ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 "Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Стр. 2

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 |

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

103. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт.

Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

104. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 г.

105. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам. В акте указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

Например:

План работы отдела документоведения

или:

Планы работы структурных подразделений института

дата или крайние даты дел;

Например:

2001

или:

2001 - 2005

номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Например:

5 л., п. 461

106. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел (годовыми разделами сводных описей дел), оформляемыми в соответствии с требованиями глав 14 - 17 настоящих Правил.

Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК".

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК".

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК".

107. Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в соответствии с требованиями пункта 106 настоящих Правил.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

108. Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой или иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

РАЗДЕЛ V СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ

ГЛАВА 14 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

109. Заголовки поступивших в архив организации дел постоянного хранения включаются в сводную опись дел постоянного хранения. Сводная опись дел постоянного хранения формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений.

В архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (далее - годовой раздел сводной описи) составляется под методическим руководством соответствующего государственного архива.

110. Годовой раздел сводной описи составляется ежегодно. Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.

111. В годовой раздел сводной описи включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

112. Перед внесением заголовков дел в годовой раздел сводной описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации за соответствующий год. Производится полистный просмотр дел, при котором проверяется правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях в соответствии с требованиями пункта 89 настоящих Правил, а также проверяется правильность систематизации и описания дел в описях дел структурных подразделений.

Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются.

113. При обнаружении отсутствия дел, не включенных в справки структурных подразделений, составляемых в соответствии с требованиями части второй пункта 89 настоящих Правил, или при отсутствии указанных справок, а также при отсутствии дел, включенных в описи дел структурных подразделений, архив организации составляет справку об отсутствии дел. Архив организации организует розыск отсутствующих дел, включенных в справки структурных подразделений и архива организации, совместно со службой ДОУ и структурными подразделениями, к которым относятся отсутствующие дела. Обнаруженные дела включаются в годовой раздел сводной описи в соответствии с установленной схемой систематизации.

Если розыск не даст результатов, архив организации составляет акт об отсутствии дел по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам.

В организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, справка и акт об отсутствии дел составляются в двух экземплярах, в иной организации - в одном. Один экземпляр справки и акта хранится в архиве организации, второй экземпляр представляется на рассмотрение соответствующего государственного архива или вышестоящей организации вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел.

Сведения об отсутствии дел отражаются в графе "Примечание" всех экземпляров сводной номенклатуры дел и в историко-архивной справке к фонду, составляемой в соответствии с требованиями главы 31 настоящих Правил.

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

114. Первому годовому разделу сводной описи присваивается номер по листу фонда в соответствии с требованиями пункта 117 настоящих Правил. Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово "продолжение".

115. Годовой раздел сводной описи составляется по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам.

При составлении годового раздела сводной описи соблюдаются правила, установленные пунктом 90 настоящих Правил.

Названия подразделов и последовательность внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи определяются схемой систематизации дел фонда, устанавливаемой архивом организации в соответствии с требованиями главы 19 настоящих Правил.

Как правило, названиями подразделов в годовом разделе сводной описи являются наименования структурных подразделений (общественных организаций), документы которых включены в годовой раздел сводной описи, и (или) названия функций (направлений деятельности) организации. При составлении раздела сводной описи за несколько лет в соответствии с частью второй пункта 110 настоящих Правил названиями подразделов, как правило, являются годы, в которых были сформированы дела, включенные в раздел сводной описи, и наименования структурных подразделений (общественных организаций), документы которых включены в раздел сводной описи, и (или) названия функций (направлений деятельности) организации.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи того года, в котором они были заведены. В конце годовых разделов сводной описи за последующие годы делаются ссылки на соответствующий годовой раздел.

Например:

Документы за 2010 год см. также в разделе описи за 2009 год, дела N 10, 15

Графы годового раздела сводной описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дел и указанными в описи дел структурного подразделения. Графа "Примечание" годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, наличии копий страхового фонда и фонда пользования, особенностях физического состояния дел и др.

116. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, нумеруются в валовом порядке независимо от установленной схемы систематизации дел фонда. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается.

Заголовки дел, включенные в годовые разделы сводной описи, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры. После этого годовые разделы сводной описи считаются законченной сводной описью дел постоянного хранения, которая оформляется согласно требованиям, установленным главой 17 настоящих Правил.

117. В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указывается общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей. Подписи датируются.

118. Заголовки дополнительно обнаруженных дел подлежат включению в те годовые разделы сводной описи, к которым они относятся.

Если дела обнаружены после составления и утверждения в установленном порядке следующего годового раздела сводной описи, их заголовки вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с установленной схемой систематизации или в конец годового раздела сводной описи. К годовому разделу сводной описи, в который включены дополнительно обнаруженные дела, составляется новая итоговая запись.

Например:

В данный раздел описи включены дополнительно обнаруженные дела N 28а, 28б, 28в.

В данный раздел описи внесено 31 (тридцать одно) дело с N 1 по N 28в, в том числе

литерные номера: 28а, 28б, 28в.

Наименование должности работника
архива организации, внесшего запись       Подпись      Расшифровка подписи
17.02.2012

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)           Подпись      Расшифровка подписи
17.02.2012

При значительном количестве дел, обнаруженных после составления и утверждения в установленном порядке следующего годового раздела сводной описи, они включаются в отдельную опись с самостоятельной нумерацией заголовков дел, которой присваивается следующий свободный номер по листу фонда в соответствии с требованиями пункта 217 настоящих Правил. В итоговой записи к годовому разделу сводной описи дается ссылка на номер описи и номера заголовков дел по описи, в которую включены соответствующие дела.

