Стр. 5
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8
180.1. каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением
нормальных условий хранения документов и при этом есть основание
предполагать их порчу или утрату;
180.2. при передаче документов из Центрального архива;
180.3. при приеме дел хранителями фондов на ответственное
хранение;
180.4. при смене начальника Центрального архива и хранителя
фондов;
180.5. не реже одного раза в пять лет.
181. Проверка наличия и состояния документов и описей
проводится комиссиями.
182. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей
комиссия должна ознакомиться с делом фонда и с основными
учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду.
Проверка наличия описей производится по книгам учета описей. Наличие
документов проверяется путем сверки наименования (заголовка)
архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела,
с записями в описи. При этом делать условные отметки в описях и на
архивных делах не разрешается. Проверкой устанавливаются:
182.1. наличие описей;
182.2. фактическое количество дел;
182.3. количество архивных дел, числящихся по описям;
182.4. номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при
проверке;
182.5. количество архивных дел, не включенных в описи;
182.6. количество архивных дел, не относящихся к данному
фонду;
182.7. количество архивных дел, не оговоренных в итоговой
записи;
182.8. номера и наименования архивных дел с неустранимыми
повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также
архивные дела, требующие реставрации и переплета;
182.9. условия хранения документов.
Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и
состояния документов и описей фонда (форма 4).
183. При приеме архивных дел хранителями фондов на
ответственное хранение результаты проверки наличия документов
записываются только в книгу учета описей и архивных дел, принятых на
ответственное хранение (форма 27).
При последующих проверках наличие архивных дел и описей
устанавливается на основании записей, сделанных в этой книге, а
также на основании актов на архивные дела и описи, принятые и
переданные после предыдущей проверки.
Порядок проведения последующих проверок наличия и состояния
документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов
определяет начальник Центрального архива.
184. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном
пользовании внутри Центрального архива, проверяются на общих
основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.
Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном
пользовании за пределами Центрального архива, считаются имеющимися в
наличии.
185. Если в период проверки будет выявлена недостача архивных
дел и описей, то принимаются меры к их розыску.
В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не
удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и
описей (форма 28). Для принятия окончательного решения назначается
административное расследование. О результатах расследования
докладывается по команде.
186. По окончании проверки наличия и состояния документов на
основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на
ответственное хранение, или листов проверки наличия и состояния
документов и описей фонда составляется акт (форма 29), который с
приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и
другое) представляется на рассмотрение и утверждение начальником
Центрального архива.
Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат
основанием для передачи документов на ответственное хранение вновь
назначенным хранителям фондов.
187. Архивные дела, не включенные в описи, а также не
относящиеся к проверяемому фонду, учитываются и присоединяются к
соответствующему фонду в установленном порядке.
РАЗДЕЛ XIV
КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА, ЕГО ОТЧЕТНОСТЬ,
МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
188. Генеральный штаб обязан систематически проверять состояние
и работу Центрального архива, а штабы и управления всех степеней -
порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в подчиненных
воинских частях и организациях.
189. Проверка Центрального архива может быть полной,
охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивом, или по отдельным
видам его работы. Результаты проверки отражаются в акте,
составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по
распоряжению которого проводилась проверка.
190. Представители Национального центра по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь допускаются к проверке
состояния и обеспечения сохранности документов в Центральном архиве
по согласованию с Генеральным штабом и при наличии специальных
удостоверений.
191. Начальник Центрального архива ежегодно представляет в
Национальный центр по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
паспорт архива (форма 30), предварительно согласованный с
начальником организационного отдела Генерального штаба.
Доклад составляется в произвольной форме, но с обязательным
освещением следующих вопросов:
191.1. состояние Центрального архива (оборудование, пригодность
помещений для хранения документов, наличие комнат для хранения
документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и
объем архивохранилищ и наличие свободных площадей для очередного
приема архивных дел от войск);
191.2. движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января
отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от
войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками
хранения, наличие дел на 1 января наступившего года, из них:
постоянного и временного сроков хранения, количество архивных дел,
подлежащих передаче в Национальный архивный фонд Республики
Беларусь;
191.3. состояние справочной работы (количество поступивших и
исполненных обращений граждан, сроки исполнения и характер даваемых
ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного
аппарата);
191.4. какая проведена работа по проверке хранения и
уничтожения документов в войсках;
191.5. устранение недостатков, отмеченных в актах проверки
Центрального архива;
191.6. штат и укомплектованность Центрального архива личным
составом;
191.7. предложения по улучшению работы Центрального архива.
