Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
22 марта 2005 г. № 52
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ПОДЧИНЕННЫХ
ЕМУ ОРГАНАХ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
В соответствии с Положением о Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента
Республики Беларусь от 19 января 1999 г. № 35, ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь,
подчиненных ему органах, подразделениях и организациях.
Исполняющий обязанности Министра Э.Р.Бариев
СОГЛАСОВАНО
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
В.И.Адамушко
21.03.2005
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
22.03.2005 № 52
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь, подчиненных ему органах, подразделениях
и организациях
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве по
чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях (далее - Инструкция) определяет единые
требования к документированию управленческой деятельности и
организации работы с организационно-распорядительными документами
(далее - документы) в структурных подразделениях центрального
аппарата Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь
(далее - МЧС), подчиненных ему органах, подразделениях и
организациях (далее - подчиненные МЧС подразделения) и устанавливает
единый порядок приема, регистрации, учета, прохождения, подготовки,
оформления, утверждения, принятия (издания), контроля за
исполнением, отправки и хранения несекретных документов.
2. Секретное делопроизводство в структурных подразделениях
центрального аппарата МЧС, подчиненных ему подразделениях
регламентировано Инструкцией по обеспечению режима секретности в
Республике Беларусь, утвержденной постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 7 марта 2000 года № 301-4, другими
нормативными правовыми и правовыми актами.
3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в
соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об
обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1
ноября 2004 года "О внесении изменений и дополнений в некоторые
законы Республики Беларусь по вопросам рассмотрения обращений
граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г.,
№ 21, ст.376; Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), Инструкцией о порядке
рассмотрения обращений и организации приема граждан в Министерстве
по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь и подведомственных ему
органах, подразделениях и организациях, утвержденной постановлением
Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 8
ноября 2001 г. № 15 (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2001 г., № 114, 8/7493), другими нормативными правовыми и
иными правовыми актами.
4. Ответственность за организацию делопроизводства,
методическое обеспечение и контроль за соблюдением требований,
установленных настоящей Инструкцией, возлагается:
в центральном аппарате МЧС - на отдел делопроизводства МЧС;
в подчиненных МЧС подразделениях - на сектора делопроизводства,
канцелярии (далее - службы делопроизводства) этих подразделений;
в подчиненных МЧС подразделениях, не имеющих служб
делопроизводства, - на начальников этих подразделений.
5. Ответственность за делопроизводство, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в структурных
подразделениях центрального аппарата МЧС, подчиненных МЧС
подразделениях возлагается на начальников этих подразделений.
6. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей
Инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками МЧС и
подчиненных МЧС подразделений (далее - работники).
Работники несут персональную ответственность за выполнение
требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них
документов. Об утрате документов немедленно докладывается
непосредственному начальнику и начальнику службы делопроизводства.
При уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку
работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все
имеющиеся документы по вопросам, рассмотрение которых не завершено.
При увольнении или перемещении работника на другую должность
документы, имеющиеся у него, передаются другому работнику по акту
согласно приложению 1* с представлением копии акта в службу
делопроизводства.
______________________________
*Приложения 1-60 не приводятся.
7. Все принятые на службу работники допускаются к работе с
документами только после ознакомления с настоящей Инструкцией.
8. Ознакомление с документами, передача их или их копий
работникам других организаций допускаются только с разрешения
руководителей подразделений, издавших и (или) утвердивших эти
документы.
9. Выдача и заверение копий документов, касающихся прав и
законных интересов граждан, осуществляются в соответствии с
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля
2001 г. № 173 "О порядке выдачи и свидетельствования юридическими
лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов
граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2001 г., № 19, 5/5234).
10. Передача и опубликование в средствах массовой информации
справочно-информационных материалов о деятельности МЧС и подчиненных
МЧС подразделений, сведений о произошедших чрезвычайных ситуациях и
их последствиях производятся через Республиканский центр пропаганды
при МЧС, пресс-центры подчиненных МЧС подразделений, центры
пропаганды и обучения при областных (Минском городском) управлениях
МЧС по согласованию с соответствующими режимно-секретными службами.
11. Работникам запрещается:
копировать и размножать документы без разрешения руководителей
структурных подразделений и начальников служб делопроизводства;
разглашать или использовать в частных разговорах и беседах
конфиденциальную информацию, полученную из документов, в том числе
на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
12. Вся поступающая корреспонденция принимается:
в МЧС - работниками отдела делопроизводства, а в нерабочее
время оперативным дежурным Республиканского центра управления и
реагирования на чрезвычайные ситуации при МЧС;
в подчиненных МЧС подразделениях - оперативными дежурными или
другими работниками по поручению руководителей для последующей
передачи в службы делопроизводства.
