Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12
Адресование документа частному лицу осуществляется в
соответствии с почтовыми правилами, вначале указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Матвееву С.И.
220086, г.Минск,
Партизанский пр-т,
д.46, кв.15
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При
написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик,
в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-он -
район, ул. - улица, корп. - корпус, кв. - квартира. В обозначениях
номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном
написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
3.3.11. Утверждение документа - один из способов его
удостоверения после подписания. Документ, подлежащий утверждению,
имеет юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение
должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов,
излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом
(приказом, постановлением, протоколом, решением). Оба способа имеют
одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда
введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний
и разъяснений или когда название утверждаемого документа не
предусмотрено действующим законодательством.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф
утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит
из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее
расшифровки и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель суда
г.Полоцка
подпись С.А.Дягилев
25.05.1998
При утверждении документа руководителем вышестоящей или
сторонней организации в наименование должности включают наименование
организации. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
юстиции Минского
горисполкома
подпись Н.П.Подлесский
25.05.1998
При утверждении документа приказом или протоколом гриф
утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в
именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ министра
20.05.1998 N 4
или
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания Совета
трудового коллектива
20.05.1998 N 2
Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами
без кавычек.
3.3.12. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения или использования документа.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа между реквизитами "адресат" и "текст", включает фамилию и
инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция должна быть подписана и датирована. Например:
Петрову В.Н.
Прошу подготовить
заключение к 16.06.1998
15.05.1998 Подпись
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а
также нескольких резолюций и невозможности их размещения в
отведенном для них месте допускается написание резолюций на
свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не
затрагивая его текста и полей.
При отсутствии на документе свободного места допускается
прилагать к документу отдельный лист резолюции с отметкой на
документе о наличии такого листа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно
дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима
только для конкретизаций предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, все они указываются в
резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и
указывается в списке первым (без пометки "ответственный").
Срок исполнения устанавливается руководителем, исходя из
содержания документа, или в соответствии с действующими типовыми
сроками исполнения определенных категорий документов. Срок
исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано
должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится
не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера
контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен
иметь отметку о контроле.
3.3.13. Краткое содержание документа отражается в наименовании.
Наименование должно быть максимально кратким и емким, точно
передавать содержание документа, формулировать заголовок
рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на
вопрос "О чем?" Например: Приказ "Об изменении..."
Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок формулируется исполнителем документа.
Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту.
Допускается на документах формата А5 не указывать заголовок к
тексту.
3.3.14. Отметка о контроле проставляется по форме "К" или
"Контроль" от руки либо штемпелем и помещается на левом поле первого
листа документа, на уровне реквизита "Заголовок к тексту".
3.3.15. Текст организационно-распорядительных документов
оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде
соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных
толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться
одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для
составления документа (вводная часть), затем излагаются просьба,
предложение, выводы, решения, распоряжения.
Текст документов в соответствии с содержанием допускается
разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные
точками.
3.3.16. Реквизит "отметка о наличии приложения" располагается
после текста документа перед реквизитом "подпись".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
наличии приложения проставляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом
приложении и количества экземпляров. Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, отметку о наличии приложения проставляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах (приказы, указания, решения)
выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание
о наличии приложения дается в тексте документа.
На самом приложении к распорядительному документу в правом
верхнем углу следует делать отметку с указанием названия
распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений
несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Приложение 1
К приказу директора института
03.10.1998 N 47
3.3.17. В состав реквизита "подпись" входят: наименование
должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее
расшифровка - инициалы и фамилия. Например:
Заместитель министра Личная подпись И.О.Фамилия
При оформлении документа не на бланке, в наименование должности
включается наименование организации. Например:
Начальник управления юстиции
Могилевского облисполкома Личная подпись И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Например:
Министр Подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия
Если документ подписывается несколькими равными по должности
лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор фирмы "Нива" Директор завода "Электрон"
Подпись И.П.Петров Подпись П.И.Иванов
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе
комиссии. Например:
Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на
проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом
обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего
документ ("Зам.", "И.О."), и его фамилия. Не допускается ставить
предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
3.3.18. Согласование документа может проводиться как внутри
организации, так и вне ее.
Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом
нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования
должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи,
ее расшифровки и даты.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласований", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом.
3.3.19. Реквизит "Виза" проставляют на документе, остающемся в
организации, ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего
листа документа.
На распорядительном документе реквизит "Виза" проставляют на
первом экземпляре последнего листа документа на оборотной стороне.
В реквизит "Виза" входит должность визирующего, его личная
подпись, ее расшифровка и дата.
Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в
документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания
прилагаются".
3.3.20. Копия (выписка), снятая с документа, должна
воспроизводить все реквизиты документа. Ее следует оформлять на
бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка
подлинника.
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется
отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о
местонахождении подлинника.
На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу
указывается слово "Копия" или "Выписка" без кавычек. Ниже реквизита
"подпись" проставляется заверительная отметка, которая состоит из
слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его
личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись И.О.Фамилия
16.04.1995
При пересылке копии документа в другие организации или передаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
3.3.21. Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии
исполнителя и номера его служебного телефона (номера телефонов
указываются без черточек). Отметка располагается от границы левого
поля в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Под отметкой об исполнителе допускается указывать индекс
машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество
отпечатанных экземпляров и дату печатания. Например:
Зеленко 223 91 82
ГИ 7 10.05.1995
3.3.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в
наряд помещается на нижнем поле первого листа документа слева и
содержит следующие данные: краткие сведения об исполнении, при
наличии такого документа - ссылку на его дату и номер, слова "В
наряд", номер наряда, в котором будет храниться документ. Отметка
должна быть подписана и датирована исполнителем документа. Например:
В наряд 02-4
Протокол согласования
от 03.06.1997 N 74
Личная подпись
15.09.1995
или
В наряд 05-40
17.06.1997 передано
по телефону о прибытии
Личная подпись
03.06.1997
3.3.23. Отметка о переносе данных на машинный носитель
проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего
машинной обработке. Этот реквизит состоит из записи "Информация
перенесена на машинный носитель", подписи лица, ответственного за
перенос, и даты переноса.
