Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
5.6. Председателю исполнительного комитета, его заместителям
передаются на рассмотрение документы вышестоящих органов, местных
органов исполнительной власти, организаций, учреждений, а также
другие документы, исполнение которых требует их решения. Остальные
документы передаются руководителям структурных подразделений.
Документы должны передаваться руководству в день их
поступления. Телеграммы и др. срочную корреспонденцию следует
направлять на исполнение в первую очередь.
5.7. Указания по исполнению документов даются в форме
резолюций.
Резолюция пишется в правой верхней части первого листа
документа на свободном от текста месте или на прикрепленном к
документу листке с наименованием организации. В ней определяются
конкретный исполнитель, содержание действий по исполнению и
указывается срок исполнения, подпись и дата.
Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным
за исполнение всего документа является исполнитель, фамилия которого
записана первой. Ему предоставляется право созыва соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя
представить все необходимые материалы. Они в равной мере несут
ответственность за своевременное и качественное исполнение
документов.
Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции.
Последующие резолюции руководителей допустимы только тогда, когда в
них детализируется порядок исполнения документа.
5.8. Резолюция переносится в регистрационно-контрольную
карточку (или журнал) и документы в необходимых случаях ставятся на
контроль, а затем доставляются по назначению. На документах,
подлежащих возврату, на верхнем поле проставляется штамп "Подлежит
возврату".
5.9. Прием и передача входящих документов на всех этапах
прохождения осуществляются под роспись в регистрационно-контрольной
карточке или по журналу.
5.10. Документы, поступившие к работникам исполнительного
комитета, отдела, комитета или управления, минуя
делопроизводственную службу, должны обязательно передаваться ей для
регистрации.
5.11. На документах, подлежащих контролю согласно резолюций и
поступивших из вышестоящих распорядительных и законодательных
органов государственной власти с указанием сроков информирования,
ставится штамп "Контроль".
6. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов
6.1. Порядок прохождения исходящих документов осуществляется в
составлении проекта документа, его подготовке, согласовании,
визировании (в необходимых случаях), подписании (утверждении),
регистрации и отправке.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель
должен проверить его текст, правильность оформления, наличие
необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись
вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.
6.2. Подписанные документы передаются в отдел исполнительного
комитета (или делопроизводственную службу комитета, отдела,
управления) в открытом виде для регистрации и отправки.
Во время приема от исполнителей исходящих документов
проверяется:
правильность адресования документа;
наличие соответствующих подписей на документе и приложениях к
нему;
наличие виз на копиях документов, остающихся в делах;
наличие на документе отметок о приложениях;
правильность оформления документа и размещения на нем всех
реквизитов.
Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных
настоящей Инструкцией, к отправке не принимаются.
6.3. Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих
операций: регистрация, сортировка, вложение в конверты, оформление
конвертов, составление почтового реестра и отправка.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются
в один конверт. На конвертах указываются индексы вложенных в них
документов.
6.4. Корреспонденция, которая должна быть срочно доставлена
адресатам, находящимся в г.Минске, отправляется отделом контроля и
делопроизводства с нарочным.
6.5. К инициативным документам относятся документы, которые
создаются для внутреннего пользования, не предназначенные для
отправки в другие организации, учреждения.
Прохождение инициативных документов на этапе их подготовки и
оформление организуется в соответствии с общим порядком обращения
исходящих, на этапе исполнения (использования) входящих документов.
Инициативные документы после рассмотрения руководством
передаются для исполнения (использования информации) соответствующим
исполнителям либо помещаются в соответствующее дело.
7. Регистрация документов и структура справочного аппарата
7.1. Общие правила регистрации документов:
7.1.1. Регистрация документов - это запись по установленной
форме необходимых сведений о документах с последующим проставлением
на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска
документов.
Процесс регистрации документов складывается из следующих
основных этапов:
запись данных о документе (его авторах, адресате, содержание и
т.д.);
индексации документа;
фиксации прохождения и исполнения документа.
7.1.2. Основным принципом регистрации документов является
однократность.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз. В
комитетах, отделах, управлениях допускается вторичная регистрация.
Регистрации подлежат как входящие, исходящие и внутренние документы,
за исключением отмеченных в перечне, не подлежащих регистрации.
7.1.3. Регистрация документов в исполнительном комитете
осуществляется работником отдела, а в комитетах, отделах и
управлениях - делопроизводственной службой или лицом, ответственным
за делопроизводство.
7.1.4. Входящие документы регистрируются в день поступления, а
исходящие и внутренние - в день подписания.
7.2. Индексация документов
7.2.1. Индексация документов - это проставление при регистрации
их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных
обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и
хранения.