Например:

В данный раздел описи внесено 28 (двадцать восемь) дел с N 1 по N 28.

Наименование должности
составителя описи                         Подпись      Расшифровка подписи
06.11.2010

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)           Подпись      Расшифровка подписи
07.11.2010

Дополнительно обнаруженные дела за 2008 год включены в опись N 4, дела с N 1 по N 17.

Наименование должности работника
архива организации, внесшего запись       Подпись      Расшифровка подписи
17.02.2012

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)           Подпись      Расшифровка подписи
17.02.2012

119. Новая итоговая запись составляется также в случаях выбытия, переформирования, объединения дел, включенных в годовой раздел сводной описи, со ссылкой на соответствующие документы.

Например:

Дела с N 112 по N 116 исключены из раздела описи. Основание: акт от 12.03.2012 N 3 "О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны".

В данный раздел описи внесено 27 (двадцать семь) дел с N 111 по N 143.

Наименование должности работника
архива организации, внесшего запись       Подпись      Расшифровка подписи
14.03.2012

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)           Подпись      Расшифровка подписи
14.03.2012

В графе "Примечание" напротив заголовка каждого выбывшего дела указывается "выбыло".

120. В организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, внесение изменений в годовой раздел сводной описи после его утверждения допускается только по согласованию с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организацией.

121. К первому годовому разделу сводной описи составляется справочный аппарат:

оглавление (при необходимости);

историко-архивная справка;

список сокращений (при необходимости);

указатели (при необходимости).

К годовому разделу сводной описи составляется титульный лист, оформляемый в соответствии с требованиями пунктов 136 - 140 настоящих Правил.

122. Оглавление составляется в случае, если в годовом разделе сводной описи имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: историко-архивная справка, список сокращений, названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели. Напротив каждого названия указываются номера листов описи.

Оглавление помещается в начале годового раздела сводной описи.

123. Историко-архивная справка составляется в соответствии с требованиями главы 31 настоящих Правил и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Историко-архивная справка помещается после оглавления. К каждому последующему годовому разделу сводной описи составляется продолжение к историко-архивной справке.

124. Список сокращений составляется в случае, если в годовом разделе сводной описи употребляются сокращения, характерные для деятельности организации и (или) организаций, входящих в состав (систему) вышестоящей организации. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, через знак "тире" указывается их расшифровка.

Список сокращений помещается после историко-архивной справки.

125. Указатели составляются в случае, если годовой раздел сводной описи является сложным по структуре и содержанию. Указатели составляются в соответствии с требованиями главы 29 настоящих Правил.

Указатели помещаются в конце годового раздела сводной описи.

126. Каждый годовой раздел сводной описи и справочный аппарат к нему имеют самостоятельную нумерацию листов. Листы каждого годового раздела сводной описи и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке посередине верхнего поля.

127. Для учета количества листов годового раздела сводной описи, фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам и помещается в конце годового раздела сводной описи.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов годового раздела описи и справочного аппарата к нему, наличие литерных и пропущенных номеров листов. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем годового раздела описи с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

128. Годовой раздел сводной описи в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, составляется в четырех экземплярах. Годовой раздел сводной описи в организации, имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах, в иных организациях - в двух.

129. Годовой раздел сводной описи согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

Если организация не является источником комплектования государственного архива и имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение ЦЭК вышестоящей организации.

Годовой раздел сводной описи должен быть представлен на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) в четырех экземплярах, а ЦЭК вышестоящей организации - в трех экземплярах не позднее чем через два года после завершения дел, включенных в него, делопроизводством. После утверждения годового раздела сводной описи ЭМК (ЭПК) государственного архива (органа по архивам и делопроизводству) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.

Один экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, источником комплектования которого является организация, остальные остаются в организации. Одновременно с оформленным и утвержденным в установленном порядке экземпляром годового раздела сводной описи на бумажном носителе в государственный архив передается экземпляр годового раздела сводной описи в электронном виде. Формат передаваемого в государственный архив экземпляра годового раздела сводной описи в электронном виде определяется по согласованию с соответствующим государственным архивом.

130. После утверждения годового раздела сводной описи руководителем организации на обложках внесенных в него дел чернилами или шариковой ручкой проставляется архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи).

131. Годовые разделы сводной описи не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с клапанами или завязками.

ГЛАВА 15 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

132. Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры (от 1000 до 9999), считаются законченной описью дел постоянного хранения (далее - законченная опись).

Количество заголовков дел в законченной описи может быть менее тысячи с учетом того, что заголовки дел, составляющих годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись.

Сводная опись дел постоянного хранения может считаться законченной независимо от количества заголовков дел, включенных в сводную опись при передаче дел в государственный архив, источником комплектования которого является организация, а также в случае ликвидации организации.

Физический объем законченной описи вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 250 листов.

133. Все заголовки дел, составляющие один годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись.

Годовые разделы сводной описи, включающие заголовки дел, поступивших в архив организации в последующие годы, формируют новую сводную опись, которой присваивается очередной номер по листу фонда. Нумерация дел в новой сводной описи начинается с цифры "1".

134. Систематизация заголовков дел в законченной описи осуществляется в соответствии с требованиями пункта 115 настоящих Правил.

Систематизация заголовков дел в законченной описи при необходимости может уточняться, а законченная опись, ее разделы или отдельные листы - перепечатываться. В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, уточнение систематизации заголовков дел в законченной описи осуществляется по согласованию с соответствующим государственным архивом.

135. Для суммарного учета дел, включенных во все годовые разделы сводной описи, к законченной описи составляется общая итоговая запись. Итоговая запись к законченной описи составляется и оформляется в соответствии с требованиями пункта 117 настоящих Правил.

