|
|
|
|
Навигация
Новые документы
Реклама
Ресурсы в тему
|
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 "Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций"< Главная страница Стр. 5Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 | Окончен ______________ Приложение 28 Форма реестра описей
----+-----T-----+--------+-------+----------+----------+-----------+-------+------
¦ N ¦Номер¦Номер¦Название¦Крайние¦Количество¦Количество¦Количество ¦Отметка¦ ¦
¦п/п¦фонда¦описи¦ описи ¦ даты ¦ дел ¦ листов в ¦экземпляров¦ о ¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ описи ¦выбытии¦ ¦
+---+-----+-----+--------+-------+----------+----------+-----------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+---+-----+-----+--------+-------+----------+----------+-----------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого за ________ год поступило ____________________________ описей, выбыло
(цифрами и прописью)
_______________________ описей.
(цифрами и прописью)
На 1 января ________ года _________________________________________ описей.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника, сделавшего
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 29 Форма паспорта архивохранилища
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива организации _________________________
(наименование должности
ПАСПОРТ АРХИВОХРАНИЛИЩА _________________________
N ________ руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
по состоянию на 1 января _________ года Дата
1. Организация хранения документов
1.1. Местонахождение хранилища
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
1.2. Помещения хранилища __________________________________________________
___________________________________________________________________________
-----------+---------+-------------+---------------+-------------+----
¦ Тип ¦Отопление¦ Наличие ¦ Тип ¦Освещенность ¦ Общая ¦
¦хранилища ¦ ¦кондиционера ¦электропроводки¦ ¦площадь ¦
+----------+---------+-------------+---------------+-------------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----------+---------+-------------+---------------+-------------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-------------------------+-------------------------------+---------+----------+------
¦Протяженность стеллажных¦ Степень загруженности (%) ¦ ¦ Резерв ¦ ¦
¦полок (погонных метров) ¦ ¦ ¦стеллажных¦ ¦
+---------+--------------+---------+----------+----------+ Тип ¦ полок ¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ ¦ при ¦ при ¦стеллажей¦(погонных ¦ ¦
¦проектная¦действительная¦проектная¦однорядном¦двухрядном¦ ¦ метров) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ хранении ¦ хранении ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+--------------+---------+----------+----------+---------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+--------------+---------+----------+----------+---------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
1.3. Система охраны _______________________________________________________
(охранно-пожарная сигнализация, вневедомственная
___________________________________________________________________________
охрана и прочее)
1.4. Средства пожаротушения _______________________________________________
(тип и количество огнетушителей)
1.5. Температурно-влажностный режим _______________________________________
(минимальные и максимальные показатели
___________________________________________________________________________
температуры и влажности воздуха)
1.5.1. Приборы для измерения температуры __________________________________
(количество, тип, марка)
___________________________________________________________________________
1.5.2. Приборы для измерения влажности ____________________________________
(количество, тип, марка)
___________________________________________________________________________
1.6. Санитарно-гигиенический режим ________________________________________
(регулярность проведения влажных уборок,
___________________________________________________________________________
обеспыливания)
1.6.1. Биоповреждения документов и помещения ______________________________
___________________________________________________________________________
1.7. Наличие специального оборудования для хранения документов ____________
___________________________________________________________________________
(шкафы, сейфы и др.)
2. Документы
2.1. Схема размещения фондов ______________________________________________
___________________________________________________________________________
2.2. Общее количество фондов
-----------------------------------------
дел
2.2.1. Внесенные в описи дел _________________________________
2.2.2. Неучтенные фондов
-----------------------------------------
дел
2.2.3. Закартонированные дел _________________________________
2.2.4. Управленческая дел _________________________________
документация
2.2.5. По личному составу дел _________________________________
2.2.6. Личного происхождения фондов
-----------------------------------------
дел
2.2.7. Научно-технические фондов
документы -----------------------------------------
дел
2.2.8. Особо ценные документы фондов
-----------------------------------------
дел
2.2.9. Имеющие страховой фонд фондов
-----------------------------------------
дел
2.2.10. Имеющие фонд пользования фондов
-----------------------------------------
дел
2.3. Страховой фонд и фонд фондов
пользования -----------------------------------------
дел
2.3.1. Страховой фонд на единиц хранения (рулонов)
рулонной пленке -----------------------------------------
единиц измерения (кадров)
2.3.2. Страховой фонд на единиц хранения (микрофиш)
микрофишах -----------------------------------------
единиц измерения (кадров)
2.3.3. Фонд пользования на единиц хранения (рулонов)
рулонной пленке -----------------------------------------
единиц измерения (кадров)
2.3.4. Фонд пользования на единиц хранения (микрофиш)
микрофишах -----------------------------------------
единиц измерения (кадров)
2.4. Количество фондов,
прошедших проверку
наличия в прошедшем году
(оформлено учетными
документами)
-----------------------------------------
2.5. Количество подвергнутых фондов
экспертизе ценности -----------------------------------------
дел
2.6. Выделено к уничтожению дел _________________________________
2.7. Количество выбывших из фондов
хранилища -----------------------------------------
дел
2.8. Количество поступивших в фондов
хранилище -----------------------------------------
дел
2.9. Количество специальных дел _________________________________
видов документов <*>
2.10. Количество дел,
нуждающихся:
в реставрации ____________________________________
в ремонте ____________________________________
в переплете ____________________________________
3. Научно-справочный
аппарат <**>
3.1. Количество описей ____________________________________
3.2. Количество указателей и карточек ___________________________
их виды
3.3. Количество картотек и их карточек ___________________________
виды
4. Ответственный за ______________________________________
хранилище (инициалы, фамилия, должность, дата и
____________________________________
индекс приказа о назначении)
5. Работники, которым
разрешен доступ в ______________________________________
хранилище (инициалы, фамилии, должности, дата и
______________________________________
индекс приказа о разрешении доступа)
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Коллекция карт, фотографии, картины и т.п.
