Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака №. Например:
"согласно приложению 2".
При нумерации нескольких приложений надо писать согласно
приложениям 1-4".
Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые связывают его
с основным документом. На первом листе приложения в правом верхнем
углу помещается отметка, указывающая к какому документу относится
приложение. Например:
Приложение 1
к решению исполкома
от 14.04.95 № 87
При наличии приложений к документам информационного характера
(письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом
основного документа до реквизита ("подпись") делается отметка
"Приложение".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
приложении оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия с указанием количества листов и экземпляров каждого.
Например:
Приложение:
1. Справка об использовании оборудования на 5 л. в 2 экз.
2. Перечень оборудования на 10 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то
отметку о его наличии необходимо оформлять по форме:
Приложение: Письмо управления народного образования от 30.01.95
№ 4/2730) и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о приложении оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки,
акты, служебные письма, направляемые на основании содержащихся в
распорядительных документах указаний. Например: "Поручить
горисполкомам рассмотреть справку управления бытового обслуживания
населения и принять соответствующие меры" или "записку управления
социальной защиты по данному вопросу направить райисполкомам для
устранения отмеченных недостатков".
На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их
связи с распорядительным документом, не делается.
В распорядительных документах (решениях, распоряжениях,
приказах) выделение отметки о приложении после текста не
допускается; указание о наличии приложения дается в тексте
документа;
"согласно приложению", "приложение", "приложение 1", ...
представить перечень документов по прилагаемой форме " и др.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу следует делать отметку с указанием распорядительного документа,
его даты и номера. Например:
Приложение
к решению районного (городского)
исполнительного комитета
от 03.05.95 № 56
2.19. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов
документа - изготавливается и выдается в исполнительном комитете
только с разрешения руководства исполнительного комитета, а в
комитетах, отделах и управлениях - с разрешения их руководителей.
Исполнительный комитет, его отделы, управления, комитеты могут
засвидетельствовать копии только тех документов, которые созданы;
соответственно в исполнительном комитете, отделе, управлении,
комитете. При формировании личных дел сотрудников разрешается
изготовлять копии и выписки документов, выданных организациями и
необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов и
свидетельств о полученном образовании, трудовых книжек и т.д.).
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все
реквизиты этого документа. Ее следует оформлять на соответствующем
бланке исполнительного комитета, отдела, управления, комитета за
подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее
содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, но
с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии
полностью воспроизводится текст бланка подлинника.
На первом листе копии (или выписки) документа делается
соответственно отметка "копия" или "выписка" (без кавычек).
Заверительная отметка оформляется по образцу:
Верно
инспектор отдела кадров личная подпись И.О.Фамилия
09.08.95
Отметка "копия" ставится на документе справа над реквизитом
"адресат", а отметка об удостоверении копии (или выписки) - ниже
реквизита (подпись).
При пересылке копии (или выписки) документа в другие
организации или выдаче на руки отдельным лицам заверительную подпись
удостоверяют печатью.
2.20. На копиях исходящих документов, оставляемых в деле
исполнительного комитета, отдела, управления, комитета содержатся
визы лиц, составляющих документ и визы лиц, с которыми документ
согласовывается. В него вносятся все исправления, сделанные при
подписании подлинника. Текст бланка оригинала не воспроизводится,
проставляется дата подписания и регистрационный индекс. Должность,
заверившего копию сотрудника и дату заверения разрешается не
указывать.
Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие
факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью.
3. Подготовка, оформление отдельных видов
организационно-распорядительных документов
3.1. Согласно действующему законодательству областной,
районный, городской исполнительный комитет принимает решения и
издает распоряжения. Руководители комитетов, отделов и управлений
издают приказы.
3.2. Юридическим основанием возникновения распорядительных
документов в их деятельности являются:
законы Республики Беларусь, указы и распоряжения Президента
Республики Беларусь, постановления Верховного Совета и его
Президиума, а также постановления и распоряжения Кабинета Министров
Республики Беларусь, поручения вышестоящих органов;
осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в
целях выполнения возложенных на областной, районный, городской
исполком, их структурные подразделения задач в соответствии с их
компетенцией;
необходимость правового регулирования работы аппарата
исполнительного комитета, его комитетов, отделов, управлений и
подведомственных им организаций.
3.3. По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в
компетенцию различных государственных органов, общественных
организаций, принимаются совместные распорядительные документы.
