Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15
строевого отдела военно-учебного заведения.
88. Командиры (начальники) воинских частей своими приказами
могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым
настоящей Инструкцией предоставлено право подписи служебных
документов.
89. Служебные документы коллегиальных органов подписываются
председательствующим на заседании коллегиального органа и
секретарем.
90. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту
служебного документа прилагается доклад, в котором указываются
основания для составления проекта служебного документа, с кем
согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при
подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений.
Доклад должен быть предельно кратким.
Если проект служебного документа подготовлен в соответствии с
поручением вышестоящего командира (начальника), то к представляемому
на подпись проекту служебного документа прилагается и это поручение.
Глава 6
Утверждение служебных документов
91. Утверждение - один из способов удостоверения документа.
Утверждаются: акты (проверок и ревизий; приема законченных
строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы;
передачи; дел; ликвидации организаций; учреждений; предприятий и так
далее); договоры (о производстве работ, аренде помещений, о
поставках и так далее); задания (на проектирование объектов,
проведение научно-исследовательских и других работ и так далее);
заявки (на оборудование, аванс и так далее); инструкции и правила
(должностные, по делопроизводству, требованиям безопасности и так
далее); нормативы (расхода чего-нибудь, численности работников и так
далее); отчеты (о производственной деятельности,
научно-исследовательских работах, командировках и так далее);
перечни (типовых документальных материалов, образующихся в
деятельности республиканских органов государственного управления с
указанием сроков их хранения и так далее); планы (работы,
мероприятий, производственные и так далее); положения, уставы (о
министерстве, структурном подразделении, уставы предприятий и так
далее); программы (проведения работ или мероприятий и так далее);
сметы (расходов на содержание аппарата управления, на капитальное
строительство и так далее); стандарты; структура и штатная
численность; тарифные ставки; формы унифицированных документов;
штатные расписания и изменения к ним.
92. Служебные документы утверждаются командиром (начальником)
воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов,
изложенных в утверждаемых документах.
93. Утверждение служебного документа производится проставлением
в правом верхнем углу документа грифа утверждения или изданием
распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются
дополнительные предписания и разъяснения).
94. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ",
наименования должности и воинского звания лица, утверждающего
документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Командир войсковой части 35440
подполковник _________ Ю.А.Петров
(подпись)
10.11.2001
95. Если служебный документ утверждается постановлением,
решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова
"УТВЕРЖДЕНО", названия документа, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра обороны
Республики Беларусь
06 ноября 2001 г. № 456
96. Документ может быть утвержден несколькими должностными
лицами (совместные документы организаций). В этом случае документ
оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном
уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование
организации-автора документа". Наименование организации включается в
наименования должностных лиц, утверждающих документ.
Глава 7
Дата служебного документа и вступление его в силу
97. Датой служебного документа является дата его подписания.
Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой
является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа
- дата его утверждения. Дату служебного документа и, если
необходимо, надписи "Вручить лично" и о срочности проставляет
должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный документ.
Для служебных документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой является дата подписания его должностным лицом,
которое подписывает его последним.
Для подписания, утверждения и согласования документов
используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в
текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых
документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13
декабря 2000 г.).
Цифровой способ датирования используется при визировании,
написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении
служебного документа, передаче телефонограмм и в иных случаях. При
этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенными точками, в
последовательности: число, месяц, год (например: 03.10.2001).
98. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания
(принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или
законодательством Республики Беларусь не предусмотрена другая дата.
Глава 8
Адресование служебных документов
99. Служебные документы адресуют в организации, их структурные
подразделения, воинские части, конкретному лицу.
100. При адресовании служебного документа в организацию,
воинскую часть или их структурные подразделения без указания
должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.
Например:
Министерство обороны
Республики Беларусь
Главное управление военного
бюджета и финансирования
220034, Ф-2 г.Минск-34
101. При адресовании служебного документа руководителю
организации наименование ее входит в состав наименования должности
адресата. Например:
Генеральному директору
объединения "АГРОПРОМ"
Иванову И.И.
220020 г.Минск-20
102. При адресовании служебных документов (кроме директив),
рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех
адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
Запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в
состав войск оперативного командования, соединения. При направлении
документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки и
на каждом документе указывается только один адрес. Например:
Командирам воинских частей
Только: командиру войсковой
части 51808
103. Адресование служебных документов, направляемых должностным
лицам воинских частей, осуществляется по их действительному
наименованию с указанием условного наименования (если оно
присвоено). Например:
Командиру
10 мсп (в/ч 51808)
220012 г.Минск-12
Служебные документы, направляемые в режимные воинские части,
адресуются только по условному наименованию этих воинских частей.
В особый период вся служебная переписка ведется только по
условным наименованиям без указания пунктов дислокации.
104. При направлении документа нескольким адресатам (не более
четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все
адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все
экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом,
первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне
зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату
направляется первый экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в
тексте документа в таком случае дается ссылка на дату и номер
поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В
конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания
не ставятся, в середине строк - сохраняются.
При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый
ящик), обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр-кт., корп.,
кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не
ставится, при литерном написании номера дома буква пишется слитно с
цифрой (25а).
