Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 "Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 1 августа 2012 г. N 8/26204

На основании статей 6, 10, 12, 13, 18, 19, 20, 22 и 25 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" и пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Правила работы архивов государственных органов и иных организаций.

2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Министр О.Л.Слижевский

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Постановление
                                                       Министерства юстиции
                                                       Республики Беларусь
                                                       24.05.2012 N 143

РАЗДЕЛ I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов, иных организаций Республики Беларусь.

Действие настоящих Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

2. Настоящие Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов организаций при работе с управленческой документацией на бумажных носителях (приему, хранению, учету и использованию документов).

3. Требования, изложенные в настоящих Правилах, в части общих норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность) распространяются на работу архивов организаций с научно-технической документацией, кино-, фото-, фоно- и видеодокументами (далее - аудиовизуальная документация) и документацией в электронном виде.

Особенности работы архивов организаций с научно-технической, аудиовизуальной документацией, документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи рода) (далее - граждане) либо приобретенными ими на законных основаниях и находящимися в их собственности, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

4. Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы.

В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях.

ГЛАВА 2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, ПРАВА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

5. Задачами архива организации являются:

комплектование архива документами;

учет и обеспечение сохранности документов;

обеспечение использования документов;

подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива.

6. В целях выполнения задач архив организации осуществляет следующие функции:

составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам (для объединенного архива);

принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;

осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее - фондирование) принятых в архив документов и дел;

обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;

составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;

осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов;

участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива;

проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, - государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации;

подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь;

представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях - источниках комплектования архива установленным требованиям;

осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива;

участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций - источников комплектования архива.

7. Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации;

требовать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии;

запрашивать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива необходимые для работы сведения;

вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

ГЛАВА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

8. Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами.

9. Руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива.

В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив.

10. Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами.

Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями.

11. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

В архиве организации составляются:

план работы на год;

график приема дел в архив организации;

график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного архива или экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;

паспорт архива организации.

12. План работы состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени используются нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждаемые в установленном порядке.

План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.

13. График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации, и составляется по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

График приема дел в архив организации имеет поквартальную разбивку.

График приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями организаций - источников комплектования архива и (или) руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения (далее - бесструктурная организация), график приема дел в архив организации не составляется.

14. График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

15. По итогам работы архивом организации составляется отчет о выполнении плана работы на год. В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

16. Паспорт архива составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам и включает сведения по состоянию на 1 января.

17. Архив организации совместно со службой ДОУ осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях - источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации.

Проверки в структурных подразделениях организации проводятся не реже одного раза в год. Анализ состояния архивов в организациях, указанных в части первой настоящего пункта, проводится не реже одного раза в пять лет.

По итогам проверки, анализа составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается состояние архива и документов в делопроизводстве, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. С выводами по результатам проверки, мониторинга должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.

Учет работы архива с организациями, указанными в части первой настоящего пункта, фиксируется в карточках, оформляемых согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

ГЛАВА 4 ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ И РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)

18. При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи.

В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации.

19. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

Для приема-передачи документов и дел приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается представитель службы ДОУ организации.

При приеме-передаче документов и дел проверяются:

наличие и состояние документов, дел и страховых копий документов в архиве;

наличие и состояние учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел, номенклатур дел для учета документов и дел временного (до 10 лет) хранения, листов фондов и др.);

наличие печатей и штампов архива организации;

условия хранения документов;

состояние помещения, противопожарного и охранного оборудования, инвентаря.

Акт приема-передачи документов подписывается лицами, передающим и принимающим документы архива организации, председателем и членами комиссии и утверждается руководителем организации.

20. В случае обнаружения недостачи документов организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ II НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

ГЛАВА 5 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

21. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации, учета, определения сроков хранения дел в делопроизводстве, составления описей дел при их передаче в архив, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения организации разрабатывают номенклатуры дел.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

22. Устанавливаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

23. Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

24. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

25. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел.

При использовании типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации.

При использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации.

При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

26. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее - сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

27. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.

28. Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре и (или) функциях организации.

29. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

30. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий - в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями пункта 29 настоящих Правил.

31. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

32. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

33. При наличии в организации первичных организаций (профессионального союза и др.) их номенклатуры дел составляются по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы первичной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

34. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, инструкция по делопроизводству в организации, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

35. В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

36. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации.

37. Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.