192. Методическая работа в архивах Вооруженных Сил заключается
в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и
внедрения их в практику и ведется на базе результатов научных
исследований и обобщения опыта работы.
193. Основными формами методической работы являются:
составление инструкций, рекомендаций и других методических
пособий;
обсуждение и решение методических вопросов на методической и
экспертно-проверочной (экспертной) комиссиях;
изучение и обобщение передового опыта;
методическая помощь сотрудникам Центрального архива;
методическая помощь лицам, ответственным за ведение
делопроизводства в воинских частях и организациях, по вопросам
формирования и оформления дел, подготовки и сдачи документов в
архивы.
194. Начальник Центрального архива ежегодно к 1 февраля
представляет в организационный отдел Генерального штаба сводные
доклады о работе и состоянии Центрального архива.
195. Документы с постоянным сроком хранения могут передаваться
на государственное хранение в соответствии с законодательством
Республики Беларусь. Передача документов в республиканские
государственные архивы производится по актам (форма 31).
Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта
передается архиву-приемщику, а второй акт остается у
архива-сдатчика.
Сроки и порядок передачи документов согласовываются с
Национальным центром по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь.
Приложение
к Инструкции
по архивному делу
в Вооруженных Силах
Республики Беларусь
ОБРАЗЦЫ
ФОРМ ДОКУМЕНТОВ И ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ
В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Форма 1
Образец заполнения обложки (титульного листа) секретного дела
Хранить постоянно
Ст.4
Инв.№ 15 ______________________________
(гриф секретности)
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
2-й гвардейский механизированный полк с 14 мая 1993 г.
2-й гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)
___________________________________________________________
(наименование воинской части, организации)
ДЕЛО № 5
ПРИКАЗЫ КОМАНДИРА ПОЛКА ПО СТРОЕВОЙ ЧАСТИ
№ 1-250
_______________________________________________________
(наименование дела)
----------T-------------T-------------T-------------T---------------¬
¦ Архив ¦ Номер фонда ¦ Номер описи ¦ Номер дела ¦ Номер коробки ¦
+---------+-------------+-------------+-------------+---------------+
¦ ЦАМО ¦ 1725 ¦ 18932с ¦ 2 ¦ - ¦
L---------+-------------+-------------+-------------+----------------
Начато 1 января 2002 г.
Окончено 31 декабря 2002 г.
На 100 листах
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
Форма 2
Образец заполнения обложки (титульного листа)
несекретного дела
Хранить 25 лет, до 2027 года
Ст.1721
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Военный госпиталь № 12
____________________________________________________________________
(наименование воинской части, организации)
____________________________________________________________________
ДЕЛО № 7
Том 1 (девять томов)
ИСТОРИИ БОЛЕЗНЕЙ НА БУКВЫ А, Б
____________________________________________________________________
(наименование дела)
-----------T-------------T-------------T-------------T-------------¬
¦ Архив ¦ Номер фонда ¦ Номер описи ¦ Номер дела ¦Номер коробки¦
+----------+-------------+-------------+-------------+-------------+
¦ ЦАМО ¦ 1721 ¦ 17865 ¦ 1 ¦ 2773 ¦
L----------+-------------+-------------+-------------+--------------
Начато 1 января 2002 г.
Окончено 30 декабря 2002 г.
На 224 листах
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
Форма 3
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
истории болезней, подшитых в дело № ______ за 20___ год
-----T------------------------------T--------------T----------------
№ ¦ Фамилия, имя, отчество ¦Номера листов ¦ Примечание
п/п ¦ ¦в деле ¦
-----+------------------------------+--------------+----------------
1. Андреев Федор Иванович 1-12
2. Аникеев Борис Гаврилович 13-16
3. Афанасьев Иван Семенович 17-18
--------------------------------------------------------------------
Всего в опись внесено 42 (сорок две) истории на 387 листах.
