Стр. 6
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15
электронно-вычислительной техники, рабочие тетради и другие
материалы инвентарного учета уничтожаются по акту по форме 21
согласно приложению 1 комиссией.
Акт составляется в одном экземпляре. Последний лист акта
подписывается всеми членами комиссии, а второй и последующие листы
заверяются подписью председателя комиссии.
263. Несекретные служебные документы, кроме вышеуказанных,
уничтожаются без составления акта*. Отметки об уничтожении в
журналах учета заверяются подписями лица, ведущего делопроизводство,
и исполнителя. После сверки учетного номера и количества листов
документ уничтожается.
_____________________________
*Пункт 262 настоящей Инструкции.
264. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные
служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения,
на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы
и из каких дел изъяты (учетные номера и наименование документов,
номера дел и листов), а также - в какие дела подшиты изъятые
документы и номера листов. Перечень подписывается всеми членами
комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое
количество листов в деле, подлежащих уничтожению.
265. Акты на уничтожение служебных документов могут
составляться на отдельных листах или в специально заведенных для
этих целей книгах. В этих случаях номер акта должен состоять из
номера книги (согласно номенклатуре) и через дробную черту
порядкового номера акта в данной книге (например: 15/1, 15/2, 15/3 и
так далее).
266. Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия
сверяет номера и наименования служебных документов, количество
экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и
журналами учета, где были учтены эти документы.
267. При уничтожении служебных документов обязаны
присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную
ответственность за правильность и полноту указанных в акте на
уничтожение служебных документов.
268. В актах на уничтожение служебных документов не должно быть
никаких исправлений. В исключительных случаях в акт могут быть
внесены исправления, но они должны быть оговорены и заверены
подписями всех членов комиссии.
269. Служебные документы, составленные для временного
пользования внутри воинской части, не состоящие на учете в
несекретном делопроизводстве и не подлежащие хранению в делах, а
также черновые материалы и проекты документов по минование
надобности сдаются в делопроизводство для уничтожения.
270. Уничтожение служебных документов, конвертов, писем,
военных газет, журналов, конспектов, еженедельников, боевых листков
производится путем механической переработки на
бумагоперерабатывающих машинах, а там, где их нет, - путем сожжения.
При сожжении фотокинопленки пепел собирается и сдается на
переработку для извлечения серебра. Печи для сожжения документов
должны иметь на дымоходах металлические сетки. Порядок пользования
бумагоперерабатывающими машинами и печами устанавливается
начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не
предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним
из его заместителей.
Сожжение или механическая переработка служебных документов
должны производиться до полного их уничтожения.
Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а
также использовать их для других целей запрещается.
271. В гарнизонах, где имеются бумагоперерабатывающие
(картонажные) фабрики, разрешается уничтожать служебные документы
путем переработки на этих фабриках.
272. Об уничтожении документов лицо, ведущее делопроизводство,
производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета. На
актах указывается о списании в журналах учета уничтоженных
документов.
273. Информация в виде бюллетеней и вестников, реферативные
информационные издания уничтожаются без акта, но с отметкой в
журнале учета, заверяемой подписями двух сотрудников, ведущих
делопроизводство.
Глава 24
Ведение исторического формуляра
274. В воинских частях (от отдельного батальона), соединениях
Вооруженных Сил и военно-учебных заведениях Министерства обороны с
момента их сформирования ведется исторический формуляр в одном
экземпляре по форме 22 согласно приложению 1.
275. В воинских частях (ниже отдельного батальона), в
организациях и военных представительствах, департаментах, главных
управлениях, управлениях, отделах и службах Министерства обороны,
Генерального штаба Вооруженных Сил и Вооруженных Сил, управлениях
командующих видами Вооруженных Сил, в оперативных командованиях
ведется историческая справка по форме I и VII разделов исторического
формуляра.
276. Исторический формуляр воинской части (далее - исторический
формуляр) является документом, в котором отражаются организационное
развитие и боевая деятельность воинской части, важнейшие события,
боевая подготовка, состояние воинской дисциплины и другие сведения.
277. Исторический формуляр ведется в мирное время. В военное
время при убытии воинской части для ведения боевых действий
исторический формуляр сдается на временное хранение в Генеральный
штаб Вооруженных Сил или Главные штабы видов Вооруженных Сил по
месту дислокации, а вместо исторического формуляра ведется журнал
боевых действий, выписки из которого после окончания военного
времени заносятся в исторический формуляр. Воинские части, не
ведущие боевых действий, продолжают ведение исторического формуляра
и в военное время.