Например:

1. Общий отдел

2. Отдел экономического прогнозирования

3. Производственно-технологический отдел

4. Технический отдел

5. Отдел капитального строительства

6. Отдел техники безопасности

7. Служба главного механика и энергетика

8. Отдел технического контроля

9. Финансовый отдел

10. Бухгалтерия

11. Отдел организации труда и заработной платы

12. Отдел кадров

13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции

14. Юридический отдел

15 - 20. Цеха

21 - 25. Лаборатории

26. Архив

27. Профессиональный союз

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.

Например:

1. Руководство

2. Организационно-методическая работа

3. Спортивно-массовая работа

4. Тренерский совет

5. Бухгалтерия

6. Отдел кадров

8. Архив

7. Профессиональный союз

В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.

Например:

1. Руководство

2. Планирование

3. Производственная деятельность

4. Финансирование

5. Учет и отчетность

6. Работа с кадрами

7. Работа архива

Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

38. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

39. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

39.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой "0".

Например:

01-01, 01-02; 02-01, 02-02

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

Например:

1-5 Приказы министра по основной деятельности

2-5 Приказы министра по основной деятельности. Копии

3-5 Приказы министра по основной деятельности. Копии

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;

39.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание вида заводимого дела (документы, переписка, дело, журнал и другое) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и другое) и название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

автор документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или наименование должности лица, издавшего документ);

Например:

Приказы директора института по основной деятельности

корреспондент (наименование организации или лица), с которым ведется переписка;

Например:

Переписка с Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь о подготовке научных кадров высшей квалификации

название населенного пункта, административно-территориальной единицы или территории, на которых находится корреспондент или автор документов, или с которой связано содержание документов дела;

Например:

Отчеты средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской области об учебно-воспитательной работе

Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о строительстве детских больниц

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

Например:

Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2006 - 2010 гг.

указание на копийность документов, включенных в дело.

Например:

Приказы директора института по основной деятельности. Копии

Термин "Документы" используется в заголовке:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;

Например:

Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы и др.)

при объединении в одном деле документов-приложений к документу или группе документов.

Например:

Документы к протоколам заседаний ученого совета института за 2012 год (списки, доклады, рецензии и др.)

Термин "Дело" используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Например:

Дело о рассмотрении жалобы Горбункова С.С.

Термин "Дело" употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Например:

Переписка с Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь, Национальной академией наук Беларуси о подготовке научных кадров высшей квалификации

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Например:

Переписка с государственными архивными учреждениями о выполнении мероприятий Государственной программы "Архивы Беларуси" на 2011 - 2015 гг.

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

Например:

Переписка о заключении договоров на поставку комплектующих

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Например:

Планы работы института на IV кв. 2012 г.

Квартальные отчеты о работе отделов института за 2012 год

Если заводимое дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается разновидность документа, его содержание, автор и дата.

Например:

Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе архивных учреждений республики за 2011 год

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело ("Материалы", "Документальные материалы", "Разные документы", "Финансовые документы", "Общая переписка" и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием ("Исследование...", "Рассмотрение...", "Обеспечение..." и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

переписка;

учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);

сводная номенклатура дел и выписки из нее.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными и т.д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;

39.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;

39.4. в графе 4 указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - перечень типовых документов с указанием сроков хранения) и (или) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее - ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения), а также перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Например:

Пост.

ст. 16.1

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных в части первой настоящего подпункта, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций).

В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка "ЭПК" <*>;

--------------------------------

<*> ЭПК - экспертно-проверочная комиссия.

Например:

15 л. ЭПК

п. 278

39.5. в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов согласно требованиям части второй подпункта 39.4 настоящего пункта.

40. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом "Подпись" указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

41. По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам. Итоговая запись подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ). Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации. Отметка "Итоговые сведения переданы в архив организации" подписывается и датируется лицом, передавшим сведения.

ГЛАВА 6 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

42. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Контроль за правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.

43. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов "В дело". При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

44. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

45. Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

46. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и другие.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и другие) группируются в дела по видам и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

При значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпуска и др.), допускается их группировка в отдельные дела.

Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.

Протоколы группируются в дела отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2012 год, составленный в 2011 году, или отчет за 2012 год, составленный в 2013 году, должны быть отнесены к 2012 году. План, рассчитанный на несколько лет, формируется в дело по начальному году его действия. Отчет о выполнении такого плана формируется в дело по последнему году действия плана.

Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.

Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, содержащие предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

РАЗДЕЛ III ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 7 ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

47. Экспертиза ценности документов - это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

48. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма предполагает оценку содержания документов исходя из исторической обстановки, в которой действовала организация, в деятельности которой образовались документы (организация-фондообразователь).

Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места и значения в составе сложившегося комплекса документов (фонда) в организации-фондообразователе, а также их взаимосвязи с документами других фондов.

Принцип всесторонности предполагает оценку документов с точки зрения отражения ими различных сторон материальной и духовной жизни человека и общества.

49. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:

значимость события, отраженного в документе;

значение информации, содержащейся в документе;

повторяемость информации документа в других документах;

вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

подлинность документа;

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюций, помет;

особенности передачи текста документа;

особенности материальной основы документа;

физическое состояние документа.

ГЛАВА 8 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

50. Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов, устанавливающих перечни типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, иных актов законодательства Республики Беларусь, а также перечней документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

51. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

52. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.

Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

53. ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

54. ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации - с ЦЭК вышестоящей организации.

55. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством;

организация и проведение отбора документов и дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

организация и проведение отбора к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

56. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

определение сроков хранения документов и дел;

согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, актов о неисправимом повреждении документов, актов об отсутствии дел и (или) о необнаружении дел постоянного хранения;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций;

принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций.

57. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации.

ГЛАВА 9 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

58. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой ДОУ (лицом, выполняющим функции службы ДОУ) совместно с ЦЭК (ЭК), работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством архива организации.

59. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;

отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

60. Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

61. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре из дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения.

62. При приеме документов на хранение архив организации осуществляет контроль за качеством проведенной экспертизы ценности документов.

63. Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с ЦЭК (ЭК) организации.

Экспертиза ценности документов в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под непосредственным методическим руководством соответствующего архива.

64. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляются:

отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

отбор хранящихся в архиве документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

65. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации выявляются особо ценные документы, имеющие непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства, в отношении которых устанавливается особый режим хранения, учета и использования.

Отнесение документов к категории особо ценных в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

66. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации уточняется характер повторения содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения.

Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, допускается только после сверки их с документами, передаваемыми на хранение в соответствующий архив, и по согласованию с соответствующим архивом.

67. Дела с отметкой "ЭПК", хранящиеся в структурных подразделениях и (или) в архиве организации, подлежат полистному просмотру после истечения срока их хранения с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы временного хранения, хранятся в течение установленных сроков.

68. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности недостачи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть приняты меры по их розыску в порядке, установленном главой 42 настоящих Правил.

69. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в порядке, установленном главами 11, 13 - 17 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ IV ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

ГЛАВА 10 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

70. Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.

71. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством.

72. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

год, в котором заводится дело;

срок хранения дела.

73. Полное оформление дела предусматривает:

систематизацию документов дела;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 78 настоящих Правил);

составление листа-заверителя дела;

оформление и уточнение реквизитов обложки дела.

74. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

75. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов, имеющих особенности художественного оформления, материальной основы документа, содержащих в оформлении материальные ценности, или состоящие из неформатных документов (чертежи, рукописи и т.п.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

76. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

77. При нумерации листов дела соблюдаются следующие правила:

77.1. если дело состоит из нескольких томов (частей), листы каждого тома (части) дела нумеруются отдельно;

77.2. сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

77.3. чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

77.4. лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно;

77.5. документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

77.6. подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело;

77.7. при наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Например: 15а, 15б и т.п.

78. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела) составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, названия и (или) заголовки документов, номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

79. При составлении внутренней описи документов дела соблюдаются следующие правила:

79.1. во внутренней описи дел, содержащих обращения граждан и юридических лиц и документы по их рассмотрению, сформированных по алфавитному принципу, графы "Дата документа", "Индекс документа", "Название и (или) заголовок документа" допускается объединять в одну графу "Первые буквы фамилий авторов обращений";

79.2. во внутренней описи дел, сформированных по номинальному принципу, названия документов допускается не указывать;

79.3. во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка документа указывается предписываемое действие (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилии, собственного имени, отчества конкретного работника. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества во внутренней описи допускается не указывать;

79.4. внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела;

79.5. изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая внутренняя опись и (или) итоговая запись к внутренней описи. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.

80. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела согласно приложению 11 к настоящим Правилам и помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак "+" (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле.

81. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам. Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

82. При оформлении обложки дела соблюдаются следующие правила:

82.1. наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указываются полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках.