<**> Заполняется при наличии в хранилище НСА.
Приложение 30 Форма карточки фонда
Лицевая сторона
КАРТОЧКА ФОНДА
-----------------+-----------------+------------------------+---------
¦ Дата первого ¦Дата поступления ¦ Местонахождение фонда ¦ Категория ¦
¦ поступления ¦карточки фонда в ¦ (наименование архива +-------------+
¦ фонда ¦фондовый каталог ¦ организации) ¦ Номер фонда ¦
+----------------+-----------------+------------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------------+----------------------------------------------
¦ Крайние даты каждого ¦ Название фонда ¦
¦ названия фонда ¦ ¦
+----------------------+--------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
-------+------------------------+-------+--------+-------+-------+----
¦Объем ¦Годы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦фонда +------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦на 1 ¦Описанных дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦января+------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦ ¦Страховой фонд (дел) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦ ¦Фонд пользования (дел) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦ ¦Неописанных (дел, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов, листов) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦ ¦Иное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------+------------------------+-------+--------+-------+-------+---------
Оборотная сторона
--------------------+-----------------+-------------------+-----------
¦ Аннотация ¦ Крайние даты ¦ Аннотация ¦ Крайние даты ¦
¦ документов ¦ документов ¦ документов ¦ документов ¦
+-------------------+-----------------+-------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 1 ¦ 2 ¦
+-------------------+-----------------+-------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+-----------------+-------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Прежний номер фонда _______________________________________________________
Примечание ________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 31 Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
____________________________ _____________________________________
(наименование должности (наименование должности
____________________________ _____________________________________
руководителя организации) руководителя государственного архива)
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Печать организации Печать государственного архива
АКТ
___________ N ___________
Место составления
приема-передачи документов
и дел на постоянное хранение
Основание: ________________________________________________________________
(название законодательного акта Республики Беларусь
___________________________________________________________________________
об архивном деле и делопроизводстве)
В связи с _________________________________________________________________
(истечением срока временного хранения документов в организации,
___________________________________________________________________________
ликвидацией, реорганизацией организации, уточнением профиля комплектования)
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а _______________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на постоянное хранение документы за ______________ годы и
научно-справочный аппарат к ним:
----+-------------+----------------+-------------+----------+---------
¦ N ¦ Название и ¦ Количество ¦ Количество ¦ Крайние ¦ ¦
¦п/п¦ номер описи ¦ экземпляров ¦ дел ¦ даты дел ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+----------------+-------------+----------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-------------+----------------+-------------+----------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято _______________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонду присвоен номер _____.
Передачу произвел Прием произвел
______________________________ ______________________________
(наименование должности (наименование должности
работника, работника,
______________________________ ______________________________
передавшего дела) принявшего дела)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 32 Форма акта о создании объединенного архивного фонда
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
АКТ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
О создании объединенного Дата
архивного фонда
Название фонда _________________________________________________
Объединению подверглись документы следующих фондов:
----+-----------+--------+-----------+-----------+-----------+--------
¦ N ¦ Названия ¦ Номера ¦Количество ¦Количество ¦ Крайние ¦ ¦
¦п/п¦ фондов ¦ фондов ¦ описей ¦ дел ¦ даты ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документов ¦ ¦
+---+-----------+--------+-----------+-----------+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+-----------+--------+-----------+-----------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В состав объединенного архивного фонда включено ___________________________
(цифрами и прописью)
__________________ дел, в т.ч. переработанные описи __________________ дел.
Объединенному архивному фонду присвоен N ____________, за которым ранее был
учтен фонд ________________________________________________________________
(название фонда)
В список свободных номеров фондов включены номера _________________________
В список переданных и объединенных номеров фондов включены номера
___________________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Описи утверждены ЭМК (ЭПК, ЦЭК) ___________________________________________
(наименование государственного архива,
___________________________________________________________________________
структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного
__________________________________________________________________________,
исполнительного комитета или вышестоящей организации)
протокол от __________ N ______________ <*> и _____________________________
(наименование должности
___________________________________________.
руководителя организации, дата утверждения)
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> В организации, не являющейся источником комплектования
государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не
оформляется.
