Стр. 5
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9
при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих
технических средств.
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в
банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью
выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем
массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив
одновременно с документами.
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
5.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и
определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой
построения справочной картотеки на исполненные документы и основой
для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения; в ведомственном архиве используется для учёта дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и
номенклатура дел отдельной организации (конкретная).
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами
ДОУ министерств для подведомственной сети и утверждаются их
руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры
дел согласовываются с ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) и
Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по
характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает
типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе)
и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и
индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но
разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется
на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ,
подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной
комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а
затем утверждаются руководителем организации не позднее
ноября-декабря текущего года.
Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется
службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в
качестве учётного документа в ведомственном архиве, четвёртый - в
государственном архиве, источником комплектования которого является
данная организация.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является
документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке,
установленном для регистрации внутренних документов) и включается в
раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.
5.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся
необходимые изменения, утверждается руководителем организации и
вводится в действие с 1 января следующего года.
5.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения
следует начинать с определения состава включаемых в неё документов;
при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами
и отчётами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения
за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и
типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным,
временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком
хранения, кроме того, в неё должны входить документы, образующиеся в
деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к
документам.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания
(брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени,
реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты,
указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную
деятельность структурного подразделения.
В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных
структурных подразделений, следует включать также документы,
образующиеся в деятельности временно действующих органов и
общественных организаций (профсоюзного комитета и Советов трудовых
коллективов, общественных комиссий и советов и др.).
5.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с
установленной формой (приложение 17).
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела
состоит из условного обозначения (индекса) структурного
подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения
(например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах
различных структурных подразделений присваиваются одинаковые
порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы
министерства по основной деятельности. Копии." в номенклатурах дел
структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2
и т.д.
Дела, в которых откладываются документы по проблемам,
разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный
экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует
оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в
течение года.
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов
номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных
подразделений и наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим
смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав
заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода
заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности
документов (приказы, планы, протоколы, отчёты, акты и др.).
Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных
видов документов по одному вопросу, но не связанных
последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках)
перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о
строительстве механического завода (приказы, финансовый отчёт,
сметы, акты приёма работ, переписка). Термин "Документы" используют
также при объединении в одном деле документов-приложений к
какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам
заседаний Коллегии министерства за 1992 год".
Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных
видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью
делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов,
командированных за границу", "Уголовное дело" и т.д.
При формулировании заголовков дел не следует использовать
термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и
т.д.
В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название
корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем
переписка. Например: "Переписка с министерством о составлении
отчетов по загранкомандировкам".
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их
названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например:
"Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных
корреспондентов могут быть названы обобщённо, например: "Переписка с
предприятиями о поставке оборудования".
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре
дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются
заголовки дел, с распорядительными документами вышестоящих органов,
затем располагаются группы организационных документов (уставы,
положения); распорядительные документы организации, планы, отчёты,
переписка и другие группы документов. Внутри групп документов
заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в
группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем
квартальные и месячные; то же относится и к отчётам: годовой отчёт,
квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале
располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними
организациями.
Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных
подразделений) располагаются в графе в соответствии с утверждённой
структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается общий
отдел, канцелярия или другая служба документационного обеспечения
управления. После основных структурных подразделений в порядке
значимости следуют общественные организации и временно действующие
органы.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в
конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно
действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков
хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отражённых в перечнях,
определяются экспертной комиссией организации.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о
переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую
организацию для продолжения и др. Названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, указываются в
конце номенклатуры дел перед реквизитом "наименование должности
руководителя службы ДОУ".
5.5. По окончании календарного года службой ДОУ организации в
конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и
количестве заведенных дел (приложение 18).
5.6. При наличии в организации средств ВТ утверждённая
номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для
упрощения её ведения, корректировки, а в необходимых случаях -
переработки.
Технология автоматизированного составления номенклатуры дел,
как правило, принципиально не отличается от традиционной.
6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
6.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица,
ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в организации
осуществляется службой ДОУ.
6.2. Группировка документов в дела производится согласно
отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ..." и в
строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется
правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки
об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются
в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы
и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчёты,
приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют
различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с
различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По
окончании делопроизводственного года такие документы следует
расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их
хранения.
Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату,
черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные
копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются
в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к
которым они относятся.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года,
за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщины). При большем объёме документов дело делят на
самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением
следующего.
6.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки
документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип,
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный
документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая
систематизация совпадает, как правило, с хронологическим
расположением документов (по датам их поступления, исполнения,
подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы
формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из
их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов,
административно-территориальных единиц, объектов и др.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения)
группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к
ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа,
то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу
группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному
составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приёме, переводе, увольнении, заграничных
командировках;
приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании,
назначении дежурных, взысканиях, командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на
основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты
решений и др.). При значительном объеме таких документов их
формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в
последовательности решения вопросов).
Планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки группируются
отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.
Планы и отчёты к ним хранят в делах того года, к которому они
относятся по своему содержанию, независимо от времени их
составления. Например, отчёт за 1992 год, составленный в 1993 году,
или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены
к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к
начальному году их действия; отчёты о выполнении таких планов
относятся к последнему году действия плана.
Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приёме на работу; направление или представление; анкета,
листок по учёту кадров; автобиография; документы об образовании;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учёту кадров, справки и другие
документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о
местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других
документов второстепенного значения, которые группируются отдельно
от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении
взысканий, поощрениях, изменений фамилий в личное дело не
подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному
листку по учёту кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные
дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри
структурных подразделений).
Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно:
предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного
срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5
лет).
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению
составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления
повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов.
Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в
порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Экспертиза ценности документов - это определение
народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного
значения документов в целях их отбора на государственное хранение и
установления сроков хранения.
7.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующей экспертной комиссией (ЭК). В министерствах, ведомствах и
центральных органах общественных организаций создаются постоянно
действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЭК и ЦЭК назначается приказом руководителя организации в
составе не менее 3-5 человек под председательством одного из
руководящих работников. ЭК (ЦЭК) работает на основе положения,
которое согласовывается с государственной архивной службой и
утверждается руководителем организации.
ЭК (ЦЭК) организации осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел организации и её
структурных подразделений;
проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу
и выносит решение о представлении их на утверждение
экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с
описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК (ЦЭПК)
архивного учреждения;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на
рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
участвует в подготовке методических пособий по
делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных
номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за
деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете
архивных учреждений.
ЭК (ЦЭК) является совещательным органом. Её решения
утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии
проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
7.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и
временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению
производится сотрудниками структурных подразделений организации.
Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива
организации.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур
дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием
сроков хранения, путём полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
8. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
8.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по
завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по
технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
ведомственного архива.
8.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых
случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых
уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования
организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
следует подшивать (переплетать) в дела с твёрдой обложкой. Листы в
деле нумеруются чёрным графическим карандашом или нумератором;
каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на
отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 19), в
которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных
листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются
особенности физического состояния документов и проставляется подпись
лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а
также дата.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учёт
которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные,
судебные и следственные дела, дела, сформированные по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание
документов и т.д.) составляется внутренняя опись документов,
находящихся в деле (приложение 20). Внутренняя опись помещается в
начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней
описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество
указывается в заверительной надписи после общего количества листов
дела (со знаком плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... листов
+ 20 листов внутренней описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
8.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляются по установленной форме (приложение 21).
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование
вышестоящей организации, организации и структурного подразделения,
индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок
хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для
определённых категорий документов (постановлений, приказов,
протоколов, переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи
и дела по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с
номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название организации или
структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его
последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами
вносятся их номера, а также указывается их подлинность или
копийность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты
документов;
если в деле имеются документы-приложения за более ранний
период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается
пометка: "Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество
листов в деле;
при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер
фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения делаются чётко, светостойкими чернилами или тушью.
9. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
9.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является
учётным документом и основным видом научно-справочного аппарата к
документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
9.2. На завершённые дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
ежегодно составляются описи (приложение 22, 23). На дела временного
(до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на
дела по личному составу; личные дела; дела временного (свыше 10 лет)
хранения; дела со специальной документацией (научные отчёты по
темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения
и т.п.).
9.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 23)
составляются ежегодно под непосредственным руководством
ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный
архив.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух
экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих
экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел. Описи
подписываются заведующим (сотрудником) ведомственного архива и
сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один
экземпляр описи возвращается в структурные подразделения, второй
остаётся в архиве.
9.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве
составляются годовые разделы сводных описей всей организации
(приложение 22).
Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырёх
экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и
утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
После этого сводная опись дел постоянного хранения передаётся на
утверждение руководителю организации. Законченная опись дел
постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 24),
оглавление, список сокращённых слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной
комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации (для
организаций, непередающих документы на госхранение) и утверждается
руководителем организации.
Сводная опись дел по личному составу организации, передающей
документы на государственное хранение, составляется в трёх
экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и
экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается
руководителем организации.
Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей
документы на государственное хранение составляется в двух
экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и
ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем
организации.
9.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело
вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело
состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть
вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел
в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров
описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с
ведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии
с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в
опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью
заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются
словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись
полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится
полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце
описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном
деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный
год (после интервала за последней описательной статьёй каждого
последующего года); графа описи "Примечания" используется для
отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9
|
