Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12
3.5.5. Служебные письма - обобщенное название большой группы
управленческих документов, которые служат средством общения с
учреждениями и частными лицами.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4
или А5 в зависимости от объема текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора
документа, почтовый адрес организации, дата и регистрационный
индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа,
заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и
номер его служебного телефона.
Письма бывают инициативные и ответные. Инициативные письма -
это письма, требующие ответа.
В ответном письме указывается дата и номер инициативного
письма, на который дается ответ. Ответ должен быть изложен в
конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены,
в какой мере, в какие сроки.
3.5.6. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам
телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов
почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы
делятся на категории: "Внеочередные", "Правительственные",
"Срочные", "Обыкновенные".
Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке
или на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на
телеграф, другой подшивается в наряд.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и
минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом),
регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы,
адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного)
документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер
отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия
получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными
буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через два
интервала. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и
абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов.
Текст телеграммы излагается предельно сжато, не должен превышать 50
слов. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно:
точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки
- скб, вопросительный и восклицательный знак, плюс, минус, деление,
проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами,
между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс
телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой: фамилия
автора телеграммы и наименование организации, должность автора
указывать необязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указывается
телеграфный адрес отправителя телеграммы, должность лица,
подписавшего телеграмму, и ставится печать. Здесь же допускается
указать фамилию исполнителя и номер его телефона.
3.5.7. Для оперативного решения вопросов с организациями,
расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения
требуют документального оформления, используются телефонограммы.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа,
дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи,
текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с
указанием должностей.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без
труднопроизносимых слов, сокращений и сложных речевых оборотов.
Телефонограмма подписывается руководителем организации.
3.6. Правила машинописного оформления документов.
3.6.1. Документы должны печататься аккуратно, без ошибок,
пропусков, помарок.
В зависимости от объема машинописного текста выбирают формат
бумаги. На листах формата А4 (210х297 мм) изготовляют документы
большого объема, на листах формата А5 (148х210 мм) - документы,
объем которых не превышает 7-10 строк. Независимо от объема текста,
на бумаге формата А4 оформляются приказы, указания, решения,
протоколы, акты.
3.6.2. Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным
знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5
строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
3.6.3. Документы печатаются на одной стороне листа. На двух
сторонах листа допускается печатать только документы со сроком
хранения до трех лет.
3.6.4. Страницы документа нумеруются посередине верхнего поля
на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими
цифрами без сокращения "стр.", без кавычек и тире. Нумерация
документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй
страницы, первая - не нумеруется. При оформлении документа на двух
сторонах листа вторая нумеруется при наличии следующего листа.
3.6.5. Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных
интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста
через 1 межстрочный интервал. Через 2 межстрочных интервала
печатаются тексты документов, предназначенных для воспроизведения на
множительных аппаратах, подготовленных к изданию типографским
способом, а также доклады и телеграммы.
3.6.6. Один реквизит от другого отделяется 2-3 межстрочными
интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к
тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой
или один адресат от другого и т.д.
В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят.
3.6.7. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного
лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать
на уровне последней строки наименования должности, инициалы - перед
фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.
3.6.8. Тексты документов могут состоять из составных частей:
разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются
арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.
3.6.9. При печатании документов используют стандартные
положения табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов:
наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный
адрес организации - автора документа, название вида документа, дата
документа, ссылка на индекс и дату входящего документа, место
составления, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о
наличии приложения, фамилия исполнителя и номер его телефона,
отметка об исполнении документа и направлении его в дело,
наименование должности в реквизите "Подпись", гриф согласования,
заверительная отметка (слово "Верно") и дата заверения копии, а
также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ",
"ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц,
трафаретных текстов, переменная информация вводной части протоколов
и актов, расшифровка подписи в грифах согласования;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";
5 - 40 печатных знаков для реквизита "Гриф утверждения", грифов
(виз) согласования (если их несколько);
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в
реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии и в грифе
утверждения;
7 - после 56 печатных знаков для проставления кодов по ОКПО и
ОКУД и слова "Копия" - при снятии копии с документа, "Выписка",
"Таблица" (печатаются без кавычек) и отметка о переносе данных на
машинный носитель.
Второе, третье и седьмое положения табулятора используются при
оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.
