Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14
Телефонограмма подписывается руководителем организации.
14. Документы должны печататься аккуратно, без ошибок,
пропусков, помарок.
В зависимости от объема машинописного текста выбирают формат
бумаги. На листах формата А4 изготовляют документы большого объема,
на листе формата А5 - документы, объем которых не превышает 7-10
строк. Независимо от объема текста на бумаге формата А4 оформляются
приказы, указания, решения, протоколы, акты.
14.1. Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным
знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (пять
строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
14.2. Документы печатаются на одной стороне листа. На двух
сторонах листа допускается печатать только документы со сроком
хранения до трех лет.
14.3. Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля
на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими
цифрами без сокращения "стр.", без кавычек и тире. Нумерация
документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй
страницы, первая - не нумеруется. При оформлении документа на двух
сторонах листа вторая нумеруется при наличии следующего листа.
14.4. Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных
интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста
через 1 межстрочный интервал. Через два межстрочных интервала
печатаются тексты документов, предназначенных для воспроизведения на
множительных аппаратах, подготовленных к изданию типографским
способом, а также доклады и телеграммы.
14.5. Один реквизит от другого отделяется 2-3 межстрочными
интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к
тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой
или один адресат от другого и так далее.
В конце реквизитов, кроме текста, точки не ставят.
14.6. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного
лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать
на уровне последней строки наименования должности, инициалы печатают
перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.
14.7. Тексты документов могут делиться на составные части:
разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.
14.8. При печатании документов используют стандартные положения
табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов:
наименования организации - автора документа, почтового и
телеграфного адреса организации - автора документа, названия вида
документа, даты документа, ссылки на индекс и дату входящего
документа, места составления, заголовка к тексту, текста без
абзацев, отметки о наличии приложения, фамилии исполнителя и номера
его телефона, отметки об исполнении документа и направлении его в
дело, наименования должности в реквизите "Подпись", грифа
согласования, заверительной отметки-слова "Верно" и даты заверения
копии, а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ",
"ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц,
трафаретных текстов, переменной информации вводной части протоколов
и актов, расшифровки подписи в грифах согласования;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";
5 - 40 печатных знаков для реквизита "Гриф утверждения", грифов
(виз) согласования (если их несколько);
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в
реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии и в грифе
утверждения;
7 - после 56 печатных знаков для проставления кодов по ОКПО и
ОКУД и слов "Копия", при снятии копии с документа, "Выписка",
"Таблица" (печатаются без кавычек) и отметки о переносе данных на
машинный носитель.
Второе, третье и седьмое положения табулятора используются при
оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными
текстами.
14.9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования
их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от
нулевого и пятого положений табулятора.
14.10. При наличии в тексте примечаний или выделенной в
самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к
его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого
положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один
межстрочный интервал.
Глава 4. Организация работы с документами
15. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция,
в том числе принятая на личном приеме), поступившие в суд, проходят
первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда,
затем передаются исполнителям.
16. Прием и первоначальная обработка поступающих документов
производятся работником отдела организационно-кадровой работы.
-----------------------------------------------------------
Пункт 16 - с изменениями, внесенными приказом Министерства
юстиции от 14 июля 2005 г. № 211 (зарегистрирован в
Национальном реестре - № 8/12957 от 01.08.2005 г.)
16. Прием и первоначальная обработка поступающих
документов производятся работником экспедиции.
-----------------------------------------------------------
16.1. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день
поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность
ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по
назначению, при невозможности установления адресата - возвращается
отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй
остается в отделе организационно-кадровой работы.
Конверты должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных
наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в
качестве оправдательного документа.
Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой
"Лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
-----------------------------------------------------------
Подпункт 16.1 - с изменениями, внесенными приказом
Министерства юстиции от 14 июля 2005 г. № 211
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/12957 от
01.08.2005 г.)
16.1. Обработка входящей корреспонденции осуществляется
в день поступления, в первую очередь обрабатываются
телеграммы.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются
правильность ее доставки по адресу на конверте и
целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по
назначению, при невозможности установления адресата -
возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно
доставлено".
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю,
второй остается в канцелярии суда.
Конверты должны быть сохранены и приложены к этим
документам. Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов
и пакетов, присланных наложенным платежом, для
представления с отчетом в бухгалтерию в качестве
оправдательного документа.
Не вскрываются и передаются по назначению документы с
пометкой "Лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
-----------------------------------------------------------
16.2. Регистрация документов - фиксирование факта создания или
поступления в суд документа путем проставления на нем
регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений
о документе в регистрационных журналах и карточках.
Регистрации подлежат как традиционные документы, так и
создаваемые средствами вычислительной техники.
