Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14
ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
10 декабря 2001 г. № 398
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОБЛАСТНЫХ,
МИНСКОМ ГОРОДСКОМ СУДАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
![Изменения и дополнения:
Приказ Министерства юстиции от 16 сентября 2003 г. № 183
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/10005 от
18.09.2003 г.);
Приказ Министерства юстиции от 2 июля 2004 г. № 212
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/11216 от
09.07.2004 г.);
Приказ Министерства юстиции от 2 июля 2004 г. № 214
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/11209 от
08.07.2004 г.);
Приказ Министерства юстиции от 14 июля 2005 г. № 211
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/12957 от
01.08.2005 г.);
Приказ Министерства юстиции от 18 августа 2005 г. № 240
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/13049 от
22.08.2005 г.);
Приказ Министерства юстиции от 30 сентября 2005 г. № 282
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/13285 от
25.10.2005 г.);
Приказ Министерства юстиции от 31 января 2006 г. № 11
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/13956 от
09.02.2006 г.);
Приказ Министерства юстиции от 5 мая 2006 г. № 152
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/14413 от
11.05.2006 г.);
Приказ Министерства юстиции от 17 июля 2006 г. № 214
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/14740 от
21.07.2006 г.);
Приказ Министерства юстиции от 15 декабря 2006 г. № 396
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/15532 от
20.12.2006 г.);
Приказ Министерства юстиции от 28 февраля 2007 г. № 287
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/16003 от
02.03.2007 г.);
Приказ Министерства юстиции от 26 июня 2007 г. № 508
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/16717 от
27.06.2007 г.);
Приказ Министерства юстиции от 16 октября 2007 г. № 620
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/17280 от
22.10.2007 г.)].
В связи со вступлением в силу в 1999-2001 годах Гражданского
процессуального кодекса Республики Беларусь, Гражданского кодекса
Республики Беларусь, Уголовно-процессуального кодекса Республики
Беларусь, Уголовного кодекса Республики Беларусь,
Уголовно-исполнительного кодекса Республики Беларусь, Кодекса
Республики Беларусь о браке и семье приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
областных, Минском городском судах Республики Беларусь.
2. Председателям областных, Минского городского судов
обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями
данной Инструкции.
3. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в
областных, Минском городском судах Республики Беларусь, утвержденную
приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 марта 1999
г. № 53.
4. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2002 г.
Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол центральной Приказ
экспертно-методической комиссии Министерства юстиции
государственного учреждения Республики Беларусь
"Национальный центр по архивам 10.12.2001 № 398
и делопроизводству"
15.11.2001 № 7
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в областных, Минском городском судах
Республики Беларусь
Глава 1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в областных, Минском
городском судах (далее - Инструкция) подготовлена с целью
совершенствования на единой основе документационного обеспечения
деятельности судов, унификации состава и форм документов, а также
технологии работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила организации
делопроизводства в судах на основе действующего законодательства,
нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и работы
архивов, приказов Министра юстиции Республики Беларусь и
постановлений коллегии Министерства юстиции Республики Беларусь.
3. Общий порядок ведения делопроизводства определяется
следующими нормативными правовыми актами:
Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной
приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
от 23 мая 1995 г. № 13 (Бюллетень нормативно-правовой информации,
1995 г., № 11);
Основными правилами работы архивов центральных и местных
органов государственной власти и управления, учреждений, организаций
и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5;
Государственным стандартом Республики Беларусь 6.38-95
"Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
4. Положения настоящей Инструкции распространяются как на
традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с
документами, создаваемыми средствами вычислительной техники -
электронными и другими, независимо от их носителей.
5. Начальники отделов, заведующие секторами, секретари судебных
заседаний, другие работники отделов (секторов), занимающиеся
делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными
формами и методами делопроизводства, со структурой судов, органов и
учреждений юстиции, нормами уголовного и гражданского права и
процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить
положения настоящей Инструкции в течение одного месяца со дня
поступления на работу.
-----------------------------------------------------------
Пункт 5 - с изменениями, внесенными приказом Министерства
юстиции от 14 июля 2005 г. № 211 (зарегистрирован в
Национальном реестре - № 8/12957 от 01.08.2005 г.)
5. Заведующий канцелярией, секретари коллегий, секретари
судебного заседания, другие работники канцелярии,
занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть
ознакомлены с современными формами и методами
делопроизводства, со структурой судов, органов и учреждений
юстиции, нормами уголовного и гражданского права и
процесса. Работники, занимающие названные должности,
обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение
одного месяца со дня поступления на работу.
-----------------------------------------------------------
Глава 2. Руководство делопроизводством суда
6. Председатель суда осуществляет руководство делопроизводством
в данном суде и отвечает за его состояние.
-----------------------------------------------------------
Пункт 6 - с изменениями, внесенными приказом Министерства
юстиции от 14 июля 2005 г. № 211 (зарегистрирован в
Национальном реестре - № 8/12957 от 01.08.2005 г.)