3.6.10. При наличии нескольких грифов утверждения и
согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами,
начиная от нулевого и пятого положения табулятора.
3.6.11. При наличии в тексте примечаний или выделенной в
самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к
его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого
положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один
межстрочный интервал.
4. Организация работы с документами
4.1. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция,
в том числе принятые на личном приеме исковые заявления),
поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию,
рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.
4.2. Прием и регистрация документов.
4.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающих документов
производится назначенным для этого работником канцелярии.
Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день
поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность
ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по
назначению, при невозможности установления адресата - возвращается
отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй
остается в канцелярии суда.
Конверты поступивших исковых заявлений, кассационных или
частных жалоб и протестов, исполнительных документов должны быть
сохранены и приложены к этим документам.
Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов,
присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в
бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой
"Лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
4.2.2. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в суд документа путем проставления на нем
регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений
о документе в регистрационных журналах и карточках.
Регистрации подлежат как традиционные документы, так и
создаваемые средствами вычислительной техники.
На всех без исключения документах ставится регистрационный
штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа
документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется
на конвертах (пакетах).
Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются
следующим днем.
4.2.3. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в
журнале регистрации входящих документов (форма N 1).
При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация
может производиться в нескольких журналах (форма N 1) по видам:
исполнительные документы, корреспонденция по гражданским делам,
поручения судов других районов, а также поручения судов других
государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи и
другие.
4.2.4. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим
секретарям с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения
к делам:
- судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения
адресату;
- расписки в получении судебных повесток, копий обвинительных
заключений и приговоров, исковых заявлений и судебных решений.
4.3. Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале
регистрации исходящих документов (форма N 2) в день подписания или
утверждения.
Предназначенные для отправки документы принимаются полностью
оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и
отправляются в тот же день до 13 часов.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов,
наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству
адресатов.
Судебные дела посылаются по назначению заказными бандеролями
либо курьерами, а исковые материалы, материалы об административных
правонарушениях и исполнительные документы - заказными письмами.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки (форма
N 3), которая со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд на
общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке,
соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и
записанной на них информации.
При отправлении заказной корреспонденции курьерами она
регистрируется в разносной книге (форма N 4) и сдается адресатам под
роспись в этой книге.
5. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел
и других материалов
5.1. Все уголовные и гражданские дела, поступившие для
рассмотрения в данном суде, после регистрации по журналу входящих
документов регистрируются на учетно-статистических карточках (для
уголовных дел форма N 5, для гражданских - N 6) и в алфавитном
указателе (для уголовных дел форма N 7, для гражданских - N 8).
По уголовным делам алфавитный указатель ведется на каждого
обвиняемого, по гражданским делам - на каждого ответчика, а по делам
особого производства - на заявителя.
В учетно-статистических карточках соответственно движению
уголовного или гражданского дела должны быть заполнены все
реквизиты, предусмотренные формами N 5 и N 6.
5.2. При возбуждении судьей (судом) уголовного дела, по
которому требуется предварительное следствие или дознание,
постановление (определение с сопроводительным письмом) вместе с
имеющимися материалами направляется соответствующему органу для
производства расследования. Копии определений (постановлений)
подшиваются в наряд.
5.3. По истечении календарного года учетно-статистические
карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся
в картотеку нового года.
На каждой учетно-статистической карточке и в каждом таком деле
указываются два порядковых номера: в числителе - прошлого и в
знаменателе - нового года.
Нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того
номера, который является очередным после перерегистрации для
предыдущего года.
В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются
карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по
нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку
текущего года с указанием нового порядкового номера.
5.4. Дела об условно-досрочном освобождении от наказания и о
замене наказания более мягким, об условном освобождении из мест
лишения свободы с обязательным привлечением к труду (ст.ст.51, 51-2
УК Республики Беларусь), о сокращении или снятии испытательного
срока, об освобождении от наказания по болезни и снятии судимости
регистрируются в журнале (форма N 9) и алфавитном указателе (форма N
10).
Дела об изменении условий содержания лиц, осужденных к лишению
свободы, во время отбывания наказания (ст.372 УПК Республики
Беларусь), о возвращении в места лишения свободы лиц, осужденных к
лишению свободы условно с обязательным привлечением к труду, которые
нарушили режим (ст.23-1 УК Республики Беларусь), регистрируются в
журнале (форма N 11) и алфавитном указателе (форма N 12).
