ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 "Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Стр. 3

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 |

В разделе "Учет описанных документов" отражаются сведения о поступлении и выбытии документов по каждой описи дел фонда.

При поступлении документов указываются дата записи, номер сводной описи дел, в которую включены поступившие документы, крайние даты дел, включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), название сводной описи и аннотация документов, количество поступивших дел.

Для объединенного архивного фонда, имеющего обобщенное название, наименования всех организаций-фондообразователей, из документов которых он создан, перечисляются в графе "Название описи дел и аннотация документов" раздела "Учет описанных документов".

При выбытии документов указывается дата записи, номер сводной описи дел, название, дата и номер документа, на основании которого выбыли документы, в соответствии с пунктом 221 настоящих Правил, количество выбывших дел, в том числе отдельно - количество выбывших дел, включенных в сводные описи, утвержденные ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

Для фиксации наличия (остатка) дел после внесения сведений о поступлении и выбытии документов в лист фонда подсчитывается их общее количество по каждой сводной описи и по фонду в целом.

В случаях, когда в листе фонда не остается места для очередной записи, заводится лист-продолжение, в верхнем правом углу которого указывается: "Продолжение. Ф. ... Л. 2". В нижней части заполненного листа фонда делается запись: "См. продолжение, л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда. Лист фонда и его продолжения нумеруются отдельно по каждому фонду.

Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом в правом верхнем углу старого и нового листов фонда делается запись "Лист пересоставлен", указываются дата пересоставления, наименование должности и подпись работника, пересоставившего лист. Старый лист фонда помещается в дело фонда.

Листы фондов и их продолжения не подшиваются, хранятся в папке с клапанами в порядке номеров фондов. Если листы хранятся в нескольких папках, то папки нумеруются в валовом порядке. К каждой папке составляется лист-заверитель с указанием начального и конечного номеров листов фондов и общего количества фондов, листы которых включены в данную папку.

Например:

В папке хранятся листы фондов с N 1 по N 5, всего 5 (пять) фондов

217. Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Поединичный учет дел в описи осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера, а суммарный - составлением итоговой записи к описи в соответствии с требованиями пунктов 91, 117 - 119, 135 настоящих Правил.

Описи дел структурных подразделений являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел. Описи дел структурных подразделений хранятся в деле фонда. После утверждения годового раздела сводной описи дел соответствующие описи дел структурных подразделений уничтожаются в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений организации, являющейся источником комплектования государственного архива, хранятся в деле фонда до передачи документов за эти годы на хранение в государственный архив.

Каждое изменение объема дел в годовом разделе сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в итоговой записи к годовому разделу сводной описи в соответствии с требованиями пунктов 118, 119 настоящих Правил.

Законченная сводная опись, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам. Каждое изменение объема дел в законченной сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в общей итоговой записи к законченной сводной описи дел.

Например:

Дела с N 112 по N 116 исключены из описи. Основание: акт от 12.03.2012 N 3 "О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны".

В опись внесено 1023 (одна тысяча двадцать три) дела с N 1 по N 1027, в том числе:

литерные номера: 75а, 75б

пропущенные номера: 544

выбывшие номера: 112 - 116

Наименование должности работника
архива организации, внесшего запись       Подпись      Расшифровка подписи
14.03.2012

Наименование должности
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив)           Подпись      Расшифровка подписи
14.03.2012

При выбытии всех дел законченной сводной описи, ее номер другим описям не присваивается.

При переработке законченной сводной описи составляется переводная таблица шифров дел. Старая опись после ее пересоставления сохраняется и учитывается по новой описи на правах дела и помещается в конце новой описи за последним номером под своим заголовком с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N ___".

Номер сводной описи (годовому разделу сводной описи дел) присваивается по листу фонда. Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу присваиваются в пределах каждого вида описи отдельно. Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения и сводным описям дел (годовым разделам сводных описей) по личному составу присваиваются с учетом требований пунктов 154 и 164 настоящих Правил.

218. Для поединичного и суммарного учета сводных описей в архиве организации ведется реестр описей дел по форме согласно приложениям 24, 25 к настоящим Правилам.

Каждой сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, кроме номера описи по листу фонда, присваивается номер по реестру описей, который проставляется в верхнем левом углу обложки описи.

При выбытии всех дел описи ее номер по реестру описей другим описям дел не присваивается, а в графе "Отметка о выбытии" указывается дата выбытия и основание выбытия.

На 1 января каждого года к реестру описей составляется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение года описей и общее количество описей, учитываемых по реестру описей.

219. Номенклатура дел организации является учетным документом для поединичного учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, сформированных в делопроизводстве организации и подлежащих передаче на хранение в архив организации.

Номенклатура дел организации является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения, поступивших в архив организации. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации.

Для суммарного учета дел всех категорий к ней составляется итоговая запись в соответствии с требованиями пункта 41 настоящих Правил.

220. Карточка фонда составляется в архиве организации и представляется в республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела делопроизводства для формирования Государственного фондового каталога Национального архивного фонда в случаях и в порядке, установленных законодательством Республики Беларусь.

221. Основанием для внесения изменений в учетные документы архива организации являются:

акт приема-передачи документов и дел на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования такого архива), иной организации согласно приложению 31 к настоящим Правилам;

акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, согласно приложению 14 к настоящим Правилам;

акт об отсутствии дел согласно приложению 15 к настоящим Правилам;

акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 58 к настоящим Правилам;

акт о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 57 к настоящим Правилам;

акт о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 55 к настоящим Правилам;

акт о создании объединенного архивного фонда согласно приложению 32 к настоящим Правилам;

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 33 к настоящим Правилам;

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных дел согласно приложению 56 к настоящим Правилам.

