Право
Загрузить Adobe Flash Player
Навигация
Новые документы

Реклама

Законодательство России

Долой пост президента Беларуси

Ресурсы в тему
ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 "Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Стр. 5

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 |

                                                     Окончен ______________


Приложение 28
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                           Форма реестра описей

----+-----T-----+--------+-------+----------+----------+-----------+-------+------
¦ N ¦Номер¦Номер¦Название¦Крайние¦Количество¦Количество¦Количество ¦Отметка¦          ¦
¦п/п¦фонда¦описи¦ описи  ¦ даты  ¦   дел    ¦ листов в ¦экземпляров¦   о   ¦Примечание¦
¦   ¦     ¦     ¦        ¦       ¦          ¦  описи   ¦   описи   ¦выбытии¦          ¦
+---+-----+-----+--------+-------+----------+----------+-----------+-------+----------+
¦ 1 ¦  2  ¦  3  ¦   4    ¦   5   ¦    6     ¦    7     ¦     8     ¦   9   ¦    10    ¦
+---+-----+-----+--------+-------+----------+----------+-----------+-------+----------+
¦   ¦     ¦     ¦        ¦       ¦          ¦          ¦           ¦       ¦          ¦

Итого за ________ год поступило ____________________________ описей, выбыло
                                    (цифрами и прописью)
_______________________ описей.
  (цифрами и прописью)

На 1 января ________ года _________________________________________ описей.
                                   (цифрами и прописью)

Наименование должности
работника, сделавшего
итоговую запись                             Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 29
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                      Форма паспорта архивохранилища

Наименование организации                       УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива организации                _________________________
                                                (наименование должности
ПАСПОРТ АРХИВОХРАНИЛИЩА                        _________________________
N ________                                     руководителя организации)
                                               Подпись       Расшифровка
                                                             подписи
по состоянию на 1 января _________ года        Дата

1. Организация хранения документов
1.1. Местонахождение хранилища
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
1.2. Помещения хранилища __________________________________________________
___________________________________________________________________________

-----------+---------+-------------+---------------+-------------+----
¦   Тип    ¦Отопление¦   Наличие   ¦      Тип      ¦Освещенность ¦ Общая  ¦
¦хранилища ¦         ¦кондиционера ¦электропроводки¦             ¦площадь ¦
+----------+---------+-------------+---------------+-------------+--------+
¦    1     ¦    2    ¦      3      ¦       4       ¦      5      ¦   6    ¦
+----------+---------+-------------+---------------+-------------+--------+
¦          ¦         ¦             ¦               ¦             ¦        ¦

-------------------------+-------------------------------+---------+----------+------
¦Протяженность стеллажных¦  Степень загруженности (%)    ¦         ¦  Резерв  ¦          ¦
¦полок (погонных метров) ¦                               ¦         ¦стеллажных¦          ¦
+---------+--------------+---------+----------+----------+   Тип   ¦  полок   ¦Примечание¦
¦         ¦              ¦         ¦   при    ¦   при    ¦стеллажей¦(погонных ¦          ¦
¦проектная¦действительная¦проектная¦однорядном¦двухрядном¦         ¦ метров)  ¦          ¦
¦         ¦              ¦         ¦ хранении ¦ хранении ¦         ¦          ¦          ¦
+---------+--------------+---------+----------+----------+---------+----------+----------+
¦         ¦              ¦         ¦          ¦          ¦         ¦          ¦          ¦
+---------+--------------+---------+----------+----------+---------+----------+----------+
¦         ¦              ¦         ¦          ¦          ¦         ¦          ¦          ¦

1.3. Система охраны _______________________________________________________
                       (охранно-пожарная сигнализация, вневедомственная
___________________________________________________________________________
                             охрана и прочее)
1.4. Средства пожаротушения _______________________________________________
                                     (тип и количество огнетушителей)
1.5. Температурно-влажностный режим _______________________________________
                                    (минимальные и максимальные показатели
___________________________________________________________________________
                     температуры и влажности воздуха)
1.5.1. Приборы для измерения температуры __________________________________
                                             (количество, тип, марка)
___________________________________________________________________________
1.5.2. Приборы для измерения влажности ____________________________________
                                             (количество, тип, марка)
___________________________________________________________________________
1.6. Санитарно-гигиенический режим ________________________________________
                                   (регулярность проведения влажных уборок,
___________________________________________________________________________
                              обеспыливания)
1.6.1. Биоповреждения документов и помещения ______________________________
___________________________________________________________________________
1.7. Наличие специального оборудования для хранения документов ____________
___________________________________________________________________________
                           (шкафы, сейфы и др.)
2. Документы
2.1. Схема размещения фондов ______________________________________________
___________________________________________________________________________

2.2.    Общее количество          фондов
                                  -----------------------------------------
                                  дел
2.2.1.  Внесенные в описи         дел _________________________________
2.2.2.  Неучтенные                фондов
                                  -----------------------------------------
                                  дел
2.2.3.  Закартонированные         дел _________________________________
2.2.4.  Управленческая            дел _________________________________
        документация
2.2.5.  По личному составу        дел _________________________________
2.2.6.  Личного происхождения     фондов
                                  -----------------------------------------
                                  дел
2.2.7.  Научно-технические        фондов
        документы                 -----------------------------------------
                                  дел
2.2.8.  Особо ценные документы    фондов
                                  -----------------------------------------
                                  дел
2.2.9.  Имеющие страховой фонд    фондов
                                  -----------------------------------------
                                  дел
2.2.10. Имеющие фонд пользования  фондов
                                  -----------------------------------------
                                  дел
2.3.    Страховой фонд и фонд     фондов
        пользования               -----------------------------------------
                                  дел
2.3.1.  Страховой фонд на         единиц хранения (рулонов)
        рулонной пленке           -----------------------------------------
                                  единиц измерения (кадров)
2.3.2.  Страховой фонд на         единиц хранения (микрофиш)
        микрофишах                -----------------------------------------
                                  единиц измерения (кадров)
2.3.3.  Фонд пользования на       единиц хранения (рулонов)
        рулонной пленке           -----------------------------------------
                                  единиц измерения (кадров)
2.3.4.  Фонд пользования на       единиц хранения (микрофиш)
        микрофишах                -----------------------------------------
                                  единиц измерения (кадров)
2.4.    Количество фондов,
        прошедших проверку
        наличия в прошедшем году
        (оформлено учетными
        документами)
                                  -----------------------------------------
2.5.    Количество подвергнутых   фондов
        экспертизе ценности       -----------------------------------------
                                  дел
2.6.    Выделено к уничтожению    дел _________________________________
2.7.    Количество выбывших из    фондов
        хранилища                 -----------------------------------------
                                  дел
2.8.    Количество поступивших в  фондов
        хранилище                 -----------------------------------------
                                  дел
2.9.    Количество специальных    дел _________________________________
        видов документов <*>
2.10.   Количество дел,
        нуждающихся:
          в реставрации           ____________________________________
          в ремонте               ____________________________________
          в переплете             ____________________________________
3.      Научно-справочный
        аппарат <**>
3.1.    Количество описей         ____________________________________
3.2.    Количество указателей и   карточек ___________________________
        их виды
3.3.    Количество картотек и их  карточек ___________________________
        виды
4.      Ответственный за          ______________________________________
        хранилище                 (инициалы, фамилия, должность, дата и
                                  ____________________________________
                                       индекс приказа о назначении)
5.      Работники, которым
        разрешен доступ в         ______________________________________
        хранилище                 (инициалы, фамилии, должности, дата и
                                  ______________________________________
                                   индекс приказа о разрешении доступа)

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата

     --------------------------------
     <*> Коллекция карт, фотографии, картины и т.п.
     <**> Заполняется при наличии в хранилище НСА.