136. К законченной описи составляется общая заверительная надпись, в которой учитывается количество листов всех годовых разделов сводной описи и справочного аппарата, пронумерованных в валовом порядке, в соответствии с требованиями пункта 149 настоящих Правил. Заверительная надпись оформляется в соответствии с требованиями пункта 127 настоящих Правил на отдельном листе-заверителе описи, оформляемом согласно приложению 18 к настоящим Правилам.

Листы-заверители, составленные к годовым разделам сводной описи, из законченной описи изымаются.

137. К законченной описи оформляется титульный лист по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам.

Титульный лист помещается в начале законченной описи. На титульном листе законченной описи указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи; крайние даты дел, включенных в опись.

В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, на титульном листе перед названием фонда отводится свободное место для написания полного наименования соответствующего государственного архива.

138. В названии фонда указываются:

официальное полное наименование организации, включая ее организационно-правовую форму, в период, за который документы включены в законченную опись;

официальное сокращенное наименование организации (в круглых скобках);

официальное полное наименование вышестоящей организации;

период (начальная и конечная даты) деятельности организации, за который документы включены в законченную опись.

Если наименование организации в период деятельности, за который документы включены в законченную опись, изменялось, то старое наименование на титульном листе сохраняется, а новое указывается ниже.

Если подчиненность организации и (или) наименование вышестоящей организации в период деятельности организации, за который документы включены в законченную опись, изменялись, то наименование новой вышестоящей организации и (или) новое наименование вышестоящей организации указываются рядом с предыдущими с указанием года изменения.

Если деятельность организации в период, за который документы включены в законченную опись, продолжается, конечная дата на титульном листе не указывается.

Например:

Учреждение "Белорусский научно-исследовательский центр документоведения и ретроинформации" (БелНИЦДР) Главного архивного управления при Совете Министров Республики Беларусь, с 05.10.1992 - Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, с 22.09.1994 - Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 11.12.1991 - 25.01.1994 Учреждение "Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела" (БелНИЦДААД) Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 25.01.1994 - 31.01.1996 Учреждение "Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (БелНИИДАД) Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 11.01.1997 - Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 24.09.2001 - государственного учреждения "Национальный центр по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 03.06.2002 - Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, с 05.05.2006 - Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 31.01.1996 -

139. Номер фонда указывается на титульном листе законченной описи, если в архиве организации хранится более одного фонда или если организация является источником комплектования государственного архива.

Номер фонда в архиве организации, хранящем более одного фонда, присваивается по списку фондов, оформляемому в соответствии с требованиями пункта 215 настоящих Правил.

Номер фонда организации, являющейся источником комплектования государственного архива, присваивается соответствующим государственным архивом при первом поступлении дел на постоянное хранение в государственный архив. До передачи документов на постоянное хранение в государственный архив номер фонда, присвоенный по списку фондов, в годовом разделе сводной описи и (или) в законченной описи, а также на титульном листе и в архивных шифрах дел не проставляется.

140. Номер описи указывается на титульном листе законченной описи по листу фонда, оформляемому в соответствии с требованиями пункта 216 настоящих Правил.

Законченная опись имеет номер, присвоенный первому годовому разделу сводной описи в соответствии с требованиями пункта 217 настоящих Правил. Например, если первому годовому разделу сводной описи по листу фонда был присвоен номер "4", последующим разделам описи присваивался номер "4 (продолжение)", то законченная опись также будет иметь номер "4".

При выбытии из архива организации всех дел законченной описи ее номер другим описям не присваивается.

141. В названии описи на титульном листе указывается категория документов, содержащихся в делах, заголовки которых включены в законченную опись (постоянного хранения).

142. В строке "Крайние даты дел" на титульном листе указываются годы первого и последнего дел, включенных в законченную опись. Между крайними датами ставится знак "тире".

Например:

Крайние даты дел 2001 - 2009 гг.

143. К законченной описи составляется справочный аппарат:

оглавление;

историко-архивная справка;

список сокращений;

указатели.

144. В оглавлении к законченной описи с указанием номеров листов, на которых они расположены, перечисляются: историко-архивная справка; список сокращений; названия разделов и подразделов законченной описи в соответствии со схемой систематизации дел в ней, а также более мелких групп дел; названия указателей.

Оглавление к законченной описи помещается после титульного листа.

145. Историко-архивная справка к законченной описи составляется в соответствии с требованиями главы 31 настоящих Правил. Она должна включать данные по истории организации и истории фонда, выявленные при составлении всех годовых разделов сводной описи.

Историко-архивная справка к законченной описи помещается после оглавления.

При оформлении законченной описи продолжения историко-архивной справки, составленные ко второму и последующим годовым разделам сводной описи, изымаются и помещаются за историко-архивной справкой, составленной к первому годовому разделу сводной описи. При необходимости общая историко-архивная справка к законченной описи пересоставляется.

Историко-архивная справка представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации одновременно с законченной описью дел постоянного хранения.

146. Список сокращений к законченной описи составляется в соответствии с требованиями пункта 124 настоящих Правил.

Список сокращений помещается после историко-архивной справки. Он должен включать сокращения, использованные при составлении всех годовых разделов законченной описи. При необходимости список сокращений пересоставляется.

147. Указатели к законченной описи составляются в соответствии с требованиями главы 29 настоящих Правил.

Указатели помещаются в конце законченной описи. При необходимости указатели, составленные к годовым разделам сводной описи, пересоставляются.

148. При пересоставлении оглавления, историко-архивной справки, списка сокращений, указателей к законченной описи указанные элементы справочного аппарата, составленные к годовым разделам сводной описи, изымаются.

