Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15
Пункт 29 - с изменениями, внесенными постановлением
Министерства обороны от 1 сентября 2004 г. № 29
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/11467 от
14.09.2004 г.)
29. Положения, наставления, руководства, инструкции
утверждаются приказами соответствующих должностных лиц.
-----------------------------------------------------------
30. План - служебный документ, в котором излагается перечень
намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность
с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей, а также
служебный документ с графическим изображением участка местности,
здания, сооружения и прочее.
31. Отчет, доклад - служебные документы, содержащие сведения о
выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие
сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).
32. Протокол - служебный документ, в котором зафиксирован ход
проведения каких-либо действий, мероприятий (протокол собрания,
заседания; протокол осмотра и так далее).
33. Акт - служебный документ, подтверждающий установленные
факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки,
инвентаризации, приема-передачи дел и должности и так далее
несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом - в
пределах его полномочий.
34. Телеграмма - служебный документ для передачи распоряжений и
сообщений срочного характера по техническим средствам связи.
35. Докладная записка, справка - описание или подтверждение тех
или иных фактов и событий.
В справках приводится только информация (без выводов и
предложений). Этим они отличаются от докладных записок. По форме
изложения справки могут быть описательными и цифровыми (оформленными
в виде таблицы).
36. Служебное письмо - обобщенное название различных по
содержанию служебных документов.
37. К служебным изданиям могут относиться (за исключением
изданий, предназначенных для открытой продажи): наставления,
руководства, инструкции, правила, курсы, программы, учебные и
методические пособия, нормативы, справочники, военно-учебные
плакаты, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и
другие документы, регламентирующие служебную деятельность и боевую
подготовку воинских частей.
Служебные издания должны быть подписаны и утверждены
должностными лицами в пределах своих полномочий.
Глава 3
Требования к составлению и оформлению служебных документов
38. Составление проекта служебного документа должно начинаться
с изучения раскрываемого в нем вопроса, действующего по этому
вопросу законодательства Республики Беларусь, приказов, директив
вышестоящих начальников и справочного материала.
Оформление служебных документов предполагает обязательное
соблюдение ряда требований и правил, способствующих обеспечению их
качества, оперативности прохождения и исполнения.
39. Проекты служебных документов составляются в рабочих
тетрадях или на отдельных листах. Служебные документы, подлежащие
сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.
40. В служебных документах, изготавливаемых машинописным
способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны
располагаться в пределах границ по образцу 3 согласно приложению 1.
41. Исполнитель служебного документа отвечает за его
целесообразность, правильность оформления, определение
ограничительных грифов.
42. Служебные документы составляются от имени юридического лица
- воинской части.
Для оформления служебных документов применяется бумага форматов
А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм).
Изготовление бланков по видам документов считается
целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год.
Бланки документов следует печатать на белой бумаге или на
бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими
тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
Для служебных документов с неизменяемым текстом
(командировочные удостоверения, отпускные билеты, предписания,
справки и тому подобные) могут изготавливаться типографским или иным
способом бланки, которые заполняются на пишущей машинке или от руки.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его
машинописному оформлению.
43. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:
соответствовать законодательству Республики Беларусь,
постановлениям, приказам, директивам и другим актам
распорядительного характера вышестоящих командиров (начальников);
основываться на фактах и содержать конкретные и реальные
предложения или указания;
не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных
документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
составляться по следующей форме: вид документа (постановление,
приказ, директива), дата и номер, адресование документа (для
директив и служебных писем), название, изложение содержания,
удостоверение документа (подпись, проставление печати).
44. Служебный документ должен быть изложен с соблюдением
официально-делового стиля, правил орфографии и пунктуации, кратко и
четко, без употребления формулировок, порождающих различные
толкования.
45. При составлении служебных документов рекомендуется:
пользоваться простыми предложениями;
применять прямой порядок слов в предложении (подлежащее
предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым
словом), а вводные слова и выражения "ввиду того", "в связи с тем",
"как правило" - в начале предложения;
не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл
фразы, предложения.
46. Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и
знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В
телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись
пишется с новой строки по образцу 4 согласно приложению 1.
47. Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой
стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются
печатью "Для телеграмм".