Приложение 30
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                           Форма карточки фонда

                                                            Лицевая сторона

                              КАРТОЧКА ФОНДА

-----------------+-----------------+------------------------+---------
¦  Дата первого  ¦Дата поступления ¦ Местонахождение фонда  ¦  Категория  ¦
¦  поступления   ¦карточки фонда в ¦  (наименование архива  +-------------+
¦     фонда      ¦фондовый каталог ¦      организации)      ¦ Номер фонда ¦
+----------------+-----------------+------------------------+-------------+
¦                ¦                 ¦                        ¦             ¦

-----------------------+----------------------------------------------
¦ Крайние даты каждого ¦                  Название фонда                  ¦
¦    названия фонда    ¦                                                  ¦
+----------------------+--------------------------------------------------+
¦                      ¦                                                  ¦

-------+------------------------+-------+--------+-------+-------+----
¦Объем ¦Годы                    ¦       ¦        ¦       ¦       ¦        ¦
¦фонда +------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦на 1  ¦Описанных дел           ¦       ¦        ¦       ¦       ¦        ¦
¦января+------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦      ¦Страховой фонд (дел)    ¦       ¦        ¦       ¦       ¦        ¦
¦      +------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦      ¦Фонд пользования (дел)  ¦       ¦        ¦       ¦       ¦        ¦
¦      +------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦      ¦Неописанных (дел,       ¦       ¦        ¦       ¦       ¦        ¦
¦      ¦документов, листов)     ¦       ¦        ¦       ¦       ¦        ¦
¦      +------------------------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦      ¦Иное                    ¦       ¦        ¦       ¦       ¦        ¦
¦------+------------------------+-------+--------+-------+-------+---------

                                                          Оборотная сторона

--------------------+-----------------+-------------------+-----------
¦     Аннотация     ¦  Крайние даты   ¦     Аннотация     ¦ Крайние даты  ¦
¦    документов     ¦   документов    ¦    документов     ¦  документов   ¦
+-------------------+-----------------+-------------------+---------------+
¦         1         ¦        2        ¦         1         ¦       2       ¦
+-------------------+-----------------+-------------------+---------------+
¦                   ¦                 ¦                   ¦               ¦
+-------------------+-----------------+-------------------+---------------+
¦                   ¦                 ¦                   ¦               ¦

Прежний номер фонда _______________________________________________________
Примечание ________________________________________________________________

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 31
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



    Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение

УТВЕРЖДАЮ                             УТВЕРЖДАЮ
____________________________          _____________________________________
  (наименование должности                   (наименование должности
____________________________          _____________________________________
 руководителя организации)            руководителя государственного архива)
Подпись          Расшифровка          Подпись                   Расшифровка
                 подписи                                        подписи
Дата                                  Дата
Печать организации                    Печать государственного архива

АКТ
___________ N ___________
Место составления
приема-передачи документов
и дел на постоянное хранение

Основание: ________________________________________________________________
                (название законодательного акта Республики Беларусь
___________________________________________________________________________
                   об архивном деле и делопроизводстве)
В связи с _________________________________________________________________
           (истечением срока временного хранения документов в организации,
___________________________________________________________________________
ликвидацией, реорганизацией организации, уточнением профиля комплектования)
___________________________________________________________________________
                        (наименование организации)
передает, а _______________________________________________________________
                      (наименование государственного архива)
принимает  на  постоянное  хранение  документы  за  ______________  годы  и
научно-справочный аппарат к ним:

----+-------------+----------------+-------------+----------+---------
¦ N ¦ Название и  ¦   Количество   ¦ Количество  ¦ Крайние  ¦             ¦
¦п/п¦ номер описи ¦  экземпляров   ¦     дел     ¦ даты дел ¦ Примечание  ¦
¦   ¦             ¦     описи      ¦             ¦          ¦             ¦
+---+-------------+----------------+-------------+----------+-------------+
¦ 1 ¦      2      ¦       3        ¦      4      ¦    5     ¦      6      ¦
+---+-------------+----------------+-------------+----------+-------------+
¦   ¦             ¦                ¦             ¦          ¦             ¦

Итого принято _______________________________________________ дел.
                           (цифрами и прописью)
В государственном архиве фонду присвоен номер _____.

Передачу произвел                            Прием произвел
______________________________               ______________________________
     (наименование должности                      (наименование должности
            работника,                                  работника,
______________________________               ______________________________
        передавшего дела)                            принявшего дела)
Подпись    Расшифровка подписи               Подпись    Расшифровка подписи
Дата                                         Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы                         Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 32
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



            Форма акта о создании объединенного архивного фонда

Наименование организации                          УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива                               _________________________
АКТ                                                (наименование должности
__________ N ____________                         _________________________
Место составления                                 руководителя организации)
                                                  Подпись       Расшифровка
                                                                подписи
О создании объединенного                          Дата
архивного фонда

Название фонда _________________________________________________
Объединению подверглись документы следующих фондов:

----+-----------+--------+-----------+-----------+-----------+--------
¦ N ¦ Названия  ¦ Номера ¦Количество ¦Количество ¦  Крайние  ¦            ¦
¦п/п¦  фондов   ¦ фондов ¦  описей   ¦    дел    ¦   даты    ¦ Примечание ¦
¦   ¦           ¦        ¦           ¦           ¦документов ¦            ¦
+---+-----------+--------+-----------+-----------+-----------+------------+
¦ 1 ¦     2     ¦   3    ¦     4     ¦     5     ¦     6     ¦     7      ¦
+---+-----------+--------+-----------+-----------+-----------+------------+
¦   ¦           ¦        ¦           ¦           ¦           ¦            ¦

В состав объединенного архивного фонда включено ___________________________
                                                   (цифрами и прописью)
__________________ дел, в т.ч. переработанные описи __________________ дел.
Объединенному архивному фонду присвоен N ____________, за которым ранее был
учтен фонд ________________________________________________________________
                               (название фонда)
В список свободных номеров фондов включены номера _________________________
В   список   переданных  и  объединенных  номеров  фондов  включены  номера
___________________________________________________________________________

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Описи утверждены ЭМК (ЭПК, ЦЭК) ___________________________________________
                                   (наименование государственного архива,
___________________________________________________________________________
    структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного
__________________________________________________________________________,
           исполнительного комитета или вышестоящей организации)
протокол от __________ N ______________ <*> и _____________________________
                                                 (наименование должности
___________________________________________.
руководителя организации, дата утверждения)

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы                         Подпись     Расшифровка подписи
Дата

     --------------------------------
     <*>   В   организации,   не   являющейся   источником   комплектования
государственного   архива   и   не   имеющей  вышестоящей  организации,  не
оформляется.