13. О получении срочной корреспонденции оперативные дежурные
немедленно докладывают руководству.
14. Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается,
как правило, в день поступления, а поступившая в нерабочее время - в
следующий рабочий день.
15. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются
правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете) и
целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по
назначению, при невозможности установления адресата - возвращается
отправителю с пометкой на конверте (пакете): "Ошибочно доставлено".
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй -
остается в службе делопроизводства.
Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением
присланных с пометкой "Лично". Такие конверты (пакеты) после
регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются
адресату.
Документы на магнитных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
16. Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за
исключением следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа;
если дата документа существенно отличается от даты его
получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя
или отсутствует реквизит "дата документа".
В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и
после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным
платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым
службам в качестве оправдательного документа.
17. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о
которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю
направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а
на документе делается отметка "Приложения затребованы" с указанием
даты запроса.
18. На всех документах* в правом нижнем углу первого листа
ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается,
штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе
указываются наименование подразделения, зарегистрировавшего
документ, дата получения и при необходимости количество листов
основного документа и приложения.
______________________________
*Кроме распорядительных документов МЧС.
На документах, подлежащих хранению в службе делопроизводства,
проставляется отметка или штамп "Вернуть в _________________________
(наименование
__________________________________________________________________".
службы делопроизводства)
19. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в
структурные подразделения. Перечень документов, не подлежащих
регистрации в отделе делопроизводства МЧС, определен согласно
приложению 2. На основании данного перечня подчиненные МЧС
подразделения составляют свои перечни документов, не подлежащих
регистрации в службах делопроизводства.
20. Регистрация документов осуществляется службами
делопроизводства.
Регистрационным индексом входящего документа является его
порядковый номер по форме регистрации, возрастающий в пределах года.
Он может быть дополнен индексом корреспондента. Регистрационный
индекс переносится в регистрационный штамп.
Поступающие в подчиненные МЧС подразделения распорядительные
документы вышестоящих органов и подразделений регистрируются
отдельно от других входящих документов.
21. Форма регистрации документов может быть карточной или
журнальной, а также автоматизированной с использованием электронной
базы данных. Выбор формы регистрации зависит от наличия технических
средств и объема документооборота.
22. При карточной форме регистрации заполняется
регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению 3,
которая используется для учета, контроля исполнения и поиска
документов. Карточка заполняется при помощи персональных компьютеров
(далее - ПК), машинописным или рукописным способом. Из
регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и
контрольные картотеки. Картотеки могут формироваться по алфавитному,
географическому, корреспондентскому, номинальному,
предметно-вопросному или тематическому, структурному или
хронологическому принципам. Карточки в разделе исполненных
документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.
Количество картотек и порядок их формирования определяются с учетом
необходимости непосредственно в подразделении.
23. Журнальная форма применяется лишь при незначительном объеме
документооборота (не более 600 документов в год).
Форма журнала регистрации входящих документов определена
согласно приложению 4, регистрации поступающих распорядительных
документов - согласно приложению 5 (далее - журналы регистрации
входящих документов).
24. При автоматизированной регистрации документов запись в
электронную базу данных производится непосредственно с документа с
использованием установленного набора обязательных реквизитов,
дублируется машинограммой карточки* (форма карточки соответствует
форме регистрационно-контрольной карточки) и используется в качестве
вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях
страховки информации, а также для предотвращения повторной
регистрации при передаче документов в другие структурные
подразделения. Электронная база данных используется при учете,
поиске документов, контроле исполнения и для других целей и
обеспечивает работников информацией о документах и месте их
нахождения при помощи вывода на дисплей или изготовления карточек.
Поиск информации производится централизованно на автоматизированных
рабочих местах.
______________________________
*При наличии систем, обеспечивающих повышенную надежность
хранения информации (сервер, система резервного копирования),
информация может не дублироваться карточками.
25. После регистрации документы в день их поступления
передаются на рассмотрение Министру по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь (далее - Министр), его заместителям, начальникам
подчиненных МЧС подразделений (далее - руководители) согласно
установленному распределению должностных обязанностей или
непосредственно начальникам структурных подразделений (исполнителям)
в соответствии с их компетенцией. Срочные документы передаются по
мере получения. Перечень документов, передаваемых для исполнения
непосредственно начальникам структурных подразделений МЧС
(исполнителям), определяется согласно приложению 6.