Приложение 33 Форма акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
АКТ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
О разделении, объединении дел, Дата
включении в дело новых документов
Фонд N ___________________
Название фонда ____________________________________________________________
В ходе ____________________________________________________________________
(вид работы)
произведено разделение, объединение дел, включение в дело новых документов
(нужное подчеркнуть)
----+------------+--------+-----------+---------+-----------+---------
¦ N ¦ ¦ Номер ¦Количество ¦ Новые ¦ Новое ¦ ¦
¦п/п¦Номер описи ¦ дела ¦ листов ¦ шифры ¦количество ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ листов ¦ ¦
+---+------------+--------+-----------+---------+-----------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------------+--------+-----------+---------+-----------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В результате количество дел фонда увеличилось (уменьшилось) на ____________
___________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 34 Форма титульного листа книги учета поступлений микрофотокопий страхового
фонда и фонда пользования на рулонной пленке
Наименование организации
Наименование архива организации
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ МИКРОФОТОКОПИЙ
СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ
ТОМ N ______
Начат ________________
Окончен ______________
Приложение 35 Форма книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда
пользования на рулонной пленке
-----------+-----------+--------------+--------------------+-----T-----+----------+-------------------+-----------------------+------
¦ Номер ¦ ¦ Название, ¦ ¦ ¦ ¦Количество¦ Страховой фонд ¦ Фонд пользования ¦ ¦
¦ единицы ¦ ¦ дата, индекс ¦ ¦ ¦ ¦ дел, +-------------------+-----------------------+ ¦
¦ хранения ¦ ¦ (номер) ¦ ¦ ¦ ¦включенных¦ Количество ¦ Количество ¦ ¦
¦ <*> ¦ Дата ¦документа, по ¦ Дата ¦Номер¦Номер¦в единицу +---------+---------+-----------+-----------+Примечание¦
¦ (рулона) ¦поступления¦ которому ¦микрофотокопирования¦фонда¦описи¦ хранения ¦ единиц ¦ единиц ¦ единиц ¦ ¦ ¦
¦страхового¦ ¦ приняты ¦ ¦ ¦ ¦ (рулон) ¦хранения ¦измерения¦ хранения ¦экземпляров¦ ¦
¦ фонда ¦ ¦микрофотокопии¦ ¦ ¦ ¦страхового¦(рулонов)¦(кадров) ¦ (рулонов) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ фонда ¦ ¦ ¦микрофильма¦ ¦ ¦
+----------+-----------+--------------+--------------------+-----+-----+----------+---------+---------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
+----------+-----------+--------------+--------------------+-----+-----+----------+---------+---------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого за _______ год поступило:
страхового фонда _______________________________ единиц хранения (рулонов),
(цифрами и прописью)
_______________________________ единиц измерения (кадров),
(цифрами и прописью)
на _____________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
фонда пользования ___________________ единиц хранения (рулонов) микрофильма
(цифрами и прописью)
на __________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Содержание понятий "единица учета" и "единица хранения" идентично.