После внесения изменений в учетные документы в актах делается отметка "Изменения в учетные документы внесены", ставится подпись работника, внесшего изменения, и дата. Акты помещаются в дело фонда, формируемое в соответствии с требованиями главы 23 настоящих Правил, и нумеруются по видам в пределах каждого фонда в валовом порядке.

ГЛАВА 23 ДЕЛО ФОНДА

222. На каждый архивный фонд (архивную коллекцию), хранящуюся в архиве организации, ведется дело фонда.

В дело фонда включаются документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, его истории: историко-архивная справка или предисловие, методические пособия по обработке документов фонда, описи дел структурных подразделений организации до составления и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи), старые листы фондов после их пересоставления, акты и листы проверки наличия и состояния дел, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в соответствии с пунктом 221 настоящих Правил.

Документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации (список фондов, лист фонда, опись дел).

223. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности.

Все листы документов, включенных в дело фонда, нумеруются.

На документы дела фонда составляются внутренняя опись и заверительная надпись. По мере включения в дело фонда новых документов внутренняя опись и заверительная надпись дополняются.

224. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в архиве организации в порядке возрастания номеров фондов.

ГЛАВА 24 УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

225. В архиве организации могут проводиться работы по отнесению хранящихся в нем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь к категории особо ценных или уникальных документов.

Отнесение документов к категории особо ценных или уникальных осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

226. На выявленные особо ценные документы создаются страховой фонд и фонд пользования в соответствии с требованиями главы 40 настоящих Правил.

227. Особо ценные документы подлежат специальному учету. Учет особо ценных дел ведется:

по списку фондов, содержащих особо ценные дела;

по описям особо ценных дел;

по реестрам описей особо ценных дел.

Во всех учетных формах особо ценных дел сохраняются прежние архивные шифры.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива организации. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.

Опись особо ценных документов составляется на дела одной или нескольких описей каждого отдельного фонда в необходимом для архива организации количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. К ней составляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии. Сведения о копировании особо ценных дел в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи по мере проведения их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных дел, включенных в опись. По завершении копирования всех дел данной описи в итоговой записи указывается: "Все дела по данной описи микрофотокопированы", дата, должность, подпись.

Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел, оформляемых в соответствии с требованиями пункта 218 настоящих Правил. В реестре описей особо ценных дел отражаются сведения о порядковых номерах записей, номерах фондов и описей, количестве дел и листов, количестве экземпляров описей. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество особо ценных описей, дел.

228. В учетных документах, на обложках особо ценных дел, на ярлыках коробок и связок, в топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные документы, проставляется буквенный индекс "ОЦ".

ГЛАВА 25 УЧЕТ МИКРОФОТОКОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

229. Учет микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и микрофишах, отснятых с документов на бумажной основе, ведется раздельно.

Учет ведется по книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, описям микрофотокопий страхового фонда.

Учет поступления микрофотокопий осуществляется на основании заказов на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на хранение в архив организации в книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложениям 34, 35 к настоящим Правилам и (или) в книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложениям 36, 37 к настоящим Правилам.

К книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись о количестве поступивших за год страховых копий.

Описи микрофотокопий страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых передается в специальное хранилище. Второй экземпляр описи микрофотокопий страхового фонда является в архиве организации контрольным, третий - рабочим.

По мере копирования документов и передачи микрофотокопий в специальное хранилище к описям микрофотокопий страхового фонда составляются новые итоговые записи с указанием включенных в них дел страхового фонда, скопированных дел и отснятых кадров.

В сводных описях в графе "Примечание" напротив заголовков скопированных дел проставляется буквенный индекс "СФ". Если скопированы все дела, включенные в опись, индекс "СФ" проставляется только на обложке и титульном листе описи.

Объем страхового фонда в разрезе сводных описей отражается в листе фонда. Общий объем страхового фонда и фонда пользования указывается в паспорте архивохранилища.

230. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма, за единицу измерения страхового фонда - кадр микрофильма.

Каждая единица хранения страхового фонда вносится в валовом порядке в книгу учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (независимо от фондовой принадлежности) с присвоением ей учетного номера.

На все микрофотокопии страхового фонда вне зависимости от фондовой принадлежности составляется опись микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке.

Архивный шифр единицы хранения страхового фонда включает наименование архива организации <*>, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением буквенного индекса "СФ".

Архивный шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на этикетке верхней крышки коробки, в которой хранится копия, а также на боковых стенках.

В качестве вспомогательной формы учета микрофотокопий страхового фонда архив организации может вести лист (карточку) учета микрофотокопий по каждому фонду, документы которого копировались.

--------------------------------

<*> В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, не оформляется.

231. За единицу учета страхового фонда на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, изготовленный из химически инертной бумаги. Съемка нескольких дел на одну микрофишу не допускается.

За единицу хранения страхового фонда на микрофишах принимается микрофиша, за единицу измерения - кадр.

В книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.

Описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, на одну или несколько архивных описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда на микрофишах является учетный номер отснятого дела.

В каждом конверте размещается одна единица учета страхового фонда на микрофишах. Архивным шифром единицы учета соответственно является архивный шифр отснятого дела, который проставляется в верхнем правом углу конверта.

В левом углу конверта проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений с добавлением буквенных индексов "СФ" - для страхового фонда и "П" (позитив), "Д" (диазокопия) - для фонда пользования.

Конверты с микрофишами размещаются в специальных ящиках в порядке номеров фондов, описей, дел.

РАЗДЕЛ VIII НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 26 СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТЫ

232. Система научно-справочного аппарата (далее - НСА) архива организации представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС) о составе, содержании и местонахождении архивных фондов и (или) архивных документов.

