Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
Постановление КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
6 ноября 2003 г. № 38
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
На основании статьи 4 Закона Беларуси от 6 октября
1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике
Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемые Правила работы с научно-технической
документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях
Республики Беларусь.
Председатель В.И.Адамушко
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Комитета
по архивам и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
06.11.2003 № 38
ПРАВИЛА
работы с научно-технической документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики Беларусь
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Научно-техническая документация - проектная,
конструкторская, технологическая, научная, патентная,
картографическая и иная документация (далее - НТД) по своему
значению и объему является важнейшей частью Национального архивного
фонда Республики Беларусь. В соответствии с действующим
законодательством учреждения, организации и предприятия независимо
от формы собственности обязаны обеспечивать ее накопление, учет,
хранение и использование.
2. Создание и обращение НТД регламентируются актами
законодательства Республики Беларусь.
3. В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября
1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике
Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999
года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., №
29, ст.507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
1999 г., № 4, 2/11) НТД, имеющая народнохозяйственное, научное,
социально-культурное или историческое значение, подлежит передаче на
государственное хранение в установленные сроки.
4. Настоящие Правила устанавливают порядок учета, хранения,
использования, экспертизы ценности и передачи НТД на государственное
хранение.
5. Правила затрагивают основные вопросы работы с НТД на
бумажных носителях. Работа с электронными научно-техническими
документами определяется Законом Республики Беларусь от 10 января
2000 года "Об электронном документе" (Национальный реестр правовых
актов Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/132).
РАЗДЕЛ II
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ГЛАВА 1
ПОНЯТИЕ "СЛУЖБА НТД"
6. Научно-техническая документация, образующаяся в процессе
деятельности проектно-конструкторских, научно-исследовательских,
технологических и иных учреждений, организаций и предприятий (далее
- организации), имеющая научно-историческое и практическое значение,
независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа
воспроизведения, места хранения и формы собственности является
важной и наиболее разнообразной по своим видам составной частью
Национального архивного фонда Республики Беларусь и подлежит
передаче на государственное хранение.
7. Для работы с НТД в организациях создается служба
научно-технической документации. Правовой основой для создания
службы является Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь".
8. Понятие "служба НТД" (далее - СНТД) подразумевает
структурное подразделение организации (отдел, бюро, архив,
библиотеку) или специально созданную группу, на которые возлагается
учет, хранение, размножение и использование НТД.
В своей работе СНТД руководствуется актами законодательства
Республики Беларусь.
Для правильной постановки и организации работ СНТД
разрабатывается положение о службе, которое согласовывается с
государственным архивом и утверждается руководителем организации.
Штатная численность СНТД определяется руководством организации
и должна исходить из объема хранящихся в службе и количества
поступающих из структурных подразделений документов, а также
специфики проводимой с ними работы.
Работа СНТД строится по плану, согласованному с государственным
архивом и утвержденному руководителем организации. Обязанности
работников службы определяются должностными инструкциями.
Ответственность за обеспечение сохранности, учета, порядка
уничтожения и подготовки к передаче на государственное хранение
документов в соответствии с актами законодательства Республики
Беларусь несут руководители организаций.
Контроль за работой СНТД осуществляет руководство организаций,
а также органы Государственной архивной службы.
Организация, реорганизация и ликвидация СНТД производятся на
основании приказа руководителя организации по согласованию с
соответствующим государственным архивом.
ГЛАВА 2
ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И ПРАВА СЛУЖБ НТД
9. Основными задачами СНТД являются:
комплектование службы научно-технической документацией в
установленном порядке;
обеспечение сохранности, учета и использования НТД;
создание фонда пользования на часто используемые документы,
подлежащие в дальнейшем передаче на государственное хранение;
отбор, научно-техническая обработка и передача документов на
государственное хранение в соответствии с настоящими Правилами;
создание научно-справочного и поискового аппарата к документам,
хранящимся в СНТД;
осуществление методического руководства и контроля за
состоянием хранения и использования документов в структурных
подразделениях организации, создающих и использующих в своей работе
НТД.
