Стр. 7
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12
архива, в который будут сдаваться документы данного суда.
15.1.3. Экспертная комиссия суда осуществляет следующие
функции:
- рассматривает проект номенклатуры заводимых нарядов и книг
учета;
- проверяет правильность определения сроков хранения уголовных,
гражданских дел, нарядов и других документов;
- организует работу по отбору судебных дел, нарядов и иных
документов для хранения и уничтожения;
- рассматривает сроки хранения и описи дел и нарядов
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу и
выносит решение о представлении их на утверждение
экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;
- рассматривает акты об отборе к уничтожению судебных дел,
нарядов и других документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и
представляет их на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.
15.1.4. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному
председателем суда.
Заседания комиссии проводятся по мере надобности, но не реже
двух раз в год. Заседание комиссии оформляется протоколом, который
подписывается председателем и секретарем комиссии.
Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов.
При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются
председателем суда, а в необходимых случаях выносятся на
рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения.
15.2. Подготовка и оформление дел, нарядов и других документов
к последующему хранению.
15.2.1. До передачи в архив суда все законченные в
делопроизводстве судебные дела, наряды и другие документы должны
быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к сдаче.
15.3. Подготовка и оформление уголовных и гражданских дел.
15.3.1. В уголовных и гражданских делах, подлежащих сдаче в
архив, секретарь суда должен подшить и пронумеровать все приобщенные
к делу документы, закончить внутреннюю опись находящихся в деле
документов, в конце дела на отдельном листе составить заверительную
надпись (форма N 55).
15.3.2. Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела
в архив должен давать судья, под председательством которого дело
было рассмотрено, или председатель суда.
Судья обязан тщательно просмотреть все производство по делу,
обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу
решения, приговора, определения, постановления.
При этом необходимо руководствоваться следующими правилами:
- уголовное дело, по которому согласно приговору или
определению суда осужденный подлежит заключению под стражу,
считается законченным после получения от соответствующего органа
внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на
свободе, заключен под стражу;
- уголовное дело, по которому осужденный, находящийся на
свободе, приговорен к условному осуждению с обязательным
привлечением к труду, считается законченным после получения от
соответствующего органа внутренних дел сообщения о том, что
осужденный прибыл к месту отбытия наказания;
- уголовное дело, по которому лицо осуждено условно, считается
законченным, когда осужденный взят на учет для осуществления
контроля за его поведением. Если судом принято решение о
необходимости назначить несовершеннолетнему осужденному
общественного воспитателя, то дело считается законченным после
получения из комиссии по делам несовершеннолетних сообщения о
назначении общественного воспитателя; в тех случаях, когда в
отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка
исполнения приговора, дело считается законченным после решения
вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при
направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания -
после получения из соответствующего органа внутренних дел
подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;
- уголовное дело, по которому объявлен розыск лица,
скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается
законченным по получении извещения о задержании лица и исполнении
вынесенного в отношении его приговора;
- уголовное дело, по которому осужденный приговорен к
исправительным работам, считается законченным после поступления
уведомления из органов, исполняющих этот вид наказания, о получении
копии приговора;
- уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу
или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит
сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой
судебного исполнителя об исполнении;
- уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор,
считается законченным после вступления приговора в законную силу;
- уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной
ответственности и в отношении его применена принудительная мера
медицинского характера, считается законченным после получения
сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение;
- уголовное дело, прекращенное судом по основаниям,
предусмотренным ст.ст.5 - 5-4, 6 УПК Республики Беларусь, подлежит
сдаче в архив после вступления в законную силу определения суда о
прекращении дела;
- уголовное дело, прекращенное судом в связи с привлечением
лица к административной ответственности, считается законченным после
получения судом документа об уплате штрафа, исполнения определения
суда об аресте или поступления сообщения из органов, ведающих
исправительными работами, о получении ими копии определения суда;
- уголовное дело, прекращенное судом в связи с передачей
материалов на рассмотрение товарищеского суда или комиссии по делам
несовершеннолетних, считается законченным после получения сообщения
о результатах его рассмотрения;
- материалы о направлении лица в лечебно-трудовой профилакторий
для принудительного лечения от наркомании или алкоголизма считаются
законченными после получения сообщения о направлении лица в ЛТП;
- уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в
возмещение материального ущерба, причиненного преступлением,
считается законченным после направления исполнительных листов для
производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления
при солидарном взыскании сводного исполнительного производства;
- гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска,
считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа
либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда
для исполнения;
- гражданское дело, по которому в иске отказано, считается
законченным по вступлении решения в законную силу.
