Стр. 5
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
92. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка
группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и
индексации дел, а также определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения,
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока
хранения.
93. Номенклатуры дел МЧС и подчиненных ему подразделений
являются сводными и ежегодно не позднее декабря текущего года
составляются службами делопроизводства этих подразделений на
предстоящий календарный год.
94. Номенклатуры дел подписываются начальниками служб
делопроизводства, согласовываются для МЧС Центральной экспертной
комиссией (далее - ЦЭК), для подчиненных МЧС подразделений -
экспертными комиссиями (далее - ЭК), а также 1 раз в 5 лет
экспертно-методической (проверочной) комиссией государственного
архива*, источником комплектования которого является данное
подразделение (далее - ЭМК (ЭПК) государственного архивного
учреждения), утверждаются руководителем и вводятся в действие с 1
января следующего года.
______________________________
*Для подчиненных МЧС подразделений, не являющихся источниками
комплектования государственных архивов, номенклатуры дел
представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
95. Основой для составления сводных номенклатур дел являются
номенклатуры дел структурных подразделений.
Ответственность за своевременную подготовку и составление
номенклатур дел структурных подразделений возлагается на начальников
этих подразделений.
Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует
начинать с определения состава включаемых в нее документов, при этом
необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и
отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за
прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и
типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
96. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся
необходимые изменения.
В случае изменения структуры МЧС или подчиненных ему
подразделений номенклатуры дел составляются и согласовываются заново
с государственным архивом, в который поступают документы на
хранение, независимо от срока предыдущего согласования.
97. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения получают выписки из нее.
98. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры хранится в службе
делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в
качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного
документа в архиве, четвертый - в государственном архиве, источником
комплектования которого является данное подразделение.
Сводная номенклатура дел является документом постоянного
хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы
делопроизводства.
Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет после
передачи дел в архив.
Номенклатуры дел подчиненных МЧС подразделений, в
делопроизводстве которых не образуются документы постоянного
хранения, хранятся не менее 10 лет.
ГЛАВА 10
СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ И СОСТАВ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
99. Схема сводной номенклатуры дел строится в соответствии с
утвержденной структурой подразделения. Названиями разделов и
подразделов являются названия структурных подразделений в
соответствии со штатами.
В качестве первого раздела указывается служба делопроизводства
или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных
документов, издаваемых в подразделении, вне зависимости от места,
занимаемого им в штатах.
После основных структурных подразделений указываются
подразделения центрального подчинения, не имеющие самостоятельных
служб делопроизводства.
100. В номенклатуру дел включаются дела (документы) с
постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет
включительно) сроками хранения.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,
экспресс-информации и другие), алфавиты, указатели и другие
вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность
подразделения.
101. Номенклатура дел оформляется на бумаге формата А4 по
установленной форме согласно приложению 48.
102. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс
дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного
подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Например:
02-01, 02-02, 02-03.
В номенклатуре дел однородным делам в пределах различных
структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера
и типовые названия.
Например:
Дело "Приказы МЧС" (копии) в номенклатурах дел структурных
подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и так
далее.
Дела, в которых формируются документы по проблемам, разрешаемым
в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в
ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует
оставлять несколько резервных номеров для дополнительно заведенных
дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при
составлении номенклатуры.
103. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования
разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных
подразделений, и наименования (заголовки) дел, включая переходящие
дела, справочные картотеки к документам или журналы учета.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим
смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав
заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода
заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности
документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и другое).
При формировании заголовков дел не следует использовать термины
"Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и так
далее.
Термин "Документы" применяется при объединении в дело различных
видов документов по одному вопросу, но не связанных
последовательностью делопроизводства. В конце заголовка
перечисляются основные виды документов.
Например:
Документы инспекторских проверок подчиненных МЧС органов,
подразделений и организаций (служебные задания, докладные записки,
рапорты).
В заголовках дел с перепиской указываются название
корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом), вопросы,
по которым ведется переписка.
Например:
Переписка с Международным техническим комитетом по
предотвращению и тушению пожаров.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их
названия в заголовке, как правило, не перечисляются.
Например:
Переписка с органами государственного управления по вопросам
предоставления оперативной информации.
Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их
значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с
распорядительными документами вышестоящих органов, затем
располагаются группы организационных документов (уставы, положения),
далее - распорядительные документы подразделений, планы, отчеты,
переписка.
Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по
степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут
полугодовые планы, затем квартальные и месячные, то же относится и к
отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с
перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами,
затем - со сторонними организациями.
104. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)"
заполняется в конце делопроизводственного года.
105. В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые
согласно действующему перечню типовых документов, ведомственному
перечню МЧС, с указанием сроков хранения и делаются ссылки на
соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях,
определяются ЦЭК (ЭК) по согласованию ЭМК (ЭПК) государственного
архивного учреждения.
106. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о незаведении
дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую
организацию и другое.
Названия перечней документов, использованных при определении
сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел после
подписи начальника службы делопроизводства.
107. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
согласно приложению 49, подписываемая начальником службы
делопроизводства.
ГЛАВА 11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
108. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются
лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным
формированием дел осуществляется ведомственным архивом.
109. Группировка документов в дела производится в строгом
соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность
оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении
и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу
присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.
110. В дела подшиваются документы одного делопроизводственного
года (за исключением переходящих дел).
Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре. В дело
подшивается также резолюция на документ.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату,
черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные
копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются
в отдельные тома, небольшие по объему приложения - вместе с
документами, к которым они относятся.
111. Документы в деле располагаются в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации, а также на основании
других принципов. Принципы группировки документов могут
комбинироваться и видоизменяться. Документы в делах располагаются по
разделам, а внутри - в логической последовательности и
хронологическом порядке.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются
в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним
приложениями.
Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с
разными сроками хранения группируются и формируются в дела
раздельно.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Проекты законов Республики Беларусь, указов и декретов
Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров
Республики Беларусь, подготовленные структурными подразделениями
МЧС, и вся переписка по этим вопросам формируются в отдельные дела.
Переписка по каждому проекту располагается в хронологической
последовательности.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на
основании которых готовятся (повестка дня, доклады, проекты решений
и другое). При значительном объеме таких документов их формируют в
отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения
вопросов).
Переписка группируется в дела за период календарного года в
порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих
документов. Планы и отчеты к ним хранятся в делах того года, к
которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени
их составления.
Например:
План на 2004 год, составленный в 2003 году, и отчет за 2004
год, составленный в 2005 году, должны быть отнесены к 2004 году.
Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному
году их действия, а отчеты о выполнении этих планов - к последнему
году действия плана.
112. Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40
мм толщины). При большом объеме документов дело делят на
самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются
продолжением следующего.
113. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в структурных
подразделениях в течение 1 года* до передачи их в ведомственный
архив. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в
ведомственный архив не передаются. Они хранятся в структурных
подразделениях и по истечении сроков их хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
______________________________
*За исключением дел, образующихся в службе делопроизводства,
которые передаются на архивное хранение сразу же по окончании
календарного года.
114. Начальники структурных подразделений и работники,
отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность
находящихся у них документов и дел.
115. В структурных подразделениях дела хранятся в запирающихся
шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих
документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения
оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с
номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на
внутренней стороне шкафа.
116. Выдача документов и дел другим подразделениям или
сторонним организациям производится с разрешения руководства. На
выданное дело заводится карта - заместитель дела по форме согласно
приложению 50, а на место изъятого из дела документа помещается
листок-заместитель по форме согласно приложению 51. Сторонним
организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением
акта.
ГЛАВА 12
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
117. Ежегодно работниками структурных подразделений проводится
экспертиза ценности документов с целью их отбора для передачи в
ведомственный архив, а также выделения к уничтожению дел с истекшими
сроками хранения. Особое внимание уделяется делам с отметкой
"ЭПК*.
______________________________
*В перечне документов со сроками хранения отметка "ЭПК"
означает, что среди документов временного хранения данного вида
могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с
отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру после истечения срока
хранения.
Работник ведомственного архива оказывает методическую помощь и
осуществляет контроль за этой работой.
118. Экспертиза ценности документов проводится на основе
номенклатуры дел и перечня документов с указанием сроков хранения
путем полистного просмотра дел.
119. По результатам экспертизы ценности документов структурными
подразделениями составляются отдельно описи документов и дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по которым
дела передаются в ведомственный архив, а также акты о выделении к
уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (далее - акты
на уничтожение).
ГЛАВА 13
ОФОРМЛЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
120. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по
графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с
начальниками структурных подразделений и утвержденному
соответственно для МЧС - Министром, для подведомственных
подразделений - начальниками этих подразделений.
121. Из структурных подразделений дела передаются в
ведомственный архив по описям, составляемым лицами, ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической
помощи работника ведомственного архива.
Описи являются одновременно учетным документом и основным видом
научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный
поиск дел. Они составляются ежегодно в двух экземплярах по форме
согласно приложению 52 отдельно на завершенные дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения, прошедшие экспертизу
ценности.
При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах
описей указываются дата и количество принятых дел. Описи
подписываются работником ведомственного архива и работником
структурного подразделения, передающего дела. Один экземпляр описи
возвращается в структурное подразделение, второй - остается в
архиве.
122. На основании описей дел структурных подразделений архив
составляет годовые разделы сводных описей всей организации.
Сводная опись дел постоянного срока хранения является
документом постоянного срока хранения, составляется в четырех
экземплярах по форме согласно приложению 53, согласовывается с ЦЭК
(ЭК) и утверждается ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.
После этого сводная опись дел постоянного хранения утверждается в
МЧС Министром, в подведомственных МЧС подразделениях - начальниками
этих подразделений.
