Стр. 6
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
10.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив
документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов
и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности
поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой
дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней
стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, присланные из вычислительного центра в
структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих
основаниях.
Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов
хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются
отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального
органа несёт ответственность за их сохранность.
10.2. Выдача документов и дел другим подразделениям или
сторонним организациям производится с разрешения руководства. На
место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель
(приложение 25), по которому контролируется возврат документа. На
выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 26).
Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения
допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего
руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии
изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
11. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ И НА
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
11.1. Документы организаций до передачи на государственное
хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для
использования в служебных, научных и других целях, а также
обеспечения прав и законных интересов граждан.
Для хранения этих документов и работы с ними создаются
ведомственные архивы.
Сеть ведомственных архивов, порядок их работы с документами
определяются организациями по согласованию с соответствующими
органами государственного управления архивным делом.
11.2. В своей практической деятельности ведомственный архив
организации руководствуется законодательством Республики Беларусь,
распорядительными актами организации, нормативно-методическими
документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.
11.3. В ведомственный архив передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача
производится только по описям. Описи дел составляются лицами,
ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при
методической помощи сотрудника ведомственного архива.
Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях
для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.
11.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в
ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в
ведомственный архив только в исключительных случаях по решению
руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению
ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел.
Отбор дел к уничтожению и составление на них акта (приложение
27) производится после подготовки описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных
подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.
Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная
комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов
несут служба документационного обеспечения управления и архив
организации.
Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности
документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации
одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации
акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и
утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК
архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого
организация имеет право уничтожать дела, включённые в данный акт.
Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают
акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются
на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приёмо-сдаточной
накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению
документов.
11.5. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по
графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с
руководителями структурных подразделений и утверждённому
руководителем службы ДОУ.
Вместе с делами, в ведомственный архив передаются
регистрационные карточки на документы.
11.6. При передаче документов на государственное хранение,
передаётся два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра,
передаваемого в государственный архив после утверждения описи
экспертно-проверочной комиссией.
Приём документов на государственное хранение оформляется актом
приёма-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные
дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех
экземплярах описи делаются отметки о приёме документов в
государственный архив. Четвёртый экземпляр описи вместе с
экземпляром акта приёма-передачи остаётся в организации.
При передаче документов на государственное хранение организация
обеспечивает картонирование дел и доставку их на собственном
транспорте.
11.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел
постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об
организации, в которой излагается история
организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая
часть).
При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией
архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется
дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в
названии, функциях, структуре, подчинённости организации и составе
переданных на госхранение документов.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1 к п.1.3.
ПЕРЕЧЕНЬ
основных нормативных документов, государственных
стандартов, которые необходимо использовать при
ведении делопроизводства
1. Государственная система документационного обеспечения
управления. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения управления. М. 1991.
2. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
3. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов.
4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и
машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники.
Основные положения.
5. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения.
Технические условия.
Приложение 2 к п.1.7.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о службе Документационного обеспечения управления
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет
служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая
на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого
непосредственно руководителю организации.
1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в
соответствии с принадлежностью их к определённой группе организаций.
1.3. В зависимости от принадлежности к определённой группе
организаций, создаются следующие службы документационного
обеспечения:
в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав
управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная,
секретариат министра, секретариаты заместителей министра,
секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре
(руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной
переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро,
копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем
(жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения
технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в
научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и
вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других
организациях - отдел документационного обеспечения управления или
канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по
учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с
документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем
(жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро,
копировально-множительное бюро, архив;
в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ
определяется руководством организации;
в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
в акционерных обществах - учредительной конференцией;
в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется
общим собранием членов кооператива;
в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В
состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа
контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с
документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро,
копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения
управления, в структурных подразделениях работу с документами
выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально
назначенное лицо.
1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней,
которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения.
Деятельность работников службы регламентируется должностными
инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,
предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ
по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные
инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем
организации или его заместителем. При изменении функций и задач
работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется
законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов
государственной власти и управления Республики Беларусь,
распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой
организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями
учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и
другими действующими нормативами по вопросам документационного
обеспечения управления.
1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с
высшим или средним специальным образованием соответствующего
профиля.