7.2.2. Основой для индексации документов служит номенклатура
дел исполкома либо комитета, отдела, управления. Индекс входящего,
исходящего и внутреннего документа, как правило, складывается из
двух частей:
индекса, установленного в номенклатуре дел для того дела, в
которое будет подшит документ или его копия;
порядкового регистрационного номера документа (нумерация
ведется с начала каждого года, отдельно по группе входящих
документов и группе исходящих документов).
В индекс документа как составная часть может также включатся
условное обозначение корреспондента или структурного подразделения,
подготовившего документ.
В составе индекса входящего документа порядковый
регистрационный номер указывается в качестве его первой части
(например: 1250 203-7), а в индексе исходящего и внутреннего
документа - в качестве последней его части (например: 203-7 1250).
7.2.3. Исключение составляют индексы распорядительных
документов (решений, распоряжений, приказов и протоколов).
7.2.4. Индекс входящего документа проставляется в
регистрационном штампе (см.п.5.5), исходящего и внутреннего
документа - на установленном для него месте в бланке, а в
документах, составленных без применения бланка - под датой
документа.
7.3. Формы регистрации документов.
7.3.1. Регистрация распорядительных документов исполнительного
комитета, отделов, комитетов и управлений производится в журналах.
Ведутся журналы:
регистрации решений (приложение 4);
регистрации распоряжений (приложение 5);
в комитетах, отделах и управлениях делопроизводственной службой
либо специально назначенными лицами ведутся журналы регистрации
приказов (приложение 6). Журналы регистрации приказов по основной
деятельности и приказов по личному составу ведутся раздельно.
7.3.2. В облисполкоме отделом контроля и делопроизводства для
регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних
документов, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка
(приложение 7), пригодная для обработки на компьютере. Карточка
используется для учета, контроля исполнения и поиска документов.
7.3.3. В комитетах, отделах, управлениях облисполкома,
рай(гор)исполкомах с объемом документооборота до 600 документов в
год допускается регистрация документов в журналах (приложение 8, 9),
а свыше применяется карточная система.
7.3.4. Из регистрационно-контрольных карточек формируются
справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется
справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.
Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ,
определяется числом справочных и контрольных карточек.
7.3.5. Регистрационные карточки систематизируются в
определенном порядке и расставляются в картотеках, составляющих
основу справочного аппарата к служебным документам.
7.3.6. Все карточки заводятся отдельно на каждый календарный
год.
7.3.7. Регистрационно-справочная картотека делится на 2 части:
в первую часть помещаются карточки неисполненных документов, во
вторую часть - карточки исполненных документов.
Каждая часть состоит из двух разделов: раздела входящих
документов и раздела исходящих, внутренних документов.
7.3.8. В разделах первой части картотеки карточки размещаются
по рубрикам, соответствующим наименованиям корреспондентов или
структурных подразделений (исполнителей).
7.3.9. По мере исполнения документов их регистрационные
карточки с соответствующими отметками об исполнении из первой части
регистрационно-справочной картотеки перемещаются в разделы второй
части и располагаются по рубрикам, соответствующим номенклатуре дел
(рубрика указывает индекс документа).
7.3.10. Разделы и рубрики регистрационно-справочной картотеки
отделяются друг от друга картонными прокладками, на которых
указывается наименование разделов или индексы рубрик.
7.3.11. Порядок формирования контрольной картотеки изложен в
пунктах 8.16-8.18.
7.3.12. При автоматизированной регистрации документов на
компьютере запись производится непосредственно с документа с
использованием установленного набора обязательных реквизитов. Запись
дублируется машинограммой карточки, которая используется в качестве
вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях
страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при
передаче документа.
8. Организация работы за исполнением документов
8.1. Контроль и проверка исполнения документов является
важнейшей частью деятельности областного, городского, районного
исполнительного комитетов, их структурных подразделений.
8.2. Общее руководство организации работы по контролю за
фактическим исполнением документов вышестоящих органов, решений,
распоряжений, служебной корреспонденции в исполнительном комитете
возлагается на председателя, его заместителей и управляющего делами
в соответствии с распределением их обязанностей.
8.3. Контроль за исполнением решений исполнительного комитета,
а также служебной корреспонденции с поручениями председателя, его
заместителей осуществляется, как правило, структурными
подразделениями. Руководители комитетов, отделов и управлений несут
персональную ответственность за своевременное и качественное
исполнение документов.
8.4. Изучение и обобщение практики работы по контролю за
исполнением, оказание методической помощи структурным подразделениям
облисполкома осуществляет отдел контроля и делопроизводства
управления делами, управление организационной и кадровой работы, а в
рай(гор)исполкомах - управление делами, отдел
организационно-кадровой работы.
8.5. Контроль за своевременным представлением проектов решений
и других материалов, предусмотренных годовым планом работы,
информирования исполкомов о ходе выполнения принятых решений в
облисполкоме осуществляет отдел контроля и делопроизводства,
в рай(гор)исполкомах - управление делами.