Система НСА архива организации создается в целях оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащейся в них информации.

Система НСА архива организации разрабатывается на единой научно-методической основе с учетом принципов преемственности с учетно-справочным аппаратом, создаваемым в делопроизводстве организации, и совместимости с системой НСА государственного архива, источником комплектования которого является организация.

233. Элементами системы НСА архива организации являются описи дел, номенклатуры дел (для документов временного (до 10 лет) хранения), списки фондов, архивные каталоги, архивные картотеки, указатели, обзоры архивных документов и АИПС, выполняющие функции этих архивных справочников.

Выбор состава архивных справочников и АИПС в архиве организации определяется видом архива, количеством хранящихся в нем фондов, составом и содержанием архивных документов, характером и задачами поиска документов, интенсивностью их использования.

ГЛАВА 27 СВОДНЫЕ ОПИСИ ДЕЛ И НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

234. Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) являются обязательными элементами системы НСА архива организации.

В архиве организации сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) составляются при поступлении документов из структурных подразделений и в процессе усовершенствования или переработки сводных описей. Виды и содержание описей дел, порядок их составления и оформления определяются в соответствии с требованиями глав 11, 14 - 17 настоящих Правил.

На основании сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) в архиве организации разрабатываются все иные виды архивных справочников и АИПС. При их разработке используются поисковые данные, закрепленные описью дел: номера фонда, описи, дела, листов дел (при необходимости).

235. Номенклатуры дел организации используются в архиве организации для определения, состава, содержания и местонахождения документов временного (до 10 лет) хранения в случае их передачи в архив организации в соответствии с требованиями пункта 98 настоящих Правил.

При необходимости создания архивных справочников и (или) АИПС к документам временного (до 10 лет) хранения используются сформированные в делопроизводстве справочные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими в архиве организации описи.

ГЛАВА 28 АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ И АРХИВНЫЕ КАРТОТЕКИ

236. Архивный каталог (архивная картотека) - это архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о содержании документов архива, расположенные в соответствии с принятой в нем схемой классификации документной информации.

Архивные каталоги (архивные картотеки) создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, научно-техническая документация и т.д.).

Необходимость создания архивных каталогов (архивных картотек) и выбор их видов определяются потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива.

237. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению архивных каталогов (архивных картотек) называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архиве организации может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

238. Архивные картотеки могут полностью создаваться в архиве организации, или их основой могут служить справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в архив организации вместе с документами.

При построении архивных картотек на основе справочных картотек, сформированных в делопроизводстве организации, производится их обработка, которая включает: отбор карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на карточку поисковых данных о деле или документе, на которые составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в соответствии с принятой схемой систематизации.

239. В зависимости от задач по использованию документов и содержания документов архива организации могут создаваться предметные, тематические и другие картотеки.

240. В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметной картотеки являются именная (по личному составу), географическая и другие.

Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о периоде работы (трудовом стаже), размере заработной платы и других сведений социально-правового характера. Карточки содержат информацию: фамилию, собственное имя, отчество работника; ссылки на номера фонда, описи, дел, листов, в которых имеются сведения о работнике. Карточки систематизируются по фамилиям в алфавитном порядке, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту собственных имен, отчеств.

В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

241. В тематической картотеке карточки группируются внутри тем (в соответствии с содержанием документов или направлением деятельности, к которой относятся документы).

Разновидностями тематической картотеки являются картотека по истории организаций и картотека названий фондов.

Картотека по истории организаций создается, как правило, в архиве организации, имеющем большую сеть источников комплектования. Она содержит информацию о создании, реорганизации, ликвидации организаций, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, передающих документы в данный архив, со ссылками на соответствующие правовые акты, явившиеся основанием для их создания, реорганизации, ликвидации.

Картотека названий фондов создается, как правило, в архиве организации, хранящем значительное количество фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

242. Несколько архивных картотек одного вида могут объединяться в архивный каталог.

243. Архивные каталоги могут полностью создаваться в архиве организации или их основой могут служить архивные картотеки.

При создании архивных каталогов используются каталожные карточки согласно приложениям 38, 39 к настоящим Правилам.

244. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

245. В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и направлениям деятельности общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями.

Систематические каталоги строятся на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов.

К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.

246. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.

Самостоятельный тематический каталог создается в архиве организации в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

Разновидностями тематического каталога являются каталоги по истории организаций, по истории административно-территориального деления и др.

В каталоге по истории организаций документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности (подчиненности), а далее - по типам организаций в алфавитном порядке.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по видам административно-территориальных единиц в алфавитном порядке.

247. В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметного каталога являются именной, географический и другие.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.

248. Объектом описания в каталоге, картотеке может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию по нескольким вопросам. Каждый документ или его часть описывается на отдельной карточке.

Поединичный прием описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Заголовок дела вносится на одну карточку.

Групповым способом описываются однотипные дела или группа документов одного дела по одному вопросу (предмету). На них составляется одна карточка.

ГЛАВА 29 УКАЗАТЕЛИ

249. Указатель - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень предметных понятий, сведения о которых содержатся в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут разрабатываться в качестве самостоятельных архивных справочников (архивный указатель) либо являться частью других элементов системы НСА архива организации (указатели к описям дел, каталогам, обзорам архивных документов).

250. Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

В архиве организации указатели составляются, как правило, к описям дел. Указатели к описям дел составляются, если фонд имеет сложную структуру, описи содержат большое количество дел, а документы - многостороннюю информацию.

251. Указатели могут быть глухими (содержат предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (содержат предметные понятия с пояснениями и их поисковые данные).

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой (не имеет подрубрик) и сложной (имеет подрубрику или определение понятия).