1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего
наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация,
руководство, координация, контроль и реализация работ по
документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба
ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования,
организации работы с документами, построения поисковых систем,
контроля исполнения и подготовки документов к передаче в
ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;
2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию документационного обеспечения в
организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих
подведомственную систему), прогрессивных технологий
документационного обеспечения управления на базе применения
вычислительной и организационной техники.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ
осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома
унифицированных форм документов организации, внесение в них
изменений;
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации
документов и учётно-справочной работы по документам;
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к
докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля
за правильностью оформления документов, представляемых на подпись
руководству;
3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля
прохождения, оформления и исполнения документов в установленный
срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов,
систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и
оперативного размножения документов; разработка и проектирование
бланков документов;
3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение
хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан;
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в
структурных подразделениях;
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными
подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и
методов работы с документами, а также по повышению исполнительской
дисциплины;
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования структурными подразделениями организации дел,
подлежащих сдаче в архив;
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с
законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами,
инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной
службы Республики Беларусь;
3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов,
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к
компетенции службы ДОУ;
3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением
избыточной информации в организации и подведомственной системе (для
организаций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных
подразделений выполнения установленных правил работы с документами в
организации;
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций
сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
4.1.4. Проводить проверку организации документационного
обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги
проверок до руководителей структурных подразделений для принятия
соответствующих мер;
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов
структурных подразделений к подготовке проектов документов по
поручению руководства;
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы,
подготовленные с нарушением установленных требований;
4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного
обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции;
4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях
службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
4.1.10. Вносить предложения руководству организации о
применении административных мер во всех случаях нарушения
подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с
документами;
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации
вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также
совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о
назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их
поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несёт ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами
в организации;
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников службы ДОУ;
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными
подразделениями;
5.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам
документационного обеспечения управления;
5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с
соответствующими научно-исследовательскими организациями - по
вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их
квалификации в условиях широкого использования вычислительной и
организационной техники, разработки и внедрения мероприятий,
связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и
методов работы с документами;
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам
обеспечения средствами организационной и вычислительной техники,
бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового
обслуживания работников службы ДОУ;
5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и
внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ,
оперативной обработки информации и соблюдению требований
нормативно-методических документов.
Приложение 3 к п.2.1.
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА
"Табеля унифицированных форм
документов организации"
УТВЕРЖДАЮ
Наименование
должности руководителя
организации
подпись инициалы,
фамилия
дата
-----T------------T------------T-------------T--------T----------¬
¦ N ¦Наименование¦Дата ¦Периодичность¦Подраз- ¦Примечание¦
¦п/п ¦формы ¦утверждения,¦издания ¦деление,¦ ¦
¦ ¦документа ¦наименование¦ ¦ответ- ¦ ¦
¦ ¦ ¦органа, ¦ ¦ствен- ¦ ¦
¦ ¦ ¦утвердившего¦ ¦ное за ¦ ¦
¦ ¦ ¦форму ¦ ¦подго- ¦ ¦
¦ ¦ ¦документа ¦ ¦товку ¦ ¦
+----+------------+------------+-------------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L----+------------+------------+-------------+--------+-----------
Примечание: 1. Документы могут быть систематизированы в табеле по
структурным подразделениям или по функциям и задачам
управления (организация системы управления,
руководство, планирование, учёт и т. п.).
2. Табель может быть дополнен другими графами,
например: адресат, ответственный за контроль
исполнения, код формы по классификатору, годовой
тираж бланков и т.д.
3. В графе "Примечание" может помещаться дополнительная
информация о форме документа, например, о порядке
подписания, согласования или утверждения документа.
Приложение 4
к п.2.2.
---------------
---------------
Камiтэт па архiвах i справаводству пры
Савеце Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь
Беларускi
навукова-даследчы цэнтр
дакументазнаўства, археаграфii
i архiўнай справы
БелНДЦДААС
220033, г.Мiнск, пр.Партызанскi, 2 корп. "В"
тэл.21-66-02
Р.р. N 100141626 у гардырэкцыi Белбiзнесбанка
код 764
___________________ N ________________________
На N ______________ ад _______________________
Герб Республики Беларусь
КАМIТЭТ КОМИТЕТ
ПА АРХIВАХ I ПО АРХИВАМ И
СПРАВАВОДСТВУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
220048, г.Мiнск, 220048, г.Минск,
вул.Калектарная, 10 ул.Коллекторная, 10
Р/р 141030 у гардырэкцыi Р/с 141030 в гордирекции
Мiнскбiзнесбанка. Код 764. Минскбизнесбанка. Код 764.
Тэлефакс 20-51-20 Телефакс 20-51-20
__________________________________________________________________
___________ N _________________
на N __________________________
Приложение 5
к п.2.2.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9
|
