Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8
ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
15 февраля 2002 г. № 3
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В соответствии с Положением о Министерстве обороны Республики
Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 19
ноября 2001 г. № 685 "О Министерстве обороны Республики Беларусь и
Генеральном штабе Вооруженных Сил Республики Беларусь", приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по архивному делу в
Вооруженных Силах Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу приказ Министра обороны Республики
Беларусь от 22 августа 1994 г. № 333 "О введении в действие
Положения о Центральном архиве Министерства обороны Республики
Беларусь".
3. Не применять в Вооруженных Силах Республики Беларусь приказ
Министра обороны СССР от 22 августа 1981 г. № 225 "О введении
Наставления по архивному делу в СА и ВМФ".
4. Приказ разослать до отдельной воинской части.
Министр
генерал-полковник Л.С.МАЛЬЦЕВ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол центральной Приказ Министерства обороны
экспертно-методической комиссии Республики Беларусь
государственного учреждения 15.02.2002 № 3
"Национальный центр по архивам
и делопроизводству
Республики Беларусь"
29.01.2002 № 1
ИНСТРУКЦИЯ
по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по архивному делу в Вооруженных Силах Республики
Беларусь (далее - Инструкция) определяет основные правила
организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Республики
Беларусь (далее - Вооруженные Силы) и обязанности работников
делопроизводственных архивных служб по подготовке документов для
сдачи в Центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь
(далее - Центральный архив).
2. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в
соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь" от 6 октября 1994 г.
(Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., № 29,
ст.507), нормативными правовыми актами Министерства обороны
Республики Беларусь (далее - Министерство обороны) и иными актами
законодательства, а также нормативно-методическими документами по
архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.
3. Общее руководство архивным делом в Вооруженных Силах
осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил (далее - Генеральный
штаб) через организационный отдел Генерального штаба.
4. Начальники структурных подразделений Министерства обороны,
начальники главных штабов видов Вооруженных Сил, начальники штабов
соединений, воинских частей, руководители организаций Вооруженных
Сил, военные комиссары отвечают за состояние и сохранность
законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и
своевременную сдачу в Центральный архив всех документов (дел),
подлежащих хранению, ежегодное представление в Центральный архив
номенклатуры заводимых дел секретного и несекретного
делопроизводств.
5. Документы, независимо от способа их воспроизведения и вида
носителя информации (управленческие, аудиовизуальные, электронные и
другие), образовавшиеся в процессе деятельности структурных
подразделений, военных комиссариатов, воинских частей, организаций
Вооруженных Сил (далее - воинские части (организации) или воинские
части и организации), имеющие военное, научное, социально-культурное
и историческое значение, входят в состав Национального архивного
фонда Республики Беларусь.
6. Порядок сдачи, приема, учета, хранения и использования в
архивах дел, имеющих гриф "особой важности", шифртелеграмм,
электронных документов, звукозаписей и видеозаписей определяется
правовыми актами Министерства обороны.
7. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном
отношении к хранению, порче или незаконном уничтожении архивных
документов, а также в разглашении содержащихся в них сведений,
составляющих государственные секреты, привлекаются к ответственности
в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
РАЗДЕЛ II
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ И ЕГО ЗАДАЧИ
8. Прием, учет и хранение законченных делопроизводством дел и
обеспечение использования архивных документов в Вооруженных Силах
осуществляет Центральный архив. В воинских частях и организациях,
где нет архивов, выполнение работ с архивными документами
возлагается на соответствующих работников делопроизводств.
9. Центральный архив подчиняется начальнику организационного
отдела Генерального штаба.
10. Центральный архив является юридическим лицом, имеет печать
с изображением Государственного герба Республики Беларусь и со своим
наименованием.
11. Центральный архив свою работу проводит по планам,
утвержденным начальником организационного отдела Генерального
штаба.