149. Листы законченной описи и справочного аппарата к ней нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней - сквозная.

150. Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду, иными элементами справочного аппарата к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

На обложке законченной описи указывается номер фонда (при его наличии), номер описи, крайние даты дел, заголовки которых включены в законченную опись, количество листов. На обложке законченной описи, составленной в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке законченной описи оформляется в государственном архиве после приема-передачи дел.

151. Порядок составления и оформления годовых разделов сводных описей и законченных описей на каждую разновидность специфических для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и другие) определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления годовых разделов сводных описей и законченных описей дел постоянного и временного хранения, указанным в главах 14 - 16 настоящих Правил.

ГЛАВА 16 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

152. Заголовки поступивших в архив организации дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются в сводную опись дел временного (свыше 10 лет) хранения. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел временного (свыше 10 лет) хранения структурных подразделений.

153. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.

154. Годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается самостоятельный номер по листу фонда в соответствии с требованиями пункта 217 настоящих Правил, к которому добавляется условное обозначение "в". Например, если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения был присвоен номер "1", то первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения будет присвоен номер "1в".

155. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, их систематизации, нумерации, заполнения граф годового раздела определяется в соответствии с требованиями пунктов 115 - 116 настоящих Правил.

156. Итоговая запись и заверительная надпись к годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются в соответствии с требованиями пунктов 117 - 119 и 127 настоящих Правил.

157. Справочный аппарат к описям дел временного (свыше 10 лет) хранения, как правило, не составляется. При необходимости могут составляться оглавление и список сокращений в соответствии с требованиями пунктов 122 и 124 настоящих Правил.

158. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации.

159. Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел временного (свыше 10 лет) хранения. При этом физический объем законченной описи вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 250 листов.

К законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись в соответствии с требованиями пунктов 135 - 142 настоящих Правил. Справочный аппарат (оглавление, список сокращенных слов и др.) к описям дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется при необходимости.

160. Листы законченной описи и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней - валовая.

161. После истечения установленных сроков хранения дела, включенные в сводную опись дел временного (свыше 10 лет) хранения, уничтожаются в порядке, установленном главой 13 настоящих Правил.

Сведения о выбытии дел фиксируются в сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения в соответствии с требованиями пункта 119 настоящих Правил.

ГЛАВА 17 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ И ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

162. Заголовки поступивших в архив организации дел по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, включаются в сводную опись дел по личному составу. Сводная опись дел по личному составу формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел по личному составу структурных подразделений.

Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

163. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется ежегодно. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел по личному составу незначителен (до 15 дел в год) раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.

164. Годовому разделу сводной описи дел по личному составу присваивается самостоятельный номер по листу фонда в соответствии с требованиями пункта 217 настоящих Правил, к которому добавляется условное обозначение "лс". Например, если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения был присвоен номер "1", первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения был присвоен номер "1в", то первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу будет присвоен номер "1лс".

165. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

личные карточки работников;

лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

личные дела работников;

невостребованные трудовые книжки;

документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;

документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.

Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников выделяются в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий.

Например:

1. Приказы N 1 - 102 директора института о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу и др. Том N 1

2. То же. N 103 - 202. Том N 2

3. Личные карточки работников института. А - М. Том N 1

4. Личные карточки работников института. Н - Ф. Том N 2

5. Лицевые счета работников института. А - М. Том N 1

6. Лицевые счета работников института. Н - Ф. Том N 2

Личные дела работников

7. Александров Анатолий Кириллович

8. Богуш Нина Михайловна

...

Невостребованные трудовые книжки

89. Климович Николай Петрович

90. Протоколы заседаний аттестационной комиссии института

При необходимости заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу могут систематизироваться по подразделам по структурному принципу.

Заголовки дел по личному составу, образующихся в организации в больших объемах, могут включаться по видам дел в самостоятельные годовые разделы, формирующие отдельные сводные описи (сводная опись личных дел, сводная опись невостребованных трудовых книжек и т.п.).

166. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу, нумерации, заполнения граф годового раздела определяется в соответствии с требованиями пунктов 115 - 116 настоящих Правил.

Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Например, если приказ об увольнении работника был издан 28 декабря 2010 г., а работник на основании этого приказа был уволен 20 января 2011 г., то личное дело данного работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел за 2011 год.

При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника в графе 2 "Индекс дела" указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 годового раздела сводной описи "Название подраздела, заголовок дела (тома, части)" указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу невостребованных трудовых книжек в графе 2 "Индекс дела" указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 3 годового раздела сводной описи "Название подраздела, заголовок дела (тома, части)" указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

167. Итоговая запись и заверительная надпись к годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляются в соответствии с требованиями пунктов 117 - 119 и 127 настоящих Правил.

168. При необходимости к годовому разделу сводной описи дел по личному составу могут составляться оглавление, список сокращений, указатели в соответствии с требованиями пунктов 122, 124, 125 настоящих Правил.

К первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляется титульный лист, оформляемый в соответствии с требованиями пунктов 136 - 142 настоящих Правил.

169. Листы годового раздела сводной описи дел по личному составу и справочного аппарата к нему нумеруются в порядке, установленном для нумерации листов годового раздела сводной описи дел постоянного хранения в соответствии с требованиями пункта 126 настоящих Правил.

170. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах. Годовые разделы сводной описи дел по личному составу в иных организациях составляются в двух экземплярах.

171. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам) и согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу должен быть представлен на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации в трех экземплярах не позднее чем через два года после завершения дел, включенных в него, делопроизводством. После согласования годового раздела сводной описи дел по личному составу ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.