Приложение 36 Форма титульного листа книги учета поступлений микрофотокопий страхового
фонда и фонда пользования на микрофишах
Наименование организации
Наименование архива организации
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ МИКРОФОТОКОПИЙ
СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
НА МИКРОФИШАХ
ТОМ N ______
Начат ________________
Окончен ______________
Приложение 37 Форма книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда
пользования на микрофишах
----+-----------+--------------+--------------------+-----T-----+----------+--------------------+-----------+------
¦ ¦ ¦ Название, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Страховой фонд ¦ Фонд ¦ ¦
¦ ¦ ¦ дата, индекс ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пользования¦ ¦
¦ ¦ ¦ (номер) ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------------+-----------+ ¦
¦ N ¦ Дата ¦документа, по ¦ Дата ¦Номер¦Номер¦Количество¦ Количество ¦Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦поступления¦ которому ¦микрофотокопирования¦фонда¦описи¦ дел +----------+---------+ единиц ¦ ¦
¦ ¦ ¦ приняты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ единиц ¦ единиц ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦микрофотокопии¦ ¦ ¦ ¦ ¦ хранения ¦измерения¦ микрофиш ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(микрофиш)¦(кадров) ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------------+--------------------+-----+-----+----------+----------+---------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦
+---+-----------+--------------+--------------------+-----+-----+----------+----------+---------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого за _______ год поступило:
страхового фонда ______________________________ единиц хранения (микрофиш),
(цифрами и прописью)
_______________________________ единиц измерения (кадров),
(цифрами и прописью)
на _______________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
фонда пользования ________________________________ единиц хранения микрофиш
(цифрами и прописью)
на ___________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 38 Форма карточки каталожной тематической
Лицевая сторона
Наименование организации
Наименование архива
КАРТОЧКА КАТАЛОЖНАЯ
(ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ <*>)
ТЕМАТИЧЕСКАЯ
Индекс __________________________ Дата события ____________________________
Рубрика __________________________ Место события __________________________
Подрубрика _______________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Оборотная сторона
Название фонда ____________________________________________________________
Фонд N ____________Опись N ______________ Дело N _____________ Лист _______
Язык документа _________________ Способ воспроизведения ___________________
Наименование должности
составителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Для автоматизированных каталогов.
Приложение 39 Форма карточки каталожной именной
Лицевая сторона
Наименование организации
Наименование архива
КАРТОЧКА КАТАЛОЖНАЯ
(ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ <*>)
ИМЕННАЯ
Фамилия ______________________ Дата события ______________
Собственное имя _______________ Место события _____________
Отчество ______________________
Содержание: _______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Оборотная сторона
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Фонд N ___________ Опись N ____________ Дело N _________ Лист _____________
Язык документа __________________ Способ воспроизведения __________________
Наименование должности
составителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Для автоматизированных каталогов.
Приложение 40 Форма титульного листа журнала регистрации показаний
контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности
воздуха
Наименование организации
Наименование архива организации
ЖУРНАЛ
регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
для измерения температуры и влажности воздуха
ТОМ N ______
Начат ________________
Окончен ______________
Приложение 41 Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для
измерения температуры и влажности воздуха
-------+-----------------------------------------------------+----------+------
¦ ¦ Климатические параметры воздуха ¦ ¦ ¦
¦ +--------------------------+--------------------------+ Подпись ¦ ¦
¦ Дата ¦ Наружный воздух ¦ Воздух в хранилище ¦работника,¦Примечание¦
¦записи+------------+-------------+------------+-------------+сделавшего¦ ¦
¦ ¦температура,¦относительная¦температура,¦относительная¦ запись ¦ ¦
¦ ¦ °C ¦влажность, % ¦ °C ¦влажность, % ¦ ¦ ¦
+------+------------+-------------+------------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+------+------------+-------------+------------+-------------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 42 Форма карточки постеллажного топографического указателя
Наименование организации Корпус N _____________
Наименование архива Этаж N _______________
Хранилище N __________
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
Стеллаж N _________________
---------+----------+--------+-----------+---------------+------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дела с ¦ ¦
¦N шкафа ¦ N полки ¦N фонда ¦ N описи ¦ N _________ ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по N _________ ¦ ¦
+--------+----------+--------+-----------+---------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--------+----------+--------+-----------+---------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 43 Форма карточки постеллажного топографического указателя
Наименование организации Корпус N _____________
Наименование архива Этаж N _______________
Хранилище N __________
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД N ___________________
Название фонда ____________________________________________________________
----------+---------------+---------+---------+----------+------------
¦ ¦ Дела с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ Опись N ¦ N _________ ¦Стеллаж N¦ Шкаф N ¦ Полка N ¦ Примечание ¦
¦ ¦по N _________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------------+---------+---------+----------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---------+---------------+---------+---------+----------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 44 Форма заказа на выдачу дел
Наименование организации РАЗРЕШАЮ выдачу дел
Наименование архива _____________________________
ЗАКАЗ (наименование должности лица,
__________ N ____________ _____________________________
разрешившего выдачу дел)
на выдачу дел Подпись Расшифровка
подписи
Дата
___________________________________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество пользователя)
___________________________________________________________________________
(цель выдачи, тема исследования)
------+-----T-----+---------+----------+------------+------------+-------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дата и ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дата и ¦ Дата и ¦ подпись ¦
¦Номер¦Номер¦Номер¦Заголовок¦Количество¦ подпись ¦ подпись ¦ работника ¦
¦фонда¦описи¦дела ¦ дела ¦ листов ¦пользователя¦пользователя¦ архива ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦о получении ¦ о возврате ¦организации¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ дела ¦ в приеме ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦
+-----+-----+-----+---------+----------+------------+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-----+-----+-----+---------+----------+------------+------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности лица,
сделавшего заказ <*> Подпись Расшифровка подписи
--------------------------------
<*> Наименование должности указывается в заказах на выдачу дел
работникам организации.