278. Соединения, воинские части войск противовоздушной обороны,
выполняющие боевые задачи за пределами тыловой границы боевых
действий, ведут журнал боевых действий, выписки из которого по
наиболее важным событиям вносят ежемесячно в исторический формуляр,
ведение которого не прекращают.
279. Исторический формуляр является секретным или совершенно
секретным документом. Степень секретности сведений, содержащихся в
историческом формуляре, определяется в соответствии с Перечнем
охраняемых сведений в Вооруженных Силах Республики Беларусь.
Ответственность за ведение формуляра возлагается на начальника штаба
воинской части.
Записи в исторический формуляр производятся на пишущей машинке
или других технических средствах, или от руки чернилами (пастой)
разборчивым почерком, без помарок и подчисток. Сокращение слов и
наименований не разрешается.
Все разделы в историческом формуляре после заполнения
подписываются командиром и начальником штаба воинской части и
скрепляются гербовой мастичной печатью.
По мере заполнения того или иного раздела в него вшиваются
дополнительные листы, которые учитываются в описи количества листов,
находящихся в историческом формуляре. Отметка о количестве
дополнительно вложенных листов заверяется начальником штаба воинской
части.
280. Командир или начальник штаба воинской части при сдаче дел
и должности обязан сдавать исторический формуляр, указывая это в
акте о сдаче дел и должности.
281. При расформировании воинской части исторический формуляр
передается в Центральный архив Министерства обороны Республики
Беларусь.
283. О сдаче исторического формуляра в архив или передаче его
командир воинской части докладывает по команде.
284. Основанием для записи в исторический формуляр являются
официальные документы (приказы, директивы, акты инспекторских
проверок, журналы боевых действий и тому подобные). Запись событий,
подлежащих внесению в исторический формуляр, производится сразу же
после того, как они произошли.
286. Исторический формуляр состоит из следующих разделов:
I. История организационного строительства и развития воинской
части.
II. Участие в походах, боях, операциях.
III. Боевая подготовка и состояние воинской дисциплины.
IV. Воспитательная работа.
V. Награды и отличия.
VI. Награды личного состава.
VII. Командование воинской части.
VIII. Боевое знамя (знамена), годовые праздники и юбилеи,
зачисление в списки навечно или почетными солдатами, посещение
воинской части.
IX. Изменения дислокации и подчиненности.
В разделе I проводятся в хронологическом порядке, с указанием
дат, приказов и распоряжений высших инстанций следующие сведения,
касающиеся формирования, реорганизации воинской части:
на основании какой директивы (приказа) сформирована воинская
часть;
когда, где и кем сформирована воинская часть;
какие воинские части (подразделения) или кадры явились основой
формирования;
по каким штатам формировалась воинская часть;
перевод на новые штаты (дата и номер новых штатов);
переформирование, переименование, переводы в другие воинские
части;
расформирование, слияние с другой воинской частью, куда
переданы личный состав, материальная часть, ордена и Боевое Знамя;
другие данные, связанные с вопросами этого раздела, имеющие
характерное значение для истории воинской части.
В разделе II указываются сведения о боевых действиях воинской
части и их результатах (трофеи, потери и другие) в следующей
последовательности:
в каком составе, где, когда, под чьим командованием и на
основании каких приказов и распоряжений воинская часть выполняла
боевые задачи. Результаты выполнения поставленной задачи и выводы по
операции (при неудачном выполнении поставленной задачи указываются
причины);
какие важные пункты, плацдармы были заняты, какие водные
преграды форсированы и так далее;
какой ущерб противнику был нанесен при выполнении боевых задач
(убито, ранено, захвачено в плен, сбито самолетов, крылатых ракет,
трофеи и так далее);
какие потери понесла воинская часть в живой силе и технике;
когда, куда и в каком составе воинская часть вернулась с фронта
и в составе какого соединения (к этому разделу прилагаются схемы
наиболее характерных боевых действий, пройденного боевого пути и
другие данные);
выдающиеся события мирного времени, характеризующие отвагу,
мужество и геройство личного состава, а также выполнение особых
заданий правительства и командования.
В разделе III указываются сведения (с указанием дат, приказов,
распоряжений, актов и других документов), характеризующие состояние
боевой подготовки и дисциплины воинской части;
о посещении воинской части в порядке инспектирования Министром
обороны Республики Беларусь, начальником Генерального штаба
Вооруженных Сил Республики Беларусь, командующим видом Вооруженных
Сил Республики Беларусь, начальником рода войск, об оценках
состояния воинской части, а также о замечаниях и указаниях,
сделанных ими в результате посещения;
об инспекторских смотрах и проверках командованием, комиссиями,
назначенными Министром обороны Республики Беларусь, начальником
Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь, командующим
видом Вооруженных Сил Республики Беларусь, начальником рода войск, и
о результатах этих проверок;
об итоговой оценке боевой подготовки и воинской дисциплины за
год;
об отличных подразделениях, количестве отличников боевой
подготовки.
Отличные роты и им равные подразделения заносятся в
исторический формуляр воинской части, а отличные батальоны и им
равные подразделения - в исторический формуляр воинской части и
соединения;
об участии в учениях и маневрах (в ВВС - в перелетах).
В разделе IV указываются данные о воспитательной работе (с
указанием дат, приказов, распоряжений, актов и других документов);
морально-психологическое состояние личного состава воинской
части;
важнейшие решения собраний личного состава воинской части;
успехи личного состава в художественной самодеятельности и
массовой физкультурной работе, отмеченные приказом Министра обороны;
избрание лиц из состава воинской части в Палату представителей
Национального собрания Республики Беларусь и местные исполнительные
и распорядительные органы управления с краткой автобиографической
справкой на каждого;
помощь органам местного самоуправления в проведении мероприятий
государственного значения и борьбе со стихийными бедствиями.
В разделе V указываются сведения о награждениях (знаменем,
орденами, призами, грамотами), объявленных приказами
Главнокомандующего Вооруженными Силами Республики Беларусь, Министра
обороны Республики Беларусь, командующего видом Вооруженных Сил
Республики Беларусь, благодарностях, получении почетного
наименования, преобразовании воинской части в гвардейскую за
выполнение боевых операций, за выдающиеся успехи в боевой подготовке
(с кратким описанием подвигов, успехов, с указанием дат, приказов и
других документов).
В раздел VI заносятся:
по отдельному списку Герои Советского Союза и Герои Беларуси с
кратким описанием их подвигов;
число военнослужащих, награжденных орденами, медалями, именным
холодным и огнестрельным оружием, грамотами Республики Беларусь, а
также иностранными орденами и медалями за период существования
воинской части;
число награжденных, находящихся в воинской части ко дню
составления формуляра и на конец каждого календарного года.
Награды личного состава за выслугу лет в раздел не заносятся.
В разделе VII указываются: занимаемая должность, воинское
звание, фамилия, имя, отчество, государственные награды (с указанием
даты и названия документа), за что награжден, присвоение очередных
воинских званий, дата и номер приказа о назначении и переводе
командира воинской части, начальника штаба, заместителей командира
воинской части.
В разделе VIII указываются:
дата вручения знамени и грамоты;
когда и каким приказом, в честь какого события установлен
годовой праздник, юбилей воинской части;
звание, фамилия, имя и отчество, занимаемая должность, год и
место рождения зачисленного в списки воинской части навечно или
почетным солдатом, краткое описание его подвига и как этот подвиг
содействовал выполнению боевой задачи (в этом разделе приклеивается
фотокарточка зачисленного в списки навечно или почетным солдатом);
дата посещения воинской части Президентом Республики Беларусь,
Премьер-министром Республики Беларусь, Министром обороны Республики
Беларусь.
В разделе IX указываются сведения об изменении дислокации и
подчиненности воинской части, дата и номер приказа (директивы).
Глава 25
Карточка учета боевого знамени воинской части
285. Во всех воинских частях, которым вручено Боевое Знамя
воинской части, ведется карточка учета Боевого Знамени воинской
части (форма 23 согласно приложению 1).
286. Карточка учета Боевого Знамени воинской части составляется
в двух экземплярах по вручении Боевого Знамени. Один экземпляр
карточки представляется в Генеральный штаб Вооруженных Сил, второй -
хранится в разделе VIII исторического формуляра.
287. Карточка учета Боевого Знамени воинской части
подписывается командиром и начальником штаба воинской части,
заверяется печатью с изображением Государственного Герба Республики
Беларусь, хранится и пересылается как секретный служебный документ.
Если должность начальника штаба в штате воинской части не
предусмотрена, то карточку учета Боевого Знамени воинской части
подписывает командир (начальник) воинской части единолично.
Глава 26
Прием и передача текстов служебных документов
с использованием средств факсимильной связи
288. Средства факсимильной связи предназначаются для
оперативной передачи и приема текстов несекретных служебных
документов. Передача с использованием средств факсимильной связи
текстов служебных документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для
служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
289. С использованием средств факсимильной связи могут быть
переданы материалы текстового, табличного или графического
характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным
способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным
изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с
минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа,
выполненного на бумаге формата А4 (210х297), не должен превышать 5
листов.
290. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы
визируется исполнителем и подписывается командиром (начальником)
воинской части в пределах его полномочий.
291. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их
учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование
факсимильных аппаратов.
На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются
дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование
корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и
номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного
лица.
Оригинал принятой факсограммы докладывается лицу, которому она
адресована, и с его резолюцией передается исполнителю.
В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи,
указанные функции ответственного лица могут быть возложены
командиром (начальником) воинской части на лиц, привлекаемых к
дежурству.
292. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в
журналах по форме 24 согласно приложению 1. Законченные
делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в
дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один
год.
293. Персональная ответственность за правильность передачи
(приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц,
ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по
средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя,
подготовившего факсограмму для передачи, и командира (начальника)
воинской части.
Глава 27
Справки, выдаваемые воинской частью
294. Военнослужащим, гражданам, уволенным с военной службы,
лицам гражданского персонала, а также членам их семей воинскими
частями выдаются следующие справки личного характера, когда они
необходимы для представления в соответствующие государственные
органы и иные организации:
справка о нахождении в рядах Вооруженных Сил Республики
Беларусь военнослужащих, являющихся детьми многодетных матерей по
форме 25 согласно приложению 1, для назначения и выплаты
установленным порядком пособий женщинам, многодетным и одиноким
матерям. Выдается один раз в год;
справка на право получения военнослужащими и их семьями льгот,
предусмотренных законодательством по форме 26 согласно приложению 1.
Выдается по запросу.
В случае досрочного увольнения в запас военнослужащего,
которому выдана справка на право получения льгот, командир воинской
части высылает об этом извещение районному (городскому) военному
комиссару по месту жительства военнослужащего или его семьи;
справка-разрешение по форме 27 согласно приложению 1
военнослужащим, получившим в установленном порядке разрешение
обучаться в заочных и вечерних гражданских высших и средних
специальных заведениях. Выдается для представления в соответствующее
учебное заведение.
295. Военнослужащим, членам их семей, лицам гражданского
персонала Вооруженных Сил могут выдаваться справки по формам 28-39
согласно приложению 1, предназначенные для различных целей, а также
другие справки, предусмотренные законодательством Республики
Беларусь и правовыми актами Министерства обороны Республики
Беларусь.
296. В справке обязательно указывается, для какой цели она
выдана. Выдаваемые справки подписываются командиром воинской части
или другими должностными лицами, которым предоставлено право подписи
служебных документов, и скрепляются в воинских частях и
организациях, имеющих условные наименования, гербовой мастичной
печатью с условным наименованием, а в воинских частях и
организациях, не имеющих условных наименований, - гербовой мастичной
печатью с действительным наименованием.
297. При выдаче справок воинское звание подписывающего лица не
указывается, а при выдаче справок для представления их в гражданские
организации не указывается, кроме того, место дислокации воинской
части в угловом штампе.
298. При выдаче офицерам справок-разрешений на обучение в
заочных и вечерних гражданских высших специальных учебных
заведениях, подпись должностного лица заверяется печатью
соответствующего кадрового органа.
299. В структурных подразделениях Министерства обороны справки
военнослужащим, лицам гражданского персонала для представления в
различные организации выдаются на бланках с угловым штампом:
"Министерство обороны Республики Беларусь" или "Генеральный штаб
Вооруженных Сил Республики Беларусь"
В графе о постоянном месте работы для лиц гражданского
персонала центрального аппарата указывается - "Министерство
обороны". Вместо действительного наименования должностей, занимаемых
лицами гражданского персонала, указываются: "рабочий", "инженер",
"служащий".
При выдаче таких справок в подписях должностных лиц
действительные наименования (спецификации) структурных
подразделений Министерства обороны и воинские звания не
указываются, а оформление справок производится печатями "Для справок
и документов", которые изготовляются с такими же наименованиями, как
и на бланках с угловыми штампами.