3.3.24. Отметка о поступлении проставляется на всех входящих
документах (регистрационный штамп), фиксируя факт и время
поступления документа. Отметка о поступлении включает сокращенное
наименование учреждения - получателя документа, дату поступления
документа и его индекс и располагается в нижней части первого листа
документа справа.
3.3.25. Предупредительный знак является знаком внимания для
машинистки, свидетельствующим, что до границы нижнего поля бланка
осталось 5 машинописных строк.
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов.
3.4.1. Организационно-распорядительные документы. К ним
относятся приказы, распоряжения, решения.
Приказ издается: по вопросам утверждения положений, инструкций,
правил и других документов, требующих утверждения; по внутренней
деятельности суда; по кадровым вопросам; по вопросам приема,
перемещения, увольнения работников.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие
обязательные реквизиты: наименование организации, код организации,
название вида документа, дату и регистрационный номер, место
издания, заголовок, текст, подпись.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной
части.
В констатирующей части излагаются факты, события, оценка,
послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если
приказ издается на основании распорядительного документа
вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на
этот документ с указанием его наименования, даты, номера и
заголовка.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании,
констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной
форме, начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", печатается прописными буквами
без кавычек, с новой строки от нулевого положения табулятора, с
отделением констатирующей части от распорядительной.
К формулировкам постановляющей части предъявляются особенно
жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по
смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не
допускающими различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру
действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с
предлога "о" ("об") и формулируется при помощи отглагольных
существительных, например: "Об утверждении..." или существительных,
указывающих на предмет, например: "О мерах..."
Приказ подписывается председателем суда.
Отдельно от приказов по основной деятельности оформляются и
ведутся приказы по личному составу.
Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников,
предоставление им отпусков и командирование, поощрение и наложение
взысканий и др.
Для оформления приказов по личному составу необходимо
письменное обоснование, в качестве которого могут выступать:
заявление работника, контракт, служебное письмо другой организации о
переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения
фамилии, и др.
В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".
Тексты большинства приказов по личному составу не имеют
констатирующей части и начинаются с распорядительного действия:
ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ,
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть
сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ Республики
Беларусь.
При приеме на работу обязательно указывается установленный
размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при
необходимости - условия приема: временно (с... по...), с
испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.
При переводе на другую работу - новая должность, вид перевода
(для временных переводов - с указанием продолжительности), причина
перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение
оплаты труда.
При увольнении - причина увольнения согласно статьям КЗоТ.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты
начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировки,
место направления, наименование организации, учреждения.
При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или
взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться
ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под
расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться после
текста каждого пункта приказа или после подписи председателя суда.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу
(сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках
работников.
3.4.2. Распоряжение - разновидность распорядительных
документов. Распоряжение - это правовой акт, который издается
единолично руководителем организации или его заместителем для
решения оперативных вопросов основной деятельности.
Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование организации, издающей документ, код организации -
автора документа, название вида документа, дату и регистрационный
номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной
части.
Констатирующая часть текста отделяется от распорядительной
словами: ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ.
3.4.3. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными
органами.
Решение должно содержать такие реквизиты: наименование
организации, издающей документ, код организации - автора документа,
название вида документа, дату, регистрационный номер, место издания,
заголовок, текст, визы, подпись.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной
части.
3.5. Информационно-справочные документы.
3.5.1. Акт - документ, составленный комиссией или специально
уполномоченными должностными лицами и подтверждающий установленный
факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают
различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев,
приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в
эксплуатацию, проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности
и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации,
составившей акт, название вида документа, место составления, дату,
регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при
необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты
располагаются в установленном порядке.
Дата и место составления, проставленные в акте, должны
соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий
или факта, сформулированный отглагольным существительным. Например:
"О выделении к уничтожению документов и дел".
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указывается основание для его
составления, состав комиссии (наименование должности, фамилия и
инициалы председателя комиссии и членов комиссии).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели
и задачи актирования, описание и характер проведенной работы,
установленные факты, а также выводы и заключения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце
текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все составители без указания
должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже
- подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с
должностными лицами, деятельность которых обследуется.
3.5.2. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему
руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о
сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и
предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так
и по указанию руководства.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные
записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о
результатах проверки, о командировке и т.д.).
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой
(вводной) части излагаются суть вопроса, факты, послужившие причиной
для ее составления, проводится их анализ. Во второй части докладной
записки формулируются выводы и предложения.
3.5.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.д.) или
объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной
документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений
основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу
каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения
отдельных работников.
3.5.4. Справка - документ информационного характера, содержащий
описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, но без
мнения автора о существе излагаемых вопросов.
Справки делят на две группы: справки с информацией о фактах и
событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным
гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Реквизиты справки: наименование организации, название вида
документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к
тексту (для формата А4), текст, подпись.
Справки информационного характера отражают индивидуальные
ситуации. Они составляются по запросу и представляются в
установленные сроки. В них могут быть приведены таблицы, к ним могут
даваться приложения. Подписывают справку лица, составлявшие ее и
несущие ответственность за представленные сведения.
Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам о подтверждении
места работы, занимаемой должности, о заработной плате, месте
проживания и т.п. оформляются на трафаретных бланках, на которых уже
отпечатан типовой текст.
В конце справки дается название учреждения, куда она
представляется. Текст справки заверяется подписью и печатью.
3.5.5. Служебные письма - обобщенное название большой группы
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12
|
