Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
РЕШЕНИЕ МИНСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
23 октября 1995 г. № 66
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОБЛАСТНОМ, ГОРОДСКОМ,
РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ КОМИТЕТАХ, ИХ СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
Областной исполнительный комитет решил:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в областном,
городском, районном исполнительных комитетах, их структурных
подразделениях (прилагается).
Ввести ее в действие с 1 января 1996 г.
2. Считать утратившим силу решение исполкома областного Совета
народных депутатов от 30 ноября 1981 г. № 40-14 "Об инструкции по
делопроизводству в исполнительных комитетах районных, городских
Советов народных депутатов Минской области, их отделах и
управлениях".
3. Руководителям структурных подразделений облисполкома,
председателям рай(гор)исполкомов организовать изучение Инструкции
работниками комитетов, отделов и управлений и обеспечить строгое
выполнение требований данного документа.
Председатель П.П.ПЁТУХ
Управляющий делами Ф.С.ЧЕРНУШЕВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение Минского областного
исполнительного комитета
23.10.1995 № 66
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в областном, районном, городском
исполкомах, их структурных подразделениях
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
2. Правила подготовки и оформления документов
3. Подготовка, оформление отдельных видов
организационно-распорядительных документов
4. Требования к документам, изготавливаемым машинописным
способом
5. Порядок прохождения входящих документов
6. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов
7. Регистрация документов и структура справочного аппарата
8. Организация работы за исполнением документов
9. Составление номенклатуры, оформление и формирование дел,
составление описи и обеспечение сохранности документов
10. Приложения
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает правила ведения
делопроизводства в областном, районном, городском исполнительных
комитетах, их структурных подразделениях.
Особенности оформления и обработки секретных документов, писем,
заявлений и жалоб граждан регламентируются специальными
инструкциями.
1.2. Общее руководство делопроизводством и контроль за
исполнением требований Инструкции в областном, районных, городских
исполкомах возлагается на управляющих делами, а в комитетах,
отделах, управлениях - на руководителей этих подразделений.
Они обязаны:
принимать необходимые меры к сокращению служебной переписки:
не допускать истребования от различных учреждений, организаций
сведений, отчетов, информации, не предусмотренных правовыми актами;
обеспечивать регулярную проверку состояния делопроизводства в
аппарате, структурных подразделениях исполнительных комитетов,
обучение и повышение деловой квалификации работников, на которых
возложено ведение делопроизводства.
1.3. Организация и ведение делопроизводства в соответствии с
настоящей Инструкцией в исполнительных комитетах возлагается:
областной - на отдел контроля и делопроизводства;
районный, городской - на общий отдел, а где не предусмотрены
штатным расписанием отделы - на управление делами;
в структурных подразделениях - на ответственных лиц,
назначенных приказом руководителей.
1.4. Работники аппарата исполкома, его комитетов, отделов,
управлений несут персональную ответственность за исполнение
требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у
них служебных документов.
1.5. Работникам исполнительного комитета, его структурных
подразделений запрещается разглашать или использовать в частных
разговорах и беседах информацию, почерпнутую из служебных
документов, в том числе на стадии их подготовки, а также на
заседаниях и совещаниях.
1.6. При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку
работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все
имеющиеся документы по незаконченным вопросам.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Составление и оформление документов предполагает
обязательное соблюдение ряда требований и правил, способствующих
обеспечению их полноценности, оперативности прохождения и
исполнения.
2.2. Для придания документу юридической силы необходимо наличие
обязательных для данного вида реквизитов. Наименование
организации-автора, код организации-автора, название вида документа,
заголовок к тексту; текст, дата, индекс, визы, подпись, проставление
отметок о прохождении и исполнении. В процессе подготовки и его
оформления состав реквизитов может быть дополнен другими в
зависимости от назначения и обработки и т.д.
2.3. Большинство организационно-распорядительных документов
составляется на бланках, за исключением совместных документов
нескольких организаций, докладных записок, справок, подготовленных
работниками аппарата, протоколов общественных объединений.
Проверка соответствия документов действующему законодательству
возлагается на юридическую службу исполнительных комитетов.
2.4. В областном, районном (городском) исполнительном комитете,
его структурных подразделениях применяются два вида бланков;
общий бланк (для оформления распорядительных документов,
протоколов, актов и др.);
бланк для писем.
Допускается изготовление бланков для отдельных видов документов
(решений, распоряжений, приказов, протоколов и др.) на основе общего
бланка, который дополняется реквизитом "наименование вида
документа".
Образцы бланков даны в приложении 1.
Бланки должны печататься в одну краску.
2.5. На бланках областного, районного (городского) исполкома,
его комитетов, отделов и управлений воспроизводится Государственный
герб Республики Беларусь.
2.6. Бланки изготавливаются и учитываются управлением делами. В
структурные подразделения они выдаются по разрешению в облисполкоме
- заведующего отделом контроля и делопроизводства, а в
рай(гор)исполкомах - управляющего делами под расписку работникам,
ответственным за ведение делопроизводства.
