Стр. 4
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.1.11. На протяжении всего срока деятельности номенклатуры в
графе "Примечание" необходимо своевременно делать отметки о
заведении дел, о передаче их в архивы исполнительного комитета, его
отделов, управлений, о переходных делах, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения
или учреждения для продолжения.
9.2. Формирование дел:
9.2.1. Формирование дел осуществляется в соответствии с
утвержденной номенклатурой по месту регистрации или исполнения
документов.
9.2.2. При формировании дел необходимо строго придерживаться
объемов и состава документов, которые должны помещаться в данное
дело. Включение документов, которые не относятся к нему, а также
черновиков, размноженных копий документов, подлежащих возврату, не
допускается.
В процессе группировки документов в дело проверяется
правильность оформления документов (наличие подписей, дат, индекса,
отметки "В дело", заверительной подписи на копии и т.д.).
9.2.3. Документы постоянного и временного сроков хранения
группируются в отдельные дела.
Как исключение, если этого требует специфика работы, документы
постоянного и временного срока хранения, связанные с решением одного
вопроса, могут группироваться на протяжении календарного года в одно
дело. По окончании года такие документы следует расформировывать в
самостоятельные дела в зависимости от сроков хранения.
9.2.4. Каждое дело должно вмещать не более 250 листов. При
большем количестве листов заводится второй или последующий том дела.
9.2.5. В дела группируются документы одного года, за
исключением переходящих дел, которые формируются на протяжении ряда
лет.
9.2.6. Приложения к документам независимо от их дат формируются
в дела вместе с документами, к которым они относятся. Большие по
объему приложения формируются в отдельные тома. В этом случае на
документе, подшитом в дело отдельно от приложения, делается отметка,
что приложение к нему находится в другом томе.
9.2.7. Документы могут располагаться в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и т.д.
Преимущественное значение имеет вопросный принцип,
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный
документ, а затем в хронологической последовательности все другие,
касающиеся данного вопроса. Такая систематизация совпадает с
хронологическим расположением документов (по датам их поступления,
исполнения, подписания и утверждения).
9.2.8. Документы заседаний областного, городских и районных
исполнительных комитетов группируются в два дела: в одном деле -
протоколы заседаний, решения исполнительных комитетов, в другое -
документы к ним.
Распоряжения и приказы группируются в дела по видам и
хронологии с приложениями, которые относятся к ним.
Для справочно-оперативных целей могут создаваться дела с
копиями распорядительных документов.
9.2.9. Протоколы заседаний областного, районного (городского)
исполнительного комитета располагаются в делах в хронологической
последовательности в пределах календарного года по номерам.
Документы (приложения) к каждому протоколу располагаются в
последовательности решения вопросов: сначала помещается инициативный
документ, затем - другие документы, которые относятся к данному
вопросу.
9.2.10. Распоряжения и приказы по личному составу группируются
отдельно от распорядительных документов по основной деятельности.
9.2.11. Переписка группируется в дела за период календарного
года по конкретным вопросам. В дело помещаются все документы,
которые появились в ходе решения вопроса. Переписка
систематизируется в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
9.2.12. Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу, направление или представление; личный
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписка из решений, распоряжений, приказов о назначении,
перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету
кадров; справки и другие документы, имеющие отношение к данному
лицу.
Копии распоряжений и приказов о наложении взысканий,
поощрениях, изменений фамилий в личное дело не подшиваются. Эти
записи вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров.
9.3. Экспертиза ценности документов
9.3.1. Экспертиза ценности документов - это определение их
народнохозяйственного, социально-культурного, исторического,
научного и практического значения в целях их отбора на хранение и
уничтожение в соответствии с установленными сроками хранения.
9.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующими экспертными комиссиями (ЭК), назначаемыми в
исполнительном комитете распоряжением, а в комитетах, отделах и
управлениях приказом руководителя, в составе 3-5 наиболее
квалифицированных специалистов под председательством одного из
руководящих работников комитета, отдела или управления.
9.3.3. Организация работы, функции, права и обязанности ЭК
фиксируются в положениях, утверждаемых управляющими делами,
руководителями комитетов, отделов и управлений после согласования с
государственными архивами области.
9.3.4. Непосредственный отбор документов на постоянное и
временное хранение и выделение к уничтожению производится лицами,
ответственными за делопроизводство, при участии членов ЭК и
специалистов исполкома, его комитетов, отделов и управлений. Члены
ЭК проверяют правильность отбора документов на хранение и
уничтожение.
9.3.5. Решения экспертных комиссий вступают в силу после
утверждения их управляющим делами, руководителями комитетов, отделов
и управлений.