Приложение 45 Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Наименование организации
АКТ
___________ N __________
Место составления
О выдаче дел во временное
пользование
___________________________________________________________________________
(наименование организации, ее почтовый адрес)
Основание _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела ______________________________________________
___________________________________________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N ________________________________________
(название фонда)
___________________________________________________________________________
----+----------+------+-------------+-----T------------+--------------
¦ N ¦ ¦ Дело ¦ Заголовок ¦Дата ¦ Количество ¦ ¦
¦п/п¦ Опись N ¦ N ¦ дела ¦дела ¦ листов в ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦ ¦
+---+----------+------+-------------+-----+------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------+------+-------------+-----+------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Всего выдается _______________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Срок возвращения __________________________________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное
пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий,
выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации,
выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в
акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности в случае утраты или
повреждения полученных во временное пользование дел.
_______________________________ _______________________________
(наименование должности (наименование должности
руководителя руководителя
_______________________________ _______________________________
организации, выдающей дела) организации - получателя дел)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Печать организации Печать организации
Дела выдал:
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела принял:
Наименование должности лица,
принявшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности
Дела сдал:
Наименование должности лица,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела принял:
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 46 Форма акта выдачи дел во временное пользование для выполнения работ по
улучшению физического состояния дел
Наименование организации
АКТ
___________ N __________
Место составления
О выдаче дел во временное
пользование для выполнения работ
по улучшению физического
состояния документов
1. Перечень работ, подлежащих выполнению:
1.1. Реставрация: произвести удаление пыли, плесени, дезинфекцию,
наращивание частей листов, корешков, укрепление основы и текста, раскрытие
сцементированных листов дел _______________________________________________
(нужное подчеркнуть, недостающее вписать)
___________________________________________________________________________
Согласно перечню (прилагается) на ____________________ дел на __________ л.
(цифрами и прописью) (цифрами)
1.2. Переплет и брошюровка
Согласно перечню (прилагается) на ____________________ дел на __________ л.
(цифрами и прописью) (цифрами)
2. Состояние документов до обработки. Указываются:
2.1. Вид основы (бумага древесная, тряпичная или др.) _____________________
(нужное подчеркнуть,
___________________________________________________________________________
недостающее вписать)
2.2. Особенности переплета, формирования дел (переплет (кожаный или др.),
картонная обложка, книга, альбом и др.) ___________________________________
(нужное подчеркнуть,
___________________________________________________________________________
недостающее вписать)
2.3. Способ нанесения текста и его цветность (печать типографская,
машинопись, рукопись (чернила, карандаш и др.) и др.) _____________________
(нужное подчеркнуть,
___________________________________________________________________________
недостающее вписать)
2.4. Характер повреждения
основы ____________________________________________________________________
текста ____________________________________________________________________
переплета _________________________________________________________________
3. Особые требования архива организации ___________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________ _______________________________
(наименование должности (наименование должности
руководителя руководителя
_______________________________ _______________________________
организации, выдающей дела) организации - получателя дел)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Печать организации Печать организации
Дела выдал:
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела принял:
Наименование должности лица,
принявшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
4. Отметки организации - получателя дел о состоянии документов, принятых
для выполнения работ, категория сложности реставрации:
___________________________________________________________________________
5. Внешние изменения документов, произошедшие в результате обработки:
___________________________________________________________________________
Наименование должности
работника организации -
получателя дел Подпись Расшифровка подписи
Дата
6. Оценка произведенных работ: ____________________________________________
___________________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Документы в архив организации сдал:
Наименование должности лица,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела принял:
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ, ПОДЛЕЖАЩИХ ОБРАБОТКЕ <*>
----+-------------+-----------+---------+-------------+---------------
¦N ¦ Номер фонда ¦Номер описи¦ Номер ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ дела ¦ листов ¦ ¦
+---+-------------+-----------+---------+-------------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-------------+-----------+---------+-------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Всего по перечню передано на обработку ______________ дел _______ л.
--------------------------------
<*> Дела, передаваемые на обработку, подбираются в пределах фонда и
описи в валовом порядке.
Приложение 47 Форма акта выдачи дел во временное пользование для изготовления
микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования
Наименование организации
АКТ
___________ N __________
Место составления
О выдаче дел во временное
пользование для изготовления
микрофотокопий страхового
фонда и фонда пользования
Изготовить:
негатив в ___________ экз.
(цифрами)
контратип в __________ экз.
(цифрами)
позитив в __________ экз.
(цифрами)
Согласно перечню (прилагается) на ____________________ дел на __________ л.
