|
|
|
|
Навигация
Новые документы
Реклама
Ресурсы в тему
|
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 "Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций"< Главная страница Стр. 4Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 | 337. Архив организации не вправе ограничивать или определять условия использования полученной пользователем информации, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь. ГЛАВА 42 ПОНЯТИЕ И ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ338. Использование документов и (или) содержащейся в них информации представляет собой вид работы, направленной на удовлетворение информационных потребностей юридических лиц и граждан. 339. Основными формами использования документов архива организации являются: информирование пользователей (руководителей и структурных подразделений организации, в структуре которой действует архив, государственных органов, заинтересованных организаций, граждан) о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании, исполнение их запросов; предоставление документов пользователям для работы в читальном зале архива организации; проведение информационных мероприятий (организация выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций); использование документов архива организации в средствах массовой информации; выдача документов во временное пользование; публикация документов в различных формах. 340. Запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические и социально-правового характера. Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии. Запрос социально-правового характера - запрос юридического лица или гражданина об архивной информации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан. ГЛАВА 43 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ341. Информационное обеспечение пользователей архивных документов предусматривает выявление архивом запрашиваемых ими сведений, подготовку и предоставление соответствующих информационных документов. 342. Архив организации готовит ответы на запросы, которые подписываются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами. К ответу могут прилагаться копии архивных документов, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов и т.п. 343. Работа пользователей с документами в читальных залах архивов организаций может осуществляться в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства юстиции Республики Беларусь, регламентирующими порядок работы пользователей в читальных залах государственных архивов. ГЛАВА 44 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ, В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ И ПУБЛИКАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ344. Архив организации организует использование документов при подготовке информационных мероприятий (выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, докладов), в средствах массовой информации, а также их публикацию. Работа проводится как самостоятельно, так и совместно с другими заинтересованными организациями, в том числе государственными архивами. Решение об использовании документов архива организации при проведении информационных мероприятий, в средствах массовой информации, их публикации, а также формах такого использования принимается руководителем организации. 345. Выставка документов - художественно оформленная подборка документов по определенной тематике, предназначенная для публичной демонстрации. На выставках используются подлинники или копии документов. Архив организации может предоставлять документы на выставки, подготавливаемые другими организациями. 346. В архиве организации могут подготавливаться альбомы, плакаты, диаграммы, предназначенные для оформления стендов, выставок, использования в качестве наглядных пособий. 347. Архив организации готовит самостоятельно или совместно со средствами массовой информации информационные материалы для использования в периодической печати, радио- и телевизионных передачах, кинофильмах. В периодической печати, в радио- и телепередачах документы и (или) информация, в них содержащаяся, могут быть использованы в виде тематических, научно-популярных статей, статьей о составе и содержании документов, документальных очерков, тематических газетных рубрик, репортажей, интервью, рекламно-информационных статей. Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм. Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся в соответствии с предварительной договоренностью с заинтересованными организациями. ГЛАВА 45 УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА348. Все формы использования документов в архиве организации подлежат учету. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Учет и регистрация поступающих и исполненных тематических запросов осуществляется на карточках регистрации и учета исполнения тематических запросов согласно приложению 64 к настоящим Правилам. Учет посещений пользователями читального зала осуществляется в журнале регистрации посещений пользователями читального зала согласно приложениям 65, 66 к настоящим Правилам. Учет подготовленных архивом организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, статей, докладов, тематических подборок документов, сборников документов, радио- и телепередач, инициативных информаций осуществляется на карточках учета форм использования документов согласно приложению 67 к настоящим Правилам. Учет заказов на копирование документов осуществляется в журнале учета заказов на копирование документов согласно приложениям 68, 69 к настоящим Правилам. 349. Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от белорусских и иностранных организаций, граждан Республики Беларусь и иностранных граждан, лиц без гражданства ведется раздельно. РАЗДЕЛ XI ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИГЛАВА 46 ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ350. Документы постоянного хранения организации, являющейся источником комплектования государственного архива, до их передачи на постоянное хранение в соответствующий государственный архив находятся на временном хранении в архиве организации. После истечения срока временного хранения документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, при ликвидации, а в случаях, определенных частью второй пункта 379 настоящих Правил, - при реорганизации такой организации, документы постоянного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив. Сроки временного хранения архивных документов организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, устанавливаются актами законодательства Республики Беларусь. Списки источников комплектования государственных архивов составляются и утверждаются государственными архивами в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. Сроки временного хранения документов, находящихся в архивах республиканских органов государственного управления до их передачи на постоянное хранение, могут продлеваться на основании договоров, заключаемых между республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства и соответствующим республиканским органом государственного управления. Сроки временного хранения документов, находящихся в архивах государственных организаций - источников комплектования государственных архивов до их передачи на постоянное хранение, могут продлеваться государственными архивами на основании договоров, заключаемых между ними и соответствующими государственными организациями. Договоры о продлении срока временного хранения документов заключаются при условии соблюдения республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями - источниками комплектования государственных архивов условий обеспечения сохранности документов, находящихся на хранении в их архивах. 351. Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются в государственные архивы, если иное не предусмотрено договорами Республики Беларусь. 352. Дела передаются в государственный архив поединично по сводным описям, оформленным и утвержденным в порядке, установленном главой 15 настоящих Правил. На всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с делами в государственный архив передаются три экземпляра законченной описи дел постоянного хранения. Один экземпляр законченной описи остается в архиве организации. Одновременно с оформленными и утвержденными в установленном порядке экземплярами законченных описей дел на бумажном носителе в государственный архив передаются экземпляры законченных описей дел в электронном виде. Формат передаваемых в государственный архив экземпляров описей дел в электронном виде определяется по согласованию с соответствующим государственным архивом. Оформление законченных описей дел в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь в сфере делопроизводства. 353. Прием-передача документов оформляется актом приема-передачи документов и дел на постоянное хранение согласно приложению 31 к настоящим Правилам. Акт приема-передачи документов и дел составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации-фондообразователе. 354. Если при приеме-передаче дел выявлено отсутствие документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил. Если розыск не дал результата, причины отсутствия документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду. В случае отсутствия подлинников документов на хранение в государственный архив могут быть переданы заверенные в установленном порядке копии этих документов. 355. При обнаружении расхождений между итоговой записью в законченной описи и фактическим наличием принимаемых дел в описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи документов и дел на постоянное хранение в графе "Примечание". 356. Дела передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии в соответствии с требованиями настоящих Правил. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в государственный архив, выполняются за счет организации, передающей документы. ГЛАВА 47 ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ357. При реорганизации организации образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела передаются правопреемнику. При реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее архивные документы, а также находящиеся на хранении в структурных подразделениях организации завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, а также находящиеся на хранении в структурных подразделениях дела с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника). 358. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника). При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все ее архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника). 359. Решение о передаче документов на хранение в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) при реорганизации или ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, принимается по согласованию с соответствующим государственным архивом. При передаче документов реорганизованной или ликвидированной организации в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) вышестоящая организация (учредитель (участник) в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения. Указанные сведения фиксируются в справке о приеме на хранение документов ликвидированной (реорганизованной) организации в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) по форме согласно приложению 70 к настоящим Правилам. 360. Передача на постоянное хранение в государственный архив документов реорганизованной или ликвидированной организации осуществляется по законченным описям в порядке, установленном главой 50 настоящих Правил. Передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) документов реорганизованной или ликвидированной организации постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется по законченным описям дел, оформленным в соответствии с требованиями глав 15 - 17 настоящих Правил, а документов временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения - по номенклатурам дел и (или) описям дел. 361. Передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) документов реорганизационной или ликвидированной организации оформляется актом. 362. Дела реорганизационной или ликвидированной организации передаются на хранение в государственный, территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) в упорядоченном состоянии в соответствии с требованиями настоящих Правил. Все работы, связанные с подготовкой и передачей на хранение документов реорганизованной или ликвидированной организации, выполняются за счет средств этой организации. Приложение 1 Форма списка организаций - источников комплектования архива организации
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
СПИСОК (наименование должности
организаций - источников комплектования _________________________
архива на ________ год руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