Адрес не пишется на служебных документах, направляемых в
республиканские органы государственного управления и иные
государственные организации.
105. Адресование служебных документов физическому лицу
производится в следующем порядке:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);
название района, области;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
Иванову Ивану Ивановичу
улица Червякова, дом 23, квартира 59
220053 город Минск-53
106. При ведении служебной переписки внутри центрального
аппарата Министерства обороны, а также между Министерством обороны и
Главными штабами (штабами) видов Вооруженных Сил, оперативных
командований документы адресуются и пересылаются только по
действительным наименованиям.
107. Военные представительства Министерства обороны при ведении
служебной переписки несекретные служебные документы, не требующие
скрепления гербовой печатью, составляют на бланках с угловыми
штампами по наименованиям: "Представительство заказчика № ...".
Несекретные служебные документы, направляемые военным
представительствам Министерства обороны на предприятиях, в
учреждениях и организациях, адресуются по условным наименованиям:
"Представительство заказчика №...". Пересылка этих документов
осуществляется по почтовым адресам, установленным для предприятий,
учреждений и организаций, с указанием на конверте (пакете) фамилии и
инициалов военного представителя.
Указывать на конвертах (пакетах) слова: "Военное
представительство", "Военный представитель", "Представительство
заказчика" или "Представитель заказчика", а также воинское звание
военного представителя запрещается.
108. Офицерский состав, прапорщики, военнослужащие, проходящие
военную службу по контракту, лица гражданского персонала воинских
частей при ведении личной переписки пользуются почтовыми адресами по
месту жительства.
РАЗДЕЛ II
НЕСЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Глава 9
Организация и задачи несекретного делопроизводства
109. В каждой воинской части организуется несекретное
делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов
ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное
структурное подразделение, предназначенное только для этих целей,
или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел,
отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом
командира (начальника) воинской части назначается ответственное лицо
за ведение несекретного делопроизводства.
В воинской части могут быть организованы делопроизводства
(филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от
характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств
возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а
особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными
документами определяются специальными наставлениями, руководствами,
инструкциями.
110. Несекретное делопроизводство воинских частей должно
размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с
окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны
иметь надежные замки.
Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в
общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы
хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.
111. По окончании рабочего дня помещения несекретного
делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану
дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику
караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений.
112. Для ведения несекретного делопроизводства назначаются
лица, способные обеспечить сохранность служебных документов. Они
обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Если в
делопроизводстве работает более одного человека, то между ними
распределяются функциональные обязанности. Время работы сотрудников
несекретного делопроизводства, включая время на выполнение
внутренних работ, регламентируется распорядком дня.
113. Основные задачи несекретного делопроизводства:
прием, учет, отправка и хранение служебных документов;
доклад командованию поступивших служебных документов и передача
их на исполнение в соответствии с указаниями командования;
ведение и оформление дел;
выдача исполнителям служебных документов и дел для работы;
контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных
документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением
их в делопроизводство;
учет печатей и штампов, множительных аппаратов,
электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их
использованием (где нет секретных отделов);
подготовка и передача служебных документов в архивы, а также
отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;
учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет,
хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей
информации.
Глава 10
Прием и учет служебных документов
114. Прием поступающей служебной корреспонденции производится
экспедицией или делопроизводством воинской части.
115. В нерабочее время служебная корреспонденция принимается
дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу
учета входящей корреспонденции по форме 2 согласно приложению 1, а с
прибытием лица, ответственного за делопроизводство, передает всю
полученную корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой
книге, не вскрывая пакеты, бандероли и посылки. О получении срочных
пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части
или начальнику штаба воинской части.
Порядок приема служебной корреспонденции в нерабочее время
определяется в инструкции дежурному по штабу воинской части.
116. Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются
дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета
телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает
должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с
телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В
конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и
фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая
нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.
117. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то
служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по
воинской части в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией*.
_____________________________
*Пункты 115-116 настоящей Инструкции.
118. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано
проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на
пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво
расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и
время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для
пакетов".
119. Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные
пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные
документы, изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при
вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие документа
или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на
пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в
двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
120. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки
уничтожаются за исключением случаев, когда только по ним можно
установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет
значение в качестве доказательства времени отправки и получения
служебного документа.
121. Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются
или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а излишние
возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую
воинскую часть.
122. Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том
числе постановления, приказы, директивы, приказания и указания), а
также документы, подготовленные в воинской части - регистрируются в
журнале учета служебных документов по форме 3 согласно приложению 1.
В штабах объединений и выше, а также в областных военных
комиссариатах приказы (директивы, постановления, приказания и
указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки
подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге
учета приказов и директив по форме 4 согласно приложению 1.
В книге учитываются приказы (директивы), издаваемые воинской
частью и полученные для рассылки подчиненным воинским частям.
Приказы (директивы) разных инстанций в книге учитываются
раздельно, для чего книга подразделяется на несколько разделов в
зависимости от количества инстанций. Например: приказы Министра
обороны Республики Беларусь, приказы начальника Генерального штаба
Вооруженных Сил - первого заместителя Министра обороны Республики
Беларусь, приказы командующего Сухопутными войсками Вооруженных Сил
Республики Беларусь. Для учета приказов, издаваемых воинской частью,
могут заводиться отдельные книги учета.