(цифрами и прописью) (цифрами)
_______________________________ _______________________________
(наименование должности (наименование должности
руководителя руководителя
_______________________________ _______________________________
организации, выдающей дела) организации - получателя дел)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Печать организации Печать организации
Дела выдал:
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела принял:
Наименование должности лица,
принявшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Движение заказа на изготовление микрофотокопий
--------------------------------+-------------------------------------
¦ФОТОГРАФИРОВАНИЕ ¦Начато _________ оператором _____________¦
¦ ¦ (дата) (подпись) ¦
¦ ¦Окончено _______ оператором _____________¦
¦ ¦ (дата) (подпись) ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ТЕХНИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ ¦Негатив изготовлен на пленке ___________ ¦
¦ ¦Опись N __________ Эмульсия N _______ ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОЯВЛЕНИЕ НЕГАТИВА ¦_______________________________________ ¦
¦ ¦ (дата, подпись) ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОВЕРКА И МОНТАЖ НЕГАТИВА ¦Негатив годен ___________________________¦
¦ ¦_______________________________________ ¦
¦ ¦ (дата, подпись) ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПЕЧАТЬ ПОЗИТИВА ¦Отпечатано _______________ копий позитива¦
¦ ¦_______________________________________ ¦
¦ ¦ (дата, подпись) ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОЯВЛЕНИЕ ПОЗИТИВА ¦_______________________________________ ¦
¦ ¦ (дата, подпись) ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОВЕРКА ПОЗИТИВА ¦Позитив годен __________________________ ¦
¦ ¦_______________________________________ ¦
¦ ¦ (дата, подпись) ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦МОНТАЖ ПОЗИТИВА ¦_______________________________________ ¦
¦ ¦ (дата, подпись) ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОВЕРКА НЕГАТИВА ПОСЛЕ ПЕЧАТИ ¦Негатив годен __________________________ ¦
¦ ¦_______________________________________ ¦
¦ ¦ (дата, подпись) ¦
¦-------------------------------+------------------------------------------
Расход фотоматериалов
Размер кадра ______________________________________________________________
Суммарное количество кадров, в том числе:
кадров 24 x 36 ____________________________________________________________
кадров 18 x 24 ____________________________________________________________
Метраж негатива ___________________________________________________________
Метраж позитива ___________________________________________________________
Наименование должности работника
организации-изготовителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
изготовленные с них микрофотокопии: негативы ________________________ экз.,
(цифрами)
контратипы _______________ экз., позитивы _________________ экз.
(цифрами) (цифрами)
Передал:
Наименование должности лица,
передавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял:
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ <*>
-------+-----T-----+------+-------+------+------+----------------+---------+------+-------+------
¦Номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Особые¦ ¦ Количество ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ и ¦Номер¦Номер¦Коли- ¦ Коли- ¦требо-¦Коли- +-------+--------+Кратность¦Размер¦Подпись¦ ¦
¦назва-¦описи¦дела ¦чество¦чество ¦вания ¦чество¦ ¦ ¦ умень- ¦кадра ¦опера- ¦Примечание¦
¦ ние ¦ ¦ ¦листов¦страниц¦архива¦кадров¦роликов¦микрофиш¦ шения ¦ ¦ тора ¦ ¦
¦фонда ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----+-----+------+-------+------+------+-------+--------+---------+------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+------+-----+-----+------+-------+------+------+-------+--------+---------+------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------------------------------
<*> Графы 1 - 6 заполняются архивом организации.
Приложение 48 Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища
Наименование организации
Наименование архива
КНИГА
ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА <*>
______________________________
(вид выдачи)
ТОМ N ______
Начат ________________
Окончен ______________
--------------------------------
<*> Если в архиве два или более хранилищ, то указывается номер
хранилища, в котором ведется книга выдачи дел.
Приложение 49 Форма книги выдачи дел из хранилища
----+------+------+-----T-----+------+------------+--------+----------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Подпись ¦ ¦Подпись лица, ¦
¦ N ¦ Дата ¦Номер ¦Номер¦Номер¦ Кому ¦ лица, ¦ Дата ¦возвратившего ¦
¦п/п¦выдачи¦фонда ¦описи¦дела ¦выдано¦получившего ¦возврата¦ дело ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дело ¦ ¦ ¦
+---+------+------+-----+-----+------+------------+--------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+------+------+-----+-----+------+------------+--------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого в ______ году выдано из хранилища ___________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел.