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
* &
Форма 4
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
наличия и состояния документов и описей фонда
____________________________________________________________
(наименование и номер фонда)
------T-------T----------T--------T-------T-------T---------T---------T---------T---------T---------T---------T---------T---------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Номера ¦Номера ¦Литерные ¦Пропущен-¦Количест-¦Номера ¦Номера ¦Номера ¦Номера ¦Делопроизводст-¦
¦ ¦Отметка¦Количество¦Номера ¦дел, не¦дел, не¦номера ¦ные ¦во дел ¦дел, ¦дел, ¦дел, ¦дел с ¦венные номера ¦
¦Номер¦о ¦дел, ¦необна- ¦относя-¦относя-¦дел, не ¦номера, ¦данной ¦выданных ¦требующих¦требующих¦неисправ-¦или индексы ¦
¦описи¦наличии¦числящихся¦руженных¦щихся к¦щихся к¦оговорен-¦не огово-¦описи, ¦во ¦дезинфек-¦реставра-¦ными ¦дел, ¦
¦ ¦описи ¦по описи ¦дел ¦данному¦данной ¦ные в ¦ренные в ¦оказав- ¦временное¦ции и ¦ции и ¦поврежде-¦не внесенных в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦фонду ¦описи ¦итоговой ¦итоговой ¦шихся в ¦пользова-¦дезинсек-¦переплета¦ниями ¦опись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦записи ¦записи ¦наличии ¦ние ¦ции ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------+----------+--------+-------+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦
+-----+-------+----------+--------+-------+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------------+
Председатель комиссии ______________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(воинские звания, подписи, фамилии, инициалы)
____________________________________________________________________
Форма 5
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА № _______
на личное (пенсионное) дело
___________________________________________________________________
(ненужное зачеркнуть)
--T-----------------------------T----------------------------------¬
¦1¦ Фамилия, имя, отчество ¦ Иванов Иван Иванович ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦2¦ Воинское звание ¦ Полковник ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦3¦ Год рождения ¦ 1950 ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦4¦ Место рождения ¦ г.Касимов Рязанской области ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦5¦За какие годы отражена служба¦ 1980-1990 гг. ¦
¦ ¦ в Вооруженных Силах ¦ ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦6¦Количество листов ___________ Фотокарточек _____________________¦
¦ ¦________________________________________________________________¦
+-+-----------------------------T----------------------------------+
¦7¦Личный № ____________________¦Коробка __________________________¦
L-+-----------------------------+-----------------------------------
Оборотная сторона карточки
(Форма 5)
ДВИЖЕНИЕ ЛИЧНОГО (ПЕНСИОННОГО) ДЕЛА
------------------------------T------------------------------------¬
¦ Дело выслано ¦ Дело возвращено ¦
+----T-----------T------------+-----T----------T-------------------+
¦Дата¦ Исходящий ¦Кому выслано¦Дата ¦ Входящий ¦Расписка принявшего¦
¦ ¦ номер ¦ ¦ ¦ номер ¦дело ¦
+----+-----------+------------+-----+----------+-------------------+
Пояснения к форме
1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги
(размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью)
четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.
3. Номер карточке присваивается в Центральном архиве и является
номером личного (пенсионного) дела.
4. Оборотная сторона карточки о движении дела заполняется в
Центральном архиве.
5. До сдачи в Центральный архив карточки хранятся в делах под
верхней обложкой.
Форма 6
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
на лицо, проходящее по уголовному (гражданскому) делу,
надзорному, судебному и кассационному производству
--T--------------------------------T-------------------------------¬
¦1¦Фамилия, имя, отчество ¦Иванов Иван Иванович ¦
+-+--------------------------------+-------------------------------+
¦2¦Год рождения ¦1930 ¦
+-+--------------------------------+-------------------------------+
¦3¦Место рождения ¦г.Борисов Минской области ¦
+-+--------------------------------+-------------------------------+
¦4¦Каким военным трибуналом осужден¦Военным трибуналом Белорусского¦
¦ ¦или в какой военной прокуратуре ¦военного округа ¦
¦ ¦велось дело ¦ ¦
+-+--------------------------------+-------------------------------+
¦5¦Дата осуждения (дата прекращения¦15 октября 1963 г., ¦
¦ ¦дела), статья УК, мера наказания¦193-17 п."а", 10 л. ИТЛ ¦
L-+--------------------------------+--------------------------------
------------T----------T-------------T-------------T---------------¬
¦Номер описи¦Номер дела¦Количество ¦Номер коробки¦Отметка об ¦
¦ ¦по описи ¦листов в деле¦ ¦уничтожении ¦
+-----------+----------+-------------+-------------+---------------+
Оборотная сторона карточки
(форма 6)
ДВИЖЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА
------------------------------T------------------------------------¬
¦ Дело выслано ¦ Дело возвращено ¦
+----T-----------T------------+-----T----------T-------------------+
¦Дата¦ Исходящий ¦Кому выслано¦Дата ¦ Входящий ¦Расписка принявшего¦
¦ ¦ номер ¦ ¦ ¦ номер ¦дело ¦
+----+-----------+------------+-----+----------+-------------------+
Пояснения к форме
1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги
(размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются чернилами (тушью) четким и разборчивым
почерком или печатаются на машинке.