----+--------------------+-----------------------------+--------------
¦ N ¦ Наименование ¦Дата создания, реорганизации,¦ ¦
¦п/п¦ организации ¦ликвидации организации (дата ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ и индекс правового акта) ¦ ¦
+---+--------------------+-----------------------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+--------------------+-----------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК (ЭК)
___________________________
(наименование организации)
____________ N ____________
Приложение 2 Форма плана работы архива организации
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
ПЛАН (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
работы архива на _______ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
----+----------------+---------+-------+--------+-----------+---------
¦ ¦ Название ¦ ¦ ¦ Бюджет ¦ ¦ ¦
¦ N ¦ раздела и ¦ Единица ¦ Объем ¦рабочего¦ Срок ¦ Исполнитель ¦
¦п/п¦ наименование ¦измерения¦работы ¦времени ¦исполнения ¦ ¦
¦ ¦ вида работы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+---------+-------+--------+-----------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------------+---------+-------+--------+-----------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Приложение 3 Форма графика приема дел в архив организации
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
ГРАФИК (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
приема дел в архив в __________ году Подпись Расшифровка
подписи
Дата
----+----------------------------+------+----------------------+------
¦ ¦ ¦ ¦ Наименование ¦ ¦
¦ ¦ Наименование организации - ¦ ¦ должности, инициалы, ¦ ¦
¦ N ¦ источника комплектования ¦ Срок ¦ фамилия лица, ¦Примечание¦
¦п/п¦архива и (или) структурного ¦приема¦ ответственного за ¦ ¦
¦ ¦ подразделения организации ¦ ¦передачу документов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ архив организации ¦ ¦
+---+----------------------------+------+----------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+----------------------------+------+----------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Приложение 4 Форма паспорта архива организации
Лицевая сторона
ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
1. СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
---------------------------+-----------------------+------------------
¦Наименование организации, ¦ Дата создания, ¦ ¦
¦ ее подчиненность, адрес, ¦ реорганизации ¦ Форма собственности ¦
¦ телефон ¦ организации (дата и ¦ ¦
¦ ¦индекс правового акта) ¦ ¦
+--------------------------+-----------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦--------------------------+-----------------------+-----------------------
2. СВЕДЕНИЯ ОБ ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА
И ЕГО ФОНДАХ
---------------------------+-----------------------+------------------
¦Наименования организаций -¦Количество организаций ¦ Количество фондов ¦
¦источников комплектования ¦ ¦ ¦
+--------------------------+-----------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦--------------------------+-----------------------+-----------------------
3. СВЕДЕНИЯ О СОСТАВЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Документы постоянного хранения
-------------+--------+------------------------------------+----------
¦ ¦ ¦ Из них ¦ ¦
¦ ¦ +----------+-------------------------+ ¦
¦ Всего ¦ ¦ ¦ внесенных в сводные ¦ Хранящихся ¦
¦(количество ¦Крайние ¦внесенных ¦ описи дел, утвержденные ¦ сверх ¦
¦ дел) ¦ даты ¦в сводные ¦ ЭМК государственного ¦установленного¦
¦ ¦ ¦описи дел ¦архива, ЭПК структурного ¦ срока <*> ¦
¦ ¦ ¦ ¦подразделения областного ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦исполнительного комитета ¦ ¦
+------------+--------+----------+-------------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------+--------+----------+-------------------------+---------------
Оборотная сторона
3.2. Документы по личному составу
------------------+---------------+-----------------------------------
¦ ¦ ¦ Из них ¦
¦ ¦ +------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦внесенных в сводные описи ¦
¦ Всего ¦ Крайние даты ¦внесенных в ¦ дел, согласованные с ЭМК ¦
¦(количество дел) ¦ ¦ сводные ¦ государственного архива, ¦
¦ ¦ ¦ описи дел ¦ ЭПК структурного ¦
¦ ¦ ¦ ¦ подразделения областного ¦
¦ ¦ ¦ ¦ исполнительного комитета ¦
+-----------------+---------------+------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----------------+---------------+------------+---------------------------
3.3. Научно-техническая, аудиовизуальная документация и документация в
электронном виде
---------------------------+------------------+-----------------------
¦ Всего (в ед. хр.), вид ¦ Крайние даты ¦ Примечание ¦
¦ документов ¦ ¦ ¦
+--------------------------+------------------+---------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦--------------------------+------------------+----------------------------
4. СВЕДЕНИЯ ОБ УСЛОВИЯХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
-------------+-------------+-------------+----------------------------
¦ ¦ ¦ ¦ Краткая характеристика ¦
¦ ¦ Общая ¦ ¦ условий хранения (специальное ¦
¦ Количество ¦ площадь ¦ Степень ¦ или приспособленное здание, ¦
¦ хранилищ ¦ хранилищ (в ¦загруженности¦ помещение, наличие стеллажей, ¦
¦ (комнат) ¦ кв. м) ¦ (в %) ¦освещение, наличие сигнализации,¦
¦ ¦ ¦ ¦средние влажность, температура) ¦
+------------+-------------+-------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------+-------------+-------------+---------------------------------
5. СВЕДЕНИЯ О КАДРАХ
------------------------+-----------------+---------------------------
¦Наименование должности ¦ ¦ Образование, дата и индекс ¦
¦ руководителя архива ¦ Фамилия, ¦ распорядительного документа о ¦
¦ (лица, ответственного ¦собственное имя, ¦ назначении на должность ¦
¦ за архив) ¦ отчество ¦(лицом, ответственным за архив)¦
+-----------------------+-----------------+-------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦-----------------------+-----------------+--------------------------------
Наименование должности
руководителя организации Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата составления
--------------------------------
<*> Заполняется в организации, являющейся источником комплектования
государственного архива.