8.6. Структурные подразделения облисполкома, рай(гор)исполкомов
осуществляют контроль за своевременностью, полнотой и качеством
исполнения всех решений (или его отдельных пунктов), служебных
документов и поручений, в которых содержатся задания или
предписания, подлежащие исполнению.
8.7. Комитет, отдел, управление облисполкома,
рай(гор)исполкома, обеспечивающие подготовку решения, после его
принятия разрабатывают план необходимых действий по реализации
данного документа. План утверждается заместителем председателя,
курирующего данное структурное подразделение.
8.8. Если исполнение документа контролируют несколько
структурных подразделений, то координация этой работы осуществляется
тем комитетом, отделом, управлением, которое обеспечивало подготовку
решения. Ими составляется план распределения обязанностей по
контролю за ходом выполнения отдельных пунктов и частей решения,
согласовывается с руководителями соответствующих структурных
подразделений и утверждается заместителем председателя облисполкома,
рай(гор)исполкома.
Комитет, отдел, управление, указанные в плане, самостоятельно
осуществляют контрольные действия по порученным им пунктам и
своевременно информируют о результатах структурное подразделение, на
которое возложен контроль за исполнением всего решения в целом и
информирование руководства облисполкома.
8.9. Структурное подразделение, осуществляющее контроль за
исполнением решения, обязано незамедлительно сообщать руководству
облисполкома, рай(гор)исполкома о вскрытых недостатках и нарушениях
хода исполнения решения, требующих их вмешательства, а также о
выявленных резервах, или положительном опыте. Сообщения должны
сопровождаться соответствующими предложениями.
8.10. Решения снимаются с контроля, как правило, после
рассмотрения итогов их выполнения на заседаниях исполкома или
председателем, его заместителями, управляющим делами исполнительного
комитета в рабочем порядке на основании информации руководителя
соответствующего структурного подразделения с кратким изложением
результатов выполнения и мотивированным предложением о снятии с
контроля.
Те решения, срок действия которых рассчитан на определенный
период времени (год, сезон, продолжительность сельскохозяйственной
или иной кампании) снимаются с контроля по истечении этого периода.
Контроль за своевременным и качественным исполнением поручений,
содержащихся в протоколах совещаний председателя исполкома,
осуществляют руководители структурных подразделений под
непосредственным руководством заместителей председателей областного,
городского, районного исполнительного комитета.
8.11. Руководители структурных подразделений организуют учет
решений и поручений, находящихся под контролем их работников, следят
за выполнением планов контроля и обеспечивают своевременную
подготовку предложений о снятии с контроля.
8.12. Контроль за своевременным исполнением документов
вышестоящих органов законодательной и исполнительной власти,
решений, распоряжений, служебной корреспонденции осуществляют в
облисполкоме - отдел контроля и делопроизводства, гор(рай)исполкомах
- управление делами, в структурных подразделениях -
делопроизводственная служба.
8.13. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты
поступления. Сроки могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами
государственной власти, индивидуальные - руководителем
исполнительного комитета. Конечная дата исполнения указывается в
тексте документа или в резолюции руководителя.
В случае, когда срок исполнения не указан, документ должен быть
исполнен в течение месяца, для телеграмм, требующих срочного решения
- от 2 до 5 дней, остальные в течение 10 дней.
Ответы на запросы, предложения и письма депутатов Верховного
Совета Республики Беларусь, областного, местных Советов депутатов,
связанных с их депутатской деятельностью, должны даваться в
соответствии с Законом "О статусе депутатов Республики Беларусь".
8.14. Срок исполнения документов вышестоящих органов
исчисляется со дня их поступления. Если в них отсутствует
конкретный срок исполнения, то он устанавливается руководством
исполнительного комитета.
8.15. В случае, если по каким-то объективным причинам документ
не может быть выполнен в срок, ответственный исполнитель обязан
согласовать вопрос о его продлении.
Срок исполнения документа может быть продлен. По решениям -
только исполнительным документом, а по распоряжениям - председателем
исполкома, или лицом, замещающим его. По документам вышестоящих
органов - лицо, которое их установило.
Продление срока исполнения оформляется по письменной информации
исполнителя не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока. При
автоматизированном контроле исполнителем направляются
машинограммы-предупреждения.
Изменение документируется - проставляется новый срок, дата и
подпись.
8.16. Контроль за сроками исполнения документов ведется по
контрольным карточкам. В качестве контрольных карточек используются
дубликаты регистрационных карточек входящих, исходящих и внутренних
документов, составляемые при постановке документов на контроль.
8.17. Контроль за своевременным исполнением поручений,
содержащихся в распорядительных документах исполкома, комитетах,
отделах и управлениях (решениях, распоряжениях, приказах),
осуществляется также с помощью контрольных карточек.