Если суд вынес решение, постановление или определение о
наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм
в доход государства, дело считается законченным после приобщения к
нему документа, подтверждающего внесение взысканной суммы.
15.3.3. Проверив производство по делу, судья дает разрешение на
сдачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после
проставления штампа "Архив" ставит свою подпись и дату. Здесь же, на
обложке, судья, руководствуясь "Перечнем", обязан указать дату
(год), до которой включительно дело должно храниться в архиве суда,
или сделать надпись "постоянно", если дело согласно "Перечню"
подлежит постоянному хранению.
Эта дата переносится секретарем суда в учетно-статистическую
карточку и указывается красным карандашом в правом верхнем углу
карточки.
15.3.4. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному
хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны:
фамилия, имя, отчество осужденного, полное наименование статьи
Уголовного кодекса, по которой лицо осуждено.
Пример: дело N 1-128 по обвинению Ситина Василия Кузьмича в
хищении имущества путем кражи в особо крупных размерах - ст.87, ч.4
УК Республики Беларусь.
15.4. Подготовка и оформление нарядов, исполнительных
производств и других документов.
15.4.1. Оформление нарядов включает комплекс работ по их
технической обработке и проводится ответственными за
делопроизводство в судах лицами.
В зависимости от сроков хранения осуществляется полное или
частичное оформление нарядов.
Полному оформлению подлежат наряды постоянного, временного
(свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
Полное оформление наряда предусматривает: подшивку или переплет
нарядов, нумерацию листов в них, составление заверительной надписи,
составление (в случаях надобности) внутренней описи документов,
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки наряда.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков
хранения и по личному составу следует подшивать (переплетать) в
наряды на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом
возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические
скрепки из нарядов удаляются. Листы нарядов нумеруются арабскими
цифрами в правом верхнем углу черным графическим карандашом, при
этом не должен задеваться текст, причем каждый том наряда нумеруется
самостоятельно. Фотокарточки, чертежи, диаграммы и другие
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
наряде, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Лист с
наклеенной на нем фотокарточкой либо документом нумеруется как один
лист. В заверительной надписи к наряду указывается общее количество
фотокарточек со ссылкой на номера листов, на которых они
расположены.
Подшитые в наряд конверты с вложениями нумеруются как два
номера, конверт, а затем вложение.
В конце наряда (тома) на отдельном листе делается заверительная
надпись (форма N 55), в которой цифрами и прописью указывается
количество пронумерованных листов, отражаются исправления в
нумерации, оговариваются особенности физического состояния и
формирования документов, проставляется подпись ответственного лица
за ведение делопроизводства с указанием должности и даты.
На наряды постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков
хранения, учет которых вызывается спецификой документации (ценные,
личные дела, наряды, сформированные по разновидностям документов,
заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов),
составляется внутренняя опись документов (форма N 56).
Внутренняя опись нумеруется в начале наряда и подписывается
составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов
документов, их количество указывается в заверительной надписи после
общего количества листов (со знаком плюс). Например: в деле (наряде)
подшито (вложено) и пронумеровано 150 листов + 12 листов внутренней
описи.
Аналогичным образом оформляются уголовные и гражданские дела.