Приложение 33
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



Форма акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов

Наименование организации                          УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива                               _________________________
АКТ                                                (наименование должности
__________ N ____________                         _________________________
Место составления                                 руководителя организации)
                                                  Подпись       Расшифровка
                                                                подписи
О разделении, объединении дел,                    Дата
включении в дело новых документов

Фонд N ___________________
Название фонда ____________________________________________________________
В ходе ____________________________________________________________________
                                  (вид работы)
произведено  разделение, объединение дел, включение в дело новых документов
(нужное подчеркнуть)

----+------------+--------+-----------+---------+-----------+---------
¦ N ¦            ¦ Номер  ¦Количество ¦  Новые  ¦   Новое   ¦             ¦
¦п/п¦Номер описи ¦  дела  ¦  листов   ¦  шифры  ¦количество ¦ Примечание  ¦
¦   ¦            ¦        ¦           ¦         ¦  листов   ¦             ¦
+---+------------+--------+-----------+---------+-----------+-------------+
¦ 1 ¦     2      ¦   3    ¦     4     ¦    5    ¦     6     ¦      7      ¦
+---+------------+--------+-----------+---------+-----------+-------------+
¦   ¦            ¦        ¦           ¦         ¦           ¦             ¦

В результате количество дел фонда увеличилось (уменьшилось) на ____________
___________________________________________________________________________
                           (цифрами и прописью)

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы                         Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 34
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



 Форма титульного листа книги учета поступлений микрофотокопий страхового
               фонда и фонда пользования на рулонной пленке

                         Наименование организации
                      Наименование архива организации

                  КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ МИКРОФОТОКОПИЙ
                   СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
                            НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ
                               ТОМ N ______

                                                     Начат ________________
                                                     Окончен ______________


Приложение 35
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



   Форма книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда
                      пользования на рулонной пленке

-----------+-----------+--------------+--------------------+-----T-----+----------+-------------------+-----------------------+------
¦  Номер   ¦           ¦  Название,   ¦                    ¦     ¦     ¦Количество¦  Страховой фонд   ¦   Фонд пользования    ¦          ¦
¦ единицы  ¦           ¦ дата, индекс ¦                    ¦     ¦     ¦   дел,   +-------------------+-----------------------+          ¦
¦ хранения ¦           ¦   (номер)    ¦                    ¦     ¦     ¦включенных¦    Количество     ¦      Количество       ¦          ¦
¦   <*>    ¦   Дата    ¦документа, по ¦        Дата        ¦Номер¦Номер¦в единицу +---------+---------+-----------+-----------+Примечание¦
¦ (рулона) ¦поступления¦   которому   ¦микрофотокопирования¦фонда¦описи¦ хранения ¦ единиц  ¦ единиц  ¦  единиц   ¦           ¦          ¦
¦страхового¦           ¦   приняты    ¦                    ¦     ¦     ¦ (рулон)  ¦хранения ¦измерения¦ хранения  ¦экземпляров¦          ¦
¦  фонда   ¦           ¦микрофотокопии¦                    ¦     ¦     ¦страхового¦(рулонов)¦(кадров) ¦ (рулонов) ¦           ¦          ¦
¦          ¦           ¦              ¦                    ¦     ¦     ¦  фонда   ¦         ¦         ¦микрофильма¦           ¦          ¦
+----------+-----------+--------------+--------------------+-----+-----+----------+---------+---------+-----------+-----------+----------+
¦    1     ¦     2     ¦      3       ¦         4          ¦  5  ¦  6  ¦    7     ¦    8    ¦    9    ¦    10     ¦    11     ¦    12    ¦
+----------+-----------+--------------+--------------------+-----+-----+----------+---------+---------+-----------+-----------+----------+
¦          ¦           ¦              ¦                    ¦     ¦     ¦          ¦         ¦         ¦           ¦           ¦          ¦

Итого за _______ год поступило:
страхового фонда _______________________________ единиц хранения (рулонов),
                       (цифрами и прописью)
                 _______________________________ единиц измерения (кадров),
                       (цифрами и прописью)
                 на _____________________________________________ дел;
                               (цифрами и прописью)
фонда пользования ___________________ единиц хранения (рулонов) микрофильма
                  (цифрами и прописью)
                  на __________________________________________ дел.
                               (цифрами и прописью)

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата

     --------------------------------
     <*> Содержание понятий "единица учета" и "единица хранения" идентично.


Приложение 36
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



 Форма титульного листа книги учета поступлений микрофотокопий страхового
                  фонда и фонда пользования на микрофишах

                         Наименование организации
                      Наименование архива организации

                  КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ МИКРОФОТОКОПИЙ
                   СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
                               НА МИКРОФИШАХ
                               ТОМ N ______

                                                     Начат ________________
                                                     Окончен ______________


Приложение 37
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



   Форма книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда
                         пользования на микрофишах

----+-----------+--------------+--------------------+-----T-----+----------+--------------------+-----------+------
¦   ¦           ¦  Название,   ¦                    ¦     ¦     ¦          ¦   Страховой фонд   ¦   Фонд    ¦          ¦
¦   ¦           ¦ дата, индекс ¦                    ¦     ¦     ¦          ¦                    ¦пользования¦          ¦
¦   ¦           ¦   (номер)    ¦                    ¦     ¦     ¦          +--------------------+-----------+          ¦
¦ N ¦   Дата    ¦документа, по ¦        Дата        ¦Номер¦Номер¦Количество¦     Количество     ¦Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦поступления¦   которому   ¦микрофотокопирования¦фонда¦описи¦   дел    +----------+---------+  единиц   ¦          ¦
¦   ¦           ¦   приняты    ¦                    ¦     ¦     ¦          ¦  единиц  ¦ единиц  ¦ хранения  ¦          ¦
¦   ¦           ¦микрофотокопии¦                    ¦     ¦     ¦          ¦ хранения ¦измерения¦ микрофиш  ¦          ¦
¦   ¦           ¦              ¦                    ¦     ¦     ¦          ¦(микрофиш)¦(кадров) ¦           ¦          ¦
+---+-----------+--------------+--------------------+-----+-----+----------+----------+---------+-----------+----------+
¦ 1 ¦     2     ¦      3       ¦         4          ¦  5  ¦  6  ¦    7     ¦    8     ¦    9    ¦    10     ¦    11    ¦
+---+-----------+--------------+--------------------+-----+-----+----------+----------+---------+-----------+----------+
¦   ¦           ¦              ¦                    ¦     ¦     ¦          ¦          ¦         ¦           ¦          ¦