172. После утверждения годового раздела сводной описи дел по личному составу руководителем организации на обложках внесенных в него дел чернилами или шариковой ручкой проставляется архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи).

173. Годовые разделы сводной описи дел по личному составу не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с клапанами или завязками.

174. Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел по личному составу, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел по личному составу. Количество заголовков в законченной описи дел по личному составу может быть менее тысячи с учетом того, что заголовки дел, составляющих один годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись. Физический объем законченной описи дел по личному составу вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 250 листов.

К законченной описи дел по личному составу составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись в соответствии с требованиями пунктов 135 - 142 настоящих Правил.

Справочный аппарат (оглавление, список сокращений, указатели) к законченным описям дел по личному составу составляются при необходимости в соответствии с требованиями пунктов 144, 146, 148 настоящих Правил.

175. В организациях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, к законченной описи дел по личному составу составляется предисловие.

В предисловии к законченной описи дел по личному составу указываются сведения, аналогичные сведениям, указываемым во второй части историко-архивной справки, составляемой к сводной описи дел постоянного хранения в соответствии с требованиями пункта 264 настоящих Правил.

Предисловие подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

Предисловие помещается после титульного листа и оглавления (при его наличии).

176. Листы законченной описи и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней - валовая.

177. После истечения установленных сроков хранения дела, включенные в сводную опись дел по личному составу, уничтожаются в порядке, установленном главой 13 настоящих Правил.

Сведения о выбытии дел фиксируются в сводной описи дел по личному составу в соответствии с требованиями пункта 119 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ VI КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ГЛАВА 18 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

178. Под классификацией документов в пределах архива организации понимается их распределение по архивным фондам и архивным коллекциям.

179. Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации или гражданина, составляет ее (его) документальный фонд. В состав документального фонда организации входят все документы, хранящиеся в структурных подразделениях организации, в архиве организации и в государственном архиве (если организация является источником комплектования такого архива) независимо от их ценности.

Часть документального фонда организации, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив организации и (или) в государственный архив (если организация является источником комплектования такого архива), составляет ее архивный фонд.

180. Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд организации; объединенный архивный фонд; архивный фонд личного происхождения.

Наряду с архивным фондом (фондами) в архиве организации может создаваться и храниться архивная коллекция (коллекции).

181. Организация или гражданин, в деятельности которой (которого) образуется документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

Отнесение обособленного подразделения или структурного подразделения с правами юридического лица к категории фондообразователей осуществляется архивом организации, а в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, - соответствующим государственным архивом.

182. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов и архивных коллекций.

Работы по фондированию осуществляются в делопроизводстве и в архиве организации. Фондирование в делопроизводстве осуществляется при формировании дел, отборе их для передачи на хранение в архив организации. Фондирование в архиве организации осуществляется при описании принятых необработанных документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей дел, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, а также при отборе документов для передачи на хранение в государственный архив, если организация является источником комплектования такого архива.

Архив организации проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, источником комплектования которого он является.

183. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего фондообразователя.

Определение фондовой принадлежности проводится на основе изучения документов, в результате которого устанавливается, относятся ли они к составу документации данного фондообразователя.

184. Архивный фонд организации состоит из архивных документов, образовавшихся в процессе ее деятельности.

Фондовая принадлежность документов устанавливается по наименованию организации, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, обозначению адресата, подписям, резолюциям, оттискам регистрационных штампов, иным делопроизводственным отметкам.

При определении принадлежности документов к фонду организации соблюдаются следующие правила:

входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Копии исходящих документов и внутренние документы относятся к фонду той организации, в которой они составлены;

дела, которые велись в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством;

документы организации и ее первичных организаций (профсоюзных, молодежных и других) могут составлять единый архивный фонд;

при реорганизации организации в форме слияния законченные делопроизводством дела включаются в фонды реорганизованных организаций, а незаконченные - в фонд вновь возникшей организации;

при реорганизации организации в форме присоединения законченные делопроизводством дела присоединенной организации включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонд организации, к которой она была присоединена. Если организация присоединена на правах обособленного структурного подразделения или не обособленного структурного подразделения с правами юридического лица, ее документы, законченные и не законченные делопроизводством, могут образовывать отдельный (самостоятельный) фонд;

при организации в форме разделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные - в фонды вновь возникших организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

при реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

при реорганизации организации в форме преобразования ее документы, образовавшиеся до и после реорганизации, составляют единый фонд;

при реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее документы, образовавшиеся в организации после такого преобразования, составляют новый фонд;

при переименовании, изменении подчиненности, местонахождения, структуры организации, не сопровождающиеся изменениями ее первоначальных функций, прав и обязанностей, а также при временном прекращении деятельности организации ее документы составляют единый фонд;

при изменении административно-территориального деления документы вновь образованных органов местного управления и самоуправления составляют новые фонды;

при изменении административно-территориального деления документы органов местного управления и самоуправления города, поселка, села и других населенных пунктов, а также иных организаций, продолживших действовать на территории соответствующих административно-территориальных единиц, новые фонды не образуют;

при сохранении имеющихся административно-территориальных единиц в составе новой административно-территориальной единицы, переименовании или преобразовании административно-территориальной единицы без изменения ее внутреннего деления документы органов местного управления и самоуправления составляют единые фонды.

185. При определении хронологических границ фонда организации соблюдаются следующие правила:

хронологическими границами фонда организации являются официальные даты ее создания и ликвидации или реорганизации, повлекшей образование нового фонда в соответствии с требованиями пункта 184 настоящих Правил;

при отсутствии документов начального или завершающего периодов деятельности организации, а также при наличии в составе фонда более ранних документов хронологические границы фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда.