На всех без исключения документах ставится регистрационный
штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа
документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется
на конвертах или пакетах.
Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются
следующим днем.
16.3. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в
журнале регистрации входящих документов по форме 2 согласно
приложению 2. Журналы ведутся отдельно на дела и переписку.
16.4. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим
секретарям с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения
к делам:
судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения
адресату;
расписки в получении судебных повесток, копий исковых
заявлений, приговоров, решений и др.
16.5. Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале
регистрации исходящих документов по форме 3 согласно приложению 3 в
день одписания или утверждения.
Ответы на запросы (представления, письма) вышестоящих
государственных органов (организаций) должны быть подписаны
председателем суда с указанием фамилии исполнителя.
-----------------------------------------------------------
Подпункт 16.5 дополнен частью второй приказом Министерства
юстиции от 26 июня 2007 г. № 508 (зарегистрирован в
Национальном реестре - № 8/16717 от 27.06.2007 г.). Части
вторую-девятую считать соответственно частями
третьей-десятой
-----------------------------------------------------------
Предназначенные для отправки документы принимаются полностью
оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и
отправляются в тот же день до 13 часов.
Работник отдела (сектора) перед отправкой документа обязан
проверить правильность написания адреса, соответствие количества
экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах
приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть
адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр
письма.
Судебные дела посылаются по назначению заказными бандеролями
либо курьерами, а исковые материалы, материалы об административных
правонарушениях и исполнительные документы - заказными письмами.
Дела о государственных преступлениях, дела, в которых имеются
закрытые материалы, дела, по которым определена исключительная мера
наказания, пересылаются фельдсвязью.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки по
форме 4 согласно приложению 4, которая со штемпелем отделения связи
передается в бухгалтерию.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд на
общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке,
соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и
записанной на них информации.
При отправлении заказной корреспонденции курьерами она
регистрируется в разносной книге по форме 5 согласно приложению 5 и
сдается адресатам под роспись в этой книге.
Оригинал документа, отправляемого по факсу, с электронной
отметкой о его отправлении хранится в деле (наряде).
-----------------------------------------------------------
Подпункт 16.5 - с изменениями, внесенными приказом
Министерства юстиции от 14 июля 2005 г. № 211
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/12957 от
01.08.2005 г.)
16.5. Исходящие и внутренние документы регистрируются в
журнале регистрации исходящих документов по форме 3
согласно приложению 3 в день подписания или утверждения.
Предназначенные для отправки документы принимаются
полностью оформленными в соответствии с требованиями
настоящей Инструкции и отправляются в тот же день до 13
часов.
Работник канцелярии перед отправкой документа обязан
проверить правильность написания адреса, соответствие
количества экземпляров количеству адресатов, наличие
указанных в документах приложений и подписей, на письмах с
несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента,
которому направляется данный экземпляр письма.
Судебные дела посылаются по назначению заказными
бандеролями либо курьерами, а исковые материалы, материалы
об административных правонарушениях и исполнительные
документы - заказными письмами.
Дела о государственных преступлениях, дела, в которых
имеются закрытые материалы, дела, по которым определена
исключительная мера наказания, пересылаются фельдсвязью.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки
по форме 4 согласно приложению 4, которая со штемпелем
отделения связи передается в бухгалтерию.
Отправка машиночитаемых документов производится при
наличии сопроводительного письма, копия которого
подшивается в наряд на общих основаниях. Отправка этих
документов производится в упаковке, соответствующей
техническим требованиям и сохранности носителей и
записанной на них информации.
При отправлении заказной корреспонденции курьерами она
регистрируется в разносной книге по форме 5 согласно
приложению 5 и сдается адресатам под роспись в этой книге.
Оригинал документа, отправляемого по факсу, с
электронной отметкой о его отправлении хранится в деле
(наряде).
-----------------------------------------------------------
Глава 5. Особенности регистрации, учета дел и других материалов
17. Порядок регистрации и учета дел и других материалов,
поступивших в суд для рассмотрения по первой инстанции, изложен в
главе 5 Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде
Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства юстиции
Республики Беларусь от 18 октября 2001 г. № 311 (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 110, 8/7435).
18. Все уголовные и гражданские дела, а также дела об
административных правонарушениях, поступившие в суд для
рассмотрения, регистрируются секретарем соответствующей судебной
коллегии:
уголовные дела первой инстанции - на учетно-статистических
карточках по форме 6 согласно приложению 6;
гражданские дела первой инстанции - на учетно-статистических
карточках по форме 7 согласно приложению 7;
уголовные дела кассационной инстанции - на
учетно-статистических карточках по форме 8 согласно приложению 8;
дела об административных правонарушениях, поступившие с
жалобами (протестами) на постановления - на учетно-статистических
карточках по форме 8-АП согласно приложению 8;
гражданские дела кассационной инстанции - на
учетно-статистических карточках по форме 9 согласно приложению 9.
