Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12
ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
8 июня 1998 г. N 155
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В РАЙОННОМ
(ГОРОДСКОМ) СУДЕ
-----------------------------------------------------------
Утратил силу приказом Министерства юстиции от 18 октября
2001 г. N 311 (зарегистрирован в Национальном реестре - N
8/7435 от 01.11.2001 г.)
В целях упорядочения ведения делопроизводства в районном
(городском) суде Республики Беларусь приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в районном
(городском) суде Республики Беларусь. Ввести ее в действие с 1
января 1999 г.
2. Начальникам управлений юстиции облисполкомов
(Мингорисполкома) организовать изучение утвержденной Инструкции с
работниками судов.
3. Председателям районных (городских) судов обеспечить ведение
делопроизводства в соответствии с требованиями данной Инструкции.
4. Приказ министра юстиции Белорусской ССР N 5 от 16 июля
1973 г. об утверждении Инструкции по делопроизводству в районном
(городском) народном суде Белорусской ССР считать утратившим силу.
Министр Г.Н.ВОРОНЦОВ
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в районном (городском)
суде Республики Беларусь
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в районном (городском) суде
подготовлена с целью совершенствования на единой основе
документационного обеспечения деятельности судов, унификации состава
и форм документов, а также технологии работы с ними.
1.2. Инструкция устанавливает общие правила организации
делопроизводства в районном (городском) суде на основе действующего
законодательства, нормативно-методических документов Комитета по
архивам и делопроизводству Республики Беларусь, приказов Министра
юстиции и постановлений коллегии Министерства юстиции Республики
Беларусь.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются как на
традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с
документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, -
машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
2. Руководство делопроизводством суда и распределение основных
обязанностей между сотрудниками суда
2.1. Председатель районного (городского) суда осуществляет
руководство делопроизводством в данном суде и отвечает за его
состояние.
Контроль за состоянием делопроизводства в суде может
возлагаться председателем суда на заместителя председателя суда или
помощника, а в судах, где две последние должности не предусмотрены,
- на судью.
Председатель суда распределяет обязанности между сотрудниками
суда.
В случае служебной необходимости он имеет право производить
перераспределение обязанностей.
2.2. Ведение делопроизводства в районном (городском) суде
возлагается на заведующего канцелярией.
Заведующий канцелярией организует и ведет делопроизводство в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Заведующий канцелярией организует работу канцелярии, руководит
работой секретарей и архива суда.
На него возлагается:
2.2.1. распределение работы между сотрудниками канцелярии суда
и контроль за исполнением ими своих обязанностей;
2.2.2. распределение поступившей корреспонденции согласно
резолюции председателя суда или его заместителя;
2.2.3. учет рабочего времени сотрудников суда;
2.2.4. ведение нарядов, книг и журналов учета;
2.2.5. контроль за ведением документов первичного
статистического учета (учетно-статистические карточки по уголовным и
гражданским делам и др.), за правильным и своевременным составлением
статистических отчетов;
2.2.6. учет и регистрация поступающих в суд обращений граждан
(кроме жалоб на приговоры, решения и определения) и контроль за
сроками их исполнения;
2.2.7. контроль за исполнением постановлений высших органов
власти о помиловании, за исполнением поручений органов юстиции,
вышестоящих судов и других органов;
2.2.8. контроль за своевременной отправкой дел с кассационными,
частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
2.2.9. учет частных определений и контроль за ведением
переписки по их исполнению;
2.2.10. ведение финансовой отчетности, а также учет
хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей, если в
штате суда не имеется бухгалтера и заведующего хозяйством;
2.2.11. ведение приказов и распоряжений по суду, личных дел и
карточек учета сотрудников суда;
2.2.12. обеспечение сохранности и правильного заполнения
трудовых книжек сотрудников суда;
2.2.13. ведение сводных и контрольных исполнительных
производств и контроль за их исполнением;
2.2.14. учет и контроль за исполнением судебных поручений,
поступивших из других государств, судов другого города или района, а
также направляемых судом через Министерство юстиции Республики
Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или
района;
2.2.15. организация работы по учету и хранению уголовных,
гражданских, административных дел, иных материалов и вещественных
доказательств;
2.2.16. ведение архива в судах, где не предусмотрена должность
архивариуса;
2.2.17. контроль за исполнением определений суда о розыске
должников по делам о взыскании алиментов на содержание
несовершеннолетних детей;
2.2.18. выполнение других поручений председателя суда, его
заместителя и помощника.