Итого за _______ год поступило:
страхового фонда ______________________________ единиц хранения (микрофиш),
                      (цифрами и прописью)
                 _______________________________ единиц измерения (кадров),
                      (цифрами и прописью)
                 на _______________________________________ дел;
                             (цифрами и прописью)
фонда пользования ________________________________ единиц хранения микрофиш
                        (цифрами и прописью)
                 на ___________________________________ дел.
                            (цифрами и прописью)

Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив)              Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 38
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                  Форма карточки каталожной тематической

                                                            Лицевая сторона

Наименование организации
Наименование архива
КАРТОЧКА КАТАЛОЖНАЯ
(ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ <*>)
ТЕМАТИЧЕСКАЯ

Индекс __________________________ Дата события ____________________________
Рубрика __________________________ Место события __________________________
Подрубрика _______________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

                                                          Оборотная сторона

Название фонда ____________________________________________________________
Фонд N ____________Опись N ______________ Дело N _____________ Лист _______
Язык документа _________________ Способ воспроизведения ___________________

Наименование должности
составителя                                 Подпись     Расшифровка подписи
Дата

     --------------------------------
     <*> Для автоматизированных каталогов.


Приложение 39
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                     Форма карточки каталожной именной

                                                            Лицевая сторона

Наименование организации
Наименование архива
КАРТОЧКА КАТАЛОЖНАЯ
(ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ <*>)
ИМЕННАЯ
Фамилия ______________________         Дата события ______________
Собственное имя _______________        Место события _____________
Отчество ______________________

Содержание: _______________________________________________________________
___________________________________________________________________________

                                                          Оборотная сторона

Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Фонд N ___________ Опись N ____________ Дело N _________ Лист _____________
Язык документа __________________ Способ воспроизведения __________________

Наименование должности
составителя                                 Подпись     Расшифровка подписи
Дата

     --------------------------------
     <*> Для автоматизированных каталогов.


Приложение 40
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



           Форма титульного листа журнала регистрации показаний
  контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности
                                  воздуха

                         Наименование организации
                      Наименование архива организации

                                  ЖУРНАЛ
          регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
               для измерения температуры и влажности воздуха
                               ТОМ N ______

                                                     Начат ________________
                                                     Окончен ______________


Приложение 41
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



 Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для
                 измерения температуры и влажности воздуха

-------+-----------------------------------------------------+----------+------
¦      ¦           Климатические параметры воздуха           ¦          ¦          ¦
¦      +--------------------------+--------------------------+ Подпись  ¦          ¦
¦ Дата ¦     Наружный воздух      ¦    Воздух в хранилище    ¦работника,¦Примечание¦
¦записи+------------+-------------+------------+-------------+сделавшего¦          ¦
¦      ¦температура,¦относительная¦температура,¦относительная¦  запись  ¦          ¦
¦      ¦     °C     ¦влажность, % ¦     °C     ¦влажность, % ¦          ¦          ¦
+------+------------+-------------+------------+-------------+----------+----------+
¦  1   ¦     2      ¦      3      ¦     4      ¦      5      ¦    6     ¦    7     ¦
+------+------------+-------------+------------+-------------+----------+----------+
¦      ¦            ¦             ¦            ¦             ¦          ¦          ¦


Приложение 42
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



          Форма карточки постеллажного топографического указателя

Наименование организации                             Корпус N _____________
Наименование архива                                  Этаж N _______________
                                                     Хранилище N __________

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

Стеллаж N _________________

---------+----------+--------+-----------+---------------+------------
¦        ¦          ¦        ¦           ¦    Дела с     ¦                ¦
¦N шкафа ¦ N полки  ¦N фонда ¦  N описи  ¦  N _________  ¦   Примечание   ¦
¦        ¦          ¦        ¦           ¦по N _________ ¦                ¦
+--------+----------+--------+-----------+---------------+----------------+
¦   1    ¦    2     ¦   3    ¦     4     ¦       5       ¦       6        ¦
+--------+----------+--------+-----------+---------------+----------------+
¦        ¦          ¦        ¦           ¦               ¦                ¦


Приложение 43
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



          Форма карточки постеллажного топографического указателя

Наименование организации                             Корпус N _____________
Наименование архива                                  Этаж N _______________
                                                     Хранилище N __________

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ФОНД N ___________________
Название фонда ____________________________________________________________

----------+---------------+---------+---------+----------+------------
¦         ¦    Дела с     ¦         ¦         ¦          ¦                ¦
¦ Опись N ¦  N _________  ¦Стеллаж N¦ Шкаф N  ¦ Полка N  ¦   Примечание   ¦
¦         ¦по N _________ ¦         ¦         ¦          ¦                ¦
+---------+---------------+---------+---------+----------+----------------+
¦    1    ¦       2       ¦    3    ¦    4    ¦    5     ¦       6        ¦
+---------+---------------+---------+---------+----------+----------------+
¦         ¦               ¦         ¦         ¦          ¦                ¦


Приложение 44
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                        Форма заказа на выдачу дел

Наименование организации                      РАЗРЕШАЮ выдачу дел
Наименование архива                           _____________________________
ЗАКАЗ                                         (наименование должности лица,
__________ N ____________                     _____________________________
                                                разрешившего выдачу дел)
на выдачу дел                                 Подпись           Расшифровка
                                                                подписи
                                              Дата

___________________________________________________________________________
             (фамилия, собственное имя, отчество пользователя)
___________________________________________________________________________
                     (цель выдачи, тема исследования)

------+-----T-----+---------+----------+------------+------------+-------
¦     ¦     ¦     ¦         ¦          ¦            ¦            ¦  Дата и   ¦
¦     ¦     ¦     ¦         ¦          ¦   Дата и   ¦   Дата и   ¦  подпись  ¦
¦Номер¦Номер¦Номер¦Заголовок¦Количество¦  подпись   ¦  подпись   ¦ работника ¦
¦фонда¦описи¦дела ¦  дела   ¦  листов  ¦пользователя¦пользователя¦  архива   ¦
¦     ¦     ¦     ¦         ¦          ¦о получении ¦ о возврате ¦организации¦
¦     ¦     ¦     ¦         ¦          ¦    дела    ¦    дела    ¦ в приеме  ¦
¦     ¦     ¦     ¦         ¦          ¦            ¦            ¦   дела    ¦
+-----+-----+-----+---------+----------+------------+------------+-----------+
¦  1  ¦  2  ¦  3  ¦    4    ¦    5     ¦     6      ¦     7      ¦     8     ¦
+-----+-----+-----+---------+----------+------------+------------+-----------+
¦     ¦     ¦     ¦         ¦          ¦            ¦            ¦           ¦

Наименование должности лица,
сделавшего заказ <*>                        Подпись     Расшифровка подписи

     --------------------------------
     <*>  Наименование  должности  указывается  в  заказах  на  выдачу  дел
работникам организации.