3.4. Распорядительные документы, поступающие в исполнительный
комитет, его комитеты, отделы и управления из вышестоящих органов, в
необходимых случаях доводятся до подведомственных организаций
посредством:
издания самостоятельных распорядительных документов (решений,
распоряжений, приказов), в которых излагается содержание документа
вышестоящего органа применительно к задачам местных органов
государственной власти и намечаются конкретные мероприятия,
подлежащие осуществлению;
издания информационного письма, если распорядительный документ
вышестоящего органа не требует конкретизации поставленных в нем
задач.
В любом случае документы, издающиеся на основании документов
вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием
наименования документа, даты, его номера и заголовка.
3.5. Проекты повесток заседаний исполкома составляются
управлением делами согласно плану работы на календарный год и по
текущим вопросам на основании документов, представленных
структурными подразделениями для обсуждения, с указанием в повестке
фамилии докладчика и содокладчика.
3.6. По вопросам, рассматриваемым на заседаниях, работники
аппарата исполкома, его структурных подразделений при необходимости
составляют справку, в которой должны быть изложены анализ
обсуждаемого вопроса, данные об экономической эффективности
намечаемых мероприятий, а также ход выполнения ранее принятых
решений.
При подготовке справки исполнитель в необходимых случаях
проводит консультации со специалистами структурных подразделений
исполкома, организаций, учреждений области, города, района по
вопросам, затрагивающим отрасли народного хозяйства в области
которых они работают.
3.7. По обсуждаемому вопросу на основании материалов проверки
готовится проект решения.
3.8. Текст решения должен в большинстве случаев состоять из
двух частей: констатирующей и постановляющей.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием
для издания распорядительного документа. Она может отсутствовать,
если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.
Распорядительная часть решения должна начинаться наименованием
исполнительного комитета, принимающего его, с последующим словом
"РЕШИЛ", которое печатается прописными буквами, не прерывая текста.
Текст постановляющей части решения должен иметь неопределенную
и повелительную форму, а затем указываются исполнители и
предписываемые действия с определением конкретных сроков реализации.
Структура проекта должна обеспечить последовательное развитие
темы распорядительного документа. Текст постановляющей части проекта
целесообразно начинать с наиболее существенных пунктов, а после
переходить к второстепенным. Группировать пункты следует по их
содержанию с тем, чтобы обеспечить комплексное и законченное
освещение каждого вопроса.
3.9. Проекты решений, вносимые на рассмотрение исполнительного
комитета, готовятся соответствующими структурными подразделениями
исполнительного комитета, отдельными работниками по поручению
председателя, заместителей председателя или управляющего делами, а
также заинтересованными учреждениями и организациями.
3.10. Подготовка проектов решений должна производиться на
основе изучения представленных материалов как по существу, так и с
юридической точки зрения.
При этом необходимо:
тщательно изучить и проанализировать все материалы, относящиеся
к разрабатываемому проекту решения, и положение дел на местах;
ознакомиться с ранее принятыми решениями исполнительного
комитета и вышестоящих органов по данному вопросу;
привлечь в случае необходимости к подготовке проекта решения
как и при подготовке справки соответствующих специалистов по
вопросам, затрагивающим различные отрасли народного хозяйства.
3.11. Должностное лицо, готовящее проект решения, обязано:
тщательно отредактировать проекты решений и отпечатать на
бланках установленной формы без исправлений и поправок;
согласовать проект решения и приложения к нему с
заинтересованными комитетами, отделами, управлениями и другими
подразделениями исполкома;
при визировании в случае несогласия к документу прилагать
заключение и возражения по обсуждаемому вопросу;
согласовать представляемый документ с юридической службой;
прилагать справку, список приглашенных на заседание;
составить указатель рассылки, подписанный руководителем
структурного подразделения. В указателе также определяется кому
следует послать выписки из решения и приложения к ним.
3.12. Все материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению на
заседаниях, представляются в управление делами, общий отдел в срок,
установленный регламентом.
Полученные материалы к заседанию исполкома размножаются
соответствующим тиражом и вместе с утвержденной повесткой
рассылаются членам исполкома.
3.13. Вся работа, связанная с техническим обслуживанием
заседаний исполкома, в частности, оповещение лиц, приглашаемых на
заседание, подготовка помещения, регистрация присутствующих,
выполняется управлением делами.
3.14. После заседания исполнительного комитета в трехдневный
срок (если другой срок по решению не определен исполкомом)
отредактированные решения представляются в управление делами, общий
отдел.
3.15. Принятые исполнительным комитетом решения подписываются
председателем и управляющим делами. Приложения подписывает
управляющий делами.