В исполкоме, его структурных подразделениях на каждый пункт
распорядительного документа, содержащего конкретные поручения,
заполняется отдельная контрольная карточка (на бланке единой
регистрационной карточки) с указанием в соответствующих графах
автора распорядительного документа, даты и индекса, краткого текста
контролируемого пункта, исполнителя и установленного срока
исполнения.
8.18. Карточки всех документов, которые находятся на контроле,
группируются в трех разделах контрольной картотеки.
В первом разделе группируются карточки просроченных документов.
Во второй раздел помещаются карточки документов, подлежащих
исполнению, в порядке, соответствующем установленным срокам
исполнения.
В третий раздел ставятся карточки документов, сроки исполнения
которых установлены на более длительное время.
Работник, ответственный за ведение контрольной картотеки,
обязан ежедневно просматривать карточки и производить необходимые
перемещения их в соответствующие разделы картотеки.
8.19. Ответственный исполнитель обязан дать работнику,
осуществляющему контроль за выполнением, обстоятельные ответы на все
вопросы, связанные с ходом выполнения контролируемого документа: на
какой стадии исполнения находится документ, когда он будет выполнен,
причины невыполнения документа в срок (для просроченных документов)
и т.д. Эта информация, а также отметка о выполнении документа
фиксируется в соответствующих графах контрольной карточки.
8.20. Документ считается исполненным и снимается с контроля
только тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы, на него
дан (или получен) исчерпывающий ответ.
8.21. В рай(гор)исполкомах, структурных подразделениях, которые
применяют журнальную форму регистрации документов, при небольшом
количестве контрольных документов допускается ведение контроля за
исполнением документов по журналу регистрации.
8.22. Управление делами, отдел исполнительного комитета,
делопроизводственная служба структурного подразделения по состоянию
на первое число каждого месяца (приложение 10) обобщает результаты
контроля за исполнением документов и письменно докладывают
председателю исполкома, руководителю комитета, отдела, управления.
8.23. В качестве технического средства организации работы по
контролю используются персональные компьютеры.
Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных
автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное
информирование исполнителей и руководство исполкома о состоянии
исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также
предварительный контроль подготовки и исполнения документов, анализ
исполнительской дисциплины.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния
исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др.
выводятся на экран дисплея.
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в
банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью
выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем
массиве и находится на хранении вместе с документами в текущем
архиве.
8.24. Проверка соблюдения в структурных подразделениях
требований настоящего раздела Инструкции возлагается в облисполкоме
на отдел контроля и делопроизводства, в рай(гор)исполкомах - на
управление делами.
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации,
с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета, индексации,
определения сроков их хранения.
9.1.2. Номенклатура дел составляется в исполкоме, структурных
подразделениях в 4 экземплярах по установленной форме (приложение
11).
Практическую и методическую помощь в составлении номенклатуры
оказывают Государственный архив области, его филиалы, а также отдел
по архивам и делопроизводству облисполкома.
9.1.3. Работу по составлению номенклатуры в исполнительном
комитете осуществляет работник отдела или управления делами, а в
комитетах, отделах, управлениях - ответственный за делопроизводство.
В конце каждого года ими составляется проект номенклатуры дел на
следующий год.
9.1.4. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся
изменения, утверждается заведующим отделом, управляющим делами, а в
комитетах, отделах, управлениях - руководителями после согласования
с государственным архивом области. Вводится в действие с 1 января
следующего года.
9.1.5. В номенклатуру дел включаются дела (документы), которые
отображают документируемые участки работы и отдельные вопросы
деятельности исполкома, их комитетов, отделов и управлений.
В номенклатуру дел исполкома включаются также дела
избирательных комиссий по выборам в органы государственной власти и
Президента Республики Беларусь.
9.1.6. В номенклатуру дел не включаются сборники
законодательных актов и решений Правительства Республики Беларусь,
брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы и др. печатные
издания.
9.1.7. Каждому делу, включенному в номенклатуру дел,
присваивается строго определенный индекс, который состоит из индекса
структурного подразделения и порядкового номера дела.
Например: 03-7
9.1.8. Заголовки дел должны быть краткими и четкими и
соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в
дела. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с
указанием рода заводимого дела (документы, переписка) или
разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и
др.).
Если в деле объединены разные виды документов по одному
вопросу, но не связаны последовательностью решения вопроса или
которые являются дополнениями к одному или нескольким документам,
для обозначения названия дела употребляется термин "Документы".
9.1.9. Если на протяжении года в структурных подразделениях
облисполкома, рай(гор)исполкомах появляются новые документируемые
участки работы и непредусмотренные дела они дополнительно вносятся в
номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные индексы дел.
9.1.10. По окончании календарного года в конце номенклатуры
заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