12. На Центральный архив возлагается:
12.1. прием, учет и хранение архивных документов;
12.2. научно-техническая обработка принятых на хранение
документов;
12.3. создание системы научно-справочного аппарата,
обеспечивающего быстрый поиск документов;
12.4. выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
12.5. обеспечение работы исследователей;
12.6. высылка (выдача) архивных дел (документов) во временное
или постоянное пользование;
12.7. проведение экспертизы ценности документов, находящихся на
хранении в Центральном архиве, и уничтожение в установленном порядке
документов с истекшими сроками хранения;
12.8. контроль за экспертизой ценности документов, за
подготовкой их отбора и сдачей в Центральный архив воинскими частями
и организациями;
12.9. консультация лиц, ответственных за ведение
делопроизводства в воинских частях и организациях по вопросам
формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности
документов;
12.10. подготовка и передача документов на постоянное хранение
в Национальный архив Республики Беларусь;
12.11. изготовление копий документов машинописным,
фотографическим и другими способами.
13. На Центральный архив, кроме указанного в пункте 12
настоящей Инструкции, также возлагается:
13.1. участие в разработке руководящих документов по архивному
делу и делопроизводству в Вооруженных Силах;
13.2. обобщение опыта работы и подготовка предложений по
улучшению деятельности Центрального архива, представление их в
Генеральный штаб;
13.3. организация использования документов в военно-научных и
исторических целях, оперативной и боевой подготовке штабов и войск,
информирование заинтересованных воинских частей и организаций о
составе документов Центрального архива;
13.4. микрофильмирование особо ценных и уникальных документов с
целью создания страхового фонда и сохранности подлинников;
13.5. подготовка по заданиям Министерства обороны и
Генерального штаба обобщенных справочных материалов на основе
архивных документов.
14. Центральный архив в материальном и финансовом отношении
обеспечивается административно-хозяйственным отделом и финансовым
управлением Генерального штаба.
15. Изготовление бланков, документов, книг и журналов,
предусмотренных настоящей Инструкцией, и снабжение ими Центрального
архива, воинских частей и организаций возлагаются на вещевую службу
тыла Вооруженных Сил.
РАЗДЕЛ III
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
16. В Центральном архиве хранятся законченные делопроизводством
документы воинских частей и организаций Вооруженных Сил за
послевоенный период*.
______________________________
*Часть документов воинских частей и организаций,
дислоцирующихся на территории Республики Беларусь, находится на
хранении в Центральном архиве Министерства обороны Российской
Федерации (142100, г.Подольск Московской области).
17. Кроме документов, указанных в пункте 16 настоящей
Инструкции, в Центральном архиве хранятся документы:
торгово-производственного управления при Министерстве обороны,
а также организаций, входящих в его состав;
военных судов и военных прокуратур.
18. Документы хранятся в воинских частях и организациях в
течение сроков, установленных соответствующими перечнями и пунктом
19 настоящей Инструкции.
Срок хранения документов (дел, книг, журналов, картотек и тому
подобное) исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания
их ведения.
Срок хранения уголовных дел, а также надзорных, судебных,
кассационных производств по уголовным делам и жалобам исчисляется:
с момента окончания срока наказания, определенного вступившим в
законную силу приговором или с момента истечения испытательного
срока для условно осужденных;
с момента вступления в законную силу оправдательного
приговора;
с момента вынесения постановления (определения) о прекращении
дела или производства по жалобам.
Срок хранения гражданских дел исчисляется с момента вступления
в законную силу решения или определения суда.
19. В воинских частях и организациях дела со сроком хранения до
10 лет включительно хранятся в этих воинских частях и организациях
до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в
установленном порядке. Дела со сроком хранения более 10 лет хранятся
в воинских частях и организациях 3 года после завершения их в
делопроизводстве*, после чего передаются на дальнейшее хранение в
Центральный архив.
______________________________
*В структурных подразделениях Министерства обороны разрешается
хранить дела до 10 лет.
20. Место хранения архивных документов воинских частей и
организаций, не указанных в настоящей Инструкции, определяет
Генеральный штаб.
РАЗДЕЛ IV
ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ
Глава 1
ПОДГОТОВКА ДЕЛ, КНИГ, ЖУРНАЛОВ, КАРТОТЕК ДЛЯ СДАЧИ
В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ
21. Подготовка документов, подлежащих сдаче в Центральный
архив, включает проверку правильности оформления фондовой и
структурной принадлежности (определение фондовой и структурной
принадлежности документов означает правильное отнесение их к фонду
той или иной воинской части, организации), формирование и оформление
дел, проведение экспертизы ценности документов и определение сроков
их хранения.