48. В соответствии с требованиями составления служебных
документов и с целью обеспечения единообразия в написании
наименований государственных органов, организаций, должностей,
званий и так далее следует руководствоваться приложением 2 к
настоящей Инструкции.
49. При употреблении в служебных документах цифровой информации
однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное
число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий, но 3
км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех
случаев, когда такие числа начинают предложение (Двадцать пять
изделий, но воинская часть получила 25 изделий).
Порядковые числительные записываются с указанием падежных
окончаний (радиоприемник 2-го класса).
50. Служебные документы, разрабатываемые на основании указов,
постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и
указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или
иметь в конце приписку: "Основание: ..." с указанием наименования,
даты и номера документа (для приказов по строевой части).
51. При ответах на запросы и поручения после наименования
адресата указывается номер служебного документа (поручения), на
который дается ответ, например: "На № 137 от 09.12.2001".
52. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то
в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее
изданных служебных документов. Изменения в служебные документы
вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов,
подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены
предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения
их.
53. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через
экспедиторов (посыльных) воинских частей, ставится надпись: "Срочно
- доставить к:" (указывается время, к которому необходимо доставить
документ).
54. Во всех служебных документах при определении времени суток
следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов
"утра", "дня", "вечера" и "ночи".
55. В тексте служебных документов действительные наименования
воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме
наименования "гвардейский" или "гвардейская") и государственных
наград.
Запрещается указывать в несекретных служебных документах
действительные наименования режимных воинских частей, которым
присвоены условные наименования.
Полные действительные наименования воинских частей, включая
почетные наименования и государственные награды, пишутся только в
адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию
документа.
56. Служебный документ формата А4 (210х297) должен иметь
заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо
излагаемого вопроса.
Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного
существительного, отвечая на вопрос "О чем": "О выделении...", "Об
утверждении...", "О командировании...".
Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на
расстоянии 2-3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок
располагается от левой границы текстового поля.
Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и
служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5
(148х210 мм).
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из
двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
57. Текст служебного документа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее
изданными по данному вопросу документами.
Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в
установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (5
печатных знаков) от левой границы текстового поля.
Перечисляемые в тексте фамилии, географические наименования или
административно-территориальные единицы, как правило, располагаются
в алфавитном порядке.
58. Текст служебного документа, как правило, должен состоять из
двух основных частей: в первой - указывается основание составления
документа, во второй - излагаются выводы, предложения, решения,
распоряжения или просьбы.
59. Отметка об исполнении служебного документа (кроме
постановления, приказа, директивы) и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,
свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа,
ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором
будет храниться служебный документ; дату; подпись исполнителя или
руководителя структурного подразделения, в котором исполнен
служебный документ.
60. Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа
располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа
документа, от границы левого поля и содержит фамилию и номер
служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет
получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие
его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует
документального закрепления.
Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать
индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее
имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату
печатания, например:
Петров 239 24 84
ИС 3 10.11.01
Примечание: номера телефонов указываются без черточек.
Проекты документов, представляемые на подпись, должны быть
завизированы работником, подготовившим их, и руководителем
структурного подразделения, а в отсутствие руководителя - его
заместителем.
В состав визы входит личная подпись, ее расшифровка и дата
визирования.
61. В процессе подготовки и оформления служебного документа он
может быть дополнен такими реквизитами, как: наименование
структурного подразделения - автора документа; резолюция; отметка о
заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о
наличии приложения; адресат; индекс объекта почтовой связи; почтовый
и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа; номер телефона;
место составления или издания; отметка о поступлении; ссылка на
индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на
машинный носитель и другие. При необходимости в правом верхнем углу
первой страницы проекта служебного документа может быть проставлена
пометка "Проект".
62. Если к служебным документам (кроме постановлений, приказов,
директив, приказаний и указаний) прилагаются другие материалы, то о
них указывается в конце текста после слова "Приложение". Слово
"Приложение" печатается от границы левого поля. После слова
"Приложение" ставится двоеточие.
Если приложения названы в тексте служебного документа, то
отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия, количество листов и экземпляров каждого:
Приложения: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять
следующим образом:
Приложение: письмо Минэкономики от 22.10.1996 № 4/3032 и приложение
к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная
опись, а в самом служебном документе после текста указывается:
Приложения: согласно описи на ... листах.