2.7. Обязательной составной частью документа является
заголовок, кратко и точно отражающий его содержание, грамматически
согласовывающийся с названием документа (решение, приказ, протокол и
т.д.).
Заголовок пишется в левой части листа.
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может
формулироваться обобщенно.
В документе большого объема или отражающем несколько вопросов,
наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой
части листа, не прерывая текста.
2.8. Текст документов должен включать достоверную и
аргументированную информацию, изложенную убедительно, кратко, без
сложных грамматических построений. Содержание его должно быть
увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
В тексте следует избегать иностранных и устаревших слов и
выражений, применять только общепринятые сокращения. Если в тексте
перечисляются фамилии, географические названия или
административно-территориальные единицы, они располагаются в
алфавитном порядке.
Текст большинства видов документов рекомендуется разделять на
две основные части. В первой части указывается основание его
составления, во второй - излагаются выводы, предложения, решения,
распоряжения или просьбы.
В отдельных случаях текст документа может содержать одну
заключительную часть: решения - распорядительную часть без
констатирующей, письма - просьбу без пояснений и т.п.
2.9. Тексты сложных по содержанию документов допускается делить
на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими
цифрами. Номер каждой составной части включает все номера
соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.
Так, номер раздела состоит из одного числа: 1, 2, 3 и т.д., а номер
пункта - из номера соответствующего раздела и номера пункта,
разделенных точкой: 1.1; 2.4; 6.15 и т.д. При более мелком делении
сохраняется тот же принцип нумерации. Например, если подпункт 3
входит в пункт 2 раздела 6, то его номер будет 6.2.3.
2.10. Документы адресуют организациям, их структурным
подразделениям или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа организации или ее структурному
подразделению наименование указывается в именительном падеже.
Например:
Минский облисполком
Управление организационной
и кадровой работы
При направлении документа должностному лицу, наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата в - дательном. Например:
Министерство экономики
Начальнику управления
подготовки и переподготовки
кадров
Михайлову В.М.
При адресовании документа руководителю организации наименование
входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Строммаш"
Локтионову И.В.
При рассылке документа в несколько однородных организаций
адресат может быть обозначен обобщенно:
Районным исполнительным
комитетам
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Федерация профсоюзов
Республики Беларусь
220126, ГСП, г.Минск,
пр-т Машерова, 21
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или
организациям своей системы (он указывается на конверте).
При адресовании документов гражданам вначале указывается
почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя:
260005, г.Витебск,
ул.Фальконе, 3, кв.10
Алешкевичу А.П.
Документ не должен содержать более четырех адресов. При
направлении более чем в четыре адреса составляется указатель
рассылки, слово "копия" перед обозначением второго, третьего и
четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр должен быть
подписан.
Справки, докладные записки, подготовленные работниками аппарата
исполкома, его структурных подразделений, адресуются должностному
лицу с обязательным указанием его должности.
Заместителю председателя
горисполкома
Кучинскому И.М.
Если документ является ответом, первым адресатом следует
указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости
остальных адресатов; основному адресату направляется первый
экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в
тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
2.11. Все служебные документы датируются и индексируются.
Датой документа является дата его подписания, принятия,
утверждения или события, которое зафиксировано в документе (для
протоколов, актов и др.).
Регистрационный индекс присваивается документу при его
регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа
состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера
документа (04-12/127).
Индексами распорядительных документов являются их порядковые
номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документа в течение одного года.
Дата подписания (принятия) документа и индекс проставляются на
специально отведенном на бланке месте. Если документ составлен не на
бланке, его дата и индекс проставляются ниже после подписи.
Однако дата и индекс в справке или докладной записке,
подготовленной работниками аппарата, его структурных подразделений,
проставляются ниже наименования перед заголовком документа.
Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением (резолюции, визы, отметки о согласовании,
исполнении документа и направлении его в дело) датируются и
подписываются. Подписи расшифровываются.
Даты в документах оформляются двумя способами: 31 мая 1995 г.
или 31.05.95 г.
Первый способ применяется преимущественно при указании дат в
тексте документов, второй - при датировании документов, резолюций на
документах, виз, отметок об исполнении и т.д. Элементы даты должны
приводиться в одной строке.
2.12. Согласование проекта документа может проводиться с
организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их
компетенцией имеют непосредственное отношение к содержащимся в нем
вопросам.
Согласование может осуществляться как внутри аппарата
исполнительного комитета, его комитетов, отделов и управлений (со
структурными подразделениями, должностными лицами), так и вне его (с
другими организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись
визирующего и дату визирования. При необходимости могут быть указаны
должность визирующего и расшифровка его подписей (инициалы и
фамилия).
Замечания и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе,
о чем ставится отметка "Замечания прилагаются", например:
Заведующий финансовым отделом В.Б.Петров
21.06.95 Замечания прилагаются.
Проекты решений, распоряжений, приказов и приложения к ним
визируются на первом экземпляре исполнителями, а также
руководителями структурных подразделений, работниками юридического
отдела. Письма и другие исходящие документы визируются на копиях,
остающихся в деле на последнем листе документа, ниже реквизита
"подпись".