26. Руководители рассматривают документы в день их
поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме
резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о
порядке и характере исполнения документов и исполнителях.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие
резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документов.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа (на письмах - под реквизитом "Адресат") или на отдельном
листе по форме согласно приложению 7, прилагается к документу и
является его составной частью.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы
и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения
(при необходимости), подпись, дата.
При оформлении резолюции на отдельном листе к ним добавляются
полное наименование подразделения, расшифровка подписи и
регистрационный индекс документа, к которому относится данная
резолюция.
Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации
документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку,
журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных.
Далее документ направляется в соответствующее структурное
подразделение, а при наличии нескольких исполнителей -
ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
27. Ко всем зарегистрированным документам при карточной форме
регистрации прикладывается экземпляр регистрационно-контрольной
карточки. Второй экземпляр с росписью о получении документа
помещается в раздел "Неисполненные документы" справочной картотеки,
находящейся в службе делопроизводства, или, если документ требует
контроля исполнения, в контрольную картотеку.
При автоматизированной форме регистрации документов роспись о
получении документов проставляется в журнале передачи документов
исполнителям по форме согласно приложению 8 либо в
регистрационно-контрольной карточке.
28. В МЧС ведется автоматизированная регистрация документов с
использованием электронной базы данных. При передаче документа в
структурное подразделение к нему прикладывается
регистрационно-контрольная карточка, которая заполняется с помощью
ПК.
29. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с
документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц
в службе делопроизводства делается и направляется на исполнение
необходимое количество копий (по числу исполнителей).
Подлинник документа передается ответственному исполнителю с
пометкой о том, кому разосланы копии.
30. Если размножение документа не разрешено или в силу большого
количества листов затруднено, его передают исполнителям поочередно.
Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен
определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.
31. Ответственному исполнителю предоставляется право
координировать и контролировать действия соисполнителей. В
необходимых случаях он составляет план распределения обязанностей по
выполнению отдельных пунктов поручения между другими структурными
подразделениями. План согласовывается с начальниками соответствующих
структурных подразделений и утверждается руководителем. Копия плана
представляется работнику, ответственному за контроль исполнения
документов.
32. Соисполнители в равной степени несут ответственность за
своевременное и качественное исполнение документа. Они должны
представлять свои предложения ответственному исполнителю, если иное
не оговаривается отдельно:
за 10 дней до окончания срока исполнения при сроке исполнения
документа - месяц;
не позднее чем за 7, 5, 3 рабочих дня до окончания срока
исполнения, если срок исполнения не превышает 20, 15, 10 дней
соответственно;
по согласованию с ответственным исполнителем - для документов
со сроком исполнения менее 10 дней.
33. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления)
фиксируется в зависимости от формы регистрации документа
соответственно в регистрационно-контрольной карточке, находящейся в
службе делопроизводства, журнале регистрации входящих документов или
электронной базе данных.
Документ, направленный на исполнение в структурное
подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение
только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию*, с
обязательным уведомлением службы делопроизводства о движении
документа.
______________________________
*Кроме документов, которые передаются временно.
34. От момента поступления к исполнителю до исполнения документ
находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.
В регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в
структурном подразделении, исполнителем вносятся все записи о
сделанных по нему запросах, направленных для исполнения поручениях и
полученных ответах. Все записи должны производиться своевременно и
точно отражать ход решения вопросов, содержащихся в документах.
На исполненном документе и в регистрационно-контрольной
карточке, находящейся в структурном подразделении, исполнитель
проставляет отметку об исполнении документа и о направлении его в
дело с указанием индекса дела. Эта отметка переносится в зависимости
от формы регистрации документов соответственно в
регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в службе
делопроизводства (которая затем помещается в раздел "Исполненные
документы" справочной картотеки), электронную базу данных или журнал
учета входящих документов.
ГЛАВА 3
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
35. Подготовка документов включает составление и оформление
проекта документа, его подписание, при необходимости согласование
(визирование), утверждение, размножение (тиражирование).
Проект документа представляется ответственным исполнителем на
подпись руководителю полностью оформленным, проверенным,
согласованным со всеми заинтересованными, вместе с приложениями и
материалами, на основании которых он подготовлен.
Ответственность за качество и своевременность подготовки,
правильность оформления документов, а также достоверность
приведенных в них данных возлагается на составителей (ответственных
исполнителей) документов, а также лиц, завизировавших и (или)
подписавших документы.