Например:

Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

(МНС)

Если в период формирования дела наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения изменялись или при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение, прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование;

Например:

Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

(МНС)

(Государственный налоговый комитет Республики Беларусь)

82.2. индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. При пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним;

82.3. если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер;

Например:

Дело N 1 - 2. Том N 1

82.4. в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

Например:

Приказы N 1 - 30 директора института по основной деятельности

В заголовках дел с личными карточками или лицевыми счетами, состоящих из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.

Например:

Дело N 3 - 31. Том N 1

Лицевые счета по начислению заработной платы работникам предприятия за 2010 год. А - М

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Например:

Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

82.5. на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело).

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами.

Например:

Начато: 06.01.2010

Окончено: 15.12.2010

Датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами включают только год.

Датой дела, содержащего один документ, является дата этого документа, указываемая в заголовке дела.

Например:

Доклад министра на заседании межведомственной рабочей группы 19.06.2009 "О распоряжении государственным имуществом, привлечении инвестиций в созданные в процессе приватизации открытые акционерные общества"

Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

Если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, под датой дела делается отметка "Имеются документы за ... год(ы)".

Если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления в другую организацию и дату окончания дела во второй организации.

Например:

     Начато: 06.01.2010
             ----------
             17.06.2010
     Окончено: 15.12.2010

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в том числе на основании анализа содержания документов дела, то при оформлении на обложке они заключаются в квадратные скобки;

Например:

[Не ранее 21].08.1998

или:

[Не позднее 2005 г.]

или:

[20.08.2003]

82.6. количество листов в деле выносится на обложку из листа-заверителя дела;

82.7. срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после сверки его с перечнем документов с указанием сроков хранения. На обложках дел постоянного хранения указывается: "Хранить постоянно";

82.8. при внесении дела в опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи) в соответствии с требованиями пунктов 94 и 130 настоящих Правил;

82.9. на обложке дела, подлежащего передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке оформляется в государственном архиве после передачи-приема дела.

ГЛАВА 11 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

83. Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.

84. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.). В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.

85. Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях - работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) (далее - описи дел структурных подразделений) и в архиве организации (далее - сводные описи).

86. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам.

87. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности).

88. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение "лс", а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - "в".

Например:

12/2008в, 2/2008лс

89. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел, при котором проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность группировки документов, включенных в дело, нумерация листов в деле, наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела в случаях, определенных пунктом 78 настоящих Правил, наличие и правильность оформления заверительной надписи, качество подшивки или переплета дела. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то составляется справка с изложением причин отсутствия необнаруженных дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

90. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие правила:

заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;

заголовки дел с планами, отчетами, сметами включаются в опись дел структурного подразделения того года, на который или за который указанные документы были составлены независимо от даты их составления;

заголовки дел с планами, программами, рассчитанными на несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по начальному году действия указанных документов; дела с итоговыми отчетами о выполнении таких планов, программ включаются в опись по последнему году действия плана, программы;

заголовок каждого дела (тома, части) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

заголовки дел вносятся в опись в последовательности, установленной схемой систематизации дел фонда, как правило, согласно систематизации дел в номенклатуре дел;

в опись дел структурного подразделения по личному составу заголовки дел вносятся и систематизируются в соответствии с требованиями пунктов 165 и 166 настоящих Правил;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся полностью;

Например:

Документы о строительстве Ледового дворца в г. Барановичи Брестской области (финансовый отчет, сметы, справки и др.)

То же в г. Молодечно Минской области

на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;

при внесении в опись дел копий документов в заголовках соответствующих дел указывается копийность документов;

переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены;

Например:

Документы за 2010 год см. также в описи N 3/2009 за 2009 год, дела N 10, 15

графа описи "Примечание" используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.

91. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной статьей) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

92. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.

93. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения - в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

94. На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом проставляются временные шифры дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

95. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел.

96. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

ГЛАВА 12 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

97. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 11 настоящих Правил.

98. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном главой 13 настоящих Правил.

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел.

99. Дела передаются в архив организации по графику. График составляется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

100. При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. Во всех экземплярах описи в графе "Примечание" каждого заголовка дела проставляется отметка о наличии или отсутствии дела. При отсутствии дел, включенных в опись дел структурного подразделения, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

101. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

ГЛАВА 13 УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

102. Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Страницы документа:

Стр. 1, Стр. 2, Стр. 3, Стр. 4, Стр. 5, Стр. 6

dokumenty archiwalne Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского