Стр. 4
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
переносе текста основания на новую строку его печатают с позиции
первой буквы (цифры) текста основания.
Например:
НАЗНАЧИТЬ:
СИДОРОВА Ивана Ивановича на должность старшего инспектора
отдела кадров Минского городского управления МЧС с 19.01.2001 с
испытательным сроком 3 месяца.
Основание: контракт от 18.01.2001;
заявление Сидорова И.И.
КОМАНДИРОВАТЬ:
капитана внутренней службы ПЕТРОВА Петра Ивановича, главного
специалиста отдела науки МЧС, в г.Москву (Россия) на 5 дней с 24 по
28 марта 2002 г. для участия в Международной научно-практической
конференции.
Расходы по проезду осуществляются за счет принимающей стороны.
Основание: приглашение МЧС России от 1 марта 2002 г. №
1/999-562/02.
Основание должен содержать каждый пункт приказа.
Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию,
его допускается указывать в конце текста после этих пунктов.
Кроме общих реквизитов приказы по личному составу о назначении,
перемещении, увольнении, откомандировании, наложении и снятии
взысканий, в том числе о полном лишении премии, должны содержать
визу ознакомления, состоящую из слов "С приказом ознакомлен", личной
подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления.
Например:
С приказом ознакомлен _______________ ___________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
27.05.2002
При необходимости ознакомления нескольких работников виза
ознакомления записывается следующим образом:
С приказом ознакомлены _________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
_________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
_________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Подразделениям, территориально удаленным от издавшей приказ по
личному составу организации, направляются выписки из приказов
(копии).
Работники служб делопроизводства этих подразделений проводят
ознакомление работников подразделений с копиями выписок* из приказов
по назначению, перемещению, наложению и снятию взыскания, полному
лишению премии и передают эти копии в управления (отделы, службы)
кадров по месту ведения личных дел работников для приобщения к
личным делам.
______________________________
*Количество выписок определяется числом работников, которых
необходимо ознакомить.
Приказ на увольнение (откомандирование) работника подчиненного
МЧС подразделения дублируется приказом подразделения, в котором
хранится личное дело увольняемого (откомандированного) работника.
67. Положение, инструкция, правила и устав оформляются без
использования гербовых бланков, утверждаются постановлением или
приказом и являются их составной частью.
Реквизитами этих документов являются гриф утверждения, название
вида документа, заголовок, текст, подписи (для положений о
подразделениях). Располагаются реквизиты согласно приложению 32.
Требования к тексту этих документов соответствуют требованиям,
предъявляемым к документам, их утверждающим.
68. Протокол составляется секретарем совещания (заседания)
(секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на
основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей
хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к
совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов,
проектов решений и других.
Реализация принятых решений коллегиальных органов
осуществляется приказами либо путем рассылки размноженных
экземпляров протокола.
Реквизитами протокола являются наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения.
Заголовком к тексту протокола является название коллегиального
органа или конкретного совещания (заседания).
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания
(заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания
(заседания).
Протоколы делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы
составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и
выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания. Протокол краткой формы оформляется согласно
приложению 33.
Тексты протоколов делятся на вводную и основную части. Во
вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и
секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех
присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих
сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем -
приглашенные с указанием должностей и наименования организаций,
которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в
алфавитном порядке.
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - без текста выступлений.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания) (в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует). Протокол полной
формы оформляется согласно приложению 34. Основная часть протокола
полной формы изложения строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу
согласно повестке дня. Повестка дня включает перечень вопросов,
обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов,
сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы
и фамилию (в именительном падеже).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается
полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах
краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления
участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, контролирующего исполнение решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений. Документ,
утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Протоколы нумеруются в хронологическом порядке в пределах
календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны
иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в работе совещания (заседания).
Порядок подготовки и принятия (издания) протоколов и решений
коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих
органах или регламентах их работы.
69. Акты оформляются на общих или специальных бланках формата
А4. Они составляются временными или постоянными комиссиями,
специально уполномоченными лицами или должностным лицом с указанием
документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления
акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа,
руководителя, плановое задание и другое. Акты могут содержать
выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,
акты приема объектов в эксплуатацию и другие).