Наименование должности
работника архива организации,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 50 Форма листа использования документов Наименование организации Наименование архива ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА Фонд N ____________ Опись N ___________ Дело N ____________ Заголовок дела ____________________________________________________________ ---------------+------------+-------------+---------------+----------- ¦ ¦Кому выдано:¦ Характер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ фамилия, ¦использования¦ Номера ¦ Подпись лица, ¦ ¦ Дата ¦ инициалы, ¦(копирование,¦использованных ¦использовавшего¦ ¦использования ¦наименование¦ выписки, ¦ листов ¦ дело ¦ ¦ ¦организации ¦ просмотр и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ др.) ¦ ¦ ¦ +--------------+------------+-------------+---------------+---------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +--------------+------------+-------------+---------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приложение 51 Форма карты-заместителя дела
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
-------+------+------+-------+-------+-----------+--------+-----------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Подпись ¦ ¦ Подпись ¦
¦Номер ¦Номер ¦Номер ¦ Кому ¦ Дата ¦работника, ¦ Дата ¦ работника, ¦
¦фонда ¦описи ¦ дела ¦выдано ¦выдачи ¦ выдавшего ¦возврата¦ подложившего ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дело из ¦ ¦ дело в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ хранилища ¦ ¦ хранилище ¦
+------+------+------+-------+-------+-----------+--------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+------+------+------+-------+-------+-----------+--------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 52 Форма карточки учета необнаруженных дел (документов) Наименование организации Наименование архива КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ) Фонд N ____________________________________________________________________ Название фонда ____________________________________________________________ Опись N ___________________________________________________________________ Название описи ____________________________________________________________ Хранилище N _______________________________________________________________ -------------+------------+-------------+----------+------------------ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Результаты розыска, ¦ ¦ Заголовок ¦ Крайние ¦ Количество ¦Отметка о ¦ наименование ¦ ¦ дела ¦ даты ¦ листов ¦ ходе ¦ должности, подпись и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ розыска ¦ расшифровка подписи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦лица, внесшего запись ¦ +------------+------------+-------------+----------+----------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------------+------------+-------------+----------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приложение 53 Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Лицевая сторона
Наименование организации
Наименование архива
ЛИСТ ПРОВЕРКИ N ______
наличия и состояния дел фонда N ______________________________________
(название фонда)
______________________________________________________________________
Проверку проводили ___________________________________________________
(даты проверки, должности, фамилии, инициалы)
______________________________________________________________________
1. Наличие дел
-------+----------+--------------+-------------------------+-------------------------+-----------+-----------+-----------+--------------+------
¦ ¦ ¦ ¦ Литерные номера дел, не ¦ Пропущенные номера дел, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ отраженные в итоговой ¦не отраженные в итоговой ¦Шифры дел, ¦Номера дел,¦Количество ¦ ¦ ¦
¦ ¦Количество¦ Номера ¦ записи ¦ записи ¦неправильно¦выданных во¦ дел, ¦ Временные ¦ ¦
¦Номера¦ дел, ¦необнаруженных+----------+--------------+----------+--------------+подложенных¦ временное ¦оказавшихся¦ шифры ¦Примечание¦
¦описей¦числящихся¦ дел ¦ ¦ не ¦ ¦ не ¦ в данный ¦пользование¦ в наличии ¦необработанных¦ ¦
¦ ¦ по описи ¦ ¦неучтенные¦перечисленные,¦неучтенные¦перечисленные,¦ фонд ¦ <*> ¦(описанных)¦ дел ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦но учтенные в ¦ ¦но учтенные в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ объеме ¦ ¦ объеме ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+----------+--------------+----------+--------------+----------+--------------+-----------+-----------+-----------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
+------+----------+--------------+----------+--------------+----------+--------------+-----------+-----------+-----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------------------------------
<*> Указываются шифры дел, выданных работникам архива, работникам
организации, сторонним организациям.