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой
о согласовании или представлением протокола обсуждения проекта
документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне
и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", лицо, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личную
подпись, расшифровку и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заведующий финансовым отделом
________________ райисполкома
личная подпись И.О.Фамилия
03.03.95
Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф
согласование оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
10.09.95 № 31
Справка о согласовании составляется в случаях, когда содержание
документа затрагивает интересы нескольких организаций.
2.13. Удостоверение документов является формой выражения
ответственности за их содержание и законность. Основными способами
удостоверения документов являются подписание, утверждение и
проставление печати.
2.14. Подпись - обязательный реквизит документа. Документы
подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями,
установленными действующим законодательством или иными правовыми
актами.
В состав подписи входит: обозначение должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы,
фамилия). Если документ написан на бланке, то наименование
исполнительного комитета, отдела, комитета или управления в
обозначение должности не включается, например:
Начальник управления (подпись) И.И.Иванов
В документах подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе
комиссии:
Председатель комиссии личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии: личная подпись И.О.Фамилия
Документы подписываются одним должностным лицом. Две или более
подписей проставляются в том случае, если за содержание документа
несут ответственность несколько лиц (протоколы, решения, акты,
финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций
и др.). Подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, а если документ подписывается
должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на
одном уровне. Не допускается подписывать документы с предлогом "за"
или проставлением черты перед наименованием должности. Расшифровка
подписи должна соответствовать фамилии должностного лица,
подписывающего документ, и его фактической должности.
Решения подписываются в исполнительном комитете председателем
исполнительного комитета, управляющим делами, а в случае их
отсутствия - заместителем председателя, управляющего. Исходящие
документы подписываются председателем, управляющим делами и их
заместителями в соответствии с их полномочиями и распределением
обязанностей.
Внутренние документы типа докладных записок и справок
подписывают заместители председателя исполкома, управляющий делами,
руководители структурных подразделений, их заместители.
2.15. Утверждение - один из способов удостоверения документа
после его подписания, санкционирующим распространение его действия
на определенный круг учреждений, приобретает юридическую силу только
с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение
должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов,
излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом. Оба
способа имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждение документа производится посредством грифа
"Утверждаю" или изданием соответствующего распорядительного
документа.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то
гриф утверждение состоит из следующих элементов: слова "Утверждаю"
наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица,
утвердившего документ, даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Председатель районного
(городского)
исполнительного комитета
______________ инициалы, фамилия
При утверждении документа правовым актом (решением, приказом)
на документе проставляется гриф по форме:
УТВЕРЖДЕНО
решением районного (городского)
исполнительного комитета
06.07.95 № 320
2.16. На документах, требующих их юридической силы ставится
гербовая печать.
Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения
прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при
санкционировании расходования денежных средств и материальных
ценностей, а также на уставах (положениях) организаций,
доверенностях, договорах, удостоверениях.
На копиях документов, направляемых в другие организации, на
размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке
ставится печать с указанием "Управление делами".
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и
личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
2.17. Прохождение документа в исполнительном комитете, его
комитетах, отделах и управлениях сопровождается проставлением на нем
соответствующих отметок.
Отметка о поступлении (регистрации) проставляется на нижнем
поле первого листа документа справа.
Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом
поле первого листа документа (на уровне заголовка к тексту) и
обозначается словом "Контроль" или буквой "К".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
проставляется на нижнем поле последнего листа документа слева и
содержит следующие данные: номер дела, в которое подшивается
документ, краткая справка об исполнении (если отсутствует документ,
свидетельствующий об исполнении), дата направления документа в дело;
подпись соответствующего руководителя исполнительного комитета,
отдела, комитета, управления или исполнителя.
Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над
документом завершена.
Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном
исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его
служебного телефона, проставляемых на всех экземплярах в нижнем
левом углу лицевой стороны последнего листа документа.
Например: Гундарев 76 12 15.
2.18. Приложения к документам могут быть трех видов:
утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (решениями,
распоряжениями, приказами);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
являющиеся самостоятельными документами, направляемые с
сопроводительным письмом или другими документами.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы
(наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их
содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).
Документы, утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (положения, уставы,
инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа,
а самостоятельными, обретающими юридическую силу только с момента
санкционирования их исполкомом. Эта санкция формулируется в
распорядительном документе. Например: "Утвердить прилагаемое
Положение об управлении..." или "Одобрить мероприятия...
(прилагаются)".
На прилагаемом документе в этих случаях проставляется надпись,
свидетельствующая об его утверждении, одобрении или введении в
действие.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
решением исполкома
от 17.05.95
Приложения, поясняющие или дополняющие содержание
распорядительного документа, являются по существу его частью,
вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде
таблиц, перечней, ведомостей и т.п. В этих случаях ссылка на
приложение в тексте делается при помощи термина "согласно". Это
слово употребляется с существительным в дательном падеже. Нужно
писать "согласно приложению".
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака №. Например:
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