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации
(подразделения), составившей акт, название вида документа, дату и
регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту,
подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.
Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и
проставляться должностным лицом (как правило, председателем
комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого
события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании
имущества" и другое.
Акт подписывается всеми лицами (членами комиссии), принимавшими
участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и
обследований подлежат согласованию с должностными лицами,
деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают
(визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний
излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания
фиксируются на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение
определенных действий. Акт утверждается руководителем, чье
распоряжение явилось основанием для составления акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во
вводной части указывается основание для составления акта и
перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.
Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии. В констатирующей части акта дается краткое описание
проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и
фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и
заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на
пункты. Выводы и предложения составителей акта излагаются в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях
указывается после текста. Акт оформляется согласно приложению 35.
70. Письма, как правило, оформляются на гербовых бланках для
писем. В зависимости от содержания различают следующие разновидности
служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма
сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,
извещения, приглашения и другие.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора
документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона
приемной руководителя, номер счета в банке*, дата и регистрационный
индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа,
заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и
номер его служебного телефона.
______________________________
*Указывается на бланке.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного
вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Подготовленные проекты писем передаются ответственными
исполнителями на подпись руководителю. К каждому письму должны быть
приложены: копия с визами ответственного исполнителя, начальника
структурного подразделения - ответственного исполнителя,
соисполнителей (если не оформляются отдельные листы согласования),
документы, на основании которых оно подготовлено. Письма оформляются
согласно приложению 36.
71. Докладная записка может быть составлена как по инициативе
ее автора* (инициативные), так и по указанию соответствующего
руководителя** (отчетные и другие).
______________________________
*Инициативные - о внесении предложений, изложение просьбы,
фактов.
**О ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений,
планов и другого.
Реквизиты докладной записки: наименование организации
(структурного подразделения), название вида документа, дата и
регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой
(вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие
причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во
второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям организаций
других органов государственного управления) подписывают руководитель
или его заместители, внутренние (на имя руководителя) - их
составители.
Внешние докладные записки оформляются на общих гербовых бланках
организационно-распорядительных документов по форме согласно
приложению 37 и регистрируются как исходящие документы.
Внутренние (инициативные) докладные записки оформляются на
бумаге формата А4 по форме согласно приложению 38 и регистрируются в
регистрационно-контрольной карточке, электронной базе данных,
журнале регистрации внутренних документов* согласно приложению 39,
при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции
руководителя. Регистрационный индекс докладной записки формируется
из индекса структурного подразделения и порядкового номера по
журналу регистрации.
______________________________
*При небольшом количестве можно регистрировать вместе с
исходящими документами.
72. Справки делятся на служебные* (о выполнении планов, о
штатной численности и другом), личные, выдаваемые работникам или
организациям для представления в другие учреждения (справка о месте
работы, о заработной плате и др.).
______________________________
*Аттестованными работниками составляется рапорт.
Служебные справки (рапорты) делятся на внешние, составленные по
запросу других органов государственного управления, и внутренние,
которые адресуются на имя руководителей органов и подразделений по
чрезвычайным ситуациям.
Справки (рапорты) подписываются: внешние - руководителем (его
заместителем), внутренние - составителем. Внешние справки (рапорты)
оформляются на общих гербовых бланках
организационно-распорядительных документов согласно приложению 40 и
регистрируются как исходящие документы, внутренние - на бумаге
формата А4 согласно приложению 41 и регистрируются так же, как
внутренние докладные записки. Реквизиты служебной справки (рапорта)
аналогичны реквизитам докладной записки.
Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование
организации, выдавшей справку, наименование вида документа,
адресата, дату и регистрационный индекс, место составления, текст,
подпись, печать.
В тексте служебной справки (рапорта) вначале излагаются факты,
события, послужившие причиной ее составления, и может даваться
ссылка на соответствующий документ, во исполнение которого она
составлена. В справках (рапортах), составляемых по итогам проверок,
дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели
обследования. Далее указываются установленные факты, описываются
события по существу, нарушения либо отмечаются положительные стороны
работы.
Текст служебной справки (рапорта) может оформляться с
использованием таблицы, делиться на разделы, пункты, подпункты,
иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся
приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо
помещается вначале текста, например: "По состоянию на 11.05.2001"
или "За период с 01.01.2002 по 01.03.2002".