Запись приказов (директив) производится в порядке
последовательности их издания.
Записи в книге производятся чернилами или пастой фиолетового,
синего или черного цвета.
Книга ведется до полного использования, после чего сдается на
архивное хранение воинской части.
123. Служебные документы регистрируются в воинской части один
раз: поступившие - в день поступления, подготовленные в воинской
части - в день утверждения или подписания.
124. Именные пакеты с надписью: "Лично" регистрируются в
журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи номеров
документов и наименования отправителя, имеющихся на пакете. При
наличии в пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется
отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться
или же производится по возвращении их в делопроизводство. Если
запись о содержании такого документа не производится, то в графе
"Наименование или краткое содержание документа" делается пометка:
"Вручен лично". В отдельных случаях именные пакеты с надписью:
"Лично" могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им
лицом.
125. Служебные документы, поступающие в воинские части,
секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие
постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих
служебных документов по форме 5 согласно приложению 1 и передаются
по принадлежности под расписку в этом журнале или по реестру по
форме 6 согласно приложению 1 c последующей отметкой об этом в
журнале учета переходящих служебных документов.
126. При регистрации служебных документов на оборотной стороне
последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится
штамп по образцу 5 согласно приложению 1. При наличии приложений к
документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения
ставится штамп по образцу 6 согласно приложению 1. На служебных
документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат
учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на
сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких
книгах, журналах (с указанием их номеров по номенклатуре дел, книг и
журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.
127. До регистрации служебные документы для доклада и
исполнения передавать запрещается.
128. Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные
документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в
соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале
учета служебных документов).
129. Служебные документы, подготовленные для пользования внутри
воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи
(утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов.
130. Не подлежат регистрации в журнале учета служебных
документов и уничтожаются в делопроизводстве по минованию
надобности:
письма, присланные в копии для сведения;
телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня;
графики, наряды, заявки, разнорядки;
сводки и информация, присланные для сведения;
учебные планы и программы;
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций
и тому подобные;
прейскуранты;
поздравительные письма и пригласительные билеты;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты);
формы статистической отчетности.
131. Командир (начальник) воинской части в зависимости от
объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким
должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно
лицами, ответственными за делопроизводство. Остальной личный состав
документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или
через уполномоченных несекретных делопроизводств в управлениях,
отделах и службах воинской части.
132. Служебные документы могут регистрироваться при помощи
средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в
зависимости от наличия технических средств. При этом в обязательном
порядке производится документальный учет служебных документов.
Глава 11
Рассмотрение и организация исполнения служебных документов
133. Поступившие служебные документы докладываются командиру
(начальнику) воинской части и рассматриваются им, как правило, в
день поступления, а документы с отметкой "Срочно" и телеграммы -
немедленно.
134. Служебные документы из делопроизводства передаются
исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов.
Передача служебных документов из одного управления, отдела (службы)
в другой производится через лицо, ведущее делопроизводство, под
расписку в журналах учета. Допускается передача документов для
временного пользования другим исполнителям воинской части под
расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить
документы обратно под расписку в том же реестре.
135. Доклады, предложения, заключения и проекты служебных
документов, представляемые во исполнение поручений, адресованных
нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а
также с другими заинтересованными должностными лицами и ими
завизированы.
136. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных
документов, представляемым во исполнение поручений, прилагается
материал с оригиналом поручения, во исполнение которого подготовлен
служебный документ.
137. В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается
о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на
проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным
запросам и ходатайствам, командир (начальник), которому адресован
такой документ, ответ на него может дать на этом же документе в виде
краткой резолюции. Такой служебный документ считается исполненным и
подлежит возвращению отправителю за входящим номером без
сопроводительного письма.
138. Если командир (начальник), которому адресован служебный
документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он
направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию
которого входит решение этого вопроса.
Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к
компетенции должностного лица, которому адресован служебный
документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом
учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая
направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо,
представившее служебный документ.
139. Решения и поручения (в дальнейшем - поручения) по
исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях
этих документов. Писать поручения на тексте служебных документов
запрещается. Поручение по исполнению служебного документа дается в
форме резолюции командира (начальника).
В состав резолюции должны входить следующие элементы: воинское
звание, фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание
поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При
наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается
ответственный исполнитель, а если он не указан, то ответственным
исполнителем становится лицо, названное в резолюции первым. Ему
предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
140. Резолюция также может быть написана на бланке или на
отдельном листе по образцам 7-8 согласно приложению 1, приложенном к
служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка)
указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.
141. Служебные документы передаются исполнителю в день их
рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня,
через несекретное делопроизводство.
142. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение
служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны
представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по
вопросам, входящим в их компетенцию.
143. Все служебные документы должны исполняться в установленный
срок, который указывается в самом служебном документе либо в
поручении (в резолюции) о его исполнении. Срок исполнения служебного
документа определяется должностным лицом, подписывающим служебный
документ (поручение), исходя из срока, установленного органом,
направившим служебный документ, или срока, установленного
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15
|
