Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
Например:
Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Фамилия И.О.
При направлении документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата. Весь
реквизит пишется в дательном падеже.
Например:
Министру
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
Фамилия И.О.
При адресовании документа нескольким однородным организациям их
названия следует указывать обобщенно:
Например:
Начальникам областных и
Минского городского управлений
МЧС
При адресовании документа частному лицу вначале указывают
фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес в
соответствии с почтовыми правилами, действующими на территории
Республики Беларусь.
Например:
Свиридович Н.П.
ул.Садовая, д.15, кв.26
223120, п/о Логоза
Логойского р-на
Минской области
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не
указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки по форме согласно приложению 12 и на
каждом документе указывают только одного адресата.
Если документ является ответом, первым адресатом следует
указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости
остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается.
44. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу
документа. Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются прописными
буквами без кавычек и выделений жирным шрифтом или подчеркиванием.
Типовой перечень документов, подлежащих утверждению, определен
согласно приложению 13.
Если документ утверждается одним должностным лицом, в
компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе,
то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования
должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Дата утверждения в
грифе утверждения проставляется должностным лицом, утвердившим
документ, месяц и год может быть отпечатан.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
И.О.Фамилия
___.02.2004
Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то
грифы утверждения располагаются на одном уровне.
Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, то
гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида
документа в именительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
17.01.2003 № 12
В указанном грифе отражаются также сведения об изложении
утвержденного распорядительного документа в новой редакции.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
11.07.2000 № 104
(в редакции
приказа Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
11.08.2004 № 168)
45. Реквизит "заголовок к тексту документа" располагается от
границы левого поля. Он пишется строчными буквами (кроме заглавной
буквы "О"). Использовать перенос в заголовке не допускается. В конце
заголовка точка не ставится. В заголовке разрешается употреблять
сокращения слов, используемые в стандартах и классификаторах.
Заголовок формулируется исполнителем и должен грамматически
согласовываться с названием документа, быть максимально кратким,
емким, точно передавать смысл текста.
Например: приказ (о чем?) "Об утверждении инструкции...",
протокол (чего?) "заседания коллегии".
46. Реквизит "отметка о контроле" содержит букву "К" или слово
"Контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным
(красным) карандашом или чернилами. Отметка располагается на левом
поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита
"заголовок к тексту".
47. Текст документа должен быть кратким, не допускающим
различных толкований. Содержание документа должно касаться, как
правило, одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке.
Тексты организационно-распорядительных документов и их
реквизиты печатаются единообразно, без выделения жирным шрифтом,
подчеркиванием или курсивом. При оформлении документов на двух и
более страницах вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы*.
______________________________
*Первая страница не нумеруется.
Тексты сложных по содержанию распорядительных документов
разбиваются на разделы, главы, пункты и подпункты.
В тексте названия видов нормативных правовых актов указываются
следующим образом:
декретов и указов Президента Республики Беларусь, законов
Республики Беларусь, актов Верховного Совета Республики Беларусь
(его Президиума), постановлений палат Национального собрания
Республики Беларусь, утверждаемых актов, международных договоров
Республики Беларусь и приложений к ним, заключений Конституционного
Суда - с прописной буквы;
распоряжений Президента Республики Беларусь, актов
Правительства Республики Беларусь, министерств, иных республиканских
органов государственного управления, Национального банка,
Национальной академии наук Беларуси, решений местных Советов
депутатов, исполнительных и распорядительных органов, постановлений
Пленума Верховного Суда, Пленума Высшего Хозяйственного Суда,
приложений к актам законодательства - со строчной буквы.
Перечисляемые в тексте фамилии, географические названия или
административно-территориальные единицы располагаются в алфавитном
порядке.
В тексте применяются только общепринятые сокращения, все
термины употребляются в одном значении; следует избегать
употребления антонимов, иностранных, устаревших или просторечных
слов и выражений, нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений,
восклицаний и призывов.
48. Реквизит "отметка о наличии приложения" помещается после
текста документа.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте,
отметка о наличии приложения записывается в следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их
названия, количество листов и экземпляров каждого.
Например:
Приложение: 1. Докладная записка на 6 л. в 1 экз.
2. Информационно-справочный материал на 10 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложения, отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо начальника Минского областного управления
МЧС от 14.11.2001 № 5/2949 и приложение к нему, всего на 3 л.