252. Указатели могут составляться к делам или документам одной описи, нескольких описей фонда, всего фонда (пофондовый указатель), нескольких фондов (межфондовый указатель).

Поисковые данные указателя к делам одной описи включают номера дел, к делам нескольких описей фонда - номера описей и дел, к делам нескольких фондов - номера фондов, описей и дел.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда содержат номера описей, дел, листов дел, к документам нескольких фондов - номера фондов, описей дел, дел, листов дел.

253. Основными видами указателей являются предметный и хронологический.

Предметный указатель может быть общим и специальным. Общий предметный указатель включает разнородные предметные понятия различного характера, специальный - однородные предметные понятия. Общий предметный указатель по структуре рубрик может быть только глухим, специальный - глухим или аннотированным. Связь между близкими понятиями в предметном указателе осуществляется путем применения общих ("см.") и частных ("см. также") ссылок (отсылок).

Разновидностями предметного указателя являются тематический, именной, географический.

В тематическом указателе предметные понятия располагаются в алфавитном порядке, названия рубрик указываются в именительном падеже.

Например:

Аварии на производстве - дд. 118, 320

Медицинское обслуживание на предприятии - дд. 38, 39, 114

Служба охраны труда - дд. 19, 34, 103

Состояние охраны труда и техники безопасности - дд. 24, 50, 96

Спецодежда - дд. 62, 221

Условия труда - дд. 21, 48, 94

Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, собственные имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, биографические справки). Именной указатель может быть глухим или аннотированным.

Например:

Горбачев Г.Л. - дд. 8, 12, 44

Жумарь С.В. - дд. 9, 14, 47

или

Горбачев Геннадий Леонидович - дд. 8, 12, 44

Жумарь Сергей Владимирович - дд. 9, 14, 47

или

Горбачев Геннадий Леонидович, заведующий отделом автоматизированных архивных технологий Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела - дд. 8, 12, 44

Жумарь Сергей Владимирович, заместитель директора по научной работе Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела - дд. 9, 14, 47

Географический указатель строится по алфавитному признаку и включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.

Например:

Борисов, г. - дд. 5, 13, 99

Боровая, дер. - д. 64

Логойск, г. - дд. 5, 13, 72

Орша, г. - дд. 11, 54

Острошицкий городок, п.г.т. - д. 84

или

Борисов, г. Минской обл. - дд. 5, 13, 99

Боровая, дер., Минского р-на Минской обл. - д. 64

Логойск, г. Минской обл. - дд. 5, 13, 72

Орша, г. Витебской обл. - дд. 11, 54

Острошицкий городок, п.г.т. Минского р-на Минской обл. - д. 84

Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации в том виде, в каком они названы в заголовках дел или в архивных документах.

Например:

Витебщина - дд. 15, 44

Полесье - дд. 15, 37, 52

Приграничные регионы - дд. 17, 54, 79

Центральный регион - д. 80

Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов. Указатель составляется глухим.

Например:

2005 г. - оп. 1, дд. 3, 5, 17 - 21

2006 г. - оп. 2, дд. 1 - 9

ГЛАВА 30 ОБЗОРЫ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

254. Обзор архивных документов (далее - обзор) - архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа.

Видами обзоров являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

255. Обзоры строятся по структурной, отраслевой, тематической или хронологической схемам.

Обзор состоит из аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата.

256. Аннотации могут быть групповыми или индивидуальными.

Основой обзора являются групповые аннотации. В групповых аннотациях излагается краткое содержание групп дел, указываются основные разновидности включенных в них документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность и поисковые данные.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значительных документов.

В обзоре фонда и тематическом обзоре, содержащем сведения о составе и содержании документов одного фонда, поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел. В тематическом обзоре, содержащем сведения о составе и содержании архивных документов нескольких фондов, поисковые данные дополняются номерами этих фондов.

257. В состав справочного аппарата обзора фонда входят титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. В состав справочного аппарата тематического обзора, содержащего сведения о составе и содержании архивных документов нескольких фондов, дополнительно включается список фондов, информация о которых включена в обзор.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составу справочного аппарата.

ГЛАВА 31 ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА К ФОНДУ

258. Историко-архивная справка - документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им.

Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с составлением первого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения в ходе научно-технической обработки дел фонда и вместе с указанным разделом описи представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.

259. В заголовке историко-архивной справки указывается полное наименование организации в родительном падеже, хронологические рамки справки, номер фонда (если имеется).

При составлении историко-архивной справки ко второму и последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после названия в скобках помещается слово "продолжение" и указывается год, за который она составлена.

Например:

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА (продолжение)

к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2009 год

Фонд N 326

260. Историко-архивная справка состоит из двух частей: исторической и архивной.

261. В первой части историко-архивной справки раскрывается история организации. В ней в хронологической последовательности указываются следующие сведения:

дата создания организации (со ссылкой на соответствующие правовые акты);

подчиненность, задачи, функции, направления деятельности организации в соответствии с ее уставом или положением о ней, их изменения;

структура организации и сеть подчиненных (входящих в состав, систему) организаций на момент создания;

изменения в структуре организации (создание, реорганизация, переименование, ликвидация структурных подразделений, в деятельности которых образовались документы постоянного хранения, включенные в опись) с указанием дат и ссылками на правовые акты;

реорганизация организации, изменения сети подчиненных (входящих в состав, систему) организаций с указанием дат и ссылками на правовые акты;

причина, основание и дата ликвидации организации со ссылкой на правовой акт; указание нового места хранения дел постоянного хранения и по личному составу.

262. Если организация имеет сложную структуру, в историко-архивной справке дается общая характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным частям. Сведения о структуре организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде списка структурных подразделений и (или) подчиненных (входящих в состав, систему) организаций по состоянию на определенную дату.