123. Сводная опись дел по личному составу составляется
работником ведомственного архива в трех экземплярах по форме
согласно приложению 54, согласовывается с ЦЭК (ЭК) и ЭМК (ЭПК)
государственного архивного учреждения, после чего утверждается в МЧС
Министром, в подчиненных МЧС подразделениях - начальниками этих
подразделений.
124. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения
составляется в двух экземплярах по форме согласно приложению 55,
согласовывается экспертной комиссией и утверждается руководителем.
125. При составлении всех видов описей дел соблюдаются
следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый
том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
нумерация дел в сводной описи ведется сквозная за несколько
лет, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000,
2000; 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в
государственный архив; порядок присвоения номеров описям структурных
подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным
архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все однородные дела обозначаются
словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
126. Дела в ведомственный архив передаются полностью
оформленными. Оформление дел включает комплекс работ по их
технической обработке и проводится работниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
ведомственного архива.
Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет
дела*, нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи
дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи
документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки
дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела,
даты дела и другого).
______________________________
*При подшивке (переплете) дел удаляются все металлические
предметы (скрепки).
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения,
которые не передаются в ведомственный архив, могут быть частично
оформлены. При этом документы хранятся на скоросшивателях, листы не
нумеруются, не составляются внутренние описи и заверительные
надписи.
127. Документы подшиваются (переплетаются) в дела с твердой
обложкой. Обложка дел оформляется согласно приложению 56.
Обязательными реквизитами обложки дела являются наименование
организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре
дел и номер тома, заголовок дела, дата (год) или крайние даты начала
и окончания дела для определенных категорий документов
(постановлений, приказов, протоколов, переписки и другого),
количество листов в деле, срок хранения.
В начале года реквизиты обложки дел оформляются в соответствии
с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению.
Если в период формирования дела название организации или
структурного подразделения изменялось, на обложке дела указывается
его последнее наименование, а старое - заключается в скобки.
В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами
вносятся их номера, а также указывается их подлинность или
копийность.
На обложке дела с перепиской проставляются крайние даты
документов. Если в деле имеются документы-приложения за более ранний
период, чем год образования дела, на обложке под датой делается
пометка: "Имеются документы за _____ годы".
Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или
тушью.
128. В делах составляется внутренняя опись документов,
находящихся в деле, по форме согласно приложению 57. Внутренняя
опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи.
129. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом в
правом верхнем углу листа, при этом каждый том дела нумеруется
самостоятельно.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела.
130. В конце дела (тома) на отдельном листе оформляется
заверительная надпись (лист - заверитель дела) согласно приложению
58, в которой цифрами и прописью указывается количество
пронумерованных листов (отдельно - листов в деле и внутренней
описи), отражаются исправления в нумерации, оговариваются
особенности физического состояния документов и проставляется подпись
лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а
также дата.
131. Количество листов в деле (без учета количества листов
внутренней описи) выносится из заверительной надписи на обложку
дела.
132. Несколько разделов сводных описей дел постоянного срока
хранения или один годовой раздел считаются законченной описью, если
число заголовков в них достигает любой четырехзначной цифры.
Законченной описи присваивается порядковый номер по листу фонда.
Законченная опись печатается в четырех экземплярах. Законченная
опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. Итоговая
запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так
же, как к годовому разделу сводной описи дел. В заверительной
надписи фиксируются поступление, выбытие, объединение и
расформирование дел со ссылкой на соответствующие документы.
Заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных
описей дел, при составлении законченной описи изымаются.
Законченная опись дел имеет титульный лист согласно приложению
59. К законченной описи постоянного хранения составляются
оглавление, указатели и список сокращения слов.
В оглавлении к законченной описи с указанием соответствующих
листов перечисляются:
историко-архивная справка к фонду (общая);
названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой
ее построения;
список сокращенных слов.
Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной
справкой к фонду, справочным аппаратом к описи заключается в твердую
обложку и переплетается.
ГЛАВА 14
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
133. После проведения экспертизы ценности документов на дела с
истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к
уничтожению по форме согласно приложению 60. На документы с отметкой
"ЭПК" составляется отдельный акт на уничтожение. Отбор дел к
уничтожению производится только после подготовки описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же
период.
134. Непосредственный отбор документов к уничтожению в
структурных подразделениях осуществляют ответственные за
делопроизводство лица. Ответственность за организацию уничтожения
документов несут служба делопроизводства и архив.
135. Акт на уничтожение подписывается лицом, проводившим
экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК
(ЭК) одновременно с описями дел*. После согласования ЦЭК (ЭК) акты
на уничтожение представляются на рассмотрение ЭМК (ЭПК)
государственного архивного учреждения и утверждаются руководителями
подразделений только после утверждения ЭМК (ЭПК) сводной описи дел
постоянного срока хранения. После этого разрешается уничтожать дела,
включенные в данный акт.
______________________________
*Для подчиненных МЧС подразделений, не являющихся источниками
комплектования государственных архивов, акты на уничтожение
представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
136. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на
уничтожение сдаются на переработку. Сдача документов на переработку
оформляется подтверждающим документом, который прикладывается к акту
на уничтожение документов.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