в 1 экз.
При направлении приложения не во все указанные в документе
адреса отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:
Приложение: на 4 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
В случаях, если письмо является основным документом (например,
методического или нормативного характера), а приложение является его
составной частью, в правом верхнем углу приложения ставится отметка
по форме:
Приложение
к письму Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
10.02.2003 № 1/02-06/115
Если приложение является основным документом, который
пересылается с сопроводительным письмом, то на нем данная отметка не
ставится.
В распорядительном документе отметка о наличии приложения не
проставляется. Указание о наличии приложения делается в тексте
документа.
Например: ... согласно приложению 1...
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу делается отметка с указанием названия распорядительного
документа, его даты и номера.
Например:
Приложение 1
к постановлению
Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
25.01.2002 № 2
В указанном грифе отражаются также сведения об изложении
приложения в новой редакции.
На документах, утверждаемых распорядительными документами,
отметка о приложении не ставится, а проставляется гриф утверждения.
Если приложение одно, оно не нумеруется.
49. Реквизит "подпись" располагается ниже реквизита "отметка о
приложении". В него входят наименование должности лица, подписавшего
документ, его звание*, личная подпись и ее расшифровка (инициалы,
фамилия).
______________________________
*При подписании документов, направляемых в гражданские
организации, звание не указывается.
Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Документы, составленные от имени МЧС, подписывают Министр или
его заместители, от имени подчиненных МЧС подразделений - начальники
этих подразделений или их заместители.
Документы, составленные от имени структурных подразделений,
подписывают руководители этих подразделений или лица, их замещающие.
Отдельные документы (доклады, докладные записки, справки, рапорты и
т.п.) могут подписываться исполнителем при условии, что разрешаемые
вопросы не выходят за пределы его полномочий.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
Если документ подписывается несколькими лицами равных
должностей, их подписи располагаются на одном уровне:
Министр Министр труда
по чрезвычайным ситуациям и социальной защиты
Республики Беларусь Республики Беларусь
И.О.Фамилия И.О.Фамилия
При подготовке совместных документов в реквизит "подпись" в
наименование должности включают полное наименование организации.
При подписании документов, подготовленных комиссией,
указываются не должности лиц, составивших его, а распределение
обязанностей в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии
пишут в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии _________________ _________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
Члены комиссии: _________________ _________________
(личные подписи) (И.О.Фамилия)
50. В реквизитах "подпись", "гриф утверждения" и "гриф
согласования" указываются должность лица, подписавшего, утвердившего
или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.
При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи
с отпуском, болезнью, командировкой или по другим причинам, подпись
оформляется по образцу:
И.о. (Исполняющий обязанности или Зам. (Заместитель)
начальника управления _______________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед
наименованием должности.
51. На документах, связанных с расходованием денежных средств и
материальных ценностей, на других документах, определенных
нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись
должностного лица заверяется печатью.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть
наименования должности и личной подписи лица, подписавшего
(утвердившего) документ.
Например:
Министр
по чрезвычайным ситуациям --------¬
Республики Беларусь ¦ __¦______________ ________________
¦ М.П. ¦ (подпись) (И.О.Фамилия)
L--------
Порядок пользования печатями и штампами, место хранения печатей
и лица, ответственные за их хранение, определены инструкцией о
порядке пользования печатями, штампами и бланками с изображением
Государственного герба Республики Беларусь, их изготовления, учета,
хранения и уничтожения в МЧС и подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях.
52. Реквизит "отметка о заверении копии" размещается ниже
реквизита "подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования
должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов,
фамилии и даты заверения.
Например:
Верно
Начальник
(наименование подразделения) ______________ ___________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
________________
(дата)
Этот реквизит используется при свидетельствовании верности
копий или выписок из документа, не содержащих воспроизведения личной
подписи лица, подписавшего подлинник.
Копия должна воспроизводить все реквизиты документа, ее следует
оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением всех
реквизитов бланка подлинника. На копиях исходящих документов,
остающихся в деле, реквизиты бланка, должность лица, заверившего
копию, и дату заверения допускается не указывать.
Выписка отличается от копий документов тем, что в ней
воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в
выписке обычно воспроизводится полностью.
Если выписка оформляется на общем гербовом бланке
организационно-распорядительных документов (для протоколов,
приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то
слово "выписка" включается в название вида документа.
Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Дата, регистрационный индекс, место составления, указанные в
копии (выписке), должны соответствовать подлиннику независимо от
того, где, когда и кем готовилась копия (выписка).
Автоматические (факсимильные) копии определяются как
факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении
документа его воспроизводят целиком, включая изображение подписи.
Такие копии не нуждаются в дополнительном удостоверении, если это не
оговорено отдельно.
53. Реквизит "Гриф согласования" располагают ниже реквизита
"Подпись" в левом нижнем углу документа.
При оформлении согласования документа на титульном листе гриф
согласования располагается на лицевой стороне ниже реквизита
"заголовок к тексту документа".
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не
выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр иностранных дел
Республики Беларусь
И.О.Фамилия
20.10.2004
Если согласование документа производится коллегиальным органом
или на основании письма, гриф согласования оформляется по следующей
форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии МЧС
20.03.1999 № 3 км
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Государственного таможенного
комитета Республики Беларусь
08.02.1999 № 02-12/63
Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на
документе или листе согласования двумя вертикальными рядами. При
наличии отдельного листа согласования на документе делается пометка:
Лист согласования прилагается
__________________
(подпись)
__________________
(дата)
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
________________________________
наименование документа
гриф согласования гриф согласования
Грифы согласования на листе согласования оформляются в
соответствии с указанными выше правилами.
54. Внутреннее согласование документа проводится путем
визирования.
Реквизит "виза" проставляется на экземплярах документа,
остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "подпись"
слева на лицевой стороне последнего листа документа и приложений к
нему.
Проекты постановлений, приказов, распоряжений визируются на
оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа и
при размножении визы на копиях не воспроизводятся.
При невозможности размещения визы на документе необходимо
составлять отдельный лист согласования.
В реквизит "виза" входят наименование должности визирующего,
его личная подпись, ее расшифровка и дата.
Например:
Начальник управления кадров
___________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_______________
(дата)
Сроки внутреннего согласования больших по объему и сложных по
содержанию документов не должны превышать двух-трех дней (для каждой
согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их
поступления на согласование.
55. Реквизит "фамилия и номер служебного телефона исполнителя"
размещается на лицевой стороне последнего листа документа в левом
нижнем углу и пишется без знаков препинания.
Перед фамилией печатается индекс подразделения, в котором
готовился документ.
Ниже проставляется дата создания документа, имя файла.
Например:
2 Иванов 229 77 74
11.12.2002 Мои документы\ письмо.doc
На распорядительных документах отметка об исполнителе
проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.
56. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его
в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа и
содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться
документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении,
личную подпись исполнителя или руководителя
подразделения-исполнителя, дату.
Например:
В дело № 07-01
Направлен ответ
№ 1/07-01/260 от 10.01.2004
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении,
приводятся краткие сведения об исполнении.
Например:
В дело № 01-14
Документ завизирован Министром
без замечаний 21.11.2002
и передан в Минпром
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
57. Требования, предъявляемые к документам, изготовляемым с
помощью печатающих устройств, определены согласно приложению 14.
ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, СОГЛАСОВАНИЯ, ПРИНЯТИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ
НА ОБЯЗАТЕЛЬНУЮ ЮРИДИЧЕСКУЮ ЭКСПЕРТИЗУ И ГОСУДАРСТВЕННУЮ
РЕГИСТРАЦИЮ, УЧЕТА НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ
58. Подготовка проектов нормативных правовых актов (далее -
проект) осуществляется заинтересованными структурными
подразделениями центрального аппарата МЧС и подчиненными МЧС
подразделениями.
59. Подготовка проектов, их оформление с соблюдением требований
нормотворческой техники, внесение изменений и дополнений в них
осуществляется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 10
января 2000 года "О нормативных правовых актах Республики Беларусь"
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., №
7, 2/136; 2004 г., № 175, 2/1070), Правилами подготовки проектов
нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента
Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 "О мерах по
совершенствованию нормотворческой деятельности" (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 92, 1/4856).
Порядок подготовки, согласования и внесения на рассмотрение в
Совет Министров Республики Беларусь проектов законов Республики
Беларусь, указов, декретов и распоряжений Президента Республики
Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь
определен Регламентом Совета Министров Республики Беларусь,
утвержденным постановлением Совета Министров РБ от
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