Кроме того, проверяется физическое состояние каждого дела
(прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными
вредителями и болезнями, не применялся ли силикатный клей, мучной и
крахмальный клейстеры, не выступают ли документы за края обложек и
другое), а также наличие подписей и печатей в приказах, протоколах,
актах и других документах, полнота заполнения всех граф в книгах
учета личного состава.
22. Дела, книги, журналы, картотеки, чертежи и тому подобное,
подлежащие передаче на хранение в Центральный архив, должны быть
оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов
Министерства обороны по ведению секретного и несекретного
делопроизводств в Вооруженных Силах.
23. При этом необходимо руководствоваться следующим:
23.1. обложки дел с документами, исполненными на стандартных
листах, должны иметь размеры 229х324 мм (в дальнейшем дела и
обложки, имеющие такие размеры, именуются "стандартное дело,
стандартные обложки"). Обложки дел с документами, изготовленными на
нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам
подшитых в них листов.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщины). При большом объеме документов дело делят на
самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением
предыдущего;
23.2. надписи на обложках дел, книг и журналов оформляются
разборчиво, без сокращений.
На обложках дел, книг, журналов и тому подобное (образцы
заполнения обложек приведены в формах 1 и 2 согласно приложению)
указываются:
срок хранения дела и номер статьи перечня. При введении в
действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи
зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные;
инвентарный номер (указывается только на делах, имеющих грифы
секретности и учтенных в инвентарных книгах);
гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не
заполняется);
наименование воинской части (организации). На делах с грифами
секретности пишется полное (без сокращений) действительное
наименование воинской части (организации). Если воинская часть
(организация) имеет и условное наименование, то под действительным
наименованием в скобках пишется условное наименование. Например,
"4-й гвардейский танковый полк (войсковая часть 00000)". В случаях,
когда в течение года, за который готовятся дела, воинская часть
(организация) была переименована (реорганизована) и это не вызвало
возникновения нового фондообразователя, то под старым ее
наименованием должно быть написано и новое наименование. Например,
"25-й гвардейский механизированный полк. С 14 мая 1994 г. - 5-й
гвардейский мотострелковый полк (в/ч 00000)". На несекретных делах
воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное
наименования, указывается только условное наименование (войсковая
часть 00000);
присвоенный делу номер. Если дело состоит из нескольких томов,
то на обложке первого тома должно быть указано количество томов
этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома;
наименование (заголовок) дела, книги, журнала. Наименование
(заголовок) должно быть кратким и в то же время полностью раскрывать
содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке)
указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому
они вопросу. Например, "Приказы командира полка по строевой части №
1-310", "Книга алфавитного учета рядового и сержантского состава
срочной службы призыва осень 1993 года", "Штатно-должностная книга
учета офицерского состава управления Западного оперативного
командования". Если делу нельзя дать одно общее краткое
наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных
документов или перечисления наиболее важных;
число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку
(постановления, приказы, директивы, распоряжения, акты и тому
подобное), датой начала дела является дата подписания или
утверждения самого раннего документа, а дата окончания - дата
подписания, утверждения самого позднего документа.
Для дел с постановлениями коллегии Министерства обороны,
военных советов датой начала дела является дата самого раннего
постановления, а датой окончания - дата самого позднего
постановления.
Для книг учета личного состава датой начала дела является самая
ранняя дата записи о зачислении в списки воинской части, а датой
окончания - самая поздняя дата записи об исключении из списков
воинской части.
Для дел с раздаточными ведомостями на выплату денежного
довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского
персонала датой начала дела является первое число, а датой окончания
- последнее число месяцев, за которые в деле подшиты ведомости, то
есть если в дело подшиты ведомости за январь, февраль, март, то
датой начала будет 1 января, а окончания - 31 марта.
Для личных карточек лиц гражданского персонала (форма Т-2)
датой начала дела является самая ранняя дата записи о приеме на
работу, датой окончания - самая поздняя дата записи об увольнении с
работы. Дела с личными карточками на лиц гражданского персонала
(форма Т-2) формируются в дело по году увольнения (до 250 карточек в
дело).
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата
поступления первого входящего или дата первого исходящего документа,
а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего
документа, независимо от места нахождения их в деле;
количество занумерованных в деле листов. На обложках дел,
имеющих грифы секретности, указывается количество листов в деле,
количество листов внутренней описи и количество приложений к делу -
указывается в заверительном листе. Правильность оформления обложки
удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение
делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Металлические скрепления (скрепки, булавки и тому подобное) из
дел удаляются.
Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы
большого формата с целью их сохранности и удобства пользования не
подшиваются в дела, а хранятся сложенными в стандартных папках или
конвертах в качестве приложений к делам. На каждую папку
составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело были подшиты документы с различными сроками
хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из
сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками
хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Вновь
сформированные дела оформляются в соответствии с требованиями
правовых актов Министерства обороны по ведению секретного и
несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах и пунктами 21-23
настоящей Инструкции;
23.3. все листы в деле, книге, журнале, кроме чистых, должны
быть пронумерованы. Чистые листы из дела изымаются и уничтожаются по
акту в установленном порядке. На титульном листе и в заверительных
надписях во внутренней описи и в конце дела указывается фактическое
количество листов, оставшихся в деле. Из книг учета личного состава
чистые листы не изымаются. Номера в листах проставляются в правом
верхнем углу нумератором или графитным карандашом, не задевая
текста. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно, начиная с № 1.
Лист, сложенный вдвое и подшитый по изгибу, нумеруется как два
самостоятельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за
один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист. Лист с
наклеенными на него документами (вырезками, выписками, фотографиями
и тому подобное) нумеруется как один лист. В нижней части или на
обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один
лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте
указывается количество листов в склейке. В обоих случаях
заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение
делопроизводства, и скрепляется печатью "Для пакетов". Во внутренней
описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается
оговорка (например: "На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи
на обороте листа", или "Лист 5-карта - склейка из 10 листов"). Если
к документу (листу) подклеены одним краем другие документы
(переводы, вставки текста, справки и тому подобное), то каждый
документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым
номером. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на
оборотной стороне в верхнем углу.
Незначительные недочеты в нумерации листов устраняются
следующим образом: на не пронумерованных листах проставляется номер
предыдущего пронумерованного листа с прибавлением букв "а", "б" и
так далее; при повторении одного номера на нескольких рядом
расположенных листах первый из них оставляется за тем же номером, а
к последующим добавляются буквы "а", "б" и так далее.
Если при нумерации листов было допущено большое количество
ошибок, то листы дела нумеруются заново, при этом старые номера
зачеркиваются. В этих случаях во внутренние описи, имеющиеся в
делах, вносятся исправления или описи составляются заново;
23.4. листы внутренней описи нумеруются отдельно арабскими
цифрами и подшиваются в начале дела;
23.5. если из дела изъяты какие-либо документы для подшивки в
другое дело или отправки в другую воинскую часть (организацию), то
на место изъятого документа в дело подшивается справка-заместитель,
в которой указываются номер изъятого документа, количество и номера
листов, куда направлен или в какое дело подшит документ.
Справка подписывается начальником секретного отдела (отделения)
и заверяется печатью "Для пакетов". Во внутренней описи в графе
"Примечание" и в заверительной надписи в конце дела делается отметка
о местонахождении изъятого документа. Например, "Документ вх.№ 072
на 3 листах (листы 63-65) подшит в дело за 1990 год № 022, лл.1-3"
или "Документ вх.№ 073 на 1 листе (лист 12) выслан в войсковую часть
00000 16 августа 1990 г. при исх.№ 018".
Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение
делопроизводства, и проставлением печати "Для пакетов".
Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое
количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов
в деле не производится;
23.6. дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности,
прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1-2 см от
корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и
их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные
концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются печатью "Для
пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной
надписью.
Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных,
прошнуровываются двумя раздельными нитками (шнуром) так, чтобы все
листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки
документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется
за выходные концы подшивочного шнура.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и
последнем листах дела, книги, журнала перед прошнуровкой
наклеиваются полоски тонкого картона, через которые пропускается
шнур;
23.7. в конце каждого дела на специально вшитом чистом листе, а
в книгах и журналах на оборотной стороне последнего чистого листа
делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и
прописью количество пронумерованных и прошнурованных листов. Лист с
заверительной надписью входит в общее количество листов дела, книги,
журнала. В несекретных делах в заверительной надписи указывается
количество пронумерованных листов, например, "В деле пронумеровано
130 (сто тридцать) листов". В этой же надписи указываются все
неустранимые дефекты (поврежденные и разрушенные листы; листы,
залитые чернилами), листы, изъятые из дел по справкам-заместителям,
и тому подобное, а также количество и наименования имеющихся к делу
приложений. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным
за ведение делопроизводства, и скрепляется печатью "Для пакетов".
Примеры заверительных надписей:
"В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152
(сто пятьдесят два) листа", "В деле пронумеровано, прошнуровано и
скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к
делу - схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5
листах"; "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210
(двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний
угол 97-го листа частично оторван, верхний угол 153-го листа залит
чернилами. Документ вх.№ 072 на 3 листах (листы 63-65) подшит в дело
за 1990 год № 22, лл. 1-3.";
23.8. в делах, сдаваемых на хранение в Центральный архив, не
должно быть подлинных документов военнослужащих и лиц гражданского
персонала (свидетельств о рождении и браке, документов об
образовании и так далее). При необходимости вместо подлинных личных
документов в дела подшиваются их копии.
24. Документы большого формата (карты, схемы, планы,
фотоснимки, чертежи и тому подобное), изготовленные на бумажной
основе, укладываются в сложенном виде неподшитыми в прочные папки.
Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные
в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы
в порядке их расположения.
В описи указываются номер по порядку, инвентарный номер
документа, наименование документа и порядковые номера его листов в
папке. В конце описи делается заверительная надпись, которая
подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и
скрепляется печатью "Для пакетов". Опись хранится под верхней
обложкой папки.
Документы большого формата, изготовленные на твердой основе
(картон, фанера и тому подобное), которые невозможно хранить в
сложенном виде, сдаются в Центральный архив в специально
изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18-20 см.
Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам
документов.
25. Личные карточки (форма Т-2) на уволенных лиц гражданского
персонала систематизируются по алфавиту фамилий, имен, отчеств,
подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих
карточек и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись
(форма 3). Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись
вносятся по старой и новой фамилии. На обложки таких дел
наклеиваются титульные листы (формы 1 или 2). В заголовке дела
указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него
карточки. Например, "Личные карточки лиц гражданского персонала за
1987-1990 гг. на буквы А-К".
При наличии в воинской части (организации) свыше 500 таких
карточек они сдаются в Центральный архив в прочных деревянных
(фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и
ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким
расчетом, чтобы ими удобно было пользоваться. Карточки в ящике
должны быть разложены по алфавиту фамилий, имен и отчеств и
пронумерованы. В конце ящика должна быть карточка с заверительной
надписью. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается титульный
лист (приложение), соответствующий размеру лицевой стороны ящика. В
том же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие
картотеки на личный состав.
26. Карточки на выплату денежного довольствия офицерам,
прапорщикам, мичманам, военнослужащим, проходящим военную службу по
контракту, а также заработной платы лицам гражданского персонала при
подготовке их к сдаче в Центральный архив формируются за один
делопроизводственный год, а внутри дела - по алфавиту фамилий, имен
и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих
карточек, причем карточки на военнослужащих оформляются в одни дела,
а на лиц гражданского персонала - в другие дела. Карточки нумеруются
в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть
внутренняя опись (форма 3). В конце дела на специально вшитом чистом
листе делается заверительная надпись. На обложку дела наклеивается
титульный лист (формы 1 или 2). В заголовке дела указывается, на
какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы
алфавита подшиты в дело карточки. Например, "Карточки на выплату
заработной платы лицам гражданского персонала за 1976-1977 гг. на
буквы А-К".
27. При подготовке к сдаче в Центральный архив служебных
изданий (уставов, наставлений, научных трудов, учебных пособий,
журналов и тому подобное) обязательно проверяется наличие и
физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям
(карты, схемы, фотографии и другое).
28. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в
Центральный архив систематизируются по годам, а внутри года - по
алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8
|