15.4.2. Наряды временного (до 10 лет) срока хранения подлежат
частичному оформлению. Допускается хранить их в скоросшивателях, не
проводить пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные
надписи и внутренние описи не составлять.
15.4.3. Обложки нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет)
сроков хранения оформляются по установленной форме (форма N 57).
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование суда,
индекс наряда по номенклатуре дел и номер тома, заголовок, срок
хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания наряда,
количество листов, номер фонда, описи и наряда (дела) по описи.
Надписи на обложках нарядов постоянного и временного (свыше 10
лет) сроков хранения делаются светостойкими чернилами или тушью.
15.4.4. Исполнительные производства готовятся к сдаче в архив
судебными исполнителями. В оконченных исполнительных производствах
все документы должны быть пронумерованы. На обложке исполнительного
производства проставляется срок хранения. Оформленное производство
передается судье, который проверяет исполнение, после чего дает
разрешение на сдачу производства в архив и ставит на обложке рядом
со штампом "Архив" дату и подпись.
15.4.5. Законченные регистрационные журналы, книги, картотеки
готовятся к сдаче в архив секретарем суда, который нумерует листы, а
на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную
надпись. На обложке журнала или книги проставляется срок хранения
согласно "Перечню" и указывается количество листов в журнале.
Перед сдачей в архив картотек секретарь суда проверяет наличие
карточек и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На
отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотеки
передаются в архив, как правило, в ящиках. Если картотеку подшивают
в обложки, то для удобства пользования не следует формировать
слишком толстые тома с карточками, т.е. не более 100-150 карточек в
один том. Картотека должна сдаваться в архив вместе с алфавитным
указателем к ней.
15.5. Порядок определения сроков хранения.
15.5.1. Сроки хранения дел, нарядов, исполнительных производств
и других документов устанавливаются в соответствии с "Перечнем".
Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной
значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок
хранения.
Сроки хранения документов, которые не предусмотрены "Перечнем",
устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и
практической ценности.
15.5.2. Срок хранения, указанный в "Перечне", исчисляется:
для гражданских дел
- со дня вступления решения в законную силу;
- со дня вынесения определения о прекращении дела или
оставления иска без рассмотрения;
для уголовных дел
- со дня окончания срока отбытия наказания, определенного
приговором, вступившим в законную силу;
- со дня вступления в законную силу оправдательного приговора,
а также определения или постановления о прекращении дела;
- со дня освобождения осужденного от наказания при
условно-досрочном освобождении;
- со дня истечения испытательного срока при условном осуждении;
- со дня истечения отсрочки исполнения приговора (в случае
отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного для
отбывания наказания - со дня окончания отбытия срока наказания);
- с момента вынесения судом определения о прекращении
применения принудительных мер медицинского характера к лицам,
совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.
Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен
гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части
гражданского иска.
Для исполнения производств срок хранения исчисляется со дня
исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов - со дня
исполнения решения в данном суде.
По всем остальным документам (наряды, книги, картотеки,
контрольные производства и т.п.) срок исчисляется с 1 января,
следующего за годом окончания их делопроизводством.
15.6. Составление описей дел (нарядов).
15.6.1. На завершенные наряды (дела) постоянного, временного
(свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие
экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями
настоящей Инструкции, составляются описи. На наряды (дела)
временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не
составляются.
15.6.2. Опись дел (нарядов) постоянного срока хранения (форма N
58) составляется в четырех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и
утверждается ЭПК архива, куда сдаются дела. После этого опись дел
(нарядов) передается на утверждение председателю суда. Законченная
опись дел (нарядов) постоянного срока хранения должна иметь
титульный лист (форма N 59), оглавление, список сокращенных слов,
предисловие, указатель.
15.6.3. Опись дел по личному составу составляется в трех
экземплярах, согласовывается с ЭК суда и ЭПК архива и утверждается
председателем суда (форма N 60).