9.3.6. Отбор документов и дел с истекшим сроком хранения к
уничтожению оформляется актом (приложение 12). Акты рассматриваются
экспертными комиссиями, подписываются председателями ЭК и членами,
утверждаются управляющим делами, руководителями комитетов, отделов и
управлений.
9.3.7. Уничтожение дел и документов, включенных в акт,
производится после того, как описи на дела постоянного хранения за
соответствующий период утверждены экспертно-проверочной комиссией
(ЭПК) отдела по архивам и делопроизводству облисполкома.
9.4. Оформление дел
9.4.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по
технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
Государственного архива области и его филиалов.
9.4.2. Оформление дел начинается с их заведения и завершается
после окончания делопроизводственного года и проведения экспертизы
ценности документов.
9.4.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой.
Листы нумеруются (кроме чистых листов) черным графитным карандашом
или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста
документа. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела
на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 13).
Заверительная надпись подписывается работником, составившим ее, с
указанием должности и даты составления.
9.4.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
подлежат частичному оформлению. Они не подшиваются, листы в них не
нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи
на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
9.4.5. Если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого
тома нумеруются самостоятельно.
9.4.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется
как один лист. Если лист сложен и пришит за середину, он нумеруется
как два листа. Вырезки, вставки к тексту и т.д., подклеенные к листу
одним краем, нумеруются отдельно.
9.4.7. Если при нумерации листов были допущены ошибки, листы
дела нумеруются вновь, старые номера зачеркиваются. При
незначительном числе ошибок в нумерацию вносятся исправления
(непронумерованному листу присваивается номер предыдущего с
добавлением букв "а", "б" и т.д., также добавляются буквы к номеру,
ошибочно повторенному на нескольких листах). Имеющиеся исправления в
нумерации оговариваются в заверительной надписи.
9.4.8. Для дел постоянного хранения, заголовки которых не
полностью раскрывают содержание документов, составляется внутренняя
опись, которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи
нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной
надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс).
9.4.9. Обложки при заведении дел оформляются по установленной
форме (приложение 14).
9.4.10. При оформлении дел постоянного и временного хранения
(свыше 10 лет) на обложке каждого дела (тома) указывается полное
наименование исполнительного комитета, отдела, комитета, управления,
индекс дела по номенклатуре и номер тома, заголовок, срок хранения,
дата или крайние даты начала и окончания дела для определенных
категорий документов (распоряжений, протоколов, переписки),
количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
9.4.11. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения делаются четко, без сокращений, светостойкими
чернилами или тушью.
9.5. Составление описи дел:
9.5.1. По окончании делопроизводственного года на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу управлением делами исполнительного комитета
(делопроизводственной службой комитета, отдела, управления)
составляются описи (приложение 15).
Опись представляет собой систематизированный перечень
заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании
дел.
Описи на дела постоянного хранения, предназначенные для
последующей передачи в государственный архив области, подлежат
утверждению ЭПК отдела по архивам и делопроизводству облисполкома не
позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
9.5.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного
хранения, на дела по личному составу.
9.5.3. Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение
нескольких лет и заканчивается по согласованию с Государственными
архивами области.
9.5.4. Структура описи должна соответствовать структуре
номенклатуры дел.
В годовом разделе описи дела исполнительного комитета, его
отделов, комитетов и управлений располагаются в начале описи, а
общественных организаций - в конце описи. Каждое дело (том) имеет по
описи самостоятельный порядковый номер. Документы по выборам
включаются в самостоятельную опись.
Документы по личному составу систематизируются в описи по
алфавиту, хронологии.
9.5.5. Годовые разделы описей на дела постоянного хранения
составляются в 4 экземплярах, а на дела временного хранения (свыше
10 лет) и по личному составу - в 2 экземплярах, заверяются лицом,
ответственным за делопроизводство, рассматриваются на заседании ЭК,
подписываются председателем ЭК и согласовываются соответственно с
управляющим делами, руководителями комитетов, отделов и управлений.
9.5.6. Четыре экземпляра годового раздела описей на дела
постоянного хранения, два экземпляра - по личному составу, акты на
уничтожение направляются на утверждение ЭПК отдела по архивам и
делопроизводству облисполкома. Один экземпляр описи после
утверждения возвращается исполнительному комитету, отделу, комитету,
управлению.
Описи на дела временного хранения (свыше 10 лет) в
Государственные архивы области не направляются.
9.6. Обеспечение сохранности документов:
9.6.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства,
призваны обеспечить учет и сохранность документов.
Дела с момента их заведения и до сдачи в архив хранятся в
рабочих комнатах в закрывающихся шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность.