Текст личной справки начинается с указания (в именительном
падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются
сведения. В тексте не следует использовать обороты типа "выдана
настоящая" или "действительно работает". Личные справки могут
подписываться двумя должностными лицами (справки финансового
характера подписываются руководителем и финансовым работником).
Личная справка оформляется согласно приложению 42.
Личные справки могут выдаваться работникам на руки или
высылаться по почте.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об
исполнении документов, сводка предложений и другие.
Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
ГЛАВА 6
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МЧС
73. Контроль исполнения документов в МЧС осуществляется
начальниками структурных подразделений центрального аппарата МЧС,
отделом делопроизводства МЧС и организационно-аналитическим
управлением МЧС. Все поступающие в МЧС документы, требующие ответа,
ставятся на контроль в отделе делопроизводства МЧС.
Для осуществления контроля используются
регистрационно-контрольные карточки, в которых указывается срок
исполнения документа. Они заполняются в двух экземплярах: один
экземпляр карточки прикрепляется к документу и передается вместе с
документом исполнителю, второй - передается лицу, ответственному за
контроль исполнения документов.
74. Срок исполнения исчисляется в календарных днях: для
исходящих и внутренних документов - с даты подписания (утверждения)
документа, а для входящих документов - с даты его получения МЧС*.
______________________________
*Для решений, поручений вышестоящих должностных лиц и органов
срок устанавливается с даты подписания (утверждения) документа.
Сроки исполнения могут быть типовыми согласно приложению 43 или
индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются в
соответствии с нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки
исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте
документа. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то
сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
В случае, если срок исполнения документа не указан, документ
должен быть исполнен в течение 15 дней.
75. Особое внимание и первоочередной порядок рассмотрения в МЧС
устанавливается для решений, поручений Президента Республики
Беларусь, Национального собрания, Совета Министров, Администрации
Президента, Государственного секретариата Совета Безопасности,
Комитета государственного контроля. Ответы в указанные адреса
направляются за подписью Министра или первого заместителя Министра.
Материалы на подпись по решениям и поручениям государственных
органов данной категории представляются ответственными исполнителями
в сроки, установленные Регламентом Совета Министров Республики
Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 20 марта 2000 г. № 355.
Заместители Министра и начальник департамента по надзору за
безопасным ведением работ в промышленности и атомной энергетике МЧС,
а также начальники структурных подразделений МЧС при поступлении
таких документов обязаны организовать особый контроль за их
выполнением.
76. Изменение срока исполнения документов производится по
согласованию с начальником структурного подразделения - исполнителя
и запрашивающей стороной за три дня до истечения установленного
срока, а для документов со сроком исполнения менее 10 дней - за 2
дня. Уход в отпуск или отъезд в командировку не могут быть
уважительными причинами неисполнения документа в срок.
Служба делопроизводства вносит изменения сроков исполнения
документов в регистрационно-контрольные карточки, журналы
регистрации документов или электронную базу данных.
Документ снимается с контроля при наличии ответа на него или
проставлении на этом документе отметки об исполнении, в которой
приводятся краткие сведения о том, каким образом он исполнен. Те
документы, срок действия которых рассчитан на определенный период
(год, сезон и так далее), снимаются с контроля по истечении этого
периода.
Данные об исполнении документа представляются ответственным
исполнителем лицу, отвечающему за контроль исполнения документов.
77. Служба делопроизводства или лицо, ответственное за контроль
исполнения документов, ежемесячно проводят анализ хода исполнения
контролируемых документов и письменно докладывают об этом Министру
по форме согласно приложению 44.
78. В подчиненных МЧС подразделениях руководитель определяет
порядок контроля за исполнением документов.
ГЛАВА 7
РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
79. Исходящие документы регистрируются в службе
делопроизводства на регистрационно-контрольных карточках*, в журнале
регистрации исходящих документов согласно приложению 45 или с
помощью ПЭВМ после их подписания руководителем.
______________________________
*Форма регистрационно-контрольной карточки - единая для
исходящих и входящих документов.
80. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс.
Индекс состоит из индекса подразделения, индекса дела по
номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ*, и
порядкового номера по электронной базе данных, журналу регистрации
исходящих документов или регистрационно-контрольной карточке** (для
документов-ответов вместо порядкового номера можно указывать номер
входящего документа).
