Стр. 4
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9
документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты
запроса.
3.2.3. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в организацию документа путём проставления на нём
регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений
о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат как традиционные документы, так и
создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).
3.2.4. На всех без исключения документах ставится
регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу
первого листа документа (приложение 7). Если корреспонденция не
вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
На стадии первоначальной обработки входящих документов
необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно
перечню нерегистрируемых документов (приложение 9).
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в
структурные подразделения, предварительно на них проставляется
регистрационный штамп без заполнения.
Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется
централизованно, в канцелярии.
Децентрализованная регистрация документов допускается только
при территориальной разобщённости структурных подразделений
организации.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по
делопроизводству.
3.2.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и
внутренних документов, заполняется единая регистрационно-контрольная
карточка (приложения 10, 11), пригодная для обработки средствами ВТ.
Карточка используется для учёта, контроля исполнения и поиска
документов.
Карточка заполняется при помощи средств ВТ, машинописным или
рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств.
Состав обязательных реквизитов карточки в случае необходимости
может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка
исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.
Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на
регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой
корреспонденции (приложение 12).
Журнальная форма регистрации документов допустима только в
организациях с незначительным объёмом документооборота (до 600
документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной
или журнальной) в таких организациях оформляется приказом
руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы
регистрационно-контрольной карточки (приложения 13, 14).
3.2.6. Из регистрационно-контрольных карточек формируются
справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется
справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.
Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ,
определяется числом справочных и контрольных карточек.
3.2.7. Автоматизированная регистрация документов (на машинных
носителях) производится в местах регистрации документов на
автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах
обработки информации. Запись производится непосредственно с
документа с использованием установленного набора обязательных
реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой
карточки ("твёрдая копия"), которая используется в качестве
вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях
страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при
передаче документа в другие структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк
регистрационных данных и организуется его использование при учёте
документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для
хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе
исполнительской деятельности и др.
Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех
документах и месте их нахождения работников организации при помощи
вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При
частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться
совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и
поиска.
Поиск информации производится централизованно на
автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах
обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получать
информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный
адрес местонахождения документа в данный момент.
3.2.8. После регистрации документы из канцелярии должны
передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным
исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами
регистрационно-контрольной карточки.
Руководитель рассматривает документы в день их поступления.
Телеграммы и другие срочные документы следует передавать
руководителю по мере их поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме
резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание
о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие
резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документа.
Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку.
Документ с одним экземпляром карточки направляется (через
канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей -
ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй
экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно
резолюции требует контроля исполнения, карточка передаётся в
контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения
документов.
При необходимости срочного исполнения или ознакомления с
документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ
возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по
числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на
исполнение (подлинник документа передаётся ответственному
исполнителю с пометкой, кому разосланы копии).
Если размножение документа не разрешается особыми правилами,
его передают исполнителям поочерёдно. Движение документа в процессе
его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в
справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки
канцелярии.
Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются
и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство,
назначаемым приказом руководителя.
Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с
регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в
подразделениях не подлежат.
3.2.9. Документы передаются на рассмотрение руководителю
подразделения или его заместителю согласно установленному
распределению обязанностей. Документы, не требующие решения
руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их
компетенции.
От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения,
документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не
помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об
исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса
дела (см. п. 2.3.20).
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об
исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка
помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.
Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по
назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть
в канцелярию".
Передача документов для автоматизированной обработки и
получение документов (машинограмм) осуществляется через канцелярию
или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном
подразделении.
3.3. Регистрация и отправка исходящих документов.
3.3.1. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим
органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения
(ответа).
Документы регистрируются в канцелярии на
регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см. п.3.2.5.)
после их подписания руководителем организации или руководителями
структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После
этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.
3.3.2. На каждый инициативный документ, требующий ответа,
заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной
карточки (приложение 10): один экземпляр помещается в справочную,
второй - в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа
(дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан
в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту
направляется письмо-напоминание.
Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на
которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.
Инициативному исходящему документу присваивается
регистрационный индекс.
Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела,
где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в
подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый
номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в
момент регистрации документа), например, 13-12/1220. На исходящем
документе-ответе делается ссылка на исходящий номер
документа-запроса.
3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и
отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов;
исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую
очередь.
Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью
средств ВТ, осуществляется канцелярией или экспедицией в
соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства
связи и информатики Республики Беларусь.
Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию
организации в незаконвертованном виде полностью оформленные, с
отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное,
бандероль) - при необходимости.
В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления
документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие
даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителям.
3.3.4. Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам,
следует использовать конверты с адресами, заготовленными
типографским способом.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в
которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись
со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии.
Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно
номенклатуре дел.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке,
соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей, и
записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается
в дело на общих основаниях.
3.4. Регистрация и прохождение внутренних документов.
3.4.1. Внутренние документы регистрируются после их подписания.
Документы, подписываемые руководством организации, подлежат
обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных
карточках или в журнале (см.п.3.2.5.).
3.4.2. Регистрационным индексом распорядительного документа
(приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый
регистрационный номер в пределах данного вида документа,
возрастающий в пределах года. Так, приказы регистрируются отдельно
от распоряжений, приказы по основной деятельности регистрируются
отдельно от приказов по личному составу и т.д.
Индексация документов - цифровая; приказы по личному составу
имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру
регистрации буквы "К" (кадровый).
Регистрационный индекс докладной записки, справки и др.
аналогичных документов формулируется так же, как индекс исходящего
документа.
3.4.3. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы
при необходимости их тиражирования передаются в множительную службу.
Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и
рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники
документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
Документы, требующие контроля исполнения, передаются в
контрольную службу для заполнения контрольных карточек. Из
регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и
контрольные картотеки.
Обработка внутренних докладных записок, справок, сводок и
других аналогичных документов на этапе их рассмотрения (исполнения),
осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки
входящих документов.
3.5. Поисковая система по документам организации.
3.5.1. Поисковые системы (традиционные, карточные и
автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или
банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых
системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре
заводимых дел (см.разд.5).
3.5.2. При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество экземпляров карточек, которые могут
составлять следующие картотеки: справочные, контрольные,
кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в
зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по
каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
3.5.3. В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов
формируют раздельные справочные картотеки входящих документов,
инициативных исходящих документов, писем и заявлений граждан,
нормативно-распорядительных документов.
3.5.4. Регистрационно-контрольные карточки в справочных
картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:
- алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований
объектов или предметов);
- географическому (по наименованию
административно-хозяйственных единиц);
- корреспондентскому (в соответствии с порядком расположения
учреждений, организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);
- номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);
- предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с
содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся
документы);
- структурному (в соответствии с принадлежностью документов к
структурным подразделениям организации);
- хронологическому (по датам поступления документов, их
исполнения, подписания, отправки).
Карточки в разделе исполненных документов в справочных
картотеках группируются по номенклатуре дел.
Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов
документов и характера информационных запросов. Допускается
использовать сочетания поисковых признаков.
Наименование поисковых признаков указывается на специальных
разделителях картотеки.
3.5.5. Картотека писем и заявлений граждан систематизируется по
алфавиту фамилий заявителей.
3.5.6. Картотеки нормативно-распорядительных документов
формируются по предметно-вопросному (тематическому) признаку и по
хронологии.
3.5.7. Допускается формирование картотек входящих, исходящих и
внутренних документов только по хронологическому признаку.
3.5.8. При передаче документов на хранение в ведомственный
архив передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка
регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки
оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и
передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на
документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное
хранение. При традиционной карточной регистрации передается
картотека с полностью заполненными реквизитами.
3.6. Учет объёма документооборота.
3.6.1. Под объёмом документооборота понимается количество
документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних,
исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Результаты учёта документов обобщаются службой
документационного обеспечения управления и представляются
руководству организации для выработки мер по совершенствованию
работы с документами.