10. Для выполнения своих задач СНТД осуществляет следующие
функции:
принимает на хранение документы, образовавшиеся в процессе
деятельности организации, ее предшественников, а также субподрядных
организаций;
проверяет комплектность и осуществляет контроль за
правильностью оформления поступающей в СНТД документации,
соответствие ее действующим государственным стандартам,
спецификациям, нормам и другим документам;
проверяет физическое состояние и пригодность НТД для
дальнейшего хранения, копирования и изготовления микрофильмов;
осуществляет учет и хранение НТД, а также контроль за внесением
в нее изменений;
по мере необходимости, а также планово проводит проверку
наличия и состояния документов;
осуществляет изъятие из оборота аннулированных, морально
устаревших и изношенных документов, проводит работы по их
восстановлению и изготовлению дубликатов;
организует использование хранящейся в СНТД документации, а
именно: размножает и рассылает НТД заинтересованным в ней
структурным подразделениям и специалистам; подготавливает и выдает
копии документов для работы сотрудникам, выполняет наряды-заказы на
НТД, ведет учет ее применения; выдает документы во временное
пользование и следит за своевременным их возвращением;
подготавливает по запросам письма и выдает справки об имеющихся на
хранении документах; в установленном порядке осуществляет передачу
подлинников, дубликатов и копий документов из СНТД заказчикам и
другим организациям;
обеспечивает мероприятия по экспертизе ценности и по подготовке
НТД к передаче на государственное хранение, в том числе участвует в
составлении перечней проектов, проблем, по которым НТД подлежит
передаче на государственное хранение; разрабатывает планы-графики
передачи документов на государственное хранение; организует работу и
принимает участие в экспертизе ценности НТД и заседаниях экспертной
комиссии; осуществляет отбор и проводит научно-техническую обработку
документов, подлежащих передаче на государственное хранение;
принимает участие в создании справочно-поискового аппарата НТД и
научно-справочного аппарата к описям НТД; представляет на
рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) организации и
экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного
архива перечни разработок НТД, описи НТД и акты о выделении к
уничтожению документов с истекшими сроками хранения; представляет в
государственный архив по установленным формам статистические
сведения (паспорт архива) о составе и количестве документов,
хранящихся в СНТД.
11. Для успешного выполнения задач и функций СНТД
предоставляется право:
контролировать выполнение установленных правил работы с НТД в
структурных подразделениях организации;
требовать от подразделений организации своевременной передачи в
СНТД документации, оформленной в соответствии с актами
законодательства Республики Беларусь;
возвращать на доработку неправильно или не полностью
оформленные документы;
запрашивать от подразделений организации необходимые сведения
для работы СНТД;
вносить руководству организации и членам ЭК предложения по
совершенствованию работы службы;
привлекать для консультаций ведущих специалистов организации и
государственного архива;
участвовать в совещаниях руководства организации по профильным
вопросам работы СНТД;
информировать руководство организации о состоянии работы службы
и при необходимости требовать от него улучшения условий труда.
ГЛАВА 3
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СНТД С ОРГАНАМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
12. В соответствии с Законом Республики Беларусь "О
Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"
государственное управление и контроль за состоянием, учетом,
обеспечением сохранности и использованием документов в организациях
независимо от формы собственности осуществляют республиканские и
областные органы управления архивным делом, а также государственные
архивы.
СНТД организаций в первую очередь координируют свою
деятельность с Белорусским государственным архивом
научно-технической документации (далее - госархив), являющимся
республиканским научно-методическим и научно-исследовательским
центром по работе с НТД.
13. СНТД совместно с органами управления архивным делом и
государственным архивом:
проводятся семинары (совещания) по вопросам экспертизы ценности
и подготовки НТД к передаче на государственное хранение;
организуются курсы повышения квалификации работников СНТД;
рассматриваются предложения СНТД по установлению и изменению
сроков хранения отдельных категорий НТД, не предусмотренных
соответствующими перечнями;
работники СНТД и госархива взаимодействуют в работе экспертных
комиссий организаций и экспертно-методической комиссии госархива;
госархив на договорной основе оказывает платные услуги СНТД
организаций в проведении экспертизы ценности документов и подготовке
их к передаче на государственное хранение, разработке инструкций,
положений и перечней;
госархив и СНТД организаций проводят работу по использованию
документов как хранящихся в СНТД, так и в госархиве (организация
выставок, выдача во временное пользование);
госархив информирует СНТД о научно-методических разработках в
области архивного дела и работы с НТД, оказывает помощь в их
приобретении;
СНТД информирует госархив о введении в действие новых
технических нормативных правовых актов.
РАЗДЕЛ III
СОСТАВ И ВИДЫ НТД
ГЛАВА 4
СОСТАВ НТД
14. В состав НТД входят проектная документация по строительству
и реконструкции населенных пунктов и отдельных объектов, по
консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового
искусства, конструкторская, технологическая,
научно-исследовательская (научная), патентная,
геолого-геодезическая, гидрометеорологическая и иная документация.
15. По способу воспроизведения НТД может быть текстовой,
графической, фотографической, электронной и иной.
Независимо от способа воспроизведения ко всей НТД применяются
общие критерии по обеспечению ее сохранности и отбору на
государственное хранение.
16. Научно-технические документы в зависимости от способа их
выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы,
подлинники, дубликаты, копии. НТД может быть и в виде эскизов.
Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и
предназначенные для изготовления по ним подлинников.
Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными
подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное
воспроизведение с них копий. В качестве подлинника допускается
использовать оригинал, микрофильм-подлинник или экземпляр документа,
изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями
лиц, разработавших данный документ и ответственных за
нормоконтроль.
Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность их
воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие
с них копий.
Дубликатами являются:
фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в
позитивном изображении и в масштабе подлинника;
диазодубликаты, изготовленные на диазокальке (в позитивном
изображении в масштабе подлинника);
микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой)
в негативном или позитивном уменьшенном изображении;
электронные документы.
Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их
идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для
непосредственного использования в процессе разработки, производства,
эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся
электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии,
микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с
микрофильма-дубликата.
Эскизы - документы, предназначенные для разового использования
в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть
оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.
ГЛАВА 5
ВИДЫ НТД
17. Проектная документация:
17.1. под проектной документацией (далее - ПД) понимается
совокупность технических документов, фиксирующих процесс и
результаты проведения работ по строительству и реконструкции городов
и населенных пунктов, промышленных предприятий, гидротехнических
сооружений, железных и шоссейных дорог, портов и иных объектов; по
реконструкции, консервации и реставрации памятников архитектуры и
садово-паркового искусства;
17.2. архитектурная и градостроительная деятельность
регламентируется Законом Республики Беларусь от 26 ноября 1993 года
"Об основах архитектурной и градостроительной деятельности в
Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi
Беларусь, 1994 г., № 1, ст.1) и техническими нормативными правовыми
актами;
17.3. по способу воспроизведения информации ПД подразделяется
на текстовую и графическую;
к текстовой документации относятся плановое задание, задание на
проектирование, архитектурно-планировочное задание, пояснительная
записка (общая, сводная), техническое задание на проектирование
оборудования, технико-экономическое обоснование, описания,
технические условия на проектирование, ведомости, расчеты, паспорта,
сметная документация;
к графической документации относятся чертежи, рисунки, графики,
эскизы, планы, схемы, диаграммы;
в состав ПД входят также иллюстративный материал (планшеты,
фото), материалы инженерных изысканий, макеты отдельных объектов
строительства, реконструкции, реставрации и макеты населенных
пунктов (их районов, исторической части);
17.4. в процессе проектирования объектов капитального
строительства, реконструкции, консервации, реставрации создаются
индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны,
проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм;
к документации по проектированию малых архитектурных форм
относятся проекты элементов городского оформления и благоустройства
(торговые киоски и павильоны, павильоны городского транспорта,
декоративные ограды, уличные фонари, фонтаны и бассейны,
скульптурно-пространственные композиции) и элементы
светографического оформления населенных пунктов (подсветка зданий и
сооружений, светореклама, праздничное оформление улиц и площадей).
18. Конструкторская документация:
18.1. конструкторская документация (далее - КД) - совокупность
графических и текстовых конструкторских документов, которые
самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство
изделия и содержат необходимые данные для его разработки или
изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.
КД на изделия промышленного производства образуется в
деятельности отраслевых научно-исследовательских и
проектно-конструкторских институтов, центральных, специальных и
особых конструкторских бюро, базовых конструкторских бюро
научно-производственных объединений, предприятий и высших учебных
заведений, ведущих комплексные разработки в области создания и
совершенствования машин, механизмов, приборов, оборудования;
18.2. КД в зависимости от стадии разработки подразделяется на
проектную (техническое предложение, эскизный проект) и рабочую
документацию;
рабочая конструкторская документация разрабатывается отдельно
для опытных образцов (опытных партий), установочных серий,
установившегося серийного или массового производства, а также для
единичного производства;
18.3. каждой стадии разработки КД соответствуют определенные
этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов
устанавливается техническим заданием на разработку;
18.4. основными видами КД являются:
чертеж детали;
сборочный чертеж;
чертеж общего вида;
монтажный чертеж;
спецификация;
ведомости;
пояснительная записка;
таблицы;
расчеты;
18.5. комплект конструкторских документов на изделие включает
обязательные документы и документы, составляемые в зависимости от
характера, назначения или условий производства;
на стадии "техническое предложение" обязательными документами
являются ведомость технического предложения и пояснительная записка;
на стадии "эскизный проект" - ведомость эскизного проекта и
пояснительная записка; на стадии "технический проект" - чертеж
общего вида изделия, ведомость технического проекта и пояснительная
записка; на стадии "разработка рабочей конструкторской документации"
- чертеж детали, сборочный чертеж и спецификация на сборочные
единицы, спецификация на комплексы и комплекты;
18.6. при определении комплектности конструкторских документов
на изделие различают основной конструкторский документ, основной
комплект конструкторских документов, полный комплект конструкторских
документов;
18.7. комплектность эксплуатационных, ремонтных и иных
документов на изделия всех отраслей промышленности определяется
техническими нормативными правовыми актами.