186. В архиве организации могут создаваться объединенные архивные фонды. Объединенный архивный фонд формируется из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.

Объединенный архивный фонд может быть сформирован из документов:

однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших и (или) действующих на определенной территории;

руководящего органа (вышестоящей организации) и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций, действовавших на определенной территории;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции, права и обязанности предшественников полностью или частично передавались их правопреемникам.

187. Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются:

для созданного по признаку однородного целевого назначения организаций - даты создания наиболее ранней и ликвидации поздней по времени деятельности организаций;

для созданного по признаку подчиненности организаций - даты деятельности руководящего органа (вышестоящей организации);

для созданного по признаку преемственности функций, прав и обязанностей организаций - даты деятельности каждой организации.

Создание объединенного архивного фонда предполагает размещение его документов в одном месте хранилища, перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, пересистематизацию и переработку дел и описей дел, а также внесение изменений в топографические указатели, составляемые в соответствии с требованиями пункта 306 настоящих Правил.

188. В архиве организации могут создаваться архивные коллекции, представляющие собой совокупность отдельных разрозненных архивных документов, как правило, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, объектному, хронологическому). Архивная коллекция может пополняться новыми документами.

Коллекции могут поступать в архив в виде сложившихся комплексов документов. Архивные коллекции, поступившие в архив организации из других архивов, от организаций или граждан, расформированию не подлежат.

Хронологическими границами архивной коллекции, сформированной в архиве организации, является год создания коллекции; сформированной гражданином (гражданами), - даты жизни коллекционера (коллекционеров).

Создание коллекций в архивах организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, осуществляется по согласованию с соответствующим государственным архивом.

189. Каждому архивному фонду и архивной коллекции присваивается название.

Название архивного фонда организации состоит из официального наименования организации (полного и сокращенного) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения.

Название объединенного архивного фонда, созданного:

из документов однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, представляет собой обобщенное наименование организаций;

из документов руководящего органа (вышестоящей организации) и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций, состоит из наименования руководящего органа (вышестоящей организации) и обобщенного наименования подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций;

из документов последовательно сменявших друг друга организаций, состоит из перечисления в хронологической последовательности всех наименований организаций.

В названии архивной коллекции, как правило, указываются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости - ее составитель (организация или гражданин) и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции.

190. Номер архивному фонду и архивной коллекции присваивается в случаях и в порядке, определенных пунктом 139 настоящих Правил.

191. Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.

Если среди документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные в него документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.

Из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.

ГЛАВА 19 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА

192. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

193. Учетно-классификационной единицей архивного фонда является единица хранения (дело) - совокупность документов (или документ), сформированных по одному или нескольким признакам (видам документов, вопросам, корреспондентам и др.) и помещенных в отдельную обложку.

Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

194. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией. Систематизация включает группировку и расположение дел в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации.

Работы по систематизации дел осуществляются в делопроизводстве организации и в архиве организации. Систематизация в делопроизводстве осуществляется при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче в архив организации, составлении описей дел структурных подразделений. Систематизация в архиве организации осуществляется при составлении и переработке сводных описей дел, создании объединенных архивных фондов, архивных коллекций, а также при подготовке дел к передаче на хранение в государственный архив, если организация является источником комплектования такого архива.

Архив организации проводит систематизацию дел по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, источником комплектования которого он является.

195. Схема систематизации дел является основанием для внутренней организации дел архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации архивного фонда может отражать структуру организации, ее функции, права, обязанности, состав документов фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах.

196. Построение схемы систематизации и распределение дел внутри архивного фонда организации проводится на основе следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям организации);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального (с учетом функций, направлений деятельности организации);

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов).

При построении схемы систематизации и распределения дел внутри объединенного архивного фонда, архивной коллекции дополнительно применяются следующие признаки:

тематический (в соответствии с тематикой содержания документов);

корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географический (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторский (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

197. При построении схемы систематизации дела организации группируются, как правило, по нескольким признакам, последовательное применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда:

197.1. на основе сочетания хронологического и структурного признаков формируются хронологически-структурная или структурно-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.

При систематизации дел по хронологически-структурной схеме дела группируются по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Например:

2009 год

Общий отдел

Отдел экономического прогнозирования

Производственно-технологический отдел

Отдел капитального строительства

Служба главного механика и энергетика

Финансовый отдел

Бухгалтерия

Отдел организации труда и заработной платы

Отдел кадров

Юридический отдел

Архив

Профессиональный союз

2010 год

Общий отдел

Отдел экономического прогнозирования

Производственно-технологический отдел

Отдел капитального строительства

Служба главного механика и энергетика

Финансовый отдел

Бухгалтерия

Отдел организации труда и заработной платы

Отдел кадров

Юридический отдел

Архив

Профессиональный союз

При систематизации дел по структурно-хронологической схеме дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

Например:

Канцелярия

2009 год

2010 год

Отдел финансирования и бухгалтерского учета

2009 год

2010 год

Отдел организации труда и заработной платы

2009 год

2010 год

Отдел кадров

2009 год

2010 год

Принадлежность документов и дел к структурному подразделению устанавливается по наименованию структурного подразделения, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности подразделения, индексу, присвоенному структурному подразделению, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, иным делопроизводственным отметкам;

197.2. на основе сочетания хронологического и функционального признаков формируются хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме дела группируются по времени их создания, а затем по функциям (направлениям деятельности) организации.