Сведения об объёме документооборота необходимы для установления
структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе
технологии работы с документами и технических средств для
механизации делопроизводственных процессов, определении степени
загрузки подразделения и отдельных работников.
3.6.2. Подсчёт количества документов производится по
регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчёта принимается сам документ, без учёта копий,
создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается
один раз.
Количество входящих и исходящих документов устанавливается
ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов.
Данные записываются в экспедиционный журнал.
Внутренние документы и машинограммы подсчитываются по месту их
регистрации.
Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по
журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.
Поступающие документы и создающиеся в организации
подсчитываются отдельно.
3.6.3. Подсчёт объема документооборота может проводиться полный
и выборочный (по всей организации, по структурным подразделениям, по
группам документов). Самостоятельно учитываются предложения,
заявления и жалобы граждан.
Итоговые данные подсчёта представляются в табличной форме
(приложение 15). По каждой группе учитывается количество документов
и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту.
Работа проводится специально выделенной группой сотрудников
службы ДОУ.
4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Задачи контроля исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие,
исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру
требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также
устные поручения руководства.
Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные
исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных
документов осуществляется по поручению руководства организации
специальной службой, входящей в состав управления делами,
канцелярии, общего отдела и т.д. или специально назначенным лицом.
Контроль исполнения документов других систем документации (плановой,
по материально-техническому снабжению и т.д.) ведётся по поручению
руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки
исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за
контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте
документа (приказа, распоряжения, протокола).
4.2. Сроки исполнения документов.
4.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты
поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми или
индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются
нормативными актами органов государственной власти, а также
центральных органов управления (приложение 8).
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная
дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции
руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан,
он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию
руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения
документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о
переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки)
или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после
получения задания или за несколько дней до истечения срока
исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок,
дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы
- регистрационную карточку или банк регистрационных данных.
4.2.2. Исполнение документа (поручения) может быть поручено
нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является
ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и
качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю
предоставляется право координировать и контролировать действия
исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы,
давать поручения и др.
4.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или другого документированного
подтверждения исполнения.
На документе проставляется отметка об исполнении (п.3.2.6.),
подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный
исполнитель), дата.
4.3. Организация контроля исполнения.
4.3.1. Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное
доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа
с контроля;
учёт и отчётность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
4.3.2. Учёт контролируемых документов и контроль исполнения
строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек
или автоматизированных банках регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и
др.).
Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах
исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).
4.3.3. На один контролируемый документ может быть заполнено
несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей,
заданий или различными сроками исполнения.
При нескольких исполнителях, один из которых назначается
ответственным, карточка заполняется только на ответственного
исполнителя.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также
фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в
необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя
организации.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна
стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле
первого листа документа параллельно заголовку документа).
Первый экземпляр контрольной карточки остаётся в группе
контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением)
передаётся исполнителю вместе с документом.
Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках
согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по
исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.
Примечание: контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие
числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для
размещения карточек с перспективными и просроченными сроками
исполнения.
4.3.4. Картотеку следует ежедневно просматривать и о
приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей
(руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как
правило, за 2-3 дня до истечения установленных сроков. При
автоматизированном контроле исполнителям направляются
машинограммы-предупреждения.
4.3.5. Свидетельством исполнения документа (поручения) может
быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем
исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение
заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии
документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет
справку об исполнении; краткая справка излагается карточке.
Карточка с материалами, характеризующими исполнение,
представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и
снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном
исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд
неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о
необходимости переноса срока исполнения такого документа.
4.3.6. Информация о результатах исполнения документов
(поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и
доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении
документов и поручений (приложение 16).
При автоматизированном контроле исполнения руководству и
исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.
4.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе
данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное
информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии
исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также
предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов,
анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в
местах регистрации документов с использованием автоматизированных
рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния
исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др.
выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь
при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9
|