19. Технологическая документация:
19.1. под технологической документацией (далее - ТД) понимается
совокупность графических и текстовых документов, которые
самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс
изготовления изделий промышленного производства или процесс
сооружения объектов капитального строительства (реконструкции),
обеспечивающий высокую производительность труда с наименьшими
затратами.
ТД образуется в деятельности специализированных
научно-исследовательских и проектно-технологических институтов,
центральных научно-исследовательских лабораторий, специальных
проектно-технологических бюро, технологических отделов и
научно-исследовательских лабораторий научно-производственных
объединений и предприятий, на кафедрах и в лабораториях высших
учебных заведений;
19.2. разработка, оформление и обращение документации при
технологической подготовке производства (далее - ТПП) должны
производиться в соответствии с техническими нормативными правовыми
актами;
19.3. стадии разработки ТД, применяемой для технологических
процессов изготовления изделий (составных частей изделий),
определяются в зависимости от стадий разработки используемой
конструкторской документации;
19.4. стадии разработки рабочей ТД, применяемой для
технологических процессов ремонта изделий (составных частей
изделий), определяются в зависимости от стадий разработки
используемых видов конструкторских документов на ремонт;
19.5. при проектировании объектов капитального строительства
разработка ТД ведется в соответствии со стадиями разработки ПД;
в зависимости от назначения технологические документы
подразделяются на основные и вспомогательные;
19.6. к основным технологическим документам относятся
документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения
одной или комплекса инженерно-экономических и организационных задач,
полностью и однозначно определяющие технологический процесс
(операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей
изделия);
19.7. к вспомогательным технологическим документам относятся
документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании
технологических процессов и операций, в том числе карта заказа на
проектирование технологической оснастки, акт о внедрении
технологического процесса;
19.8. основными видами ТД являются:
маршрутная карта;
карта эскизов;
технологическая инструкция;
планы расположения оборудования;
схемы технологических процессов;
комплектовочная карта;
ведомость оснастки;
ведомость материалов;
19.9. в отраслях промышленности, не относящихся к
машиностроению, могут разрабатываться также такие виды
технологических документов, как технологические регламенты, правила,
рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы,
режимы производства, паспорта, технические условия, анализы
продукции, альбомы технологических процессов, спецификации основного
технологического оборудования.
20. Научно-исследовательская (научная) документация:
20.1. научно-исследовательская (научная) документация (далее -
НД) - документация, фиксирующая ход и итоги научных исследований в
различных отраслях науки, техники, строительства и производства.
НД образуется в процессе деятельности научно-исследовательских,
конструкторских, технологических и проектных институтов, высших
учебных заведений, специальных конструкторских бюро и лабораторий,
ведущих комплексные теоретические прикладные исследования в
различных отраслях науки и техники.
НД создается в процессе научно-исследовательских (далее - НИР),
опытно-конструкторских (далее - ОКР), опытно-технологических (далее
- ОТР) и экспериментально-проектных работ (далее - ЭПР) и отображает
теоретическое и практическое решение научно-технических проблем,
внедрение их результатов в производство;
20.2. основными видами НД являются:
итоговые и этапные отчеты по НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;
заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
аннотации на НИР;
паспорта, регламенты на НИР;
монографии, диссертации и отзывы на них;
рукописи неопубликованных научных работ;
рекомендации (методические рекомендации) с теоретическим
обоснованием конструкций изделий и объектов капитального
строительства, реконструкции, реставрации, а также технологий
изготовления изделий или сооружения объектов;
технические задания на НИР (ОКР);
программы НИР;
отчеты, доклады о работе научных экспедиций;
отчеты, доклады о научных и технических командировках
специалистов;
технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки;
первичная документация, образующаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и
ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники,
кинофотофоновидеодокументы, рентгенограммы, электронные документы,
связанные с процессом исследования);
20.3. отчет о НИР является основным документом, в котором
излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной
работе;
20.4. отчет о НИР (ее этапе) должен содержать:
титульный лист;
список исполнителей;
реферат;
содержание;
перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов;
введение;
основную часть;
заключение;
список использованных источников;
приложения;
20.5. материалы НИР, ОКР и ОТР, предусмотренных планами
научно-исследовательских, конструкторских, технологических и
проектных организаций во всех областях науки и техники, подлежат
обязательной государственной регистрации;
20.6. вторичными документами к отчетам о НИР являются
регистрационные и информационные карты (далее - РК и ИК);
регистрационные карты предназначены для государственной
регистрации и информирования заинтересованных предприятий о
ведущихся НИР, ОКР, ОТР, ЭПР;
информационные карты предназначены для осуществления
государственного учета и информирования заинтересованных предприятий
об основных результатах выполненных НИР, ОКР, ОТР, ЭПР, этапах НИР,
ОКР, ОТР, ЭПР, отдельных технических решениях;
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
|