6. Председатель суда осуществляет руководство
делопроизводством в данном суде и отвечает за его
состояние.
Заместители председателя (председатели судебных
коллегий) отвечают за состояние делопроизводства в
соответствующих судебных коллегиях.
-----------------------------------------------------------
7. Начальник отдела организационно-кадровой работы организует
ведение делопроизводства в соответствии с требованиями настоящей
Инструкции, руководит работой сектора по уголовным делам, сектора по
гражданским делам, сектора делопроизводства в президиуме суда,
архива суда.
-----------------------------------------------------------
Пункт 7 - в редакции приказа Министерства юстиции от 14
июля 2005 г. № 211 (зарегистрирован в Национальном реестре
- № 8/12957 от 01.08.2005 г.)
7. Заведующий канцелярией организует и ведет
делопроизводство в соответствии с требованиями настоящей
Инструкции, руководит работой экспедиции, секретарей,
архива суда.
-----------------------------------------------------------
8. Специалисты отделов и секторов, секретари судебных
заседаний, другие работники отделов и секторов выполняют работу
согласно установленному распределению обязанностей в суде и в
соответствии с настоящей Инструкцией.
-----------------------------------------------------------
Пункт 8 - в редакции приказа Министерства юстиции от 14
июля 2005 г. № 211 (зарегистрирован в Национальном реестре
- № 8/12957 от 01.08.2005 г.)
8. Секретари коллегий, секретари судебных заседаний,
работники экспедиции и архива суда выполняют работу
согласно существующему в суде порядку распределения
обязанностей и в соответствии с настоящей Инструкцией.
-----------------------------------------------------------
Глава 3. Правила подготовки и оформления документов
9. Подготовка документа включает составление и оформление
проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование
(визирование) проекта, утверждение и размножение.
Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок,
их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к
повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из трех логически
связанных частей: введения, основной части и заключения. Во введении
указываются события и факты, послужившие основанием для составления
документа. Во второй части приводятся разъяснения, расчеты,
изложение событий, вызвавших необходимость принятия тех или иных
решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы,
составляющие цель документа.
10. Документы должны оформляться на бланках, соответствующих
Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-95
"Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" и в соответствии с Примерной инструкцией по
делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других
центральных органах управления, учреждениях, организациях и на
предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по
архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. №
13.
Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5
(210х148 мм).
Бланки документов должны иметь поля:
левое - 30 мм;
правое - не менее 8 мм;
верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста
бланков.
Бланки каждого вида проектируют на основе углового или
продольного расположения реквизитов.
Реквизиты бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа - реквизит, нанесенный при
изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке
в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее
рациональным, так как большая часть документов является адресуемыми
(письма, справки, докладные записки). Неадресуемые документы
(протокол, акт) часто содержат гриф утверждения, который
располагается в той же части листа, что и реквизит "адресат".
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для
оформления документов на двух языках.
На общих бланках указывают реквизиты: наименование суда,
название вида документа, дата, индекс, место составления или
издания.
На основании общего бланка изготавливаются бланки для
конкретных видов документов (приказов, протоколов и других) либо
наименование видов документов впечатывается в общий бланк
машинописным способом.
На бланках для писем указывают следующие реквизиты:
наименование суда, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный
адрес, номер телефона, номер факса, номер счета в банке, дата,
индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка
должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках
(например, внутренние документы), но с обязательным заполнением
реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций,
оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов (состав и расположение
реквизитов, нумерация страниц) должно соответствовать его
машинописному оформлению.
11. В соответствии с требованиями Государственного стандарта
Республики Беларусь 6.38-95 организационно-распорядительные
документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и
стабильный порядок их расположения:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации;
изображение правительственных наград;
код организаций по Общегосударственному классификатору
предприятий и организаций Республики Беларусь (далее - ОКПО);
код формы документа по Общегосударственному классификатору
унифицированных документов Республики Беларусь (далее - ОКУД);
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер
телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в
банке;
название вида документа;
дата;
индекс;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
место составления или издания;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования;
визы;
печать;
отметка о заверении копии;
фамилия исполнителя и номер его телефона;
отметка об исполнении документа и направлении его в наряд;
отметка о переносе данных на машинные носители;
отметка о поступлении;
предупредительный знак.
11.1. Изготовление и использование бланков документов с
изображением Государственного герба Республики Беларусь
осуществляются в соответствии с Указом Президента Республики
Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 "Об упорядочении изготовления и
использования бланков документов с изображением Государственного
герба Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2000 г., № 66, 1/1414).
11.1.1. Изображение Государственного герба Республики Беларусь
на бланках с продольным расположением постоянных реквизитов - в
центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.
Расположение реквизитов на бланке осуществляется по форме 1а
согласно приложению 1.