Приложение 45
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



             Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Наименование организации
АКТ
___________ N __________
Место составления
О выдаче дел во временное
пользование
___________________________________________________________________________
               (наименование организации, ее почтовый адрес)
Основание _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела ______________________________________________
___________________________________________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N ________________________________________
                                              (название фонда)
___________________________________________________________________________

----+----------+------+-------------+-----T------------+--------------
¦ N ¦          ¦ Дело ¦  Заголовок  ¦Дата ¦ Количество ¦                  ¦
¦п/п¦ Опись N  ¦  N   ¦    дела     ¦дела ¦  листов в  ¦    Примечание    ¦
¦   ¦          ¦      ¦             ¦     ¦    деле    ¦                  ¦
+---+----------+------+-------------+-----+------------+------------------+
¦ 1 ¦    2     ¦  3   ¦      4      ¦  5  ¦     6      ¦        7         ¦
+---+----------+------+-------------+-----+------------+------------------+
¦   ¦          ¦      ¦             ¦     ¦            ¦                  ¦

Всего выдается _______________________________________________________ дел.
                                (цифрами и прописью)
Срок возвращения __________________________________________________________

     Дела   выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках,  с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
     Получатель  обязуется  не  предоставлять  дел, полученных во временное
пользование,  для  занятий  посторонним  лицам,  не  выдавать по ним копий,
выписок  и  справок,  не  публиковать документы без разрешения организации,
выдавшей дела.
     Получатель  обязуется  вернуть  дела в архив организации в указанный в
акте срок.
     Получатель   предупрежден  об  ответственности  в  случае  утраты  или
повреждения полученных во временное пользование дел.

_______________________________             _______________________________
   (наименование должности                      (наименование должности
        руководителя                                  руководителя
_______________________________             _______________________________
   организации, выдающей дела)                организации - получателя дел)
Подпись     Расшифровка подписи             Подпись     Расшифровка подписи
Дата                                        Дата
Печать организации                          Печать организации

Дела выдал:

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Дела принял:

Наименование должности лица,
принявшего документы                        Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности

Дела сдал:

Наименование должности лица,
сдавшего документы                          Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Дела принял:

Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)                    Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 46
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



  Форма акта выдачи дел во временное пользование для выполнения работ по
                    улучшению физического состояния дел

Наименование организации
АКТ
___________ N __________
Место составления
О выдаче дел во временное
пользование для выполнения работ
по улучшению физического
состояния документов

1. Перечень работ, подлежащих выполнению:
1.1.   Реставрация:   произвести   удаление   пыли,  плесени,  дезинфекцию,
наращивание  частей листов, корешков, укрепление основы и текста, раскрытие
сцементированных листов дел _______________________________________________
                               (нужное подчеркнуть, недостающее вписать)
___________________________________________________________________________
Согласно перечню (прилагается) на ____________________ дел на __________ л.
                                  (цифрами и прописью)        (цифрами)

1.2. Переплет и брошюровка
Согласно перечню (прилагается) на ____________________ дел на __________ л.
                                  (цифрами и прописью)        (цифрами)

2. Состояние документов до обработки. Указываются:
2.1. Вид основы (бумага древесная, тряпичная или др.) _____________________
                                                      (нужное подчеркнуть,
___________________________________________________________________________
                           недостающее вписать)
2.2.  Особенности  переплета, формирования дел (переплет (кожаный или др.),
картонная обложка, книга, альбом и др.) ___________________________________
                                               (нужное подчеркнуть,
___________________________________________________________________________
                           недостающее вписать)
2.3.   Способ  нанесения  текста  и  его  цветность  (печать  типографская,
машинопись, рукопись (чернила, карандаш и др.) и др.) _____________________
                                                      (нужное подчеркнуть,
___________________________________________________________________________
                           недостающее вписать)
2.4. Характер повреждения
основы ____________________________________________________________________
текста ____________________________________________________________________
переплета _________________________________________________________________
3. Особые требования архива организации ___________________________________
___________________________________________________________________________

_______________________________             _______________________________
   (наименование должности                     (наименование должности
         руководителя                                руководителя
_______________________________             _______________________________
  организации, выдающей дела)                организации - получателя дел)
Подпись     Расшифровка подписи             Подпись     Расшифровка подписи
Дата                                        Дата
Печать организации                          Печать организации

Дела выдал:

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Дела принял:

Наименование должности лица,
принявшего документы                        Подпись     Расшифровка подписи
Дата

4.  Отметки  организации  - получателя дел о состоянии документов, принятых
для      выполнения     работ,     категория     сложности     реставрации:
___________________________________________________________________________
5.  Внешние  изменения  документов,  произошедшие  в  результате обработки:
___________________________________________________________________________

Наименование должности
работника организации -
получателя дел                              Подпись     Расшифровка подписи
Дата

6. Оценка произведенных работ: ____________________________________________
___________________________________________________________________________

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Документы в архив организации сдал:

Наименование должности лица,
сдавшего документы                          Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Дела принял:

Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)                    Подпись     Расшифровка подписи
Дата

                  ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ, ПОДЛЕЖАЩИХ ОБРАБОТКЕ <*>

----+-------------+-----------+---------+-------------+---------------
¦N  ¦ Номер фонда ¦Номер описи¦  Номер  ¦ Количество  ¦    Примечание     ¦
¦п/п¦             ¦           ¦  дела   ¦   листов    ¦                   ¦
+---+-------------+-----------+---------+-------------+-------------------+
¦ 1 ¦      2      ¦     3     ¦    4    ¦      5      ¦         6         ¦
+---+-------------+-----------+---------+-------------+-------------------+
¦   ¦             ¦           ¦         ¦             ¦                   ¦

Всего по перечню передано на обработку ______________ дел _______ л.

     --------------------------------
     <*>  Дела,  передаваемые  на обработку, подбираются в пределах фонда и
описи в валовом порядке.