3.16. Решениям присваиваются порядковые номера согласно единой
нумерации, которая ведется в течение календарного года.
3.17. Управлением делами, общим отделом размножается решение
тиражом согласно указателю рассылки.
На каждом экземпляре ставится печать.
3.18. Замена ранее разосланных экземпляров решений может быть
произведена только с разрешения управляющего делами.
3.19. Решения, принимаемые в дополнение или во изменение ранее
принятых, рассылаются всем организациям, которым рассылались ранее
принятые документы.
3.20. Принятые решения на исполкоме оформляются протоколом.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола заседания исполнительного комитета
указываются: дата проведения заседания, порядковый номер протокола и
место проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего;
фамилия и инициалы участвующих в заседании заместителей
председателя, управляющего делами, членов исполнительного комитета;
фамилии и инициалы принимающих участие в заседании
руководителей структурных подразделений, не входящих в состав
исполнительного комитета, а также приглашенных представителей других
государственных и общественных организаций (эти лица указываются в
протоколе в том случае, если их число не превышает пяти, если их
больше, то к протоколу прилагается список);
повестка дня (при большом количестве вопросов, включенных в
повестку дня, она может не указываться в вводной части протокола, а
прилагаться к нему.
3.21. Основная часть текста протоколов заседаний
исполнительного комитета состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела в протоколе записывается по формуле:
"СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ", каждая часть которой печатается
прописными буквами.
Номер раздела ставится перед словом "СЛУШАЛИ", после него
ставится двоеточие, затем указываются наименование вопроса, фамилия,
инициалы, должность докладчика.
В записи: "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц,
выступивших по обсуждаемому вопросу.
После записи "РЕШИЛИ" в протоколе делается отметка о приложении
решения или в отдельных случаях записывается текст принятого
решения.
3.22. Протоколы заседаний исполнительного комитета нумеруются
порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.23. Протоколы подписываются председателем и управляющим
делами исполнительного комитета.
Подписанные протоколы заседаний после размножения в месячный
срок высылаются в вышестоящие органы.
Оригиналы и справочные экземпляры протоколов и повесток
заседаний хранятся в управлении делами, общем отделе.
3.24. Распоряжение - правовой документ, издаваемый единолично
руководителем исполнительного комитета, для решения вопросов
основной деятельности, не требующих коллегиального принятия решения.
Текст распоряжения состоит из распорядительной части.
Констатирующая часть может иметь место как вводная часть фразы,
начинающаяся формулировками типа: "В целях", "Во исполнение", "В
соответствии..." и т.п.
Распоряжения подписываются председателем исполнительного
комитета, а в его отсутствие первым заместителем.
Приложения к распоряжению подписывает управляющий делами.
Распоряжения исполнительного комитета нумеруются с первого
номера в пределах календарного года, к порядковому номеру
распоряжений добавляется буква "р".
3.25. В структурных подразделениях издаются приказы. Они
состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в обоснованиях.
Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ"
(прописными буквами без кавычек) и разбивается на пункты и
подпункты.
Распорядительная часть приказа заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа
или его конкретных пунктов.
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный
распорядительный документ или какие-то его положения, последний
пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ
(отдельные пункты) с указанием его даты, номера и заголовка. При
этом применяется оборот "Считать утратившим силу приказ _____ от
_____________________ № ______.
При оформлении приказов по личному составу в тексте отсутствует
констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа
располагаются в определенной последовательности: прием на работу,
перевод, увольнение и т.д.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание
для его составления. Проекты приказов подлежат согласованию с
исполнителями и заинтересованными должностными лицами, с юридической
службой.
Согласованный проект приказа представляется на подпись
руководителю, от имени которого он издается.
Приказы подписываются руководителем комитета, отдела,
управления и нумеруются с первого номера в пределах календарного
года. К номеру приказа по личному составу добавляется буква "л".
3.26. Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий
установленные ими факты. Акты могут содержать выводы, рекомендации,
предложения составителей.
Текст состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и
перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.
Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии.
В констатирующей части дается краткое описание проделанной
работы и фиксируются установленные факты, излагаются выводы,
предложения, заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст
акта делится на пункты. Выводы и предложения могут быть изложены в
распорядительной части с указанием сроков исполнения предписываемых
действий.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении без указания должностей.
В конце каждого акта (перед подписями) отдельной строкой
указываются количество экземпляров акта и место их нахождения.
