Стр. 8
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8
¦ 3 ¦18.05.1999 ¦ Рабочая ¦ ¦ ¦ 100 ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ ¦ тетрадь ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ инв.№ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+----------
Указания по ведению описи
1. При учете архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие
тетради, официальные издания и печати.
Форма 27
КНИГА
УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ,
ПРИНЯТЫХ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
Начата "____" __________ 20__ г.
Окончена "____" ________ 20__ г.
На "_____" листах
-------------T-----T----------T----------T------------------T------¬
¦ ¦ ¦Количество¦Номера ¦ Из них ¦ ¦
¦Наименование¦Номер¦дел, ¦дел, +-----------T------+Приме-¦
¦и номер ¦описи¦числящихся¦оказав- ¦совершенно ¦несек-¦чание ¦
¦фонда ¦ ¦по описи ¦шихся ¦секретных и¦ретных¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦в наличии ¦секретных ¦ ¦ ¦
+------------+-----+----------+----------+-----------+------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+------------+-----+----------+----------+-----------+------+------+
Форма 28
КНИГА
УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____" __________ 20__ г.
На "_____" листах
----T-----------------------------T-----T-----T--------T-----------¬
¦ № ¦ Наименование и номер фонда ¦Номер¦Номер¦За какой¦Для отметок¦
¦п/п¦ ¦описи¦дела ¦год ¦ ¦
+---+-----------------------------+-----+-----+--------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------------------------+-----+-----+--------+-----------+
Форма 29
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ___________________________
(должность, воинское звание,
_____________________________________
подпись, фамилия, инициалы)
"____" __________________ 20__ г.
АКТ
проверки наличия и состояния документов и описей
Проверка наличия и состояния документов и описей ______________
(номер фонда,
____________________________________________________________________
название фонда или части фонда)
проводилась с "____" ____________ по "____" ____________ 20__ г.
Проверкой установлено:
1.1. Числится по учету описей __________________________________ шт.
1.2. Оказалось в наличии описей ________________________________ шт.
1.3. Недостает описей __________________________________________ шт.
2.1. Всего числится по описям _________________________________ дел.
2.2. Не оказалось в наличии ___________________________________ дел.
2.3. Не относится к данному фонду _____________________________ дел.
2.4. Не относится к данным описям _____________________________ дел.
2.5. Имеют литерные номера, не оговоренные в итоговой записи _______
_______________________________________________________________ дел.
2.6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи ___________
_______________________________________________________________ дел.
2.7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям ____________ дел.
Из них:
- выданных во временное пользование за пределы архива _________
_______________________________________________________________ дел;
- требующих дезинфекции и дезинсекции ____________________ дел;
- требующих переплета и реставрации ______________________ дел;
- с неисправимыми повреждениями __________________________ дел.
3. Имеется не внесенных в описи _______________________________ дел.
4. Всего дел, относящихся к данному фонду __________________________
5. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления в
условиях их хранения _______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Проверку производили:
____________________________________________________________________
(должности, воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
Форма 30
ПАСПОРТ АРХИВА
____________________________________________________________________
(полное название архива)
____________________________________________________________________
(подчиненность)
____________________________________________________________________
(адрес архива)
Дата образования архива ____________________________________________
1. Помещение
-----------------T-------------T-----------------------------------¬
¦ ¦ ¦Краткая характеристика помещения ¦
¦Площадь ¦Протяженность¦(сухое, сырое, светлое, темное, ¦
¦архивохранилища,¦стеллажей, м ¦наличие вентиляции; вид отопления -¦
¦кв.м ¦ ¦центральное, газовое, печное; ¦
¦ ¦ ¦освещение - электрическое или иное)¦
+----------------+-------------+-----------------------------------+
2. Кадры
-----------T-----------T-------------------------------------------¬
¦ ¦ ¦Сведения о начальнике архива или лице, ¦