11.1.2. Гербовые бланки в соответствии с Положением о порядке
изготовления и использования бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000
г. № 1172 "Об утверждении Положения о порядке изготовления и
использования бланков документов с изображением Государственного
герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление
Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424"
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., №
75, 5/3742) подлежат обязательному учету. На гербовых бланках
типографским способом или нумератором проставляются порядковые
номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет гербовых
бланков ведется раздельно по видам в учетно-регистрационном журнале
по форме 1б согласно приложению 1.
11.1.3. Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые
надежно закрываются и опечатываются.
Контроль за использованием и хранением гербовых бланков
возлагается на работника секретариата приказом (распоряжением)
председателя суда.
11.1.4. Проверка наличия, использования и хранения гербовых
бланков производится не реже одного раза в год комиссией,
назначенной приказом (распоряжением) председателя суда. О проводимой
проверке делается отметка в учетно-регистрационном журнале после
последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и
хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование,
результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения
председателя суда.
11.1.5. Допускается тиражирование средствами оперативной
полиграфии документов на гербовом бланке, предназначенных для
рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью
канцелярии суда. Указатель рассылки с количеством отправляемых
экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его
копией.
11.2. В качестве эмблемы организации должен использоваться
товарный знак (эмблема), зарегистрированный в установленном законом
порядке.
Изображение товарного знака организации государственной формы
собственности следует располагать на левом поле бланка документа на
уровне реквизита "Наименование организации".
11.3. Код организации проставляют на верхнем поле первого листа
бланка документа справа по ОКПО и Общегосударственному
классификатору "Система обозначений органов управления и
общественных объединений (далее - СООУ).
11.4. Код документа указывают по ОКУД.
11.5. В зависимости от способа передачи информации (по почте,
телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные
письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы.
11.6. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а
также даты, содержащиеся в тексте, оформляются словесно-цифровым
способом. Элементы даты приводят в одной строке в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: 13 июня 1997 года.
Датой документа является дата его подписания, для документа,
принимаемого коллегиальным органом, - дата принятия, а для
утверждаемого документа - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
либо утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
11.7. Индекс присваивается документу при его регистрации.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из
индекса структурного подразделения, номера наряда по номенклатуре и
порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-3-43.
Индексами распорядительных документов (приказов, постановлений
и других документов) и протоколов являются их порядковые номера,
которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документа в течение одного года.
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, указывается единая дата (дата подписания последним
государственным органом) и проставляются порядковые регистрационные
номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.
Номера пишутся через косую черту.
Ссылка на индекс и дату входящего документа бывает только в
письмах и включает индекс и дату, указанные в документе, на который
дается ответ. Ее располагают под реквизитами "дата" и "индекс
документа".
11.8. Реквизит "место составления или издания" обязательно
указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами "дата"
и "индекс документа" в соответствии с
административно-территориальным делением. На бланках для писем этот
реквизит не проставляется.
11.9. Гриф ограничения доступа к документу размещается в
заголовочной части документа выше реквизита "адресат".
11.10. Документы адресуют организациям, структурным
подразделениям, конкретным должностным и частным лицам.
В реквизит получателя документа "адресат" входит наименование
организации и почтовый адрес.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в
именительном падеже. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
ул.Коллекторная, 10
220048, г.Минск
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Управление судебных органов
ул.Коллекторная, 10
220048, г.Минск
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Деденку А.И.
ул.Коллекторная, 10
220048, г.Минск
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову В.Ф.
пр-т Машерова, 23
220080, г.Минск
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается
полный почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Федерация профсоюзов
Белорусская
пр-т Машерова, 21
220126, г.Минск
При адресовании документа в несколько однородных организаций их
названия указывают обобщенно. Например:
Председателям районных судов
Реквизит "адресат" не должен содержать более четырех адресов.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют
расчет рассылки и на каждом документе указывают только одного
адресата.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресом не
указывают.
Если документ является ответом, первым адресатом следует
указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости
остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
Адресование документа частному лицу осуществляется в
соответствии с почтовыми правилами, вначале указывают фамилию и
инициалы получателя, а затем - почтовый адрес. Например:
Матвееву И.С.
Партизанский пр-т,
д.46, кв.15
220086, г.Минск
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. При
написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик,
в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-н -
район, ул. - улица, корп. - корпус, кв. - квартира. В обозначениях
номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставится, при литерном
написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
11.11. Утверждение - один из способов удостоверения документа
после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет
юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение
должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов,
излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом
(приказом, постановлением, протоколом, решением). Оба способа имеют
одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда
введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний
и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено
действующим законодательством.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф
утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит
из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее
расшифровки и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель суда г.Полоцка
_______________ С.А.Дягилев
(подпись)
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14
|