______________________________
*Проставляется в подразделении, составившем документ.
**Проставляется в службе делопроизводства.
Документы, подписанные Министром или его заместителями, вне
зависимости от того, кем они подготовлены, регистрируются только в
отделе делопроизводства МЧС.
Например:
В журнале регистрации МЧС исходящий индекс 1/02-11/1067, где 1
- индекс МЧС, 02-11 - номер дела по номенклатуре, 1067 - порядковый
номер по журналу регистрации исходящих документов МЧС.
В журнале регистрации Брестского областного управления
исходящий индекс 41/03-05/109, где 41 - индекс Брестского областного
управления МЧС, 03-05 - номер дела по номенклатуре Брестского
областного управления, 109 - порядковый номер по журналу регистрации
исходящих документов Брестского областного управления.
При регистрации в отделе делопроизводства МЧС документов,
подготовленных работниками подчиненных подразделений, не входящих в
номенклатуру дел МЧС, подписанных Министром или его заместителями,
во второй части регистрационного индекса ставится индекс
подразделения-исполнителя.
Например:
1/52/1079, где 1 - индекс МЧС, 52 - индекс НИИ ПБиЧС
(исполнитель документа), 1079 - порядковый номер по журналу
регистрации исходящих документов МЧС.
81. На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в
обязательном порядке делается ссылка на номер и дату
документа-запроса.
82. После регистрации документы подлежат отправке.
Ответственный исполнитель изготавливает необходимое количество копий
документа и передает их с документом-подлинником в службу
делопроизводства.
Работник службы делопроизводства проверяет правильность
оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие
приложений, необходимого количества экземпляров, соответствие даты
отправки дате подписания и регистрации. Неправильно оформленные
документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
83. Инициативные исходящие документы, требующие ответа,
ставятся на контроль исполнителями. При задержке поступления ответа
в установленные сроки адресату направляется письмо-напоминание или
сообщается по телефону.
84. Регистрация документов, их последующая обработка
осуществляются, как правило, в день подписания документов. Исходящие
телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
85. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно
номенклатуре дел.
86. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в
которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись
рассылки со штемпелем отделения связи подшивается в дело.
87. Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и
других) производится в упаковке, соответствующей техническим
требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на
них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих
основаниях.
88. Документы служебного характера отправляются адресатам
только специальной почтой (фельдъегерской связью) по реестру или
выдаются под роспись в книге рассылки.
При направлении корреспонденции через фельдъегерскую службу
реестр выписывается в двух экземплярах. Один экземпляр (с распиской
фельдъегеря) остается в службе делопроизводства, а второй вместе с
корреспонденцией передается в фельдсвязь.
При направлении корреспонденции через специальную связь реестр
выписывается в трех экземплярах, один из которых (с распиской
фельдъегеря) остается в службе делопроизводства, а два других -
передаются с корреспонденцией в специальную связь.
При передаче исходящей корреспонденции фельдъегерям или
курьерам в реестрах указываются дата, время сдачи и приема,
заверенные подписью и печатью фельдъегеря или курьера.
При доставке корреспонденции местному адресату непосредственно,
минуя фельдсвязь, реестр выписывается в двух экземплярах. Эти
реестры подшиваются в дела по месту получения и отправления
документов согласно номенклатурам дел и хранятся 3 года с момента
оформления последнего реестра.
Правила оформления служебных пакетов определены согласно
приложению 46.
ГЛАВА 8
УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
89. Результаты учета документов обобщаются службами
делопроизводства за квартал по установленной форме и представляются
руководителям для разработки мер по совершенствованию работы с
документами, сокращению переписки, выбору технологии процесса
обработки документов, регулированию нагрузки на работников службы
делопроизводства.
90. Подсчет количества входящих и исходящих документов
производится по регистрационным формам.
За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий.
Подсчет объема документооборота может производиться полный и
выборочный (по управлению, отделу, по структурным подразделениям, по
группам документов).
91. Итоговые данные подсчета представляются раз в квартал в
службу делопроизводства вышестоящего подразделения по форме согласно
приложению 47.
При необходимости готовится пояснительная записка.
ГЛАВА 9
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