263. При составлении исторической части историко-архивной справки используются правовые акты о создании, реорганизации, переименовании, ликвидации организации, устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, иные правовые акты, учетные, финансовые и прочие документы, справочная литература.

В историко-архивной справке обязательны ссылки на источники опубликования правовых актов, архивные документы (с указанием номеров фонда, описи, дела, листов), использованные при составлении историко-архивной справки. Ссылки помещаются в нижней части соответствующего листа под основным текстом.

264. Во второй части историко-архивной справки раскрывается история фонда и дается характеристика его состояния. В ней указываются следующие сведения:

время поступления документов фонда в архив организации и место их прежнего хранения;

наличие других сводных описей дел фонда (указываются их хронологические рамки, количество дел, наличие справочного аппарата);

перечень структурных подразделений, документы которых включены (не включены) в сводную опись;

принципы построения сводной описи;

краткая аннотация состава и содержания дел, включенных в опись (перечисление наиболее типичных групп дел по их содержанию, видам и разновидностям документов);

особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда, делах, сформированных из документов за два года или более лет, и т.д.);

полнота состава дел, включенных в сводную опись, причины отсутствия тех или иных документов и дел;

изменения в составе и объеме фонда, причины изменений;

сведения о документах организации (в том числе по личному составу), хранящихся в составе других фондов, о месте их хранения;

особенности формирования, систематизации и хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота состава указанных дел и включенных в них документов;

сведения о выделении документов временного хранения с отметкой "ЭПК" к уничтожению;

особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное);

сведения о научно-справочном аппарате к фонду.

265. Сведения по истории организации, ее фонда, характеристика состояния фонда, отраженные в историко-архивной справке, составленной к первому годовому разделу, в продолжениях историко-архивной справки излагаются только при наличии соответствующих изменений (подчиненности, задач, функций и т.д.).

266. Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) подписывается составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления.

Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров годовых разделов сводной описи, установленных пунктом 128 настоящих Правил.

Если организация является источником комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, историко-архивная справка (продолжение историко-архивной справки) передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации одновременно с годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения.

267. К законченной описи дел постоянного хранения составляется единая историко-архивная справка, в которую включаются все сведения, содержащиеся в историко-архивной справке и ее продолжениях, составленных к годовым разделам сводной описи. Хронологические рамки, отражаемые в заголовке такой историко-архивной справки, должны соответствовать крайним датам дел, включенным в законченную опись дел постоянного хранения.

Например:

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА

к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2005 - 2009 гг.

Фонд N 326

К первому годовому разделу новой сводной описи составляется новая историко-архивная справка.

Например:

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА

к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2010 год

Фонд N 326

268. Историко-архивная справка к законченной описи составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров законченной описи дел, и подшивается (переплетается) вместе с ними в соответствии с требованиями пункта 145 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ IX ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 32 СИСТЕМА МЕР ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

269. Обеспечение сохранности документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.

270. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

строительством, реконструкцией и ремонтом заданий и (или) помещений архива;

оборудованием рабочих помещений и хранилищ архива средствами пожаротушения, охраны и сигнализации, применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).

271. Под организацией хранения документов понимается система проводимых в архиве мероприятий, обеспечивающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

ГЛАВА 33 ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

272. В зависимости от объема и состава хранящихся дел архиву организации предоставляются отдельные здания или помещения, специально построенные или приспособленные для хранения документов.

Специальные помещения для архива организации должны предусматриваться при строительстве административных зданий.

При отсутствии специальных зданий или помещений для архива организации выделяются приспособленные здания или помещения в административном здании организации.

273. Размещение архива организации в приспособленных зданиях производится после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости, долговечность и прочность строительных конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем зданий или отдельных помещений, предназначенных для архива. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, деревянных, сырых и неотапливаемых зданий или помещений, с печным отоплением, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям и не имеющих естественной вентиляции воздуха.

274. Размещение архива в приспособленных помещениях в административном здании организации производится после проверки их соответствия установленным требованиям. Проверка проводится комиссией, создаваемой руководителем организации. В состав комиссии могут включаться представители архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По результатам проверки составляется акт, утверждаемый руководителем организации.

В дальнейшем проверки проводятся по требованию руководителя архива организации (лица, ответственного за архив), но не реже одного раза в пять лет.

275. Запрещается размещение архива организации в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

276. Основными помещениями архива организации являются:

помещения для хранения документов (хранилища);

помещения для работников архива организации (рабочие кабинеты);

помещения для приема, акклиматизации, обеспыливания и временного хранения документов;

помещения для работы пользователей (читальный зал).

277. Хранилища архива должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, быть гарантированы от затопления и иметь запасной выход.

В хранилищах не должно быть труб газо- и водоснабжения, канализации. Материалы покрытия стен, потолков, полов, внутренней арматуры не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

278. В помещениях хранилищ не допускается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать электронагревательные приборы, хранить легковоспламеняющиеся вещества, взрывоопасные предметы и продукты питания, курить.

279. Требования к электро- и противопожарному оборудованию помещений архива организации устанавливаются в соответствии с Правилами пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов ППБ 2.18-2003, утвержденными приказом Главного государственного инспектора Республики Беларусь по пожарному надзору от 21 октября 2003 г. N 187.

ГЛАВА 34 ТРЕБОВАНИЯ К РЕЖИМАМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

280. Соблюдение температурно-влажностного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия температуры и влаги.

281. Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе должен соответствовать следующим требованиям:

в помещениях с регулируемым климатом (оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%;

в помещениях с нерегулируемым климатом (не оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 14 - 20 °C, относительная влажность воздуха 45 - 60%.