¦Количество¦Наличие ¦ответственном за архив ¦
¦штатных ¦работника, +------------T-----------T------------------+
¦работников¦ответствен-¦ Фамилия, ¦ ¦ Стаж работы ¦
¦архива ¦ного за ¦ имя, ¦Образование+-----------T------+
¦ ¦архив ¦ отчество ¦ ¦в данной ¦в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации¦архиве¦
+----------+-----------+------------+-----------+-----------+------+
3. Наличие и состояние документов
-----------------T-------------------------------------------------¬
¦ ¦ Фондов ¦
¦ +-------------------------------------------------+
¦ ¦ Дел ¦
¦ +-------------------------------------------------+
¦ ¦ Крайние даты документов ¦
¦ +-------------T-----------T-----------------------+
¦ ¦ ¦Постоянного¦Дел ¦
¦ ¦ ¦хранения +-----------------------+
¦ В архиве ¦ ¦ ¦В том числе описано ¦
¦ ¦ ¦ +-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Крайние даты документов¦
¦ ¦ Из них +-----------+-----------------------+
¦ ¦ ¦По личному ¦Дел ¦
¦ ¦ ¦составу +-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦В том числе описано ¦
¦ ¦ ¦ +-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Крайние даты документов¦
+----------------+-------------+-----------+-----------------------+
¦В структурном ¦Дел ¦
¦подразделении +-------------------------------------------------+
¦(постоянного ¦Крайние даты документов ¦
¦хранения) ¦ ¦
L----------------+--------------------------------------------------
Начальник архива ___________________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
М.П.
"____" ____________ 20__ г.
Форма 31
АКТ № _________
о сдаче документов в государственные архивы
Архив-сдатчик ______________________________________________________
Организация ________________________________________________________
Архив-приемщик _____________________________________________________
Организация ________________________________________________________
Основание сдачи ____________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________
(название организации, документы которого подлежат
____________________________________________________________________
сдаче)
-------T----------------------T------------T----------T------------¬
¦Номер ¦Количество экземпляров¦Крайние даты¦Количество¦ Примечание ¦
¦описей¦описей ¦документов ¦дел ¦ ¦
+------+----------------------+------------+----------+------------+
Всего описей _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
Всего дел __________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Состояние документов и описей ______________________________________
____________________________________________________________________
Одновременно сдаются _______________________________________________
____________________________________________________________________
Печать архива-сдатчика Сдал: представитель архива
__________________________
организации организации
__________________________
Печать архива-приемщика (подпись)
Принял: представитель архива
организации ____________________________
организации
_______________________ ____________________________
(дата) (подпись)
* &
Форма 32
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
ВЫСЛАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ И ПОСТОЯННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____"___________ 20__ г.
На "_______" листах
----T-------T---------T-----T-------T----------T------T------------T-------T--------T-----------------T-----------------T-----------¬
¦ № ¦Дата ¦Номер ¦Номер¦Номер ¦Количество¦Номер ¦Наименование¦Кому ¦На какой¦Дата и исходящий ¦Дата и входящий ¦Расписка ¦
¦п/п¦высылки¦(наимено-¦описи¦дела по¦листов ¦пленки¦дела ¦выслано¦срок ¦номер документа, ¦номер документа, ¦хранителя ¦
¦ ¦ ¦вание) ¦ ¦описи ¦(кол-во ¦ ¦ ¦ ¦выслано ¦при котором ¦при котором ¦фондов в ¦
¦ ¦ ¦фонда ¦ ¦ ¦кадров) ¦ ¦ ¦ ¦дело ¦выслано дело ¦возвращено дело ¦приеме дела¦
+---+-------+---------+-----+-------+----------+------+------------+-------+--------+-----------------+-----------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+---+-------+---------+-----+-------+----------+------+------------+-------+--------+-----------------+-----------------+-----------+
Указания по ведению книги
1. Книга ведется в архиве - за архив в целом.
2. При высылке архивного дела заполняются все графы, кроме
графы 7.
3. При высылке позитивов микрофильмов графы 4 и 5 не
заполняются.
4. При высылке дел (позитивов микрофильмов) в графе 9
указывается наименование воинской части (организации), в адрес
которой выслано дело, а в графе 11 - номер сопроводительного письма.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8
|