В учетно-статистических карточках соответственно движению
уголовного или гражданского дела, а также дела об административном
правонарушении должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные
вышеуказанными формами.
-----------------------------------------------------------
Пункт 18 - в редакции приказа Министерства юстиции от 28
февраля 2007 г. № 287 (зарегистрирован в Национальном
реестре - № 8/16003 от 02.03.2007 г.)
18. Все уголовные и гражданские дела, поступившие в суд
для рассмотрения, регистрируются секретарем соответствующей
судебной коллегии:
уголовные дела первой инстанции - на
учетно-статистических карточках по форме 6 согласно
приложению 6;
гражданские дела первой инстанции - на
учетно-статистических карточках по форме 7 согласно
приложению 7;
уголовные дела кассационной инстанции - на
учетно-статистических карточках по форме 8 согласно
приложению 8;
гражданские дела кассационной инстанции - на
учетно-статистических карточках по форме 9 согласно
приложению 9.
В учетно-статистических карточках соответственно
движению уголовного или гражданского дела должны быть
заполнены все реквизиты, предусмотренные вышеуказанными
формами.
-----------------------------------------------------------
19. Для облегчения поиска дел при наведении по ним справок
работник отдела (сектора) заводит алфавитные карточки или алфавитный
указатель.
По уголовным делам алфавитные карточки ведутся по форме 10
согласно приложению 10 на каждого обвиняемого, осужденного,
оправданного.
По делам об административных правонарушениях заводится
алфавитный указатель.
По гражданским делам алфавитные карточки ведутся по форме 11
согласно приложению 11 на каждого истца или ответчика.
Учетно-статистические и алфавитные карточки хранятся в
отдельных картотеках (ящиках). Учетно-статистические карточки
хранятся в порядке их номеров.
-----------------------------------------------------------
Пункт 19 - в редакции приказа Министерства юстиции от 28
февраля 2007 г. № 287 (зарегистрирован в Национальном
реестре - № 8/16003 от 02.03.2007 г.)
19. Для облегчения поиска дел при наведении по ним
справок работник отдела (сектора) заводит алфавитные
карточки или алфавитный указатель.
По уголовным делам алфавитные карточки ведутся по форме
10 согласно приложению 10 на каждого обвиняемого,
осужденного, оправданного.
По гражданским делам алфавитные карточки ведутся по
форме 11 согласно приложению 11 на каждого истца или
ответчика.
Учетно-статистические и алфавитные карточки хранятся в
отдельных картотеках (ящиках). Учетно-статистические
карточки хранятся в порядке их номеров.
-----------------------------------------------------------
20. Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который
является также номером соответствующего дела, указывается на первой
странице обложки дела и алфавитной карточке. За этим номером ведется
вся переписка по данному делу.
21. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих
правил:
21.1. номер уголовному делу по первой инстанции присваивается в
соответствии с Инструкцией о едином учете преступлений и лиц, их
совершивших, утвержденной Генеральным прокурором Республики Беларусь
30 декабря 2000 г., Председателем Верховного Суда Республики
Беларусь 30 декабря 2000 г., Министром внутренних дел Республики
Беларусь 14 декабря 2000 г., Председателем Комитета государственной
безопасности Республики Беларусь 14 декабря 2000 г., Министром по
чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь 18 декабря 2000 г.,
Министром юстиции Республики Беларусь 28 декабря 2000 г.,
Председателем Государственного таможенного комитета Республики
Беларусь 21 декабря 2000 г., Председателем Государственного комитета
финансовых расследований Республики Беларусь 15 декабря 2000 г.,
Председателем Государственного комитета пограничных войск Республики
Беларусь 20 декабря 2000 г.;
21.2. номер гражданского дела по первой инстанции включает
индекс соответствующей судебной коллегии, порядковый номер данного
дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела,
например 2-67/2000, 3-14/2000;
21.3. номер гражданского дела кассационной инстанции включает
индекс соответствующей судебной коллегии, порядковый номер дела по
учетно-статистической карточке и год поступления дела, например
2-165/2000, 3-27/2000;
21.4. номер дела об административном правонарушении,
поступившего с жалобой (протестом) на постановление, включает индекс
соответствующей судебной коллегии, порядковый номер дела по
учетно-статистической карточке и год поступления дела.
-----------------------------------------------------------
Пункт 21 дополнен подпунктом 21.4 приказом Министерства
юстиции от 28 февраля 2007 г. № 287 (зарегистрирован в
Национальном реестре - № 8/16003 от 02.03.2007 г.)