5.5. Дела на лиц, привлеченных к ответственности за
административные правонарушения (кроме дел за мелкое хулиганство),
регистрируются в журнале (форма N 13) и алфавитном указателе (форма
N 14).
Дела на лиц, привлеченных к ответственности за мелкое
хулиганство, регистрируются в журнале (форма N 15) и алфавитном
указателе (форма N 16).
5.6. Дела о замене исправительных работ штрафом, общественным
порицанием, лишением свободы, а также о включении времени отбывания
исправительных работ в трудовой стаж регистрируются в журнале (форма
N 17).
5.7. Материалы по жалобам на изменение меры пресечения или
продления срока содержания под стражей регистрируются в журнале
(форма N 18) и алфавитном указателе (форма N 19).
5.8. Материалы о направлении алкоголиков и больных наркоманией
в лечебно-трудовой профилакторий для принудительного лечения
регистрируются в журнале (форма N 20).
5.9. Материалы на взыскание сумм временных пособий, выплаченных
на несовершеннолетних детей в период розыска их родителей,
уклонявшихся от уплаты алиментов, поступившие из органов социальной
защиты, вносятся в журнал регистрации (форма N 21) и алфавитный
указатель (форма N 22). После вынесения судьей постановления
секретарем судебного заседания выписывается исполнительный лист и
канцелярией передается судебному исполнителю.
5.10. Для регистрации уголовных, гражданских дел и других
материалов устанавливается примерный перечень индексов:
1 - уголовные дела;
2 - гражданские дела;
3 - дела об условно-досрочном освобождении от наказания и о
замене наказания более мягким, об условном освобождении из мест
лишения свободы с обязательным привлечением осужденного к труду, об
освобождении от отбывания наказания по болезни, о сокращении или
снятии испытательного срока;
4 - дела об изменении условий содержания лиц, осужденных к
лишению свободы, во время отбывания наказания (ст.372 УПК Республики
Беларусь), о возвращении в места лишения свободы лиц, осужденных к
лишению свободы условно с обязательным привлечением к труду, которые
нарушили режим (ст.23-1 УК Республики Беларусь);
5 - дела о снятии судимости;
6 - дела об административных правонарушениях (кроме мелкого
хулиганства);
7 - дела о мелком хулиганстве;
8 - дела о замене исправительных работ штрафом, общественным
порицанием, лишением свободы, а также о включении времени отбывания
исправительных работ в трудовой стаж;
9 - материалы о направлении алкоголиков и больных наркоманией в
профилактории для принудительного лечения и трудового воспитания;
10 - материалы о взыскании сумм временных пособий, выплаченных
на несовершеннолетних детей в период розыска их родителей,
уклоняющихся от уплаты алиментов;
11 - жалобы на изменение меры пресечения или продления срока
содержания под стражей.
При необходимости перечень индексов может быть дополнен.
5.10. Номер уголовного, гражданского, административного дела и
других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер
по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу.
Например, 1-5 (уголовное дело), 2-15 (гражданское дело) и т.д.
5.11. Порядковый номер по учетно-статистической карточке или
журналу регистрации, который является также номером соответствующего
дела (материала), указывается на обложке дела или материала и в
алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по
данному делу с добавлением номера по журналу регистрации исходящих
документов (форма N 2).
5.12. Принятые к производству уголовные дела о преступлениях,
предусмотренных ч.1 ст.ст.201 и 128, ст.ст.110 и 129 УК Республики
Беларусь, и гражданские дела подшиваются в обложку (форма N 23).
5.13. По уголовным делам, поступившим от органов
предварительного расследования, может быть использована обложка, в
которой находилось дело, при условии надлежащего качества и
сохранности этой обложки, при этом на обложке делаются необходимые
отметки (наименование суда, порядковый номер дела, когда оно начато
производством в данном суде и т.д.).
Если уголовное дело, поступившее из органа предварительного
расследования, было судом подшито в новую обложку, то при данном
деле должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело
находилось в стадии предварительного расследования.
На обложках дел, по которым обвиняемые содержатся под стражей,
должен быть поставлен штамп "Под стражей" или сделана об этом
отчетливая надпись.
На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела
помещается справочный лист (форма N 24), в котором отмечаются все
действия суда, произведенные по делу (направление повесток, копии
обвинительного заключения, искового заявления, приговора, решения
суда, исполнительного листа и т.д.).