Приложение 5 Форма карточки учета работы с организацией - источником комплектования
архива, иной организацией, подчиненной (входящей в состав, систему)
организации
Лицевая сторона
1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование организации и ее подчиненность _______________________________
___________________________________________________________________________
Адрес организации _________________________________________________________
Наименование архива _______________________________________________________
Адрес архива ______________________________________________________________
Название, дата и индекс документа
о создании организации ____________________________________________________
о реорганизации организации _______________________________________________
о ликвидации организации __________________________________________________
Наименование должности, фамилия, собственное имя, отчество, номер телефона
руководителя организации ________________________________________
руководителя службы ДОУ ___________________________________________________
председателя ЭК (ЦЭК) _____________________________________________________
руководителя архива (лица, ответственного за архив) _______________________
2. ДАТА УТВЕРЖДЕНИЯ ИЛИ СОГЛАСОВАНИЯ
ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ
Положения об архиве _______________________________________________________
Инструкции по делопроизводству ____________________________________________
Номенклатуры дел организации ______________________________________________
Положения об ЭК (ЦЭК) организации _________________________________________
Оборотная сторона
3. СВЕДЕНИЯ О НАЛИЧИИ И УПОРЯДОЧЕНИИ ДЕЛ
В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
-------------------------------+------------------------------+-----------+-------
¦ Количество описанных дел ¦ Крайние даты описанных дел ¦ ¦ ¦
+-----------+-------+----------+-----------+-------+----------+Количество ¦ Крайние ¦
¦ ¦ по ¦временного¦ ¦ по ¦временного¦неописанных¦ даты ¦
¦постоянного¦личному¦(свыше 10 ¦постоянного¦личному¦(свыше 10 ¦ дел ¦неописанных¦
¦ хранения ¦составу¦ лет) ¦ хранения ¦составу¦ лет) ¦ ¦ дел ¦
¦ ¦ ¦ хранения ¦ ¦ ¦ хранения ¦ ¦ ¦
+-----------+-------+----------+-----------+-------+----------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-----------+-------+----------+-----------+-------+----------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
4. СВЕДЕНИЯ О ПРОВЕРКАХ
--------------+-------------------+--------------------+--------------
¦ ¦ Основные ¦ Результаты ¦ ¦
¦Дата проверки¦ предложения по ¦ реализации ¦ Примечание ¦
¦ ¦ итогам проверки ¦ предложений ¦ ¦
+-------------+-------------------+--------------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------+-------------------+--------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 6 Форма акта приема-передачи дел при смене руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
АКТ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
приема-передачи документов и Подпись Расшифровка
дел при смене руководителя подписи
архива организации (лица,
ответственного за архив)
Дата
Основание: ________________________________________________________________
(название, дата и индекс правового акта)
Составлен комиссией:
Председатель ______________________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: 1. ________________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
2. ________________________________________________________
Присутствовали: 1. ________________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
2. ________________________________________________________
_____________________________ передал, а ___________________________ принял
(инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия)
документы архива, страховые копии документов и научно-справочный аппарат к
ним за ________________ годы.
----+--------------+-----------+------------+------------------+------
¦ N ¦ Название и ¦Количество ¦ Количество ¦Количество единиц ¦ ¦
¦п/п¦ номер описи ¦экземпляров¦ документов ¦ хранения ¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ описи ¦ и дел ¦ страхового фонда ¦ ¦
+---+--------------+-----------+------------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+--------------+-----------+------------+------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято: _______________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
_________________________________________________ ед. хр. страхового фонда,
(цифрами и прописью)
_______________________ описей в _____________________________ экземплярах.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Состояние документов, страхового фонда и описей ___________________________
___________________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ___________________________________________________
(виды учетных документов,
___________________________________________________________________________
элементов научно-справочного аппарата, их объем и состояние)
Состояние помещения, оборудования и инвентаря архива ______________________
___________________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Передал: Подпись Расшифровка подписи
Принял: Подпись Расшифровка подписи
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка подписей
Приложение 7 Форма номенклатуры дел организации
Наименование вышестоящей организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование организации _________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
на _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
---------+------------------+------------+-------------------+--------
¦ ¦ Название раздела ¦ Количество ¦Срок хранения дела ¦ ¦
¦ Индекс ¦ (подраздела), ¦дел (томов, ¦ (тома, части) и ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ заголовок дела ¦ частей) ¦N пунктов (статей) ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+--------+------------------+------------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+------------------+------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Номенклатура дел составлена на основании __________________________________
(названия и выходные данные
___________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения
дел)
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол заседания ЦЭК (ЭК) Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)
___________________________ ______________________________________
(наименование организации) (наименование государственного архива,
структурного
____________ N ____________ ______________________________________
подразделения по архивам и
делопроизводству областного
______________________________________
исполнительного комитета или
вышестоящей организации)
_____________ N ________________
--------------------------------
<*> В организации, не являющейся источником комплектования
государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не
оформляется.
