений.
114. По жилищно-гражданскому строительству на государственное
хранение поступают индивидуальные проекты зданий, сооружений, в
которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные,
конструктивные и архитектурно-художественные особенности.
Из серий типовых проектов рекомендуется оставлять на
государственное хранение типовые проекты, наиболее часто применяемые
в практике с учетом прогрессивных методов строительного
проектирования.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
|