Приложение 47
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



      Форма акта выдачи дел во временное пользование для изготовления
            микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования

Наименование организации
АКТ
___________ N __________
Место составления
О выдаче дел во временное
пользование для изготовления
микрофотокопий страхового
фонда и фонда пользования

Изготовить:
негатив в ___________ экз.
           (цифрами)
контратип в __________ экз.
            (цифрами)
позитив в __________ экз.
          (цифрами)
Согласно перечню (прилагается) на ____________________ дел на __________ л.
                                  (цифрами и прописью)        (цифрами)

_______________________________             _______________________________
   (наименование должности                     (наименование должности
         руководителя                                руководителя
_______________________________             _______________________________
  организации, выдающей дела)                организации - получателя дел)
Подпись     Расшифровка подписи             Подпись     Расшифровка подписи
Дата                                        Дата
Печать организации                          Печать организации

Дела выдал:

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Дела принял:

Наименование должности лица,
принявшего документы                        Подпись     Расшифровка подписи
Дата

              Движение заказа на изготовление микрофотокопий

--------------------------------+-------------------------------------
¦ФОТОГРАФИРОВАНИЕ               ¦Начато _________ оператором _____________¦
¦                               ¦         (дата)               (подпись)  ¦
¦                               ¦Окончено _______ оператором _____________¦
¦                               ¦          (дата)              (подпись)  ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ТЕХНИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ             ¦Негатив изготовлен на пленке ___________ ¦
¦                               ¦Опись N __________ Эмульсия N _______    ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОЯВЛЕНИЕ НЕГАТИВА            ¦_______________________________________  ¦
¦                               ¦             (дата, подпись)             ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОВЕРКА И МОНТАЖ НЕГАТИВА     ¦Негатив годен ___________________________¦
¦                               ¦_______________________________________  ¦
¦                               ¦             (дата, подпись)             ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПЕЧАТЬ ПОЗИТИВА                ¦Отпечатано _______________ копий позитива¦
¦                               ¦_______________________________________  ¦
¦                               ¦             (дата, подпись)             ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОЯВЛЕНИЕ ПОЗИТИВА            ¦_______________________________________  ¦
¦                               ¦             (дата, подпись)             ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОВЕРКА ПОЗИТИВА              ¦Позитив годен __________________________ ¦
¦                               ¦_______________________________________  ¦
¦                               ¦             (дата, подпись)             ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦МОНТАЖ ПОЗИТИВА                ¦_______________________________________  ¦
¦                               ¦             (дата, подпись)             ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦ПРОВЕРКА НЕГАТИВА ПОСЛЕ ПЕЧАТИ ¦Негатив годен __________________________ ¦
¦                               ¦_______________________________________  ¦
¦                               ¦             (дата, подпись)             ¦
¦-------------------------------+------------------------------------------

                           Расход фотоматериалов

Размер кадра ______________________________________________________________
Суммарное количество кадров, в том числе:
кадров 24 x 36 ____________________________________________________________
кадров 18 x 24 ____________________________________________________________
Метраж негатива ___________________________________________________________
Метраж позитива ___________________________________________________________

Наименование должности работника
организации-изготовителя                    Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Документы в количестве _______________________________________________ дел,
                                   (цифрами и прописью)
изготовленные с них микрофотокопии: негативы ________________________ экз.,
                                                    (цифрами)
контратипы _______________ экз., позитивы _________________ экз.
              (цифрами)                       (цифрами)

Передал:

Наименование должности лица,
передавшего документы                       Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Принял:

Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)                    Подпись     Расшифровка подписи
Дата

                          ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ <*>

-------+-----T-----+------+-------+------+------+----------------+---------+------+-------+------
¦Номер ¦     ¦     ¦      ¦       ¦Особые¦      ¦   Количество   ¦         ¦      ¦       ¦          ¦
¦  и   ¦Номер¦Номер¦Коли- ¦ Коли- ¦требо-¦Коли- +-------+--------+Кратность¦Размер¦Подпись¦          ¦
¦назва-¦описи¦дела ¦чество¦чество ¦вания ¦чество¦       ¦        ¦ умень-  ¦кадра ¦опера- ¦Примечание¦
¦ ние  ¦     ¦     ¦листов¦страниц¦архива¦кадров¦роликов¦микрофиш¦  шения  ¦      ¦ тора  ¦          ¦
¦фонда ¦     ¦     ¦      ¦       ¦      ¦      ¦       ¦        ¦         ¦      ¦       ¦          ¦
+------+-----+-----+------+-------+------+------+-------+--------+---------+------+-------+----------+
¦  1   ¦  2  ¦  3  ¦  4   ¦   5   ¦  6   ¦  7   ¦   8   ¦   9    ¦   10    ¦  11  ¦  12   ¦    13    ¦
+------+-----+-----+------+-------+------+------+-------+--------+---------+------+-------+----------+
¦      ¦     ¦     ¦      ¦       ¦      ¦      ¦       ¦        ¦         ¦      ¦       ¦          ¦

     --------------------------------
     <*> Графы 1 - 6 заполняются архивом организации.


Приложение 48
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



           Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища

                         Наименование организации
                            Наименование архива

                                   КНИГА
                        ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА <*>
                      ______________________________
                               (вид выдачи)
                               ТОМ N ______

                                                     Начат ________________
                                                     Окончен ______________

     --------------------------------
     <*>  Если  в  архиве  два  или  более  хранилищ,  то указывается номер
хранилища, в котором ведется книга выдачи дел.


Приложение 49
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                    Форма книги выдачи дел из хранилища

----+------+------+-----T-----+------+------------+--------+----------
¦   ¦      ¦      ¦     ¦     ¦      ¦  Подпись   ¦        ¦Подпись лица, ¦
¦ N ¦ Дата ¦Номер ¦Номер¦Номер¦ Кому ¦   лица,    ¦  Дата  ¦возвратившего ¦
¦п/п¦выдачи¦фонда ¦описи¦дела ¦выдано¦получившего ¦возврата¦     дело     ¦
¦   ¦      ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    дело    ¦        ¦              ¦
+---+------+------+-----+-----+------+------------+--------+--------------+
¦ 1 ¦  2   ¦  3   ¦  4  ¦  5  ¦  6   ¦     7      ¦   8    ¦      9       ¦
+---+------+------+-----+-----+------+------------+--------+--------------+
¦   ¦      ¦      ¦     ¦     ¦      ¦            ¦        ¦              ¦

Итого в ______ году выдано из хранилища ___________________________________
                                               (цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел.

Наименование должности
работника архива организации,
составившего итоговую запись                Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 50
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                   Форма листа использования документов

Наименование организации
Наименование архива

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА

Фонд N ____________           Опись N ___________       Дело N ____________

Заголовок дела ____________________________________________________________

---------------+------------+-------------+---------------+-----------
¦              ¦Кому выдано:¦  Характер   ¦               ¦               ¦
¦              ¦  фамилия,  ¦использования¦    Номера     ¦ Подпись лица, ¦
¦     Дата     ¦ инициалы,  ¦(копирование,¦использованных ¦использовавшего¦
¦использования ¦наименование¦  выписки,   ¦    листов     ¦     дело      ¦
¦              ¦организации ¦ просмотр и  ¦               ¦               ¦
¦              ¦            ¦    др.)     ¦               ¦               ¦
+--------------+------------+-------------+---------------+---------------+
¦      1       ¦     2      ¦      3      ¦       4       ¦       5       ¦
+--------------+------------+-------------+---------------+---------------+
¦              ¦            ¦             ¦               ¦               ¦