Резкие колебания температуры и влажности в помещениях хранилищ не допускаются.

282. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатического режима хранения на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха.

283. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха (температура воздуха и относительная влажность) в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю; при нарушении режима хранения - один раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности согласно приложениям 40, 41 к настоящим Правилам.

284. Номенклатура контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров, электронных термогигрометров), порядок измерения и регистрации параметров определяются действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище на одном щитке в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

285. Соблюдение светового режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия солнечного света.

286. Не допускается освещение документов в хранилищах прямым солнечным светом. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в переплетах, коробках, папках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, применением на окнах светозащитного оборудования

При размещении хранилищ в проектируемых и приспособленных зданиях предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон.

287. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

288. Защита документов от прямого воздействия солнечного света должна осуществляться во всех помещениях архива организации при любых видах работы с ними.

289. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

290. В хранилищах производится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами средств хранения (стеллажей, шкафов, коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают 2%-ми водными растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина) или 5%-м водным раствором катамина АБ.

291. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Периодичность проветривания хранилищ определяется с учетом показаний влажности наружного и внутреннего воздуха.

Открывающиеся в теплое время года окна помещений архива организации, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

292. Для своевременного обнаружения насекомых, грызунов, плесени не реже двух раз в год, как правило, в начале и по окончании отопительного сезона, документы (выборочно) и хранилища подвергают обследованию.

При обнаружении в хранилищах насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение проводит служба санитарно-эпидемиологического надзора.

Пораженные насекомыми документы изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного количества документов проводится дезинсекция всего хранилища.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, они изолируются и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, шкафы, коробки протираются водными растворами антисептиков повышенной концентрации и просушиваются. При плесневении стен, потолков, полов принимаются безотлагательные меры по устранению причин и последствий плесневения с привлечением представителей специализированных служб.

293. Соблюдение охранного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от хищений и утрат.

Охранный режим обеспечивается оборудованием здания и (или) помещений архива организации средствами охранной сигнализации и организацией поста охраны (при необходимости), опечатыванием помещений, соблюдением порядка доступа в хранилище.

294. Наружные двери хранилища должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна хранилищ устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки.

В нерабочее время помещения архива организации опечатываются и пломбируются. В рабочее время хранилища должны быть закрыты на ключ.

295. Помещения для работников архива организации и помещения для работы пользователей должны быть изолированы от хранилищ.

296. Право доступа в хранилище имеет только руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив). В архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, право доступа в хранилище имеет только заведующий данным архивохранилищем.

Иные лица допускаются в хранилища только с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) и в присутствии работника архива организации (хранилища).

ГЛАВА 35 ТРЕБОВАНИЯ К ОБОРУДОВАНИЮ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

297. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Применение передвижных металлических стеллажей допускается только в хранилищах с регулируемым климатом.

Для хранения секретных, особо ценных дел, учетных документов архива организации используются сейфы или металлические шкафы.

Выбор конструкции оборудования для хранения документов особого формата определяется размерами и особенностями этих документов. Для хранения чертежей, калек и картографических документов и материалов, как правило, используется оборудование закрытого типа - шкафы с выдвижными ящиками и вертикальные подвесные системы, в которых хранение документов осуществляется в развернутом виде или в папках.

298. В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

В хранилищах без окон стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения.

Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

299. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние между стеллажами - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 50 см;

расстояние между полками по высоте - не менее 40 см;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см.

ГЛАВА 36 ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

300. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и оперативный поиск.

Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

301. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.

Обособленному хранению подлежат документы: секретные; особо ценные; имеющие во внешнем оформлении или приложении материальные ценности; на разных носителях; пораженные радионуклидами.

302. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Документы постоянного хранения на бумажной основе размещают в картонных коробках, документы временного хранения - в коробках или связках.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в неразобранном виде, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.

303. Расстояние между верхней крышкой коробки (верхним краем связки) и полкой стеллажа, обеспечивающее циркуляцию воздуха, должно составлять не менее 5 см. Толщина связки не должна превышать 20 см.

В зависимости от условий хранения помещенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально.

304. К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: наименования организации (фондообразователя) и структурного подразделения, номера фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку).

Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждой описи дел фонда.

305. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища), а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном хранилище стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются слева направо, сверху вниз.

306. В целях закрепления места хранения и быстрого поиска документов в архиве организации составляются топографические указатели. Топографические указатели могут быть постеллажными и пофондовыми.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются по форме согласно приложению 42 к настоящим Правилам на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого отдельного хранилища.

Карточки пофондового топографического указателя составляются по форме согласно приложению 43 к настоящим Правилам на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

ГЛАВА 37 ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩ. ТРАНСПОРТИРОВКА ДЕЛ

307. Дела выдаются из хранилищ:

работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами;

пользователям в читальный зал архива организации для использования;

работникам организации во временное пользование;

сторонним организациям - организациям-фондообразователям, организациям, входящим в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив, организациям для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния (ремонта, реставрации и др.), создания страхового фонда, фонда пользования, экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством - во временное пользование.

Документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, а также специальной обработке с целью улучшения их физического состояния не выдаются.

308. Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:

один месяц - работникам архива организации в рабочие помещения, пользователям в читальный зал и работникам организации во временное пользование;

три месяца - во временное пользование сторонним организациям;

шесть месяцев - для экспонирования документов.

Срок выдачи дел для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке с целью улучшения физического состояния документов определяется договорами со сторонними организациями на проведение соответствующих работ.

Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации, выдачи во временное пользование сторонней организации - по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и соблюдения нормативных условий их хранения.

309. Выдача дел работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами осуществляется с разрешения руководителя архива организации.