В целях повышения оперативности поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из нее
помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел
указываются индексы согласно номенклатуры.
9.6.2. В течение делопроизводственного года документы из дела
могут быть выданы для работы только своим сотрудникам. На месте
выданного документа помещается листок - заменитель, по которому
контролируется возврат документа.
После завершения делопроизводственного года изъятие и выдача
документов из дел постоянного хранения не разрешается. В
исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных
органов) такое изъятие производится с разрешения управляющего
делами, руководителей комитетов, отделов и управлений с обязательным
включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о
причинах изъятия подлинника.
На выданное дело заполняется карта - заменитель. В ней
указывается номер дела и дата его выдачи, кому дело выдано, дата его
возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и
приеме дела.
9.6.3. В ведомственный архив передаются дела постоянного,
временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, их передача
производится только по описям. Дела временного хранения (с 10 лет)
передаются в архивы по усмотрению руководства исполнительного
комитета, его отделов, комитетов и управления.
9.6.4. Сдача дел постоянного и временного хранения (свыше 10
лет) в архивы осуществляется по описям, а дел временного хранения
(до 10 лет включительно) - по номенклатурам дел.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки
на документы.
Лица, ответственные за архив, расписываются в приеме дел на
всех экземплярах годовых разделов описи, указывая дату приема и
количество принятых дел. Один экземпляр возвращается сдатчику.
Прием документов оформляется актом приема-передачи,
составляемым в двух экземплярах.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
к п.2.4
Герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
Образец общего бланка
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
220030, г.Мiнск, вул.Энгельса, 4 220030, г.Минск, ул.Энгельса, 4
Тэл.27-03-07 Тел.27-03-07
___________________________________________________________________
_____________ № _________
на № ____________________
Образец бланка для писем
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
ПОВЕСТКА ЗАСЕДАНИЯ
__________________
Дата рассылки _______________
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РЕШЕНИЕ
_______________ № _______
г.Минск
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
___________________________________________________________________
РАСПАРАДЖЭННЕ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________ № _______ г.Мiнск
г.Минск
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
ПРОТОКОЛ № ___ ЗАСЕДАНИЯ
_________________________ г.Минск
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ МИНСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
___________________________________________________________________
_______________ № _______ г.Минск
ВЫПИСКА
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 2
к п.5.5
ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА
--------------------------------------¬
¦ Наименование исполкома, комитета, ¦
¦ отдела, управления ¦
+-------------------------------------+ 16 мм
¦ Дата ¦
+-------------------------------------+
¦ Индекс ¦
L--------------------------------------
41,6 мм
Приложение 3
к п.5.4
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации в отделе
контроля и делопроизводства облисполкома,
управлении делами рай(гор)исполкома
1. Протоколы (копии) заседаний исполкомов и областного,
районных, городских и поселковых Советов.
2. Документы избирательных комиссий по выборам в органы
государственной власти.
3. Копии писем, присланных для сведения.
4. Сводки и другие виды периодической информации, присланные
для сведения.
5. Бухгалтерские документы.
6. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
7. Прейскуранты, нормы расходования материалов (копии).
8. Учебные планы, программы (копии).
9. Печатные издания (газеты, журналы, книги, бюллетени,
плакаты).
10. Рекламные извещения и проспекты, плакаты, программы
совещаний, конференций и т.д.
11. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
12. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные
билеты.
13. Формы статистической отчетности.
14. Переписка по мелким вопросам административно-хозяйственной
деятельности.
Приложение 4
к п.7.3.1
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ РЕШЕНИЙ
---------T--------------T-----------T--------------T---------------
Номер ¦ Дата решения ¦ Номер ¦ Наименование ¦ Дата рассылки
решения ¦ ¦ протокола ¦ решения ¦
¦ ¦ заседания ¦ ¦
---------+--------------+-----------+--------------+---------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
---------+--------------+-----------+--------------+---------------
Формат А4 (210х297)
Приложение 5
к п.7.3.1
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЙ
--------------T----T--------------------------------T--------------
Номер ¦Дата¦ Краткое содержание ¦Дата рассылки
распоряжения ¦ ¦ ¦
--------------+----+--------------------------------+--------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
--------------+----+--------------------------------+--------------
Формат А4 (210х297)
Приложение 6
к п.7.3.1
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ
-------T----T--------------------T--------T-------------T----------
Номер ¦Дата¦Наименование приказа¦Кем ¦ Исполнитель ¦Дата
приказа¦ ¦ ¦подписан¦ ¦рассылки
-------+----+--------------------+--------+-------------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
-------+----+--------------------+--------+-------------+----------
Формат А4 (210х297)
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