Приложение 8 Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной
организации) организации
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N ____________
Место составления
на _____________ год
---------+------------------+------------+-------------------+--------
¦ ¦ Название раздела ¦ Количество ¦Срок хранения дела ¦ ¦
¦ Индекс ¦ (подраздела), ¦дел (томов, ¦ (тома, части) и ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ заголовок дела ¦ частей) ¦N пунктов (статей) ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+--------+------------------+------------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+------------------+------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации) Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол заседания ЭК
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
____________ N ____________
--------------------------------
<*> Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 9 Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в _________________________________
(наименование организации)
------------------------------------+------+--------------------------
¦ ¦ ¦ В том числе ¦
¦ По срокам хранения ¦Всего +------------+-----------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦с отметкой "ЭПК" ¦
+-----------------------------------+------+------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----------------------------------+------+------------+-----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+------------+-----------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+------------+-----------------+
¦Временного (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+------------+-----------------+
¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----------------------------------+------+------------+------------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив организации
Наименование должности
лица, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 10 Форма внутренней описи документов дела
Внутренняя опись
документов дела N ________
----+------------+----------+--------------------+------------+-------
¦ N ¦ Дата ¦ Индекс ¦ Название и (или) ¦ Номера ¦Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦документа ¦заголовок документа ¦листов дела ¦ ¦
+---+------------+----------+--------------------+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------------+----------+--------------------+------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого _________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю
опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Приложение 11 Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе: ____________________________________________________
литерные номера листов: ___________________________________________________
пропущенные номера листов: ________________________________________________
+ листов внутренней описи: ________________________________________________
--------------------------------------------------------+-------------
¦ Особенности физического состояния и формирования дела ¦ Номера листов ¦
+-------------------------------------------------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+-------------------------------------------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 12 Форма обложки дела
----------------------------------------------------------------------
¦_______________________________ ¦
¦(наименование государственного ------ ¦
¦архива <*>) ¦ Д.¦ ¦
¦ +---------+ ¦
¦_______________________________ ¦ Оп.¦ ¦
¦ +---------+ ¦
¦ ¦ Ф.¦ ¦
¦ ¦---------- ¦
¦ ____________________________________________________________________ ¦
¦ (наименование вышестоящей организации) ¦
¦ ____________________________________________________________________ ¦
¦ (наименование организации) ¦
¦ ____________________________________________________________________ ¦
¦ (наименование структурного подразделения (общественной организации), ¦
¦ ____________________________________________________________________ ¦
¦ функции или направления деятельности) ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Дело N ________________ Том N ___________ ¦
¦ _________________________________________ ¦
¦ _________________________________________ ¦
¦ _________________________________________ ¦
¦ _________________________________________ ¦
¦ (заголовок дела) ¦
¦ ¦
¦ _____________________ ¦
¦ дата (крайние даты) ¦
¦ На ___________ листах ¦
¦ Хранить _____________ ¦
¦ ¦
+-------- ¦
¦Ф. _______ ¦ ¦
+------------+ ¦
¦Оп. ______ ¦ ¦
+------------+ ¦
¦Д. ________ ¦ ¦
+------------- ¦
¦ ¦
¦--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------
<*> Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования
государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный
архив.
Приложение 13 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу структурного подразделения (общественной организации)
организации
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование структурного ________________________________
подразделения (общественной (наименование должности
организации)
Опись N ________________________ ________________________________
дел ____________________________ руководителя структурного
(наименование категории дел) ________________________________
за _____________ год подразделения (общественной
организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
----+-----------+------------+-------+------------+------------+------
¦ ¦ Индекс ¦ Название ¦ Дата ¦ Количество ¦ Срок ¦ ¦
¦ N ¦ дела ¦ раздела, ¦ дела ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦
¦п/п¦ (тома, ¦ заголовок ¦(тома, ¦деле (томе, ¦дела (тома, ¦Примечание¦
¦ ¦ части) ¦дела (тома, ¦части) ¦ части) ¦ части) <*> ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+------------+-------+------------+------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+-----------+------------+-------+------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данную опись внесено ____________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с N ________________________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <**>
Протокол заседания ЭК
_______________________________
(наименование структурного
подразделения)
____________ N ____________
Передал ______________________ дел и ______________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности
работника, передавшего дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _______________________ дел и ______________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности
работника архива (лица,
ответственного за архив),
принявшего дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Графа 6 не оформляется в описях дел постоянного хранения.