При подготовке дел для сдачи в Центральный архив заполняются
графы 1-5 и графа "Количество листов в деле". Остальные графы
заполняются в Центральном архиве.
3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по
делу, в одном экземпляре.
4. До сдачи в Центральный архив карточки хранятся в делах под
верхней обложкой.
Форма 7
ФОНД № ____
_____________________________________
(гриф секретности)
"Разрешаю сдать в архив
дела по данной описи"
____________________________________
(начальник штаба воинской части,
____________________________________
руководитель организации)
____________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы,
фамилия)
ОПИСЬ № ____
секретных дел 1-го гвардейского мотострелкового полка
(войсковая часть 00000)
____________________________________________________________________
(гриф секретности, действительное и условное наименования
воинской части, организации)
за 1992-1994 гг.
----T-----T-----------------T-------T--------T------T---------T---------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Срок ¦Отметка о¦
¦ № ¦Номер¦ ¦Начато ¦Окончено¦Коли- ¦хранения ¦месте ¦
¦п/п¦дела ¦Наименование дела¦(число,¦(число, ¦чество¦и номер ¦хранения ¦
¦ ¦ ¦ ¦месяц) ¦месяц) ¦листов¦статьи по¦(выбытии)¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+---+-----+-----------------+-------+--------+------+---------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-----+-----------------+-------+--------+------+---------+---------+
¦ 1 ¦ ¦За 1992 год ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦3т.1 ¦Приказы командира¦02.01 ¦06.06 ¦185 ¦Пост. 4 ¦ ¦
¦ ¦123с ¦полка по строевой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦части № 1-120 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+-----------------+-------+--------+------+---------+---------+
¦ 2 ¦3т.2 ¦То же, № 121-130 ¦07.06 ¦31.12 ¦112 ¦Пост. 4 ¦ ¦
¦ ¦124с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+-----------------+-------+--------+------+---------+---------+
¦ 3 ¦ ¦За 1992-1994 гг. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦7 ¦Книга алфавитного¦20.10 ¦31.12 ¦100 ¦Пост. 211¦ ¦
¦ ¦112с ¦учета рядового и ¦1992 ¦1994 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦сержантского ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦состава срочной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦службы призыва ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦1992 года ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+-----------------+-------+--------+------+---------+---------+
¦ 4 ¦ ¦За 1993 год ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦1 ¦Приказы командира¦02.01 ¦31.12 ¦289 ¦Пост. 4 ¦ ¦
¦ ¦162с ¦полка по строевой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦части № 1-265 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-----+-----------------+-------+--------+------+---------+----------
Всего в опись внесено 4 (четыре) секретных дела.
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
"____" _______________ 20__ г.
Указания по составлению описи
1. Почетные наименования воинской части (организации) пишутся
только на описи, в которую вносится выписка из исторического
формуляра (журнала) или историческая справка.
2. При внесении в опись дел с приказами и директивами
указывается, чьи приказы и директивы в них подшиты и по каким
вопросам. Например:
- "Приказы командира 5 гв. армейского корпуса по боевой
подготовке";
- "Приказы командира 5 гв. армейского корпуса по личному
составу";
- "Директивы Министра обороны Республики Беларусь и начальника
Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь по
оргмероприятиям".
3. При внесении в опись выписки из исторического формуляра
(журнала) или исторической справки в описи следует указывать, за
какие годы отражено организационное строительство части.
4. Дела с документами, послужившими основанием для издания
приказов, при внесении в опись должны иметь в названии ссылку, к
каким номерам приказов они относятся.
Например, "Документы к приказам Министра обороны Республики
Беларусь № 01-05 о присвоении воинских званий личному составу".
5. На совершенно секретные и секретные дела в графе 2 описи
указывается номер дела, а ниже под чертой - номер дела по
инвентарной книге и степень его секретности. Например, 2 или
-----
147сс
3
----.
123с
6. В графе 7 описи указывается срок хранения, а под ним - номер
статьи действующего перечня.
7. На первых экземплярах описей, по которым дела будут
передаваться в Центральный архив, в графах "Фонд № ______" и "Опись
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8
|