2.3. На секретарей суда возлагается ведение делопроизводства по
уголовным и гражданским делам, в частности:
2.3.1. вызов участников процесса и свидетелей;
2.3.2. выписка исполнительных листов;
2.3.3. регистрация, учет и хранение уголовных, гражданских,
административных дел и материалов;
2.3.4. ведение журналов и карточек;
2.3.5. подготовка и направление документов по исполнению
приговоров, решений, определений, постановлений суда и контроль за
получением сообщений об исполнении;
2.3.6. составление статистических отчетов;
2.3.7. учет и хранение вещественных доказательств;
2.3.8. регистрация и учет исполнительных документов,
передаваемых на исполнение судебным исполнителям;
2.3.9. ведение сводных исполнительных производств;
2.3.10. подготовка и сдача в архив законченных дел, нарядов,
журналов и карточек;
2.3.11. выполнение других поручений председателя суда, его
заместителя, судей, помощника председателя и заведующего
канцелярией.
2.4. На секретаря судебного заседания возлагается:
2.4.1. выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан
(подготовка запросов, писем, выписка повесток и т.д.);
2.4.2. составление и вывешивание списков дел, назначенных к
рассмотрению в судебном заседании;
2.4.3. проверка явки лиц, которые вызывались в судебное
заседание, и отметка на повестках времени их нахождения в суде;
2.4.4. ведение протоколов распорядительных и судебных
заседаний;
2.4.5. оформление уголовных, гражданских, административных дел
после распорядительного и судебного заседания;
2.4.6. ведение журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в
судебном заседании, отметка о результатах рассмотрения;
2.4.7. выполнение другой работы по поручению председателя суда,
его заместителя, судей и заведующего канцелярией.
2.5. На секретаря судебного заседания по административным делам
и исполнительному производству возлагаются те же функции, что и на
секретаря судебного заседания по другим делам.
2.6. Делопроизводитель выполняет работу по поручению
заведующего канцелярией, секретаря суда согласно установленному
порядку распределения работы между работниками канцелярии.
2.7. В судах, где предусмотрена должность консультанта, на него
возлагается:
2.7.1. ведение работы по подбору и систематизации
законодательства;
2.7.2. информация сотрудников суда о действующем
законодательстве и судебной практике вышестоящих судов;
2.7.3. участие в обобщении судебной практики;
2.7.4. контроль за исполнением приговоров в отношении лиц,
переданных организациям или коллективам трудящихся для
перевоспитания и исправления;
2.7.5. исполнение других обязанностей, возложенных на него
председателем суда.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Подготовка документа включает составление и оформление
проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование
(визирование) проекта, утверждение и размножение.
3.2. Документы должны оформляться на бланках, соответствующих
стандарту СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов", и в соответствии
с Примерной инструкцией по делопроизводству.
Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5
(210х148 мм).
Бланки документов должны иметь поля:
- левое - 30 мм;
- правое - не менее 8 мм;
- верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста
бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов документов.
Бланки каждого вида проектируют на основе углового или
продольного расположения реквизитов.
Реквизиты бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа - реквизит, нанесенный при
изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке
в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов наиболее рационален,
так как большая часть документов являются адресуемыми (письма,
справки, докладные записки). Неадресуемые документы (протокол, акт)
часто содержат "гриф утверждения", который располагается в той же
части листа, что и реквизит "адресат".
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для
оформления документов на двух языках.
На общих бланках указывают реквизиты: наименование суда,
название вида документа, дата, индекс, место составления или
издания.
На основании общего бланка изготавливаются бланки для
конкретных видов документов (приказов, протоколов и др.) либо
наименование видов документов впечатывается в общий бланк
машинописным способом.
На бланках для писем указывают реквизиты: наименование суда,
индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер
телефона, номер факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на
индекс и дату входящего документа.
При создании документа на двух языках реквизиты бланка должны
быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках
(например, внутренние документы), но с обязательным заполнением
реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций,
оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его
машинописному оформлению: составу и расположению реквизитов,
нумерации страниц.
3.3. Реквизиты документов, их состав и оформление.
В соответствии с требованиями СТБ 6.38-95
организационно-распорядительные документы имеют установленный
комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их
расположения:
1. Государственный герб.