Выдача дел в читальный зал архива организации и во временное пользование работникам организации осуществляется с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

Выдача дел во временное пользование сторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя организации на основании письменных запросов соответствующих организаций или договоров об экспонировании документов, проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния.

310. Выдача дел из хранилища оформляется:

работникам архива организации, пользователям в читальный зал архива организации и работникам организации во временное пользование - заказами на выдачу дел согласно приложению 44 к настоящим Правилам;

сторонним организациям (организациям-фондообразователям, организациям, входящим в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив, организациям для экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством) - актами о выдаче дел во временное пользование согласно приложению 45 к настоящим Правилам;

сторонним организациям для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения физического состояния документов, создания страхового фонда, фонда пользования - актами о выдаче дел во временное пользование для выполнения работ по улучшению физического состояния дел согласно приложению 46 к настоящим Правилам и актами о выдаче дел во временное пользование для изготовления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования согласно приложению 47 к настоящим Правилам.

Исполненные заказы пользователей, работающих в читальном зале архива организации, хранятся в личных делах пользователей.

Акт о выдаче дел во временное пользование сторонней организации составляется в двух экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве организации, другой выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются печатями организаций (при наличии - гербовыми). После возвращения дел в двух экземплярах акта делаются соответствующие отметки.

311. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи дел из хранилища:

работникам архива в рабочие помещения и работникам организации во временное пользование;

пользователям в читальный зал архива организации;

сторонним организациям во временное пользование.

Книги выдачи ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи по форме согласно приложениям 48, 49 к настоящим Правилам.

312. Перед выдачей дел из хранилища проверяются соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи, нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

313. Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело должно иметь лист использования дела по форме согласно приложению 50 к настоящим Правилам.

314. При выдаче дел из хранилища взамен подкладывается карта-заместитель дела по форме согласно приложению 51 к настоящим Правилам.

При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

315. При возвращении дел пользователем в его присутствии работником архива организации, принимающим дела (лицом, ответственным за архив), проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. При обнаружении недостачи дел, дел с отсутствующими или поврежденными листами составляется акт и принимаются меры по их розыску. Если меры по розыску не дали результата, экземпляр акта направляется в уполномоченный контролирующий (надзорный) орган для привлечения лиц, виновных в утрате или повреждении документов, к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

316. При любом перемещении документов соблюдаются меры предосторожности, обеспечивающие их сохранность. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

ГЛАВА 38 КОНТРОЛЬ ЗА НАЛИЧИЕМ И СОСТОЯНИЕМ ДЕЛ

317. В целях установления соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям, в архиве организации проводятся проверки наличия и состояния дел. В процессе проведения проверки наличия и состояния дел также выявляются документы, подлежащие консервационно-профилактической, реставрационной и технической обработке.

318. Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке.

Проверки наличия и состояния дел постоянного хранения проводятся раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в государственный архив независимо от срока проведения предыдущей проверки.

Проверки наличия и состояния дел по личному составу и дел временного (свыше 10 лет) хранения проводятся раз в 10 лет.

Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:

после перемещения дел в другое хранилище;

после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или несанкционированный доступ в хранилище посторонних лиц;

при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) (в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, - при смене заведующего архивохранилищем);

при ликвидации организации.

319. Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива организации или специальной комиссией, создаваемой руководителем организации.

Перед проведением проверки наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок.

320. В ходе проверки наличия и состояния дел проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в сводных описях дел и учетным документам. Проводится сверка описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифров, наименования фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Дела с особо ценными документами, несброшюрованные дела проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях дел.

Дела, выданные работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами, пользователям в читальный зал архива организации, работникам организации во временное пользование, проверяются на общих основаниях по книгам выдачи дел из хранилища.

Дела, выданные сторонним организациям во временное пользование, в том числе для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния, проверяются по книгам выдачи дел из хранилища, актам о выдаче дел во временное пользование и считаются имеющимися в наличии.

321. В ходе проверки наличия и состояния дел путем визуального просмотра оценивается физическое состояние дел. По результатам просмотра выявляются:

документы, пораженные плесенью, насекомыми;

документы с повреждением материальной основы;

документы с повреждением текста;

влажные документы.

Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.

322. При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения (коробках, папках);

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать неправильно подложенные дела других фондов и передавать их руководителю архива, а в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, - заведующему архивохранилищем;

изымать не внесенные в опись дела и передавать их руководителю архива организации, а в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, - заведующему архивохранилищем;

составлять на каждое необнаруженное дело (документ) карточку учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52 к настоящим Правилам и формировать их в картотеки учета необнаруженных дел (документов) согласно требованиям пункта 330 настоящих Правил;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела, информируя об этом руководителя архива организации.

В ходе проверки наличия и состояния дел не допускается:

вносить в описи дел неучтенные дела;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел или других учетных документах архива организации.

323. Недостатки, обнаруженные в ходе проверки, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда согласно приложению 53 к настоящим Правилам. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся дополнительные графы.

Лист проверки составляется отдельно на каждую опись. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел фонда.

Листы проверки наличия и состояния дел фонда подписываются работниками, проводившими проверку, и нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда.

После окончания проверки наличия и состояния дел лист (листы) проверки включаются в дело данного фонда.

324. На основании листа (листов) проверки наличия и состояния дел составляется акт проверки наличия и состояния дел фонда по форме согласно приложению 54 к настоящим Правилам.

Акт проверки наличия и состояния дел составляется и подписывается работниками, проводившими проверку, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и включаются в дела соответствующих фондов после их утверждения.

При необходимости одновременно с актом проверки наличия и состояния дел фонда составляются акты о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 55 к настоящим Правилам, об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, неучтенных дел согласно приложению 56 к настоящим Правилам, о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 57 к настоящим Правилам.