-----------------------------------------------------------
22. Уголовные и гражданские дела, возвращенные на новое
рассмотрение из вышестоящего суда после отмены приговора,
регистрируются работниками отдела (сектора) на учетно-статистических
и алфавитных карточках, а также с помощью средств
электронно-вычислительной техники как вновь поступившие дела и
получают новые порядковые номера. В алфавитном указателе на повторно
поступившее дело делается новая запись.
23. По истечении календарного года учетно-статистические
карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся
в картотеку нового года. При этом на каждой учетно-статистической
карточке и каждом таком деле указываются два порядковых номера -
прошлого и нового годов, например:
Дело ____________
№ 2-1/2000
В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году,
начинается не с первого номера, а с того, который является очередным
после перерегистрации остатка дел предыдущего года. В картотеку
прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются
карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по
нумерации прошлого года и делается надпись о переносе в картотеку
текущего года с указанием нового порядкового номера.
24. Уголовные и гражданские дела, рассматриваемые судом первой
инстанции, подшиваются в обложку по форме 12 согласно приложению
12.
По уголовным делам, поступившим по первой инстанции из органов
прокуратуры, может быть использована обложка, в которой дело
находилось, при условии надлежащего качества и сохранности этой
обложки. В этом случае на обложке делаются отметки, установленные
для судебных дел.
Если уголовное дело, поступившее из органов прокуратуры, было
подшито в новую обложку, то при данном деле должна быть сохранена
также старая обложка, в которой дело находилось в стадии
предварительного следствия.
На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых
содержится под стражей, должен быть поставлен штамп "Под стражей"
или сделана об этом отчетливая надпись.
На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела
помещается справочный лист по форме 13 согласно приложению 13, в
котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу:
направление повесток, копий постановления о назначении судебного
разбирательства, искового заявления, приговора, решения,
истребование документов, выписки исполнительного листа и другие.
25. На уголовных и гражданских делах, рассматриваемых
кассационной инстанцией, делах об административных правонарушениях
обложка не заменяется.
-----------------------------------------------------------
Пункт 25 - с изменениями, внесенными приказом Министерства
юстиции от 28 февраля 2007 г. № 287 (зарегистрирован в
Национальном реестре - № 8/16003 от 02.03.2007 г.)
25. На уголовных и гражданских делах, рассматриваемых
кассационной инстанцией, обложка не заменяется.
-----------------------------------------------------------
26. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном
заседании по первой инстанции, работник отдела (сектора) ведет
журнал по форме 14 согласно приложению 14.
Глава 6. Прием посетителей
27. Прием граждан в областном, Минском городском судах ведут
председатель суда, его заместители и судьи в установленные дни и
часы.
Расписание приема посетителей должно находиться на видном
месте. Регистрация обратившихся на личный прием граждан производится
в журнале приема посетителей по форме 15 согласно приложению 15.
28. Ответы на жалобы и заявления, принятые от граждан во время
приема, даются в устной форме.
По просьбе посетителя может быть дан письменный ответ.
29. Жалобы и заявления, поданные на личном приеме,
регистрируются специалистом (инспектором) отдела приема граждан и
рассмотрения жалоб, им присваивается номер по правилам, изложенным в
главе 7 настоящей Инструкции, после чего передаются исполнителям.
-----------------------------------------------------------
Пункт 29 - с изменениями, внесенными приказом Министерства
юстиции от 14 июля 2005 г. № 211 (зарегистрирован в
Национальном реестре - № 8/12957 от 01.08.2005 г.)
29. Жалобы и заявления, поданные на личном приеме,
регистрируются секретарем президиума суда, им присваивается
номер по правилам, изложенным в главе 7 настоящей
Инструкции, после чего передаются исполнителям.
-----------------------------------------------------------
Глава 7. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан
30. В данном разделе определен порядок рассмотрения,
регистрации и учета поступающих в суд от граждан и организаций
предложений, заявлений и жалоб, не подлежащих рассмотрению в
порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданским
процессуальным законодательством Республики Беларусь.
31. Делопроизводство по обращениям граждан в судах ведется
отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел
приема граждан и рассмотрения жалоб.
Председатели судов несут персональную ответственность за
состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они систематически
проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по
совершенствованию этой работы.
-----------------------------------------------------------
Пункт 31 - с изменениями, внесенными приказом Министерства
юстиции от 14 июля 2005 г. № 211 (зарегистрирован в
Национальном реестре - № 8/12957 от 01.08.2005 г.)
31. Делопроизводство по обращениям граждан в судах
ведется отдельно от других видов делопроизводства и
возлагается на специально назначенных для этого должностных
лиц: заведующего канцелярией, секретаря суда.
Председатели судов несут персональную ответственность за
состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они
систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14
|