Например:

2009 год

Руководство

Бухгалтерский учет и финансирование

Работа с кадрами

2010 год

Руководство

Бухгалтерский учет и финансирование

Работа с кадрами

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются по функциям (направлениям деятельности) организации, а затем по времени их создания.

Например:

Руководство

2009 год

2010 год

Бухгалтерский учет и финансирование

2009 год

2010 год

Работа с кадрами

2009 год

2010 год

При систематизации дел по хронологически-функциональной или функционально-хронологической схеме группы (подгруппы) дел располагаются с учетом значимости функций (направлений деятельности) организации: руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровая работа, материально-техническое обеспечение и т.д.;

197.3. на основе сочетания хронологического, структурного и функционального признаков формируются хронологически-структурно-функциональная или структурно-функционально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда;

Например:

2009 год

Руководство

Бухгалтерия

Работа с кадрами

Профессиональный союз

2010 год

Руководство

Бухгалтерия

Работа с кадрами

Профессиональный союз

197.4. на основе сочетания хронологического и номинального признаков формируются хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.

При систематизации дел по хронологически-номинальной схеме дела группируются по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы - по номинальному признаку.

Например:

2009 год

Приказы

Протоколы

Планы

Отчеты

2010 год

Приказы

Протоколы

Планы

Отчеты

При систематизации дел по номинально-хронологической схеме дела группируются по номинальному признаку, а затем по времени их создания.

Например:

Приказы

2009 год

2010 год

Протоколы

2009 год

2010 год

198. При выборе классификационных признаков для проведения группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами архивного фонда, а также для создания наиболее удобной в целях использования документов системы их организации.

199. Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Для систематизации дел по личному составу применяется хронологически-номинальная схема систематизации, согласно которой в пределах каждого годового (хронологического) раздела сводной описи дел дела систематизируются по номинальному признаку в последовательности, установленной пунктом 165 настоящих Правил.

200. Выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи истории болезней в организациях здравоохранения, отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах и т.п.

201. При систематизации дел объединенного архивного фонда прежде всего учитывается признак, в соответствии с которым было проведено объединение документов. Дела, вошедшие в объединенный архивный фонд, могут группироваться по значимости фондообразователей, алфавиту названий, хронологическому и географическому признакам.

202. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.

203. Систематизация документов архивной коллекции определяется ее тематикой и составом документов.

В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий авторов в алфавитном порядке.

В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документов.

204. При систематизации дел в пределах архивного фонда учитываются требования, установленные пунктами 90 и 115 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ VII УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 20 ПРИНЦИПЫ И ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

205. Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Учет документов является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля за их наличием, состоянием и движением, обеспечивает поиск документной информации.

206. Учет документов основывается на принципах централизации, преемственности учетных документов, динамичности.

Принцип централизации предполагает, что все учетные документы архива должны быть сосредоточены в специализированном подразделении архива или у специально назначенного лица, ответственного за ведение этого учета.

Принцип преемственности достигается путем строгой регламентации и унификации системы учетной документации и требований к ее ведению на всех стадиях работы с документами (в делопроизводстве, в архиве организации, в государственном архиве, если организация является источником комплектования такого архива).

Принцип динамичности заключается в своевременном и оперативном внесении изменений в учетные документы или составлении новых учетных документов.

207. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе необработанные и непрофильные, описи дел, а также копии документов страхового фонда и фонда пользования (при их наличии).

Необработанные документы учитываются подокументно или из расчета 250 листов в одной условной единице хранения. Поступление в архив необработанных документов возможно только вследствие возникновения чрезвычайных ситуаций.

208. Основными единицами учета документов в архиве являются:

архивный фонд (объединенный архивный фонд);

архивная коллекция;

единица хранения (дело).

209. Учет документов осуществляется путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Под архивным шифром понимается обозначение, наносимое на каждую единицу учета (единицу хранения) с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда или архивной коллекции, описи, единицы хранения.

210. Учетная документация архива организации хранится в опечатываемых изолированном помещении, сейфе или металлическом шкафе.

ГЛАВА 21 ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

211. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам, в которых фиксируется поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов.

Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива организации, если иное не установлено настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь. Необходимость ведения, состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

212. Основными учетными документами архива организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов согласно приложениям 22, 23 к настоящим Правилам - для учета каждого поступления и выбытия документов, их количества;

список фондов согласно приложениям 24, 25 к настоящим Правилам - для индивидуального и суммарного учета принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций и присвоения им номеров по мере поступления <*>;

лист фонда согласно приложению 26 к настоящим Правилам - для отражения изменений в названии, составе и объеме архивного фонда, архивной коллекции в целом и по каждой описи в отдельности; учета количества описей и присвоения им номеров; учета документов, отражающих изменения в составе и объеме архивного фонда, архивной коллекции;

сводные описи дел согласно приложениям 16, 20, 21 к настоящим Правилам - для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации;

описи дел структурных подразделений согласно приложению 13 к настоящим Правилам - для поединичного и суммарного учета дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел);

реестр описей согласно приложениям 27, 28 к настоящим Правилам - для регистрации описей дел, учета их количества;

номенклатура дел организации согласно приложению 7 к настоящим Правилам - для поединичного и суммарного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

лист-заверитель дела согласно приложению 11 к настоящим Правилам - для учета количества листов в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, особенностей их формирования и физического состояния;

внутренняя опись документов дела согласно приложению 10 к настоящим Правилам - для учета документов в делах постоянного хранения и по личному составу в случаях, определенных пунктом 79 настоящих Правил;

паспорт архива организации согласно приложению 4 к настоящим Правилам - для отражения состояния архива организации на 1 января каждого года;

паспорт архивохранилища согласно приложению 29 к настоящим Правилам - для суммарного учета фондов и дел и отражения состояния каждого хранилища архива организации на 1 января каждого года <**>;

карточка архивного фонда согласно приложению 30 к настоящим Правилам - для учета и систематизации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь;

опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел;

опись микрофотокопий страхового фонда согласно приложениям 60 - 63 к настоящим Правилам - для поединичного и суммарного учета единиц хранения копий особо ценных документов;

книга учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования согласно приложениям 34 - 37 к настоящим Правилам - для учета каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования.