2. Эмблема организации.
3. Изображение правительственных наград.
4. Код организаций по общегосударственному классификатору
предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).
5. Код формы документа по общегосударственному классификатору
унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД).
6. Наименование организации.
7. Наименование структурного подразделения.
8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер
счета в банке.
9. Название вида документа.
10. Дата.
11. Индекс.
12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
13. Место составления или издания.
14. Гриф ограничения доступа к документу.
15. Адресат.
16. Гриф утверждения.
17. Резолюция.
18. Заголовок к тексту.
19. Отметка о контроле.
20. Текст.
21. Отметка о наличии приложения.
22. Подпись.
23. Гриф согласования.
24. Визы.
25. Печать.
26. Отметка о заверении копии.
27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд.
29. Отметка о переносе данных на машинные носители.
30. Отметка о поступлении.
31. Предупредительный знак.
3.3.1. Изображение Государственного герба Республики Беларусь
на бланке с угловым изображением постоянных реквизитов помещают на
верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а
на бланках с продольным расположением постоянных реквизитов - в
центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.
Использование изображения Государственного герба Республики
Беларусь организациями, основанными на частной, коллективной и
смешанной форме собственности, не допускается.
3.3.2. В качестве эмблемы организации должен использоваться
товарный знак (эмблема), зарегистрированный в установленном законом
порядке.
Изображение товарного знака организации государственной формы
собственности следует располагать на левом поле бланка документа на
уровне реквизита "Наименование организации".
3.3.3. Код организации проставляют на верхнем поле первого
листа бланка документа справа по общегосударственному классификатору
предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО) и
общегосударственному классификатору "Система обозначений органов
управлений и общественных объединений (СООУ).
3.3.4. Код формы документа указывают по общегосударственному
классификатору "Унифицированные документы" Республики Беларусь
(ОКУД).
3.3.5. В зависимости от способа передачи информации (по почте,
телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные
письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы.
3.3.6. Дата документа. Даты подписания, утверждения,
согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте,
оформляются цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими
цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца,
месяц, год. Например, дату 13 июня 1997 года следует оформлять:
13.06.1997.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления
дат: 13 августа 1997 года.
Датой документа является дата его подписания, для документа,
принимаемого коллегиальным органом, - дата принятия, а для
утверждаемого документа - дата утверждения.
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим либо
утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
3.3.7. Индекс присваивается документу при его регистрации.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из
индекса структурного подразделения, номера наряда по номенклатуре и
порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-3-43.
Индексами распорядительных документов (приказы, постановления и
др.) и протоколов являются их порядковые номера, которые
присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в
течение одного года.
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата
подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные
номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.
Номера пишутся через косую черту.
Ссылка на индекс и дату входящего документа бывает только в
письмах и включает индекс и дату, указанные в документе, на который
дается ответ. Ее располагают под реквизитами "дата" и "индекс
документа".
3.3.8. Реквизит "место составления или издания" обязательно
указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами "дата"
и "индекс документа" в соответствии с
административно-территориальным делением. На бланках для писем этот
реквизит не проставляется.
3.3.9. Гриф ограничения доступа к документу размещается в
заголовочной части документа, выше реквизита "адресат".
3.3.10. Документы адресуют организациям, структурным
подразделениям, конкретным должностным и частным лицам.
В реквизит получателю документа "адресат" входит наименование
организации и почтовый адрес.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в
именительном падеже. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
220048, г.Минск,
ул.Коллекторная, 10
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Управление судебных
органов
220048, г.Минск,
ул.Коллекторная, 10
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность, фамилия,
инициалы адресата - в дательном. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Деденку А.И.
220048, г.Минск,
ул.Коллекторная, 10
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову В.Ф.
220080, г.Минск,
пр-т Машерова, 23
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается
полный почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Федерация профсоюзов
Республики Беларусь
220126, ГСП, г.Минск,
пр-т Машерова, 21
При адресовании документа в несколько однородных организаций,
их названия указывают обобщенно. Например:
Председателям районных
судов
Реквизит "адресат" не должен содержать более четырех адресов.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют
расчет рассылки и на каждом документе указывают только одного
адресата.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресом не
указывают.
Если документ является ответом, первым адресатом следует
указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости
остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
Адресование документа частному лицу осуществляется в
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12
|