Приложение 51
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



                       Форма карты-заместителя дела

                          КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

-------+------+------+-------+-------+-----------+--------+-----------
¦      ¦      ¦      ¦       ¦       ¦  Подпись  ¦        ¦    Подпись    ¦
¦Номер ¦Номер ¦Номер ¦ Кому  ¦ Дата  ¦работника, ¦  Дата  ¦  работника,   ¦
¦фонда ¦описи ¦ дела ¦выдано ¦выдачи ¦ выдавшего ¦возврата¦ подложившего  ¦
¦      ¦      ¦      ¦       ¦       ¦  дело из  ¦        ¦    дело в     ¦
¦      ¦      ¦      ¦       ¦       ¦ хранилища ¦        ¦   хранилище   ¦
+------+------+------+-------+-------+-----------+--------+---------------+
¦  1   ¦  2   ¦  3   ¦   4   ¦   5   ¦     6     ¦   7    ¦       8       ¦
+------+------+------+-------+-------+-----------+--------+---------------+
¦      ¦      ¦      ¦       ¦       ¦           ¦        ¦               ¦


Приложение 52
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



           Форма карточки учета необнаруженных дел (документов)

Наименование организации
Наименование архива
КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
Фонд N ____________________________________________________________________
Название фонда ____________________________________________________________
Опись N ___________________________________________________________________
Название описи ____________________________________________________________
Хранилище N _______________________________________________________________

-------------+------------+-------------+----------+------------------
¦            ¦            ¦             ¦          ¦ Результаты розыска,  ¦
¦ Заголовок  ¦  Крайние   ¦ Количество  ¦Отметка о ¦     наименование     ¦
¦    дела    ¦    даты    ¦   листов    ¦   ходе   ¦ должности, подпись и ¦
¦            ¦            ¦             ¦ розыска  ¦ расшифровка подписи  ¦
¦            ¦            ¦             ¦          ¦лица, внесшего запись ¦
+------------+------------+-------------+----------+----------------------+
¦     1      ¦     2      ¦      3      ¦    4     ¦          5           ¦
+------------+------------+-------------+----------+----------------------+
¦            ¦            ¦             ¦          ¦                      ¦


Приложение 53
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



            Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда

                                                            Лицевая сторона

                         Наименование организации
                            Наименование архива

                          ЛИСТ ПРОВЕРКИ N ______
  наличия и состояния дел фонда N ______________________________________
                                            (название фонда)
  ______________________________________________________________________

  Проверку проводили ___________________________________________________
                        (даты проверки, должности, фамилии, инициалы)
  ______________________________________________________________________

                              1. Наличие дел

-------+----------+--------------+-------------------------+-------------------------+-----------+-----------+-----------+--------------+------
¦      ¦          ¦              ¦ Литерные номера дел, не ¦ Пропущенные номера дел, ¦           ¦           ¦           ¦              ¦          ¦
¦      ¦          ¦              ¦  отраженные в итоговой  ¦не отраженные в итоговой ¦Шифры дел, ¦Номера дел,¦Количество ¦              ¦          ¦
¦      ¦Количество¦    Номера    ¦         записи          ¦         записи          ¦неправильно¦выданных во¦   дел,    ¦  Временные   ¦          ¦
¦Номера¦   дел,   ¦необнаруженных+----------+--------------+----------+--------------+подложенных¦ временное ¦оказавшихся¦    шифры     ¦Примечание¦
¦описей¦числящихся¦     дел      ¦          ¦      не      ¦          ¦      не      ¦ в данный  ¦пользование¦ в наличии ¦необработанных¦          ¦
¦      ¦ по описи ¦              ¦неучтенные¦перечисленные,¦неучтенные¦перечисленные,¦   фонд    ¦    <*>    ¦(описанных)¦     дел      ¦          ¦
¦      ¦          ¦              ¦          ¦но учтенные в ¦          ¦но учтенные в ¦           ¦           ¦           ¦              ¦          ¦
¦      ¦          ¦              ¦          ¦    объеме    ¦          ¦    объеме    ¦           ¦           ¦           ¦              ¦          ¦
+------+----------+--------------+----------+--------------+----------+--------------+-----------+-----------+-----------+--------------+----------+
¦  1   ¦    2     ¦      3       ¦    4     ¦      5       ¦    6     ¦      7       ¦     8     ¦     9     ¦    10     ¦      11      ¦    12    ¦
+------+----------+--------------+----------+--------------+----------+--------------+-----------+-----------+-----------+--------------+----------+
¦      ¦          ¦              ¦          ¦              ¦          ¦              ¦           ¦           ¦           ¦              ¦          ¦

     --------------------------------
     <*>  Указываются  шифры  дел,  выданных  работникам архива, работникам
организации, сторонним организациям.

                                                          Оборотная сторона

                             2. Состояние дел

-------+-------------------------------------------------+------------+-----------+------
¦      ¦              Номера дел, требующих              ¦            ¦Номера дел,¦          ¦
¦      +------------+-----------+---------+--------------+Номера дел, ¦ имеющих в ¦          ¦
¦Номера¦            ¦           ¦переплета¦восстановления¦неисправимо ¦оформлении ¦Примечание¦
¦описей¦дезинфекции,¦реставрации¦    и    ¦  затухающих  ¦поврежденных¦драгоценные¦          ¦
¦      ¦дезинсекции ¦           ¦подшивки ¦   текстов    ¦            ¦  камни и  ¦          ¦
¦      ¦            ¦           ¦         ¦              ¦            ¦  металлы  ¦          ¦
+------+------------+-----------+---------+--------------+------------+-----------+----------+
¦  1   ¦     2      ¦     3     ¦    4    ¦      5       ¦     6      ¦     7     ¦    8     ¦
+------+------------+-----------+---------+--------------+------------+-----------+----------+
¦      ¦            ¦           ¦         ¦              ¦            ¦           ¦          ¦

Итого ________________________________________________________________ дел.
                           (цифрами и прописью)

Наименования должностей
работников, проводивших проверку            Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 54
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



             Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Наименование организации                          УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива                               _________________________
АКТ                                                (наименование должности
__________ N ____________                         _________________________
Место составления                                 руководителя организации)
                                                  Подпись       Расшифровка
                                                                подписи
проверки наличия                                  Дата
и состояния дел фонда

Фонд N __________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
     Проверка проводилась с ____________________ по _______________________
     Проверкой установлено:
1. Числится по описям _________________________________________________ дел
                                      (количество)
2. Не оказалось в наличии _____________________________________________ дел
                                         (количество)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях ___________________________________ дел
                                               (количество)
3.2. не перечисленные, но учтенные в итоговых записях _________________ дел
                                                         (количество)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях ___________________________________ дел
                                               (количество)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях _________________ дел
                                                         (количество)
5. Неправильно подложенных, относящихся к другим фондам _______________ дел
                                                         (количество)
6. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) ____________ дел
                                                           (количество)
Из них:
6.1. выданных во временное пользование ________________________________ дел
                                                 (количество)
6.2. требующих дезинфекции и дезинсекции ______________________________ дел
                                                  (количество)
6.3. требующих реставрации ____________________________________________ дел
                                          (количество)
6.4. требующих переплета и подшивки ___________________________________ дел
                                                (количество)
6.5. требующих восстановления затухающих текстов ______________________ дел
                                                      (количество)
6.6. неисправимо поврежденных _________________________________________ дел
                                          (количество)
7. Имеется не внесенных в описи _______________________________________ дел
                                             (количество)
8.  Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеющихся в
наличии _______________________________________________________________ дел
                               (количество)
Характеристика  состояния  и  условий  хранения.  Отрицательные  явления  в
состоянии и условиях хранения _____________________________________________
___________________________________________________________________________