<**> Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 14 Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих
хранению
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ _________________________
_________ N ____________ (наименование должности
Место составления _________________________
руководителя организации)
О выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
документов и дел, не подписи
подлежащих хранению
Дата
На основании ______________________________________________________________
(названия и выходные данные нормативных правовых актов,
___________________________________________________________________________
использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда
N _________________________________________________________________________
(название фонда)
----+---------+-------+-----------+------------+-------+--------+------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Срок ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранения¦ ¦
¦ ¦Заголовок¦ Дата ¦ ¦Индекс дела ¦ ¦ дела ¦ ¦
¦ ¦дела или ¦ дела ¦ Номера ¦ (тома, ¦Кол-во ¦ (тома, ¦ ¦
¦ N ¦групповой¦ или ¦номенклатур¦ части) по ¦ дел ¦части) и¦Примечание¦
¦п/п¦заголовок¦крайние¦(описей) за¦номенклатуре¦(томов,¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ даты ¦ год(ы) ¦ или N дела ¦частей)¦пунктов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ по описи ¦ ¦(статей)¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+---+---------+-------+-----------+------------+-------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+-------+-----------+------------+-------+--------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого ______________________________ дел за _______________________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________________ год(ы) утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _________________________
(наименование
___________________________________________________________________________
государственного архива, структурного подразделения по архивам
___________________________________________________________________________
и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей
организации)
(протокол ___________ N _________).
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол заседания ЦЭК (ЭК) Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)
___________________________ ___________________________________________
(наименование организации) (наименование государственного архива,
структурного
____________ N ____________ ___________________________________________
подразделения по архивам и делопроизводству
областного
___________________________________________
исполнительного комитета или вышестоящей
организации)
_____________ N ________________
Документы в количестве ________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _______________ кг сданы в __________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N __________.
Наименование должности
работника организации,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника архива (лица,
ответственного за архив),
внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с
отметкой "ЭПК". В организации, не являющейся источником комплектования
государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не
оформляется.
Приложение 15 Форма акта об отсутствии дел
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива организации _________________________
АКТ (наименование должности
___________ N _____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
Подпись Расшифровка
Об отсутствии дел подписи
Дата
В результате ______________________________________________________________
установлено отсутствие в __________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
перечисленных ниже дел. Предпринятые меры по розыску дел положительных
результатов не дали, в связи с чем подлежат снятию с учета:
----+--------------+----------------+------------+----------+---------
¦ N ¦ Номер ¦ Индекс дела ¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Причины ¦
¦п/п¦ номенклатуры ¦ (тома, части) ¦дела (тома, ¦ (крайние ¦ отсутствия ¦
¦ ¦ за год ¦по номенклатуре ¦ части) ¦даты) дела¦ ¦
+---+--------------+----------------+------------+----------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+--------------+----------------+------------+----------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого ________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол заседания ЦЭК (ЭК) Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)
___________________________ ___________________________________________
(наименование организации) (наименование государственного архива,
структурного
____________ N ____________ ___________________________________________
подразделения по архивам и делопроизводству
областного
___________________________________________
исполнительного комитета или вышестоящей
организации)
_____________ N ________________
--------------------------------
<*> В организации, не являющейся источником комплектования
государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не
оформляется.
Приложение 16 Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Фонд N ___________________ _________________________
Опись N __________________ (наименование должности
дел постоянного хранения _________________________
за _____________ год руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
----+------------+----------------+--------+--------------+-----------
¦ ¦Индекс дела ¦ Название ¦ Дата ¦ Количество ¦ ¦
¦ N ¦ (тома, ¦ подраздела, ¦ дела ¦листов в деле ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ части) ¦ заголовок дела ¦ (тома, ¦(томе, части) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ части) ¦ ¦ ¦
+---+------------+----------------+--------+--------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------------+----------------+--------+--------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N ___________________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО <*> СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) Протокол заседания ЦЭК (ЭК)
___________________________________________ ___________________________
(наименование государственного архива, (наименование организации)
структурного
___________________________________________ ____________ N ____________
подразделения по архивам и делопроизводству
областного
___________________________________________
исполнительного комитета или вышестоящей
организации)
________________ N ______________
--------------------------------
<*> В организации, не являющейся источником комплектования
государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не
оформляется.
Приложение 17 Форма листа-заверителя годового раздела сводной описи
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА
СВОДНОЙ ОПИСИ N _______________ (Ф. N __________)
Всего в годовом разделе сводной описи пронумеровано _______________________
___________________________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов: ___________________________________________________
пропущенные номера листов: ________________________________________________
Наименование должности
работника, составившего
годовой раздел описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 18 Форма листа-заверителя описи
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N _______________ (Ф. N __________)
Всего в описи пронумеровано _______________________________________________
___________________________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов: ___________________________________________________
пропущенные номера листов: ________________________________________________
Наименование должности работника,
составившего годовой раздел описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 19 Форма титульного листа описи
Наименование государственного архива <*>
Название фонда
Фонд N ______________
Опись N _____________
_________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел _______________
--------------------------------
<*> Оформляется в организации, являющейся источником комплектования
государственного архива. Заполняется в соответствующем государственном
архиве.