Если приложение направляется адресату без оставления копии в
делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и
количества листов добавляются слова "только адресату", если
адресатов несколько, то указывается, какому адресату: первому,
второму и так далее.
Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки,
акты, письма и другие документы, направляемые на основании
содержащихся в распорядительных документах указаний.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается,
например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются в
последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте служебного
документа.
На служебных документах, направляемых в высшие государственные
органы, Министру обороны Республики Беларусь и его заместителям,
приложения разрешается перечислять на обороте последнего листа
служебного документа.
Ограничительный гриф "Для служебного пользования" проставляется
выше слова "Приложение".
63. В служебных документах, представляемых Министру обороны
Республики Беларусь, его заместителям, в Генеральный штаб
Вооруженных Сил Республики Беларусь указываются установленные полные
наименования образцов вооружения и военной техники, а также полные
действительные наименования воинских частей (за исключением режимных
воинских частей). При повторном упоминании этих наименований в одном
документе употребляются установленные сокращения.
64. При необходимости ссылки на секретный документ в
несекретном служебном документе разрешается указывать только дату,
номер и наименование секретного документа, не раскрывая его
содержание.
Запрещается производить дословные выписки из несекретных
шифртелеграмм, кодограмм и телеграмм ЗАС в несекретные документы, а
также ссылаться на то, что информация передавалась с применением
скрытой связи.
65. Материалы заседаний военных советов видов Вооруженных Сил и
оперативных командований представляются Министру обороны Республики
Беларусь в виде краткого протокола рассмотренных вопросов с
приложением полного текста постановлений.
Глава 4
Визирование (согласование) проектов служебных документов
66. При необходимости оценки целесообразности служебного
документа, его обоснованности, соответствия законодательству
Республики Беларусь проводится согласование проекта служебного
документа с заинтересованными должностными лицами.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию
документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для
каждой согласующей инстанции); остальные документы следует
рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения
процесса согласования документ может быть размножен и разослан в
копиях.
67. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на
согласование, а также внесение каких-либо исправлений в документ не
допускаются.
68. Согласование может быть внутреннее (с подразделениями и
должными лицами воинской части) и внешнее (с неподчиненными
организациями).
69. Внутреннее согласование оформляется путем визирования
проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно
подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится
проект служебного документа. При отсутствии возражений проект
визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в
себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку и дату
визирования.
70. В случае несогласия с проектом дается мотивированное
заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые
мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания
прилагаются". Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного
документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в
проект необходимые изменения, а при несогласии - докладывает лицу,
подписывающему служебный документ.
71. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле
воинской части, ниже текста и подписи. На проектах постановлений,
приказов, директив и приказаний визы проставляются на оборотной
стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его
части. Если проект служебного документа согласовывается со многими
штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования
по форме 1 согласно приложению 1.
При размножении подписанного документа визы не воспроизводятся.
72. Проект служебного документа после согласования его с
заинтересованными лицами и перед представлением на подпись командиру
(начальнику) должен пройти юридическую экспертизу, которую проводят
должностные лица юридической службы. При отсутствии замечаний
начальник юридической службы (юрисконсульт), проводят юридическую
экспертизу, визирует первый экземпляр проекта служебного документа
на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект
представляется на подпись командиру (начальнику) воинской части.
73. При наличии замечаний проект служебного документа
возвращается исполнителю для доработки или докладывается командиру
(начальнику) с этими замечаниями.
74. Внешнее согласование проекта служебного документа
оформляется грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на
лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово
"СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации),
воинское (специальное) звание, личную подпись, расшифровку подписи и
дату согласования, или название документа, подтверждающего
согласование, его дату и индекс. Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра торговли
Республики Беларусь
_____________________________________________
(подпись, инициалы имени и отчества, фамилия)
10.01.2001
Если согласование производится с коллегиальным органом или
посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
____________________________________
(наименование коллегиального органа)
10.01.2001 № 5
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства культуры
10.01.2001 № 02-15/1247-Т
75. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание проекта служебного документа
затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного
документа делается отметка: "Лист согласования прилагается".
При наличии одного грифа согласования его следует располагать
от края левого поля документа; два грифа согласования располагаются
на одном уровне; несколько грифов согласования располагаются на
документе или листе согласования двумя рядами.
76. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта
служебного документа осуществляется в следующей последовательности:
с организациями, когда они выступают обязательной стороной в
правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного
документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их
интересы;
с общественными организациями - в случаях необходимости или
предусмотренных положениями об этих организациях;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный
контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и
тому подобное);
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
Глава 5
Подписание служебных документов
77. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах
своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности
лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и
ее расшифровка (инициалы имени и отчества, фамилия).
78. При подписании служебного документа несколькими лицами
равных должностей их подписи располагают на одном уровне
вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и
правой границами текстового поля, а расшифровки подписей
располагаются под наименованием должностей. При разных должностях
подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой
должностью.
79. Служебные документы, направляемые от имени Министерства
обороны организациям, не подчиненным Министерству обороны,
подписываются Министром обороны Республики Беларусь или его
заместителями, а от имени других органов военного управления -
руководителями этих органов от командира (начальника) воинской
части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые
подчиненным воинским частям, подписываются должностными лицами в
пределах полномочий по подчиненности.
80. Приказы и директивы подписывают командиры (начальники),
которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного
управления предоставлено право издавать приказы и директивы.
81. Командующие видами Вооруженных Сил и войсками оперативных
командований могут делегировать право издания приказов и директив
своим заместителям по роду их деятельности, в том числе начальникам
Главных штабов (штабов) право издания приказов по строевой части,
приема на работу лиц гражданского персонала, заверения отпускных
билетов, доверенностей, командировочных удостоверений, справок и
других служебных документов.
82. Приказания подписывают начальники штабов всех наименований
и военные коменданты гарнизонов.
83. Указания подписывают начальники Главных управлений
(управлений), самостоятельных отделов и служб Министерства обороны и
видов Вооруженных Сил, заместители командующих оперативными
командованиями и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду
своей деятельности.
84. Право подписи служебных документов, кроме приказов,
директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий
предоставляется*:
в воинской части, соединении - командиру и его заместителям;
в организации, включая военно-учебное заведение, - начальнику
(руководителю) и его заместителям;
в гарнизоне - начальнику, его заместителям и военному
коменданту гарнизона;
в видах Вооруженных Сил, оперативных командованиях -
командующим, их заместителям, заместителям начальников Главных
штабов (штабов), начальникам родов войск, начальникам
самостоятельных отделов и служб;
Министерстве обороны - заместителям, помощникам Министра
обороны, первому заместителю начальника Генерального штаба
Вооруженных Сил, начальникам штабов, начальникам главных управлений
(управлений), отделов и служб, не входящих в состав главных
управлений (управлений) и их заместителям.
_____________________________
*Пункты 80-83 настоящей Инструкции.
85. В случае временной нетрудоспособности, отпуска или
временного отсутствия по другой причине командира (начальника),
имеющего право подписывать служебные документы, это право
принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение
обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на
военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется
приказом убывающего на время или вышестоящего командира
(начальника). В этом случае на служебных документах перед
наименованием должности пишется: врио (временно исполняющий
обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение
обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на
служебных документах перед наименованием должности пишется: врид
(временно исполняющий должность).
Подписывать служебные документы с предлогом "за" или
проставлением черты перед наименованием должности запрещается.
86. Для направления служебного документа в подчиненные воинские
части нескольким адресатам командиром (начальником) может
подписываться только один экземпляр, который остается в делах
отправителя. В этом случае адресатам посылаются экземпляры
документов, исполненные техническими средствами копирования и
заверенные должностным лицом в пределах полномочий или
непосредственным исполнителем служебного документа.
Для направления служебного документа нескольким адресатам в
высшие инстанции командир (начальник) подписывает все экземпляры. В
этом случае в делах остается копия документа, исполненная
техническими средствами копирования или заверенная исполнителем.
87. Предписания офицерам о направлении к месту военной службы
по окончании военно-учебного заведения может подписывать начальник
отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) - начальник
строевого отдела военно-учебного заведения.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15
|