5.14. Другие дела и материалы хранятся в обложке (форма N 25),
на которой указываются номер дела, фамилия, имя и отчество лица, в
отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, даты
поступления дела в суд и его рассмотрения.
5.15. Дата поступления дела (материала), указанная на обложке,
в учетно-статистической карточке или регистрационном журнале, должна
отражать время фактического поступления дела в суд и его
рассмотрения.
По делам и исковым заявлениям, присланным в суд через органы
связи, эта дата указывается в соответствии с отметкой, сделанной
канцелярией в день приема заявления; по делам и исковым заявлениям,
принятым на личном приеме, - в соответствии с отметкой, сделанной
судьей при приеме.
5.16. Уголовные и гражданские дела, возвращенные на новое
рассмотрение после отмены приговоров, решений или определений, и
уголовные дела, поступившие из органов расследования после
производства дополнительных следственных действий по определениям
суда, регистрируются в учетно-статистических карточках наравне с
вновь поступающими делами и получают новый порядковый номер.
В алфавитном указателе на повторно поступившие дела делается
новая запись.
5.17. Исковые заявления, поданные с нарушением требований
ст.ст.123 и 124 ГПК Республики Беларусь или не оплаченные
госпошлиной, по определению судьи остаются без движения, о чем
извещается истец. Эти заявления хранятся в особой папке. Если
недостатки не будут устранены истцами в назначенный судьей срок, эти
заявления считаются неподанными. Такие заявления и приложенные к ним
документы с соответствующей резолюцией возвращаются истцам.
При устранении стороной указанных судом недостатков регистрация
и оформление дела производится на общих основаниях. Датой
поступления дела в суд в этих случаях считается день первоначального
представления искового заявления в суд.
5.18. Материалы о разъяснении судебного решения, о порядке
исполнения судебного решения, по жалобам на действия судебного
исполнителя, поступившим в порядке ст.388 ГПК Республики Беларусь, о
выдаче дубликата исполнительного листа отдельно не регистрируются, а
приобщаются к соответствующим судебным или исполнительным
производствам.
5.19. Материалы о розыске должников, объявленном в порядке
ст.328 ГПК Республики Беларусь, подшиваются в отдельный наряд.
Контроль за исполнением определений суда о розыске должников по этим
материалам осуществляет судья, вынесший определение.
5.20. Жалобы потерпевших, по которым отказано в возбуждении
уголовного дела, а также исковые заявления, не принятые судьей по
основаниям, перечисленным в ст.125 ГПК Республики Беларусь,
подшиваются в наряд с жалобами.
Копия постановления судьи об отказе в возбуждении уголовного
дела по жалобе потерпевшего (ст.110, ч.1 ст.ст.128 и 129 УК
Республики Беларусь), а также копия определения судьи об отказе в
принятии искового заявления направляются заявителю одновременно с
возвращением поданных им документов.
Подлинное постановление (определение) помещается в наряд.
5.21. Отказывая в принятии искового заявления, судья выносит
определение о возврате заявителю пошлины (ст.58 ГПК Республики
Беларусь). Копия определения вручается заявителю, а подлинник
хранится в наряде.
5.22. Заявления, материалы, дела о различного рода
правонарушениях, а также о гражданско-правовых спорах, переданные на
рассмотрение товарищеских судов или общественности в порядке ст.ст.6
и 135 УПК Республики Беларусь и на основании Положения о
товарищеских судах, учитываются в специальном журнале (форма N 26).
5.23. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном
заседании, в канцелярии суда ведутся журналы (форма N 27).
5.24. Дела об административных правонарушениях (мелкое
хулиганство, мелкое хищение и др.), представленные в суд
сотрудниками милиции с одновременной доставкой правонарушителя,
после регистрации в канцелярии суда рассматриваются судьями по
административным делам.
В судах, где не введены должности судей по административным
делам и исполнительным производствам, указанные категории дел и
материалов рассматривают судьи районных (городских) судов.
Введение в штат судов судей по административным делам и
исполнительным производствам не лишает компетенции по указанным выше
вопросам судей районных (городских) судов.
6. Оформление уголовных дел в стадии предания суду
6.1. По уголовным делам, которые должны быть внесены на
рассмотрение распорядительного заседания, секретарь судебного
заседания выполняет указания судьи об извещении прокурора и о вызове
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12
|