Приложение 20 Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Фонд N ___________________ _________________________
Опись N __________________ (наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) _________________________
хранения за _____________ год руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
----+----------+-------------+------+-------------+---------+---------
¦ ¦ Индекс ¦ Название ¦ Дата ¦ Количество ¦ Срок ¦ ¦
¦ N ¦ дела ¦ подраздела, ¦ дела ¦ листов в ¦хранения ¦ ¦
¦п/п¦ (тома, ¦ заголовок ¦(тома,¦ деле (томе, ¦ дела ¦ Примечание ¦
¦ ¦ части) ¦ дела (тома, ¦части)¦ части) ¦ (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+---+----------+-------------+------+-------------+---------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------+-------------+------+-------------+---------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ____________________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК (ЭК)
___________________________
(наименование организации)
____________ N ____________
Приложение 21 Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Фонд N ___________________ _________________________
Опись N __________________ (наименование должности
дел по личному составу _________________________
за _____________ год руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
----+----------+------------+------+-------------+----------+---------
¦ ¦ Индекс ¦ Название ¦ Дата ¦ ¦ Срок ¦ ¦
¦ N ¦ дела ¦подраздела, ¦ дела ¦ Количество ¦ хранения ¦ ¦
¦п/п¦ (тома, ¦ заголовок ¦(тома,¦листов в деле¦ дела ¦ Примечание ¦
¦ ¦ части) ¦дела (тома, ¦части)¦(томе, части)¦ (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+---+----------+------------+------+-------------+----------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------+------------+------+-------------+----------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _________________________ по N __________________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
руководителя кадровой службы
(специалиста по кадрам) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол заседания ЦЭК (ЭК) Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)
___________________________ ___________________________________________
(наименование организации) (наименование государственного архива,
структурного
____________ N ____________ ___________________________________________
подразделения по архивам и делопроизводству
областного
___________________________________________
исполнительного комитета или вышестоящей
организации)
_____________ N ________________
--------------------------------
<*> В организации, не являющейся источником комплектования
государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не
оформляется.
Приложение 22 Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
Наименование организации
Наименование архива организации
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
ТОМ N ______
Начат ________________
Окончен ______________
Приложение 23 Форма книги учета поступления и выбытия документов ----+-----------+--------------+----------+--------+----------+------------------------------+------------------------------+----------------+------ ¦ ¦ ¦ Наименование ¦Название, ¦ ¦ ¦ Поступление описанных ¦ Выбытие описанных документов ¦Неописанных дел,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ организации ¦ дата и ¦ ¦ ¦ документов ¦ ¦ документов, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(структурного ¦ номер ¦ ¦ +------------------------------+------------------------------+ листов ¦ ¦ ¦ ¦ Дата ¦подразделения,¦документа,¦Название¦ Крайние ¦ Количество дел ¦ Количество дел ¦ ¦ ¦ ¦ N ¦поступления¦ лица), от ¦ по ¦и номер ¦ даты +-----------+----------+-------+-----------+----------+-------+---------+------+Примечание¦ ¦п/п¦или выбытия¦ которой ¦ которому ¦ фонда, ¦документов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документов ¦ поступили (в ¦поступили ¦ описи ¦ ¦постоянного¦временного¦ по ¦постоянного¦временного¦ по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ которую ¦ (выбыли) ¦ ¦ ¦ хранения ¦ хранения ¦личному¦ хранения ¦ хранения ¦личному¦поступило¦выбыло¦ ¦ ¦ ¦ ¦ выбыли) ¦документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦составу¦ ¦ ¦составу¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-----------+--------------+----------+--------+----------+-----------+----------+-------+-----------+----------+-------+---------+------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ +---+-----------+--------------+----------+--------+----------+-----------+----------+-------+-----------+----------+-------+---------+------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Итого в ________ году: поступило ________________________________ дел (+ документов, листов), (цифрами и прописью) в том числе: постоянного хранения ______________________ дел, временного хранения _______________________ дел, по личному составу _________________________ дел, неописанных _______________________________ дел; выбыло ____________________________________ дел (+ документов, листов), (цифрами и прописью) в том числе: постоянного хранения ______________________ дел, временного хранения _______________________ дел, по личному составу _________________________ дел, неописанных _______________________________ дел. Наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка подписи Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 24 Форма титульного листа списка фондов
Наименование организации