--------------------------------

<*> Ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

<**> Составляется в архиве организации, имеющем два и более архивохранилища.

213. Вспомогательными учетными документами архива организации являются: карточки и книга учета движения фондов, описей, дел, книга учета дел по личному составу, книга учета документов, переданных в другие архивы, книга учета дел, выделенных к уничтожению, и другие.

ГЛАВА 22 УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ

214. Учет поступления и выбытия документов в архиве организации ведется по книге учета поступления и выбытия документов по форме согласно приложениям 22, 23 к настоящим Правилам.

В книгу учета поступления и выбытия документов вносятся все первичные и повторные поступления и выбытия описанных и неописанных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве организации дела.

Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если документы фонда поступают в архив организации впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов только после присвоения ему номера по списку фондов.

Если поступившие документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении в архиве организации, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

На 1 января каждого года в книге учета поступления и выбытия документов составляется итоговая запись с указанием количества дел, поступивших в архив организации и выбывших из него в течение года.

215. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов, по форме согласно приложениям 24, 25 к настоящим Правилам.

В список фондов сведения о каждом архивном фонде (архивной коллекции) вносятся при первом поступлении документов этого фонда в архив организации.

Каждому архивному фонду (архивной коллекции) присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра дел данного фонда.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то номер ее архивному фонду присваивается с учетом требований части третьей пункта 139 настоящих Правил. В списке фондов номер, присвоенный фонду государственным архивом, проставляется через дробь (первое число - номер по списку фондов, второе - номер, присвоенный государственным архивом).

До присвоения номера фонду организации, являющейся источником комплектования государственного архива, номер фонда в архивном шифре, указываемом на обложках дел, проставляется мягким черным графитным карандашом. После присвоения государственным архивом номера фонду организации, являющейся источником комплектования такого архива, данный номер проставляется в годовом разделе сводной описи и (или) в законченной описи, а также на титульном листе чернилами или шариковой ручкой. Номер фонда, присвоенный государственным архивом, проставляется также в архивном шифре, указываемом на обложках дел в соответствии с требованиями пункта 130 настоящих Правил.

Объединенному архивному фонду, созданному в архиве организации, присваивается номер архивного фонда из его состава, как правило, наиболее крупного по объему дел.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется буквенный индекс "ОЦ".

При внесении в список фондов в графе 4 "Название фонда (коллекции)" указывается:

для архивного фонда действующей организации - ее наименование, существующее на момент поступления фонда в архив организации;

для архивного фонда ликвидированной организации - ее последнее наименование;

для объединенного архивного фонда, сформированного по признаку преемственности функций, прав и обязанностей последовательно сменявших друг друга организаций, - наименование последней организации;

для архивной коллекции, созданной в архиве организации, - обобщенное название включенных в нее документов;

для архивной коллекции, сформированной коллекционером, - ее название.

В случае передачи архивного фонда (архивной коллекции) в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. В отметке о выбытии в списке фондов указывается наименование архива, в который выбыл фонд (в случае включения фонда в состав объединенного архивного фонда - название этого фонда), а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение года фондов и общее количество хранящихся фондов.

216. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд (архивную коллекцию) при первом поступлении документов фонда (коллекции) в архив организации по форме согласно приложению 26 к настоящим Правилам.

Лист фонда состоит из трех основных разделов: "Общие сведения о фонде", "Учет неописанных документов", "Учет описанных документов".

Раздел "Общие сведения о фонде" включает наименование организации, в которой хранится фонд, дата первого поступления документов фонда, крайние даты каждого названия фонда и название фонда.

В строке "Дата первого поступления документов фонда" указывается дата первого поступления документов архивного фонда или архивной коллекции в архив организации. Сведения, вносимые в эту строку, должны соответствовать записи в книге учета поступления и выбытия документов. Для объединенного архивного фонда и архивной коллекции, созданных в архиве организации, датой первого поступления документов будет являться дата их создания в архиве организации.

В графе 1 "Крайние даты каждого названия фонда" указываются хронологические границы каждого наименования организации независимо от наличия документов за этот период.

Хронологические границы объединенного архивного фонда, архивной коллекции вносятся в лист фонда в соответствии с требованиями пунктов 186 - 188 настоящих Правил.

В графе 2 "Название фонда" указывается название архивного фонда (архивной коллекции) в соответствии с требованиями пункта 138 настоящих Правил.

Все последующие изменения в название фонда вносятся в лист фонда по мере поступления в архив организации документов фонда.

В разделе "Учет неописанных документов" фиксируются сведения о неописанных документах фонда, о документах, поступивших в архив организации, но не включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), в том числе о документах, не прошедших научно-техническую обработку, документах, включенных в описи дел структурных подразделений, документах, хранящихся в россыпи.

После научно-технической обработки фонда и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи) указанные документы снимаются с учета как неописанные и учитываются в следующем разделе листа фонда.

Основанием для снятия с учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, принятых в архив по описям дел структурных подразделений и включенных затем в сводную опись (годовой раздел сводной описи), является соответствующая сводная опись (годовой раздел сводной описи).

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 |

Архів документів Папярэдні | Наступны