Опись на дела по личному составу составляется за несколько лет
с валовой нумерацией дел. Личные дела систематизируются в описи по
алфавиту. Заголовки дел систематизируются в следующей
последовательности: приказы по личному составу, списки личного
состава, карточки по учету личного состава, личные дела уволенных
(включаются в опись по году увольнения), лицевые счета работников по
заработной плате, невостребованные трудовые книжки.
15.6.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: заголовки дел вписываются в опись в соответствии с
принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое
дело (наряд) вносится под самостоятельным порядковым номером, а если
дело состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивается
самостоятельный порядковый номер; порядок нумерации дел в описи
валовой за несколько лет; графы описи заполняются в точном
соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела
(наряда); при внесении в опись нарядов (дел) с одинаковыми
заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все
остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом
листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел,
содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого
следующего года, за который имеются документы в данном деле,
делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год
(после интервала за последней описательной статьей каждого
последующего года); графа описи "Примечание" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
наличии копий и пр.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается
количество дел, числящихся по описи, а также поясняются все
особенности нумерации дел (пропущенные и т.д.).
15.6.5. При первичном представлении описей на утверждение к ним
прилагается историко-архивная справка к фонду, которая состоит из
двух разделов.
В первом разделе должны быть отражены следующие данные:
- когда был создан суд, его организационная структура, на какую
территорию распространяется действие суда, его функции (согласно
Закону о судоустройстве республики);
- изменения названия, структуры и подведомственности суда с
указанием соответствующих нормативных актов;
- система делопроизводства суда и ее изменения;
- дата и причины ликвидации или реорганизации суда с указанием
соответствующего нормативного акта, а также наименование суда,
которому переданы его функции.
Во втором разделе приводятся сведения об истории
документального фонда и его составе:
- за какие годы в архиве суда хранятся документы;
- сведения о передаче дел из других судов в случае
реорганизации суда;
- проводились ли ранее научно-техническая обработка дел и
экспертиза ценности документов;
- передавались ли дела в Государственный архив и за какие годы.
Если в суде не сохранились все документы, подлежащие хранению,
то указать, по какой причине, а также перечислить основные категории
не сохранившихся дел.
Историческая справка подписывается председателем суда.
15.6.6. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их на уничтожение (форма
N 61) производятся после составления годовых разделов описей дел
постоянного срока хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
Одобренные ЭК акты утверждаются председателем суда после
утверждения и согласования ЭПК архива описей дел постоянного срока
хранения и по личному составу, только после этого можно уничтожить
дела, включенные в данные акты.
15.6.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после
утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте.
Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов
оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес
бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной проставляются
на акте, который подшивается в соответствующий наряд после внесения
изменений в учетные документы.
15.7. Оперативное хранение документов, нарядов, дел и передача
их на хранение в архив суда.
15.7.1. Для хранения документов, дел, книг и журналов учета
должно быть в суде достаточное количество сейфов. Хранение
документов в шкафах допускается в исключительных случаях. При таком
хранении должна обеспечиваться полная сохранность дел, нарядов,
журналов и книг учета. Комнаты для хранения указанных документов
должны быть оборудованы сигнализацией.
Учетно-статистические карточки помещаются в картотечные ящики,
которые хранятся в сейфах или в шкафах.
Машиннограммы, дискеты хранятся на общих основаниях.
15.7.2. Оконченные производством дела и другие документы по
завершении года передаются в архив суда по графику, утвержденному
председателем суда.
Результаты передачи оформляются актом. В акте указываются:
индексы нарядов, журналов, книг учета по номенклатуре, номера
уголовных и гражданских дел, административных и других материалов и
количество листов в них, дата передачи, фамилии передающего и
принимающего дела и их росписи. Учетно-статистические карточки
передаются по количеству.
Если по делу исполнение не окончено, оно в архив суда не
сдается, а на учетно-статистической карточке делается отметка о том,
у кого оно находится на исполнении. По окончании исполнения дело
сдается в архив суда по отдельному акту.
15.7.3. Поступившие в архив суда уголовные и гражданские дела,
наряды и другие документы хранятся по годам в порядке номеров.
15.7.4. Из архива суда дело может быть выдано или выслано в
случае служебной необходимости для временного пользования.
Разрешение на выдачу или высылку дела дает председатель суда или его
заместитель. Отметка о выдаче дела производится в специальном
журнале, где указывается: номер дела, дата выдачи, кому выдано, с
какой целью или основание высылки, роспись в получении дела или
номер почтового отправления и дата возвращения дела.
Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма
хранятся в контрольной папке до возвращения дела в суд.
15.8. Отбор документов и оформление их на уничтожение.
15.8.1. Находящиеся в архиве суда документы, по которым истек
установленный "Перечнем" срок хранения, отбираются к уничтожению.
Работу по отбору нарядов и дел к уничтожению в районных
(городских) судах осуществляют секретари канцелярии с участием
архивариусов; исполнительные производства отбираются судебными
исполнителями и архивариусом.
15.8.2. Отбор дел и других документов к уничтожению оформляется
актом, который составляется по определенной форме (форма N 61). Акт
рассматривается экспертной комиссией суда и согласовывается с ЭПК
соответствующего архива, после чего утверждается председателем суда.
15.8.3. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению
первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в
правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен конечный
год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок
хранения.
15.8.4. Из отобранных к уничтожению дел оставляются на
постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих
определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел
оставляются определения о прекращении дела.
На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и
постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера
дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и
постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и
последующих определений и постановлений по гражданским делам.
По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в
определенном году, наличие подлинников приговоров и решений
сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и
решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в
твердую обложку.
В районных (городских) судах в каждый том наряда следует
помещать документы, изъятые не более чем по 25 уголовным или 50
гражданским делам.
На обложке каждого тома пишется заголовок: "Подлинные приговоры
(решения) по уголовным (гражданским) делам, рассмотренным в ...
году. Том N ... дела с N по N ..."
15.8.5. При составлении акта на отобранные к уничтожению
уголовные и гражданские дела должны соблюдаться следующие правила:
- дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в
порядке регистрационных номеров;
- в графе "Заголовок дела" указываются номер дела, фамилия и
инициалы осужденного, статья УК, фамилия и инициалы истца и
ответчика и существо спора;
- в графе "Дата дела" проставляется год рассмотрения дела;
- в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты
подлинные приговоры и решения с последующими определениями и
постановлениями вышестоящих судов.
15.8.6. В учетно-статистических карточках делается отметка об
уничтожении дела с указанием даты составления акта.
15.8.7. Одновременно с уголовными и гражданскими делами,
рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются наряды
с управленческой документацией, а также дела, связанные с
исполнением приговора, о снятии судимости и др., материалы об
административных правонарушениях, о направлении лиц в ЛТП,
производства по делам, рассмотренным кассационной и надзорной
инстанциями судов, исполнительные производства, регистрационные
книги и журналы, картотеки, по которым истекли сроки хранения,
установленные "Перечнем".
Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется
отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт обобщенно
под одним заголовком согласно статье "Перечня" с указанием номеров
(индексов) уничтожаемых нарядов, дел, производств.
В графе акта "Годы дел и документов" должен быть проставлен для
нарядов, регистрационных книг и журналов, исполнительных и других
производств - год заведения их в делопроизводстве; для дел и
материалов - год их рассмотрения.
Акты об отборе к уничтожению нарядов и дел подшиваются в
отдельный наряд в хронологическом порядке.
В регистрационных журналах или карточках делается отметка об
уничтожении дела, материала или производства с указанием даты
составления акта.
15.8.8. Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение
личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую
внутреннюю опись документов. В опись вносится: фамилия, имя,
отчество владельца документа, наименование документа и номер дела,
из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об
уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в
архиве суда 50 лет.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12
|