Наименование архива организации
СПИСОК ФОНДОВ
ТОМ N ______
Начат ________________
Окончен ______________
Приложение 25 Форма списка фондов
-----------+------------+---------------+-----------------+-----------
¦ ¦ ¦ ¦ Отметка о ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ выбытии (дата и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ место выбытия, ¦ ¦
¦ Номер ¦Дата первого¦Название фонда ¦ название, номер ¦ Примечание ¦
¦ фонда ¦поступления ¦ (коллекции) ¦ и дата ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документа, по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ которому выбыли ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документы) ¦ ¦
+----------+------------+---------------+-----------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----------+------------+---------------+-----------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого за ________ год:
поступило ______________________________ фондов;
(цифрами и прописью)
выбыло _________________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
На 1 января _____ года в архиве хранится ____________________ фондов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива организации,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 26 Форма листа фонда
_______________________________________________________
(наименование организации, в которой хранится фонд)
ЛИСТ ФОНДА N ________
__________________________________________
(дата первого поступления документов фонда)
---------------------------+------------------------------------------
¦ Крайние даты каждого ¦ Название фонда ¦
¦ названия фонда ¦ ¦
+--------------------------+----------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+--------------------------+----------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
1. Учет неописанных документов
-------+----------+----------------------+----------------------+-------
¦ ¦Название, ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦ Наличие ¦
¦ ¦ номер и ¦ ¦ ¦ (остаток) ¦
¦ ¦ дата +-----------+----------+-----------+----------+-----------+
¦ Дата ¦документа,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦записи¦ по ¦Количество ¦ Крайние ¦Количество ¦ Крайние ¦Всего дел, ¦
¦ ¦ которому ¦ дел, ¦даты дел и¦ дел, ¦даты дел и¦документов,¦
¦ ¦поступили ¦документов,¦документов¦документов,¦документов¦ листов ¦
¦ ¦или выбыли¦ листов ¦ ¦ листов ¦ ¦ ¦
¦ ¦документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+----------+-----------+----------+-----------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+------+----------+-----------+----------+-----------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
2. Учет описанных документов
------+--------------------------+-----------------------------------------------+------------------------------------------------------------------------+-------
¦ ¦ ПОСТУПИЛО ¦ ВЫБЫЛО ¦ НАЛИЧИЕ (ОСТАТОК) ДЕЛ ¦ ¦
¦ +-----+-------+-----T------+-----+-------------------+------+--------------+------+-----T-----------------------------+--------------+--------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в том числе по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ временного ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Основание ¦ ¦ описям, ¦ ¦ ¦ постоянного хранения ¦ по личному ¦(свыше 10 лет)¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Наз- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ утвержденным ¦ ¦ ¦ ¦ составу ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦вание¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ЭМК (ЭПК) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Микрофиль- ¦
¦Дата ¦ Но- ¦Крайние¦описи¦ ¦ +-----+-----T-------+ +------+-------+ ¦ По +------+-------+--------------+------+-------+------+-------+ мировано ¦
¦запи-¦ мер ¦ даты ¦дел, ¦Коли- ¦Номер¦ ¦ ¦ ¦Коли- ¦ ¦ ¦ По ¦фонду¦ ¦ ¦ из них по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦
¦ си ¦описи¦ дел ¦анно-¦чество¦описи¦ ¦ ¦ ¦чество¦ ¦ ¦данной¦ в ¦ ¦ ¦ описям, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦постоянного¦
¦ ¦ дел ¦ описи ¦тация¦ дел ¦ дел ¦Наз- ¦Дата ¦Индекс ¦ дел ¦коли- ¦крайние¦описи ¦целом¦коли- ¦крайние¦ утвержденным ¦коли- ¦крайние¦коли- ¦крайние¦ хранения ¦
¦ ¦ ¦ ¦доку-¦ ¦ ¦вание¦доку-¦(номер)¦ ¦чество¦ даты ¦ ¦ ¦чество¦ даты ¦ ЭМК (ЭПК) ¦чество¦ даты ¦чество¦ даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мен- ¦ ¦ ¦доку-¦мента¦ доку- ¦ ¦ дел ¦ дел ¦ ¦ ¦ дел ¦ дел +------+-------+ дел ¦ дел ¦ дел ¦ дел ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ тов ¦ ¦ ¦мента¦ ¦ мента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦коли- ¦крайние¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чество¦ даты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-----+-------+-----+------+-----+-----+-----+-------+------+------+-------+------+-----+------+-------+------+-------+------+-------+------+-------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦ 19 ¦ 20 ¦ 21 ¦ 22 ¦ 23 ¦
+-----+-----+-------+-----+------+-----+-----+-----+-------+------+------+-------+------+-----+------+-------+------+-------+------+-------+------+-------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 27 Форма титульного листа реестра описей
Наименование организации
Наименование архива организации
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
ТОМ N ______
Начат ________________
Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 | |
Новости законодательства
Новости Спецпроекта "Тюрьма"
Новости сайта
Новости Беларуси
Полезные ресурсы
Счетчики
|