Проверку проводили:

Наименования должностей работников,
проводивших проверку                        Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 55
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



           Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Наименование организации                          УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива                               _________________________
АКТ                                                (наименование должности
__________ N ____________                         _________________________
Место составления                                 руководителя организации)
                                                  Подпись       Расшифровка
                                                                подписи
О технических ошибках                             Дата
в учетных документах

Фонд N _____________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения ______________________________________________ обнаружены
                                (вид работы)
технические ошибки в записях:

--------------------------+---------------------------+---------------
¦   Название документа    ¦    Существующая запись    ¦ Следует записать  ¦
+-------------------------+---------------------------+-------------------+
¦            1            ¦             2             ¦         3         ¦
+-------------------------+---------------------------+-------------------+
¦                         ¦                           ¦                   ¦

В   результате   количество  дел  в  фонде   увеличилось  (уменьшилось)  на __________
________________________________________________ дел.
             (цифрами и прописью)
Примечание: _______________________________________________________________

Наименование должности
работника архива организации                Подпись     Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы                         Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 56
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



  Форма акта об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, архиву,
                              неучтенных дел

Наименование организации                          УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива                               _________________________
АКТ                                                (наименование должности
__________ N ____________                         _________________________
Место составления                                 руководителя организации)
                                                  Подпись       Расшифровка
                                                                подписи
Об обнаружении дел, не                            Дата
относящихся к данному фонду,
архиву, неучтенных дел

В ходе _______________________________________________________________ было
                               (вид работы)
обнаружено ________________________________________________________________
                     (в фонде, хранилище, рабочем помещении)
___________________________________________________________________________

----+----------+----------+--------+----------+---------------+-------
¦ N ¦Заголовок ¦   Шифр   ¦Крайние ¦Количество¦К какому фонду ¦           ¦
¦п/п¦   дела   ¦  (если   ¦  даты  ¦  листов  ¦   относится   ¦Примечание ¦
¦   ¦          ¦ имеется) ¦        ¦          ¦ (новый шифр)  ¦           ¦
+---+----------+----------+--------+----------+---------------+-----------+
¦ 1 ¦    2     ¦    3     ¦   4    ¦    5     ¦       6       ¦     7     ¦
+---+----------+----------+--------+----------+---------------+-----------+
¦   ¦          ¦          ¦        ¦          ¦               ¦           ¦

Итого обнаружено _____________________________________________________ дел.
                               (цифрами и прописью)

Наименование должности
работника архива организации                Подпись     Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы                         Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 57
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



          Форма акта о неисправимых повреждениях дел (документов)

Наименование организации                          УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива                               _________________________
АКТ                                                (наименование должности
__________ N ____________                         _________________________
Место составления                                 руководителя организации)
                                                  Подпись       Расшифровка
                                                                подписи
О неисправимых                                    Дата
повреждениях дел
(документов)

Фонд N _______________________
Название фонда ____________________________________________________________
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:

----+--------+--------+--------------+---------+----------+-----------
¦ N ¦ Номер  ¦ Номер  ¦  Заголовок   ¦ Крайние ¦Количество¦  Сущность и   ¦
¦п/п¦ описи  ¦  дела  ¦поврежденного ¦  даты   ¦  листов  ¦    причины    ¦
¦   ¦        ¦        ¦     дела     ¦         ¦          ¦  повреждения  ¦
+---+--------+--------+--------------+---------+----------+---------------+
¦ 1 ¦   2    ¦   3    ¦      4       ¦    5    ¦    6     ¦       7       ¦
+---+--------+--------+--------------+---------+----------+---------------+
¦   ¦        ¦        ¦              ¦         ¦          ¦               ¦

Итого ________________________________________________________________ дел.
                           (цифрами и прописью)

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи

Перечисленные документы подлежат списанию ввиду ___________________________
                                                    (причина списания)
___________________________________________________________________________

     Эксперты:

Наименования должностей                  Подписи       Расшифровка подписей

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы                         Подпись     Расшифровка подписи
Дата


Приложение 58
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



Форма акта о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны

Наименование организации                          УТВЕРЖДАЮ
Наименование архива                               _________________________
АКТ                                                (наименование должности
__________ N ____________                         _________________________
Место составления                                 руководителя организации)
                                                  Подпись       Расшифровка
                                                                подписи
О необнаружении дел                               Дата
(документов), пути розыска
которых исчерпаны

Фонд N ____________________________________________________________________
Название фонда ____________________________________________________________
В результате ______________________________________________________________
                                     (вид работы)
установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом
меры  по  розыску  дел  положительных  результатов  не  дали, в связи с чем
считаем возможным снять с учета:

---------+-------+--------------+----------+----------+---------------
¦        ¦       ¦              ¦   Дата   ¦Количество¦                   ¦
¦Опись N ¦Дело N ¦Заголовок дела¦ (крайние ¦  листов  ¦Причины отсутствия ¦
¦        ¦       ¦              ¦даты) дела¦          ¦                   ¦
+--------+-------+--------------+----------+----------+-------------------+
¦   1    ¦   2   ¦      3       ¦    4     ¦    5     ¦         6         ¦
+--------+-------+--------------+----------+----------+-------------------+
¦        ¦       ¦              ¦          ¦          ¦                   ¦

Итого ________________________________________________________________ дел.
                           (цифрами и прописью)
Содержание  утраченных документов может быть частично восполнено следующими
делами: ___________________________________________________________________

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)             Подпись     Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                        СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол заседания ЦЭК (ЭК)        Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)
___________________________        ________________________________________
(наименование организации)          (наименование государственного архива,
____________ N ____________        ________________________________________
                                   структурного подразделения по архивам и
                                   ________________________________________
                                          делопроизводству областного
                                               исполнительного
                                   ________________________________________
                                     комитета или вышестоящей организации)
                                   _____________ N ______________________

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы                         Подпись     Расшифровка подписи
Дата

     --------------------------------
     <*>   В   организации,   не   являющейся   источником   комплектования
государственного   архива   и   не   имеющей  вышестоящую  организацию,  не
оформляется.


Приложение 59
к Правилам работы архивов
государственных органов
и иных организаций



    Форма акта приема-передачи страховых копий в государственный архив

УТВЕРЖДАЮ                                    УТВЕРЖДАЮ
____________________________                 ______________________________

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 |



Archive documents
Папярэдні | Наступны
Новости законодательства

Новости Спецпроекта "Тюрьма"

Новости сайта
Новости Беларуси

Полезные ресурсы

Счетчики
Rambler's Top100
TopList