300. Печать с изображением Государственного герба Республики
Беларусь ставится на документах, требующих удостоверения их
юридической силы (предписания, командировочные удостоверения,
отпускные билеты, увольнительные записки, характеристики и
аттестации), а также во всех случаях засвидетельствования служебных
документов по расходованию денежных средств и материальных
ценностей, материально-техническому обеспечению и других документов,
требующих особого удостоверения их подлинности (доверенности,
завещания, копии служебных документов, акты списания материальных
средств, технического состояния, проверок, передачи дел и должности,
путевые листы, пропуска на право выезда автомобиля за пределы
Республики Беларусь).
301. Справки выдаются личному составу без оставления копий, за
исключением случаев, когда правовыми актами Министерства обороны
Республики Беларусь для некоторых справок предусмотрено оставление
копий.
302. Лицам гражданского персонала - медицинским работникам,
работающим в воинских частях (организациях), которым присвоены
условные наименования, справки для представления в органы
социального обеспечения для назначения пенсии должны выдаваться по
условным наименованиям воинских частей (организаций) с указанием
занимаемой должности и слов "лечебная организация" или "медсанчасть"
("медпункт"), но без указания спецификации организации,
подразделения. Например:
"Иванова В.П. в период с "__" ________________ 200_ г. по
"__" ______________ 200_ г. работала врачом в лечебной организации
войсковой части 20650".
Медицинским работникам воинских частей (организаций), которым
не присвоены условные наименования, справки выдаются по
действительным наименованиям с указанием занимаемой должности.
303. При выдаче справок о размере денежного содержания
военнослужащих или заработной платы лиц гражданского персонала по
требованию соответствующих государственных органов указываются
полученные суммы за каждый месяц.
304. Командир (начальник) воинской части по письменному
заявлению заинтересованных лиц может выдавать копии служебных
документов, исходящих от воинской части, если такие копии необходимы
для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов
обратившихся военнослужащих или лиц гражданского персонала. Копии
таких служебных документов выдаются на бланке с угловым штампом
воинской части.
Верность копии служебного документа свидетельствуется личной
подписью командира (начальника) воинской части и проставлением
печати с изображением Государственного Герба Республики Беларусь. На
копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что
подлинный документ находится в данной воинской части по форме 40
согласно приложению 1.
В таком же порядке командир (начальник) воинской части может
выдавать копии имеющихся в воинской части служебных документов,
исходящих от других воинских частей, от которых непосредственно
получить копии этих служебных документов затруднительно или
невозможно. В случаях, когда служебные документы были исполнены на
бланках с угловыми штампами, при изготовлении копий воспроизводятся
реквизиты бланков.
305. Воинские части высылают также копии имеющихся у них
служебных документов по запросам других воинских частей и
гражданских организаций, если копии таких документов необходимы для
решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся
к ним граждан.
306. Командир (начальник) воинской части обязан
свидетельствовать верность копий документов, необходимых для
представления военнослужащими, лицами гражданского персонала и
другими гражданами в эти воинские части, если законодательством не
предусмотрено предоставление копий таких документов,
засвидетельствованных в нотариальном порядке.
307. Запрещается свидетельствование копий паспорта, заменяющих
его документов, профсоюзного, военного билетов, депутатского
удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов,
снятие копий с которых не допускается.
Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих
неясный текст, подчистки, приписки и иные не оговоренные
исправления.
308. Выписки из служебных документов, касающихся прав и
законных интересов военнослужащих и лиц гражданского персонала,
выдаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией по форме 41
согласно приложению 1*.
_____________________________
*Пункт 304 настоящей Инструкции.
309. Копии служебных документов и выписки из них, кроме
вышеуказанных документов*, заверяются подписью должностного лица,
удостоверяющего соответствие их содержания подлинникам.
Заверительная надпись составляется по форме:
_____________________________
*Пункты 304-308 настоящей Инструкции.
Верно
Наименование должности, воинское звание, личная подпись,
инициалы, фамилия
Дата
Глава 28
Командировочные удостоверения, предписания, отпускные билеты
310. Военнослужащим и лицам гражданского персонала воинских
частей при направлении в служебные командировки выдаются
командировочные удостоверения по форме 42 согласно приложению 1.
311. Военнослужащим при направлении к новому месту военной
службы и при увольнении с военной службы в запас или отставку
выдается предписание по форме 43 согласно приложению 1, а при убытии
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15
|