3.27. Служебные письма, докладные записки составляются и
оформляются по общим правилам, изложенным в разделе 2 настоящей
Инструкции.
4. Требования к документам, изготовляемым машинописным способом
4.1. В исполнительном комитете, его структурных подразделениях
печатаются документы только служебного характера.
Передаваемые в машинописное бюро рукописи должны быть написаны
чернилами и разборчиво. Материалы, написанные неразборчиво либо
красными, зелеными чернилами или карандашом для печатания, не
принимаются. Рукописный документ должен содержать все необходимые
реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
4.2. Документы следует печатать на бланках или на обычной
бумаге стандартного формата А4 или А5. Формой А5 пользуются при
оформлении писем, докладных записок, справок и др., объем которых не
превышает 7-10 строк машинописного текста. Решения, распоряжения,
приказы, печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо
от объема текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на
бланке печатается первая страница документа, последующие - на
обычной бумаге одинакового с бланком формата и печатаются на одной
стороне листа.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее,
нижнее. Левое поле должно составлять 35 мм, правое - 8 мм, верхнее -
20 мм, нижнее, для формата А4 - 20, А5 - 16 мм. Длина печатной
строки должна соответствовать 64 печатным знакам; максимальное
количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5
строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Переносы
и сокращения в заголовке не допускаются. Точка в конце заголовка не
ставится, в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
Страницы документа нумеруются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами без сокращения стр. и дефиса. Расстояние от номера
страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
Нумерация начинается со второй страницы, первая - не
нумеруется.
4.3. Текст документа печатается через полтора межстрочных
интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать
не следует. Допускается печатание через один межстрочный интервал
текста документа формата А5 с абзацами в полтора-два интервала.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять
знаков от границы левого поля.
4.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,
печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части
реквизитов ("адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии
приложения", "гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2
межстрочными интервалами.
Один реквизит от другого отделяется 2-3 межстрочными
интервалами.
4.5. Название вида документа печатают прописными буквами.
4.6. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного
лица, подписавшего документ, следует печатать на уровне последней
строки наименования должности без скобок.
4.7. Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать
через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова
"Примечание", "Приложение", "Основание".
4.8. На каждом экземпляре подготовленного на подпись документа
доданы быть указаны на лицевой стороне последнего листа (в левом
нижнем углу), инициалы машинистки, количество отпечатанных
экземпляров, дата печатания.
Например:
ПК 2 10.08.95
4.9. К материалам, передаваемым в копировально-множительное
бюро для размножения, должно быть приложено соответствующее
разрешение, подписанное заведующим общим отделом.
4.10. Все материалы, поступающие в машинописное и
копировально-множительное бюро для печатания и копирования,
регистрируются в журнале учета.
5. Порядок прохождения входящих документов
5.1. Прием и первоначальная обработка поступающей
корреспонденции в исполнительный комитет осуществляется в
централизованном порядке управлением делами, общим отделом, а в
отделах, управлениях, комитетах - секретарем-делопроизводителем,
либо лицом, на которого возложены обязанности по делопроизводству.
5.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день
поступления, поступившие телеграммы подлежат обработке в первую
очередь.
5.3. Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных
с пометкой "лично", или присланных в адрес общественных организаций.
Проверяется наличие документов, в пакете (включая приложения),
а также соответствие номеров на документах номерам на конвертах.
При обнаружении повреждения, недостачи документов, приложений к
ним, несоответствии номера на конверте номеру документа,
составляется акт в 2-х экз., один из которых остается в управлении
делами, а второй направляется отправителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности в новых конвертах с приложением конвертов, в которых
она поступила. Все конверты уничтожаются, кроме случаев, когда
только по конверту можно установить адрес отправителя, время
отправки и получения документа.
5.4. Поступившая корреспонденция сортируется на подлежащую и не
подлежащую регистрации. Перечень документов, который не подлежит
регистрации, дан в приложении 3.
В комитетах, отделах и управлениях перечень может быть расширен
либо сокращен по указанию их руководителей в зависимости от
специфики состава поступающих документов.
Нерегистрируемые документы, пакеты с надписью "Лично"
передаются непосредственно по принадлежности.
5.5. Документы, подлежащие регистрации, регистрируются в
соответствии с разделом 7 настоящей Инструкции. В правом нижнем углу
первого листа документа ставится регистрационный штамп (приложение
2), фиксирующий порядковый номер, индекс и дату поступления, затем
передаются на рассмотрение или исполнение должностным лицам, в
соответствии с распределением обязанностей между ними.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