36. Разработка и оформление документов предполагают
обязательное соблюдение установленных требований и правил.
Для придания документу юридической силы необходимы наличие
обязательных для данного вида документа реквизитов и установленный
порядок их расположения.
Проверка соответствия документов действующему законодательству
возлагается на управление правового обеспечения МЧС (далее - УПО),
юридические службы подчиненных МЧС подразделений.
Реквизиты на документах располагаются согласно приложению 9.
Существуют два вида расположения реквизитов на документах,
исполненных на бланке без изображения Государственного герба
Республики Беларусь, - продольное согласно приложению 10 и угловое
согласно приложению 11.
Обязательными реквизитами для организационно-распорядительных
документов являются наименование организации-автора, название вида
документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись,
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
37. Реквизит "наименование организации-автора" обозначается в
бланках документов и состоит из полного и сокращенного наименования
МЧС, подчиненного ему подразделения.
Распорядительные документы печатаются на общих бланках
организационно-распорядительных документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь, а письма - на бланках
для писем с изображением Государственного герба Республики Беларусь
(далее - гербовые бланки).
Исключение составляют совместные документы нескольких
организаций.
Описание гербовых бланков и порядок расположения реквизитов в
них утверждаются приказом МЧС.
При исполнении документов на бланке без изображения
Государственного герба Республики Беларусь наименование
организации-автора помещается слева - при угловом расположении
реквизитов, по центру - при продольном расположении реквизитов.
38. Каждый документ (кроме писем) должен иметь реквизит
"название вида документа": постановление, приказ, акт, докладная
записка и тому подобное.
Название документа пишется прописными буквами и помещается на
гербовых бланках ниже реквизита "наименование организации-автора",
при оформлении документов на бланках без изображения
Государственного герба Республики Беларусь - вверху слева при
угловом расположении реквизитов или по центру при продольном
расположении реквизитов. Название документа должно соответствовать
его содержанию.
39. Дата подписания (утверждения) документа лицом,
уполномоченным подписывать или утверждать документ, указывается им в
реквизите "дата" и является датой этого документа.
Реквизит "дата" на общих бланках располагается слева ниже
реквизита "название вида документа", на бланках для писем слева ниже
реквизита "наименование организации-автора".
Для документов коллегиальных органов датой является дата
принятия тех или иных решений (дата проведения совещания и тому
подобное).
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией (должностным лицом).
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы
даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя
цифрами от 01 до 31, месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами.
Например: 31.11.2001
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, а также в текстах и датах принятия нормативных правовых
актов применяется словесно-цифровой способ оформления.
Например: 30 марта 2001 г.
При ссылках в тексте документа на даты принятия законов
Республики Беларусь, международных договоров Республики Беларусь,
актов Верховного Совета Республики Беларусь, постановлений палат
Национального собрания Республики Беларусь пишется полное слово
"год".
40. Реквизит "индекс" документа проставляется рядом на одной
строке с реквизитом "дата". Только при оформлении документов на
общем бланке без изображения Государственного герба Республики
Беларусь при продольном расположении реквизитов "индекс"
проставляется на уровне реквизита "дата" в правой половине листа.
Регистрационные индексы на документах, составленных совместно
несколькими организациями, проставляются через косую черту в порядке
указания организаций-авторов на документах (слева направо).
Например: 100/50.
41. Реквизит "место составления" располагается под реквизитами
"дата" и "индекс".
При оформлении документа на бланке без изображения
Государственного герба Республики Беларусь при продольном
расположении реквизитов этот реквизит помещается в центре ниже
реквизитов "дата" и "индекс".
На письмах этот реквизит отсутствует.
42. На месте реквизита "место составления" под реквизитами
"дата" и "индекс" на письмах размещается реквизит "ссылка на индекс
и дату входящего документа", который включает индекс и дату
документа, на который дается ответ.
43. В состав реквизита "адресат" включаются наименование
организации, наименование структурного подразделения, должность,
фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, и его адрес.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или в
подчиненные подразделения. Каждая составная часть реквизита
"адресат" должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк
(составных частей адресата) знаки препинания не ставятся, а в
середине строк - сохраняются.
При адресовании документа в организацию без указания
должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.
Например:
ООО "Менеджмент"
ул.Осипенко, 17
224005, г.Брест
При направлении документа должностному лицу наименование
организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном.
Например:
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