325. В соответствии с актами и листами проверки наличия и состояния дел проводится работа по устранению выявленных недостатков.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил.

Дополнительно обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дела включаются в соответствующие сводные описи (годовые разделы сводных описей) согласно требованиям пункта 118 настоящих Правил и фиксируются в дополнительной графе листа проверки согласно требованиям части первой пункта 323 настоящих Правил.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", указывается дата, должность, подпись и расшифровка подписи работника, проводившего проверку.

При обнаружении не отмеченных в итоговой записи к сводной описи (годовому разделу сводной описи) неучтенных, литерных, пропущенных, повторных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.

326. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы архива организации.

ГЛАВА 39 ОРГАНИЗАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ РОЗЫСКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)

327. При обнаружении недостачи дел (документов) организуется их розыск.

На каждое необнаруженное дело (документ) составляется карточка учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52 к настоящим Правилам.

328. Розыск дел (документов) организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение года. Срок розыска может быть продлен по решению руководителя организации, но не более чем на один год.

При розыске необнаруженных дел (документов) осуществляется:

изучение описей, по которым дела из структурного подразделения передавались в архив организации;

изучение документов, на основании которых дела выдавались из хранилища;

изучение в деле фонда актов о выделении документов и дел к уничтожению;

проверка правильности подкладки дел фонда постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с аналогичными номерами;

проверка правильности подкладки дел с аналогичными номерами в других фондах;

организация розыска необнаруженных дел в структурном подразделении, в деятельности которого они образовались.

329. Найденные по результатам розыска дела (документы) передаются руководителю архива организации (в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, - заведующему архивохранилищем), который подкладывает их на место и делает отметку в карточке учета необнаруженных дел (документов) об их обнаружении: "Найдено и подложено в фонд".

Дела (документы), утрата которых подтверждена документально, снимаются с учета. Если документального подтверждения утраты документов не выявлено, архив организации составляет акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 58 к настоящим Правилам.

В случае утраты дел (документов) постоянного хранения в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, дополнительно составляется подробная справка о причинах отсутствия документов. Акт, иной документ, послуживший основанием для снятия дел (документов) с учета, вместе со справкой представляется в соответствующий государственный архив или вышестоящую организацию для принятия окончательного решения о снятии таких дел (документов) с учета.

Решение о снятии дел (документов) с учета оформляется распорядительным документом руководителя организации. В случае утраты дел (документов) постоянного хранения в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, распорядительный документ издается после получения письменного разрешения соответствующего государственного архива или вышестоящей организации. В карточке учета необнаруженных дел (документов) производится отметка о снятии дел (документов) с учета.

Если отсутствие дел (документов) было обнаружено в ходе проверки наличия и состояния дел, то итоги розыска фиксируются в графе "Примечание" листа проверки наличия и состояния дел.

330. Карточки учета необнаруженных дел (документов) формируются в картотеки. В картотеке карточки учета необнаруженных дел (документов), снятых с учета, формируются в самостоятельный раздел.

ГЛАВА 40 СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

331. Страховой фонд документов представляет собой совокупность копий особо ценных документов и создается в целях сохранения документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии. Хранение страхового фонда осуществляется в специальном хранилище. Паспорт специального хранилища ведется по форме паспорта архивохранилища согласно приложению 29 к настоящим Правилам. Копии страхового фонда размещаются в специальном хранилище в порядке номеров единиц учета. Для облегчения их поиска составляются топографические и постеллажные указатели.

Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм, микрофиша), изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются.

Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилища. При этом проверяется физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.

Страховое копирование производится по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в описи, которая копируется непосредственно перед ними. Страховому копированию подлежат все документы дела.

При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива организации при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается организацией-изготовителем страховых копий заново. Организация-изготовитель несет ответственность за сохранность копируемых документов.

Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми техническими регламентами и другими техническими нормативными правовыми актами.

332. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Копии фонда пользования на бумажной основе, в том числе изготовленные с использованием средств оперативной полиграфии, хранятся в хранилище на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе хранятся в отдельном хранилище с соблюдением условий хранения для данного вида носителя.

333. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Все страховые копии должны быть приняты отделом технического контроля (далее - ОТК) организации-изготовителя и иметь заключение ОТК об их качестве, зафиксированное в акте технического состояния страховой копии.

При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат:

проверке наличия для установления их фактического наличия и соответствия учетным документам;

техническому контролю состояния и своевременному проведению консервационно-профилактических работ.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежат 20% страховых копий производства каждого года.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем и периодичность проверок наличия и состояния копий фонда пользования определяется архивом организации с учетом его общего объема и состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий их хранения.

334. Организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, передает страховые копии в соответствующий государственный архив одновременного с делами постоянного хранения. Передача страховых копий осуществляется вместе с актами технического состояния страховых копий.

Передача страховых копий в государственный архив оформляется отдельным актом приема-передачи страховых копий в государственный архив согласно приложению 59 к настоящим Правилам и осуществляется по описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке согласно приложениям 60, 61 к настоящим Правилам, описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах согласно приложениям 62, 63 к настоящим Правилам.

РАЗДЕЛ X ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 41 ДОСТУП К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

335. Доступ к документам, находящимся на хранении в архиве организации, и порядок пользования ими определяются руководителем организации в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

336. Архив организации предоставляет пользователям документы, а также НСА к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Архив организации обеспечивает доступ пользователей к документам, содержащим государственные секреты, коммерческую и иную охраняемую тайну, документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, подлинникам особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Беларусь.

Доступ пользователей к документам, на которые распространяется действие законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах, осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах.

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | Стр. 6 |

Архив документов Папярэдні | Наступны