Оборотная сторона
2. Состояние дел
-------+-------------------------------------------------+------------+-----------+------
¦ ¦ Номера дел, требующих ¦ ¦Номера дел,¦ ¦
¦ +------------+-----------+---------+--------------+Номера дел, ¦ имеющих в ¦ ¦
¦Номера¦ ¦ ¦переплета¦восстановления¦неисправимо ¦оформлении ¦Примечание¦
¦описей¦дезинфекции,¦реставрации¦ и ¦ затухающих ¦поврежденных¦драгоценные¦ ¦
¦ ¦дезинсекции ¦ ¦подшивки ¦ текстов ¦ ¦ камни и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ металлы ¦ ¦
+------+------------+-----------+---------+--------------+------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+------+------------+-----------+---------+--------------+------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого ________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименования должностей
работников, проводивших проверку Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 54 Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
АКТ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
проверки наличия Дата
и состояния дел фонда
Фонд N __________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по _______________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям _________________________________________________ дел
(количество)
2. Не оказалось в наличии _____________________________________________ дел
(количество)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях ___________________________________ дел
(количество)
3.2. не перечисленные, но учтенные в итоговых записях _________________ дел
(количество)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях ___________________________________ дел
(количество)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях _________________ дел
(количество)
5. Неправильно подложенных, относящихся к другим фондам _______________ дел
(количество)
6. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) ____________ дел
(количество)
Из них:
6.1. выданных во временное пользование ________________________________ дел
(количество)
6.2. требующих дезинфекции и дезинсекции ______________________________ дел
(количество)
6.3. требующих реставрации ____________________________________________ дел
(количество)
6.4. требующих переплета и подшивки ___________________________________ дел
(количество)
6.5. требующих восстановления затухающих текстов ______________________ дел
(количество)
6.6. неисправимо поврежденных _________________________________________ дел
(количество)
7. Имеется не внесенных в описи _______________________________________ дел
(количество)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеющихся в
наличии _______________________________________________________________ дел
(количество)
Характеристика состояния и условий хранения. Отрицательные явления в
состоянии и условиях хранения _____________________________________________
___________________________________________________________________________
Проверку проводили:
Наименования должностей работников,
проводивших проверку Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 55 Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
АКТ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
О технических ошибках Дата
в учетных документах
Фонд N _____________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения ______________________________________________ обнаружены
(вид работы)
технические ошибки в записях:
--------------------------+---------------------------+---------------
¦ Название документа ¦ Существующая запись ¦ Следует записать ¦
+-------------------------+---------------------------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+-------------------------+---------------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
В результате количество дел в фонде увеличилось (уменьшилось) на __________
________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Примечание: _______________________________________________________________
Наименование должности
работника архива организации Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 56 Форма акта об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, архиву,
неучтенных дел
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
АКТ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Об обнаружении дел, не Дата
относящихся к данному фонду,
архиву, неучтенных дел
В ходе _______________________________________________________________ было
(вид работы)
обнаружено ________________________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
___________________________________________________________________________
----+----------+----------+--------+----------+---------------+-------
¦ N ¦Заголовок ¦ Шифр ¦Крайние ¦Количество¦К какому фонду ¦ ¦
¦п/п¦ дела ¦ (если ¦ даты ¦ листов ¦ относится ¦Примечание ¦
¦ ¦ ¦ имеется) ¦ ¦ ¦ (новый шифр) ¦ ¦
+---+----------+----------+--------+----------+---------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------+----------+--------+----------+---------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого обнаружено _____________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива организации Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 57 Форма акта о неисправимых повреждениях дел (документов)
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
АКТ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
О неисправимых Дата
повреждениях дел
(документов)
Фонд N _______________________
Название фонда ____________________________________________________________
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
----+--------+--------+--------------+---------+----------+-----------
¦ N ¦ Номер ¦ Номер ¦ Заголовок ¦ Крайние ¦Количество¦ Сущность и ¦
¦п/п¦ описи ¦ дела ¦поврежденного ¦ даты ¦ листов ¦ причины ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦ повреждения ¦
+---+--------+--------+--------------+---------+----------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------+--------+--------------+---------+----------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого ________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Перечисленные документы подлежат списанию ввиду ___________________________
(причина списания)
___________________________________________________________________________
Эксперты:
Наименования должностей Подписи Расшифровка подписей
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 58 Форма акта о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива _________________________
АКТ (наименование должности
__________ N ____________ _________________________
Место составления руководителя организации)
Подпись Расшифровка
подписи
О необнаружении дел Дата
(документов), пути розыска
которых исчерпаны
Фонд N ____________________________________________________________________
Название фонда ____________________________________________________________
В результате ______________________________________________________________
(вид работы)
установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом
меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем
считаем возможным снять с учета:
---------+-------+--------------+----------+----------+---------------
¦ ¦ ¦ ¦ Дата ¦Количество¦ ¦
¦Опись N ¦Дело N ¦Заголовок дела¦ (крайние ¦ листов ¦Причины отсутствия ¦
¦ ¦ ¦ ¦даты) дела¦ ¦ ¦
+--------+-------+--------------+----------+----------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--------+-------+--------------+----------+----------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого ________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими
делами: ___________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол заседания ЦЭК (ЭК) Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)
___________________________ ________________________________________
(наименование организации) (наименование государственного архива,
____________ N ____________ ________________________________________
структурного подразделения по архивам и
________________________________________
делопроизводству областного
исполнительного
________________________________________
комитета или вышестоящей организации)
_____________ N ______________________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> В организации, не являющейся источником комплектования
государственного архива и не имеющей вышестоящую организацию, не
оформляется.
Приложение 59 Форма акта приема-передачи страховых копий в государственный архив УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ ____________________________ ______________________________ Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 | |
Новости законодательства
Новости Спецпроекта "Тюрьма"
Новости сайта
Новости Беларуси
Полезные ресурсы
Счетчики
|
